Главная Коммерческий транспорт Документы по проведению инвентаризации. Основные этапы проведения инвентаризации. Инвентаризация по назначению

Документы по проведению инвентаризации. Основные этапы проведения инвентаризации. Инвентаризация по назначению

Основным способом бухгалтерского наблюдения за состоянием и движением хозяйственных средств является документация, что, однако, не исключает возможности расхождения учетных записей с фактическими остатками средств организации.

Цели инвентаризации

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Обязательные инвентаризации проводятся:

Основными целями инвентаризации являются:

Проверка правильности данных текущего учета и выявление допущенных ошибок.
Отражение неучтенных хозяйственных и финансовых операций.
Контроль сохранности имущества.
Контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов.
Проверка условий и порядка хранения товаров.
Выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров.
Проверка соблюдения принципа материальной ответственности.
Проверка состояния учета и организация движения товарных запасов .
Проверка отражения всех хозяйственных операций в документах и в бухгалтерском учете и т.д.

Необходимость инвентаризации обусловлена рядом причин, основными из которых являются:

Выявление возможных ошибок в учете, которые могут привести к серьезным материальным потерям - штрафам за сокрытие прибыли .
Изменение физических свойств товарно-материальных ценностей. Некоторые материальные ценности (например, продукты питания) в результате естественной убыли меняют свои физические свойства (масса, объем и т.д.) или просто приходят в негодность, с помощью инвентаризации выявляется действительное положение дел, что отражается документально.
Стихийные бедствия, пожар, авария и т.д.
Кражи, злоупотребления.
Недоверие к материально ответственному лицу.
Проведение ревизий , аудиторских проверок.
В случае смены бригадира при бригадной материальной ответственности.
По требованию судебно-следственных органов.

Виды инвентаризации

Инвентаризации бывают:

по объему - полная и частичная;
по методу проведения - выборочная и сплошная;
по назначению - плановая, внеплановая, повторная, контрольная.

Полная инвентаризация проводится перед составлением годового отчета, при аудиторской проверке или ревизии и охватывает все материальные ценности, денежные средства и расчетные отношения с другими организациями и лицами. При полной инвентаризации охватываются также все виды средств, в том числе ценности, не принадлежащие организации (арендованные основные средства; товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т.д.).

Каждая отдельная инвентаризация, охватывающая часть средств организации, называется частичной инвентаризацией. К ней относятся, например, инвентаризация денежных средств (ревизия кассы), инвентаризация материальных ценностей, связанная со сменой материально ответственных лиц, и т.д.

При выборочной инвентаризации у конкретного материально ответственного лица проверяют только некоторые ценности на выбор. Выборочная инвентаризация проводится в организациях с большой номенклатурой ценностей.

Сплошная инвентаризация проводится одновременно во всех структурных подразделениях и предприятиях , которые принадлежат данной организации.

Плановая инвентаризация проводится по графику в указанные сроки , утвержденные руководителем, причем сроки проведения ее не подлежат оглашению.

Внеплановая инвентаризация проводится не по плану, а в силу сложившихся обстоятельств (при передаче дел материально ответственным лицом, после стихийных бедствий, хищений).

Повторная инвентаризация проводится, если возникли сомнения в достоверности, объективности, качестве проведенной инвентаризации.

Контрольная инвентаризация. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц, обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.д., где проводилась инвентаризация.

Порядок проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В ее состав можно включать и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на « _» (дата)»,

что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход . Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность проверки данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправными весами, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика , количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение массы (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. При инвентаризации большого количества таких товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) документы должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждения исправляет выявленные ошибки в установленном порядке.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения, с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Документальное оформление инвентаризации

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в учете можно применять следующие документы:

Наименование документа	Номер формы
Приказ (распоряжение) руководителя организации о проведении инвентаризации	Инв.-22
Журнал контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации	Инв.-23
Инвентаризационная опись основных средств	Инв.-l
Инвентаризационная опись нематериальных активов	Инв.-1а
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей	Инв.-3
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных	Инв.-4
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение	Инв.-5
Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути	Инв.-6
Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них	Инв.-8
Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях	Инв.-8а
Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них	Инв.-9
Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств	Инв.-10
Акт инвентаризации расходов будущих периодов	Инв.-11
Акт инвентаризации наличных денежных средств	Инв.-15
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности	Инв.-16
Акт инвентаризации расчетов с покупателями , поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами	Инв.-17
Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств	Инв.-18
Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей	Инв.-19
Акт контрольной проверки правильности проведения инвентаризации ценностей	Инв.-24
Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации	Инв.-25

Для проведения инвентаризации руководителем организации издается приказ.

Приказ регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой инвентаризационной техники, так и ручным способом - чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи прописью указывают число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Ошибки исправляются во всех экземплярах описей, т. е. зачеркиваются неправильные записи и над ними проставляются правильные. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если по окончании инвентаризации проводятся контрольные проверки, то результаты оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, когда была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете. Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты организации с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;
убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в законодательном порядке, списывается по распоряжению руководителя организации соответственно на затраты (расходы на продажу) организации.

Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача, нормы естественной убыли должны применяться только к тем ценностям, по наименованию которых установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Дт 50 «Касса»

Дт 23 «Вспомогательные производства»

Дт 25 «Общепроизводственные расходы»

Дт 26 «Общехозяйственные расходы»

Дт 29 «Обслуживающие производства»

Дт 44 «Расходы на продажу»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

4. Списание недостачи за счет виновного лица:

а) Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

б) разница между суммой, подлежащей взысканию с виновного лица, и суммой недостачи на счете 73-2:

Дт 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кт 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»;

в) погашение задолженности:

Дт 98-4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей» Кт 91 «Прочие доходы и расходы, субсчет 1 «Прочие доходы»;

г) восстановление суммы налога на добавленную стоимость (НДС) со стоимости недостающих активов:

д) отнесение суммы налога на добавленную стоимость на виновное лицо:

Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям », субсчет 2 » Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

е) возмещение виновным лицом суммы недостачи:

Дт 50 «Касса», субсчет 1 «Касса организации» Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда » Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

5. Списание недостачи на финансовые результаты: Дт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

6. Списание недостачи на финансовые результаты, виновники которых по решению суда не установлены:

а) на сумму недостачи:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 10 «Материалы» Кт 41 «Товары» и др,;

б) на сумму налога на добавленную стоимость по недостающим ценностям:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 68 «Расчеты по налогам и сборам»;

в) списание недостачи:

Дт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

Под инвентаризацией понимается оценка наличия и состояния имущества организации на определённую дату за счет сравнения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация - основной способ контроля за сохранностью имущества предприятия.

Виды инвентаризаций

Инвентаризацию разделяют на виды по назначению, объему и методу проведения.

По назначению выделяют плановую, повторную, внеплановую и контрольную; по объему — полную и частичную; по степени охвата - выборочную и сплошную; по обязательности проведения - обязательную и инициативную; по методу проведения - натуральную и документальную инвентаризации.

Инвентаризация по назначению:

плановая - производится в сроки, запланированные по графику, который был утвержден руководителем организации. Сроки проведения инвентаризации не разглашаются;
внеплановая - происходит при наступлении особых событий (хищений, передаче дел материально ответственным лицом, стихийных бедствий);
повторная - проводится при сомнениях в качестве, достоверности и объективности уже проведенной инвентаризации;
контрольная - проводится для контроля корректности инвентаризации, проведенной ранее. Проводится в местах, где уже прошла инвентаризация, обязательно до открытия помещений.

Инвентаризация по объему:

полная - осуществляется перед формированием годового бухгалтерского отчета, при аудиторской проверке и ревизии. Проводится в отношении материальных ценностей, денежных средств и расчетных отношений с другими лицами и предприятиями. В случае проведения полной инвентаризации ей подлежат также не принадлежащие организации ценности (например, полученные в переработку, принятые на ответственное хранение, арендованные);
частичная - охватывает только часть ценностей организации. Примером частичной инвентаризации могут быть инвентаризация материальных ценностей, относящихся только к конкретному материально ответственному лицу (например, при его смене), ревизия кассы.

Инвентаризация по степени охвата:

выборочная - осуществляется, когда необходима проверка только некоторых ценностей, закрепленных за конкретным материально ответственным лицом. Обычно проводится на предприятиях с большой номенклатурой;
сплошная - производится одновременно на всех предприятиях и во всех структурных подразделениях организации.

Инвентаризация по обязательности проведения:

обязательная - производится обязательно в соответствии с требованиями законодательства РФ;
инициативная - осуществляется по решению руководителя.

Инвентаризация по методу проведения:

натуральная прямая оценка количественных и качественных характеристик ценностей путем взвешивания, подсчета, измерения и т.д.,
документальная - поиск документального подтверждения наличия ценностей.

Понятие и значение инвентаризации

Инвентаризация способ учёта, при котором регламентирован механизм периодической проверки и документального подтверждения состояния, наличия и оценки имущества и обязательств предприятий. Задача инвентаризации состоит в подтверждении «правдивости» данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности.

Целями инвентаризации являются:

выявление недостач и излишков имущества,
оценка приведенной в учёте задолженности,
выравнивание учёта,
упорядочение имущественных отношений,
анализ потенциала снижения затрат,
установление фактического состояния имущества.

Закон об инвентаризации

Базовым документом, определяющим порядок осуществления инвентаризации (кроме нормативно-правовых документов по ведению бухгалтерского учета), является Приказ Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (редакция от 08.11.2010).

Также обязательства по проведению инвентаризации закреплены в Федеральном законе № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» . Инвентаризация на предприятии проводится обязательно:

перед формированием годовой бухгалтерской отчетности,
при изменении материально ответственного лица,
при обнаружении фактов порчи, злоупотребления или хищения ценностей,
при ликвидации или реорганизации предприятия,
при продаже, выкупе, передаче имущества в аренду,
при преобразовании муниципального унитарного или государственного предприятия,
в случае пожара, стихийного бедствия или другой чрезвычайной ситуации, вызванной экстремальными условиями,
в других случаях, предусмотренных законодательством РФ (см. Приказ Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016)).

Кто проводит инвентаризацию в организации

Инвентаризация осуществляется постоянно действующей комиссией. Перечень членов инвентаризационной комиссии утверждает руководитель организации.

В члены инвентаризационной комиссии включают:

представителей руководства организации;
сотрудников бухгалтерии;
сотрудников юридических, инженерных, финансовых и прочих служб.

