Главная Документы Московский государственный университет печати. Операционная касса: что это такое

Московский государственный университет печати. Операционная касса: что это такое

Предприятия торговли и общественного питания в процессе своей деятельности устанавливают экономические связи с поставщиками товарно-материальных ценностей и покупателями. Отношения между сторонами оформляются договорами. Четкое выполнение договорных обязательств и правильная организация расчетов между предприятиями ведут к своевременному поступлению денежных средств. Вместе с тем у торгового предприятия в процессе деятельности происходят денежные расчеты с работниками предприятия, с органами социального обеспечения и другими организациями и лицами.

Расчеты между предприятиями осуществляются в безналичном порядке через банки, а также наличными через кассу предприятия в пределах установленных в законодательном порядке лимитов.

Предприятие торговли, как любое юридическое лицо, само выбирает банк для кредитно-расчетного обслуживания. Кроме расчетных счетов, в банках могут открываться текущие и специальные счета для хранения средств специального назначения (аккредитивы и чековые книжки). Кредитные отношения предприятия с банками оформляются кредитными договорами.

Основными задачами организации учета денежных средств и расчетов являются:

Своевременное, полное и точное отражение операций по учету денежных средств и расчетов;

Постоянный контроль наличия и сохранности денежных средств в кассе, на расчетном и других счетах в банках;

Контроль использования денежных средств;

Контроль правильности и своевременности расчетов с поставщиками и покупателями;

Контроль своевременности и правильности расчетов с бюджетом, банками, работниками;

Контроль расчетных операций для предупреждения образования просроченной кредиторской и дебиторской задолженности;

Контроль правильного использования банковского кредита и сроков его возврата.

Особое место в операциях торгового предприятия занимают кассовые операции, так как значительная часть выручки у данных организаций поступает через кассы (вероятность злоупотреблений на данном участке максимальна, поэтому он в первую очередь подвергается различным видам проверок как со стороны налоговых органов, так и других органов контроля).

Для приема, хранения, выдачи денежных средств торговое предприятие должно иметь кассу. Порядок организации кассы и учета наличных денежных средств на предприятиях регламентировано Письмом ЦБ РФ от 4 октября 1993 № 18 «Порядок ведения кассовых операций в РФ».

Для приема наличных денег от покупателей предприятиями торговли обязательно должна применяться контрольно-кассовая техника. Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги только в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков денежных средств в кассе пересматриваются.

Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. При этом наличные деньги могут быть сданы в дневные и вечерние кассы банков, инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров. Вместе с тем предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками, могут расходовать ее на оплату труда, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения. Но следует отметить, что предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе и на оплату труда. Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных и районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения их в банке. За накоплением наличных средств в кассах предприятий сверх установленных лимитов обязаны следить обслуживающие их банки, которые, используя Рекомендации по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых операций, направляют сведения о соответствующих нарушениях в налоговые органы для привлечения руководителей предприятий к финансовой и административной ответственности. Так, за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов в соответствии с Указом Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 (в ред. от 25 июля 2000 г.) взимается штраф в 3-кратном размере обнаруженной сверхлимитной кассовой наличности. Банки при проверках выявляют также факты расчетов наличными деньгами сверх установленных предельных размеров, которые в настоящее время составляют 100 тыс. руб. по одной сделке. За нарушение установленного лимита взыскивается штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа. При этом следует помнить, что неоприходование или неполное оприходование денежной наличности наказывается штрафом в 3-кратном размере неоприходованной суммы. Кроме того, на руководителей организации, допустивших соответствующие нарушения Порядка ведения кассовых операций, налагается административный штраф в 50-кратном установленном законодательством размере минимальной месячной оплаты труда.

Предприятия торговли обязаны проводить через кассы расчеты с населением, а также с юридическими лицами, как того требует Федеральный Закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 25 апреля 2003 г. № 54-ФЗ. При этом торговые предприятия обязаны:

Регистрировать контрольно-кассовые машины;

Использовать исправные контрольно-кассовые машины для осуществления денежных расчетов с населением;

Выдавать покупателю (клиенту) вместе с покупкой (после оказания услуги) отпечатанный контрольно-кассовой машиной чек за покупку (услугу), подтверждающий исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим предприятием;

Обеспечивать работникам налоговых органов и центров технического обслуживания контрольно-кассовых машин беспрепятственный доступ к контрольно-кассовым машинам;

Вывешивать в доступном покупателю (клиенту) месте ценники на продаваемые товары (прейскуранты на оказываемые услуги), которые должны соответствовать документам, подтверждающим объявленные цены и тарифы.

