Завскладом ведет следующий учет материалов. Учет материалов на складе

Для оформления операций по поступлению и выбытию запасов назначен ряд типовых форм документов, утвержденных Инструкцией № 130 и приказом Минстатистики № 193.

Материалы поступают в учреждение непосредственно от поставщиков и различных организаций, от подразделений учреждения, в порядке гуманитарной помощи, централизованного снабжения, от подотчетных лиц.

Материальные ценности, получаемые в состав учреждения от поставщиков приходуются на основе должное оформленных документов поставщиков: накладных, товарно-транспортных накладных, счетов-фактур. Предварительно документы поставщика регистрируются в Журнале учета поступивших грузов и передаются в бухгалтерию. Бухгалтерия осуществляет проверку документов поставщика и передает на склад для контроля при принятии груза.

Прием материалов в состав осуществляется завскладом. При этом он проверяет данные, указанные в сопроводительных документах и фактическим наличием материалов, соответствие их названиям, сортам, размерам или иных показателей, указанных в документах.

При выявлении расхождений оформляется Акт о приемке материалов (форма С-1 бюджет), состоящий приемной комиссией с обязательным участием представителя поставщика, заведующего складом. В случае неявки представителя поставщика в состав комиссии включается представитель незаинтересованной стороны.

В акте последовательно указывается: наименование, единица измерения, номер субсчета, на которых учитываются запасы, номенклатурные номера, количество, цена, стоимость материалов. Акт составляется только на фактически принятые запасы. Акт подписывается комиссией.

Акт составляется в двух экземплярах: один из них передается в бухгалтерию для оформления претензии, а второй остается в составе для оприходования полученных материалов.

Если же различий не установлено, то завскладом оприходует материалы, при этом расписывается в получении на сопроводительных документах. При оприходовании запасов на основании сопроводительных документов поставщика завскладом оформляет Приходный ордер ф. М-4 в одном экземпляре на каждый документ. Учреждением может быть принят порядок оприходования путем проставления специального штампа учреждения на счетах или накладных поставщика в форме подоходного ордера, что уменьшает расходы документов и времени для их сборки.

Поступление готовой продукции от производственных мастерских и с-х подразделений оформляется Актом о приемке материалов, который утверждает руководитель.

Бесплатное получение запасов (гуманитарная помощь, благотворительные поступления) оформляется комиссией назначенной приказом руководителя учреждения с включением в ее состав представителя бухгалтерии и представителя высшего органа. Комиссия в присутствии материально ответственного лица перечисляет, перевешивает полученные материалы и составляет Акт приемки запасов, в каком указывает название, количество и стоимость полученных материалов по рыночным ценам на аналогичные материалы, то есть, их справедливая стоимость. По этому Акту материалы передаются материально-ответственному лицу на ответственное хранение или использование, о чем она расписывается в акте.

Полученные запасов, приобретенных за наличный расчет (подотчетными лицами) оформляется на основании Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку и под отчет и приложенных к нему документов: чеков, накладных и т.

Отпуск запасов мест ответственного хранения проводится по документам установленной формы, которые утверждаются руководителем учреждения.

Как указано в инструкции № 125, при отпуске используются формы документов установлены приказом Минстатистики № 193 М-1 "Журнал учета поступивших грузов"; М-2а "Акт списания бланков доверенностей"; М-3 "Журнал регистрации доверенностей"; М-4 "Приходный ордер"; М-7 "Акт о приемке материалов"; М-8 "Лимитно-заборная карта"; М-9 "Лимитно-заборная карта";

М-10 "Акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов"; М-11 "Накладная требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов";

М-12 "Карточка №__складського учета материалов";

М-13 "Реестр №__приймання - сдачи документов";

М-14 "Ведомость учета остатков материалов на складе"; М-15 "Акт о приемке оборудования"; М-пятнадцатый "Акт приемки - передачи оборудования в монтаж"; М-16 "Материальный ярлык";

Кроме того, используются следующие формы документов.

Акт списания ф. № 3-2. Используется для списания запасов, установленные как непригодные для дальнейшего использования. Составляется комиссией, назначенной руководителем учреждения в двух экземплярах. Первый сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица. В нем последовательно указывают по каждому наименованию запасов: номенклатурный номер, название списываемых, единица измерения, количество, цена за единицу, стоимость, срок пребывания в эксплуатации и основание непригодности. Указывается причина списания и способ уничтожения. Акты утверждаются руководителем в установленном порядке.

