Авансовый отчёт по командировке: правила оформления, нюансы заполнения, бухгалтерские проводки. Новая отчетность в ПФР. Какие документы могут играть роль приложения
, Статьи для бухгалтеров , Статьи по бухучету
- Категории:
- Все новости
- С документами
В таблице работник укажет, каким образом он получил подотчетные средства - наличными либо на платежную карту. Дальше наконец-то запишет, какую сумму ему выдали под отчет и сколько он издержал. Не для кого не секрет то, что соответственно, подотчетник выводит перерасход либо остаток средств. Суммы в рублях и копейках.
К авансовому отчету работник приложит подлинники документов, которые как бы подтверждают расходы: БСО, квитанции, кассовые и товарные чеки и т. д. Необходимо подчеркнуть то, что список этих документов по порядку должен быть вписан на оборотной стороне авансового отчета в таблице. По каждому документу сотрудник укажет:
Дату и номер - графы 2 и 3 таблицы;
- наименование документа либо расхода, которые подтверждает бумага (к примеру, проезд, проживание в командировке, стоимость обретенных канцтоваров), - графа 4;
- сумму в рублях и копейках либо в инвалюте - графа 5 либо 6.
Количество приложенных документов сотрудник укажет на лицевой стороне отчета под таблицей (пометка 2 в образце выше).
Дальше подотчетник подпишет авансовый, вообщем то, отчет и проставит расшифровку подписи - лишь в одном месте (пометка 3 в образце выше).
Когда работник принесет для вас авансовый так сказать отчет, пронумеруйте его и выдайте расписку. И даже не надо и говорить о том, что это, как многие выражаются, отрезная часть формы № АО-1. Всем известно о том, что в ней укажите реквизиты авансового отчета и сумму, которую издержал сотрудник. Необходимо подчеркнуть то, что не забудьте также подписать расписку (пометка 4 в образце выше).
Работникам выдают новейшие подотчеты, хотя они еще не отчитались за старенькые. Угрожает ли компании за это штраф?
Нет, не угрожает. В таковой ситуации инспекторы пробуют выписать штраф по статье 15.1 КоАП РФ. Все знают то, что в норме предусмотрены санкции за ошибки в кассовых операциях: для компаний - от 40 тыс. до 50 тыс. руб., для управляющего - от 4000 до 5000 руб.
Но компания несет ответственность только в, как всем известно, ограниченных вариантах. Они все названы в части 1 статьи 15.1 КоАП РФ. Вообразите себе один факт о том, что в этом перечне нет нарушений при расчетах с подотчетниками, так что штраф не угрожает. Это также подтверждает и арбитражная практика. Для примера приведу постановление ФАС Дальневосточного округа от 16 июля 2010 г. № Ф03-4472/2010.
Какие реквизиты заполняет бухгалтер
Проверьте авансовый отчет. Всем известно о том, что срок для этого ограниченный. Его устанавливают в локальном акте компании. Все давно знают то, что к примеру, в положении о документообороте.
По итогам проверки заполните до конца отчет. В нем укажите заглавие организации, код структурного подразделения, в каком трудится подотчетник, и его табельный номер. Потом сверьте с первичкой суммы, которые работник указал в таблице на оборотной стороне отчета. Всем известно о том, что подтвержденные суммы вчеркните в эту же таблицу в графу «Сумма расхода, принятая к учету» (пометка 5 в образце выше). В данной нам же таблице поставьте номер счета, на который относите издержки.
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
- оприходовали продукты;
ДЕБЕТ 20 (26) КРЕДИТ 71
- отразили расходы на сервисы либо работы;
ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71
- учли входной НДС по подотчетным расходам.
Ежели сотрудник растерял справку из, как большинство из нас привыкло говорить, обменного пт, то пересчитайте валюту в рубли по официальному курсу на ту дату, когда выдали подотчет. Такие объяснения привел Минфин в письме от 3 сентября 2015 г. № 03-03-07/50836.
Подведите результат: может быть, образовались перерасход либо задолженность по как бы подотчетным суммам. Несомненно, стоит упомянуть то, что перерасход выдайте сотруднику из кассы. В авансовом отчете укажите номер и дату расходника.
Остаток подотчетной суммы работник должен внести в кассу. Мало кто знает то, что когда он это сделает, в авансовом отчете вы пропишете реквизиты приходника (пометка 7 в образце выше).
В учете запишите:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
- выплатили работнику из кассы перерасход по авансовому отчету;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
- получили от работника в кассу остаток неизрасходованных, как все говорят, подотчетных средств.
Ежели подотчетник не возвращает остаток в кассу, средства удержите из его зарплаты. Все давно знают то, что проводки такие:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71
- отразили подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94
- удержали из зарплаты работника подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок.
