Главная Бухгалтерия и кадры Сшить архивные документы. Для чего необходимо знать и уметь сшивать документы. Документы, которые требуют подобного оформления.

Сшить архивные документы. Для чего необходимо знать и уметь сшивать документы. Документы, которые требуют подобного оформления.

Для организации собственной предпринимательской деятельности крайне важно чтобы предприниматель обладал информацией о том, каким образом следует сшивать документацию.

В определенных ситуациях ошибки, допущенные в процессе сшивания, могут стать причиной для того, чтобы документы были возвращены из контролирующих инстанций.

Кроме того, сшивка гарантирует максимальную сохранность для больших документов, расположенных на множестве листов. Она позволит оградить документацию от утери и подделки.

Как правильно сшивать документы?

Государственные проверяющие структуры обычно не рассказывают о том, как правильно сшивать бумаги, поэтому предприниматели должны осваивать данный процесс самостоятельно.

Где производится сшивка?

Многие ошибочно полагают, что сшивать документ легко и просто, но такое отношение может стать первой причиной тому, что документы будут возвращены из архива и налоговой, и всю работу по скреплению листов придется повторить вновь.

Поэтому в правилах сшивания следует разобраться сразу или же доверить подобную работу тем, кто действительно умеет это делать.

Обычно сшивкой документов занимаются типографии.

В полиграфической организации предпринимателю непременно предложат:

Обложки, отличающиеся не только по цвету, но и по материалу, из которого они изготовлены;
Пружины для скрепления, выполненные из пластика или металла.

Стоимость данной услуги может составлять около 200 рублей и занимает не более получаса по времени. При этом заказчик будет уверен, что сшивка будет произведена правильно быстро и аккуратно.

Но в большинстве случаев бухгалтера и предприниматели предпочитают сшивать бумаги самостоятельно, используя для этой цели брошюратор, например.

Многие бизнесмены предпочитают не доверять свою документацию иным компаниям, т. к. зачастую информация, которую содержат бумаги под сшивку — это коммерческая тайна, не подлежащая разглашению.

Именно по этой причине лучше единожды ознакомиться со всеми правилами сшивки и потренировавшись, освоить данную процедуру.

Как производить сшивку нитками?

Прежде чем взяться за прошивку документации с помощью нитей следует подготовить заранее все, что может пригодиться в работе:

Документация, нуждающаяся в прошивке;
Нитка;
Большая игла;
Официальная печать компании, которой принадлежат документы;
Клей для канцелярских бумаг.

Процедуру сшивки можно разделить на три основных важных этапа:

Подготовка документации к процедуре . На данном этапе необходимо разложить документы таким образом, чтобы сохранялась нумерация и правильное расположение бумаг.
Во время подготовки следует действовать следующим образом:
1. С помощью карандаша нужно пронумеровать листочки в правом верхнем углу;
2. В бумагах необходимо сделать отверстия с помощью шила или дырокола. Если листов в документе немного, то можно просто проткнуть их иголкой.

Зачастую для прошивки достаточно всего трех отверстий, реже применяется сшивка в два отверстия, но если документы чрезвычайно важны, и их необходимо защитить от подмены, то можно применить прошивку в 5 отверстий.

Располагают отверстия с левой стороны листа в середине свободного поля. Расстояние между отверстиями около 3 см.

Процесс сшивания документации . Для того чтобы скреплять бумаги следует использовать шпагат банковский или нить прошивную ЛШ-210. Но это необязательное правило и можно использовать и любую иную достаточно прочную нить. Если в сшиваемом документе всего несколько листов, то сшить его можно с помощью обычной нити.
1. Начинают прошивку с центрального или срединного отверстия;
2. Для большей прочности прошивку выполняют дважды;
3. При окончании скрепления нить выводится на изнаночную или тыльную сторону документа;
4. Хвосты нити завязываются на узел;
Заверение сшитой документации . Чтобы заверить документацию необходимо:
1. Вырезать небольшой по параметрам листочек, приблизительно 4 на 6 см;
2. На листке делается надпись о количестве листов в документе с помощью цифр и прописью. Также на нем указывается фамилия и инициалы человека, совершающего сшивку;
3. Данный листок наклеивается на узелок и нитки, оставшиеся от прошивки с тыльной стороны документа таким образом, чтобы концы нитей оставались свободными;
4. На приклеенном листке сшивающий должен расписаться , после чего ставится печать организации.

Печать и подпись заверяющего ставятся таким образом, чтобы они выступали за края листка.

Сшивка документации для налоговой инспекции

Конечно, разумнее предварительно поинтересоваться у представителей контролирующего органа как правильно производить сшивку. Как правило, в налоговую инспекцию для проверки сдается сшитая книга учета расхода и дохода организации.

В документе, подготовленном к прошивке, непременно должна присутствовать опись, содержащая информацию о том, какие именно документы находятся в книге, от какого числа, и в каком количестве листов.

