Учет гмс в бухгалтерии. Топливные расходы и ндс-вычеты. Покупка топлива за наличку и по топливным картам

Любое предприятие, имеющее в своем распоряжении автотранспорт и использующее его в производственных целях, должно позаботиться о надежном механизме учета ГСМ (горюче-смазочные материалы). В статье мы на примерах разберемся в специфике отражения операции с горюче-смазочные материалами и рассмотрим .

ГСМ в учете отражают на счете 10. В зависимости от местонахождения горюче-смазочных материалов используют такие группы аналитического учета:

• ГСМ на складе;
• оплаченные талоны;
• топливо в баках.

Приобретение ГСМ по талонам

ООО «Автолюбитель» в марте 2016 приобрело талон на бензин стоимостью 1020 руб., НДС 156 руб. Талон был выдан водителю Кондратьеву А.К., который приобрел по талону 60 л бензина (17 руб./литр), НДС 9,15 руб. По итогам марта 2016 бензин в количестве 60 л был израсходован.

Дт	Кт	Описание	Сумма	Документ
60		Перечислены средства в счет оплаты талона на бензин	1020 руб.	Платежное поручение
10 Талоны полученные	60	Оприходование талона на бензин (60 л)	864 руб.	Расходная накладная
19	60	Отражение НДС по приобретенному талону	156 руб.	Расходная накладная
10 Талоны выданные	10 Талоны полученные	Талон выдан водителю Кондратьеву А.К.	864 руб.	Книга учета движения талонов
10 Бензин в бензобаках	10 Талоны выданные	Бензин, заправленный в банк, оприходован в учете	864 руб.	Чек АЗС, отрывной купон к талону
68 НДС	19	НДС к вычету	156 руб.	Счет-фактура

Использование и списание ГСМ

В декабре 2015 ООО «Юпитер» был приобретен бензин в количестве 115 литров по цене 41 руб./л без НДС. На начало месяца в учете ООО «Юпитер» числилось 35 литров бензина той же марки по средней себестоимости руб./л. Для заправки автомобиля было выдано 45 л бензина.

Средняя себестоимость списания за декабрь 2015 — 42 руб. (115 л * 41 руб. + 35 л * руб.) / (115 л + 35 л).

Списание ГСМ на ООО «Юпитер» осуществляется по установленным нормам. Норма расхода для данного автомобиля составляет 8 км., поправочный коэффициент — 10%. Согласно путевому листу, в декабре 2015 было пройдено 110 км.

Расход бензина в декабре — 9,68 л (0,01 * 110 * 8 * (1 + 0,01 * 10).

Сумма к списанию 407 руб. (9,68 л * 42 руб.)

Недостача ГСМ

По итогам проведения инвентаризации на ООО «Гарант 1» была выявлена недостача ГСМ. Учетная стоимость ГСМ составила 1030 руб., рыночная стоимость — 1075 руб. Лицо, виновное в , было установлено — водитель Кондратьев А.К., который признал свою вину и дал согласие на погашение суммы недостачи за счет собственных средств. 01 сентября 2015 Кондратьев внес в кассу 750 руб. в счет погашения долга.

В учете ООО «Гарант 1» данные операции были отражены таким образом:

Дт	Кт	Описание	Сумма	Документ
	10	Отражение стоимости недостачи ГСМ, выявленной при	1030 руб.	Инвентаризационная ведомость
73		Отнесение стоимости недостачи на виновное лицо Кондратьева А.К. (балансовая стоимость)	1030 руб.	Акт установления виновного лица
73	98	Отражение разницы между балансовой и рыночной стоимости ГСМ (1075 руб. — 1030 руб.)	45 руб.	Сличительная ведомость
50	73	Кондратьев А.К. погасил недостачу ГСМ через кассу	750 руб.	Приходный кассовый ордер
98	91/1	Включение в состав доходов разницы между рыночной и балансовой стоимостью недостающих ГСМ (45 руб. * (750 руб. / 1075 руб.)	31 руб.	Сличительная ведомость

Перерасход ГСМ

По итогам октября 2015 на ООО «Заря 1» был установлен перерасход потребления топлива на служебном автомобиле сверх установленных норм. Комиссией было установлено, что ГСМ были израсходованы сверх нормы по вине водителя Кондратенко П.К., в связи с чем было принято решение о взыскании суммы перерасхода в размере 2143 руб., НДС 327 руб. с виновного лица. Кондратенко внес сумму перерасхода в кассу.