Проверенный авансовый отчет в 2016 году подпишите у управляющего компании. Конечно же, все мы очень хорошо знаем то, что пусть он также укажет в нем сумму, на которую подтвердил отчет, поставит дату и так сказать подпись (пометка 8 в образце выше).
Когда не получится списать расходы по авансовому отчету в 2016 году
Разберем нередкие ошибки, которые не дозволят компании списать расходы по подотчетным суммам. Подотчетник не подтвердил платежи с банковской карты.
Перевести подотчетные суммы вы сможете на корпоративную, как все знают, банковскую карту либо на личную. Чиновники не против - письмо Минфина от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288. Все знают то, что во 2-м случае к авансовому отчету сотрудник должен приложить оригиналы всех документов на банковскую карту. Также квитанции банкоматов и слипов, в каких указана фамилия обладателя карты.
Всем известно о том, что такие объяснения финансисты привели в письме от 6 апреля 2015 г. № 03-03-06/2/19106. Ежели слипов нет, учитывать расходы не получится.
А ежели подотчетник рассчитывался чужой, как большая часть из нас постоянно говорит, банковской картой, к примеру супруги либо супруга? Тогда пригодится расписка обладателя карты о том, что подотчетник вернул ему средства. На этом настаивают налоговики в письме от 22 июня 2011 г. № ЕД-74-3/9876.
Торговец не расшифровал покупку в товарном чеке
Наименование и количество купленных продуктов - это неотклонимые реквизиты первичного документа (подп. 4, 5 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Очень хочется подчеркнуть то, что ежели в товарном чеке записали общее наименование продуктов (к примеру, канцелярские принадлежности), учесть расходы рискованно.
Хотя судьи подтверждают такие издержки - постановление ФАС Поволжского округа от 3 февраля 2006 г. № А55-14012/05-32. Было бы плохо, если бы мы не отметили то, что но сомневаюсь, что вы захотите каждый раз судиться с налоговиками из-за незначимых расходов. Мало кто знает то, что потому заблаговременно проинформируйте подотчетника, чтоб он просил у торговца подробный товарный чек.
Иностранные документы не перевели на российский язык
Работник ездил в командировку за границу, большая часть подтверждающих документов на иностранном языке. Как бы это было не странно, но их непременно нужно перевести на российский. Даже, как большая часть из нас постоянно говорит, электронные. Такое требование прописано в пт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
Обратите внимание: нужен построчный перевод всего документа. Было бы плохо, если бы мы не отметили то, что сделать его, вообщем то, может как проф переводчик, так и спец вашей компании. Минфин не категоричен в этом вопросце - письмо от 20 апреля 2012 г. № 03-03-06/1/202.
Подотчетник не подкрепил расходы документами
Ежели работник не принес документы, подтверждающие расходы, подотчет включите в его доход. Мало кто знает то, что с данной для нас суммы придется удержать НДФЛ - письмо УФНС по г. Москве от 27 марта 2006 г. № 28-11/23487.
Хотя в суде компаниям удается, вообщем то, оспорить НДФЛ по подотчетам без подтверждающих бумаг. В качестве примера приведу постановление ФАС Волго-Вятского округа от 3 февраля 2012 г. № А82-3116/2011.
В бухгалтерском делопроизводстве. Главным его назначением является подтверждение израсходованной подотчетным лицом суммы.
Двухсторонняя унифицированная форма № АО-1 - единый бланк для каждого юридического лица любой формы собственности. Исключением являются только бюджетники, пользующиеся с 2002 года специальным бланком «0504049».
Обязанность по оформлению авансового отчета ложится на каждого работника, получившего денежные средства для командировки или приобретения какого-либо материала или товара (например, канцелярские товары или продукты питания).
Авансовый отчет командированного сотрудника
Как правильно оформлять авансовый отчет, если сотрудник направлялся организацией для выполнения какого-либо задания в другой город?
Командировкой называют поездку работника с целью выполнения своих должностных обязанностей вне места расположения компании. Она никогда не обходится без расходов, которые подлежат компенсации сотруднику в соответствии с действующим законодательством.
К командировочным тратам можно относить:
- Проезд туда и обратно, но только в том случае, если работник располагает билетами.
- Аренду жилплощади (чеки или квитанции обязательны к предъявлению).
- Дополнительные траты, входящие в состав суточных.
- Телефонные переговоры, почтовые отправления, обмен валюты, транзитный и комиссионный сбор, багажный билет и любое другое мероприятие, без выполнения которого не будет достигнута основная цель поездки.
Все вышеназванные расходы должны подтверждаться документально. Если говорить о суточных, то их размер обычно оговаривается в приказе или в положении о командировке, издаваемых на каждом предприятии. Сумма может отличаться в зависимости от того, куда поехал сотрудник: внутри региона, в другой субъект Российской Федерации или за границу.