В прошивке документации могут применяться обложки следующих видов:

Стандартные с размером 229*324 подходящие для документации, оформленной на листах формата А4;
Нестандартные применяются для оформления документации больших габаритов;
Для долгого периода хранения изготавливаются из картона высокой плотности.

Для сдачи документации в архив государства следует применять обложку из экологичного картона.

Для налоговой документация прошивается в три отверстия с шагом в 3 см. Отверстия располагают слева на полях. Обычно первой прокалывают середину листа для большей прочности сшивки. Прокол каждого листа должен быть ровным, и находится строго друг под другом.

Прошивать следует только с помощью специально иглы и нити капроновой , ЛШ-210 или шпагата для банковских документов;
Хвосты сшивающей нитки оставляются с тыльной стороны документации. Длина концов должна составлять 50-60 мм. Хвостики связываются между собой, образуя узелок;
Листочек вырезается из обычной бумаги со сторонами в 4-5 см и приклеивается таким образом, чтобы хвосты нитей оставались свободными;
Для сшивки документации из бухгалтерии, предназначенная для хранения в течение долгого времени, следует производить прошивку в 5 отверстий, а для наклейки в такой документации используется папиросная бумага.

Прошивать документацию может только тот человек, у которого данное право прописано в должностной инструкции.

Знание и умение прошивать документацию это возможность избежать множества сложностей и неприятностей.

Носкова Елена

В профессии бухгалтера я уже 15 лет. Работала главным бухгалтером в группе компаний. Имею опыт прохождения проверок, получения кредитов. Знакома со сферами производства, торговли, услуг, строительства.

Прежде чем начинать работать с документами, нужно внимательно ознакомиться с соответствующими инструкциями по делопроизводству и документообороту. Это очень сложные нормы, содержащие множество мелких нюансов и деталей. Казалось бы, что может быть проще, чем сшить документ вручную и сдать его в архив. Но на практике это совершенно не так. Архив зачастую не принимает документ, если нарушено какое-либо правило делопроизводства. Приходится все делать заново.

Если вам знакома подобная ситуация, то наша статья поможет вам разобраться. Мы детально рассмотрим все вопросы, связанные с процедурой сшивания документа: от ГОСТов, регулирующих данный процесс, до оформления обложки и сшива на 3 или 4 дырки.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно !

Какие нормы регулируют эту процедуру

Процедуру регламентируют сразу несколько инструкций:

Во-первых, это Методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 года.
Во-вторых, соответствующий ГОСТ Р 51141 , именуемый «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Также, есть еще ряд правовых норм, регулирующих сшивание документов. К ним относятся:
- приказ Минкультуры РФ, которым утверждена типовая инструкция делопроизводства;
- инструкция ЦБ России, в которой определены основные нормы ведения делопроизводства в Центробанке;
- методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденные приказом Министерства по налогам и сборам.

Оформляем обложку

Как известно, театр начинается с гардероба, а дело – с обложки. Первое, что нужно сделать – выбрать картонную обложку для дела. Хоть с первого взгляда и кажется, что все они одинаковы, это не совсем так. Выделяют три вида: стандартная, нестандартная и обложка для длительного хранения :

Стандартные встречаются чаще всего, их размер составляет 229х324 миллиметра. Их используют в случае, когда листы имеют обычный, типовой размер.
Нестандартная отличается размером и нужна, когда документ по какой-либо причине имеет специфический, не шаблонный размер.
И последний вид – документ, который согласно законодательным нормам необходимо хранить в архиве более 25 лет. Он требует обложку из твердого картона. Поскольку период хранения довольно большой, то следует позаботиться о том, чтобы документ имел надлежащий вид и был пригоден для использования через такой промежуток времени. К тем документам, которые подлежат для сдачи в государственный архив, применяются обложки из бескислотного картона.

Посмотреть правила и можно в этой статье.

Если вас интересует, что такое ОКАТО — ознакомьтесь с .

Нумерация листов

Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации. Делается она простым карандашом .

Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа . Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр. Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов.

Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

Если в ходе нумерации были выявлены незначительные погрешности, то есть пропущен один или два листа, то можно использовать буквенные обозначения, вместо того чтобы перенумеровывать все листы. Например, вместо пропущенного листа 12, следующего за одиннадцатым, ставят номер 11а. Другие листы не меняют свой номер. Устранять ошибки таким путем можно только согласовав данное исправление с сотрудником архива.

При наличии грубых ошибок документ подлежит перенумерации. Прежний номер аккуратно зачеркивается, и ставится новый. На новую нумерацию следует сделать и заверительную надпись. Старая надпись остается, но ее следует зачеркнуть.

