Главная Приказы Трудовую книжку на руки. Выдача оригинала трудовой книжки на руки работнику для оформления пенсии

Трудовую книжку на руки. Выдача оригинала трудовой книжки на руки работнику для оформления пенсии

Заполнение трудовых документом и их хранение всегда отличалось особой строгостью, но новый порядок выдачи трудовой книжки в 2015 году , немного облегчит эту процедуру. Трудовая книга используется для подтверждения стажа человека. Восстанавливать такой документ в случае потери достаточно трудно. Раньше трудовая книжка выдавалась сотруднику только при его увольнении или при оформлении пенсии. А для предъявления сведений из этого документа, можно было взять копию в кадровой службе. В 2015 года вступают в силу изменения, когда оригинал трудового документа может быть выдан на руки.

Правила выдачи ТК

Трудовой кодекс является тем документом, в котором обозначены правила оформления трудового документа и его хранения. Согласно этому кодексу, порядок выдачи трудовой книжки состоял в получении этого документа только в день увольнения. С трудовым документом по заявлению работник мог получить оригиналы других документов. К примеру, можно было забрать, справку о зарплате, распоряжении об увольнении или назначении и др.

В процессе работы, хранение трудовой книжки предполагалось в кадровой службе работодателя. Так как выдача трудовых документов была под запретом, то работник кадрового отдела, при необходимости, к примеру, если трудовую книжку надо было подать в Пенсионный фонд, выдавал сотруднику заверенную копию книжку или выписку.

В Трудовом кодексе расписан и особый случай, когда трудовой документ мог выдаваться сотруднику – перед отпуском, последний день которого считается датой увольнения.

Соответственно в последний день в организации, сотрудник должен получить все документы. В такой ситуации, соблюдался порядок выдачи трудовой книжки , то в кадровой службе должна быть оставлена расписка. Кадровик все эти сведения обязан вносить в реестр по учету операций, проводимых с трудовыми книгами.

Утерянная или испорченная трудовая книжка

Кадровик является тем ответственным лицом, которое отвечает за хранение трудового документа. Если выдача трудовой книжки осуществляется незаконно, то ответственность ложится на работника кадров.

К примеру, если работник получил трудовую книжку, потерял ее или испортил в ней бланк, то кадровый работник обязан оформить дубликат книги. Для этого собираются все выписки с предыдущих мест деятельности этого сотрудника. Помимо этого, если проводится проверка, то выявляется факт неправильного хранения документов. В это влечет за собой выплату штрафов:

Ответственному должностному лицу грозит штраф до 5 тыс. рублей
Предприятию грозит штраф до 50 тыс. рублей.

Риск, который влечет за собой незаконная выдача трудовой книжки, выше желания пойти человеку на уступки. Поэтому нужно быть более предусмотрительным и оставлять книжки на предприятии, а не выдавать их на руки.

Изменения в законе о выдаче трудовых книжек

С текущего года в Трудовом кодексе начинают действовать поправки. Согласно этим изменениям, выдача трудовой книжки работниками кадровой службы сотрудникам может осуществляться на ограниченный срок, без нарушения закона.

Вступающие в силу поправки, снижают риск ответственности кадровиков за хранение и выдачу документов. Теперь кадровик может выдать оригинал документа законно, и не бояться последствий. Поэтому можно утверждать, что нововведения вводятся для защиты прав сотрудников и нанимателей.

С 1 января сего года, работники могут получить документ о своей трудовой деятельности на руки под свою ответственность или на определенный срок времени. Кадровый отдел в свою очередь должен оповестить работников о том, как проводится выдача трудовой книжки . Теперь можно на законных основаниях представить трудовой документ в любую госструктуру.

С 2015 года трудовой документ может выдаваться работнику на руки, если он подает заявление для оформления социального страхования. Выдача трудовой книжки проводится после подачи заявления в указанные сроки, не превышающие три дня. Такой же срок дается работнику на возвращение книжки в отдел кадров, после того, как структура социального обеспечения вернет документ работнику. Такая схема, вероятнее всего будет касаться только особых случаев. К примеру, когда требуется оформления пенсии. В других случаях, схема выдачи трудового документа останется прежней. Будет выдаваться копия трудового документа, либо выписка.

