Причины внесения изменений в штатное расписание. Изменение штатного расписания — что нужно знать. Уведомление об изменении штатного расписания
Приказ о внесении изменений в штатное расписание
Скачайте документы по теме:
Очевидно, что осуществлять грамотную кадровую политику без такого важного кадрового документа, как штатное расписание трудно. Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом или Положением.
Отвечает Нина Ковязина,
заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении минздрава России
Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно ( ). Таким образом, переутверждать штатное расписание каждый год при отсутствии необходимости вносить в него какие-либо изменения .
Кроме переименования должностей, изменения размера и состава выплат и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатногорасписания. Например, ( ), ( ) и т. д…
Задайте свой вопрос экспертам
Приказ о внесении изменений в штатное расписание 2017 является приказом по основной деятельности. Унифицированной формы данного приказа никогда не существовало. Т.е. и в 2017 году составляется в произвольной форме. Несмотря на это, очень важно соблюсти следующие условия:
- Документ печатается на фирменном бланке организации.
- Обязательно должно быть указано наименование распорядительного акта - «Приказ »;
- Наименование приказа должно включать в себя краткое содержание документа. В данном случае приказ может называться:
- «О внесении изменений в штатное расписание »;
- «Об изменении штатного расписания »;
- «На изменение штатного расписания ».
- Текст приказа должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В первой части указываются причины и (или) основания внесения изменений в штатное расписание. Они различны. Это может быть и реорганизация, и оптимизация структуры компании, а также введение профессиональных стандартов, или сокращение неэффективных.
Во второй - конкретные изменения, вносимые в штатное расписание. Обязательным является указание срока введения в действие вносимых изменений. В зависимости от вносимых изменений в штатное расписание, приказ может содержать распоряжение кадровой службе или кадровому работнику обеспечить оформление соответствующих документов. Например, уведомлений, работников и т.д.
Изменение штатного расписания в связи с введением новой должности
В случае увеличения объема работ в структурном подразделении или открытия нового производственного направления, может возникнуть необходимость .
Как говорилось выше, в подобных случаях необходимо издать приказ. Приказ на изменение штатного расписания в связи с введением новой должности 2017 является разновидностью приказа об изменении штатного расписания. Основные моменты подготовки проекта приказа на введение новой должности соответствуют тем, о которых говорилось ранее.
На что следует обратить внимание?
В приказе об изменении штатного расписания в связи с введением новой должности 2017 обязательно должно быть:
- Наименование вводимой должности;
- Наименование структурного подразделения (при его наличии), в которое вводится новая должность;
- Количество штатных единиц по вводимой должности;
- , предусматриваемые по новой должности;
- Дата вступления в силу вносимых изменений;
- Поручение работнику кадровой службы о подготовке проекта должностной инструкции по вводимой должности.
При введении в 2017 году в штатное расписание новой должности не забудьте следующее:
если в соответствии
- с Трудовым Кодексом;
- с иными федеральными законами
с выполнением работ по определенным должностям, профессиям и специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей должны соответствовать наименованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации, или соответствующим положениям .
Для придания приказу на изменение штатного расписания 2017 юридической силы его должен подписать руководитель организации. Сделать это может и иное уполномоченное руководителем должностное лицо. Реквизит «Подпись » включает в себя:
- наименование должности лица, подписывающего документ;
- личную подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Практическая ситуация
Когда можно внести изменения в штатное расписание, если в день увольнения по сокращению работник болен?
Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала « »
Отвечает Вероника ШАТРОВА,
эксперт по трудовому законодательству, директор и главный редактор Системы Кадры
На день сокращения одна из работниц находится на больничном, другая - в отпуске. Можем ли мы внести изменения в штатное расписание? Если нет, то когда это возможно?
Вносите изменения в штатное расписание по мере фактического сокращения сотрудников. Проект нового штатного расписания разрабатывают одновременно с приказом о сокращении на первом этапе оптимизации штата. Если увольнение сотрудников происходит позднее, чем запланировано, то изменения в штатное расписание в отношении численности и должностей таких сотрудников вносите строго со следующего дня после их увольнения.
И только после подписания, приказ об изменении штатного расписания 2017 регистрируется в , в который вносятся сведения о приказах по основной деятельности. Регистрационный номер и дата регистрации проставляется на приказе.
Не стоит волноваться, если дата регистрации приказа и дата, с которой вводятся в действие изменения, будут отличаться. Порой это необходимо, чтобы соблюсти требования трудового законодательства.
И только после подписания, приказ об изменении штатного расписания 2017 регистрируется в специальной форме, в которой регистрируют приказы по основной деятельности. Регистрационный номер и дата регистрации проставляется на приказе.