В состав комиссии также могут быть включены сотрудники службы внутреннего аудита или представители независимой аудиторской компании.

Задание на проведение инвентаризации на предприятии прописывается в приказе (распоряжении, постановлении) о проведении инвентаризации (в виде формы № ИНВ-22). Задание включает в себя порядок, срок и объем работ по инвентаризации.

Документы, составляемые в процессе инвентаризации

В процессе инвентаризации формируются акты или инвентаризационные описи. Каждый документ составляется не менее чем в двух экземплярах. Перечень возможных форм документов:

Вид документа	Форма
Инвентаризационная опись основных средств	ИНВ-1
Инвентаризационный ярлык	ИНВ-2
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей	ИНВ-3
Акт инвентаризации товаров отгруженных	ИНВ-4
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение	ИНВ-5
Акт инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути	ИНВ-6
Акт инвентаризации незаконченных ремонтом основных средств	ИНВ-10
Акт инвентаризации расходов будущих периодов	ИНВ-11
Акт инвентаризации наличных денежных средств	ИНВ-15
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности	ИНВ-16
Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами	ИНВ-17
Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств	ИНВ-18
Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей	ИНВ-19
Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией	ИНВ-26

Для отражения результатов проверок корректности проведения инвентаризаций составляется акт (

Так или иначе каждый хозяйствующий субъект столкнется с необходимостью проводить инвентаризацию. Цель данной проверки – установить, соответствуют ли данные учета действительности. Фактически – это проверка того, правильно или нет ведется учет объектов на предприятии. Разберемся, как проводить инвентаризацию и какие нужно соблюсти требования законодательства.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Проведение инвентаризации может быть обязательным ввиду следующих событий:

при смене материально ответственных лиц;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
при реорганизации или ликвидации компании;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
в иных предусмотренных законодательством случаях (ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Федеральный закон № 129-ФЗ).

Напомним, что проведение инвентаризации регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

Федеральным законом № 129-ФЗ;
Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, далее – Положение);
Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, далее – Методические указания).

Предположим, в компании увольняется материально ответственное лицо. В таком случае проведение инвентаризации обязательно. Рассмотрим, какие действия должен предпринять бухгалтер.

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В нее входят представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты (к примеру, инженеры или экономисты).

Важно знать

Инвентаризации подлежит все имущество организации: нематериальные активы, основные средства, денежные средства и прочие активы. А также арендованное или взятое на хранение имущество и имуще-ство, не учтенное по каким-либо причинам.

Руководитель компании издает приказ на проведение инвентаризации (по форме № ИНВ-22) и вручает его инвентаризационной комиссии. В приказе, как правило, конкретизируется порядок, какие объекты подлежат проверке, сроки проведения инвентаризации объекта, причину, по которой она проводится, состав комиссии и иные сведения.

Результаты инвентаризации оформляются:

сличительной ведомостью по форме № ИНВ-18 . В ней отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и инвентаризационной описью. Отображаются характеристики ОС, их паспортные данные, год выпуска, номер. Она составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а второй передается материально ответственным лицам;
итоговой ведомостью учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме № ИНВ-26 .

В конце статьи приведен пример заполнения данных форм.

Материально ответственное лицо

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.8 Методических указаний). При этом такие сотрудники дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход (п. 2.4 Методических указаний).

Правила проведения инвентаризации основных средств

а) наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

б) наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

в) наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

При выявлении ошибок в регистрах бухгалтерского учета по инвентаризируемым основным средствам необходимо указать это в инвентаризационной описи. В опись также включаются сведения по объектам, которые не приняты на учет.

Например, по таким объектам указывается следующая информация:

по зданиям – назначение, основные материалы, из которых они построены, объем, общая полезная площадь, число этажей (без подвалов и полуподвалов), год постройки;
по мостам – местонахождение, использованные материалы и размеры;
по дорогам – тип (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, а также ширина полотна. Износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с отражением этих данных в соответствующих актах.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его прямое назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссия установит, что работа капитального характера (к примеру, надстройка этажей или пристройка новых помещений) или частичная ликвидация строений (например, слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись. В ней указывают время ввода объекта в эксплуатацию и причины, которые повлекли его непригодность (порчу, полный износ и т. д.). В отдельной описи комиссия указывает также основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

Особые правила

По общему правилу инвентаризация имущества обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме тех объектов, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года (п. 27 Положения).

Имущество, переданное в аренду, продолжает оставаться собственностью арендодателя. В течение срока аренды оно учитывается на балансе арендодателя. Инвентаризационная комиссия должна определить виды основных средств, переданных в аренду, их количество и стоимость.

Оприходование ОС, выявленных при инвентаризации

В бухгалтерском учете основные средства, которые были выявлены во время инвентаризации, учитываются по текущей рыночной стоимости и отражаются по дебету счета учета основных средств в корреспонденции со счетом прибылей и убытков в качестве прочих доходов (п. 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).

Что касается налогового учета, то стоимость объектов основных средств, выявленных в период инвентаризации, включается в состав внереализационных доходов. Данное положение закреплено в пункте 20 статьи 250 Налогового кодекса. При этом они принимаются к учету по рыночным ценам и в дальнейшем подлежат амортизации. Такое мнение высказывают чиновники финансового ведомства в письмах от 10 июня 2009 г. № 03-03-06/1/392, от 6 июня 2008 г. № 03-03-06/4/42.

