Возврат дебиторской задолженности. ​Списание безнадежной дебиторской задолженности: проводки по налоговому и бухучету

Какие документы показать налоговикам, если у них появятся вопросы.

Примеры невозвратных долгов и причины их возникновения

Разрешается списывать только ту задолженность, которая официально признана безнадежной. Оснований для такого признания несколько:

• обязательства должника прекращены по причине невозможности исполнения;
• организация-должник ликвидирована;
• исполнительное производство по делу завершено.

Особенно примечательным является последний случай. Проиллюстрируем его типичным примером из практики.

Контрагент компании А долгое время не закрывает дебиторку. Компания инициирует судебное разбирательство. Суд выносит постановление о взыскании долга. Приставы получают исполнительный лист, но не могут работать с должником. Последний либо скрылся, либо оставил свою компанию фактически без имущества, продажа которого могла бы покрыть долг или его часть. Исполнительное производство закрывается. Компания А получает возможность списать дебиторку.

Второй пример касается ликвидированных и так называемых «мертвых» заемщиков. Если компания-должник обанкротилась и ликвидирована в установленном порядке, об этом появляется запись в ЕГРЮЛ. Ее дебиторка автоматически признается безнадежной (невозвратной), списывается в стандартном порядке. Если компания не является банкротом официально, но признаков жизни в течение последнего календарного года не подает, налоговики могут принудительно вычеркнуть ее из Госреестра. В этом случае, несмотря на отсутствие решения суда, дебиторку тоже можно признать невозвратной. Об этом свидетельствует действующая судебная практика. Ссылаться для признания долгов безнадежными лучше на ГК (ст. 64.2).

Как быть с невозвратными долгами ИП?

Если вашим должником является индивидуальный предприниматель, он, как и компания, может быть признан банкротом. С даты вынесения судом соответствующего решения задолженность считается невозвратной. В этом случае ее можно списывать. А вот если вы заметили, что контрагент ИП просто снят с налогового учета, не спешите проводить списание. По закону ответственность ИП по обязательствам является полной.

Долг может быть погашен за счет, например, продажи имущества, если предприниматель официально не признан банкротом.

Списание невозвратного долга в связи со смертью должника ИП тоже имеет свои особенности. Осуществить его возможно только после попытки взыскания суммы задолженности с наследников предпринимателя. Правда, следует учитывать, что отвечают они по долгам ИП только в пределах наследуемого имущества.

Долг должен быть реальным

Списывать, учитывать в целях налогообложения можно только реальные невозвратные долги. То есть их наличие должно подтверждаться документально. Если первички, подписанной должником, у вас нет, значит, официально нет и задолженности.

Для подтверждения реальности долгов используются:

• платежные поручения;
• акты на передачу прав;
• акты оказанных услуг, выполненных работ;
• товарные накладные.

Обратите внимание: подтвердить реальность долга без первички не получится. Акты сверки с контрагентом, в которых отражена задолженность, не подходят. На эту тему давались разъяснения налоговиками: .

Без первички обратиться в суд для признания долга безнадежным можно только при наличии расписки, подписанной дебитором, а также письменно оформленного грамотного пояснения причины отсутствия других подтверждающих документов.

Как списывать долги?

Итак, имеющаяся дебиторка официально признана невозвратной. У вас на руках соответствующие документы (например, судебное решение, исполнительный лист, выписка из ЕГРЮЛ о прекращении деятельности должника). Осталось дело за малым — списать ее, отразить в учете в расходной статье.

Списанию всегда предшествует инвентаризация расчетов. Для ее проведения в организации издается соответствующий приказ. Проводится инвентаризация в нормативном порядке. В инвентаризационной комиссии могут участвовать сотрудники организации и приглашенные эксперты. Последние должны иметь разрешительные документы (доверенность на участие в инвентаризационных мероприятиях). По результатам проведения инвентаризации заполняются акт и справка (форма № ИНВ-17).

Следующим этапом является издание приказа о списании задолженности. В его тексте важно точно указывать, что списывается, в какой сумме. Также обязательно должны присутствовать данные дебитора. Вступает в силу такой приказ непосредственно в день подписания.

Итак, все документы оформлены, долг может списываться в 1С (удаляться из ОСВ). Скорректированные учетные данные будут отражены в очередной декларации по налогу на прибыль.

