Приказ архивы уничтожить. Чем вы рискуете, связавшись с теми компаниями, которые в этом бизнесе недавно? Документы, не подлежащие уничтожению

Организации обязаны обеспечивать сохранность документов. Законодательством предусмотрены сроки хранения, по истечении которых они могут быть уничтожены. Но в некоторых случаях документы приходится хранить за пределами общих сроков. Как долго хранить те или иные документы и в каком порядке их ликвидировать, читайте в статье.

Общие сроки хранения

В настоящее время сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе, «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ), а также в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.
, далее - Перечень).

В соответствии с НК РФ срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов для налогоплательщиков и налоговых агентов, составляет четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Отсчет данного срока начинается с года, следующего за тем, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога ().

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, хранятся не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 2 ст. 29

Особенности отсчета сроков хранения

Срок хранения документов исчисляется с момента, когда документ перестает использоваться для целей учета, причем как бухгалтерского, так и налогового ( , п. 1, 2 ст. 29 ).

Некоторые виды затрат признаются в расходах в течение длительного времени. Документы, подтверждающие такие расходы, надо хранить все время, пока происходит списание расходов, плюс срок, предусмотренный , НК РФ или .

Так, при переносе убытков на будущее компания обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда она уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков, плюс четыре года (п. 4 ст. 283 НК РФ). Это касается и убытков, которые понесли правопредшественники реорганизованных (присоединенных) компаний (постановление Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12). А для целей бухгалтерского учета первичка, подтверждающая убытки, хранится пять лет после отчетного года. Как видим, наибольший срок в данном случае - для целей налогового учета. Им и нужно руководствоваться.

Первичные документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, используются для составления налоговой отчетности в течение всего периода начисления амортизации. Поэтому для налогового учета четырехлетний срок их хранения исчисляется с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (). При этом в бухгалтерском учете первичные документы, отражающие формирование первоначальной стоимости, должны храниться не менее пяти лет. В данном случае максимальный срок - бухгалтерский.

Напомним, что документы об определении амортизации (протоколы, расчеты, ведомости, заключения) согласно нужно хранить постоянно.

Документы, подтверждающие формирование безнадежной задолженности, для целей налогового учета придется хранить не меньше семи лет: три года - срок исковой давности плюс четыре года - срок, предусмотренный НК РФ (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 08.11.2012 № А11-6321/2011). В бухгалтерском учете безнадежную задолженность надо еще пять лет отражать на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н). Поэтому при определении времени, в течение которого нельзя уничтожать такие документы, нужно ориентироваться на нужды бухгалтерского учета: пять лет, установленные для хранения первички , придется отсчитывать с момента аннулирования задолженности (пять лет на счете 007 плюс пять лет, предусмотренные для хранения).

Для целей налогового контроля инвестор по соглашению о разделе продукции (или оператор такого соглашения) обязан хранить первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, в течение всего срока действия такого соглашения (п. 2 ст. 346.42 НК РФ). Объясняется это требованием тем, что выездной налоговой проверкой может быть охвачен любой период в течение срока действия соглашения, начиная с года вступления соглашения в силу (п. 1 ст. 346.42 НК РФ). Значит, законодательно установленный срок хранения отсчитывается от момента, когда закончилось действие соглашения.

Документы, подтверждающие расходы на обучение, для налогового учета нужно хранить в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение, профессиональная подготовка или переподготовка которого были оплачены налогоплательщиком, в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее четырех лет (подп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ). Связано это с особенностями признания расходов на обучение. Такие затраты списываются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но если трудовой договор с физическим лицом был прекращен до истечения одного года с начала обучения, названные затраты придется включить во внереализационные доходы (подп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ). Получается, что документы, подтверждающие обучение, нужно хранить весь срок обучения плюс один год плюс четыре года.