Если во время инвентаризации выявлена недостача, то ее можно отразить одним из следующих способов:

во внереализационных расходах, если виновное лицо не обнаружено (на дату получения соответствующих документов от органов государственной власти об отсутствии виновных лиц (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ));
во внереализационных расходах, если виновное лицо обнаружено. Однако одновременно необходимо отразить возвращенную недостачу во внереализационных доходах.

Бухгалтерский учет

Выявленные излишки основных средств отражаются в бухгалтерском учете следующей проводкой:

ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 91-1

– оприходовано основное средство.

При недостаче основных средств проводки выглядят следующим образом (если виновное лицо не установлено):

ДЕБЕТ 02 КРЕДИТ 01

– списана амортизация по недостающим ОС;

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 01

– списана остаточная стоимость ОС;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94

– отражена в составе прочих расходов недостача. Если при недостаче выявлены виновные лица, то проводки будут такие:

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

– списана недостача за счет виновных лиц;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73

– работником погашена сумма задолженности.

Пример
В компании ООО «Астра», торгующей компьютерной оргтехникой, в связи с увольнением заведующей складом И.И. Ивановой была проведена инвентаризация. В результате проводимых действий было обнаружено:
– излишек – ноутбук стоимостью 45 000 руб.;
– недостача – принтер стоимостью 45 000 руб.
Как надо заполнять инвентаризационную опись ОС (форма № ИНВ-1) и сличительную ведомость результатов инвентаризации ОС и НМА (форма № ИНВ-18) (скачать пример)

В конце года начинается подготовка данных годовой отчетности, важной составной частью которой является инвентаризация имущества строительной компании. В связи с этим напомним, как проводить инвентаризацию и отражать ее результаты в бухгалтерском и налоговом учете.

Основные правила

Необходимость проведения инвентаризации имущества и обязательств перед составлением годовой отчетности с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета установлена в пункте 2 статьи 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Однако это не значит, что все имущество нужно пересчитывать и переписывать именно 31 декабря 2008 года. Начать годовую инвентаризацию можно и раньше (после 1 октября).

А инвентаризировать основные средства допускается вообще раз в три года.

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ МОМЕНТЫ

Для проведения инвентаризации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Кроме того, при необходимости (если одновременно в сжатые сроки нужно провести перепись имущества в разных местах, например на разных складах, площадках и т. д.) создаются еще и рабочие инвентаризационные комиссии.

Приказ о назначении комиссии (с указанием ее персонального состава и сроков инвентаризации) утверждается руководителем организации и регистрируется в книге контроля.

Унифицированные формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88:

Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-22);
- журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).

В состав инвентаризационной комиссии нужно включить представителей администрации, бухгалтеров, других специалистов (инженеров, экономистов, техников и т. д.). Возможно привлечение представителей службы внутреннего аудита (при ее наличии) и независимых аудиторских фирм.

Учтите, что отсутствие при проведении инвентаризации хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Поэтому не стоит привлекать работников, которые постоянно находятся в разъездах и командировках.

Приказ о проведении инвентаризации вручается председателю комиссии.

ЛЬГОТЫ ДЛЯ СЕВЕРЯН

В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться не в IV квартале, а в период наименьших остатков ценностей (например, летом). Это предусмотрено нормами пункта 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, и пункта 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

ПРОЦЕДУРА ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Итак, в установленный срок комиссия пришла на склад или приехала на объект. Прежде чем приступить к работе, необходимо получить от материально ответственных лиц (например, прораба, кладовщика и т. д.):

Последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей или денежных средств (визируются председателем комиссии с указанием «до инвентаризации, на такую-то дату»);

Расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности оприходованы, а выбывшие - списаны. В некоторых унифицированных формах такая расписка уже предусмотрена, например, в акте инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) или в инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3).

И только после этого в соответствии с пунктом 2.7 Методических указаний по инвентаризации необходимо в обязательном порядке проверить фактическое наличие имущества путем его подсчета, взвешивания и обмера.

Комиссия и материально ответственные лица должны работать вместе и одновременно. Нельзя, чтобы комиссия работала в их отсутствие и, наоборот, чтобы ответственный работник имел доступ на проверяемый объект без членов комиссии. Поэтому, если инвентаризацию за один день провести невозможно, необходимо в конце рабочего дня опломбировывать помещение.

Для строительных организаций особо актуальными являются положения, в соответствии с которыми:

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей;
- определяют вес (или объем) навалочных материалов исключительно на основании обмеров и технических расчетов;
- при инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов комиссии и материально ответственное лицо, а в конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. При этом акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

«Строительные» особенности

Компаниям нужно учитывать следующие специфические особенности отрасли.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ НЕЗАВЕРШЕННОГО СТРОИТЕЛЬСТВА...

Проводится в соответствии с правилами, определенными в пунктах 3.32-3.34 Методических указаний по инвентаризации.
При этом составляются отдельные описи:

На законченные строительством объекты, фактически введенные в эксплуатацию полностью или частично, приемка и ввод в действие которых не оформлены надлежащими документами;
- на законченные, но почему-либо не введенные в эксплуатацию объекты, с указанием причин задержки оформления их сдачи в эксплуатацию;
- на объекты незавершенного капитального строительства;
- на прекращенные строительством объекты;
- на проектно-изыскательские работы по неосуществленному строительству.