В связи с активацией поправок в ТК, которые разрешают выдачу документов на руки, меняются акты в законодательстве, которые определяют порядок выдачи кадровых бумаг и их хранения. На данный момент неизвестно, как изменится ответственность за нарушение сроков выдачи документа работнику по его заявлению. Не оговаривается и ответственность за несвоевременный возврат книги в кадровую службу. Об этом станет известно позже.

Вопрос

Добрый день! Скажите, пожалуйста, как действовать в случае, когда обратился работник для оформления досрочной пенсии. Ранее данный работник работал 14 лет аккумуляторщиком на другом предприятии. Сейчас он работает у нас (организация на ОСНО) сборщиком. И по совместительству тоже у нас еще в одной организации (на УСН).

Вопрос — Я должна ему дать оригинал трудовой книжки и копию на руки. Если оригинал, то как это правильно оформить?

Должно ли предприятие заполнять какие-либо формы в ПФР.

Есть что-то еще, что должно сделать предприятие основной работы и предприятие, где он оформлен по совместительству?

Ответ

Для оформления пенсии сотруднику нужен оригинал трудовой книжки. Ведь это основной документ для подтверждения работы по трудовому договору. Так сказано в п. 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015.

Выдать трудовую книжку работнику надо не позднее трех рабочих дней со дня получения от него письменного заявления о выдаче трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ). На этом же заявлении работник должен расписаться в получении трудовой книжки. Для этого он должен собственноручно написать на заявлении слова «Трудовую книжку получил», дату получения трудовой книжки, свои Ф.И.О. и расписаться.

Такая расписка подтвердит правомерность отсутствия у вас трудовой книжки работника при проведении проверки трудинспекцией.

Работник, получивший трудовую книжку для целей обязательного социального страхования, должен вернуть ее работодателю не позднее трех рабочих дней со дня, когда ему ее вернет орган обязательного социального страхования (ст. 62 ТК РФ).

Для назначения пенсии нужны такие документы:

— заявление об установлении пенсии;

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность и место жительства сотрудника;

— страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС), документы, подтверждающие его регистрацию в системе обязательного пенсионного страхования;

— документы, подтверждающие периоды работы или иной деятельности, включаемые в страховой стаж;

— выписка из индивидуального лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования, содержащая данные об индивидуальном пенсионном коэффициенте сотрудника;

— документы, подтверждающие периоды работы, для досрочного назначения пенсии.

Документы сотрудник должен подать самостоятельно, таким образом, предприятие должно лишь выдать ему трудовую книжку.

Смежные вопросы:

Работница работала по совместительству на 0,5 ставки, теперь ее принимают на полную ставку как основное место работы. Как правильно это оформить? нужно ли ее увольнять?
✒ По вопросу о…...
Здравствуйте, Ситуация: Генеральный директор ЗАО (он же учредитель 98%) занимает данную должность с апреля 2016г. по совместительству. С 01 июля 2016 года данное место работы становится основным. Вопрос: как…...
Уточните, пожалуйста, какие особенности есть при заключении договора с внешним совместителем.
✒ При заключении трудового договора с совместителем применяются те же правила, что и при приеме работника на основную…...
Может ли вдова военного претендовать на его пенсию? Какой процент от пенсии она получит?
✒ В 2015 году существует два вида пенсий, назначаемых в связи со смертью кормильца, вдовам…...

Трудовая книжка является обязательным документом для каждого трудоустроенного гражданина, который проработал на предприятии более 5 дней. Данный документ является подтверждением трудовой деятельности и стажа человека. При первом трудоустройстве работодатель обязан оформить на человека трудовую, куда будут записываться все основные события, касающиеся профессиональной деятельности. Но у некоторых возникает вопрос, можно ли выдавать трудовую книжку на руки работнику.

Где хранится трудовая книжка

Согласно действующему законодательству, трудовая книжка должна после оформления храниться у работодателя. Со всеми вносимыми в документ записями работники кадровой службы обязаны ознакомить владельца трудовой, поскольку он несет ответственность за все сведения, внесенные в документ.

Многие интересуются вопросом, можно ли выдавать трудовую книжку на руки. Правительством было постановлено, что человек имеет право получить трудовую на руки только в двух случаях:

при переводе на новую работу в другой организации}
при увольнении.

Во всех остальных случаях трудовая книжка остается на хранении у работодателя и ее выдача на руки строго запрещена. Нарушение данного правила может стать причиной серьезных неприятностей для работодателя.