Опись на документ

Любой документ, сдаваемый в архив, не только должен быть прошит, но и иметь свою опись. В ней содержатся следующие сведения:

название данного документа;
дата составления описи;
аннотация;
непосредственная опись – таблица, в которой указан порядковый номер, дата и название документа, номер листов, на которых он расположен, их количество и возможные примечания;
в конце содержится информация об итоговом количестве документов (цифровое значение и прописью).

После этого свою подпись ставит делопроизводитель с указанием его ФИО.

Процесс сшивания

Приступая к сшиванию документа, нужно убедиться, что вы имеете всё необходимое под рукой. Кроме самого дела вам понадобятся специальные нитки и игла, а также шило. Используются суровые нитки, банковский шпагат или прошивные нитки ЛШ-210 . Последние являются наиболее часто используемыми в делопроизводстве.

Для начала уберите из документа все скрепки или иные металлические предметы и сложите дело ровной стопочкой. На полях с левой стороны необходимо сделать 3 отверстия с помощью шила или иглы. Дырки лучше всего делать на половине свободного поля левого отступа – примерно 1,5 см. Это важно, поскольку документ должен остаться читабельным после прошивки. Можно воспользоваться дыроколом, чтобы все отверстия имели ровные края, но будьте аккуратны, так как он не сможет сделать отверстия на большом количестве листов.

Все 3 дырки располагаются симметрично по высоте, расстояние между ними – около 3 см. Среднее отверстие должно быть на середине листа.

Иногда рекомендуют для того, чтобы дело не «развалилось», и не испортился титульный лист, приклеить полосы из картона в месте прошивания спереди и сзади. Через эти полоски и пройдет нить. Длина нитки зависит от стопки, стандартный размер – около 70 см.

Алгоритм прошивки на 3 дырки:

Пропустите иглу через среднее отверстие, оставив на обратной стороне конец нитки.
Теперь вдеваем нить в верхнюю дырку. Оба конца нити оказались на обратной стороне дела.
Продеваем иглу в нижнее отверстие, выводя нить на титульную сторону.
Снова пускаем нить в среднее отверстие.
Нить прошла через все дырки, теперь можно завязать на обратной стороне документа крепкий узел из двух концов нитки. Оставлять нужно 5-6 см. На узел наклеивается заверительная надпись. Как ее сделать, мы рассмотрим в следующем разделе статьи.

Можно прошивать документ и при помощи 4 отверстий. Делается это довольно просто. Пробивают 4 симметричные дырки на одной вертикальной оси. Шьем стежками от первого отверстия, оставив кусочек нити на тыльной стороне. Аналогично предыдущему способу завязывается узел.

Прошивать документ следует дважды, чтобы обеспечить его надежность и сохранность.

Вы можете посмотреть процесс подшивки архивной папки на следующем видео:

Заверение документа

После того, как дело уже пронумеровано и прошито, необходимо сделать заверительную надпись. Что же она собой представляет? Это лист бумаги размером 4 на 6 см. На этой наклейке делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано … листов (количество листов)» . Количество пишется и цифрами, и буквами. Затем следует указать должность того, кто прошил документы, его подпись и дату. Если дело заверяется печатью, то это также отмечается.

Данную надпись наклеивают поверх узла, при этом кончики нити остаются свободными. Подпись ставится после того, как высохнет клей, чтобы она не размазалась.

Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе. К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным. Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.

Какие документы и для чего нужно сшивать

Все документы, которые вы сдаете в архив либо для проверки в налоговые органы, пенсионный фонд или любой другой проверяющий орган, должны быть прошиты. Не принимается документ, скрепленный степлером или склеенный. Как мы уже отмечали ранее, если что-то не соответствует предъявляемым требованиям, то вас могут ожидать негативные последствия.

Основные документы, подлежащие подобной процедуре – кадровые и бухгалтерские. Обратите внимание, что в июле 2013 года налоговая служба дала разъяснения, в которых указала, что заявления и учредительные документы можно подавать в регистрирующий орган не прошитыми .

Документы, которые уже завершены в делопроизводстве, через год сдают в архив предприятия. В архивные учреждения сдаются те дела, у которых прошел законный срок хранения. Срок определен законодательством для различных их разновидостей. Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы – всего 20 лет, фотодокументация – 5 лет и т. д.

И государственные, и частные предприятия передают в архивное учреждение свои дела. Негосударственные структуры должны заключить соответствующий договор с Федеральной архивной службой.

Для налоговой инспекции и для архива подходит одинаковый способ сшивания, описанный выше. Что касается бухгалтерской документации, рассчитанной на длительное хранение (свыше 10 лет), то ее прошивают на 5 отверстий. И учитывайте, что бумага для заверительной надписи также нужна особая – папиросная. Это делается для того, чтобы отчетливо был виден узел, что препятствует возможному нарушению целостности документа.

Не забывайте о том, что прошивать документы имеет право тот человек, у которого это прописано в должностной инструкции. Некачественная прошивка может быть использована против вас, если не досчитаются какого-либо важного листа, или он будет изменен.