В двух последних случаях в описи приводятся данные о характере выполненных работ и их стоимости с указанием причин прекращения строительства. При их заполнении используются соответствующие технические документы (планы, чертежи, сметы, сметно-финансовые расчеты), акты сдачи работ, этапов, журналы учета выполненных работ на объектах строительства и другая документация.

При проведении инвентаризации незавершенного капитального строительства в описях нужно указывать наименование объекта и объем выполненных по нему работ (по каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам, оборудованию и т. п.) При этом следует проверить:

Наличие в составе незавершенного капитального строительства оборудования, переданного в монтаж, но фактически не начатого монтажом;

Состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов с выявлением причин и оснований для их консервации.

БЕЗ ПОМОЩИ РУКОВОДСТВА НЕ ОБОЙТИСЬ

Руководитель строительной организации должен позаботиться о создании необходимых условий, чтобы комиссия могла произвести полную и точную проверку наличия имущества в установленные сроки: обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, предоставить технически исправное весовое хозяйство, измерительные и контрольные приборы, мерную тару и другие необходимые инструменты.

ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

Проверка проводится материально ответственными лицами в местах хранения ценностей, в том числе на отдельных строительных объектах, участках, подсобно-вспомогательных производствах и обслуживающих хозяйствах. При этом также нужно учитывать ряд особенностей.

Во-первых, в строительстве широко используются материалы открытого хранения - песок, гравий, щебень и т. д.
Их инвентаризацию проводят путем геодезического обмера, то есть перед проведением инвентаризации таким материалам придают правильную геометрическую форму (обычно это конус, параллелепипед или куб), после чего замеряют высоту, а также длину, ширину (или диаметр основания) и производят подсчет объема материала по геометрическим формулам.

Металл различного профиля, используемый при строительстве (арматурную и угловую сталь, швеллер и т. д.), тоже инвентаризируют «математически»: подсчитывают суммарную длину каждого профиля и умножают ее на теоретический вес единицы длины в килограммах (по специальным справочным таблицам).

Фактическое наличие бетонных и железобетонных конструкций и изделий (например, стеновые панели, плиты перекрытий, фундаментные блоки и т. д.) определяют перемножением количества каждого вида изделий (по данным фактического пересчета) на проектный объем каждого изделия в кубических метрах. Не следует забывать про спецодежду, спецобувь и защитные приспособления, а также специальные инструменты и приспособления.

Во-вторых, согласно пункту 1.3 Методических указаний по инвентаризации, строительная компания должна проводить инвентаризацию не только своих материально-производственных запасов, но и запасов, которые числятся в ее учете на балансовых или забалансовых счетах. К ним относятся:

Арендованное имущество;
- ценности, находящиеся на ответственном хранении (например, когда полученные от поставщика материалы не соответствуют заказанному ассортименту);
- материалы, полученные для переработки (оборудование, принятое в монтаж, давальческое сырье).
По ним составляются отдельные инвентаризационные описи.

Документальное оформление

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности обязательств заносятся в инвентаризационные описи или акты. Для большинства видов имущества и обязательств существуют унифицированные формы (формы № ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-17 и т. д.)

ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫЕ ОПИСИ И АКТЫ...

Составляются не менее чем в двух экземплярах. Заполнять их можно как вручную, так и на компьютере.

Подчистки и помарки в описях не допускаются. Исправление делается корректурным способом во всех экземплярах: неправильную запись зачеркивают, над ней ставят правильную запись, заверенную подписями всех членов инвентаризационной комиссии, а также материально ответственного лица.

При заполнении инвентаризационных описей наименования ценностей и их количество надо указывать по той номенклатуре и в тех единицах измерения, которые приняты в бухгалтерском учете. В конце каждой страницы описи обязательно указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей, а также общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице (независимо от единиц измерения). Когда инвентаризация закончена, на последней странице описи оставшиеся незаполненные строки прочеркиваются.

Заполненные инвентаризационные описи должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом.

В унифицированных формах описей предусмотрена расписка материально ответственного лица, которая подтверждает следующие факты. Во-первых, что проверка имущества проведена комиссией в его присутствии. И, во-вторых, что у него нет каких-либо претензий к членам комиссии и перечисленное в описи имущество принято на ответственное хранение.

Если уже после инвентаризации материально ответственное лицо обнаружит ошибку в описи, ему необходимо немедленно заявить об этом председателю комиссии для проведения проверки данного факта. В случае его подтверждения в опись вносятся соответствующие исправления.

По окончании инвентаризации могут быть назначены контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Они проводятся с участием членов комиссий и материально ответственных лиц и обязательно до открытия проверенного объекта (того склада, площадки и т. п., где проводилась инвентаризация).

Один экземпляр инвентаризационных описей передается в бухгалтерию строительной компании, второй остается у материально ответственных лиц.

СЛИЧИТЕЛЬНЫЕ ВЕДОМОСТИ

Бухгалтер, получив инвентаризационные описи, производит их таксировку и сравнивает фактическое наличие имущества по данным инвентаризации с учетными данными.