Регистрация и перерегистрация кассовых аппаратов осуществляется путем подачи предприятиями в налоговый орган по месту своего нахождения соответствующего заявления с приложением паспорта аппарата и производится в течение 5 дней, при этом предприятие получает карточку регистрации.

Налоговые органы контролируют соблюдение правил использования контрольно-кассовых машин, при этом за их нарушение применяются штрафные санкции. Расчеты с населением на торговых предприятиях осуществляют кассиры-операционисты через операционные кассы. На торговых предприятиях, как правило, функционируют как операционные, так и главная касса.

После издания приказа о принятии кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Затем с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Кассир, в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих, несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и т.п.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может выполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.

Прием наличных денег кассами организаций (главными кассами) оформляется приходными кассовыми ордерами, подписанными главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. При этом вносителю денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. При поступлении наличных денег из банка в кассу предприятия также оформляется приходный кассовый ордер. При этом квитанция подкладывается к соответствующей выписке банка из расчетного счета. Нумерация приходных ордеров ведется по порядку, начиная с 1 января и до конца года. Проставляется также дата оформления ордера. В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается кредитуемый в данной операции счет, т.е. фиксируется бухгалтерская проводка. Ниже пишется наименование юридического или физического лица, от которого получены средства. В строке «Основание» дается ссылка либо на приказ руководителя, либо на заявление работника, либо на другой документ.

Кассовые ордера составляются на основании первичных документов, оформляющих хозяйственную операцию, название которых в кассовом ордере указывается в строке «Приложения».

Выдача наличных денег из кассы предприятий проводится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и др.). Документы на выдачу денег подписывает руководитель, главный бухгалтер предприятия или лица, на это уполномоченные. Сдача денег в банк оформляется объявлением на взнос наличными. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан. Получатель собственноручно указывает полученную сумму прописью. При получении денег по платежной ведомости сумма прописью не указывается. Деньги кассир может выдать только лицу, поименованному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если деньги выдают по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег кассир указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в кассовых документах за день как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может проводиться только в день их составления. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

Наличие и подлинность подписи главного бухгалтера на документах, а на расходном кассовом ордере - разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;

Правильность оформления документов;

Наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашают штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежные ведомости на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после выдачи заработной платы и приравненных к ней платежей.

Все поступления и выдачи денег предприятия регистрируются в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, листы в которой должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу вносятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день по приходу в кассу и по расходу из кассы и выводит, используя остаток средств в кассе на начало рабочего дня, остаток денег в кассе на конец рабочего дня (он же является остатком на начало следующего дня). В бухгалтерию в качестве отчета кассира передается второй отрывной лист из кассовой книги (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Бухгалтер проставляет номера корреспондирующих счетов, проверяет правильность арифметических действий. Контроль правильного ведения кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

В условиях применения автоматизированной формы учета оформление кассовых ордеров, журнал регистрации приходных, расходных и кассовых ордеров и кассовой книги ведется на компьютере. В этом случае листы кассовой книги ежедневно распечатываются и по окончании отчетного периода (месяца, квартала, года - в зависимости от объемов кассовых операций на предприятии) сшиваются в книгу с последующей прошивкой листов и опечатыванием.

Как уже говорилось, ежедневно кассир передает в бухгалтерию в качестве своего отчета второй отрывной лист кассовой книги с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами. Отчет кассира, в котором бухгалтер проставил корреспонденцию счетов, служит основанием для заполнения учетного регистра по счету 50 «Касса». При этом каждый имеющийся отчет кассира формирует одну строку данного регистра. В конце отчетного месяца подсчитываются дебетовые и кредитовые обороты по счету 50 «Касса» и, используя начальный остаток средств на начало месяца, выводится остаток на конец месяца. Сумма сальдо по счету должна совпадать с суммой по последнему отчету кассира и с суммой фактически имеющихся денег в кассе.