Чтобы не запутаться в бумажном потоке при делопроизводстве, специалисты государственных органов предписывают сшивать многостраничные документы. Впервые столкнувшись с необходимостью выполнить процесс, предприниматель понимает, что не все так просто, как кажется на первый взгляд. Прошивка документации осуществляется по строгим правилам, закрепленным в действующем законодательстве. Чтобы не допустить ошибку, владелец бизнеса должен знать, как правильно нумеровать страницы документа и сшивать их.

Столкнувшись с проблемой, как правильно сшивать документы ниткой, фото пошагово поможет выполнить процесс. Если владелец бизнеса не может ознакомиться с картинками, он должен знать, что существует перечень официальных инструкций, описывающих выполнение операции и нюансы ее проведения.

К ним относятся:

Приказ Министерства Культуры РФ об утверждении типовой инструкции делопроизводства;
ГОСТ Р 51141;
Инструкция ЦБ РФ;
Методические рекомендации по делопроизводству.

Главная трудность, с которой сталкивается предприниматель во время выполнения процесса — отсутствие единого стандарта. Каждый орган, требующий сшивать документы перед подачей, имеет свою инструкцию по выполнению процесса и предъявляет свои требования.

Чтобы не допустить ошибку, владельцу бизнеса потребуется ознакомиться с рекомендациями перед началом выполнения процесса и использовать образец прошивки документов ниткой.

Требования к обложке

Документы могут храниться в архиве до 10 лет. По этой причине необходимо позаботиться об обложке для бумаг. Она поможет лучше сохранить важные бумаги и не допустит их преждевременную утрату или повреждение.

Выделяют два вида обложек — обычные и для длительного хранения. 1 вид изготавливают из картона. Он стоит недорого, однако быстро изнашивается и теряет защитные свойства. Если бумага передается в хранилище на длительный промежуток времени, лучше выбрать обложки для длительного хранения. Их изготавливают из твердого материала.

Документация нестандартного размера тоже нуждается в защите. Обложка должна полностью закрывать выступающие из общего объема листы. Для большей прочности разрешается пришить картонные вставки. Если предприниматель планирует использовать клей для выполнения процесса, он должен учесть существующие предписания. Клейстеры использовать запрещается. Дозволяется применять обычную канцелярскую или силикатную массу.

Если документация будет сдана на государственное хранение, обложка должна состоять из бескислотного картона.

Выполнение нумерации

Как правильно нумеровать страницы документа? Вопрос актуален для большинства предпринимателей. Сшивать необходимо все документы, которые имеют в составе больше 1 страницы. Чтобы листы не перепутались, их необходимо пронумеровать.

К выполнению процедуры тоже предъявляются особые правила:

Важно не забыть поставить подпись, расшифровать ее и указать должность подписавшего человека.

Правила нумерации страниц в документах одинаковы для всех видов документов . Когда номера будут находиться на своем месте, необходимо составить заверительную надпись. В ней должна присутствовать информация о количестве листов в деле, в каком они состоянии и когда была начата нумерация.

Какую нить выбрать

Перед тем, как приступать к процессу, следует подобрать подходящий материал. Нитки для сшивания документов бывают разных видов.

Различают:

обычные швейные нитки;
прошивные нитки;
капроновые нитки;
банковский шпагат.

Обложка должна быть чуть больше листа формата А4. Обычно сотрудники государственных органов требуют предоставлять бумаги в папке, имеющей размер 22.9 х 32.4 см.

Если предпринимателю требуется сшить пакет документов, который будет сдан в архив, лучше использовать прошивную или капроновую нить. Банковский шпагат используется для большого количества бумаг.

Пошаговая инструкция по процессу сшивания в 2 дырки

Сшивание дела в 2 дырки – самый простой способ скрепить документ. Он применяется для бумаг, которые не имеют особой важности. Облегчить процесс поможет схема: как прошить документы в 2 дырки.

Чтобы начать сшивание, необходимо:

Положить документы в дырокол и выполнить 2 прокола . Операция может быть выполнена с помощью иглы или шила. Однако при совершении действия следует проявить повышенную аккуратность, чтобы не повредить бумагу.
Нить следует пропустить через оба прокола . Ее концы должны оказаться с тыльной стороны дела.
Концы нити следует связать друг с другом.
С тыльной стороны на концы нити следует наклеить прямоугольник , заранее вырезанный из плотной белой бумаги. Он должен прятать узел, но не закрывать его полностью. Если срок хранения документа превышает 10 лет, прямоугольник нужно вырезать из папирусной бумаги.

Для заверения бумаги владелец организации должен написать фамилию и инициалы на наклеенном куске бумаги, а затем поставить подпись и печать.