В учете ООО «Заря 1» были отражены такие проводки:

Дт	Кт	Описание	Сумма	Документ
68 НДС	19/3	Восстановление вычета НДС	327 руб.	Акт комиссии
	10/3	Отражение стоимости ГСМ, которые были израсходованы сверх нормы	1816 руб.	Акт комиссии
	19/3	Отражение НДС от стоимости ГСМ, которые были израсходованы сверх нормы	327 руб.	Акт комиссии
73/2		Отнесение стоимости ГСМ на расчеты с водителем	2143 руб.	Акт комиссии
50	73/2	Стоимость ГСМ, израсходованных сверх нормы, внесена водителем Кондратенко П.К. в кассу	2143 руб.	Приходный кассовый ордер

51. В сельскохозяйственных организациях бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов должен обеспечить:

правильное и своевременное документальное оформление операций по приему и отпуску ГСМ, топливных карт и талонов на ГСМ;

получение полных и достоверных данных о движении и остатках ГСМ на нефтескладах (кладовых) и местах заправки как в натуральном, так и в денежном выражении;

контроль за сохранностью ГСМ и талонов на ГСМ в местах хранения и на всех этапах их движения;

составление правильных и достоверных отчетов о движении и остатках ГСМ в местах хранения и заправки;

систематический контроль за использованием ГСМ и соблюдением норм их расхода;

контроль за сбором и сохранностью отработанных нефтепродуктов.

52. В целях получения достоверных данных о поступлении, расходе и остатках ГСМ руководитель организации и главный бухгалтер обязаны обеспечить надлежащий учет приобретения, приемки, хранения, выдачи и расходования всех видов указанных материалов независимо от способа расчетов с поставщиками.

53. Все ГСМ, поступившие в организацию (в т.ч. приобретенные водителями за наличный расчет), до 1-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, должны быть полностью оприходованы и отражены в бухгалтерском учете.

54. Бухгалтерский учет ГСМ в сельскохозяйственных организациях ведется на балансовом счете 10 "Материалы", субсчет 4 "Топливо". На субсчете 10-4 "Топливо" учитывают наличие и движение горючего, смазочных материалов, газообразного топлива, других видов ГСМ, приобретенных или заготовленных для технологических нужд, эксплуатации сельскохозяйственных машин и транспортных средств, а также для выработки энергии либо для отопления зданий.

На субсчете 10-4 "Топливо" учитывают и отработанные масла, другие нефтепродукты, слитые из двигателей, трансмиссии и других узлов тракторов, автомобилей и других машин, а также использованные в ремонтной мастерской на промывку запасных частей, узлов и агрегатов. При использовании ГСМ, полученных по талонам, учет их ведут также на субсчете 10-4.

Организация определяет самостоятельно систему аналитического учета в зависимости от конкретной производственной ситуации. Иерархию субсчета "Топливо" можно построить одним из следующих способов:

К балансовому счету 10-4 можно открывать аналитические группировки или субсчета второго уровня:

10-4-1 "ГСМ на складах" (внутри аналитический учет по видам, маркам, материально ответственным лицам и местам хранения);

10-4-2 "ГСМ по талонам и топливным картам" (внутри аналитический учет по видам, маркам и подотчетным лицам);

10-4-3 "Топливо в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей" (внутри аналитический учет по видам, маркам и подотчетным лицам);

10-4-4 "Нефтепродукты отработанные" (внутри аналитический учет по видам);

10-4-5 "Газообразное топливо в баллонах, резервуарах, газ по талонам" (аналитический учет по видам, маркам, материально ответственным лицам и местам хранения).

Аналитический учет ГСМ ведут, как правило, по видам, маркам нефтепродуктов, местам хранения и материально ответственным лицам, по каждому получателю (водителю автомобиля, трактористу-машинисту и др.) в разрезе соответствующих аналитических счетов.

Принятые к учету ГСМ отражают на дебете субсчета 10-4 "Топливо" по соответствующим субсчетам второго порядка и аналитическим счетам (в оценке по фактической себестоимости) и кредиту счетов: 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" и другими счетами в зависимости от каналов поступления.

ГСМ, как и другие материальные ресурсы, отражаются в учете по их фактической себестоимости. Фактическая себестоимость - это покупная стоимость (без учета НДС) и фактические затраты на приобретение и заготовление ГСМ.

В соответствии с ПБУ 5/01 к ним относятся:

Суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

Суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением ГСМ;

Таможенные пошлины и иные платежи;

Невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением ГСМ;

Вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены ГСМ;

Затраты по заготовке и доставке ГСМ до места их использования, в том числе:

расходы по страхованию груза при доставке ГСМ;

транспортные расходы по доставке ГСМ до места их использования, если они не включены в цену, установленную договором;

затраты по оплате процентов по кредитам поставщиков ГСМ (коммерческий кредит) и т.п. затраты;

затраты по оплате процентов по заемным средствам, если они связаны с приобретением запасов и произведены до даты оприходования ГСМ на складах организации;

общехозяйственные и иные аналогичные расходы, если они непосредственно связаны с приобретением ГСМ;

затраты по доведению ГСМ до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях, включая затраты организации по доработке и улучшению технических характеристик полученных ГСМ.