По окончании рабочего дня главный (старший) кассир сдает подготовленную выручку инкассатору для доставки в банк и последующего зачисления на расчетный счет торгового предприятия. В бухгалтерском учете суммы сданной инкассаторам выручки учитываются на счете 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия на учет по счету 57 сумм денежных средств являются квитанции учреждений банка, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п. Наиболее распространенной формой сдачи торговой выручки в торговом предприятии является договорная форма с участием представителя банка - инкассатора. Выручка передается инкассатору в установленное банком время. До этого кассир готовит выручку к сдаче, подбирая денежные средства по купюрам, складывая их в пачки по 100 штук одного достоинства и перевязывая. Операцию по передаче выручки инкассаторам оформляют с помощью препроводительной ведомости, составляемой в двух экземплярах. В данном документе указываются сдатчик и получатель выручки, банковские реквизиты для зачисления средств. Оборотная сторона ведомости, содержащая покупюрный перечень всей передаваемой выручки, позволяет проконтролировать сумму. Первый экземпляр препроводительной ведомости, оформленный в установленном порядке, кассир вкладывает в денежную сумку с уложенными туда подобранными деньгами, после чего пломбирует ее. Сумка передается инкассатору в обмен на пустую с соответствующей нумерацией и вторым экземпляром ведомости, называемым накладной. Кассир указывает в соответствующем журнале регистрации сданную сумму выручки и номер сумки, дает его на подпись инкассатору, который, кроме того, фиксирует дату и время приема средств. Полученную от инкассатора денежную сумку в банке вскрывают и сверяют вложенную в нее денежную сумму с той, что указана в препроводительной ведомости. При этом при обнаружении несоответствия сумм либо неплатежных денежных знаков работник банка в одностороннем порядке составляет акт, форма которого имеется на препроводительной ведомости. После проверки деньги зачисляются на счет торгового предприятия, что подтверждается возвратом второго экземпляра ведомости в бухгалтерию предприятия.

Основные операции по счету 50 «Касса»:

Дт 50 «Касса»;

Кт 90 «Продажи», субсчет «Выручка» - поступила выручка от продажи товаров.

Дт 50 «Касса»;

Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» - получено от материально ответственных лиц в возмещение суммы недостачи товаров.

Дт 50 «Касса»;

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - возвращены подотчетным лицом выданные ранее из кассы наличные деньги.

Дт 50 «Касса»;

Кт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы» - отражена сумма излишков, выявленных по результатам инвентаризации.

Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

Кт 50 «Касса» - оплачено наличными поставщикам.

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

Кт 50 «Касса» - выданы наличные из кассы под отчет.

Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

Кт 50 «Касса» - выдана заработная плата работникам предприятия.

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

Кт 50 «Касса» - отражена сумма недостачи, выявленная по результатам инвентаризации.

Дт 57 «Переводы в пути»;

Кт 50 «Касса» - в конце дня наличные денежные средства сданы в банк для зачисления на расчетный счет.

Дт 51 «Расчетные счета»;

Кт 57 «Переводы в пути» - сданная накануне торговая выручка зачислена на расчетный счет предприятия.

Операционные кассы обслуживают кассиры-операционисты, которые получают наличные средства за проданные ценности. Осуществляются такие расчеты с применением кассовых аппаратов.

Как уже отмечалось, Федеральный Закон от 25 апреля 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» предоставил право определенным категориям организаций и физических лиц в случае оказания услуг населению вести расчеты без применения контрольно-кассовых машин, но с обязательным использованием в качестве документов строгой отчетности законодательно установленных форм бланков. Кроме того, в ряде случаев организациям и индивидуальным предпринимателям в силу специфики их деятельности либо особенностей местонахождения разрешено осуществлять расчеты без применения контрольно-кассовой техники (п. 2 ст. 2 указанного Закона).

Предприятия, осуществляющие расчеты с помощью контрольно-кассовых аппаратов, обязаны выдавать покупателю кассовый чек, подтверждающий прием от него наличных средств. Следует помнить, что выдаваемые предприятиями счета, квитанции и другие документы не заменяют кассовый чек. Чек действителен только в день выдачи его покупателю, он должен погашаться одновременно с выдачей товара (или квитанции на выполненные работы) с помощью штампов или надрыва в установленных местах. На кассовых чеках применяются условные шифры, штампы с указанием номеров кассовых машин, даты приема наличных денег и полученных сумм. К работе на кассовой машине допускаются лица, освоившие правила эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума и изучившие Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин, утвержденные Минфином РФ 30.08.93 г. С лицами, допущенными к работе, заключается договор о материальной ответственности, так же как и с кассирами главной кассы.