Пошаговая инструкция по процессу сшивания в 3 дырки

Задавшись вопросом, как правильно прошить документы нитками в три дырки, фото упростит выполнение процесса. Чтобы начать осуществление процедуры, человек, на которого возложено ее выполнение, должен обзавестись дыроколом или толстой иглой.

Выполнять проколы следует с левой стороны листа. Дырки должны находиться на расстоянии 1,5-2 см от края.

Лучше не полениться и отмерить расстояние. На положенном месте можно нанести точку карандашом. Это облегчит процедуру сшивания.

Отмерив расстояние, предприниматель может начинать выполнять проколы.

Для этого необходимо:

Выполнить 3 прокола, расположив их на расстоянии 3 см друг от друга.
Начинать сшивание документа следует с середины. Нить нужно продевать с тыльной стороны и вывести сверху.
Вышедшую сверху нить следует пропустить в первую дырку. Она должна вновь оказаться с тыльной стороны.
Продеть нить в последнюю оставшуюся дырку. Когда она окажется сверху, ее требуется вновь пропустить через середину, добившись выхода с тыльной стороны.
Концы нити следует завязать на узел и заклеить сверху прямоугольником, вырезанном из бумаги.

Сшитый документ нуждается в заверении. Для этого требуется нанести на бумажный прямоугольник фамилию и инициалы предпринимателя.

Решая проблему, как сшить документы на 3 дырки, представленная схема поможет быстро выполнить процесс. В завершение процесса требуется поставить печать. Если владелец бизнеса не может совершить процедуру самостоятельно, подшивка документов в бухгалтерии может быть выполнена.

Какие документы нужно сшивать

Перед тем, как сшить документы на уголок, необходимо сначала определиться с перечнем бумаг, для которых требуется выполнение процедуры. Операции необходимо выполнить для дел, которые:

сдаются в архив;
участвуют в бухгалтерском делопроизводстве;
участвуют в кадровом делопроизводстве;
сдаются для проверки в государственные органы.

Документы, подаваемые в налоговую, тоже должны быть сшиты. Однако в 2013 году государственный орган смягчил правила. Он разрешил сдавать учредительные и заявительные бумаги без сшивания.

Если документ будет склеен или сшит с помощью степлера, специалисты проверяющих органов откажутся принять бумагу. Наличие неправильно прошитых дел – повод для наложения штрафа или других взысканий. Проверяющий обязательно обратит внимание на допущенные ошибки при выполнении процесса.

В трудовом законодательстве нет установленных регламентов или правил для сшивания документации с помощью ниток. Соответствующие рекомендации можно обнаружить только в Приказе Росархива под номером 76, изданном в декабре 2009 года, а также в специальном ГОСТе Р 51141-98.

Эти правила достаточно простые, но их соблюдение необходимо для избегания возможных проблем у сотрудников кадрового отдела и архива предприятий, учреждений и организаций.

Потребность прошивки документации связана с необходимостью размещения бумаг в архивах . Многостраничные документы обычно заверяются подписями ответственных лиц и печатями организаций или предприятий, а затем сшиваются и передаются в архив.

Подобное хранение требуется для всех , содержащих несколько оформленных страниц. Это:

и их копии;
финансовая документация;
отчёты в различные страховые фонды и налоговую инспекцию.

Прошивка позволяет избежать случайной потери ценных бумаг, а также облегчает поиск документов для сотрудников архива или кадрового отдела. Иногда документы необходимо предъявить проверяющим органам или сделать их копии.

Чем прошивают?

Сшить многостраничную документацию можно вручную, используя толстую иглу и нити либо с помощью специального станка.

Для работы потребуется:

канцелярский клей;
игла большого диаметра и длины (для удобства работы);
острое шило для прокалывания отверстий (бумага потом не сминается при прошивке);
толстые нити, легко входящие в игольное ушко (можно брать хлопчатобумажные, чтобы предотвратить развязывание узлов, но чаще используют капрон или лавсановые ленты);
чистый лист бумаги.

Техника прошивки

Существует два удобных и самых распространённых метода сшивания вручную:

через три прокола (отверстия);
через четыре прокола (отверстия).

Через три прокола

Прошивка с тремя отверстиями выполняется следующим образом:

По краю документа выполняется три прокола с помощью шила. Расстояние между ними не должно превышать 3-5 сантиметров.
Игла с ниткой вводится через один прокол с тыльной стороны документа, при этом часть нити оставляется для последующего крепления (не больше 7-10 см).
Затем игла пропускается через соседнее лицевое отверстие.
После чего инструмент выводится в пока ещё свободное отверстие с тыльной стороны.
На последнем этапе игла вводится в отверстие, расположенное посередине (с него начиналась работа по сшиванию).
Оба свободных конца нити крепко связываются с тыльной стороны бумаг. А чтобы избежать случайного развязывания край нитей закрепляется с помощью вырезанного из чистой бумаги квадрата и канцелярского клея. Излишки клея удаляются после прижимания квадрата с помощью бумажной салфетки.