Законодательство не устанавливает предельный размер суточных, но если их величина внутри страны превышает 700 руб., а за ее пределами - 2500 руб., то они должны облагаться НДФЛ. Проблемы с тем, как правильно оформлять авансовый отчет после возвращения из командировки, не должны возникать. Срок сдачи документа - не более трех дней с момента прибытия. Если подотчетная сумма была потрачена не полностью, то разницу необходимо вернуть в кассу посредством приходного кассового ордера, а если, наоборот, произошел перерасход, то работнику компенсируется все при помощи расходного кассового ордера.
Какие последствия влечет неправильно оформленный авансовый отчет?
Правильно оформить работник должен в течение трех дней, в противном случае контролирующий орган может рассмотреть эту сумму как доход, на который должен быть начислен НДФЛ и страховые взносы.
Кстати, принятие новой редакции закона № 290-ФЗ от 03 июля 2016 года, вводит некоторые корректировки, например, серьезный штраф за предоставление ненадлежащего чека. Также планируется начать использовать для оплаты командировочных расходов специальные банковские карты, соответствующие международному стандарту Visa и MasterCard.
Общие правила
Как правильно оформлять авансовый отчет? Нужно просто соблюдать каждый из следующих пунктов:
1. Отчет должен быть составлен не позднее трех рабочих дней с того момента, как:
- истек срок, указанный работников в заявлении о выдаче денежных средств;
- сотрудник вышел на работу, если истечение периода, на который выдавались деньги, пришлось на отпуск или болезнь;
- работник вернулся из командировки.
2. Для оформления отчета следует использовать унифицированную форму № АО-1 или форму, принятую предприятием.
3. Работник, совместно с бухгалтером, которому известно, как правильно оформлять авансовые отчеты (пример однозначно имеется в используемой программе), должны заполнить документ.
4. За утверждение отчетной бумаги отвечает руководитель.
5. Любой авансовый документ должны сопровождать чеки, счета, билеты и другие бумаги, которые подтверждают, что человек действительно потратил подотчетные средства.
Порядок заполнения
Как правильно оформлять авансовый отчет?
Первая или лицевая часть должна быть заполнена бухгалтером. Нельзя обойтись без указания реквизитов документа (номера и даты), сведений о предприятии и подотчетных лицах, о сумме выданного аванса, сводной информации: израсходованные средства и бухгалтерские счета, на основании которых можно судить о движении и списании. Кроме того, здесь следует указать перерасход или возвернутый неиспользованный аванс.
Вторая часть представляет собой отрывную расписку о том, что авансовый отчет принят на проверку. После заполнения бухгалтер должен отрезать ее и выдать подотчетному сотруднику.
Третью часть (оборотную сторону формы АО-1) необходимо заполнять коллективно. Задача подоотчетного работника - отразить реквизиты и приложить каждый правильно оформленный товарный чек для авансового отчета. Бухгалтеру останется заполнить сумму и бухгалтерский счет, на котором отразятся израсходованные деньги.
На документе должны стоять подписи работника, бухгалтера и главного бухгалтера. Только после этого его может утвердить руководитель.
Обоснованный перерасход
Как правильно оформить перерасход по авансовому отчету? Для начала нужно убедиться в его обоснованности:
- траты средств выше выделенных потребовало выполнение задания по поручению начальства;
- сотрудник располагает подтверждающими бумагами.
Если хотя бы одно условие не соблюдено, то денежная сумма не подлежит возмещению.
Порядок компенсации перерасхода по кассе
В случае перерасхода средств перед бухгалтером встает вопрос: авансовый отчет - как правильно оформить. № КО-2 легко можно найти на бескрайних просторах интернета. Реквизиты данного документа необходимо указать в отчете - строка «Перерасход выдан по кассовому ордеру».
Срок компенсации перерасходованных сотрудником средств не установлен законодательством. Следовательно, если бухгалтер не указал сразу сведения о расходном ордере в авансовом отчете, это не повлечет никаких штрафных санкций.
Условия компенсации перерасхода на зарплатную карту
В настоящее время практически все организации перечисляют сотрудникам заработную плату на банковскую карту. А можно ли перерасходованную по авансовому отчету сумму вернуть сотруднику таким же способом?
Законодательство не располагает однозначным ответом. Сам документ предполагает только одну форму возмещения перерасходованной подотчетной суммы - наличные деньги.
Таким же мнением в 2006 году поделился Центральный банк России в своем письме № 36-3/2408. При этом его же письмо, но от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 содержит информацию о том, вопрос: можно ли использовать банковскую карту для расчета по подотчетной сумме не является компетенцией Центрального Банка. То сеть предприятие должно самостоятельно разбираться со своими проблемами в данном случае. А чтобы у контролирующего ведомства не возникали лишние вопросы, рекомендуется пользоваться кассой.
Как компенсировать личные деньги сотрудника?
Работник организации может сам отправиться за приобретением необходимых товаров (работ, услуг) за свои собственные средства. В данном случае нет необходимости заполнять авансовый отчет. Как правильно оформить вышеописанные действия?