На каждую кассовую машину администрация заводит Журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4, который должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. Однако Журнал кассира-операциониста не заменяет кассового отчета.

Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин допускают ведение общей книги на все машины. В таком случае записи проводятся в порядке нумерации всех касс (№ 1, 2, 3 и т.д.) с указанием в числителе заводского номера кассовой машины; показатели счетчиков недействующих кассовых машин ежедневно повторяются с указанием причин бездействия (в запасе, в ремонте и т.п.) и заверяются подписью представителя администрации предприятия. Все записи в книге выполняются в хронологическом порядке чернилами, без помарок. При внесении в Журнал исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора предприятия и главного (старшего) бухгалтера.

Паспорт кассовой машины, Журнал кассира-операциониста, акты и другие документы хранятся у директора предприятия, его заместителя или главного (старшего) бухгалтера.

Показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков записываются в Журнал кассира-операциониста, причем данные на начало и по окончании рабочего дня заверяются подписями представителя администрации и кассира-операциониста. Таким образом, разница между показателями счетчиков на начало и конец дня , которая должна совпадать с показаниями секционных счетчиков, является дневной выручкой . Оприходование дневной выручки подтверждается главной кассой в кассовом отчете. Ее сумма должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком контрольно-кассовой машины. В случае выявления расхождений фактическая выручка определяется суммированием показателей, напечатанных на контрольной ленте; представитель администрации с кассиром должны выяснить причину расхождений. Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала кассира-операциониста. По результатам проверки в случае недостачи денежных средств администрация предприятия должна принять меры к взысканию ее с виновных лиц в установленном порядке, а при наличии излишков денежных средств - принять их к учету с отнесением к внереализационным доходам.

В торговом предприятии сумма выручки операционной кассы может уменьшаться на суммы, возвращенные покупателям. Кассир-операционист может выдавать деньги по возвращенным покупателями чекам только при наличии на них подписи директора (заведующего) или его заместителя и только по чекам, выданным в данной кассе. На суммы соответствующих чеков кассиром совместно с администрацией предприятия составляется акт по форме № КМ-3 о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам. Сами чеки кассир наклеивает на лист бумаги и вместе с актом сдает в бухгалтерию. Возвращаемые суммы вместе с напечатанными за день нулевыми чеками (которые используются для проверки четкости печати реквизитов на чековой и контрольной лентах, а также правильности установки дататора и нумератора) отражаются в Журнале кассира-операциониста. Таким образом, уменьшается сумма выручки на итоговую сумму акта о возврате покупателям средств по неиспользованным чекам.

Кроме того, в торговых предприятиях средства в кассу могут поступать не только за реализованные товары. Например, в случае комиссионной продажи при возврате комитенту сданных ранее на комиссию товаров кассир получает от него плату за хранение. Учет таких поступлений ведет кассир в приходной ведомости. Кассир ежедневно закрывает приходную ведомость путем подсчета суммы поступивших денег и подписывает ее вместе с бухгалтером и руководителем. При этом на общую сумму поступивших средств выписывается приходный кассовый ордер, который прилагается к отчету и сдается в бухгалтерию:

Дт 50 «Касса»;

Кт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (гашение) может производится согласно Правилам эксплуатации кассовых аппаратов при вводе в эксплуатацию новой машины и при инвентаризации, а при необходимости, в случае ремонта денежных счетчиков в мастерских, - только по согласованию с налоговыми инспекциями с обязательным участием их представителя. Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков, контроль счетчиков до и после их перевода на нули оформляется актом по форме КМ-1 в двух экземплярах, один из которых как контрольный передается в налоговую инспекцию, а второй остается на торговом предприятии.