Себестоимость приобретенного топлива и смазочных материалов организация может формировать в учете одним из двух способов:

1) сразу на счете 10 "Материалы";

2) по учетным ценам с применением счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" и счета 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей".

Списание фактической себестоимости ГСМ на затраты, непосредственно связанные с производством продукции, производится одним из методов, отражаемых в учетной политике организации (по средней себестоимости; по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО); по себестоимости последних по времени закупок (ЛИФО)) в общеустановленном порядке по аналогии с другими материально-производственными запасами.

КонсультантПлюс: примечание.

Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Р3112194-0366-97), утв. Минтрансом РФ 29.04.1997, утратили силу с 1 января 2002 года в связи с истечением срока действия. Распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р введены в действие Методические рекомендации "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте".

Списание бензина и других ГСМ на затраты производится по мере их расходования в фактических объемах на основании надлежаще оформленных соответствующих первичных документов в общеустановленном порядке. При этом для обеспечения рационального использования указанных материалов каждая организация самостоятельно определяет нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей с учетом технологических особенностей своего производства. Нормы должны рассчитываться с учетом особенностей автомобилей, тракторов, механизмов, месторасположения организации и прочих условий. При разработке норм организации руководствуются Нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Руководящий документ Р3112194-0366-97), утвержденными Министерством транспорта РФ 29 апреля 1997 г.

Такие нормы организация разрабатывает для контроля над расходом ГСМ на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт автомобильной техники. Они утверждаются приказом руководителя организации. С приказом знакомят всех водителей автотранспорта, трактористов-машинистов и т.п.

В документе Р3112194-0366-97 приведены базовые нормы расхода топлива для автомобильного подвижного состава, нормы расхода топлива на работу специального оборудования, установленного на автомобилях, и методика их применения, а также нормативы по расходу смазочных масел. Нормативные материалы рекомендованы для всех организаций, эксплуатирующих автомобильную технику на территории Российской Федерации.

Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды в состав норм не включается и устанавливается отдельно.

На автотранспортных цехах на внутригаражные разъезды и технические надобности (технические осмотры, регулировочные работы, приработка деталей двигателей и автомобилей после ремонта и т.д.) допускается увеличение нормативного расхода топлива до одного процента от общего его количества, потребляемого автотранспортным цехом.

Для автомобилей общего назначения установлены следующие виды норм:

1) базовая норма на 100 км пробега (данная норма в зависимости от категории автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т.д.) предполагает различное снаряженное состояние автомобиля и режим движения в эксплуатации);

2) норма на 100 тонно-километров (т/км) транспортной работы (учитывает дополнительный расход топлива при движении автомобиля с грузом); данная норма зависит от разновидности двигателя, установленного на автомобиле (бензиновый, дизельный или газовый), и полной массы автомобиля;

3) норма на поездку с грузом (учитывает увеличение расхода топлива, связанное с маневрированием в пунктах погрузки и выгрузки). Норма зависит только от полной массы автомобиля.

Базовые нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля установлены в следующих измерениях:

Для бензиновых и дизельных автомобилей - в литрах;

Для автомобилей, работающих на сжиженном нефтяном газе, - в литрах сжиженного газа;

Для автомобилей, работающих на сжатом природном газе, - в нормальных метрах кубических;

Для газодизельных автомобилей - в нормальных метрах кубических сжатого природного газа плюс в литрах дизельного топлива.

Особенности эксплуатации автомобилей, связанные с дорожно-транспортными, климатическими и другими факторами, учитываются путем применения к базовым нормам поправочных коэффициентов. Эти коэффициенты установлены в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы. При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.

Списание ГСМ на себестоимость перевозок производится на основании путевых листов. В путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ. Эти данные записывает в путевой лист механик или иное уполномоченное лицо. В путевом листе также должен быть указан точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

В учете списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой:

Дебет 20 (23, 26, 44) - Кредит 10-3 "Топливо" (аналитический счет или субсчет второго порядка: "ГСМ в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей").

Стоимость топлива, приобретенного водителями за наличный расчет и подтвержденное документально, списывается с кредита счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в дебет счета 20 "Основное производство" или счета 23, 25, 26, 29 в зависимости от назначения израсходованного топлива.

Расчеты с подотчетными лицами - водителями по суммам денежных средств (банковских корпоративных карт), выданным на приобретение ГСМ, отражаются в бухгалтерском учете по общепринятому порядку.

Стоимость топлива, использованного на производственные нужды, отопление и выработку энергии, относят в дебет счетов 20, 23, 25, 26 и другие по назначению.

Остаток топлива, учтенный на субсчете, должен соответствовать данным аналитического учета по каждому месту хранения, водителю автомобиля или трактористу-машинисту.