За сохранность трудовой книжки вся ответственность ложится на работодателя, а поэтому каждый сотрудник кадрового отдела должен знать, когда работнику выдается на руки трудовая книжка. В случае утери документа все действия по его восстановлению должен выполнять работодатель. Кроме того, его ждет наказание за халатность и несоблюдение установленного законодательства.

Другие способы подтверждения трудовой деятельности

Если же работник не увольняется и не меняет места работы, но при этом нуждается в получении подтверждения своего стажа и трудовой деятельности, он может составить письменное заявление на получение заверенной копии установленного образца. Такого документа вполне достаточно, чтобы получить кредит в банке и решить другие подобные вопросы. Согласно действующему законодательству, копия должна быть выдана сотруднику на руки не позже трех дней после поступления соответствующего заявления.

Особый случай

Большинство организаций могут обходиться ксерокопией трудового документа, но иногда все же могут требовать оригинал. Подобная ситуация часто наблюдается с Пенсионным фондом. Но даже если работодатель выдаст оригинал трудовой под расписку, ответственность за ее сохранность все равно будет лежать на нем, а не на сотруднике. Специалисты рекомендуют направлять все необходимые документы непосредственно в Пенсионный фонд, без выдачи их работнику на руки. При этом у сотрудника Фонда необходимо взять расписку о получении документа.

Поэтому ответ на вопрос, можно ли сотруднику выдать на руки трудовую книжку, зависит от того, кто именно требует документ.

Иногда сторонние организации могут требовать копии трудовой, заверенные нотариусом. В таком случае, владелец трудового документа должен обсудить все детали с работником кадрового отдела, после чего работодатель оплатит услуги нотариуса, а работник компенсирует понесенные затраты. Но даже в таком случае сотрудник не имеет права получать документа на руки, и все манипуляции с документом должен будет осуществить сотрудник кадрового отдела.

3442

Вопрос

подскажите, пожалуйста, процедуру выдачи трудовой книжки на руки сотруднику на время, к примеру в пенсионный фонд.

Ответ

Ответ на вопрос:

при увольнении ч. 4 ст. 81 , ТК РФ ).

Для оформления пенсии в Пенсионном фонде РФ сотруднику необходим оригинал трудовой книжки, поскольку именно трудовая книжка – основной документ, подтверждающий период работы по трудовому договору ( Правил, утвержденных ).

Примечание:

Для фиксации выдачи трудовой книжки в целях социального страхования, а также ее возврата работодатель может завести отдельный журнал, в котором работник распишется при получении трудовой книжки на руки для предоставления в пенсионный фонд, за затем при ее возврате уже работник кадровой службы распишется в ее получении.

При выдаче трудовой книжки снимите с нее копию. Она может понадобиться, если в период отсутствия трудовой книжки у работодателя у работника наступит право на пособие по болезни. Это существенно облегчит сбор документов при утере трудовой книжки, если нужно будет оформлять дубликат.

Подробности в материалах Системы Кадры:

РАСПИСКА

г. Москва 10.08.2015

Я, А.С. Кондратьев , получил от главного бухгалтера А.С. Глебовой свою трудовую книжку для подтверждения страхового стажа в Пенсионном фонде РФ при оформлении пенсии. Обязуюсь вернуть полученную мною трудовую книжку в течение трёх рабочих дней, со дня её получения в Пенсионном фонде РФ, в соответствии с частью 2 статьи 62 Трудового кодекса РФ.

Экономист А.С. Кондратьев

Главный бухгалтер А. С. Глебова

2.Ответ : Обязан ли работодатель выдать сотруднику оригинал трудовой книжки для оформления пенсии

Работодатель выдает сотруднику оригинал трудовой книжки при увольнении , а также для целей его обязательного социального страхования и обеспечения (ч. 4 ст. 81 , ТК РФ).

Оригинал трудовой книжки работодатель обязан выдать не позднее трех рабочих дней со дня, когда сотрудник представит соответствующее заявление, составленное в произвольной форме . При этом после получения трудовой книжки в отделении Пенсионного фонда РФ сотрудник должен максимум через три рабочих дня вернуть ее в организацию. Об этом сказано в Трудового кодекса РФ.