Накладная (требование) ф. № С-3. Используется для выдачи запасов сторонним организациям и внутреннего перемещения. Состоит в бухгалтерии в двух экземплярах, подписывается руководителем и главным бухгалтером и дает право на получение материалов со склада или других мест.

Меню-требование на выдачу продуктов питания Ф. № С-4. Служит основанием для отпуска и списания продуктов питания. Составляется ежедневно врачом-диетологом и работником бухгалтерии на основе количества больных в разрезе завтрака, обеда и ужина в расчете на одни лицо. На основании данных о количестве лиц, которые питаются, норм расхода продуктов рассчитывается количество продуктов для отпуска продуктов со склада на кухню учреждения. Документ подписывается врачом (диетсестра), поваром приемки продуктов и кладовщиком о выдаче продуктов. Утверждается руководителем учреждения.

Меню-требование с подписями лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию в сроки, установленные Графиком документооборота, но не менее трех раз в месяц. Данные меню-требования записываются в ежемесячную накопительную ведомость по расходованию продуктов питания ф. № С-13.

Меню-требование на выдачу продуктов питания ф. № З-4а.

Аналогичная форме № С-4, но используется при автоматизированном учете. В ней содержатся дополнительные данные о шифр продуктов, шифр расходования и другие.

Заборная карта ф. № С-5. Предназначен для оформления отпуска материалов, продукции молочных кухонь и других запасов, отпускаемых систематически в течение месяца. Она выписывается в бухгалтерии на каждого получателя на несколько наименований, относящихся к одному коду КЭКР. Выписывается в 2-х экземплярах. В заборных картах завскладом проставляет количество отпущенных материалов и расписывается об отпуске, а получатель о получении продукции. Поэтому один из экземпляр с подписью о получении ценностей сохраняется в составе, второй с подписью завскладом о выдаче материальных ценностей - у получателя. Выписывается на срок 15 дней для ежедневного отпуска и на месяц - при периодическом отпуска. Отпуск осуществляется строго в пределах лимита.

Сверхлимитный отпуск осуществляется только на основании отдельного накладной ф. С-3. Лимиты устанавливаются центральным органом исполнительной власти по ведомственной подчиненности исходя из плановой потребности в запасах и норм затрат, а при отсутствии таких документов - устанавливаются учреждением самостоятельно.

Замена одного материала другим тоже оформляется отдельной накладной.

В заборной карте на отпуск продуктов молочной кухни кроме того проставляется количество возвратной тары получателем.

По окончании месяца завскладом подводит итоги, записывает в книгу складского учета количество отпущенных материалов, а заборная карта вместе с другими первичными документами передает в бухгалтерию.

Путевой лист грузового автомобиля, путевой лист легкового автомобиля. Используется для списания фактически израсходованного горючего на работу грузовых и легковых автомашин, но в пределах норм расходов, установленных для отдельных марок автотранспорта.

Организация складского учета

Ответственность за прием, хранение и отпуск запасов возлагается на материально ответственных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения. С должностными лицами, отвечающими за сохранность материальных ценностей, заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В целях обеспечения сохранности ценностей в учреждениях должным образом организуется складской учет. Для этого выделяются специально оборудованные помещения - склады.

Учет запасов по месту ответственного хранения ведется материально-ответственным лицом в книге складского учета (ф. С-9) по наименованиям, сортам, количеству. В ней ведется учет на складе материалов, продуктов питания, готовых изделий, МБП, других запасов.

Книга издается завскладом в бухгалтерии. При этом она должна быть прошита, страницы пронумерованы и их количество заверенная подписью главного бухгалтера учреждения и скреплена печатью.

Книга ведется в разрезе наименований материалов, при этом указывают место хранения запасов, их цену, сорт, размер, количество, источник получения и выдачи запасов. Записи производятся по каждому документу о приеме или выдаче запасов и после каждой записи в Книге выводится остаток материалов.

Учет запасов в составе и в бухгалтерии может вестись с присвоением запасам номенклатурных номеров.

Номенклатурный номер - это условный числовой код учета, который присваивается группе предметов одного названия, качества и цены. Он имеет 7 знаков:

Первые три цифры обозначают код субсчета - например, 231;

Четвертая цифра означает номер подгруппы - 1 - реактивы и химикаты;

Последние три цифры означают порядковый номер в подгруппе: 051 - спирт этиловый.

Номенклатурный номер спирта этилового будет: 2311051.

Номенклатурные номера указываются на ярлыках, стеллажах они размещены и в книге складского учета, а также во всех первичных документах по учету движения запасов.

