М.Г. Суховская, юрист

Работник сменил фамилию: что делать бухгалтеру

Вступление в брак, развод, желание избавиться от неблагозвучного имени - да мало ли причин, по которым люди меняют фамилию, имя, отчество, а то и все сразу.

В материале пойдет речь о ситуации, когда ф. и. о. сменил рядовой сотрудник фирмы. О том, что нужно делать, когда персональные данные поменялись у директора организации, мы писали:

И вот приходит к вам сотрудница и сообщает, что отныне она, к примеру, не Шарикова, а Шереметьева. В нашем законодательстве довольно скудно прописан порядок действий работодателя в случае смены работником фамилии. И начинает бухгалтер (а зачастую он же и кадровик) ломать голову: в какие документы вносить изменения и как это делать? Ответы на этот и другие вопросы вы найдете здесь.

Кадровая часть работы

ШАГ 1. Попросите сотрудника принести вам подлинник документа, подтверждающего изменение ф. и. о. (например, свидетельство о браке или о его расторжении, о перемене именист. 30 , п. 1 ст. 38 , ст. 62 Федерального закона от 15.11.97 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» ), а также паспорт с новыми данными (когда он будет получен) и снимите с них копии.

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

При смене ф. и. о. в течение 30 дней с момента выдачи соответствующего свидетельства (о браке, его расторжении, перемене имени) следует обратиться за выдачей нового паспортап. 12 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 828 , п. 15 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации .

Требовать с работника заявление о внесении изменений в учетные и кадровые документы, а также издавать соответствующий приказ необязательно.

Некоторые специалисты считают, что трудинспекторы при проверке могут запросить эти документы и оштрафовать за их отсутствие. Это неправда. Законодательством не установлена обязанность составлять упомянутые заявление и приказ. Но на тот случай, если вы решите, что лишние бумаги вам не повредят, мы приводим образец заявления.

Генеральному директору ООО «Пуш»
Лебедеву А.И.
от офис-менеджера Шереметьевой М.Г.

Заявление

В связи со вступлением в брак и изменением фамилии прошу изменить в моих учетных документах и трудовой книжке фамилию «Шарикова» на «Шереметьева».

Приложение: копия свидетельства о браке IV-АВ № 987654, выданного Кутузовским отделом ЗАГС г. Москвы 11.02.2011, копия паспорта 45 05 № 123654, выданного ТП УФМС № 62 г. Москвы 25.02.2011.

28.02.2011

М.Г. Шереметьева

ШАГ 2. Внесите изменения в трудовую книжку сотрудника. Покажем на примере, как это сделатьп. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ; п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек... утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 .

(1) На внутренней стороне обложки трудовой книжки ставится печать организации или кадровой службы.

ШАГ 3. Измените фамилию в личной карточке работника (форма № Т-2 ): зачеркните одной чертой прежнюю фамилию и рядом укажите новую. Исправления должны быть заверены подписью ответственного сотрудникараздел 1 Указаний... утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 .

Внимание

При смене работником ф. и. о. никакого дополнительного соглашения к его трудовому договору заключать не нужно. Ведь условия трудового договора не изменяютсяст. 72 ТК РФ .

Аналогичным образом нужно изменить фамилию работника в следующих документах:

• в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихприложение № 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 ;
• лицевом счете (формы № Т-54, Т-54А)утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ;
• графике отпусков (форма № Т-7)утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 ;
• табеле учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы № Т-12, Т-13)утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 .

Бухгалтерская часть работы

Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, тогда просто поменяйте ф. и. о. в основных данных работника, и они автоматически изменятся везде. Если же какие-то регистры, например карточку по учету доходов и НДФЛ, карточку по страховым взносам, вы ведете на бумаге, то ф. и. о. нужно поменять и в нихч. 6 ст. 15 , п. 2 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; приложение к Письму ПФР от 26.01.2010 № АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П .

О том, как самостоятельно разработать карточку по НДФЛ на 2011 г., мы писали: 2010, № 23, с. 67

Если в компании зарплата перечисляется сотрудникам на банковские карты, то работнику, сменившему ф. и. о., нужно переоформить зарплатную карту. Как правило, бухгалтер помогает сотруднику заполнить все необходимые заявления и другие документы, а сотрудник уже самостоятельно подает их в банк.

Кроме того, вам нужно в 2-н едельный срок с того момента, когда у вас оказались копии документов, подтверждающих смену ф. и. о. сотрудника, подать в свое отделение ПФРпп. 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета... утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н (далее - Инструкция) :

Напоминаем руководителю

Если на работника, сменившего ф. и. о., ранее были выписаны какие-либо доверенности (например, на представление интересов фирмы в суде), необходимо их переоформить.