Основанием для списания бензина, дизельного и газового топлива на затраты производства являются данные путевых (учетных) листов и других документов о фактическом расходе топлива за отчетный период. Накопительные ведомости принимают после сверки записей в них с данными путевых (учетных) листов.

Учет ГСМ, предназначенных для продажи за наличный расчет гражданам, осуществляют на аналитическом счете "Нефтепродукты для продажи". Синтетический и аналитический учет реализации нефтепродуктов по видам за наличный расчет ведут отдельно от нефтепродуктов, используемых для нужд производства.

55. На субсчете второго уровня 10-4-1 "ГСМ на складах" учитывается наличие и движение всех видов нефтепродуктов, полученных для эксплуатации транспортных средств, машин, механизмов и других целей и находящихся на нефтескладах, в пунктах заправки (как стационарных, так и передвижных) на производственных участках, в отделениях, бригадах и т.п.

Основанием для записей по дебету 10-4-1 являются первичные документы, по которым производится оприходование поступивших ГСМ материально ответственными лицами. По кредиту 10-4-1 производится списание ГСМ с подотчета материально ответственных лиц на основании ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, требований, лимитно-заборных карт, накладных.

При этом дебетуются:

субсчета 10-4-1 "ГСМ на складах" и 10-4-3 "Топливо в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей" - на стоимость отпущенных бензина и дизельного топлива другим материально ответственным лицам и водителям;

56. На субсчете 10-4-2 "ГСМ по талонам и топливным картам" учитываются талоны и топливные карты на бензин, дизельное, газовое топливо и смазочные материалы. Учет ведется в единицах измерения, указанных на приобретенных талонах, и в стоимостном выражении.

Аналитический учет ведется по отдельным материально ответственным лицам, по видам и маркам нефтепродуктов.

При приобретении ГСМ по талонам, топливным картам в безналичном порядке заключается договор купли-продажи со специализированной организацией, осуществляющей продажу талонов, топливных карт на нефтепродукты. По условиям договора продавец обязуется передать в собственность покупателя нефтепродукты, а покупатель - принять и уплатить за них определенную договором сумму. Количество и цену нефтепродуктов целесообразнее устанавливать не в самом договоре, а в приложениях или дополнительных соглашениях. Это связано с частыми изменениями цен на нефтепродукты. Оплата ГСМ производится авансом по безналичному расчету, что отражается бухгалтерской записью:

Дебет 60, субсчет "Авансы выданные" - Кредит 51 "Расчетные счета".

После оплаты организация получает талоны на ГСМ. В талонах указываются марка и количество топлива. Форму талонов поставщики разрабатывают самостоятельно, так как нормативными документами она не установлена. Бухгалтерия приходует полученные талоны для контроля на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности" в штуках по условной цене. Аналитический учет по забалансовому счету 006 "Бланки строгой отчетности" ведется на основании книги учета талонов на горюче-смазочные материалы, ведомости выдачи талонов на горюче-смазочные материалы и путевых листов. Для учета талонов приказом руководителя организации назначается материально ответственное лицо. Движение талонов материально ответственным лицом регистрируется в специальной "Книге учета движения талонов на горюче-смазочные материалы" (по форме согласно приложению N 9) в количественном выражении по маркам и купюрам.

Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью организации и подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в книге производятся ежедневно по документам, которые послужили основанием для оприходования и списания в расход талонов на ГСМ.

Каждый лист книги заполняется под копирку. Второй лист является отрывным и служит отчетом материально ответственного лица. Отрывной лист сдается в бухгалтерию организации с приложенными к нему приходными и расходными документами. Талоны выдаются водителям по Ведомости учета выдачи талонов на горюче-смазочные материалы (приложение N 1) . Полученный по талонам бензин водители указывают в путевых листах.

Ежемесячно бухгалтерия проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку ГСМ в баках транспортных средств. По данным сверки бухгалтер определяет количество талонов, не израсходованных водителями в отчетном периоде.

Ежемесячно организация-покупатель и организация-продавец ГСМ составляют акт приема-передачи ГСМ или отчет (ведомость) об отпуске топлива. В акте (отчете) указывают наименование, количество и стоимость отпущенных ГСМ. На основании акта (отчета) продавец выписывает счет-фактуру с выделением НДС.