Не стоит волноваться, если дата регистрации приказа и дата, с которой вводятся в действие изменения, будут отличаться. Порой это необходимо, чтобы соблюсти требования трудового законодательства.
Ярчайшим примером тому является сокращение штата работников организации. Ведь, согласно части второй статьи 180 ТК РФ о предстоящем организации необходимо предупредить персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.
С приказом об изменении штатного расписания 2017 нужно , которым данным приказом поручено дальнейшая подготовка и оформление необходимых кадровых документов. Желательно сделать это под роспись.
Если же вносимые изменения в штатное расписание, затрагивают определенных работников, то есть смысл ознакомить с указанным приказом и их. В качестве примера можно привести ситуацию, когда , но при этом не происходит изменение трудовой функции работника. Очевидно, что работник имеет право узнать об этом до подписания дополнительного соглашения к трудовому договору.
Подводя итоги, можно сделать вывод, что в штатное расписание организации допускается внесение изменений. Количество и частота вносимых изменений трудовым законодательством не регламентируется. Одним из вариантов внесения таковых изменений является издание приказа об изменении штатного расписания.
При создании данного документа необходимо учесть некоторые особенности. Это важно, поскольку неправильно оформленный приказ может быть признан недействительным проверяющими органами либо в случае спора между работником и работодателем.
Предприятие представляет собой живой организм, поэтому нуждается в корректировках расписания и графика работы. Не является исключением такой документ, как штатное расписание. Необходимость внесения в него поправок (переименование должности, добавление или сокращение) связано с рядом причин: реорганизацией структуры, изменением фонда оплаты труда, модернизацией или спадом производства. В этом есть свой порядок действий и типовые образцы приказов.
Штатное расписание - основа деятельности предприятия
Именно внесение изменений в штатное расписание является отправной точкой для осуществления конкретных преобразований на предприятии. Речь идёт не только об изменениях в графике работы, ведь при любых переменах в системе очень важно учитывать продуктивность и результативность работников - эти показатели не должны быть ниже предыдущих за аналогичный период.
Руководство компании может избежать неприятных ситуаций, в частности трудовых споров, претензий со стороны контролирующих органов, если отнесётся с ответственностью к процессу оформления изменений в штате.
Когда меняется штатное расписание, издаётся соответствующий приказ.
На каких основаниях изменяют штатное расписание
Изменения в штатное расписание вносят в следующих случаях:
- Преобразование (модификация) компании, что требует исключения некоторых должностей или введения новых.
- Уменьшение масштабов деятельности, когда появляется необходимость в сокращении численности штатных сотрудников.
- Развитие бизнеса, которое влечёт набор новых работников.
- Повышение или понижение фонда заработной платы.
- Реорганизационные процессы на предприятии.
- Корректировка наименований должностей.
Данный список не ограничен представленными случаями, но именно эти встречаются на практике наиболее часто.
Стандартная форма штатного расписания применяется как на частных, так и на государственных предприятиях
Существуют ли исключения и ограничения по закону
Предъявленные Трудовым кодексом регламентирующие требования касаются причин, по которым могут быть изменены качество и численность штата.
Что касается ограничений, если они не противоречат основным требованиям уставных документов предприятия (род деятельности, сфера производства товаров или предоставления услуг, технология изготовления и т. д.), каждое предприятие вправе вносить любые корректировки и изменения в плане создавшейся ситуации.
Кто должен составлять штатное расписание и вносить изменения
В законодательстве нет чёткого указания на то, кто должен заниматься штатным расписанием. Так или иначе участвовать в комплектации кадрового состава могут все. Даже рядовые сотрудники имеют право подавать ходатайства о необходимости упразднения и введения ставок, переводе на другую должность. Технически составляет штатное расписание тот, на кого руководство возложило такую обязанность. Обычно это кадровик, экономист или бухгалтер. В небольших предприятиях штатным расписанием занимается сам учредитель.
Как правильно внести изменения в штатное расписание
Порядок действий и оформление приказа будут несколько отличаться в зависимости от того, по какой причине вносятся изменения.
Увеличение и уменьшение оклада
Первоосновой приведения в правовое поле повышение окладов сотрудников компании является издание соответствующего приказа, в котором должны быть указаны:
- Перечень должностей, по которым будет производиться повышение оклада.
- Размеры новых окладов (конкретно по каждой должности).
- Точная дата внесения изменений.
Обе стороны трудовых отношений подписывают соглашение к трудовому договору по поводу повышения оклада, на основании чего издаётся приказ. Многие руководители используют унифицированную форму, но трудовое законодательство позволяет составлять этот документ в свободной форме, приемлемой для данного предприятия, с учётом его специфики.