Как вариант, допустимо сшивание с помощью дырокола.

Этот инструмент делает всего два прокола, но техника сшивания остаётся прежней. Нить вводится с тыльной стороны, затем пропускается вниз (крепление можно повторить два или три раза). После чего концы связываются на тыльной стороне, обрезаются и закрепляются с помощью клея квадратом из бумаги.

Через четыре прокола

Если документ достаточно объёмный и включает в себя много листков, для надёжности крепления используется прокол с четырьмя отверстиями.

Для его выполнения производится следующая последовательность действий:

С помощью шила делается разметка (выполняется четыре прокола). Расстояние между ними выдерживается в 3-5 сантиметров.
Игла вводится в одно из вторых отверстий с тыльной стороны, а затем выводится вниз через соседнее, пока ещё свободное, первое с краю отверстие.
После чего нить повторно пропускается через среднее отверстие, а затем выводится на лицевую сторону через третье отверстие (одно из расположенных посередине).
Затем игла вводится в крайнее свободное отверстие и выводится на тыльную сторону через прошитое на предыдущем этапе среднее отверстие.
Свободные концы нитей связываются и обрезаются. Крепление выполняется с помощью канцелярского клея и квадратного куска чистой бумаги.

Наглядно увидеть, как правильно сшивать документы, можно на видео:

Также можно использовать для сшива две иглы:

Нить или шпагат одновременно вводится в средние отверстия, после чего концы вкладываются в игольные ушки двух игл.
Действия выполняются симметрично для каждой иглы! С тыльной стороны каждая из нитей выводится на лицевую сторону документа через крайние свободные отверстия.
Затем нити пропускаются через средние отверстия, до этого прошитые иглой.
Свободные концы нитей связываются посередине на тыльной стороне. Их концы обрезаются и закрепляются при помощи клея квадратом, вырезанным из чистой бумаги.

Также отверстия можно выполнить с помощью дырокола, а дли сшивания применить тонкую капроновую ленту (тесьму или шпагат). При этом от края листа необходимо отступить на 1,5-2 сантиметра, оставляя свободное поле.

Шов выполняется на левой стороне документа симметрично и строго вертикально!

Использование станков

Станками для хранения (сшивания) документации называют специальные приспособления, имеющие в основании деревянную станину. Чаще всего станину изготавливают из бука или дуба. Соответственно, стоимость такого архивного изделия достаточно высока (порядка 1 500 рублей за единицу).

Каждый станок оснащён специальной боковой линейкой для выравнивания листов и прижимной планкой, обеспечивающей надёжную фиксацию. Толщина прошивки в зависимости от модели станка может составлять до 5-8 сантиметров.

Такое приспособление оснащено ручкой, облегчающей транспортировку документов внутри архива. Станок - это одно из лучших решений для хранения архивных дел.

Важные нюансы

Прошитую документацию рекомендуется заверить подписью руководителя (предпринимателя) и печатью организации или предприятия.
Каждый из листов нумеруется вручную, а затем количество листов вносится в запись цифрами и прописью. Например: «Прошито, пронумеровано и скреплено подписью 18 (восемнадцать) листов».
При этом часть подписи уполномоченного лица располагается на документе, а часть на приклеенном листе с информацией по заверению. То же правило касается и наложения мокрой печати организации или предприятия.
Для заверительной подписи используется только специальная папиросная бумага , которая позволяет видеть неповреждённый узел крепления!

Актуальность прошивки

По общепринятым правилам подвергается вся документация, которая передаётся в архив. Обычно на архивное хранение подаются документы годичного срока давности.

Также прошивка необходима при передаче документации в налоговую службу или Пенсионный фонд. Такая же аккуратность в хранении бумаг пригодится в случае визита представителей проверяющих органов или передаче документов в соответствующие органы для проверки.

Не принимается документация, скреплённая с помощью клея или степлера. Это будет нарушением предъявляемых к юридическим лицам требований.

Но в то же время налоговая служба в 2013 году разъяснила, что заявления и любые учредительные документы подлежат передаче без прошивания. Это единственное исключение из общих правил архивного хранения документов. Процедуре прошивания подвергаются все кадровые и бухгалтерские документы.

Следует отметить, что дела хранятся в архиве организаций, учреждений и предприятий определённый (например, личные дела сотрудников сохраняются в кадровом отделе в течение 75 лет). По истечении которого, документация передаётся в специальные архивные организации. Негосударственные организации и частные (коммерческие) предприятия для такого хранения заключают специальные договоры с Федеральной архивной службой. Для государственных учреждений и организаций такое хранение доступно по умолчанию.

Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать. Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку. Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно. Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья (готовые образцы также представлены ниже).