Не удивляйтесь, если налоговики потребуют подтверждения правомерности списания невозвратной задолженности. Составьте пояснительное письмо, приложите к нему копии всех документов, подтверждающих реальность долга (решение суда, исполнительный лист, выписку из ЕГРЮЛ и т.п.) и документы по его фактическому списанию (приказы по инвентаризации, акт, справку). Этого будет достаточно.

1. Текущая задолженность – задолженность начиная с даты поставки до даты указанной в качестве граничной даты в договоре поставки по каждому из клиентов.
Когда мы в договоре пишем одну дату, а после нее разрешаем еще 2 недели мы лукавим. Необходимо объяснить менеджерам и клиентам, что мы придерживаемся буквы договора. Мы, конечно, можем дать еще время сверх указанного в договоре, но для менеджера и клиента это не должно стать постоянно-привычным.

2. П росроченная управляемая ненормативная задолженность – задолженность сроком от 1 до 5 дней, стоящая на контроле у менеджера. Срок необходим для решения сложных вопросов по оплате и ожидания прихода безналичн.денег. С этого этапа в 1С должен стоять запрет на последующие отгрузки клиенту. Снятие запрета может произойти по решению непосредственного руководителя с переходом задолженности в категорию

3.дебиторка. Срок наступает с момента прочрочки даты оплаты в договоре, в случае не погашения дебиторки на этапе 2. Все это время дебиторка находится на контроле: детально у непоредственного руководителя и в качестве итоговой суммы и прогнозной даты оплаты у директора по продажам. Срок дебиторки ограничен решением вопроса непосредственным руководителем.. Возможно 2 решения данного вопроса: погашение задолженности, либо переход ее в п.4.Наличие такой дебиторки предмет для наложения штрафов на менеджера.

4. Невозвратная дебиторка – дебиторка полностью, либо частично списывается с лиц ответственных за нее, в случае выявленных нарушений при работе с дебиторкой, либо, в случае отсутствия нарушений со стороны менеджера (мошенничество клиента, отказ от уплаты долга), дебиторка подлежит снятию ее с контроля менеджером с передачей дел структуре, ответственной за взыскание долга, либо передачей дел правоохранительной системе.

Дебиторка для клиентов работающих с "оплатой по мере реализации".

1. Текущая задолженность – задолженность образованная при поставке товара клиенту, в случае если поставленный товар не продан клиентом и имеется у него в наличии. Срок текущей задолженности неограничен, при условии соблюдения прочих условий описанных в договоре поставки. В противном случае задолженность гасится возвратом товара, либо переходом задолженности в категорию 2. В 1С задолженность заносится со сроком в 300 дней.

2. Просроченная управляемая ненормативная задолженность – задолженность образованная разницей между поставленным и проданным, но не оплаченным товаром, стоящая на контроле у менеджера. Срок задолженности 1 до 5 дней. Срок необходим для решения сложных вопросов по оплате и ожидания прихода безналичн.денег. С этого этапа в 1С должен стоять запрет на последующие отгрузки клиенту. Снятие запрета может произойти по решению непосредственного руководителя с переходом задолженности в категорию 3.

3. Просроченная подконтрольная ненормативная дебиторка. Наступает после окончания срока категории 2. Все это время дебиторка находится на контроле: детально у непосредственного руководителя и в качестве итоговой суммы и прогнозной даты оплаты у директора по продажам. Срок дебиторки ограничен решением вопроса непосредственным руководителем. Возможно 2 решения данного вопроса: погашение задолженности, либо переход ее в п.4.Наличие такой дебиторки предмет для наложения штрафов на менеджера.

4. Невозвратная дебиторка – дебиторская задолженность, которую силами менеджера по продажам получить не удается. Часть дебиторки списывается с клиента при обязательном возврате наличествующего по факту у клиента товара и, оплатой оставшейся части долга полностью, либо частично лицами ответственными за нее, в случае выявленных нарушений при работе с дебиторкой. В случае отсутствия нарушений со стороны менеджера (мошенничество клиента, отказ от уплаты долга), дебиторка подлежит снятию с контроля менеджером с передачей дел структуре, ответственной за взыскание долга, либо передачей дела правоохранительной системе.