Все вопросы, касающиеся оплаты, являются одной из основ трудовых отношений. Работодатель должен придавать этому важное значение, особенно в плане выполнения законных требований. Исходя из этого, после документального оформления повышения окладов сотрудникам, следует внести соответствующие коррективы в трудовой контракт. Те, кого коснулись изменения, должны быть ознакомлены с приказом, подтвердив это своей подписью.
Изменения в оплате труда вносятся в штатное расписание посредством приказа
В случае уменьшения оклада, конечно, отношения субъектов значительно усложняются. Законным может считаться уменьшение оплаты без согласия сотрудника в случаях, вызванных конкретными технологическими или экономическими причинами . Хотя это не является утешительным фактором для работника, подлежащего сокращению.
Нередки случаи, когда руководитель ведёт себя некорректно, предлагая в принудительном тоне заключить дополнительный трудовой договор о снижении размера зарплаты. Причём делает это, превышая свои полномочия и пользуясь служебным положением. Если работник не соглашается, руководитель позволяет себе угрожать ухудшением условий работы или даже увольнением. Такие случаи однозначно расцениваются как нарушение трудового законодательства и, естественно, являются причиной для подачи иска в суд. Такие моменты усугубляют трудовые споры и доводят до такого уровня, когда по-другому с ними справиться невозможно.
Реорганизация компании и оптимизация штата: ввод, вывод и замена должностей
В штатное расписание в период реорганизации вводятся новые должности и исключаются те, которые не составляют интереса для предприятия . С новыми должностями вопрос понятен, ведь желающих их занять в настоящее время достаточно. А вот с сокращёнными или выведенными за штат рабочими всё значительно сложнее.
Сокращение штата и ликвидация отделов
Администрация предприятия обязана подготовить служебную записку о предстоящем сокращении за два месяца до события. Уволенному работнику выплачивается выходное пособие - среднемесячный заработок в течение двух месяцев от момента прекращения трудовых отношений.
В приказе о сокращении численности трудового коллектива необходимо указать следующие данные:
- Список сокращаемых должностей.
- Точная дата сокращения.
Сокращению могут подвергаться как отдельные должности, так и целые отделы
Очень важным моментом, который должны учитывать работодатели, являются категории сотрудников, не подлежащие сокращению.
При переименовании должностей руководитель также должен уведомить об этом сотрудника письменно за 2 месяца до внесения изменений (ст.74 ТК РФ).
Наличие вакансий является самым безболезненным выходом при сокращении, ведь работодателю не придётся испытывать лишние негативные эмоции, когда он вынужден лишать человека работы. Если под сокращение попадают незанятые должности, составляется акт, на основании которого вносятся изменения.
Видео: консультация юриста об увольнении по сокращению; категории лиц, которых не могут сократить
Введение новых штатных единиц и отделов
Приказ о введении новых должностей содержит такую информацию:
- Наименование должности. Если вводится целый отдел, указывается его название и список должностей.
- Точная дата вступление изменений в силу.
В данном случае момент издания приказа совпадает с моментом штатных нововведений. Это возможно потому, что данные изменения не отражаются на судьбе сотрудников предприятия. С нововведениями знакомят в первую очередь кадровиков, которые будут заниматься разработкой должностных инструкций.
Если контроль за исполнением приказа возлагается на конкретных сотрудников, они расписываются в том, что ознакомлены с ним
Порядок действий при переименовании должности
Новое наименование должности часто происходит в сфере трудовых отношений, в производственных и административных процессах. К примеру, можно вспомнить, что в недалёком прошлом в торговле была очень распространённой должность товароведа. Сейчас вряд ли осталась такая интерпретация, ей на смену пришло понятие «менеджер».
Так вот, при переименовании должности изменение происходит, как говорится, без лишних движений. Издаётся приказ по тому же принципу, как и при введении новой штатной единицы, с той лишь разницей, что в документе должно указываться предыдущее название должности, а затем новое.
В ситуации, когда на должности работает сотрудник, изменение наименования проводится с его ведома и согласия. Опытный руководитель всегда найдёт общий язык с подчинёнными и сумеет доходчиво объяснить причину изменений и основательно аргументирует . Если трансформации вызваны серьёзными технологическими и организационными факторами, работодатель вправе произвести изменения даже без согласия работника (ст. 74 ТК РФ). Далее обе стороны подписывают соглашение по поводу модификации названия должности. После этого издаётся соответствующий приказ. Кадровик вносит информацию в личную карточку и трудовую книжку сотрудника.
Иногда переименование должности входит в целую группу измениений штатного расписания, все их можно ввести одним приказом
Методика внесения изменений в штатное расписание
Прежде чем внести изменения, начальник отдела или другого структурного подразделения готовит на имя руководителя компании докладную записку с подробным обоснованием и экономическими расчётами.
Правила составления приказа
Приказ издаётся на основании ст. 74 ТК РФ, как правило, он называется «О внесении изменений в штатное расписание» или «О частичном…». Констатирующая часть заполняется аргументацией на уровне данного предприятия, уточняются нюансы изменений.
