Передача ключа от склада. Образец акта приема-передачи ключей

Для того, чтобы осуществить процесс передачи ключей от одного человека другому от определенного объекта, необходимо оформить ряд документов, которые сопровождают данную процедуру. Каждый из таких документов обладает своими особыми характеристиками и назначением, но наиболее важным и чаще всего используемым является акт приема и передачи ключей от помещения.

Объектами акта могут стать жилые, нежилые и офисные помещения

Данный документ сопровождает операции, касающиеся следующих объектов:

• Квартира в новом доме (в данном случае случае субъектами становятся застройщик и новый квартиры);
• Сооружения и нежилые помещения (акт оформляется двумя организациями, участвующими в сделке);
• Офисные здания, наиболее складские помещения, торговые точки и т.п. (акт составляется между сотрудниками одной компании, когда вопрос касается коммерчески важного объекта).

Сам акт не может быть в статусе самостоятельного документа — он входит в сопровождение общей документации для операций аренды, продажи, покупки помещений. Кроме того, данный акт может быть внутрикорпоративным и заключенным между двумя сотрудниками.

Цели оформления

Цель акта — передача ответственности за объект недвижимости получателю

Основная задача при составлении данного документа заключается в регламентировании прав и обязанностей двух сторон, подписавших его, по вопросам сохранности объекта . Когда от одного владельца переданы ключи другому, то полная ответственность за целостность объекта возлагается на получателя: она распространяется как на само помещение, так и на предметы, находящиеся внутри.

В том случае, если объект оказался поврежден после заключения договора, то субъект данного процесса (первоначальный владелец) вправе взыскать издержки с получателя ключей.

Акт позволяет юридически закрепить права, и в случае спорного момента между двумя сторонами документация определяет виновного в нарушении прав.

В составлении документа обязательное участие принимают две стороны. Первая сторона — это передающий ключи, а вторая — принимающая. На практике сам процесс оформления акта чаще всего возлагается на отдающую сторону, однако при этом подписи, удостоверяющие согласие с содержанием акта, принадлежат обеим сторонам. При этих условиях документ считается действительным и легитимным.

Рекомендации по оформлению акта приема/передачи ключей

Акт может быть составлен по произвольному шаблону, но обязан соответствовать требованиям

На данный момент нет юридически закрепленного шаблона написания акта. Таким образом, организация имеет право устанавливать собственный шаблон составления акта либо заполняется произвольно. При этом документ обязан соответствовать следующим требованиям:

1. В структуру входят такие элементы, как «шапка документа», основное содержание и заключение.
2. Акт имеет свою юридическую силу только в том случае, если в нем отражены подписи двух сторон. Если участник процесса действует согласно доверенности, то информация об этом документе также должна быть занесена в акт.
3. В случае, когда при составлении акта, были привлечены свидетели, их основные данные обязательно должны быть также занесены в акт: в частности, фамилия, имя и отчество; данные паспорта; адрес прописки и фактический. Также в акте проставляются их подписи.

Ответственность за объект и соответствующие права на него переходят к принимающей стороне только после непосредственного подписания акта двумя сторонами. Согласно законодательству, данная документация не подлежит обязательному заверению печатью организации. Данное требование было отменено. Печать может быть обязательной только в том случае, если данный пункт отмечен в правовых документах организации.

Для составления акта подойдет любой формат листа бумаги, хотя наиболее часто использующийся — это А4. Кроме того, данный акт может быть составлен на бланке организации, если данный имеется. Согласно юридическим нормам, акт может быть оформлен от руки либо машинным текстом — своей силы он от этого не потеряет.

Стоит отметить, что акт всегда оформляется в двух экземплярах. Экземпляры при этом отдаются на руки обеим сторонам. При наличие свидетелей они должны получить заверенные копии данного акта.

Когда акт составлен и подписан, то информация о его оформлении должна быть обязательна занесена в журнал учета документации. Затем акт передается в архив для дальнейшего хранения. Законодательными актами установлен определенный период, в течение которого необходимо хранить.