По полученному акту (отчету) бухгалтерия делает записи:

Дебет субсчета 10-4-2 "ГСМ по талонам и топливным картам" - Кредит 60, субсчет "Расчеты с поставщиками по акцептованным документам" - на стоимость талонов, топливных карт, полученных от АЗС и других нефтесбытовых структур и сданных на хранение материально ответственному лицу. Выданные талоны списываются с подотчета материально ответственного лица в подотчет заправщикам по аналитическим счетам субсчета 10-4-2;

Дебет 19-3 - Кредит 60, субсчет "Расчеты с поставщиками по акцептованным документам" - отражен НДС, предъявленный продавцом в счете-фактуре;

Дебет 68 - Кредит 19-3 - уплаченный НДС принят к налоговому вычету;

Дебет 60 субсчет "Расчеты с поставщиками по акцептованным документам" - Кредит 60 субсчет "Авансы выданные" - зачтен перечисленный аванс на сумму топлива, залитого в баки транспортных средств;

Дебет субсчета 10-4-3 "Топливо в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей" - Кредит субсчета 10-4-2 "ГСМ по талонам и топливным картам" - отражено поступление ГСМ в баки транспортных средств, и стоимость нефтепродуктов по талонам списывается с подотчета заправщиков на основании представляемых ими отчетов о движении нефтепродуктов (приложение N 5) ;

Кредит 006 - списана с забалансового учета стоимость талонов, израсходованных водителями.

Материально ответственное лицо на основании приходных и расходных документов составляет Отчет о движении талонов на горюче-смазочные материалы (по форме согласно приложению N 10) и представляет его в бухгалтерию в установленные руководством организации сроки.

57. На субсчете 10-4-3 "Топливо в баках транспортных средств, талоны и топливные карты у водителей" учитывается бензин и дизельное (газовое) топливо, полученное водителями:

Наличие топлива в баках автомобилей и талонов на топливо (в натуральном выражении) у водителей определяется на основании акта снятия остатков, который составляется ежемесячно по состоянию на последний день месяца. На основании данных остатков топлива в баках и талонов на топливо у водителей, сгруппированных по маркам топлива, и средней цены отпущенного в отчетном месяце топлива рассчитывается стоимость указанных остатков топлива.

Стоимость остатков топлива в баках и талонов у водителей должна быть отнесена на уменьшение расходов основного, вспомогательного и т.п. производств, так как в дебет соответствующих счетов была записана вся стоимость топлива, приобретенного водителями и отпущенного со склада (без учета топлива, оставшегося в баках). Для этого делается запись: дебет субсчета 10-4 "Топливо" кредит счета 20 "Основное производство" и др. - на сумму стоимости остатков топлива в баках автомобилей и талонов у водителей, занятых на основном производстве. Аналогичные изменения производятся по другим счетам затрат на производство, на которые списывалось топливо.

КонсультантПлюс: примечание.

Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа.

57. Бухгалтерский учет бензина, газового и дизельного топлива на субсчете 10-4-3 ведется по организации в целом или с подразделением по отделениям, бригадам и т.д. Для этой цели на каждый объект учета открываются одна карточка на каждую марку бензина и одна карточка на каждую марку дизельного (газового) топлива, в которые записываются данные о движении топлива и его стоимости.

Остаток топлива в баках транспортных средств, машин и механизмов на конец отчетного месяца, учтенный на субсчете 10-4-3, должен соответствовать наличию бензина и дизельного топлива в баках и по талонам на топливо у водителей. Данные о наличии топлива в баках и талонах у водителей ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков.

Стоимость бензина и дизельного топлива, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается с субсчета 10-4-3 в дебет счетов: 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы" и других счетов, по принадлежности, - в зависимости от направления расходования топлива.

Основанием для списания бензина и дизельного (газового) топлива на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный период. Указанные ведомости принимаются к учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях работником, ведущим оперативный учет топлива, делается соответствующая отметка.

58. На субсчете 10-4-4 "Нефтепродукты отработанные" отражают отработанные нефтепродукты. Собранные и принятые на нефтесклад отработанные нефтепродукты приходуют с кредита счетов учета производственных затрат (20, 23, 25, 26 и др.) по ценам возможного использования (продажи). По этим же ценам отражают и расход отработанных нефтепродуктов на внутрихозяйственные нужды.

59. Газообразное топливо в баллонах, резервуарах, используемое на производственные и бытовые нужды, находящееся на складах и отдельно в местах его потребления (кроме жилых домов), а также газ по талонам учитывают на субсчете 10-4-5.

60. Вознаграждения, выплачиваемые за экономию бензина и дизельного (газового) топлива, относятся на счета по учету затрат производства: 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы" и другие по принадлежности.

В том случае, если перерасход топлива был допущен по вине водителя, для его личных нужд, списание производится с кредита счета 20 или других счетов по учету производственных затрат на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" с последующим возмещением стоимости бензина или с прибавлением стоимости бензина к налогооблагаемому доходу водителя.

Удержание за перерасход ГСМ и поощрение за экономию производятся на основании соответствующих положений, утвержденных в организации. Исчисление сумм удержаний за перерасход или сумм премирования за экономию топлива должно производиться в соответствии с учетными данными о расходе топлива фактически и по нормам, действующим в сельскохозяйственной организации.