На фирменном бланке руководитель издаёт приказ. Текст данного документа состоит из двух частей: констатации и распоряжения. Первая часть - законное основание и причина, вторая - конкретные изменения с указанием сроков и ответственных за исполнение.
Если компания представляет собой сложную структуру с большим штатом, названия должностей могут повторяться. Поэтому в приказе необходимо указывать не только должность, но и конкретное структурное подразделение.
Уведомление сотрудников
Содержимое приказа документа должно быть доведено до всех штатных сотрудников, которых касаются нововведения. Они должны внимательно ознакомиться с ним, принять к сведению и расписаться на обратной стороне.
Если сотруднику понадобится выписка из расписания, она выдаётся на основании ст. 62 ТК РФ. Выписка содержит сведения о выплатах по конкретной должности. Руководствуясь ст. 88 ТК РФ, информация об окладах остальных работников в выписке не указывается.
В каких случаях нужно утверждение нового расписания
При частичных, незначительных коррекциях, изменения вносятся в отдельные графы действующего документа. При существенных модификациях возникает необходимость разработки нового расписания штата сотрудников.
Обычно штатное расписание составляется сроком на год. Если нужно переименовать должность или ввести новую в середине года, в штатное расписание вносятся изменения приказом. Количество повторных изменение законом не ограничивается. А оформить новое штатное расписание можно будет на следующий год.
Если изменения в штатном расписание глобальные, проще упразднить старый и составить новый документ
Обоснование изменений: служебная записка
Руководство предприятия готовит служебное письмо, обращённое к сотрудникам. Оно содержит уважительное обращение и подробное объяснение необходимости внесения изменений, особенно если это касается сокращения. В записке предлагаются варианты выхода из ситуации. Это может быть предложение занять другую должность.
Форма составления и заполнения служебной записки произвольная
Если предстоящее сокращение вызвано серьёзными технологическими обстоятельствами, работодатель вправе сократить должность без согласия сотрудника . Однако этот факт не исключает требования в написании руководителем служебной записки. В этом случае он должен проявить уважение и такт, особенно по отношению к работникам, которые добросовестно исполняли свои обязанности. Здесь имеет место человеческий фактор, когда сотрудник получает моральную травму в связи с потерей работы. Именно проявление деликатности не позволит усугубить и без того затруднительное положение человека, а значит не вызовет в нём протеста и не вынудит его идти на крайний шаг - подачу иска в суд.
Внесение изменений в штатное расписание должно иметь в первую очередь обоснованный характер. Информация должна быть доведена до ведома сотрудников, а лицо, на которое возложена обязанность выполнения контроля, должно отчитаться о результатах проделанной работы. Работодатель должен владеть основами юридической грамоты и не допускать лишних трудовых споров, ведь существуют боле уязвимые категории работников, которые застрахованы от попадания в список сокращённых.
Штатное расписание (ШР или в просторечьи — «штатка») содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве ставок (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Этим же постановлением утверждена и унифицированная форма № Т-3, которая установлена во всех программных продуктах по учету кадров и, как правило, применяется организациями и предпринимателями.
Обратите внимание, что для негосударственных организаций она не является обязательной к применению. Федеральная служба по труду и занятости (Роструд) неоднократно в своих письмах указывала, что они вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно.
Утверждение штатного расписания
Оно утверждается приказом работодателя, который подписывает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.
Внесение изменений в штатное расписание
Закон не устанавливает ни количество таких документов, ни конкретные сроки или периоды для коррекции. Как правило в таких случаях издается приказ об утверждении ШР. Если нововведения не масштабны, можно обойтись приказом о внесении изменений. Он утверждает нововведения, при этом их можно указать в тексте документа или оформить приложением. Подписывает документ руководитель организации или уполномоченным им лицом. Унифицированной формы нет, работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Главный принцип — зафиксировать все вносимые коррективы. Вы можете использовать наш пример приказа об изменении штатного расписания.
Правки вносятся в следующих случаях:
- при введении новой должности или нового структурного подразделения;
- при изменении их наименования;
- при изменении оклада или тарифной ставки;
- при ликвидации вакантных позиций и отделов;
- при сокращении штата или численности.
Введение новых штатных единиц
Когда нужно принять на работу специалиста, позиция которого не предусмотрена в штатке, или добавить целое подразделение в состав организации, издается приказ о вводе новых единиц. Он должен содержать информацию о названии структурного подразделения, наименование позиции, количество ставок, оклад или тарифная ставка.