В акте, который регламентирует передачу ключей, может быть также отражена дополнительная информация, которая необходима обеим сторонам договора. Информация о дополнительной документации также должна быть отражена в акте приема и передачи ключей. В конце договора обязательно должны быть проставлены подписи обеих сторон акта, а также при необходимости свидетелей.

Смотрите видео об актах приема-передачи ключей в сделках с недвижимостью:

Важный момент при передаче во владение офисного помещения, квартиры, дома или автомобиля - вручение ключей. Чтобы избежать впоследствии конфликтных ситуаций, составляется акт приема-передачи ключей. Подписанный бланк официально подтверждает переход имущества к новому владельцу.

Унифицированная форма для составления акта отсутствует. Примерный образец можно скачать в конце статьи. Порядок оформления отличается в зависимости от вида имущества.

1. При передаче имущества акт составляют как в виде отдельной бумаги, так и в виде пункта в договоре купли-продажи.
2. При передаче ценностей отдельный бланк не оформляется, он входит в содержание акта передачи ценностей (образец которого можно скачать в конце статьи).

Что включается в текст

Составляют его по следующему плану.

1. Название документа.
2. Дата и место составления.
3. Информация об участниках договора: полные ФИО, адрес регистрации, серия и номер паспорта.
4. Предмет договора. Здесь указывается количество ключей, переданных арендатору или новому владельцу, для каких именно дверей они используются.
5. Подписи сторон с повторным указанием личных данных.

Важно! Во избежание претензий в пункте №4 следует указать имеющиеся недостатки помещения или дверного замка. В документе прописывается и отсутствие одного или нескольких ключей.

Если сделка осуществляется между представителями организаций, вместо личных данных в соответствующих пунктах указывают:

• название фирмы;
• реквизиты;

Акт приема-передачи ключей подписывается в двух экземплярах. Документ хранится у сторон до окончания срока действия.

Особенности приобретения жилья в новостройках

При покупке жилья в новостройке во время подписания акта покупатель подтверждает свое согласие с состоянием квартиры. Впоследствии он уже не сможет предъявить претензии касательно отделки, проводки или сантехники. Поэтому прежде чем ставить подпись, нужно убедиться, что все работает исправно.

Когда жилье приобретается от предыдущего хозяина, в документ включают условия передачи ключей. Например, можно поставить конкретную дату вручения ключей, когда продавец упакует вещи и будет готов к отъезду. Другой вариант - передача совместно с подписанием акта передачи квартиры. Пример документа можно загрузить ниже.

Передача ЭЦП другому лицу законодательно не урегулирована. Руководители, решившие предоставить доступ к своим ЭЦП другим сотрудникам, должны быть готовы к спору с контролирующими органами. Если за должностное лицо, на которого оформлен электронный вариант подписи, документ с ошибками или заведомо ложными сведениями подписал другой человек, ответственность возлагается на владельца подписи. Единственным шансом избежать наказания за результаты подписания незаконной документации – доказать факт несанкционированного доступа к ЭЦП третьих лиц. В этом случае обладатель электронной подписи обязан сообщить о нарушении в удостоверяющий центр.

Передача ЭЦП другому лицу – возможно ли это?

Правила пользования электронными ключами оговариваются законом от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ. Правовые нормы определяют ЭЦП, как набор символов, прикрепленных к документу в электронном формате и подлежащих хранению в электронной форме. Такой вариант подписи необходим для идентификации владельца подписи в сфере электронного документооборота и защиты от несанкционированного доступа к определенной информации. Закон выделяет несколько типов ЭЦП:

1. Простая, которая представляет собой сочетание логина с паролем.
2. Усиленная неквалифицированная – ее выдача возможна неаккредитованными центрами, она работает по принципу криптографического шифрования.
3. Усиленная квалифицированная – наиболее защищенный формат, приравнивается к собственноручной подписи.