Восстановление утраченного

Случается, что документы утрачиваются в результате стихийных бедствий (пожар, наводнение, др.), а то и просто при ненадлежащем хранении. Восстанавливать такие документы организация обязана, даже если они ранее уже были проверены ИФНС в рамках выездной налоговой проверки (подп. 1 п. 1 ст. 31, ст. 93.1 НК РФ, письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, ). Для этого необходимо:

Назначить комиссию по расследованию факта утраты (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105);

Составить акт с подробным (по возможности) указанием утраченных документов;

Получить справку уполномоченного госоргана о произошедшей чрезвычайной ситуации (постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.05.2012 № 17АП-3281/2012-АК). Это поможет продлить срок предоставления документов проверяющим или суду.

На основании восстановленной документации необходимо заново сформировать регистры бухгалтерского и налогового учета, а также бухгалтерскую и налоговую отчетность. В случае неполного восстановления документов компания должна пересчитать свои налоговые обязательства, подать уточненные налоговые декларации. Если этого не сделать, налоговые органы вправе сами определить суммы налогов, подлежащие уплате в бюджет, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о компании и о сфере ее деятельности (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ, Определение ВАС РФ от 31.03.2010 № ВАС-5/10). Как мы понимаем, расчетная сумма вряд ли будет выгодна для налогоплательщика.

Внимание!
В пункте 3 ст. 29 сказано, что экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений. Для хранения документов организация может либо создать собственный архив, либо привлечь стороннюю организацию.

Уничтожение документов

Процедуру уничтожения документов нужно обязательно оформить соответствующим образом. При этом можно руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Порядок следующий. В начале года необходимо создать постоянно действующую экспертную комиссию. Образец положения об экспертной комиссии можно взять из приказа Росархива от 19.01.95 № 2 (см. приложение 1).

Экспертная комиссия проводит инвентаризацию документов с истекшим сроком хранения и представляет на утверждение руководителя фирмы акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (примерный образец акта см. в приложении 2).

Документы, предназначенные для уничтожения, нужно передать на переработку (утилизацию) и оформить это приемо-сдаточной накладной. Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг и составить еще один акт - об уничтожении документов (см. приложение 3). Этот акт также утверждается руководителем организации.

Все документы по утилизации организация должна сохранить в архиве.

Ответственность

Ответственным лицом за организацию хранения документов является руководитель компании или индивидуальный предприниматель (ст. 7, 29 ).

За нарушение правил хранения предусмотрены административные санкции:

• по ст. 13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов - штраф для должностных лиц от 300 до 500 руб.;
• по ст. 13.25 КоАП РФ, за неисполнение обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, об обществах с ограниченной ответственностью, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и т.д. и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов - штраф для должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб., а для юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб.;
• по ст. 15.11 КоАП РФ, за «грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов» - штраф на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб.

Кроме того, ответственность установлена за непредоставление или отсутствие документов, которые могли быть утрачены из-за неправильного хранения или уничтожены раньше времени.

Во-первых, это санкции, которые предусмотрены НК РФ:

По ст. 120 НК РФ - за отсутствие данных бухгалтерского и налогового учета, документов, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов, на налогоплательщика налагается штраф в размере 10 000 руб. Если утраченные документы касаются не одного, а нескольких налоговых периодов, штраф увеличивается до 30 000 руб. А в случае, когда из-за потери документов оказалась занижена налоговая база - до 20% от суммы недоимки, но не менее 40 000 руб.;

По ст. 126 НК РФ - за непредставление документов по запросу налоговых органов предусмотрен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ. По этой же статье могут оштрафовать и до 10 000 руб. (до 1000 руб. для индивидуальных предпринимателей), если нарушение будет квалифицировано как отказ лица предоставить документы.

К сведению
Количество непредставленных документов для определения размера штрафа инспекторы могут определить расчетным методом (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 16.08.2013 № А67-160/2013).

Во-вторых, на должностных лиц компании может быть наложен административный штраф по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ - за «непредставление в установленный законодательством о налогах и сборах срок либо отказ от представления в налоговые органы, таможенные органы оформленных в установленном порядке документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля». Размер штрафа - от 300 до 500 руб.

Приложение 1. Образец приказа о создании экспертной комиссии

ЗАО «ГАММА»
Приказ
г. Москва

10.01.2014 г. № 4

О создании экспертной комиссии

В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения которых истек,

Приказываю:

1. Создать экспертную комиссию в составе:

Председатель - юрисконсульт Иванов И.И.;

Члены комиссии - заместитель главного бухгалтера Петров В.В., делопроизводитель Сидоров С.С.