Сверив данные инвентаризации с данными бухучета, в случае если выявлены расхождения, бухгалтер должен составить сличительные ведомости (формы № ИНВ-18 или № ИНВ-19). Причем отдельными позициями в сличительную ведомость вносятся только те ценности, по которым обнаружены отклонения, а прочие заносятся одной строкой, общей суммой. Суммы излишков и недостач указываются исходя из «бухгалтерской» оценки соответствующих ценностей. По ценностям, не принадлежащим организации, составляются отдельные сличительные ведомости.

УПРОЩЕНИЕ РАБОТЫ ПОЛЬЗЫ НЕ ПРИНЕСЕТ

Обратите внимание: заполнять инвентаризационную ведомость по данным бухучета нельзя. Ведь тогда нарушится контрольная функция инвентаризации, которая может привести к искажению результатов и злоупотреблениям.

Формальный подход (составление инвентаризационных описей, не выходя из бухгалтерии, без проведения фактических проверок) также недопустим. В спешке при оформлении результатов фиктивной инвентаризации нередко все описи датируются одним числом (при наличии большого количества проверяемых объектов и всего одной инвентаризационной комиссии).

Это ставит под сомнение не только результаты инвентаризации, но и всю отчетность строительной компании.

ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ

Все расхождения должны быть так или иначе объяснены.

Например, при обнаружении излишков и недостач следует получить письменные объяснения материально ответственных лиц.
Если виновник недостачи не установлен, к итоговым документам нужно приложить соответствующие решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц. Если обнаружен факт порчи ценностей, необходимо заключение отдела технического контроля или специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).

Инвентаризационная комиссия должна подготовить предложения об урегулировании выявленных расхождений, которые представляются на рассмотрение руководителю строительной компании. Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Учет результатов инвентаризации

Порядок учета выявленных при инвентаризации отклонений следующий (он определен в пункте 3 статьи 12 Закона № 129-ФЗ).
Излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации.
Недостача имущества и его порча списываются:

В пределах норм естественной убыли - на издержки производства или обращения;
- сверх норм - за счет виновных лиц;
- при отсутствии виновных (если они не установлены или суд отказал во взыскании) убытки списываются на финансовые результаты организации.

Результаты должны быть отражены в учете того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

ЕСЛИ ОБНАРУЖЕНЫ ИЗЛИШКИ

Излишки денег и ценностей учитываются по дебету соответствующих счетов - 50 «Касса», 10 «Материалы» и т. д. и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы». Причем имущество приходуется по рыночной стоимости.

В налоговом учете рыночная стоимость «лишних» ценностей включается в состав внереализационных доходов (п. 20 ст. 250 Налогового кодекса РФ).

ЕСЛИ ВЫЯВЛЕНА НЕДОСТАЧА

Подчеркнем, чтобы правильно списать недостачу, необходим ряд документов. К ним относятся:

Сличительная ведомость (форма № ИНВ-18 или № ИНВ-19);
- ведомость учета результатов (форма № ИНВ-26);
- письменные объяснения материально ответственного лица (или иного работника, виновного в недостаче);
- распоряжение руководителя о взыскании ущерба с виновного лица;
- решение суда о взыскании (или об отказе во взыскании) с работника ущерба;
- постановление об отказе в возбуждении дела (если стоимость недостающих или похищенных ценностей составляет менее 1000 руб., что признается мелким хищением, являющимся административным правонарушением согласно статье 7.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях);
- постановление о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого.

Сначала недостающее имущество списывается в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита соответствующих счетов (например, со счета 10). Сюда же списываются и отклонения в стоимости ценностей, если организация использует счет 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».

Дальнейшие действия будут такими.

Прежде всего рассчитывают и списывают недостачу в пределах норм естественной убыли в дебет счетов учета затрат (20 «Основное производство» или 26 «Общехозяйственные расходы»).

Нормы естественной убыли нерудных строительных материалов (песка, щебня, гравия) при хранении приведены в Приложении № 1 к постановлению Госснаба СССР от 15 июня 1984 г. № 72.

Если же виновные не обнаружены, недостача списывается с кредита счета 94 в дебет счета 91.

ПРИМЕР

При инвентаризации товарно-материальных ценностей в ООО «Монолит» обнаружена недостача строительного песка на общую сумму 36 000 руб. Виновные лица не установлены. Недостача в пределах норм естественной убыли по расчету составляет 7250 руб. Руководителем принято решение о списании суммы недостачи на финансовые результаты. Бухгалтер запишет:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10
- 36 000 руб. - списан недостающий песок на основании сличительной ведомости;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 94
- 7250 руб. - списана недостача песка в пределах норм естественной убыли;

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 94
- 28 750 руб. (36 000 - 7250) - списана недостача песка сверх норм естественной убыли.

В налоговом учете расходы в виде недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, включаются в состав внереализационных расходов. Но для этого факт отсутствия виновных должен быть подтвержден уполномоченным органом государственной власти документально (подп. 5 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ). В противном случае убытки в целях исчисления прибыли не учитываются.

ЗАЧЕТ ПО ПЕРЕСОРТИЦЕ

В соответствии с пунктом 5.3 Методических указаний по инвентаризации строительная компания может производить взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы.

Однако сделать это можно только в виде исключения в случае, если одновременно обнаружены излишек и недостача товарно-материальных ценностей одного и того же наименования:

За один и тот же проверяемый период;
- у одного и того же проверяемого лица;
- в тождественных количествах.