Изменение названия должности или подразделения
Переименование как правило, не влечет за собой коррекцию трудовой функции работника (или целого отдела). Если же трудовая функция меняется, то переименование проводить нельзя. Требуется оформить перевод работника (или нескольких работников) на новую должность. Смена наименования повлечет внесение корректив и дополнений в трудовой договор, в трудовую книжку и личную карточку работника.
Приказ о внесении изменений в штатное расписание
Таким образом, такие нововведения не только требуют уведомления, но и получения согласия от работников. В случае отказа работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ, не упустив обязательного уведомления работника за два месяца до корректив. Можно использовать такой образец приказа об изменении штатного расписания.
Коррекция размера окладов или тарифных ставок
Это является сменой условий оплаты труда, согласованных в трудовом договоре. Следовательно, требует обязательного согласования с работником даже если размер оклада увеличивается. В случае отказа работника работодателю следует руководствоваться ст. 74 ТК РФ.
Вывод вакантных должностей и подразделений
Эта процедура не требует согласования с работниками. Эти позиции не заняты, следовательно, могут быть ликвидированы по решению работодателя.
Важный момент! Если планируется сокращение штата, то вывести из ШР вакантные должности лучше до начала процедуры сокращения, а не одновременно с ней.
Сокращение штата
Это самые трудоёмкие нововведения, их следует готовить заранее. Работодатель должен убедиться, что вакантные позиции исключены из ШР, а новая структура отвечает потребностям организации. О предстоящем увольнении работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца. Соответствующий приказ также нужно издать не менее чем за 2 месяца до внесения корректив. Используйте, чтобы внести изменение в штатное расписание, образец приказа, который приведен ниже.
Результаты поиска по запросу "приказ об оптимизации штатной численности в рк":
- Распоряжение совета министров республики крым.
Приказ об изменении штатного расписания
Образец приказа о сокращении численности и штата работников организации в 2017 году
Приказ о сокращении численности и штата: образец при устранении должности работников или штатной единицы в расписании организации
M oyaFirma.com
Об утверждении лимитов штатной численности министерств и иных центральных исполнительных органов с учетом численности их территориальных органов и подведомственных им государственных учреждений — ИПС "Әділет"
Образец приказ о сокращении численности и штата 2017 | Скачать форму, бланк
УТВЕРЖДЕНА | ИНФОРМАЦИЯ о проведении мероприятий по оптимизации сети казенных, бюджетных муниципальных учреждений муниципального образования Красноперекопский район Республики Крым и упорядочению штатной численности работников данных учреждений по состоянию на _ по
Krpero.rk.gov.ru
О мерах по оптимизации штатной численности органов, содержащихся за счет государственного бюджета и сметы (бюджета) Национального Банка Республики Казахстан — ИПС "Әділет"
Образец приказа о сокращении штата и численности работников в связи с оптимизацией
Vashbiznesplan.ru
Практическая реализация «ЭФФЕКТИВНОГО
Mzdrav.rk.gov.ru
ПОСТАНОВЛЕНИЕ | Об утверждении плана мероприятий по оптимизации сети и штатной численности
Порядок внесения изменений в штатное расписание
Основания для внесения изменений в штатное расписание
Внесение изменений в штатное расписание.
Изменения в штатное расписание вносятся на основании принятого работодателем решения, закрепленного приказом. Изменения могут быть следующего характера:
— исключение вакантных должностей или целых подразделений в связи с организационными изменениями в работе организации или предприятия;
— ввод новых штатных единиц при необходимости расширения производства или увеличения оказываемых услуг;
— сокращение штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата организации, индивидуального предпринимателя;
— изменение окладов;
— переименование подразделений и должностей и др.
Изменения в штатном расписании можно оформлять двумя способами:
— изданием приказа о соответствующем изменении;
— утверждением нового штатного расписания.
Работодатель самостоятельно принимает решение о способе внесения изменений в штатное расписание. При проведении мероприятий по сокращению штата или численности закон также не обязывает работодателя вводить именно новое штатное расписание, т.е. он вправе вносить приказом изменения в уже действующее. Таким образом, работодатель может иметь одно штатное расписание на протяжении всей деятельности организации и только приказами регулировать количество должностей или структурных подразделений.
Сведения о наличии вакантных рабочих мест (должностей) работодатель обязан ежемесячно представлять в органы службы занятости (п. 3 ст. 25 Закон РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации"). Часть 1 ст. 8 Закона г. Москвы от 01.10.2008 N 46 "О занятости населения в городе Москве" содержит аналогичную норму. Работодатель предоставляет информацию о потребности в работниках (наличии вакантных рабочих мест, должностей) в соответствии с порядком, утвержденным Постановлением Правительства Москвы от 23.06.2009 N 579-ПП.