В любой сфере деятельности человека, где ему приходится иметь дело с большим количеством документов, не обойтись без их систематизации. Некоторые бумаги отправляются в архив, в то время как другие продолжают использоваться в работе. И те, и другие часто подлежат подшивке, но, прежде чем переходить к этому действию, давайте выясним, когда оно уместно.

Документы, подлежащие прошивке

Не все документы той или иной организации подлежат сшиванию, поэтому важно понимать, какие именно бумаги подходят для этой процедуры. Во-первых, логично, что вам не нужно разбираться, как прошнуровать документ, если он состоит из одного листа, однако, если в нем две и больше страниц, тогда приведенная ниже информация будет полезной.

кадровых служб

приказы личного и общего состава,
а также штатное расписание.

авансовыми отчетами,
накладными,
счетами-фактурами,
путевыми листами,
кассовыми книгами,
оборотными ведомостями,
актами выполнения работ,
а также ведомостями на заработную плату, если она выдается на руки.

Информация о том, как подшить документы нитками, понадобится и в том случае, если вы имеете дело с копиями документов юридических лиц, только в этой ситуации заверительная печать не нужна.

Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.

Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

На сегодняшний день не существует единого стандарта , который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).

Так, рекомендации по сшиву различных документов указаны в «Делопроизводстве и архивном деле», утвержденном Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, а также в приказе Министерства культуры РФ № 536 от 2005 года, утверждающем типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкции Центрального банка России, Методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, утвержденных Приказом Министерства по налогам и сборам от 2003 года и ГОСТом Р 51141. Кроме того, требования к прошиванию бумаг разрабатывались и отраслевыми ведомствами (например, Министерством по налогам и сборам).

Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием

Существует несколько вариантов того, как правильно подшить документы нитками, ведь эту процедуру можно выполнить как в две дырки, так и в три, четыре и даже пять.

В две дырки

Прошивка бумаг в две дырки - это самый простой способ их скрепления, и чаще всего его используют при оформлении бумаг, не имеющих особой важности. Однако и в этом случае у некоторых специалистов появляются определенные вопросы, поэтому, чтобы выполнить работу правильно и точно знать, как прошить документы в 2 дырки, рекомендуем придерживаться следующей схемы:

Перед началом сшивания воспользуйтесь дыроколом и сделайте в документе два отверстия (пробить бумагу также можно, использовав обычную иголку, но в этом случае нужно быть предельно аккуратным).

Далее возьмите нить и пропустите ее через оба прокола, причем так, чтобы ее концы оказались с тыльной стороны бумаг.

Затем свяжите концы нити между собой и наклейте на них прямоугольник, который нужно заранее вырезать из белой плотной бумаги. Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

В том случае, если срок хранения документа будет превышать 10 лет, для прямоугольника лучше взять папирусную бумагу.

На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже.

В три дырки

Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).

После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.

Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.

На этом этапе вы может отрезать нить, оставив от нее 7 см, и связать ее с уже имеющимся остатком.

На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись.

Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.

Вместо иголки или дырокола можно использовать шило, а на роль ниток для прошивки документов идеально подойдут капроновые изделия или специальный шпагат.

Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное - подобрать твердую обложку и внимательно пронумеровать все страницы, так как после сшивания изменить что-то будет невозможно.

В четыре дырки

Разобравшись, как прошивать документы в 3 дырки, для вас не составит большого труда выполнить соединение бумаг в 4 прокола. Процесс проходит практически аналогично предыдущему варианту, только расстояние между соседними отверстиями должно составлять около 1,5 см.

В этом случае сшивание начинается со второго отверстия сверху (с тыльной стороны), после чего нить пропускается через самое верхнее отверстие, и иголка выводится опять во второе сверху. Далее нить заводят в третью дырку, а затем (с тыльной стороны в четвертую).

В конце процесса иголка продевается в третье отверстие с лицевой стороны, и после выведения нитки завязывается узелок. Сверху на него клеится уже упомянутый небольшой прямоугольник.

Чтобы было проще понять, как прошить документ в 4 дырки, приводим следующее фото с отмеченной схемой работы.

В пять дырок

Пять отверстий используют в основном для сшивания бухгалтерских документов, так как в конечном итоге их толщина оказывается намного большей, чем у обычных документов. Это, пожалуй, самая высокая степень защиты, на которую только способна прошивка. Отверстия должны располагаться с левой стороны на расстоянии 5 см друг от друга.

Сложив все листы в правильном порядке и пронумеровав их, можно зажать документы в специальном прессе и с помощью дрели с тонким сверлом проделать нужные отверстия: два из которых должны располагаться по краям (отступив от них не менее 2 см), одно по центру и еще два - между центром и крайними отверстиями.

Чтобы не повредить листы бумаги, необходимо использовать картонную обложку.