Поэтому, например, если имеется излишек песка и недостаток щебня, провести зачет по пересортице нельзя. Нельзя произвести зачет и в том случае, если обнаружен излишек песка на одной стройплощадке и недостача - на другой.

Чтобы выяснить, соответствуют ли учетные данные фактическим, необходимо провести инвентаризацию. Инвентаризацию перед составлением годовой отчетности проводят в конце года. Однако ее результаты зачастую оформляются уже в начале следующего года. Предлагаем разобраться, какие документы должны быть в наличии у организации, чтобы результаты инвентаризации имущества не признали недействительными. Также выясним, какими документами следует оформить эти результаты и как их отразить в бухгалтерском учете.

Инвентаризация имущества проводится организацией для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. В ходе нее проверяется наличие имущества, определяется его состояние и делается оценка.

Приведем нормативные документы, регламентирующие случаи и порядок проведения инвентаризации:

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ);
Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н (далее - Положение № 34н);
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 (далее - Методические указания по инвентаризации).

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются организацией, за исключением тех ситуаций, когда инвентаризация обязательна (ст. 11 Закона № 402-ФЗ). Обязательная инвентаризация должна проводиться в случаях, перечисленных в п. 22 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н , а также в п. 27 Положения № 34н. Так, обязательной является инвентаризация перед составлением бухгалтерской отчетности. Случаи, когда организация будет проводить инвентаризацию по желанию, должны быть указаны в ее учетной политике.

Порядок проведения инвентаризации имущества организации и оформления ее результатов подробно описан в Методических указаниях по инвентаризации.

Документы, которые должны быть в наличии, если инвентаризация имущества уже проведена

Итак, если ваша организация провела инвентаризацию для составления годовой бухгалтерской отчетности в декабре прошлого года, проверьте, все ли необходимые документы имеются и правильно ли они составлены. Если же вы только планируете проводить инвентаризацию имущества для иных целей, то все указанные далее документы вам нужно будет оформить в аналогичном порядке.

Первый документ, который составляется перед проведением инвентаризации, - это приказ или распоряжение руководителя о ее проведения. Существует унифицированная форма приказа о проведении инвентаризации № ИНВ-22, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. Однако с 1 января 2013 г. организации вправе использовать собственные формы документов, утвержденные учетной политикой (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Рекомендуем проверить этот документ очень внимательно. В приказе или распоряжении о проведении инвентаризации должны быть указаны:

состав инвентаризационной комиссии;
объем инвентаризуемого имущества и обязательств;
сроки проведения инвентаризации;
дата представления документов, оформленных по результатам инвентаризации, в бухгалтерию.

Если какой-то информации нет, то документ лучше переделать.

Согласно п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации в состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Также в состав инвентаризационной комиссии могут входить представители службы внутреннего аудита организации, а также независимых аудиторских организаций.

Важно иметь в виду следующее. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Поэтому если в инвентаризационную комиссию был включен работник, который впоследствии заболел или уехал в командировку, то во избежание ненужных споров приказ лучше переделать.

Объем инвентаризуемого имущества, который указывается в приказе, зависит от причины проведения инвентаризации. Если это инвентаризация перед составлением годовой отчетности, то в соответствии с п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации, проверке подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения. Кроме того, инвентаризировать перед составлением отчетности следует производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки).

Отметим, что если инвентаризация проводится по причине смены материально ответственного лица, то инвентаризироваться будет только имущество, закрепленное за данным лицом. Сверять наличие остального имущества и обязательств в этом случае нет необходимости.

Законодательных требований, ограничивающих продолжительность проведения инвентаризации и сроки сдачи материалов по инвентаризации в бухгалтерию, не установлено, поэтому определяются они исходя из потребностей организации. Но затягивать сроки проведения инвентаризации не стоит в силу того, что это создает определенные неудобства в хозяйственной жизни организации. Например, на время проведения инвентаризации необходимо организовать обособленное хранение ТМЦ, поступивших уже после начала этой инвентаризации. Кроме того, инвентаризация, проводимая перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, должна проводиться до окончания периода, за который отчетность будет составляться.

До начала фактической проверки наличия имущества комиссия обязана была получить последний отчет о движении материальных ценностей и денежных средств в бухгалтерии организации. Необходимо проверить следующее. Все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, должны быть завизированы председателем комиссии с указанием формулировки «до инвентаризации на (указывается дата начала)». Данное визирование является подтверждением остатков имущества на начало инвентаризации. Если такой пометки нет, нужно обратиться к председателю комиссии для внесения соответствующих исправлений в документы.

Также перед началом проведения инвентаризации материально ответственные лица должны дать расписки о том, что все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии. В расписке указывается, что все ценности, поступившие под ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Расписки предоставляют и подотчетные лица, получившие денежные средства, но еще не отчитавшиеся за них. Если расписок нет, то постарайтесь получить их задним числом. Образец расписки материально ответственного лица дан в приложении 2 .

При проведении инвентаризации фактически используются два вида проверок:

натуральная (вещественная);
документальная.

Натуральная проверка обычно используется для проверки основных средств и МПЗ, то есть активов, имеющих материально-вещественную форму, которые можно подсчитать, взвесить, обмерить. Такая проверка имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц (п. 2.7 и 2.8 Методических указаний по инвентаризации).

При документальной проверке наличие объекта учета подтверждается непосредственно документами.