Дебиторская задолженность может возникнуть, к примеру, если покупатель не рассчитался за поставленные товары или если поставщик не вернул аванс за отгруженную партию. Так у компании постепенно накапливается сумма, которую ей должны контрагенты. Хорошо, если дебиторы со временем закроют свои долги. Однако бывает, что какая-то сумма так и остается висеть и взыскать ее нереально. В таком случае необходимо провести списание просроченной дебиторской задолженности.

Списание просроченной дебиторской задолженности с баланса проводится в двух случаях. Первый - после того, как должник выплатит всю сумму. И второй - в тот момент, когда задолженность будет признана безнадежной. С первой категорией все понятно, давайте разберемся, когда долги можно признать нереальными к взысканию. Одно из оснований: если по закону обязательство дебитора прекращено из-за того, что его невозможно выполнить. Например, если компания - должник обанкротилась (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Еще одна причина - у долга истек срок исковой давности. Он составляет три года. Однако важно правильно выбрать момент, с которого нужно отсчитывать трехлетний срок. Для наглядности воспользуемся схемой.

Учтите, что срок исковой давности может прерываться. Это произойдет, если предъявит иск или должник признает долг.

Таким образом, срок исковой давности прерывается в день, когда суд принял заявление от истца. Или в момент, когда дебитор признал долг и прислал письмо или акт сверки (ст. 203 ГК РФ).

Тут есть важный момент, о котором часто забывают. После того как исковой срок прервался, считать его нужно заново. Время до перерыва в новый срок давности засчитывать не нужно. Об этом четко сказано в статье 203 ГК РФ. Однако есть ограничение: срок исковой давности не может превышать 10 лет со дня нарушения права. Даже если срок по каким-то причинам прерывался.

Кстати, срок исковой давности может прерываться, даже если ваш контрагент частично погасил задолженность, но акт сверки подписывать отказывается. Законодательством не перечень действий должника, которые дают основания для прерывания срока давности. Однако такие обстоятельства расписаны в постановлении Пленума Верховного суда РФ от 12 ноября 2001 г. № 15, Пленума ВАС РФ от 15 ноября 2001 г. № 18.

Вопрос - То есть, если мы подадим на должника в суд, срок исковой давности прервется?

Да, но только если будут соблюдены определенные условия. Иск нужно подать в тот суд, который вправе рассматривать такие споры на подведомственной территории. Само исковое заявление надо составить по всем правилам и заплатить госпошлину. Такова позиция Верховного и Высшего арбитражного судов в пункте 15 постановления от 15 ноября 2001 г. № 18.

Если какое-то из этих условий не будет выполнено, то судьи оставят иск без рассмотрения. В таком случае срок исковой давности не прерывается (ст. 204 ГК РФ).

Чтобы вы не запутались, подытожу сказанное. Срок исковой давности прервется, если должник:

Подписал акт сверки задолженности;

Частично погасил долг;

Заплатил проценты за просрочку платежа;

Попросил отсрочку;

Написал заявление о зачете взаимных требований.

И еще одно последнее условие - если компании внесли изменения в условия договора, из которых следует, что дебитор признал долг. В этом случае срок давности так же прервется.

Как определить срок исковой давности

Как списать просроченную дебиторку в бухгалтерском учете

Сумму просроченной задолженности, как правило, списывают за счет резерва по сомнительным долгам. Такую операцию нужно отразить проводкой:

ДЕБЕТ 63 КРЕДИТ 62 (76)
- списана дебиторская задолженность за счет созданного резерва.

Следует учесть, что использовать резерв можно только в пределах его размеров. Получается, что если сумма расходов на списание задолженности превысит размер созданного резерва, то разницу нужно отразить в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99).

Списание разницы оформите проводкой:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 62 (76)
- списана дебиторская задолженность, не покрытая резервом.

Списание дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, не означает ее аннулирования. Списанная сумма в течение пяти лет отражается на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Это оформляется проводкой:

ДЕБЕТ 007
- отражена списанная дебиторская задолженность.

Вопрос - У нас малое предприятие, поэтому мы не создаем резерв по сомнительным долгам. Как списывать задолженность?

Вам нужно использовать субсчет «Прочие расходы» счета 91. То есть учет будет таким же, как и в случае с задолженностью, которая не покрыта резервом.