2. К 25 мая 2014 г. экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения документов, срок хранения которых истек.

Генеральный директор________________Ромашов Р.Р.

Приложение 2. Образец акта о направлении документов на уничтожение

Утверждаю
Генеральный директор
________Ромашов Р.Р.

АКТ
г. Москва
25.05.2014 г. № 45

О направлении документов на уничтожение

Экспертная комиссия, назначенная приказом от 10.01.2014 № 4, составила настоящий акт о том, что по результатам проведенной инвентаризации и экспертной оценки выявлены документы, подлежащие уничтожению, а именно:

Счета-фактуры за 2009 г. (9 папок),

Гарантийные письма за 2008 г. (1 папка),

Реестры расчета земельного налога за 2008 г.

Председатель комиссии__________Иванов И.И.

Члены комиссии:__________Петров В.В.

Сидоров С.С.

Приложение 3. Образец акта об уничтожении документов

Утверждаю
Генеральный директор ЗАО «ГАММА»
________Ромашов Р.Р.

АКТ
г. Москва

26.05.2014 г. № 46

Об уничтожении документов, выделенных по акту от 25.05.14 № 45

Экспертная комиссия, назначенная приказом от 10.01.2014 г. № 4, составила настоящий акт о том, что документы, выделенные к уничтожению актом от 25.05.14 № 45, уничтожены путем сдачи в макулатуру (в опечатанном виде).

Утилизация ненужных бухгалтерских и секретных документов предприятия - это ответственная и трудоемкая работа. Не всегда получается выполнить самостоятельно уничтожение тиража или архива документов с истекшими сроками хранения в самой компании, так как для этого нужно специальное оборудование. Помимо этого, требуется отдельное помещение для его установки и обучение сотрудников правилам эксплуатации.

Компания «БУМВТОР» занимается уничтожением документов в Москве не первый год и обеспечивает полный комплекс услуг по утилизации бумаг и секретной документации:

• вывоз из архива или офиса;
• транспортировка бухгалтерских документов, тиражей, архивов к месту уничтожения;
• измельчение шредером или сжигание в присутствии заказчика.

Государственные и частные предприятия, посольства, офисы заказывают уничтожение документов, срок хранения которых уже истек, у специализированных фирм. Данная услуга помогает снизить расходы на хранение, утилизировать бумаги быстро, без затрат времени и поиска оборудования. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения уже стало обязательным во многих фирмах.

Преимущества услуги

1. Уничтожение секретных документов - это гарантия того, что конфиденциальная информация не попадет к конкурентам, а финансовые отчеты бухгалтерии не увидят посторонние люди.
2. Уничтожение документов, срок хранения которых истек, способствует продуктивной работе архива и предприятия в целом.
3. Освобождается площадь, что особенно актуально при высоких затратах на хранение документов.

Стоимость уничтожения документов

Мы оплачиваем до 9 000 руб. за 1 тонну!

При помощи компании «БУМВТОР» уничтожение документов в Москве обойдется значительно дешевле и безопаснее, чем утилизация силами сотрудников. Даже если в офисе установлен измельчающий шредер, его мощности не хватит для быстрой утилизации большого объема бумаг. Заказав процедуру уничтожения секретных документов у нас, клиент может лично проконтролировать процесс. В масштабах предприятия расходы на утилизацию будут небольшими, особенно если учесть экономию времени и безопасность проведения процедуры.

Наш автопарк

Способы и технология уничтожения

1. Шредирование - документы измельчают в специальном шредере, потом полученную бумажную массу пускают как вторсырье на переработку.
2. Химическая обработка - надежный способ, но дорогой. Подлежащие уничтожению документы, срок которых истек, обрабатывают химическим реактивом до полного разложения. Для большого объема бумаг потребуется значительное количество реактива, специальное помещение и последующая утилизация.
3. Сжигание - простой метод уничтожения тиража или секретных и бухгалтерских документов, но бумаги в стопках будут долго гореть. Также для процедуры необходимо специальное место.
4. Вывоз на свалку, закапывание - весьма ненадежный способ. Для разложения бумаги требуется весьма длительное время.