Выдача трудовой книжки в других случаях трудовым законодательством запрещена. Ответственность за нарушение данного требования лежит на сотруднике, отвечающем за ведение и хранение трудовых книжек. Так, если оригинал трудовой книжки будет выдан сотруднику на руки, а он его потеряет, то ответственность за утрату будет нести сотрудник, на которого возложены обязанности по хранению и ведению трудовых книжек в организации. Данное правило применяется даже в том случае, если оригинал трудовой книжки был выдан сотруднику под расписку. Аналогичной позиции придерживается и Роструд в письме от 18 марта 2008 г. № 656-6-0 .

КСС «Система Кадры» 2015

Иван Шкловец ,

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Выдача трудовой книжки работнику на время

В статье читайте:

Можно ли выдать работающему сотруднику оригинал трудовой книжки на руки
Обязан ли работодатель уточнять цель получения трудовой книжки
Можно ли привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение срока возврата трудовой книжки

C 1 января 2015 года работодатель обязан выдать сотруднику по его заявлению оригинал трудовой книжки для оформления пенсии (ст. 62 ТК РФ). Напомним, что ранее законодательство разрешало только выдачу копии трудовой книжки или выписки из нее (п. 7 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003г. № 225, далее – постановление правительства РФ №225). А подлинник – в день увольнения или последний день работы с внесенной записью о прекращении трудового договора (ч. пятая ст. 80 , ч. четвертая ст. 84.1 ТК РФ).

Если сотруднику требовалась трудовая книжка для целей обязательного социального страхования, кадровикам приходилось самим ехать в Пенсионный фонд или под личную ответственность позволить работнику забрать оригинал документа на время. Теперь такой необходимости нет. Однако возникает ряд вопросов. Как оформить выдачу документа? Кто отвечает за своевременный возврат трудовой книжки? Как убедиться, что она необходима работнику именно для назначения пенсии? Что делать, если в тот момент, когда документ находится на руках у сотрудника, в компанию пришла проверка?

Когда трудовую книжку можно выдать на руки

Выдача трудовой книжки на руки происходит:
– в день увольнения (ч. четвертая ст. 84.1 ТК РФ);
– в любое время по заявлению сотрудника, если оригинал трудовой требуется ему в целях его обязательного социального страхования (ч. первая ст. 62 ТК РФ .). Под последним чаще всего понимается необходимость оформления страховой пенсии по старости

По закону организация не обязана проверять, действительно ли трудовая книжка необходима сотруднику для целей обязательного социального обеспечения. Более того, работодатель не вправе отказать в выдаче документа, даже если сомневается в намерениях сотрудника. Выдача трудовой книжки происходит не позднее трех рабочих дней со дня подачи сотрудником соответствующего письменного заявления (ч. первая ст. 62 ТК РФ). Вернуть же ее в организацию сотрудник обязан не позднее трех рабочих дней после получения трудовой из Пенсионного фонда (ч. четвертая ст. 62 ТК РФ).

Делайте копию трудовой книжки сотрудника при приеме его на работу. Тогда в случае утраты оригинала документа будет проще оформить его дубликат.

Обычно при обращении гражданина за назначением пенсии сотрудники Пенсионного фонда не забирают трудовую книжку, а снимают с нее копию и тут же возвращают документ .

По результатам посещения Пенсионного фонда гражданину выдается расписка-уведомление, где указаны цель и дата его визита, список принятых документов, перечень недостающих, сроки представления последних (абз. 4 п. 11 Правил обращения за пенсией). Таким образом, если Пенсионный фонд заберет оригинал трудовой книжки, то соответствующие сведения будут отражены в расписке-уведомлении. Этот документ гражданин может использовать по своему усмотрению, в том числе во взаимодействии с работодателем.

Выдача трудовой книжки: как оформить

Порядок выдачи трудовой книжки следующий. Для того чтобы получить трудовую книжку, сотрудник должен обратиться с заявлением в произвольной форме. Его можно написать от руки либо напечатать. Главное, чтобы на заявлении стояла подпись сотрудника (образец ниже).

Выдачу трудовых книжек сотрудникам лучше фиксировать в специальном журнале, составленном в произвольной форме (образец ниже). В нем можно отразить:

– дату временной выдачи трудовой книжки, ее реквизиты: серию и номер;
– наименование органа соцстрахования, куда предоставляется документ;
– Ф.И.О. работника, которому выдается трудовая книжка, его подпись в получении;
– дату возврата трудовой работодателю;
– подпись ответственного лица, принявшего трудовую книжку обратно, и др.

Важно отметить, что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не подходит для этих целей, поскольку в ней закрепляется факт получения этих документов только при увольнении .