Как учесть задолженность при налога на прибыль

В налоговом учете безнадежную дебиторскую задолженность можно списать двумя способами. Первый вариант: за счет созданного резерва по сомнительным долгам. В порядке, установленном пунктом 5 статьи 266 НК РФ. Второй - отразить ее во внереализационных расходах (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Сумму задолженности, не покрытую за счет резерва, можно включить во внереализационные расходы (подп. 2 п. 2 ст. 265, п. 5 ст. 266 НК РФ).

Вопрос - Имеет ли значение, какой метод расчета применяет организация (кассовый или метод начисления)?

Да, это играет важную роль. Безнадежную дебиторскую задолженность учесть в составе расходов могут только те организации, которые рассчитывают налог на прибыль методом начисления.

Если организация применяет кассовый метод, то учесть задолженность в составе расходов не удастся. Дело в том, что при этом методе доходы нужно признавать только после их получения, а затраты - только после оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). При этом оплатой товара признается момент, когда прекращены обязательства покупателя перед продавцом. Поэтому если реализованные товары не оплачены, то обязательство не выполнено. Следовательно, признать расходы нельзя.

Вся сумма безнадежной дебиторской задолженности с учетом НДС уменьшает налогооблагаемую прибыль. Аналогичную точку зрения содержат письма от 24 июля 2013 г. № 03-03-06/1/29315 и от 11 июня 2013 г. № 03-03-06/1/21726.

Вопрос - Наш должник ликвидировался. Но три года с момента образования долга еще не прошли. Можем ли мы списать безнадежный долг, не дожидаясь окончания срока исковой давности?

Да, можете. Если компания-дебитор ликвидирована, то вы вправе списать суммы дебиторской задолженности в составе внереализационных расходов. Но для этого у вас должны быть документы, свидетельствующие о ликвидации должника.

Какие документы оформить

Чтобы подтвердить дебиторскую задолженность, у компании должны быть соответствующие документы (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Важно правильно определить размер просроченной дебиторки. Для этого надо провести инвентаризацию. Сумму выявленной дебиторки отразите в акте. Оформить его можно по форме № ИНВ-17.

Напомню, что инвентаризацию необходимо проводить на основании приказа. Помимо этого издает приказ на списание просроченных долгов (см. образец приказа ниже). Основанием для его оформления станут акт инвентаризации и бухгалтерская справка (см. образец справки ниже). Руководствуйтесь пунктом 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

К акту инвентаризации дебиторской задолженности приложите документы, подтверждающие ее возникновение. Это могут быть, например, договоры, в которых указаны сроки погашения обязательств контрагентами. Назову еще несколько подтверждающих документов: товарные накладные, акты выполненных работ, акты инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного или налогового периода.

Существует два вида задолженностей — дебиторская и кредиторская. Таковые имеют множество различных особенностей.

Нередко возникают ситуации, когда требуется осуществить взыскание именно дебиторской — лучше всего заранее разобраться что именно она из себя представляет, какие документы понадобятся.

Что это такое

Под дебиторской задолженностью подразумевается определенная статья в бухгалтерской отчетности. Нередко возникают ситуации, когда поставщик предоставляет своему покупателю товары или же какие-либо услуги в долг.

В таком случае таковой поставщик в своей бухгалтерской отчетности отражает данную операцию как дебиторскую задолженность.

Она может иметь различную форму — как денежную, так и различного рода другую. Данный момент достаточно подробно освещен в законодательстве по поводу налоговой отчетности.

Стандартная дебиторская задолженность — своего рода имущественные требования, которые предъявляются одним юридическим лицом другому. Так в качестве должника может выступать индивидуальный предприниматель, физическое лицо или же государство.

Но подобные ситуации возникают несколько реже. Сам факт возникновения дебиторской задолженности возникает из-за невыполнения обязательств перед кредитором.

В силу особенностей ведения бизнеса на территории Российской Федерации ни один субъект страны не существует без задолженностей такого рода.

Существует целый ряд разнообразных оснований для возникновения такого рода долгов:

• для предприятия, являющегося должником позволяет увеличить свои оборотные средства или же решить какие-либо иные задачи;
• организация, выступающая в роли кредитора, имеет возможность расширить перечень своих партнеров, а также рынок сбыта услуг.