Вполне достаточно будет заявления и подтверждающих покупку чеков, накладных, бланков строгой отчетности, проездных документов и т. д.).
Оформление авансового отчета в 1С
Каждый бухгалтер должен быть знаком с таким документом, как авансовый отчет. Как правильно оформить в 1С? Местом расположения документа в программе является раздел «Банк и касса».
В созданном окне следует сначала указать информацию об организации и подотчетных лицах. Кнопка «Добавить» сделает доступной таблицу, в которой необходимо отразить всю информацию о выданных средствах.
Аванс бывает трех видов:
- При этом учитываются авиа- и железнодорожные билеты, путевки, почтовые марки и прочее.
- Наличные средства. Основной целью документа является списание наличной денежной суммы.
- Расчетный счет. Документ необходим для того, чтобы учесть списание безналичной денежной суммы с расчетного счета компании.
Чтобы сформировать сведения о выдаче наличных, необходимо начать с создания нового расходного кассового ордера. После заполнения документ следует распечатать и передать подотчетному лицу, чтобы последний заполнил строку о получении денежных средств и расписался. Только после этого можно сохранить и провести документ.
В табличной части расходного кассового ордера следует указать информацию о товарах и материалах, приобретенных подотчетным лицом. Если покупка товара сопровождалась выдачей счет-фактуры, то необходимо поставить флаг СФ, выбрать Поставщика и заполнить его реквизиты.
Раздел «Возвратная тара» требует заполнения информации о таре, которую Поставщик ждет назад.
Раздел «Оплата» фиксирует суммы, уплаченные поставщику за ранее приобретенный товар. Выданный аванс отражается проводкой Д 60.02 К 71.01.
Закладка «Прочее» предназначена для учета других расходов подотчетного лица (командировка, проезд, топливные расхода и т. д.).
В 2015 году порядок оформления служебных командировок менялся не один раз. Новые правила значительно упростили список обязательных документов и облегчили работу учреждения. Теперь отпала необходимость оформлять командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о командировке, журналы учета командировок. О том, какие документы необходимо оформить при направлении работника в служебную командировку в 2016 году, какие подтвердят срок его поездки и что еще нужно предоставить работнику по возвращении – в статье.
Приказ на командировку
Правила направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749). Так согласно пункту 7 Положения № 749 основанием для направления сотрудника в командировку является письменное решение работодателя. То, в каком виде оно должно быть оформлено в Положении № 749, не прописано. Большинство учреждений используют для этого приказ (распоряжение).
Что касается формы такого приказа, то можно использовать:
– либо унифицированную форму № Т-9 (при направлении в командировку одного работника) или № Т-9а (при направлении в командировку нескольких работников), утвержденные приказом Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1;
– либо самостоятельно разработанную и утвержденную.
В приказе укажите следующую информацию:
– наименование учреждения;
– наименование документа и дату его составления;
– Ф. И. О. работника, его должность и структурное подразделение, в котором он трудится;
– место, в которое направляется сотрудник (страна, город, организация);
– срок командировки, в том числе даты начала и окончания поездки;
– цель командировки;
– вид транспорта, на котором работник направляется в командировку (личный, служебный, транспорт, находящийся в собственности третьих лиц);
– основание издания приказа;
– организацию, которая оплатит работнику .
Напомню, что в общем случае при направлении сотрудника в командировку ему возмещаются следующие расходы (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, абз. 1 п. 11 Положения № 749):
– на проезд;
– на наем жилого помещения;
– связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (дополнительные расходы);
– произведенные сотрудником с разрешения работодателя (иные расходы).
Что касается суточных, они не выплачиваются при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства исходя из условий транспортного сообщения, а также характера выполняемой в командировке работы.
Приказ о направлении работника в служебную поездку подписывает руководитель учреждение (уполномоченное им на это лицо). Рекомендую ознакомить с ним сотрудника под подпись. Поскольку в случае его привлечения его к дисциплинарной ответственности за неисполнение данного приказа, нужны будут соответствующие доказательства. Иначе такое привлечение может быть признано неправомерным. Так как оно возможно только за неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником по собственной вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 Трудового кодекса РФ).
Хранить приказы о направлении в служебные командировки нужно 75 лет. Основание – пункт «б» статьи 19 раздела II Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г № 558.
Документы, подтверждающие срок командировки
По возвращении из служебной поездки работник должен составить служебную записку, указав в ней фактический срок пребывания в месте командирования (п. 7 Положения № 749). Она необходима в трех случаях:
– при использовании служебного транспорта;
– при использовании личного транспорта;
– при использовании транспорта, которым работник управляет по доверенности.
Форма такой записки свободная. Для удобства ее составления сотрудниками, рекомендую приказом руководителя учреждения утвердить образец бланка.
К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником указанного транспорта для проезда к месту командирования (обратно к месту работы). Какие именно, зависит от вида используемого транспорта.