Когда отверстия будут готовы, остается только сшить стопку документов, используя для этого капроновую нить и большую иголку, именуемую в народе цыганской. Схема подшивки документов в архив в этом случае выглядит так:

С тыльной стороны стопки бумаг иголку пропускают в среднее отверстие, оставляя сзади около 10 см нитки (хвостик).
Затем нитку протягивают во второе отверстие сверху (хотя вы можете двигаться и вниз) и снова выводят с тыльной стороны.

Далее по типу змейки иголка с ниткой выводится через самое верхнее отверстие (оказывается с лицевой стороны) и снова «ныряет» вниз через второе сверху отверстие. Таким образом, один край уже готов.

Теперь, придерживая нитку у среднего отверстия, необходимо просунуть иголку через него с тыльной стороны (как в начале процедуры) и вывести ее на исходную позицию, чтобы направить во второе снизу отверстие.

Опять по типу змейки с тыльной стороны документов иголку просовывают в самое нижнее отверстие, а как только она окажется наверху, ее еще раз направляют вниз через второе отверстие.

Таким образом, с тыльной стороны у вас получилось уже два хвостика, которые нужно завязать на узел, отрезав лишние части нити (если вы используете специальный пресс, то высвобождать из него бумаги можно будет только после этой процедуры).

Достав документы из пресса, остается только открыть обложку и наметить линии ее загиба с тыльной стороны, которая, отворачиваясь назад, частично закроет хвостики нитей. Чтобы этот загиб лучше держался, его не только промазывают клеем ПВА, но и проклеивают посредине скотчем, помимо которого на нитях также будет размещаться прямоугольный листочек с информацией о нумерации и прошивке. На боковой части такой книги можно наклеить листочек с названием: например, «Книга продаж за 2016 год».

Прежде чем выяснять, как правильно сшивать документы ниткой, и просматривать фото, пошагово изучая указанный процесс, необходимо удалить с бумаг все скрепки и зажимы, отсортировав по дате и пронумеровав каждый лист тщательно подсоединенных друг к другу документов.

Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется.

Если требуется обложка, то для нее подбирают специальный картон с надписью «Дело», который может быть самых разных размеров и качества. Для прошивания обычных документов нередко используют обычный сшиватель для документов формата А4.

Нумерации подлежат и конверты в документах, номера на которых проставляются в первую очередь, а следом за ним нумеруются все находящиеся в нем листы и фотографии.

Если при нумерации важных бумаг была допущена ошибка, то ее просто зачеркивают одной линией и дальше продолжают нумерацию. При этом лист обязательно следует заверить надписью «Исправленному верить», поставив подпись и печать ответственного лица.

Главное требование к подшитым бумагам - неприкосновенность, то есть если нужные документы уже сшиты и пронумерованы, но вам необходимо добавить какое-то дополнение (например, образец заполненного заявления), то его нужно будет подшивать либо отдельным томом, либо разобрать все дело и наново перешивать. В случае допуска ошибок в нумерации возможно применение литерной нумерации. Проще говоря, на пропущенный лист ставится та же цифра, только к ней добавляется буква (16а, 17б…).

В случае более серьезного нарушения нумерации ее придется проставлять заново. Для этого нужно аккуратно зачеркнуть неверно написанные цифры и указать новые. Информацию обо всех изменениях нужно будет внести в заверительную надпись: зачеркнуть старые данные и рядом с ними написать новые.

Подшивка документов в архив или на проверку может выполняться намного проще, но для этого понадобится специальный переплетный станок и автонумератор. К сожалению, чаще всего такой способ систематизации бумаг доступен только в типографиях.

Заверение бумаг - последний этап перед их подачей на проверку или на хранение. Однако, если эта процедура будет выполнена неправильно, то у вас появятся лишние проблемы. Поэтому очень важно знать, как именно выполняется указанный процесс и кто за него отвечает.

Кто может заверить прошитые документы

Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг. Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.

Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи. Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.

Подписывая прошитые документы, управляющий берет на себя ответственность за их содержимое или назначает ответственным за достоверность другого сотрудника путем подписания соответствующего приказа.

Требования к оформлению прошитых документов для заверения

Как вы уже поняли, подшивать документы нитками - только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см. На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой. Этим фрагментом бумаги фиксируется узел нитей на последней странице, после чего ставится печать предприятия: одна часть оттиска должна находиться на наклейке с надписью, а вторая на листе.

Для того чтобы узелок нитей был хорошо заметен, лучше взять для наклейки папиросную бумагу, а в качестве клея подойдет жидкое стекло (канцелярский клей). В некоторых случаях края оттиска печати и нити также заливаются клеем, но к такой мере прибегают только при оформлении бухгалтерских документов повышенной важности. В целом же все перечисленные меры являются хорошей защитой ценных бумаг и подтверждают, что все подшитые документы подлинные.

Разобравшись, как правильно нумеровать документы при подшивке и в какой последовательности проходит эта процедура, вы можете больше не переживать за возврат бумаг и необходимость в их повторной систематизации путем шнуровки.