В установленные сроки (в соответствии с графиком документооборота) завскладом комплектует приходные и расходные документы, на их основании составляет Реестр приемки-сдачи документов ф. № М-13 в двух экземплярах, которые вместе с документами подает в бухгалтерию. В бухгалтерии проверяется представленный отчет и делают записи в учетных регистрах. Один экземпляр Реестра возвращается завскладом.

Основных и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей и других материалов. Кроме центральных заводских складов в различных структурных подразделениях предприятия могут быть кладовые, выполняющие функции промежуточных складов. Каждому складу приказом по предприятию присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада. Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На складах (кладовых) материальные ценности размещаются по секциям, а внутри них по группам, типо- и сорторазмерам в штабелях, ящиках, контейнерах, на стеллажах, полках, ячейках, поддонах, что обеспечивает быструю их приемку, отпуск и контроль за соответствием фактического наличия установленным нормам запаса (лимиту).

Учет материалов на складе осуществляет заведующий складом (кладовщик), являющийся материально ответственным лицом. Его принимают на работу по согласованию с главным бухгалтером организации. С кладовщиком заключается по установленной форме типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Если в штатном расписании организации отсутствует должность заведующего складом, то его обязанности могут быть возложены на любого работника организации с его согласия с обязательным заклю-чением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и передачи их по акту, утвержденному руководителем организации.

На каждый номенклатурный номер материалов кладовщик заполняет материальный ярлык и прикрепляет его к месту хранения материалов. В ярлыке указывают наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Учет движения и остатков материалов осуществляют в карточках учета материалов. На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым учетом и осуществляют его только в натуральном выражении.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию. Лимитно-заборные карты передают по мере использования лимита, но не позднее 1-го числа следующего месяца. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных предприятиях (пункты, отделения, заводы) материально ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями, мастера заводов) составляют месячные отчеты о наличии движения материальных ценностей и представляют их в бухгалтерию.

При использовании материальных отчетов отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов. Вместе с тем упрощается учет материалов в подотчете, поскольку в качестве регистров аналитического учета используются отчеты материально ответственных лиц.

Кондраков Н.П.. Бухгалтерский учет. 2007

Бабаев Ю.А.

Материальные ценности поступают в организации от поставщиков на основании заключенных договоров поставки . Поставщики материальных ценностей одновременно с отгрузкой продукции направляют покупателю сопроводительные документы (счета-фактуры, накладные и др.). Полученные ценности сдаются на склад уполномоченным лицом или представителем отдела снабжения (маркетинга) под расписку заведующего складом на сопроводительных документах. С заведующим складом (кладовщиком) обязательно должен быть заключен типовой договор о полной материальной ответственности. При отсутствии должности заведующего складом его обязанности могут быть возложены на любого работника организации с его согласия и с обязательным заключением договора о материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после проведения сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту.

При поступлении материалов от поставщиков заведующий складом проверяет соответствие фактического их количества данным сопроводительных документов поставщика. Если расхождений нет то заведующий складом выписывает приходные ордера (ф. № М-4) на все количество поступивших материальных ценностей в одном экземпляре на каждый вид материалов в день их поступления. Бланки приходных ордеров выдаются заведующему складом в заранее пронумерованном виде. Можно приходовать материальные ценности без выписки приходного ордера, если нет расхождений между фактически принятым количеством материальных ценностей и количеством, указанным в сопроводительных документах поставщика. В данном случае на документе поставщика заведующий складом ставит штамп, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере.

Если при приемке материалов от поставщиков установлено расхождение с данными сопроводительных документов (недостача, излишки, пересортица) или имеет место неотфактурованная поставка (поступление материалов без сопроводительных документов поставщика), заведующий складом вместе с представителем поставщика или независимой организации составляет акт о приемке материалов (ф. № М-7) в двух экземплярах. В этих случаях приходные ордера не составляются и акт является одновременно и приходным документом, и основанием для уточнения расчетов с поставщиком. Второй экземпляр акта передается поставщику.

Если в течение дня несколько раз осуществляются поставки однородного груза, то можно выписывать один приходный ордер в целом за день. На оборотной стороне приходного ордера делается отметка о каждой отдельной приемке с подведением общего итога за день.

Материалы могут поступать в организацию и от подотчетных лиц. В этом случае подотчетное лицо передает материальные ценности, приобретенные за наличные денежные средства в магазинах, на рынках, у населения и т.д., заведующему складом, который приходует их, выписывая приходные ордера в общеустановленном порядке.

При составлении авансового отчета о суммах, израсходованных на приобретение материальных ценностей, к нему необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие покупку: счета и чеки магазинов, квитанции приходных кассовых ордеров, акты (справки), если покупки сделаны на рынках или у населения.