Если работник передвигался на общественном транспорте
Срок проезда на поезде или ином общественном транспорте подтвердят проездные билеты. В случае утери документов на проезд, сроки командировки обоснуют документы на наем жилого помещения.
Обратите внимание: с 21 октября 2015 года действуют новые правила предоставления гостиничных услуг в РФ. Они утверждены постановлением Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085 (далее – Правила № 1085). При предоставлении человеку временного жилья с ним заключается договор. Основание – паспорт, а также иные документы, предусмотренные пунктом 19 Правил № 1085.
Такой договор заключается путем составления документа, который должен содержать, в том числе:
– цену номера (места в номере);
– период проживания в гостинице.
Об этом сказано в пункте 20 Правил № 1085.
Кроме того за проживание в гостинице работнику выдается кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил № 1085).
Но командированный работник с ведома работодателя может самостоятельно снять комнату у собственника - физического лица. Тогда снованием для проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения. Заключен он должен быть в соответствии со статьей 671 Гражданского кодекса РФ и статьей 30 Жилищного кодекса РФ. При этом к договору найма необходимо приложить документ, подтверждающий получение наймодателем платы. Таким документом может быть, например, расписка.
Если же указанные документы потеряны, для подтверждения срока пребывания работник представляет служебную записку и (или) иной документ. Он должно содержать подтверждение принимающей сотрудника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места служебной поездки). Такой порядок предусмотрен абзацем 4 пункта 7 Положения № 749.
А можно ли подтвердить расходы на проезд в период командировки проездными документами, оформленными в электронном виде? Ответить на этот вопрос поможет приказ Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322. В соответствии с пунктом 2 этого документа расходы на приобретение железнодорожного билета можно подтвердить контрольным купоном электронного проездного документа, направляемым пассажиру в электронном виде в обязательном порядке.
Теперь поговорим об авиатранспорте. Если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, то произведенные расходы подтвердят:
– маршрут/квитанция электронного билета;
– багажная квитанция на бумажном носителе;
– посадочный талон.
При потере посадочного талона, сотруднику нужно обратиться к авиаперевозчику (его представителю) за подтверждающим документом. Таким документом может быть, например, справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию. Таково мнение Минфина России (письма от 7 июня 2013 г. № 03-03-07/21187, от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61).
Если сотрудник ездил на машине
В этом случае к служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником автомобиля (служебного, находящегося в его собственности или в собственности третьих лиц (по доверенности)):
– путевой или маршрутный лист;
– квитанции;
– кассовые чеки;
– иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта (например, накладные с адресами поставщика, распечатки данных тахографа).
Авансовый отчет
По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю об израсходованных в связи с командировкой суммах. Сделать это он должен в течение трех рабочих дней.
К авансовому отчету сотрудник должен приложить все имеющиеся у него документы о расходах, произведенных в служебной поездке (п. 26 Положения № 749).
В соответствии с этим документом производится окончательный расчет по выданному работнику перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 10 Положения № 749).
Если сотрудник потратил денег меньше, чем ему было выдано, то он должен вернуть в кассу неизрасходованные подотчетные деньги. Но возможет и иной вариант - работник потратил денег больше, чем ему было выдано. То есть по авансовому отчету имеется перерасход. В этом случае сотруднику возвращают собственно потраченные суммы. Но сделать это нужно только после утверждения авансового отчета руководителем учреждения. Основании выдачи денег - (п. 6 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами…»). Не забудьте внести реквизиты кассового ордера в авансовый отчет.
Журналы учета командировок
Учреждению больше не надо вести два журнала:
– учета работников, выбывающих в служебные командировки;
– учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.
Это связано с тем, что из Положения № 749 исключили пункт 8 (постановление Правительства РФ от 29 июля 2014 г. № 771), где говорилось о необходимости такого учета. Действуют новшества с 8 августа 2015 года.
С 19 октября 2015 года утратил силу и приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н, которым были утверждены формы таких журналов. Но, несмотря на это журналы учета командировок все же могут пригодиться учреждению. Чтобы продолжать вести такой учет работников установите соответствующий порядок учета в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 Трудового кодекса РФ). Причем можно предусмотреть порядок, как аналогичный ранее применявшемуся, так и иной удобный для учреждения.
Выводы
При направлении работника в служебную командировку нужно оформить всего лишь один документ – приказ (распоряжение). К документам, которые должен предоставить именно работник по возвращении из служебной поездки относятся:
– служебная записка (выше рассмотрены случаи ее составления);
– документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы (их список зависит от того, на чем ездил сотрудник);
– авансовый отчет.
Выдавать деньги под отчет можно не только штатным сотрудникам, но и лицам, с которыми у вас заключены гражданско-правовые договоры. Дальше мы подробно поговорим о том, как выдать деньги под отчет штатным и внештатным работникам в 2016 году.