61. Сельскохозяйственные организации обязаны проводить инвентаризацию ГСМ (в том числе в баках транспортных средств, машин, механизмов) и талонов на ГСМ, а также текущие проверки и иные процедуры (включая сверку учетных данных, ведение учетных регистров и раскрытие учетной информации) в общеустановленном порядке, изложенном в Методических рекомендациях по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях, утвержденных Приказом Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 31 января 2003 г. N 26.

Как правильно списать ГСМ? Это достаточно сложный вопрос для многих организаций. Не для кого не секрет, что списывать ГСМ нужно согласно установленным нормативами, но что это за нормативы, откуда брать нормы расхода ГСМ? В статье поговорим о том, как происходит бухгалтерский и налоговый учет ГСМ на предприятии.

Организации, использующие транспорт, постоянно сталкиваются с вопросом учета расходов, связанных с их эксплуатацией и обслуживанием. Правильно учесть эти расходы в бухгалтерском и налоговом учете – это очень важно, ведь данные расходы могут уменьшить налоговую базу при расчете налога на прибыль, поэтому важно, чтобы расходы были правильно определены, экономически обоснованы и документально подтверждены. Все это нужно для того, чтобы при возникновении вопросов у налогового органа, вы сумели доказать необходимость списать горюче-смазочные материалы именно в таком количестве.

Что относится к ГСМ?

• топливо (бензин, дизель, газ);
• смазочные материалы (различного вида смазки, масла, используемые в обслуживании и ремонте транспорта);
• жидкости (тормозная, охлаждающая).

То есть, как видим, ГСМ это не только топливо, но и сопутствующие материалы, применяемые для ремонта и обслуживания транспорта.

Каким образом происходит списание расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете? Для списания горюче-смазочных материаловв используются определенные нормативы.

Минтрансом России установлены нормы списание ГСМ в расходы организации, можно воспользоваться этими нормативами. При этом НК РФ не запрещает разработать собственные нормы расхода горюче-смазочных материалов и руководствоваться при списании своими нормами.

Как рассчитать нормы расхода ГСМ?

Устанавливая для себя свои лимиты использования топлива, смазочных материалов, нужно помнить, что полученные нормы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Только тогда будет возможность списать ГСМ в расходы организации и уменьшить на эту величину .

Для разработки собственных нормативов можно воспользоваться имеющейся технической документацией к транспортному средству. Согласно этой документации установить расход топлива и прочих смазочных материалов в зависимости от сезонности, времени года и прочих факторов.

Помимо этого, расчет нормы расхода ГСМ можно выполнить и другим способом: проанализировать статистику фактического использования данного транспорта и произвести замеры.

Для того чтобы правильно провести замеры, нужно создать комиссию, которая будет контролировать процесс. Сама процедура замеров происходит следующим образом: в пустой бак заливается топливо, отмечается показания спидометра. Далее автомобиль используется до полного опустошения бака. Когда бак станет пустым, опять отмечаются показания спидометра. На основе начальных и конечных данных спидометра определяется количество километров, которые автомобиль проехал на залитом количестве топлива. После этого количество топлива делим на количество километров и получаем расход топлива на 1 км. Эта величина будет выступать нормой расхода. Данный способ расчета норм расхода ГСМ используется наиболее часто.

Выполняя замеры, следует помнить, что на конечный результат может повлиять множество факторов:

• загруженность автомобиля;
• наличие дорожных пробок;
• время года;
• наличие простоев автомобиля с включенным двигателем.

Для того чтобы учесть все эти факторы, нужно провести замеры в различных ситуациях. При этом получится несколько различных нормативов, которыми стоит руководствоваться при списании ГСМ в расходы организации.

Для того, чтобы утвердить полученные нормы, нужно составить акт, отражающий все результаты замеров. Члены комиссии должны подписать документ.

Кроме того, должен быть составлен приказ на списание ГСМ, утверждающий полученные нормы.

Организация может использовать несколько различных норм в зависимости от условий эксплуатации, а может определить один норматив в стандартной ситуации и к нему различные поправочные коэффициенты, отражающие различные условия работы транспорта.

Бухгалтерский учет ГСМ на предприятии:

В бухгалтерии ГСМ списываются на (работ, услуг) для производственных предприятий или в расходы на продажу для торговых предприятий.

Проводка по списанию ГСМ выглядит следующим образом Д20 (23, 26, 44) К10/3.

Данная проводка выполняется на основании следующих первичных документов:

• путевой лист: на основании этого документа списывается используемое топливо;
• акт на списание ГСМ: на основании этого документы могут списываться прочие смазочные материалы.

ГСМ в бухгалтерии списывается в дебет счета 20 «Основное производство» в том случае, если автомобиль используется в рабочих целях, например, для доставки грузов покупателям.