Передача кассовой машины на другое предприятие или мастерскую для ремонта и обратно проводится по накладной и оформляется актом по форме № КМ-2, в котором фиксируются показания секционных и контрольных счетчиков (регистров). Не позднее следующего дня накладная и акт сдаются в бухгалтерию предприятия. Соответствующая отметка об этом делается в Журнале кассира-операциониста в конце записи за день. Вместе с машиной передается и ее паспорт, в котором делается соответствующая запись. При ремонте денежных счетчиков непосредственно на предприятиях также составляется акт по форме № КМ-2 с записью показаний денежных и контрольных счетчиков до и после ремонта.

Кассир-операционист в конце рабочего дня сдает старшему кассиру (либо сразу в банк через инкассацию) выручку под расписку, при этом деньги должны быть подобраны по купюрам. Старшему кассиру передаются также акты и другие документы по расчету выручки, необходимые для составления сводного отчета, передаваемого вместе с кассовыми ордерами в бухгалтерию.

Операционные кассы обслуживаются кассирами-операционистами, которые получают наличные средства за проданные ценности. Осуществляются такие расчеты с применением кассовых аппаратов.

Как уже отмечалось, упомянутый Федеральный закон предоставил право определенным категориям организаций и физических лиц в случае оказания услуг населению вести расчеты без применения ККМ, но с обязательным использованием в качестве документов строгой отчетности законодательно установленных форм бланков. Кроме того, в ряде случаев организациям и индивидуальным предпринимателям в силу специфики их деятельности либо особенностей местонахождения разрешено осуществлять расчеты без применения ККМ.

Предприятия, осуществляющие расчеты с помощью ККМ, обязаны выдавать покупателям кассовый чек, подтверждающий прием от него наличных средств. Следует помнить, что выдаваемые предприятиями счета, квитанции и другие документы не заменяют кассовый чек. Чек действителен только в день выдачи его покупателю и должен погашаться одновременно с выдачей товара (или квитанции на выполненные работы) с помощью штампов или надрыва в установленных местах. На кассовых чеках применяются условные шифры, штампы с указанием номеров кассовых машин, даты приема наличных денег и полученных сумм. К работе на кассовой машине допускаются лица, освоившие правила по их эксплуатации в объеме технического минимума и изучившие Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин, утвержденные Минфином РФ 30 августа 1993 г. С лицами, допущенными к работе, заключается договор о материальной ответственности, так же как и с кассирами главной кассы.

На каждую кассовую машину администрация заводит Журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4, который должен быть прошнурован пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. Однако Журнал кассира-операциониста не заменяет кассового отчета.

Типовые правила эксплуатации ККМ допускают ведение общей книги на все машины. В таком случае записи проводятся в порядке нумерации всех касс (№ 1, 2, 3 и т.д.) с указанием в числителе заводского номера кассовой машины; показатели счетчиков недействующих кассовых машин ежедневно повторяются с указанием причин бездействия (в запасе, в ремонте и т.п.) и заверяются подписью представителя администрации предприятия. Все записи в книге выполняются в хронологическом порядке чернилами, без помарок. При внесении в Журнал исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора предприятия и главного (старшего) бухгалтера.

Показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков записываются в Журнал кассира-операциониста, причем данные на начало и на окончание рабочего дня заверяются подписями представителя администрации и кассира-операциониста. Таким образом, разница между показателями счетчиков на начало и конец дня, которая должна совпадать с показаниями секционных счетчиков, является дневной выручкой. Оприходование дневной выручки подтверждается главной кассой в кассовом отчете. Ее сумма должна совпадать с суммой, сданной кассиром-операционистом старшему кассиру и уложенной в инкассаторскую сумку с итоговым чеком ККМ. В случае выявления расхождений фактическая выручка определяется суммированием показателей, напечатанных на контрольной ленте; представитель адмиистрации и кассир должны выяснить причину расхождений. Выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы Журнала кассира-операциониста. По результатам проверки администрация предприятия в случае недостачи денежных средств должна принять меры к взысканию ее с виновных лиц в установленном порядке, а при наличии излишков денежных средств - принять их к учету с отнесением к внереализационным доходам.