В ходе осуществления вещественной и документальной проверки должны быть заполнены инвентаризационные описи и описи по видам имущества. Они заполняются по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88н, или по формам, разработанным организацией самостоятельно и утвержденным учетной политикой. В описи по инвентаризации имущества заносится информация о его фактическом наличии. Описи заполняются не менее чем в двух экземплярах.

Описи составляются вручную чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Также разрешается оформлять описи с использование технических средств (компьютера и принтера).

На каждой странице описи, заполняемой при инвентаризации имущества, указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти материальные ценности показаны.

Если в инвентаризационных описях обнаружены ошибки, их исправляют в следующем порядке. Зачеркиваются неправильные записи и ставятся над зачеркнутыми правильные показатели. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Если вы обнаружили, что в уже составленной инвентаризационной описи применили иной способ исправления ошибки, то нужно внести коррективы (при возможности) или заменить документ, иначе опись будет недействительна.

При проверке инвентаризационных описей обратите внимание еще на такой момент. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Описи должны подписать все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи дается расписка материально ответственных лиц, подтверждающая проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии каких-либо претензий к членам комиссии и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если такой расписки нет, следует внести соответствующие исправления.

При инвентаризации, проводимой при смене материально ответственных лиц, опись подписывает также сдавшее и получившее ценности материально ответственное лицо.

Отметим, что на имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Образец описи, составленной при инвентаризации основных средств, дан в приложении 3 .

Документы, которыми оформляются результаты инвентаризации

Документы для оформления результатов инвентаризации составляются уже после ее проведения. То есть если в вашей организации проводили инвентаризацию перед составлением годовой отчетности в декабре прошлого года, то можно оформить документы по ее результатам уже в январе.

В ситуации, когда при сопоставлении полученных в ходе инвентаризации фактических данных с данными бухгалтерского учета комиссия выявила расхождения, их необходимо зафиксировать в сличительной ведомости. На арендованные или находящиеся на ответственном хранении объекты составляется отдельная сличительная ведомость.

Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

Кроме того, после проведения инвентаризации назначается заседание инвентаризационной комиссии. На нем должны быть рассмотрены и проанализированы все выявленные расхождения и по возможности установлены причины их возникновения для принятия решений по корректировке показателей в бухгалтерском учете. По результатам рассмотрения оформляется протокол. В нем приводятся сведения о производственных запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц (см. образец в приложении 5).

Результаты инвентаризации утверждаются приказом руководителя организации. В нем также даются предписания по устранению выявленных в ходе инвентаризации расхождений фактического наличия имущества и учетных данных. Поскольку именно руководитель принимает окончательное решение по результатам инвентаризации, приказ является основанием для отражения соответствующих решений в бухгалтерском учете.

Бухгалтерский учет излишков и недостач

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке (п. 28 Положения № 34н):

Излишки имущества приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации. Соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты коммерческой организации;

Недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты коммерческой организации.

Таким образом, при выявлении излишков бухгалтерская проводка будет следующей:

Дебет 01 (10, 41) Кредит 91-1

Выявленные в ходе инвентаризации излишки основных средств (материалов, товаров) оприходованы по рыночной стоимости.

Недостачи в бухгалтерском учете списываются с использованием счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Бухгалтерские проводки зависят от того, как будет списываться эта недостача. Сумма ущерба определяется исходя из стоимости имущества по данным бухгалтерского учета.

Недостача и порча материальных ценностей в пределах норм естественной убыли по распоряжению руководителя списывается на счета учета затрат на производство или на расходы на продажу. При этом нормы убыли применяются лишь при выявлении фактических недостач (п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации). При этом убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице (если организация производит такой зачет). Если после зачета все же оказалась недостача, то нормы естественной убыли применяются только по тому наименованию имущества, по которому установлена недостача.

Отметим, что нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача. При списании недостающего имущества в пределах норм естественной убыли будут сделаны бухгалтерские проводки:

Дебет 94 Кредит 10 (41)

Отражена недостача материалов (товаров);

Дебет 20 (44) Кредит 94

Включена в расходы сумма недостачи за счет норм естественной убыли.

Если недостачи и потери товаров или материалов превышают нормы естественной убыли или по данному виду материально-производственных запасов нормы не установлены, тогда сумму недостачи рассматривают как сверхнормативную и относят на виновных лиц. Кроме того, на виновных лиц может быть отнесена недостача основных средств. По заявлению работника сумма недостачи будет погашаться из его заработной платы. Бухгалтерские проводки такие:

Дебет 94 Кредит 10 (41, 01)

Дебет 73-2 Кредит 94

Отнесена на виновных сверхнормативная сумма недостачи.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то сумма ущерба от недостачи или порчи имущества списывается в прочие расходы. Для отражения данной операциию, кроме приказа директора, потребуются документы, подтверждающие отсутствие виновных лиц. Бухгалтерские проводки следующие:

Дебет 94 Кредит 10 (41, 01)

Отражена недостача материалов (товаров, основных средств);

Дебет 91-2 Кредит 94

Отнесена на прочие расходы организации сумма недостачи.

Отметим, что если инвентаризация имущества проводилась перед составлением бухгалтерской отчетности, то для достоверности отчетности бухгалтерские проводки, отражающие результаты инвентаризации, нужно внести в тот период, когда инвентаризация закончена (то есть в декабрь прошлого года).