Этапы утилизации

Преимущества работы с «БУМВТОР»

• Конфиденциальность, закрепляемая документально.
• Профессиональное оборудование высокой мощности для полного уничтожения архива документов.
• Возможность выезда к заказчику в Москве.
• 100% уничтожение бухгалтерских, а также любых других секретных документов, срок хранения которых истек, с выдачей акта выполненных работ.

У ничтожение документов - важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения. Поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия.

Кого включить в комиссию для подтверждения факта уничтожения документов индивидуальному предпринимателю, у которого нет наемных работников? См. на нашем сайте

Для того чтобы провести полноценную оценку документов, выделяемых к уничтожению, в состав экспертной комиссии желательно включать следующих сотрудников:

• представителя руководства организации;
• архивиста;
• главного бухгалтера организации;
• представителя службы персонала организации;
• представителя юридической службы организации;
• сотрудника службы документационного обеспечения или секретаря организации.

Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. В организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и каждый год. Экспертная комиссия (ЭК) устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним (актом) готовит документы на уничтожение.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

2.2.3. ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Пример 1

Свернуть Показать

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на всех этапах жизненного цикла документа:

• в текущем делопроизводстве:
  • при составлении номенклатуры дел,
  • при формировании документов в дела,
  • при подготовке дел к последующему хранению;
• в архиве организации:
  • в процессе подготовки дел к передаче в центральные архивы;
  • в процессе выделения документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Основными функциями экспертных комиссий являются:

• отбор документов постоянного и временного хранения для передачи в архивы;
• отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению;
• выделение к уничтожению дел, срок хранения которых истек;
• рассмотрение описей дел постоянного срока хранения и актов на дела, отобранные для уничтожения;
• рассмотрение актов на дела, отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на хранение в архивы;
• участие в уничтожении дел.

В соответствии со сроками, установленными приказом о проведении экспертизы ценности документов, работниками службы архива организации и ДОУ совместно с ЭК ежегодно проводится экспертиза ценности документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации и находящихся на хранении в архиве организации.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

2.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документов, подлежащих постоянному хранению, которые описываются в соответствии с установленными Правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации; в случае если организация является фондообразователем государственного архива, то вновь составленные описи подлежат также согласованию с ЭПК государственного архива, в который в дальнейшем дела будут переданы на постоянное хранение. Особое внимание при этом необходимо уделять и документации по личному составу, так как данные документы передаются на государственное хранение в случае ликвидации организации.

В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению оформляются только после составления и утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.

Свернуть Показать

Наталия Носарева

Работа комиссии, как правило, начинается с выделения к уничтожению дел временного срока хранения, в которых в принципе не могут быть подшиты документы постоянного и долговременного хранения. Но с целью исключения факта случайного уничтожения документов, подлежащих дальнейшему хранению, рекомендуется проводить полистную проверку дел.

Дела с грифом секретности и несекретные включаются в отдельные акты.

Если комиссией выявлено, что в дело подшиты документы, имеющие постоянные, длительные и истекшие сроки хранения, то такое дело расшивается в целях отбора на хранение документов с постоянными и длительными сроками хранения и изъятия для уничтожения документов с истекшими сроками хранения. Выделенные из дел документы постоянного хранения оформляются в самостоятельные дела. Для оставшихся документов временного хранения определяются сроки их хранения. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Документам с истекшим сроком хранения, выделенным из данного дела, присваивается статус дела, под именем которого они будут включены в акт.

Если при проведении экспертизы обнаружены документы постоянного срока хранения с повторяющейся информацией (оригиналы, копии или дубликаты), то проводится проверка на наличие оригинальных документов, которые и подлежат дельнейшему хранению. Остальные документы, как правило, уничтожаются. Если обнаружено несколько копий одного документа постоянного срока хранения, но оригинал не найден, то для последующего хранения оставляется одна копия (как правило, лучшего качества или наиболее полная по содержанию), остальные копии выделяются к уничтожению.