Следует помнить, что возникновение дебиторских задолженностей подразумевает заключение определенных договоренностей между партнерами. Важно учитывать некоторые особенности дебиторской задолженности.

В первую очередь необходимо уделить внимание её минусам. Одним из самых существенны является то, что чрезмерный её рост при отсутствии возврата средств, получения прибыли может попросту привести к банкротству предприятия следом за самим должником.

С каждым годом становится все более популярным процесс банкротства. Соответственно, в такой ситуации кредитор является далеко не приоритетным лицом, в пользу которого будет осуществлен возврат средств.

Именно поэтому стоит по возможности ограничить рост такой задолженности. При необходимости использовать все доступные инструменты давления на должника для погашения таких долгов. Существует ряд различных инструментов — все они полностью законны.

Как долго может существовать

Сегодня существует несколько видов дебиторской задолженности. Все их возможно разделить на две основные категории:

• долгосрочные;
• краткосрочные.

Под долгосрочной задолженностью подразумеваются обязательства, ожидание выполнения которых согласно заранее заключенным договоренностям превышает 12 месяцев — 1 год.

В свою очередь краткосрочная дебиторская задолженность — обязательства, которые должны быть выполнены должником в срок менее 12 месяцев.

Законодательство вопрос данный никак не регулируется. Фактически, не определен период максимального существования таковой задолженности.

Если возникает ситуация, когда взыскание дебиторской задолженности по какой-то причине становится попросту невозможно, следует руководствоваться НК РФ.

Согласно долги, которые на практике не являются возвратными, возможно обозначить как «невозвратные».

В таком случае, если они подпадают под данную классификацию, кредитор имеет право попросту списать их при составлении отвесности в убытки.

Но для осуществления таковой финансовой операции внутри организации должны быть достаточно серьезными основаниями.

В противном случае списание в долги будет попросту незаконно. Налоговая инспекция уделяет достаточно пристальное внимание этому вопросу.

К таковым основаниям, на которых возможно признание долгов невозвратными, относятся:

• ликвидация самого должника;
• банкротство юридического лица;
• истечение срока действия дебиторской задолженности — при этом какие-либо подтверждения самого факта существования таковой от должника не отсутствуют.

Сложным моментом является наличие необходимого количества средств в «сложном банке». В такой ситуации возможно несколько вариантов для разрешения проблемы.

Выбор какой-либо конкретной может сделать только лишь сам кредитор:

• если для погашения задолженности после взыскания в пользу остальных должников оставшейся суммы попросту не хватает — опять же необходимо будет попросту списать задолженность в категорию невозвратных;
• если было принято решение о проведении реструктуризации — то возможно будет создать специальный резерв по сомнительным долгам, после чего ждать восстановления платежеспособности.

Что делать с просроченной дебиторской задолженностью

Существует множество различных способов решения вопросам с просроченной дебиторской задолженностью. Но первое, что необходимо будет сделать обязательно — не допустить продолжения роста таковой.

Так как это может привести к существенным финансовым сложностям в дальнейшем. А также к вопросам со стороны налоговой инспекции.

Так как нередко возникают ситуации, когда попросту таким нехитрым способом конкретный должник старается уйти от необходимости погашать долг.

В случае просрочки дебиторской задолженности существует несколько различных вариантов решения проблемы:

• передать задолженность в пользу других лиц, переуступить таковую — при этом возможно сразу же получить в личное пользование некоторое количество средств, какую-то часть от долга (таким образом работают специализированные коллекторские агентства);
• альтернативным способом является попытка вернуть средства через суд;
• наименее выгодный способ — попросту списать такой долг.

Наиболее быстрый метод — переуступка прав требования. В такой ситуации всегда есть вариант буквально сразу же возвратить часть средств по долгу.

На остальные же будет претендовать юридическое лицо, в пользу которого была осуществлена переуступка. Данный способ подходит в ситуации, когда срочно требуется погашение долга.

Обращение в суд не гарантирует возврат средств, но получить их возможно вполне законным путем, целиком. Единственным минусом такого метода является длительный период проведения судебных разбирательств.

Если какая-либо срочность по поводу возврата средств отсутствует — подобное решение будет полностью оптимальным. К тому же вероятность возникновения вопросов со стороны налоговых инспекторов будет минимальной.