На торговом предприятии сумма выручки операционной кассы может уменьшаться на суммы, возвращенные покупателям. Кассир-операционист может выдавать деньги по возвращенным покупателями чекам только при наличии на них подписи директора (заведующего) или его заместителя и только по чекам, выданным в данной кассе. На суммы соответствующих чеков кассир совместно с администрацией предприятия составляет акт по форме № КМ-3 о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам. Сами чеки при этом наклеиваются кассиром на лист бумаги и вместе с актом сдаются в бухгалтерию. Возвращаемые суммы вместе с напечатанными за день нулевыми чеками (которые используются для проверки четкости печати реквизитов на чековой и контрольной лентах, а также правильности установки дататора и нумератора) отражаются в Журнале кассира-операциониста. Таким образом, на итоговую сумму акта о возврате покупателям средств по неиспользованным чекам уменьшается сумма выручки.

Кроме того, на торговых предприятиях средства в кассу могут поступать не только за реализованные товары. Например, в случае комиссионной продажи при возврате комитенту сданных ранее на комиссию товаров кассир получает от него плату за хранение. Учет таких поступлений ведется кассиром в приходной ведомости, которую он ежедневно закрывает путем подсчета суммы поступивших денег; приходную ведомость подписывает кассир, бухгалтер и руководитель предприятия. При этом на общую сумму поступивших средств выписывается приходный кассовый ордер, который прилагается к отчету и сдается в бухгалтерию:

Дт 50 «Касса»

Кт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (гашение) может проводиться согласно Правилам эксплуатации кассовых аппаратов при вводе в эксплуатацию новой машины и при инвентаризации, а при необходимости (в случае ремонта денежных счетчиков в мастерских) - только по согласованию с налоговыми инспекциями с обязательным участием их представителя. Перевод показаний суммирующих денежных счетчиков, контроль счетчиков до и после их перевода на нули оформляются актом по форме КМ-1 в двух экземплярах, один из которых (контрольный) передается в налоговую инспекцию, а другой остается на торговом предприятии.

Передача ККМ на другое предприятие или в мастерскую для ремонта и обратно проводится по накладной и оформляется актом по форме № КМ-2, в котором фиксируются показания секционных и контрольных счетчиков (регистров). Накладная и акт не позднее следующего дня сдаются в бухгалтерию предприятия. Соответствующая отметка об этом делается в Журнале кассира-операциониста в конце записи за день. Вместе с машиной передается и ее паспорт, в котором делается соответствующая запись. При ремонте денежных счетчиков непосредственно на предприятиях также составляется акт по форме № КМ-2 с записью показаний денежных и контрольных счетчиков до и после ремонта.Кассир-операционист в конце рабочего дня сдает старшему кассиру (или сразу в банк через инкассацию) выручку под расписку, при этом деньги должны быть подобраны по купюрам. Старшему кассиру передаются также акты и другие документы по расчету выручки, необходимые для составления сводного отчета, передаваемого вместе с кассовыми ордерами в бухгалтерию.

Операционные кассы обслуживаются кассирами-операционистами, либо лицом, выполняющим обязанности кассира по совмещению с отпуском ЛС (провизор-технолог) их задача- получить денежные средства от покупателей за проданные товары.

Законом РФ от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ « О применении контрольно- кассовой техники при осуществлении наличных денежных pасчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» установлено, что денежные расчеты с населением при осуществлении торговых опера ций и оказании услуг должны проводиться с обязательном применением контрольно-кассовой техники.

Требования к ККТ:

1. Модель ккм внесена в Гос.реестр ККТ, используемой на территории РФ. иначе организации будет отказано в ее регистрации в налоговом органе.

2. На ККМ д.б. наличие голограммы с надписью «Государственный реестр», которая наноситься генеральным поставщиком ККТ.

3. Вторая голограмма с надписью «Сервисное обслуживание» наносится Центром технического обслуживания при постановке ККТ на учет (письмо ГН службы РФ от 15.01.97 № ВК-16/49, 6-16/49 «О средствах визуального контроля на ККМ»).

4. ККТ должна быть зарегистрирована в Налоговом органе. Порядок регистрации устанавливается приказом МНС РФ № ВГ-3-14/36 от 22.06.95, При регистрации ККТ оформляется «регистрационная карточка», которая хранится по месту нахождения ККТ.

5. На каждой контрольно-кассовом технике имеется заводской номер, который обязательно указывается на всех документах: кассовом чеке, отчетах, справках, актах.

6. На каждый контрольно-кассовый аппарат, администрация заводит «Журнал кассира-операциониста» (форма № КМ-4), утвержденный Госкомстатом РФ № 132 от 25.12.98г., который должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации и ее печатью.