К уничтожению также могут быть отобраны документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.

Свернуть Показать

Наталия Носарева , эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:

Мне приходилось читать акт с такого рода формулировкой: мешки бухгалтерских документов, не подлежащие распознанию. Это говорит о том, что архивы организаций чаще всего находятся в ужасных условиях и документы подвергаются воздействию внешней среды. Упомянутый акт был составлен после очередного затопления кипятком архива, находящегося в подвале жилого дома.

Экспертная комиссия выявляет точное количество документации, которую необходимо ликвидировать, кроме того, проводит взвешивание утилизируемых документов (если в организации имеется такая возможность). Как правило, документы (пачки, тюки, мешки с документами) взвешиваются только в пункте вторсырья, в котором имеется соответствующее оборудование. После окончания работы оформляется акт о выделении документов к уничтожению. Обратите внимание, что механическая переработка или сжигание архивных дел (документов) должны производиться до полной их переработки (сжигания) в присутствии членов комиссии. Для утилизации документов возможно привлечение специализированной организации.

Архивная обработка документов с целью их списания и уничтожения

Работа по выделению документов к уничтожению, как правило, проводится как в архиве организации, так и в структурных подразделениях, которые осуществляют текущее хранение документов.

Свернуть Показать

Наталия Носарева , эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:

В структурных подразделениях ежегодно после завершения календарного года проводится работа, направленная на формирование и подготовку дел постоянного хранения для передачи в архив организации, а также на своевременное выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Хотелось бы отметить, что документы, срок хранения которых менее 5 лет, как правило, в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях до момента их утилизации.

Архивом организации также проводится работа по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, приему дел, подлежащих уничтожению из структурных подразделений, составлению акта и организации вывоза документов на утилизацию.

Теперь поясню детальнее, как проводится эта работа.

Делопроизводитель структурного подразделения на основании номенклатуры дел, утвержденной на завершившийся календарный год, выделяет дела, подлежащие постоянному и долговременному хранению, оформляет дела в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций к передаче их на хранение в архив организации. На дела, срок хранения которых истек, составляется документ, на основании которого дела будут переданы в архив для включения в акт выделения к уничтожению документов. Этим документом, как правило, является упрощенная форма утвержденного правилами акта. Акт подписывается делопроизводителем, его составившим, и утверждается руководителем структурного подразделения.

Архивариус принимает из структурных подразделений дела с истекшими сроками хранения по акту, которые обязательно проверяются на предмет правильности включения дел в акт. Дела, срок хранения которых, по мнению архивариуса или экспертной комиссии, еще не истек, возвращаются в структурные подразделения для дальнейшего хранения или оседают в архиве.

Архивариусом также просматриваются описи дел, переданных на хранение в архив организации, выделяются дела, срок хранения которых истекает. Выделенные таким образом дела изымаются из хранилищ или других мест хранения.

Еще раз хотелось бы отметить, что выделение к уничтожению документов проводится только после утверждения описей дел постоянного и долговременного срока хранения!

Итак, дела сняты с полок, вынуты из сейфов и хранилищ! Что делать? Теперь эту массу дел необходимо упорядочить и описать, т.е. составить акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Хорошо, если организация проводит уничтожение документов регулярно, т.е. ежегодно. А при больших объемах документации и сравнительно небольших объемах архивных помещений такую работу целесообразно проводить два, а то и три раза в год. Это позволит довольно оперативно обновлять архивный фонд и не хранить на «дорогущем архивном пространстве» документы, давно потерявшие свое практическое значение.

При составлении акта необходимо учитывать и тот факт, что описание дел, включаемых в акт, отличается от описания дел, вносимых в описи. В акте не описывается каждое дело индивидуально, а указывается общее количество дел данного вида (наименования) и крайние сроки завершения дел в делопроизводстве.

Например, в описи приказов по основной деятельности мы должны дать наименование каждого дела, указать его крайние даты, количество страниц дела и т.д., а при внесении в акт копий тех же приказов достаточно отразить следующую информацию:

Поэтому при составлении акта методика проста: разложили дела по наименованию, пересчитали количество дел одного наименования и указали крайние даты дел, т.е. дату закрытия самого «старого» и самого «молодого» дела. Вот и все.