Учет движения и остатков материалов заведующий складом ведет в карточках складского учета типовой формы (ф. № М-17). На каждый номенклатурный номер запасов открывают отдельную карточку. Поэтому складской учет называют сортовым и ведут только в натуральном выражении. Бланки карточек выдаются заведующему складом под расписку на основании реестра, в котором указаны их количество и регистрационные номера.

Запись в карточках делается заведующим складом на основании первичных документов в день совершения операции. После каждой записи выводится остаток по каждому номенклатурному номеру, сорту, размеру соответствующих запасов. На основании этих данных заведующий складом своевременно информирует руководство организации, службу маркетинга о состоянии запасов по отдельным номенклатурным позициям, а также об остатках запасов, длительно находящихся без движения.

Складской учет материалов можно вести в книгах сортового учета, которые содержат те же реквизиты, что и карточки складского учета.

Периодически (не реже одного раза в неделю) работники материального отдела бухгалтерии проверяют правильность записей в карточках складского учета с одновременной проверкой оформления первичных документов. Остатки материалов, выведенные в карточках, подтверждаются подписью проверяющего. Затем заведующий складом составляет реестр сдачи приходных и расходных документов и передает его с приложением необходимых сопроводительных документов (счетов поставщиков, транспортных накладных и т.п.) в бухгалтерию. Документы подбираются в пачки по группам и номенклатурным номерам запасов. Лимитно-заборные карты сдаются по мере использования лимита. В конце месяца они все должны быть переданы в бухгалтерию.

По окончании месяца заведующий складом переносит количественные остатки из карточек складского учета в сальдовую книгу (ведомость), которая ведется по балансовым счетам материальных запасов, субсчетам, группам запасов и отдельным их видам.

Контроль за правильностью складского учета осуществляется в бухгалтерии путем проверки правильности составления и оформления первичных документов, записей движения материалов в карточках складского учета и их остатков в сальдовой книге.

Бабаев Ю.А.. Бухгалтерский учет. 2005

Кушнир И.В.. Бухгалтерский финансовый учет. 2010

Все операции, связанные с движением материалов, в первую очередь отражаются в складском учете. Этот учет обычно называют оперативным, и он имеет важное значение для всего бухгалтерского учета на предприятии. Поэтому работники бухгалтерии должны осуществлять систематический контроль за правильным и своевременным документированием движения материалов на складе и записями в регистрах складского учета материалов, за соответствием фактических остатков материалов данным текущего бухгалтерского учета, проводить фактические проверки наличия ценностей, а также осуществлять сверку складского учета с бухгалтерским.

В крупных производственных и торговых организациях, а также на тех предприятиях, которые выполняют работы и оказывающих услуги, для хранения материально-производственных запасов целесообразно создавать центральные (базисные) склады, которые находятся в непосредственном ведении руководителя компании или отделов снабжения и сбыта. Очень часто хранящиеся на складах запасы требуют определенных специфических условий хранения, в связи с чем, центральные склады, как правило, создаются специализированными. В таких складских помещениях предусмотрено соблюдение соответствующих режимов хранения, что дает возможность не допустить порчи материальных ценностей и потери их свойств.

В организациях также создаются отдельные склады для хранения готовой продукции. Если же условиями хранения определенного вида запасов допускается их открытое хранение, то именно в этих целях должны использоваться специально приспособленные площадки .

Помимо центральных или так называемых базисных складских помещений, в компаниях создаются склады и кладовые в цехах, отделениях, филиалах и других подразделениях.

Складские помещения можно подразделить на складские помещения основного производственного и подсобного назначения.

Складское помещение основного производственного назначения представляет собой часть складского помещения, предназначенную для приема, сортировки, хранения, комплектации, отпуска и отгрузки материальных ценностей.

Складское помещение подсобного назначения предназначено для размещения подсобных служб и выполнения работ по обслуживанию технологического процесса. Складские помещения подсобного назначения - это помещения для хранения упаковочных материалов, технологического оборудования, инвентаря, тары, уборочных машин, отходов упаковки.

Каждому складу приказом по организации присваивается постоянный номер, который в дальнейшем в ходе производственно-хозяйственной деятельности указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

Нужно отметить, что складское хозяйство необходимо организовать таким образом, чтобы избегать создания лишних промежуточных складских помещений и кладовых. Кроме того, не должно допускаться перемещение материальных ценностей с одних складов в другие.

Целесообразно склады разделять на отдельные секции, внутри которых размещать запасы по группам, типам, сортам, укладывая их в штабели, на стеллажи, полки, в закрома, мешки, ящики и другую тару. Такое размещение запасов позволит обеспечить возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки их наличия.