1. Дополнение штатного расписания новыми должностями и структурными подразделениями
При необходимости добавления должности в состав структурного подразделения или целого подразделения в состав организации следует издать приказ о внесении соответствующих изменений в штатное расписание, т.е. о вводе новых единиц. Унифицированной формы такого приказа нет, поэтому работодатель вправе ее разработать самостоятельно. Данный приказ подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Дата введения новой должности может не совпадать с датой издания приказа, т.е. изменения могут вводиться позже (например, дата издания приказа — 28.11.2009, а должность вводится с 15.12.2009). При дополнении штатного расписания работодатель не обязан знакомить работников с вносимыми изменениями.
Приведенная ниже схема содержит информацию о способах внесения изменений в штатное расписание путем добавления в него новых должностей (штатных единиц) или структурных подразделений, а также об основных этапах, которые необходимо при этом выполнить.
Способы дополнения штатного расписания
Унифицированная форма
не предусмотрена.
В проекте следует указать:
— дату, с которой вносятся
изменения;
I. Составление нового II. Внесение изменений — наименования новых
штатного расписания в действующее штатное расписание структурных подразделений,
должностей;
— количество новых штатных
— размер оклада (доплат,
Подробнее об этом Составление проекта приказа надбавок).
этапе см. "Составление Изменения могут вводиться
штатного расписания" с даты издания приказа об
настоящего материала утверждении штатного
расписания или позже.
Подписание приказа Приказ подписывает
руководитель организации
или лицо, уполномоченное
на утверждение (изменение)
Приказ регистрируется
Регистрация приказа в журнале (на бумажном
носителе или в электронном
виде). Унифицированная
форма журнала
не предусмотрена.
Хранение приказа Изменения к штатному
расписанию хранятся
постоянно
2. Исключение из штатного расписания вакантных должностей и структурных подразделений
Исключение из штатного расписания вакантных должностей проводится на основании приказа руководителя или уполномоченного лица. В этом случае уведомление работников о сокращении численности или штата также не требуется, так как данные должности работниками не заняты.
Перед началом проведения процедуры сокращения штата или численности работников работодателю рекомендуется исключить вакантные должности заранее, а не одновременно с уведомлением работников о предстоящем высвобождении, поскольку вывод вакантных должностей без предложения их работникам, подлежащим увольнению, может быть расценен судом как несоблюдение процедуры, предшествующей увольнению работников по основанию, предусмотренному п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Поскольку приказ об исключении единиц из штатного расписания составляется по форме, разработанной работодателем самостоятельно, указание в нем оклада или заработной платы, в отличие от приказа о вводе штатной единицы, необязательно.
3. Исключение из штатного расписания штатных единиц или структурных подразделений при сокращении численности или штата
Право принять решение о сокращении штата или численности предоставлено работодателю. Главное условие проведения таких мероприятий — соблюдение норм ч. 3 ст.
Как оформить изменение оклада сотрудника
81, ст. ст. 82 и 180 ТК РФ, т.е. письменное уведомление работников, участие выборного органа первичной профсоюзной организации (при ее наличии) и предложение вакансий работникам, подлежащим увольнению.
3.1. Порядок внесения изменений в штатное расписание при сокращении штата или численности
Решение о сокращении штата или численности работников принимается работодателем самостоятельно и бывает вызвано сложной производственной или экономической ситуацией в организации или у индивидуального предпринимателя или организационными изменениями, которые не позволяют сохранить штат работников в полном составе.
После принятия решения о сокращении штата или численности работников работодатель в отношении штатного расписания должен предпринять следующие действия:
1. Издать приказ об исключении из штатного расписания определенных штатных единиц или должностей либо об утверждении нового штатного расписания без включения в него сокращаемых должностей. При определении даты введения в действие нового штатного расписания или внесения в него изменений необходимо руководствоваться ч. 2 ст. 180 ТК РФ, которая устанавливает, что работники должны быть предупреждены о предстоящем сокращении не менее чем за два месяца. Таким образом, дата ввода в действие изменений не может наступать ранее чем через 2 месяца после издания приказа (например, дата издания приказа о внесении изменений — 11.01.2010, а изменения должны вводиться в действие не ранее 12.03.2010).
2. Издать приказ, распоряжение или иной распорядительный документ, в котором указать проводимые мероприятия по сокращению штата или численности работников организации, дату внесения предполагаемых изменений, подразделения, должности, фамилии, имена, отчества работников, подлежащих увольнению, их права и предоставляемые гарантии в соответствии с законодательством.
3. Подготовить и выдать уведомления работникам, подлежащим увольнению в связи с сокращением численности или штата (если работники не были ознакомлены под роспись с приказом о сокращении штата или численности). Законом не установлена обязанность работодателя выдавать работнику экземпляр такого уведомления, поэтому достаточно ознакомить с ним работника под роспись (ч. 2 ст. 180 ТК РФ).