Если автомобиль использовался для служебных поездок, связанных с управлением организации, то ГСМ списывается в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».

На счет 23 «Вспомогательное производство» ГСМ обычно списывают предприятия, имеющие целый транспортный парк.

Указанная выше проводка по списанию топлива выполняется на сумму фактически использованного топлива. Зачастую определить, сколько топлива по факту было израсходовано, достаточно проблематично, ведь нет возможности точно определить, сколько топлива осталось в баке автомобиля. В этом случае организация может списывать топливо по установленным нормативам. Очень часто именно так организации и делают, списывают топливо на основании разработанных норм расхода ГСМ.

Приобретение ГСМ происходит либо за наличные средства, либо за безналичные. В случае, если водитель, например, заправляет автомобиль на заправочной станции за наличный расчет, то необходимая сумма денег выдается ему под отчет на основании авансового отчета. Купленное топливо приходуется в дебет счета 10/3 на основании этого авансового отчета, а также приложенных к нему документов, подтверждающих оплату, например, чек.

Если же ГСМ приобретается за безналичный расчет, то приходуются эти материалы в дебет счета 10/3 на основании накладных и прочих документов, подтверждающих безналичную оплату.

Учет ГСМ в бухгалтерии проводки:

		Название операции
Приобретение ГСМ за наличный расчет
		Выданы деньги под отчет на покупку ГСМ
		Оприходованы приобретенные ГСМ за наличный расчет
		Возвращены в кассу неизрасходованные наличные деньги
Приобретение ГСМ за безналичный расчет
		Перечислена оплата поставщику за ГСМ
		Оприходованы приобретенные ГСМ за безналичный расчет
		Выделен НДС из стоимости ГСМ, предъявленный поставщиком
		Выделенный НДС направлен к вычету
Списание ГСМ
		Списана стоимость израсходованных ГСМ в расходы на продажу (для торговых предприятий)
		Списана стоимость израсходованы ГСМ на себестоимость продукции, работ, услуг (для производственных предприятий)

Инвентаризация ГСМ:

Периодически организация должна проводить инвентаризацию ГСМ, сверять фактические остатки в баках автомобилей с учетными данными. Для того, чтобы провести инвентаризацию, можно воспользоваться следующими способами:

• слить полностью топливо из бака и определить его количество, после чего сверить с остатками на счете 10/3;
• долить топливо в бак до его наполнения, зная полный объем бака и объем долитого топлива, можно путем вычитания из первого значения второго определить, сколько топлива было в баке изначально.

Инвентаризация ГСМ должна проводиться с необходимой периодичностью, например, раз в неделю или в месяц, зачастую организация проверяет остатки ГСМ ежедневно.

Все расходы организации или предприятия в целях бухгалтерского и налогового учёта должны документально подтверждаться , в противном случае неучтённые расходы будут считаться серьёзным нарушением, и руководство юридического лица может понести из-за них достаточно серьёзную ответственность.

Это касается также расходов на ГСМ, при этом стоит отметить, что правильно рассчитанные и оформленные они могут быть отнесены на расходные статьи баланса. В результате может уменьшиться налогооблагаемая база, берущаяся за основу при расчёте налога на прибыль.

Понятия «ГСМ» и «Путевой лист»

Учёт движения горюче-смазочных материалов напрямую связан с путевыми листами, при этом под ГСМ понимают:

• топливо различных видов, например, дизель, бензин, газ;
• масла и смазки;
• различные присадки и добавки, например, охлаждающие и тормозные.

Конкретный перечень используемых горюче-смазочных материалов, используемых при эксплуатации транспортного средства, зависит от его вида и модели . Существуют автомобили, работающие на бензине и дизельном топливе. Кроме того, некоторые транспортные средства, например, автобусы, оснащают газотопливным оборудованием для экономии.

В этом случае газ также относится к ГСМ. Существуют нормативы их списания, утверждённые Минтрансом России, также они могут быть приняты на предприятии самостоятельно. Такие нормативы учитывают некоторые дополнительные параметры , например, время года и сезон, а также различные корректирующие коэффициенты.

Учёт данных материалов на предприятии в большинстве случае производиться на основе первичного документа учёта – путевого листа . Под путевым листом понимают документ, в котором фиксируется место отправления и прибытия автомобильного транспорта, расход топлива и смазочных материалов при этом, наименование перевозимого груза, цель поездки и иные сведения, имеющие отношение к ней.

Путевой лист оформляется как на собственный транспорт, так и на взятый в аренду. В общих случаях используют путевой лист формы №3 , для коммерческого транспорта предусмотрен лист формы №ПГ-1 , при использовании грузовика с повремённой формой оплаты применяется форма №4-П . Существуют также иные формы путевых листов.