Записи в нем производятся в хронологическом порядке чернилами без помарок, при внесении исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира, руководителя и главного бухгалтера.

На выбиваемом покупателю чеке должны быть следующие реквизиты (Письмо Минфин РФ от 05.02.2004 №16-00-17/2):

Наименование организации;

Идентификационный номер (ИНН) организации;

Заводской номер ККТ;

Порядковый номер чека;

Дата и время покупки;

Стоимость покупки;

Признак фискального режима.

На выдаваемом чеке могу г содержаться и другие данные с техническими требованиями к ККТ

Чеки ККТ действительны только в день их выдачи покупателю.

В случае неясного печатания реквизитов на чеке, невыхода чека или обрыва кассовой ленты, работа на ККТ должна быть приостановлена. Если устранить неисправность силами кассира не удалось, кассир ставит в известность о поломке администрацию. Срочно вызывается мастер из Центра технического обслуживания. Продолжать реализацию товара при неисправной ККТ нельзя. Возобновить работу можно только после починки или замене на исправленную резервную ККТ.

В «Журнале кассира-операциониста» вышедшей из строя ККТ делается пометка о времени и причине приостановления работы.

По окончании рабочего дня аптеки кассир-операционист оформляет кассовые документы:

· печатает Z – отчет - это итоговый чек, в котором указаны показания суммирующих счетчиков кассовой машины на начало и конец рабочего дня и сумма выручки.

· Кассир делает записи в журнале кассира-операциониста - указываются показания счетчиков кассовой машины на начало и конец рабочего дня, а также сумма поступившем в день выручки. Выручка определяется по разнице показаний счетчиков на начало и конец дня.

· Ежедневно кассир составляет Справку - отчет кассира-операциониста (ф. КМ - 6)

· При сдаче денег в кассу организации кассир операционист прилагает Справку - отчет кассира-операциониста к приходному кассовому ордеру, который выписывается старшим кассиром на сумму фактически полученных наличных денежных средств.

В соответствии с законом РФ от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличныхденежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» контроль за соблюдением правил использования контрольно-кассовой техники и полнотой учета выручки денежных на предприятиях осуществляют налоговые органы.

В бухгалтерии есть два понятия слова касса, и иногда с ними возникает некоторая путаница. Под кассой организации или ИП в широком смысле понимается совокупность денежной наличности и операций, проводимых с нею. Поэтому ее еще называют операционной кассой. Кроме того, касса - это аппарат ККМ для выбивания чеков при реализации товара. Как соотносятся эти понятия?

Касса и ККТ - в чем различия?

Что такое касса, как аппарат, то есть ККМ, понятно всем. Что же касается операционной кассы, то ее можно представить как виртуальный кошелек организации (ИП), в котором лежат наличные средства. В отличие от ККМ, в таком кошелке отражаются изменения денежных средств не только за счет реализации, но и от прочих операций. Например:

операция 1 - денежные средства сняты с банковского счета на хозяйственные нужды - это приход по операционной кассе;
операция 2 - выданы суммы сотрудникам под отчет - это расход по операционной кассе.

При этом ни первая, ни вторая операции не имеют никакого отношения к ККТ. Деньги получаются бухгалтером в банке и попадают в сейф. Оттуда же они выдаются работникам под отчет.

Назначение ККТ - фиксировать изменения выручки, то есть приход от реализации товаров и расход при их возврате, а также выбивать кассовый чек. Современные ККТ также обязаны передавать данные в ФНС через интернет.

В отличие от этого, операционная касса как совокупность денежной наличности отражает изменение средств в результате не только реализации, но и иных операций. Таким образом, операционная касса является более широким понятием, чем ККТ, а применение кассового аппарата является одним из элементов ведения кассового учета. Такой учет ведут и те торговые точки, которые не применяют кассовые аппараты.

Кассовый учет

Существует два вида кассового учета - базовый и упрощенный. Базовый учет подразумевает составление таких документов:

Приходный кассовый ордер - оформляется при поступлении денежных средств в кассу.
Расходный кассовый ордер - при выдаче наличных.
Кассовая книга - в ней отражаются все операции, при которых выписываются ПКО и РКО.
Авансовые отчеты - составляются работниками, чтобы отчитаться о суммах, которые были выданы им под отчет.
Документы, по которым производятся выплаты работникам наличных средств:
- расчетно-платежная форма Т-49;
- платежная ведомость Т-53.