Последним и наименее выгодным решением будет являться именно списание долга в качестве убытка. В таком случае нужно будет оформить подобную процедуру соответствующим образом документально в налоговой и бухгалтерской отчетности.

Если долг таковой достаточно велик — очень вероятно проведение проверки налоговыми органами. Потому по возможности стоит избегать подобных ситуаций.

Взыскание и списание

Важно учесть, что списание дебиторской задолженности обязательно включает в себя два основных этапа:

• истребование, взыскание через суд;
• списание.

Данный порядок не следует нарушать, он определяется законодательством РФ. Только после того, как в судебно порядке будет установлено, что взыскать задолженность по какой-то причине попросту невозможно — допускается списание таковой.

Понадобится копия решения суда о признании юридического лица банкротом, о ликвидации такового. Существует ряд требований, нюансов и тонкостей, связанных со списанием долга.

Причем нужно учесть, что списание дебиторской задолженности не является её аннулированием. Таковая задолженность должна отражаться соответствующим образом в течение 5 лет подряд в бухгалтерской отчетности — вплоть до момента, когда долг очевидно считается невозвратным.

В стандартный перечень документов, нужных для списания дебиторской задолженности, входит следующее:

• договор с организацией-дебитором;
• документы первичного характера, которые подтверждают сам факт наличия такой задолженности — это могут быть накладные или же иные;
• акт в установленной форме — ;
• приказ руководителя предприятия о списании полной суммы дебиторской задолженности.

В качестве подтверждения невозможности погашения дебиторской задолженности могут выступать документы:

• выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации должника;
• решение суда от отказе в удовлетворении требований;
• акт судебных приставов.

Как избежать возникновения задолженности

Оптимальным решением является попросту порядок ведения дел, при которых дебиторская задолженность вовсе отсутствует.

К основным правилам стоит отнести:

• не предоставлять услуги авансом — если у контрагента отсутствует должное количество средств, то необходимо попросту воспользоваться банковской гарантией;
• даже при наличии положительной кредитной истории необходимо работать по предоплате или же авансом;
• кредитовать можно лишь клиентов, имеющих длительное время постоянную прибыль.

Просроченная дебиторская задолженность — один из самых опасных моментов для предприятия.

Потому оптимальным решением будет попросту соблюдение обозначенных выше правил. Это позволит не допустить возникновения долгов и, как следствие, дальнейших затруднений.

Видео: Диалог с юристом: Взыскание дебиторской задолженности

Организация обратилась в суд о взыскании кредиторской задолженности. Суд о взыскании отказал., недостаточно доводов. На первоначальном этапе с организацией был подписан контракт о выполнении услуг (работ), не подписаны акты приема передачи, акты сверки, т.к. услуги (работы) не были приняты. Является ли основанием: списание кредиторской задолженности по решению арбитражного суда Новосибирской области, седьмого арбитражного апелляционного суда?

Ответ

Отвечает Ольга Моргунова, эксперт

Вы, наверное опечатались и речь идет о дебиторской задолженности. Так как кредиторская задолженность это Ваша задолженность перед контрагентом.
Кредиторская задолженность возникает, если учреждение:

• не рассчиталось с контрагентом. Например, не оплатило поставщику отгруженные товары, не выдало зарплату сотруднику, не перечислило в бюджет налог (сбор, пени, штраф);
• не отгрузило покупателю (заказчику) товары (работы, услуги) в счет полученной предварительной оплаты

Исходя из вопроса, Вам не оплатили работы (услуги). Соответственно это дебиторская задолженность.

Перед тем как списать дебиторскую задолженность, комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов признает ее безнадежной к взысканию. Общий порядок о признании дебиторки безнадежной установило Правительство РФ постановлением от 6 мая 2016 г. № 393. Бюджетные и автономные - разрабатывают самостоятельно. В порядке прописывают основания, чтобы признать дебиторку безнадежной, и перечень необходимых документов. В частности, нужно подготовить выписки из отчетности по балансовым и забалансовым счетам, решение о признании задолженности безнадежной.