• заявление об обмене страхового свидетельства (форма № АДВ-2 ), подписанное работником;
• опись документов (форма № АДВ-6-1утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п )п. 7 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п .

Получив в отделении ПФР новое свидетельство, вы должны в течение недели выдать его сотруднику, а тот должен расписаться в сопроводительной ведомости в его получениип. 14 Инструкции . В течение месяца после получения страхового свидетельства вам следует вернуть в ПФР сопроводительную ведомостьп. 17 Инструкции .

Если близится очередной срок сдачи персонифицированной отчетности, то во избежание проблем имеет смысл подать на сотрудника, сменившего ф. и. о., сведения со старыми данными. А вот когда отчетность будет благополучно сдана, можно уже затевать процедуру обмена старого страхового свидетельства на новое.

Извещать каким-либо образом остальные фонды (ФСС, ФОМС) о смене работником фамилии, имени или отчества не нужно.

При изменении работником ф. и. о. и других персональных данных его ИНН не меняется , . Таким образом, уведомлять налоговиков о смене ф. и. о., а также обращаться в инспекцию за получением нового свидетельства о постановке на учет работнику не нужно.

Как видим, для бухгалтера последствия смены сотрудником ф. и. о. не такие уж страшные. Главное, чтобы сам сотрудник вовремя сообщал обо всех изменениях в своих личных данных.

Сотрудник сменил паспорт. Достаточно сделать приказ о внесении изменений в учетные данные или нужно еще сделать доп соглашение к трудовому договору?

Ответ

Ответ на вопрос:

При смене сотрудником паспорта внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке. Изменения в трудовой договор вносятся по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми (ст. 57 ТК РФ).

11. АДРЕСА, РЕКВИЗИТЫ И ПОДПИСИ СТОРОН

Работодатель: «Альфа» («Альфа») Адрес: 125008, г. Москва, Ул. Михалковская, д. 20 ИНН 7708123456, КПП 770801001 Р/с 40702810400000001111 В АКБ «Надежный» К/с 30101810400000000222 БИК 044583222	Работник: Громова 04.09.2012 - подпись работника кадровой службы Дежнева Анна Викторовна Паспорт серии 87 90 № 546678 выдан УВД ЮЗАО г. Москвы. 15.04.2002 45 08 № 056491 выдан 03.09.2012 ОВД района Западное Дегунино г. Москвы Адрес регистрации: 129340, г. Москва, Севастопольский пр-т, д. 16, корп. 2, кв.76
А.В. Львов	А.В. Дежнева

В личной карточке изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в разделе X «Дополнительные сведения», если в пункте 11 раздела «Общие сведения» не осталось свободного места. Такой вывод следует из статьи 72 Трудового кодекса РФ и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Вопрос из практики: какие документы нужно оформить при смене паспорта в 20 или 45 лет

При смене сотрудником паспорта по достижении 20 или 45 лет внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке. Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при , то есть по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми (). В изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в , если в раздела «Общие сведения» не осталось свободного места. Такой вывод следует из Трудового кодекса РФ и , утвержденных .

Иван Шкловец,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Вопрос из практики: как оформить кадровые документы при изменении фамилии сотрудника

Изменения личных данных человека (имя, фамилия, отчество, место и дата рождения, пол и т. д.) в России фиксируются и документально оформляются органами записи актов гражданского состояния (ЗАГС) строго на основании .

Личные данные сотрудника могут измениться в связи с заключением брака, разводом или решением самого сотрудника об их смене.

Для внесения изменений в кадровые документы сотрудник должен подать работодателю письменное с просьбой внести такие изменения в учетные документы и представить подтверждающие документы (свидетельство о заключении брака, разводе, паспорт).

Затем на основании приказа необходимо внести изменения в следующие документы:

• по правилам внесения недостающих сведений ();
• ( указаний, утвержденных );
• ( Правил, утвержденных , Инструкции, утвержденной );
• - для военнообязанных ( Методических рекомендаций, утвержденных );
• пенсионное страховое свидетельство путем направления в территориальный орган ПФР страхового свидетельства ( Инструкции, утвержденной ).

Кроме того, если фамилию меняет руководитель организации, уведомьте об этом налоговую инспекцию по месту регистрации организации и замените банковскую карточку организации ( , ). Если при этом он же является учредителем, внесите изменения в учредительные документы.
В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».

Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году

Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Я ищу «что делать если сотрудник предоставил измененные паспортные данные через год?» и не могу найти нужное. Возвращаясь к вопросу предоставления сотрудником паспортных данных через год в отдел кадров, после получения документа, вы написали, что все доп.соглашения нужно переподписывать. Хотелось бы уточнить в связи с чем? Это как-то регламентировано в законодательстве? как избежать работодателю в лице кадровой службы переподписки документов? Жду ответа. Благодарю!

Ответ

Ответ на вопрос:

Все документы оформляются текущим числом. Так как работник представил новый паспорт работодателю спустя год, то можно составить акт в присутствии не менее двух свидетелей о дате представления документов.

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе

Что принято и вступило в силу в этом месяце.

За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, в ходе которых меняются некоторые анкетно-биографические данные человека.

Согласно статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", "персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в т.ч. его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация ".

При смене сотрудником паспорта (например, по достижении 20 или 45 лет) внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке работника. Больше ни в какие кадровые документы вносить изменения не нужно.

Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при смене фамилии, то есть по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми. В личной карточке изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в разделе X «Дополнительные сведения», если в пункте 11 раздела «Общие сведения» не осталось свободного места.

Не является нарушением и широко применяется составление дополнительного соглашения к трудовому договору, в котором стороны излают реквизиты сторон с учетом произошедших изменений паспортных данных работника.

Таким образом, с предоставленного работником нового паспорта снимите копию, которую после внесения всех изменения подшейте в личное дело работника. На основании данного паспорта внесите изменения в трудовой договор и личную карточку работника.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 2
к трудовому договору от 14 мая 2007 г. № 475

г. Москва 22.10.2012

«Альфа» , именуемая в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Львова Александра Владимировича , действующего на основании устава , с одной стороны и помощник бухгалтера Зайцева Виктория Николаевна , именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны договорились внести в трудовой договор от 14 мая 2007 г. № 475 (далее - Трудовой договор) следующие изменения.

1. В связи с получением нового паспорта по достижении Работником возраста 45 лет изменить в разделе «Адреса и реквизиты сторон» трудового договора паспортные данные Работника на «паспорт серии 46 02 № 545177 выдан УВД Воскресенского р-на
Московской обл. 22.10.2012 ».

2. Все другие условия трудового договора считать неизменными и обязательными для исполнения сторонами.

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, по одному экземпляру для Работника и Работодателя, и вступает в силу с 22 октября 2012 года. Оба экземпляра имеют равную юридическую силу.

Подписи сторон:

Экземпляр дополнительного
соглашения получил(а) _______________ В.Н. Зайцева
22.10.2012

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Какие документы нужно оформить при смене паспорта в 20 или 45 лет

И.И. Шкловец

При смене сотрудником паспорта по достижении 20 или 45 лет внесите изменения в реквизиты паспорта, указанные в трудовом договоре и личной карточке. Изменения в трудовой договор внесите в том же порядке, как и при , то есть по правилам отражения недостающих сведений путем зачеркивания неактуальных данных и дополнения новыми (). В изменение реквизитов паспорта (серия, номер, дата выдачи и подразделение, выдавшее документ) отразите в , если в раздела «Общие сведения» не осталось свободного места. Такой вывод следует из Трудового кодекса РФ и , утвержденных .

Материал из Системы Кадры
Готовые решения для службы персонала на www.1kadry.ru

С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,

эксперт Системы Кадры

Самые важные изменения этой весны!

• 
  В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
• 
  Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
• 
  Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
• 
  Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
• 
  Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Сотрудница компании обратилась с заявлением, в котором просит поменять ее фамилию в документах предприятия на новую. Как отразить изменение фамилии в трудовом договоре с работницей? Что указывать в дополнительном соглашении к трудовому договору и нужно ли его вообще заключать? Остановимся на этом вопросе подробно и приведем образец.

Кадровикам предстоит внести изменения в ряд документов, но коррективы в трудовой договор на первом месте. Ведь этот документ – это основа трудовых отношений с работником.

Однако начиная процедуру внесения поправок в документы не обойтись без заявления сотрудницы и приказа директора.

Вносим изменения на основании приказа

Произошла смена фамилии. Соглашение к трудовому договору поможет обновить сведения. Однако необходимо соблюдать установленный порядок:

• сотрудница пишет заявление с просьбой внести изменения и прикладывает к нему подтверждающие документы (свидетельство о браке, паспорт);
• директор издает приказ, в соответствие с которым вносятся изменения;
• кадровики корректирую документы.

Заключаем допсоглашение с работником

После того как написано заявление и издан приказ кадровому работнику можно заняться трудовым договором. На практике изменения в трудовом договоре при смене фамилии могут быть произведены путем заключения дополнительного соглашения с работником.
Разработанный нами образец поможет кадровым специалистам составить такой документ без лишних хлопот.