Акт приема-передачи ЭЦП используется при получении заказчиком электронных ключей с логинами и паролями от центра, выдающего ЭЦП. После подписания акта, владелец электронной подписи обязан обеспечивать конфиденциальность ключей от ЭЦП, он ответственен за ограничение доступа к ним без своего согласия (ст. 10 Закона № 63-ФЗ). Передача усиленной подписи третьим лицам невозможна на законных основаниях, допустимо создать технические условия для простановки ЭЦП другим работником. Обязательное условие – согласие владельца и осуществление им контроля правомерности действий уполномоченного лица.

Акт приема-передачи ЭЦП

Легализация использования сотрудниками чужой ЭЦП на некоторых предприятиях осуществляется при помощи внутренних приказов, доверенностей и актов. Для контролирующих органов внутренние документы не могут быть основанием для законной передачи электронных подписей и ключей от них другим лицам. Ответственность за реализацию операции по предоставлению возможности пользоваться своей ЭЦП другим работникам нет. Наказание по незаконным сделкам, заверенным ЭЦП, будут применено к владельцу подписи.

Юридической силой наделяется акт, по которому передаются шифры, ключи и логины электронной подписи от компании, выпустившей ЭЦП, к заказчику услуги. При внутренней передаче прав пользования ключом и сертификатом ЭЦП можно составить акт приема-передачи в произвольной форме, но он не будет при возникновении конфликтной ситуации считаться полноценным юридическим документом.

Заметим, что сейчас достаточно часты судебные разбирательства на тему передачи ЭЦП другому лицу, чаще всего между банками и их клиентами, оспаривающими правомерность списания средств с расчетного счета. Подавляющее большинство судебных решений принимаются в пользу банков. Чаще всего споры идут при списании средств с расчетного счета посредством интернет-банкинга, когда клиент (чаще всего, директор компании) оспаривает подписание платежного поручения и списания той или иной суммы со счета.

В процессе разбирательств выясняется, что зачастую ЭЦП передана другому лицу, в частности, бухгалтеру. Технические экспертизы подтверждают подлинность ЭЦП, и независимо от сумм списания, и как бы директор не утверждал о неправомерности такого списания, суды принимают сторону банков, к примеру, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 20.02.2015 №Ф04-16024/2015.

Не менее интересно дело, которое рассматривалось в Москве, где суд установил передачу ЭЦП сотруднику финансового отдела. ООО в лице директора обратилось в суд с иском к банку о ненадлежащей проверке ЭЦП и списании сумм по платежному поручению, по которому директор не давал распоряжения о списании денежных средств. Суд установил использование ЭЦП человеком, которому подпись не принадлежала. Банк предоставил доказательства о том, что электронная подпись действительна, проверка по техрегламенту банка проведена, банк действовал осмотрительно и в меру своей компетенции, списав со счета клиента по платежке, подписанной ЭЦП гендиректора. То, что директор не давал такого распоряжения на списание средств, банк отследить не мог. Решением арбитражного суда г. Москвы от 23.01.2014 по делу № А40-82734/13 банк был признан невиновным в ненадлежащем списании средств со счета клиента. Дело дошло до Верховного суда, и определением ВС РФ от 24.11.2014 № 305-ЭС14-3926, судьи пришли к выводу, что первая инстанция правомерно отказала в иске.

Поэтому следует быть очень осторожным, так как передача ЭЦП другому лицу может быть чревата вполне ощутимыми финансовыми последствиями.

В жизни человеку приходится составлять и подписывать самые разные документы. Среди них всегда может оказаться «Акт приема-передачи ключей». Поэтому нужно хорошо знать не только назначение, но и содержание данного документа.

Основные понятия

Перед тем как приступать к подробностям, надо разобраться с основным понятием. Что такое «акт»? Если говорить обобщенно, то это – документ, который является подтверждением какого-либо действия. Теперь все становится понятно. Значит, «Акт приема-передачи ключей» представляет собой зафиксированную на бумаге процедуру, в результате которой определенный объект перешел от одного собственника или ответственного лица к другому.