В акте дела располагаются в той последовательности, в которой они внесены в номенклатуру дел организации.

Желательно также проверить общее количество «реальных» папок и общее количество дел, которое вы укажете в итоговой записи к акту. Внимание! Эти две суммы должны обязательно совпадать.

Еще учтите распространенную ошибку: в качестве основания в преамбуле акта часто указывают приказ, на основании которого проводятся работы, однако это неверно. Если внимательно читать Приложение 4 к Основным правилам работы организаций, то можно увидеть, что в преамбуле ссылка дается на перечень, на основании которого устанавливались сроки хранения документов (она присутствует в подстрочном комментарии к той графе, куда следует вписывать документ-основание). Да, сейчас возникла неопределенность с будущим Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом в 2010 году. Он признан судом не вступившим в силу из-за нарушения процедуры официального опубликования. Но надеюсь, что это «временная заминка», выход из которой будет найден в ближайшее время Росархивом и Министерством культуры. Тем более, что замены этому Перечню в устоявшейся технологии работы в сфере ДОУ и архивного дела пока нет!

ВАС РФ признал не вступившим в силу «Перечень типовых управленческих архивных документов...». Когда и почему? Как будут развиваться события? См. статью« ».
Кроме того, см. на эту тему.

После проведения экспертизы ценности документов экспертная комиссия может принять решение о полном или частичном уничтожении архивных дел. Иногда перед уничтожением создается электронный архив путем сканирования документов.

При этом использование документов, выделенных к уничтожению, для хозяйственных нужд (например, на черновики) запрещено!

Если принято решение о полной утилизации, то проводятся работы по разброшюровке дел, извлечению скрепок и других видов крепежа. Например, если документы, скрепленные скобами, попадут в шредер, то они могут испортить аппарат.

Если вы проводите работу по уничтожению документов не первый год и у вас в архиве идеальный порядок, то удобно изымать дела из хранилища только после утверждения акта и сразу же складывать их в тару - мешки или коробки. Но это возможно только при наличии «идеального архива», в котором не нужно просматривать каждое дело и определять срок его хранения на месте.

Итак, акт составлен. Он подписывается лицом, его составившим, согласовывается ЭК организации, о чем на акте делается соответствующая запись. Затем акт передается на утверждение руководителю организации, который несет полную ответственность за хранение документов.

Если организация является фондообразователем государственного архива, то акты утверждаются только после согласования описей дел постоянного хранения и дел по личному составу с ЭПК государственного архива, о чем на акте также делается соответствующая запись.

Документы могут уничтожаться на территории компании или транспортироваться с погрузкой. Для исключения утери документов они должны быть упакованы.

При этом осуществлять доставку и погрузку документов может как ваша компания, так и специализированная организация, занимающаяся уничтожением документов. В любом случае присутствие специалистов вашей компании обязательно при погрузке документов и при самой процедуре уничтожения, поскольку требуется соблюдение конфиденциальности.

Обратите внимание, что некоторые компании специализируются на вывозе макулатуры и ее последующей переработке (и, соответственно, выполняют большие объемы работы бесплатно, прибыль они получают за счет передачи бумажной массы на производство), а другие - именно на конфиденциальности и высокой степени надежности. При использовании компании, которая специализируется на утилизации макулатуры, ваша организация может столкнуться с «утечкой информации», с непредвиденными последствиями.

Документы, не подлежащие уничтожению

Документы, которые в силу Перечня типовых управленческих документов, а также других законодательных и нормативных актов должны храниться постоянно, подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным положением об Архивном фонде РФ. Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то хранить их она должна самостоятельно.

Свернуть Показать

Наталия Носарева , эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:

Документы, отобранные экспертной комиссией организации на постоянное или длительное хранение, описываются. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в 4 экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и утверждаются руководителем организации.

Если организация является фондообразователем государственного архива, то составленные и утвержденные в организации описи дел в обязательном порядке направляются на утверждение архивному органу (ЭПК государственного или муниципального архива). Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в государственный или муниципальный архив в качестве контрольного документа, по которому документы будут приниматься на хранение.