Из этой статьи вы узнаете:
- Кому, кроме штатных работников можно выдать наличные под отчет
- Как составить заявление на выдачу денег под отчет 2016
- Как заполнить авансовый отчет 2016
Правило № 1. Можно выдавать деньги под отчет подрядчикам, работающим по гражданско-правовым договорам
До 1 июня 2014 года выдавать наличные под отчет можно было исключительно штатным сотрудникам. Дело в том, что по общему правилу работником принято считать человека, с которым у фирмы заключен трудовой договор (ч. 2 ст. 20 ТК РФ).
Однако в новом порядке ведения кассовых операций появилось более широкое определение работника. Теперь, «работник»- это лицо, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор (). Это значит, что сейчас вы можете выдать деньги под отчет не только человеку, принятому по трудовому договору. А, к примеру, подрядчику для покупки материалов, необходимых для выполнения работ по гражданко-правовому договору.
Правило № 2. Выдавать деньги в подотчет можно только на основании заявления
Каждый раз, когда вы выдаете работнику деньги под отчет, просите у него написать заявление на выдачу денег под отчет. Это же касается и директора, для него никаких исключений на этот счет не предусмотрено. Поскольку на все суммы наличных, которые вы выдаете, необходимо составлять отдельный расходный кассовый ордер на основании как раз такого заявления (п. 6.3 Указаний № 3210-У).
Текст заявления составьте в произвольной форме с обязательным указанием следующих реквизитов:
- сумма денег под отчет;
- срок, на который выдается подотчет;
- подпись руководителя;
- дата написания заявления.
Отметим, что до 1 июня 2014 года руководителю нужно было от руки писать на каждом заявлении сумму наличных денег и срок, на который они выдаются (п. 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П). Сейчас можно вписать все эти данные в форму заявления на компьютере, а директор просто поставит на документе свою подпись (абз. 1 п. 6.3 Указаний № 3210-У). Образец заявления на выдачу подотчетных сумм смотрите ниже.
Образец заявления на выдачу денег под отчет 2016
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в сумме 4000 (Четыре тысячи) руб. на срок пять календарных дней для покупки дизельного топлива для рабочего автомобиля «Газель».
02.02.2016 Иванов Е.В. Иванов
Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:
задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.
Бухгалтер Прохорова А.С. Прохорова
Директор Морозов В.П. Морозов
02.02.2016
Правило № 3. Проверьте, нет ли у работника старых подотчетных сумм
Выдать любому сотруднику деньги под отчет вы можете только при условии, что он отчитался по всем ранее выданным суммам (абз. 3 п. 6.3 Указаний № 3210-У). То есть два раза подряд выдать одному человеку деньги нельзя, нужно чтобы он сначала полностью погасил задолженность по старому подотчету, и только после этого выдавать новый. Как выявить задолженность сотрудника, читайте в статье .
Правило № 4. Можно перечислять деньги под отчет на карту сотрудника с расчетного счета
Вы можете выдавать деньги под отчет не только наличными, но и на зарплатную карту сотрудника с расчетного счета. Это подтверждает письмо Минфина России от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 .
Чтобы перечислить подотчет на карту, сделайте следующее:
- закрепите в бухгалтерской учетной политике, а так же в локальных нормативных актах (например, в положении о расчетах с подотчетными лицами), что деньги под отчет могут быть выданы из кассы или путем перечисления с расчетного счета на личную карту сотрудника;
- попросите работника, чтобы он написал в заявлении, что просит перечислить подотчетную сумму ему на карту и указал реквизиты своего счета;
- в платежном поручении в поле «Назначение платежа» укажите, что перечисленные средства являются подотчетными;
- разработайте и закрепите в бухгалтерской учетной политике свой бланк авансового отчета, в котором предусмотрите строку для выдачи денег под отчет на карту;
- попросите подотчетника сохранять слипы при оплате товаров (услуг) банковской картой и приложить их к авансовому отчету вместе с чеками или иными подтверждающими документами.
Сколько денег можно выдать под отчет вы узнаете из статьи.
Правило № 5. Отразите выдачу наличных под отчет в бухгалтерском и налоговом учете
Как отразить выдачу денег под отчет из кассы (с расчетного счета на личную карту работника)
Для начала, на дату выдачи денег оформите расходный кассовый ордер. Посмотреть, как оформлять кассовые операции вы можете в статье .
В бухгалтерском учете на момент выдачи денег сделайте проводку:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 (51)
– выданы сотруднику деньги под отчет.
Если человек израсходовал не всю сумму, и часть вернул в кассу. Возврат оформите приходным кассовым ордером. И сделайте обратную проводку:
ДЕБЕТ 50 (51) КРЕДИТ 71
– возвращена неизрасходованная сумма подотчетных средств.