Обычно это делается по предварительной договоренности. Передаваться могут практически любые предметы. В данном случае в роли объекта выступают ключи. Когда же может происходить такое действие, и какими нормативными актами оно должно регулироваться? Ключ, по сути, является частью какого-либо имущества (квартиры, машины, дома, сейфа и иных ценностей). А такие вопросы в ведении Гражданского кодекса России. Когда же составляется «Акт приема-передачи ключей»? Все зависит от обстоятельств договора и вида передаваемого имущества. Но надо заметить, что на практике ключи могут быть как самостоятельной, так и составной его частью.

Частный случай

В условиях производства также ничего не меняется. Некоторые сотрудники в силу своих должностных обязанностей несут полную ответственность за вверенные им ценности, находящиеся в отдельном помещении, закрытом от посторонних на ключ. Меняя место работы, они обязаны передать своему преемнику все подотчетное имущество, включая то, которое хранится отдельно. Новый сотрудник обязан иметь прямой доступ ко всему, что теперь будет находиться в его ведении. Значит, у него должны быть свои ключи.

Для соблюдения законности таких действий каждый шаг отражается документально. Поэтому отдельно составляется «Акт приема-передачи ключей». Он имеет произвольную форму. В тексте документа содержится перечень передаваемых ключей и помечается, к какому помещению каждый из них подходит. Все позиции должны быть пронумерованы во избежание возможных недоразумений. Позднее этот документ будет приобщен к остальным материалам по передаче дел.

Ключи от квартиры

Отдельно надо рассмотреть вопрос о передаче ключей от жилого помещения. Такая ситуация в жизни встречается довольно часто. В данном случае совсем не важно, взято жилье в аренду или приобретено в собственность. Новый пользователь должен получить от хозяина право доступа в виде комплекта ключей. Эта процедура тоже оформляется в виде отдельного документа под названием «Акт приема-передачи ключей». Образец можно взять в любой юридической компании или составить самостоятельно. Тем более что сделать это совсем не сложно. Подобным образом он составляется и при передаче самой квартиры.

Документ такого типа должен содержать в себе следующие обязательные сведения:

1. Наименование, дату и место его создания.
2. «Шапка» в виде текста, где нижеподписавшиеся стороны заключили данный акт. Оба участника здесь должны указать полную информацию о себе (ФИО, адрес прописки и данные паспорта).
3. В основной части говорится о том, что одна из сторон передает другой один или несколько ключей, четко указывая, какую дверь каждый из них открывает. Здесь же можно отразить все недостатки данного помещения во избежание в будущем необоснованных претензий от одной из сторон. К примеру, один из замков плохо функционирует и требует замены.
4. В заключительной части стороны ставят свои подписи и еще раз в доказательство этого указывают полную информацию о себе.

Составленный в двух экземплярах акт остается у каждой из сторон до окончания срока договоренности.

Электронная подпись документов

В последнее время на предприятиях практикуется подписание многих документов с помощью электронной подписи. Это очень удобно при сдаче отчетов, когда доставка оригинала может занять достаточно много времени.

Для этого необходимо обратиться в центр по обслуживанию населения или налоговую службу по месту регистрации. Там понадобится пройти определенную процедуру от подачи и последующего подтверждения заявки до получения на руки самого ключа и его копии на бумажном носителе. Обычно он выдается уполномоченному лицу от организации, который назначается приказом директора и впоследствии становится полноправным владельцем сертификата этих ключей. Теперь для электронного заверения и передачи документов важны будут только две подписи: ответственного лица и руководителя предприятия.

«Акт приема-передачи электронного ключа» составляется по аналогии с другими подобными документами. В нем участвуют только владелец ключа и представитель организации, осуществляющей его выдачу. Документ заверяется подписями обеих сторон.