Сопроводительная документация для уничтожения документов

Основным документом, в соответствии с которым осуществляется уничтожение документов, является акт о выделении документов к уничтожению. В общем виде это список разновидностей документов, предлагаемых к уничтожению, с указанием их количества (см. Пример 2)

Типовая форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждена решением коллегии Росархива и является приложением 4 к Основным правилам работы архивов организаций.

Пример 2

Свернуть Показать

У акта множество дат. Они показывают хронологию событий. Объясним ее, используя условные обозначения:

1 - дата протокола ЭПК архивного учреждения (государственного или муниципального архива), согласовавшего описи дел постоянного и долговременного срока хранения (в нашем примере это 12.01.2011). Она переносится в акт из имеющегося в вашем распоряжении протокола и должна быть раньше даты составления акта. Если организация не является фондообразователем государственного или муниципального архива, то, естественно, описи можно не согласовывать и этот пункт из данного акта можно исключить;

2 - дата акта (в примере это 25.01.2011) - указывается в бланке документа, является датой составления акта, его подписания должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, его подпись оформляется в итоговой части акта. В утвержденной Росархивом форме этого акта присутствует одна подпись (обычно председателя ЭК организации), но на практике данный акт могут подписывать все участники этой экспертной комиссии (такой вариант показан в нашем Примере 2);

3 - дата согласования акта с ЭПК(ЭК) организации (26.01.2011). Акт согласовывается только после его составления, поэтому дата согласования и номер протокола вносятся в акт после его рассмотрения на заседании комиссии, и, естественно, дата согласования акта должна следовать за датой его подписания (составления);

4 - дата утверждения акта руководителем организации (27.01.2011). Согласованный с ЭК организации акт передается на утверждение руководителю организации;

5 - далее на основании утвержденного акта документы вывозятся в пункт утилизации. Поэтому дата вывоза документов является следующей датой, которая проставляется на акте на основании совершившегося факта вывоза документов;

6 - после того как документы вывезены и уничтожены, архивариус обязан внести соответствующие записи в учетные документы архива (в описи), о чем делается следующая запись с проставлением даты внесения изменений (в нашем примере это 31.01.2011, т.е. в тот же день, когда были вывезены документы).

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте отдельно от документов с постоянными и временными сроками хранения.

Дела, подлежащие уничтожению, в дальнейшем передаются на утилизацию. Факт уничтожения документов оформляется следующим актом. Он составляется в произвольной форме, при этом обязательно указываются состав комиссии, проводившей утилизацию документов, дата совершения действия, акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации, которая занималась уничтожением (см. Пример 3).

Свернуть Показать

Наталия Носарева , эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:

Членами комиссии, проводящими утилизацию документов, не обязательно должны быть члены ЭК вашей организации. Это особенно актуально в том случае, когда уничтожением документов занимается сторонняя организация. В акте обязательно указывается следующая фраза: «Документы уничтожены (измельчены, сожжены) в нашем присутствии полностью».

Если утилизация документов не проводилась в организации самостоятельно, а документы были переданы на уничтожение сторонней организации, то от нее нужно получить (в этих документах нет необходимости перечислять уничтожаемые документы, как в акте из Примера 2, в них будет достаточно указать количество сдаваемых дел и их общий вес):

• сначала накладную о передаче документов (она оформляется в момент их передачи);
• акт об уничтожении документов, который вы сможете получить позже, после их фактического уничтожения (хотя некоторые организации могут отказаться его вам предоставить, сказав, что хватит и накладной).

Получается, что в результате процедуры уничтожения у вас на руках должно остаться несколько документов:

• акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (см. Пример 2), он оформляется только вашей организацией;
• накладная, подписывается двумя организациями в случае передачи документов «на сторону» для уничтожения;
• акт об уничтожении документов (см. Пример 3) оформляется обязательно той организацией, которая осуществляла этот процесс (т.е. это может быть как ваша, так и сторонняя организация). Если уничтожение проводилось самостоятельно, то акт для себя вы, конечно, оформите. Если документы передавались сторонней организации, то попросить акт стоит, но в случае отказа можно довольствоваться и накладной.