4. Изменение окладов в штатном расписании
Если работодатель намерен изменить размеры окладов, то он обязан провести мероприятия по уведомлению об этом работников и внесению изменений в трудовые договоры, а при отказе работников от работы в новых условиях расторгнуть с ними трудовые отношения по основанию, предусмотренному Трудовым кодексом РФ.
После принятия работодателем решения об изменении размера окладов необходимо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, составленный в произвольной форме, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.
5. Переименование должностей и подразделений
Если работодатель намерен изменить наименование должности, он должен получить согласие работника на это. В случае отказа последнего следует руководствоваться нормой ст. 74 ТК РФ.
В случае принятия работодателем решения о переименовании структурного подразделения или конкретной должности необходимо издать приказ о внесении изменений в штатное расписание за подписью руководителя или иного уполномоченного лица.
И, соответственно, приказ о его утверждении. Это не зависит от формы его собственности. При необходимости к общему числу обязательных документов добавляется еще и приказ о изменении штатного расписания. Зачем он нужен и для чего составляется? В этом надо разобраться.
Причины внесения изменений
Для начала стоит отметить, что основной трудовой закон (ТК РФ) не требует наличия самого штатного расписания как такового. Но комитет по статистике России внес этот документ в список обязательных бланков, необходимых для учета труда и оплаты на любом предприятии страны.
В силу различных факторов штатное расписание может корректироваться. Все изменения подобного рода должны обязательно сопровождаться изданием соответствующего приказа. Из довольно большого количества можно выделить несколько общих причин, в силу которых необходимо проводить подобного рода мероприятия:
- Изменение существующих и окладов, а также дополнительных выплат и различных надбавок. Это происходит главным образом после изменения в законодательстве или в результате улучшения работы предприятия.
- Изменение наименования существующих должностей или введение новых. Это чаще происходит при реорганизации компании.
- Проведение процедуры сокращения штатов.
- Создание на предприятии новых структурных подразделений.
В любом из перечисленных случаев должен быть издан приказ об изменении штатного расписания, в котором четко разъясняются причины проведения данного мероприятия.
Как правильно оформить
Приказ об изменении штатного расписания, по сути, является промежуточным этапом всей процедуры. Для примера можно рассмотреть ситуацию, связанную с сотрудников. В данном случае предварительно специалистами компании проводится исследование по изучению работы предприятия. Это делается с целью определению возможных путей его реорганизации для улучшения деятельности предприятия в целом или его отдельных подразделений. Исследования оформляются в виде на имя руководителя. По результатам принимается решение о проведении конкретных мероприятий. Затем определяется список должностей, подлежащих сокращению. После этого сотрудники получают уведомления о предстоящем сокращении за 2 месяца. Затем издается приказ об изменении штатного расписания, а на основании его уже готовится приказ о предстоящем сокращении. Далее создается комиссия, которая уже проводит заключительные этапы процедуры на основании действующего законодательства.
Варианты изменений штатного расписания
В ходе производственной деятельности на предприятии могут происходить различные изменения, которые необходимо закрепить в приказном порядке. Точно так и со штатным расписанием. Любое проводимое изменение должно быть оформлено соответствующим образом. В зависимости от глобальности причины существуют два варианта изменения штатного расписания:
Оба варианта оформляются приказом по основной деятельности. Во втором случае вносимые изменения обычно касаются одного или группы работников. В данной ситуации нет необходимости разрабатывать новый документ, поэтому и составляется приказ об изменении штатного расписания. Его можно озаглавить по-разному: «О внесении изменений …», либо «Об изменении …», или просто «О частичном изменении …». Любое из предложенных названий будет верным. Все зависит от причины вносимых изменений.
Образец приказа
Внести какое-либо изменение в расписание штата сотрудников легко. Здесь нет никаких стандартных форм и обязательных условий. В принципе, образец изменения штатного расписания не существует. Оформляется обычный приказ, в котором непременно должны содержаться следующие моменты:
Примерная структура подобного приказа выглядит следующим образом:
- Наименование предприятия.
- Дата и порядковый номер издаваемого приказа.
- ПРИКАЗ.
- Место издания данного приказа.
- Наименование приказа (заголовок).
- Констатирующая часть, которая начинается словами «В связи с…». В ней указывается, какие действия или события привели к вносимым изменениям.
- Слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
- Распорядительная часть. Она обычно начинается со слов «Внести в штатное расписание следующие изменения». Далее следует перечень вносимых изменений, и указывается дата их введения.
- Заканчивается приказ подписью директора (руководителя) предприятия.