То есть на основании решения суда, об отказе взыскании задолженности, учреждение может признать её безнадежной к взысканию и списать с балансового учета. Но отразить за балансом, ведь учреждение может еще раз обратиться в суд, собрать документы подтверждающие, что услуга была оказана, а заказчик отказывается её оплачивать, и если в последствии судебное решение будет в вашу пользу, то с забалансового учета задолженность необходимо перевести на баланс.

Если же задолженность так и не погасили, а срок возобновления процедуры взыскания истек, спишите задолженность и с забаланса (п. 339 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Обоснование

1. из справочника: Дебиторская задолженность - задолженность покупателей (заказчиков) за поставленные товары (выполненные работы, оказанные услуги), а также задолженность поставщиков (исполнителей) за товары (работы, услуги), которые не были отгружены (выполнены, оказаны) в счет выплаченных им авансов.

2. из справочника Кредиторская задолженность - обязательства организации по оплате полученных товаров, работ, услуг, по расчетам с бюджетом и персоналом, а также по поставкам товаров (работ, услуг) в счет авансов, полученных от контрагентов.

3.Из рекомендации Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как списать безнадежную дебиторскую задолженность

Учреждение должно своевременно списывать безнадежную дебиторскую задолженность в бухучете и признавать ее в налоговом учете.

Случаи возникновения дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность возникнет в следующих случаях:

У кого возникает дебиторская задолженность	Основание
Покупатель	Поставщик не отгрузил покупателю оплаченные авансом товары
Заказчик	Исполнитель не выполнил (не оказал) заказчику оплаченные авансом работы (услуги)
Поставщик	Покупатель не оплатил поставщику поставленные им товары
Исполнитель	Заказчик не оплатил исполнителю выполненные работы (оказанные услуги)
Заимодавец	Заемщик не вернул заимодавцу полученный заем
Учреждение-работодатель	Сотрудник не отчитался по суммам, полученным под отчет, не возместил причиненный ущерб

Списание задолженности

Перед тем как списать дебиторскую задолженность, комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов признает ее безнадежной к взысканию. Общий порядок о признании дебиторки безнадежной установило Правительство РФ постановлением от 6 мая 2016 г. № 393. На его основе ГРБС утверждают порядки для подведомственных казенных учреждений. Бюджетные и автономные - разрабатывают самостоятельно. В порядке прописывают основания, чтобы признать дебиторку безнадежной, и перечень необходимых документов. В частности, нужно подготовить выписки из отчетности по балансовым и забалансовым счетам, решение о признании задолженности безнадежной.

В бухучете задолженность списывают два раза: сначала с балансового учета, а потом с забаланса.

Списание с баланса

С балансового учета дебиторку спишите, когда комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов примет такое решение.

Как правило, после списания с баланса дебиторку нужно поставить за баланс - на счет 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов». Но не всегда. Ставить задолженность за баланс не нужно, если нет оснований для возобновления процедуры взыскания. Например, вы знаете, что должник ликвидирован или умер - есть подтверждающие документы.

Списание с забаланса

Решение о списании с забаланса также принимает комиссия по поступлению и выбытию активов. Для этого задолженность признают безнадежной к взысканию. Сделать это можно, если есть основания:

• документы, которые подтверждают ликвидацию (смерть) дебитора. Например, справка о смерти;
• истечение срока, в который можно возобновить процедуру взыскания согласно законодательству РФ (в т. ч. изменение имущественного положения должника);
• случаи, установленные законодательством. К примеру:
  - положения налогового законодательства;
  - положения Бюджетного кодекса, по которым администраторы доходов определяют порядок и случаи, когда задолженность по платежам в бюджет признают безнадежной и списывают с учета (ч. 4 ст. 47.2 Бюджетного кодекса РФ). Общие требования к признанию задолженности безнадежной установлены постановлением Правительства РФ от 6 мая 2016 г. № 393.

Еще в одном случае нужно списать задолженность с забалансового учета. Сделайте это, если контрагент внес деньги или погасил долг другим способом, который не противоречит действующему законодательству. В этом случае задолженность нужно восстановить на балансовом учете. Как это сделать, см. проводки для казенных, бюджетных и автономных учреждений.

Об этом сказано в пункте 339 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и разъяснено в письме Минфина России от 11 февраля 2016 г. № 02-07-10/7306.