Пример. Выдача денег под отчет из кассы
Секретарю ООО «Век» Е.П. Ковалевой 24 марта 2016 года было выдано 5000 руб. на пять дней на покупку канцтоваров. Бухгалтер выдал Е.П. Ковалевой деньги на основании ее заявления, подписанного директором.
Секретарь 27 марта купила канцтовары на сумму 4000 руб. и принесла в бухгалтерию авансовый отчет и чеки. Неиспользованные 1000 руб. секретарь сдала обратно в кассу. Бухгалтер сделал следующие проводки.
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– 5000 руб. – выданы деньги под отчет из кассы.
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
– 1000 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств;
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71
– 4000 руб. – приняты к учету канцтовары.
Как отразить выдачу подотчетных сумм на корпоративную карту
Вы можете завести специальную корпоративную карту, на которую будете класть деньги и выдавать такую карту подотчетным лицам. Чтобы получить карту, сотрудник должен написать заявление в свободной форме. Например, с таким текстом: «Прошу выдать мне корпоративную карту для закупки канцелярских принадлежностей».
Зачислите деньги на карту на основании приказа руководителя. Так же рекомендуем утвердить порядок использования корпоративных карт (образец смотрите ниже). Как организовать использование корпоративных карт, читайте в статье.
Обратите внимание! Передача корпоративной карты работнику – это еще не выдача денег под отчет. Делайте записи в бухгалтерском учете на момент снятия денег с такой карты. Узнать, когда подотчетное лицо сняло деньги вы можете из банковской выписки.
Учет операций по корпоративной карте ведите на счете 55 на отдельном субсчете. Субсчет вы можете назвать, например, «Специальный карточный счет».
На дату списания денег с карты сделайте проводку:
– выданы сотруднику деньги под отчет на корпоративную карту.
Пример. Выдача денег под отчет на корпоративную карту
Менеджеру ООО «Салют» М.И. Банных 14 марта 2016 года выдали корпоративную карту для покупки хозтоваров. 16 марта Банных снял со счета 2000 руб. Что подтверждает банковская выписка за этот день.
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– 2000 руб. – выданы Банных деньги под отчет на корпоративную карту.
Как отразить выдачу денег под отчет в налоговом учете
Выдачу подотчетных сумм рассматривайте как выдачу аванса. То есть до момента пока сотрудник не принесет авансовый отчет с подтверждающими документами, в расходы по налогу на прибыль (единому налогу по УСН) ничего не списывайте. Выданные подотчетные суммы не уменьшают налоговую базу (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п 2 ст. 346.17 НК РФ).
Так же страховые взносы на суммы подотчета не начисляйте и НДФЛ не удерживайте (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ , письмо УМНС России по г. Москве от 22.12.2003 № 27-08-70659).
Правило № 6. Следите за сроками предоставления авансового отчета
Чтобы отчитаться о потраченных деньгах, сотрудник должен принести в бухгалтерию авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими расходы (кассовый чек, квитанция и т.п.). Сделать это нужно не позднее, чем через три рабочих дня с даты окончания срока, на который деньги были выданы. Конкретный срок выдачи средств под отчет указывается в заявлении.
Несоблюдение сроков сдачи отчета может привести к доначислению НДФЛ. Налоговики могут посчитать, что подотчетные суммы, по которым работник не отчитался, являются его доходом (п. 8 письма ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).
Правило № 7. Возьмите у работника авансовый отчет
Форму авансового отчета вы можете разработать самостоятельно. Например, взяв за основу форму АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) и убрать из нее все лишнее. А можете использовать стандартный бланк по форме АО-1.
Образец авансового отчета 2016. Собственная форма
Отметим, что каких-либо ограничений по сроку, на который подотчетные суммы могут быть вы даты, закон не содержит. Выдать деньги вы можете хоть на год, если директору так захочется (это правило не относится к командировочным расходам). Руководитель может самостоятельно ввести ограничение сроков, чтобы проконтролировать движение денег. Для этого нужно издать приказ об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм.
Образец приказа об утверждении сроков выдачи подотчетных сумм
|
Общество с ограниченной ответственностью «Миг» Приказ № 18 В целях контроля за расходом подотчетных сумм утверждаю следующие правила: 1. Сотрудники, получившие деньги, должны представить отчет по ним в следующие сроки: – по хозяйственным расходам – не позднее 15 рабочих дней с даты получения денег; – по командировочным расходам – в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки; 2. Деньги, выданные под отчет, должны расходоваться строго по назначению. 3. На хозяйственно-операционные расходы и на приобретение товаров деньги могут 4. Ответственность за выполнение приказа по контролю за сроками и правилами составления и представления отчетности подотчетными лицами возлагается на главного бухгалтера Генеральный директор Савин М.В. Савин |
Подотчетное лицо при выдаче ему денежных средств (на хозяйственные нужды, на приобретение материальных ценностей, при направлении в служебную командировку и другие) обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах. Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ 22.09.1993 N 40, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации.
Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.
Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, применяется авансовый отчет. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 утверждена форма авансового отчета (форма N АО-1) для учета денежных средств, выданных под отчет на административно-хозяйственные расходы.
Общие правила заполнения авансового отчета
Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами. Бланк авансового отчета представляет собой двусторонний документ. Подотчетные лица приводят сведения о себе на лицевой стороне авансового отчета и заполняют графы 1 — 6 на оборотной стороне о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются на предмет правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, целевого расходования средств и заполняются графы 7 — 10 оборотной стороны авансового отчета, содержащие сведения о расходах, принимаемых бухгалтерией к учету. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем организации.
Суммы, выплаченные в иностранной валюте, учитываются как в иностранной валюте, так и в рублях по курсу Центрального банка РФ. Погашение суммы задолженности в иностранной валюте подотчетными лицами и отражение этой суммы в авансовом отчете в рублевом эквиваленте производятся по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.
Порядок принятия к учету авансового отчета
1. Выдача денег под отчет.
Основанием для выдачи денег под отчет является заявление на выдачу денег, в котором подотчетное лицо обязано указать конкретную цель получения аванса, срок получения денег. Заявление направляется руководителю организации. После соответствующего визирования руководителем оно попадает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу (о чем на заявлении проставляется соответствующая отметка).
При направлении в командировку основанием для выдачи денег является соответствующий приказ руководителя, после ознакомления с которым работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке.
2. Когда расходы произведены.
По возвращении сотрудника из командировки (или после приобретения товарно-материальных ценностей, получения услуг и прочее) им составляется авансовый отчет по унифицированной форме, который следует сдать в бухгалтерию.
Если было потрачено меньше, чем получено, то остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру.
Если было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.
3. Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.
4. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом.
О первичных документах
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. По истечении установленного срока сотрудник организации, получивший денежные средства под отчет, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы.
Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:
— подтверждающие документы подаются в оригинале;
— по форме они должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
— по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.
Заполнение авансового отчета
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом.
На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:
— наименование организации, направившей его в командировку;
— структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник;
— свою фамилию, имя и отчество (графа «Подотчетное лицо»);
— должность;
— назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).
Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает номер и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.
На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.
Внизу авансового отчета имеется раздел — расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.
Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Как правило, документы небольшого размера (например, билет в электричке) нужно наклеить на лист формата А4.
Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке по графам:
N п/п — Указывается номер документа по порядку в зависимости от того, как подотчетное лицо пронумеровало и систематизировало их. Документы прикладываются к авансовому отчету по порядку.
Дата — Указывается дата выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, и указанная на документе. То есть дата документа. Относительно суточных по служебной командировке может указываться дата оформления приказа руководителя на командировку.
Номер — Указывается номер документа (номер кассового чека, номер билета и т.д.)
Кому, за что и по какому документу уплачено — Указывается получатель денежных средств, содержание операции (оплата проезда, покупка товара, оплата постельных принадлежностей, суточные и т.д.), название документа (билет, квитанция, акт закупки, накладная, командировочное удостоверение и т.д.)
Сумма расхода — Указывается сумма денежных средств, подлежащая возмещению
предприятием за израсходованные подотчетным лицом денежные средства
Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости и третий и т.д., бланки отчета и составляет авансовый отчет на нескольких бланках. В конце первого бланка отчета указывается: «Окончание расчета см. в продолжении (продолжениях N) авансового отчета». В верхней части второго и последующих бланков отчетов указывается: «Продолжение авансового отчета… Ф.И.О. N…».
Заполненный бланк авансового отчета должен быть подписан подотчетным лицом.
Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.
Проверка авансового отчета бухгалтером
После получения от подотчетного лица заполненного им авансового отчета и приложенных к нему документов бухгалтер проверяет такие документы и правильность заполнения авансового отчета. Проверка осуществляется:
— по форме — устанавливается наличие всех подтверждающих документов и приложений к ним, заполнение реквизитов и правильность оформления авансового отчета, правильность переноса данных из документов в авансовый отчет, наличие подписи подотчетного лица;
— по содержанию — определяется соответствие поданных документов цели полученного задания, их достоверность, наличие заполненных в них реквизитов, соответствующих отметок в командировочном удостоверении, дат осуществления затрат реальному времени выполнения задания;
— арифметическая проверка — удостоверяется правильность подсчета итоговой величины средств, подлежащих погашению по данному отчету, и т.д.
Проверяется также полнота отчета подотчетного лица по полученным денежным средствам, то есть возврат данным лицом остатка неизрасходованных средств.
Выявленные бухгалтером нарушения заполнения авансового отчета указываются им на заполненном подотчетным лицом бланке данного документа. Бухгалтер имеет право при несоблюдении установленных требований к составлению авансового отчета и документам возвращать их подотчетному лицу для оформления надлежащим образом.