Кроме путевого листа для списания горюче-смазочных материалов необходим приказ руководителя юридического лица , в котором утверждены нормы такого списания. При этом стоит отметить, что использование личного автомобиля в интересах компании также оформляется путевым листом для списания ГСМ.

Поступление данных материалов на предприятие оформляется приходным ордером . Само же списание происходит обычно один раз в месяц лицом, ответственным за это. Таким лицом практически всегда является сотрудник бухгалтерии, например, материальный бухгалтер.

Что же касается самого порядка списания, то он состоит в составлении соответствующего акта представителями специально созданной для этого комиссии в количестве не менее трёх человек .

К нему прикладывают документы первичной бухгалтерской отчётности, а именно: накладная-требование, заправочные карточки, чеки АЗС. Цель данных документов – подтвердить фактический объём потребленных горюче-смазочных материалов.

Пример расчёта

Расчёт списания ГСМ производиться на каждую марку автомобильного транспорта отдельно, при этом обязательно учитывается общий километраж пройденного пути. Так, производить расчет для легкового автомобиля можно по формуле:

QH = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 * D), где

• H – базовая норма расхода топлива, определяющаяся в виде пробега автомобиля в литрах на 100 километров;
• S – общий пробег транспорта в течение рабочей смены в километрах;
• D – поправочный коэффициент в процентах.

В качестве примера можно взять достаточно распространённый на производствах автомобиль марки ГАЗ-3110 с двигателем ЗМЗ-4026.10. У него базовая норма потребления топлива равна 13 литров на 100 километров.

Автомобиль использовался для сбыта готовой продукции в зимний период. Общий пробег составил по области (НРо) 104 километра, по городу (HPг) — 128 километров. В результате за эксплуатацию в зимний период была взята надбавка 10% и за эксплуатацию

Рассчитываем норму расхода топлива: HPг = (0,01 * 13 * 128 * (1 + 0,01 * 20%)) = 16,67 литра НРо = (0,01 * 13 * 104 * (1 + 0,01 * 10)) = 13,53 литра. Согласно данным путевого листа было израсходовано 30,2 литра в течение рабочего дня. Если брать такой показатель за средний, то за месяц расход ГСМ в производственных целях составит:

НРм = НРд * Т, где

НРм – это нормативный расход топлива за рабочий день, Т – это количество рабочих дней в одном месяце.

Таким образом, НРм = 30,2 — 21 = 634,27 литра.

В этом случае при списании ГСМ может быть указанно 623,27 литра топлива при работе автомобиля в течение месяца. Что же касается списания тосола, тормозной жидкости и т.д., то их списание производится согласно ранее утверждённым нормам потребления.

Отдельно стоит упомянуть о том, что в случае капитального ремонта автомобиля или же достижении им срока эксплуатации 5 лет, норма расхода смазочных материалов и топлива может быть увеличена на 20%.

Можно ли списать без путевого листа

Существуют случаи, когда списание ГСМ производиться без использования путевого лица. Это:

• учёт по лимитам;
• компенсация понесённых расходов.

В первом случае на предприятии должна быть установлена система контроля расхода горюче-смазочных материалов . В этом случае на единицу транспорта в месяц выделяют зарезервированные денежные средства на их приобретение.

Также для этого используются топливные карты АЗС, при этом деньги по ним не должны превышать установленную норму. Данная система хороша в случае использования автотранспорта по одному и тому же ежедневному маршруту.

Во втором случае требуется заключить договор на использование личного автомобиля между организацией и её сотрудником на основании ст. 188 Трудового кодекса РФ .

Здесь ограничения на выплаты устанавливаются в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля. Само же списание ГСМ производится на основании установленными предприятием нормам.

Особенности учёта

Прежде чем приступить к списанию горюче-смазочных материалов, юридическому лицу необходимо определиться со способом его учёта. Так непосредственно заправку топлива выполняет сам водитель автомобиля, используя выделенные на это денежные средства. После окончания заправки он обязан сдать авансовый отчёт в бухгалтерию . К нему прилагается чек АЗС. Топливо в дальнейшем оприходуется по счету 10 «Материалы» .

Израсходованные ГСМ отражаются при списании на следующих счетах :

• 20 «Основное производство»;
• 26 «Общехозяйственные расходы»;
• 44 «Расходы на продажу».

Непосредственно выбор того или иного счёта лежит на руководстве предприятия. При этом по налоговому учёту операция списании ГСМ проводиться по статье 254 Налогового кодекса и включается в материальные затраты.

При этом ничто не препятствует отнести их к прочим расходам на основании ст. 264 НК РФ . В любом случае с политикой учёта и списания ГСМ стоит определиться заранее, так как эти процедуры являются текущими и будут периодически повторяться.

Пошаговая инструкция по списанию ГСМ в 1С представлена ниже.