Списывать дебиторскую задолженность нужно отдельно по каждому обязательству (дебитору) (п. 340 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Совет: если возникла ситуация, что должник пропал, в первую очередь примите меры по его поиску.

Направьте уведомление о задолженности по всем адресам должника, которые вам известны, запрос в налоговую, ведет ли деятельность ваш контрагент. Задолженность спишите, только если получите официальное подтверждение, что организация, к примеру, ликвидирована, или другие основания для списания.

Минфин России на примере договора аренды разъяснил, что делать, если арендатор не пользуется имуществом, на которое заключен договор аренды. Если договор не расторгли, то обязательства по уплате арендной платы все равно предъявите арендатору. Когда найти его невозможно, выявите фактических пользователей имущества и организуйте процедуру принудительного взыскания с них. Об этом сказано в письме ведомства от 1 июля 2016 г. № 02-07-10/38931.

Списание задолженности

Сумму нереальной к взысканию задолженности спишите на финансовый результат текущего года (п. 120 Инструкции № 162н, п. 152-153 Инструкции № 174н, п. 180-181 Инструкции № 183н).

Cписание долга из-за неплатежеспособности должника - это не аннулирование задолженности. Эту задолженность нужно отражать за балансом на счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение определенного периода. Такие правила предусмотрены в пункте 339Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Аналитический учет по забалансовому счету 04 ведите в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051):

• в разрезе видов поступлений (выплат), по которым на балансе учреждения учитывалась задолженность дебиторов;
• по дебиторам (должникам) - с указанием полного наименования, а также иных реквизитов, необходимых для определения дебитора в целях возможного взыскания задолженности.

Такой порядок изложен в пункте 340 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

В учете бюджетных учреждений:

Списание нереальной к взысканию задолженности отразите на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) следующими проводками.

		Дебет счета	Кредит счета
В части задолженности по доходам <4> :
	Списана нереальная к взысканию задолженность по доходам от реализации товаров, готовой продукции, работ и услуг
	Списана нереальная к взысканию задолженность по займам, ссудам с одновременным принятием ее на забаланс <5>
		Увеличение забалансового счета 04
В части задолженности по расходам <4> :
	Списана нереальная к взысканию задолженность по выданным авансам с одновременным принятием ее на забаланс		0.206.XX.660 <6>
		Увеличение забалансового счета 04
	Списана нереальная к взысканию задолженность подотчетных лиц с одновременным принятием ее на забаланс		0.208.XX.660 <6>
		Увеличение забалансового счета 04
В части задолженности по ущербу и иным доходам <4> :
	Списана задолженность по ущербу имуществу в связи с признанием виновного лица неплатежеспособным с одновременным принятием ее на забаланс
		Увеличение забалансового счета 04
	Списана задолженность в связи с признанием виновного лица неплатежеспособным по недостачам (с одновременным принятием ее на забаланс ):
	Денежных средств;
		Увеличение забалансового счета 04
	Иных финансовых активов (в т. ч. денежных документов)
		Увеличение забалансового счета 04
	Списана нереальная к взысканию задолженность по компенсации затрат с одновременным принятием ее на забаланс
		Увеличение забалансового счета 04
	Списана нереальная к взысканию задолженность по суммам принудительного изъятия с одновременным принятием ее на забаланс. Важно: если приняли решение списать штрафы, пени, неустойки в соответствии с законодательством, применяйте счет 1.401.10.174
		Увеличение забалансового счета 04
	Списана нереальная к взысканию задолженность по иным доходам с одновременным принятием ее на забаланс В том числе так отражается задолженность по доходам от реализации имущества (кроме товаров и готовой продукции)
		Увеличение забалансового счета 04
Х - аналитический код вида синтетического счета объекта учета. ХХ - аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета. <4> Если должник ликвидирован или умер, то отражать задолженность на счете 04 не нужно. <5> Учтите, что Минфин России придерживается мнения о неправомерности предоставления бюджетными учреждениями займов. <6> Эти проводки сделайте, если суммы задолженности не переведены на счет 209.30 «Расчеты по компенсации затрат».

Такой порядок установлен пунктами 94, 98, 102, 106, 110, 152 Инструкции № 174н.

Если же задолженность так и не погасили, а срок возобновления процедуры взыскания истек, спишите задолженность и с забаланса (п. 339 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).