Акты о выделении к уничтожению документов после внесения изменений в учетные документы архива подшиваются в дело «Акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения». К каждому из них прилагаются копии протоколов, указанных в акте, и приемо-сдаточная накладная, акт уничтожения документов.

При физическом уничтожении документов нужно руководствоваться следующими принципами :

• уничтожение должно быть санкционированным и проводиться в соответствии с требованиями нормативных правовых актов;
• документы, связанные с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями, уничтожать не следует;
• уничтожение документов проводится таким образом, чтобы обеспечивать конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
• уничтожаются все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая персональные, страховые и резервные.

Уничтожение документов с истекшими срокам хранения можно производить несколькими способами.

У электронных документов есть своя специфика.

Свернуть Показать

Специалисты компании «Архив приор» считают :

В каком же порядке должны уничтожаться электронные документы? В первую очередь нужно отчетливо понимать, что после того как вы удалили документ в корзину и очистили ее, он никуда не делся. Он так же располагается на жестком диске компьютера, хоть и размечен как свободное пространство. В данный момент у вас на жестком диске, вероятнее всего, еще хранятся электронные документы, удаленные вами пару лет назад. Просто удивительно, что грамотный специалист в области IT может обнаружить на вашем компьютере!

Первое правило: обыкновенное удаление документа не работает.

Порядок уничтожения электронных документов такой: поверх места, где находился ваш файл, записывается случайный массив данных, так называемый «информационный мусор». Но даже спустя 4-5 циклов записи такого «мусора», все еще можно восстановить ваши документы по «магнитному эху». Стандарт ведения гражданской документации предписывает 8 циклов такой перезаписи, а по стандарту Пентагона их должно быть 50. Такой способ уничтожения документов довольно долгий и не совсем удобный, зато позволяет быть уверенным, что электронная документация не попадет в чужие руки.

Электронные документы можно уничтожить электромагнитным излучением, путем физического уничтожения носителя (сделать это можно химическими средствами, с помощью очень высоких температур или разрушить ударами).

Если документы размещены на бумажных носителях, то существуют три основных варианта их уничтожения: промышленное шредирование, химическое уничтожение и сжигание (в больших объемах оно производится на специальных площадях и оборудовании). Справа в Таблице мы перечислили достоинства и недостатки этих методов уничтожения, добавив к ним «закапывание» не потому, что рекомендуем его использовать, а потому, что некоторые «умельцы» прибегают к нему, хотя он малоэффективен. Чаще всего уничтожение архивных дел, включенных в акт, производится путем сожжения или механической переработки на специализированных бумагоперерабатывающих предприятиях. Если необходимо уничтожить большие объемы секретных документов, то, как правило, обращаются к компаниям, имеющим лицензию на право переработки документов, составляющих государственную тайну. При малых объемах с этим можно справиться самостоятельно.

Никто не застрахован от ошибок, в том числе от уничтожения нужных документов. В подобном случае компания должна предпринять меры по их восстановлению.

О фиксации факта утраты документов и способах их востановления читайте в статье « »

Конечно, могут быть применимы специфические технологии по сборке шредированных документов. Кроме того, если документы утрачены в результате затопления, могут использоваться технологии по замораживанию или диффузионной сушке. Однако на практике такие методы скорее исключение из правил.

Какие-либо правила, установленные на законодательном уровне, фактически отсутствуют. Однако удалось найти письмо УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411, которое в случае пропажи или гибели первичных документов рекомендует:

• назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов;
• предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.

Компания может заключить договор со сторонней организацией для восстановления документов. Как правило, компании прибегают к восстановлению бухгалтерских и кадровых документов. После завершения работ по восстановлению документов, выполненных сторонними фирмами, необходимо составить акт сдачи-приемки выполненных работ.

В заключение также следует отметить, что в России уничтожение документов по истечении обязательного периода хранения является правом, а не обязанностью организации (письмо Минфина России от 18.10.2005 № 03-03-04/2/83).

Таблица

Достоинства и недостатки основных способов уничтожения бумажных документов

Свернуть Показать



Сноски

Свернуть Показать