Также существует понятие кассового лимита, то есть максимальная сумма наличности, которая может быть в кассе. Лимит рассчитывается в соответствии с порядком, установленным Центральным банком РФ и закрепляется внутренним документом, например, приказом. Нарушать его можно лишь тогда, когда средства в кассе предназначены для выдачи физлицам.

Особенности упрощенного учета

С 1 июня 2014 года субъекты малого предпринимательства и индивидуальные предприниматели могут применять упрощенный кассовый учет. Он подразумевает отказ от приходного и расходного кассовых ордеров, кассовой книги. Также нет необходимости устанавливать лимит наличности. Таким образом, субъекты, принимающие упрощенный кассовый учет, обязаны составлять только платежно-расчетную форму № Т-49 и ведомость № Т-53.

Учет операций, которые проводятся через ККТ

Кассовые операции, то есть расчеты с покупателями, также оформляются документально. И это не только фискальный документ - кассовый чек, но и ПКО, РКО и некоторые виды отчетов. Раньше их было гораздо больше, но с внедрением онлайн-касс это количество существенно сократилось. В общей сложности отменены 9 отчетов, в том числе журнал и справка-отчет кассира-операциониста, акт о проверке наличных денежных средств, а также некоторые другие акты и журналы. Информация, которая передавалась в этих отчетах, теперь поступает с онлайн-касс в автоматическом режиме.

Приходный кассовый ордер можно сформировать в электронном виде. Делается это автоматически по данным о продажах, которые сохраняются в онлайн-кассе на фискальном накопителе (ФН). Эти данные формируются в виде кассового чека, а также отчетах о регистрации аппарата в ФНС (или изменении информация о кассе), открытии и закрытии смены, текущих расчетах и закрытии ФН. Для этого ККТ должна быть интегрирована с бухгалтерской учетной системой или сервисом.

Расходный кассовый ордер также можно составлять в электронном виде.

Расходные операции бывают двух типов:

Выдача денег из кассы сотруднику организации.
Возврат денег покупателю.

В первом случае кассовый чек не пробивается и никаких данных в ФНС не передается. Но необходимо указать причину выдачи денежных средств, например, зарплата или оплата наличными средствами поставщику за товары/услуги.

Случай возврата денег покупателю более сложный. Тут возможно несколько вариантов действий.

Штрафные санкции

Если организация неправильно учитывает операции по операционной кассе , это считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета и карается по статье 15.11 КоАП. Должностное лицо может быть оштрафовано на 5000-10000 рублей, а если повторить нарушение - на 10000-20000 рублей. В качестве альтернативной меры может быть применена дисквалификация на срок до двух лет.

Штрафы за нарушение порядка применения ККТ более разнообразны. Они приведены в статье 14.5 КоАП РФ.

Если ККТ не применяется при проведении операций, которые должны быть проведены через нее, то предпринимателя или должностное лицо штрафуют на 25-50% суммы, которая проведена без применения аппарата. При этом минимальный штраф составит 10000 рублей. Штраф для организации за подобные правонарушения составит 75-100% не отраженных в кассовых чеках сумма, но не менее 30000 рублей. Если то же самое правонарушение повторится, должностное лицо может быть дисквалифицировано на 1-2 года. Организация и предприниматель и вовсе рискуют своей дальнейшей деятельностью - она может быть приостановлена на срок до 90 суток.

Если продавец не выдал чек , на первый раз его могут просто предупредить. В худшем случае штраф должностному лицу составит 2000 рублей, а юридическому - 10000 рублей.

Если организация нарушит правила применения или порядок регистрации кассовой техники , то будет оштрафована на 5000-10000 рублей. Должностному лицу за то же правонарушение грозит штраф 1500—3000 рублей.

Если вы допустили правонарушение неумышленно, целесообразно сразу же проинформировать об этом ИФНС. Тогда штрафа можно избежать в соответствии с пунктом 15 статьи 14.5 КоАП. Однако это верно в том случае, если ИФНС еще не знает о вашем правонарушений.