Изменение названия (переименование) должности
Для примера можно рассмотреть ситуацию, связанную с изменением наименования должности работника. Если она предусматривает изменение функциональных обязанностей, и этот вопрос является одним из существенных условий договора с сотрудником (статья 57 ТК РФ), то для начала необходимо уведомить его о предстоящих изменениях. Это делается не позднее, чем за два месяца до факта вступления в силу изменения. В случае отказа последует расторжение договора (трудового) по статье 73 ТК РФ с соблюдением всех выплат и гарантий. Если работник согласен с предложенными условиями, то после этого создается приказ об изменении действующего штатного расписания. После этого составляется с работником. Следующим этапом будет приказ о переводе работника на новую должность. Заканчивается такая процедура внесением соответствующей записи каждому работнику в трудовую книжку. Если обязанности работника остаются прежними, то предварительного согласования не требуется. Изменение должности в штатном расписании проводится следующим образом:
- Работник кадровой службы составляет служебную записку на имя руководителя предприятия.
- На ее основании составляется с соответствующий приказ.
- Вносятся изменения в само штатное расписание.
- Составляется к заключенному трудовому договору с работником дополнительное соглашение с указанием проводимых изменений.
- Вносится сразу после этого запись в трудовую книжку сотрудника.
- С даты, указанной в приказе, работник считается переведенным на другую должность.
Внесение изменений в документы сотрудников при изменении штатного расписания
Изменение окладов
Штатное расписание - это документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.
Штатное расписание: разработка, утверждение, унифицированная форма
Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, составление штатного расписания может быть вменено в обязанности экономиста по труду. Поскольку такая должно сть есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.
Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.
Примерная форма приказа о возложении на работника обязанностей по созданию проекта штатного расписания приведена ниже.
В ТКРФ нет прямого требования о наличие штатного расписания в каждой организации, однако в постановление Госкомстата России от 05.01.04 №1 предусмотренно, что унифецированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в т.ч. форма Т-3 (Штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности
Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.
В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.
Форма приказа об утверждении штатного расписания дана ниже.
До апреля 2001 г. законодательство не устанавливало каких-либо требований к составлению штатного расписания. С введением Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26) у работодателя появилась возможность использовать уже готовую форму штатного расписания - форму Т-3. В 2004 г. вышел в свет новый Альбом унифицированных форм, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1, в котором в форму Т-3 были внесены незначительные изменения. Фактически изменились подписи виз согласования в конце формы. Приведем пример заполнения штатного расписания.
Необходимо обратить внимание на то, что в трудовом договоре работника наименование должности должно соответствовать указанному в штатном расписании.
Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ).
На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении профессии (должности) в штатном расписании:
- ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
- Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
- ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Внесение изменений в штатное расписание
Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.
Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.
Во-вторых, как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.
В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:
"О внесении изменений в штатное расписание";
"Об изменении штатного расписания";
"О частичном изменении штатного расписания".
В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:
- совершенствование организационной структуры компании;
- проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;
- реорганизация компании;
- расширение или сокращение производственной основы компании;
- изменение законодательства;
- оптимизация управленческой работы;
- планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д.
Форма приказа о внесении изменений в штатное расписание дана ниже.
Когда происходит изменение штатного расписания, необходимо правильно оценивать происходящие в связи с этим изменения.
Когда в действующее штатное расписание вносятся новые должности, исключаются старые, происходит изменение наименования должности, создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал, и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся. Это могут быть:
1) переименование должности;
2) перевод;
3) переименование отдела;
4) возложение дополнительных обязанностей;
5) изменение окладов.
Во всех этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов.
Рассмотрим все эти варианты отдельно.
Переименование должности имеет место, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Однако необходимо помнить, что согласно ст. 57 ТК РФ наименование должности, специальности, профессии является существенным условием трудового договора. Статья 73 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, по инициативе работодателя допускается изменение определенных сторонами существенных условий трудового договора. Обязательное условие - в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 73 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений - работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за 2 месяца до их введения.
Таким образом, в случае переименования должности, помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности), необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен - следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 73 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку Т-2 и трудовую книжку. Пример внесения записи дан ниже.
Согласно ст. 72 ТК РФ перевод - это изменение трудовой функции или существенных условий трудового договора, в частности места работы (с указанием структурного подразделения), если это указано в трудовом договоре, трудовой функции, прав и обязанностей работника, характеристик условий труда, льгот и компенсаций, режима труда и отдыха, условий оплаты труда.
Постоянный перевод по инициативе работодателя в той же организации допускается с письменного согласия работника. Первым документом при оформлении перевода должно быть предложение о переводе, затем - письменно оформленные изменения к трудовому договору, подписанные работником и работодателем. После этого издается приказ о переводе (унифицированная форма Т-5), основанием для которого является изменение к трудовому договору. После этого вносятся изменения в трудовую книжку и личную карточку Т-2.
Ниже представлена схема оформления документов при переводе сотрудника и схема внесения изменений (дополнений) в трудовой договор.