В местах хранения каждого вида запасов необходимо прикреплять ярлыки, на которых следует указывать данные о находящемся на хранении запасе, в частности наименование материала, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и отличительные признаки, такие как марку, артикул, размер, сорт и другие.

Места хранения, склады и кладовые должны быть оснащены необходимым весовыми приборами, измерительной техникой, мерной тарой, что позволит обеспечить точное измерение количества запасов, их переосвидетельствование и клеймение .

Немаловажное значение для осуществления эффективного контроля сохранности материально- производственных запасов отводится определению в организации круга лиц, которые ответственны за приемку и отпуск запасов по каждому складу, за правильное, достоверное и своевременное документальное отражение и оформление операций по поступлению и выбытию материально-производственных запасов, а также за их сохранностью. С каждым заведующим складом, кладовщиком, экспедитором в организации в обязательном порядке должны быть заключены договора о материальной ответственности. В случае если в штате фирмы и не предусмотрена должность заведующего складом, его обязанности могут возлагаться на другого работника с обязательным заключением договора о полной материальной ответственности.

Работодатель, принимая на работу физическое лицо, должен заключить с ним трудовой договор, при этом отношения, возникающие между работником и работодателем, регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации (далее - ТК РФ).

В случае отсутствия в штатном расписании организации должности заведующего складом, его обязанности возлагают на любого работника организации с его согласия и с обязательным заключением договора об индивидуальной материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик освобождается только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, который утвержден руководителем компании .

Для эффективного ведения складского учета материальные ценности целесообразно размещать по секциям, а внутри них - по партиям, группам, подгруппам и сортам в штабелях, контейнерах, ящиках, на стеллажах, полках, ячейках и поддонах. Кроме того, на каждый номенклатурный номер материалов материально ответственные лица должны заполнять материальный ярлык и прикреплять его к месту хранения материалов. В нем необходимо указать наименование материалов, номенклатурный номер, единицу измерения, цену и лимит наличия материалов.

Такая организация складского учета способствует оперативности и быстроте приема и отпуска материалов, а также эффективному контролю за соответствием фактического их наличия установленным нормам запаса (лимиту).

В организациях в связи с разными производственными условиями потребления материалов и их физическими свойствами складской учет материально-производственных запасов может быть организован по нескольким вариантам.

На небольших предприятиях с ограниченной номенклатурой запасов складской учет материалов ведут в специальных книгах, которые объединяют складской учет и отчетность кладовщика (материально-ответственного лица). Записи в книгу производятся в двух экземплярах, из которых первый отрывной служит в качестве отчета заведующего складом. В книге отражают остатки материально-производственных запасов на начало отчетного периода, данные о поступлении и выбытии ценностей по каждому приходному/расходному документу и выводят остатки на конец отчетного периода. После чего первый лист книги со всеми приходными и расходными документами сдают в бухгалтерию .

В случае обнаружения ошибок в оба экземпляра листов книги вносятся исправления. На большинстве тех предприятий, на которых ежедневно производится много записей по движению материалов (например предприятиях пищевой промышленности), рекомендуется использовать книгу (карточки) партионного учета материалов. При этом материально-ответственное лицо открывает в ней счета на каждую партию поступивших материалов. Так как по каждой партии материально-производственных запасов по приходу может быть только одна запись, а по расходу - несколько, записи по приходу и расходу производятся в одной графе.

На крупных предприятиях складской учет материалов целесообразно организовывать не в книгах, а на карточках складского учета.

На каждый номенклатурный номер открывают отдельную карточку, поэтому учет называют сортовым и осуществляя ют его только в натуральном выражении. Карточки открывают в бухгалтерии или вычислительной установке и записывают в ней номер склада, наименование материала, марку, сорт, профиль, размер, единицу измерения, номенклатурный номер, учетную цену и срок годности. После этого карточки передают на склад, и материально-ответственное лицо заполняет колонки прихода, расхода и остатка материалов. Запись в карточках кладовщик делает на основании первичных документов (приходных ордеров, требований-накладных и др.) в день совершения операций. После каждой записи выводят остаток материалов. Благодаря этому склад располагает оперативными сведениями о состоянии запасов материалов. Если остаток материалов будет выше или ниже установленной нормы запасов, то заведующий складом обязан сообщить об этом в отдел снабжения.

Следует отметить, что на складе хранятся не только сырье и материалы, но и специальные инструменты, спецодежда и спец.обувь. Специальные инструменты и специальные приспособления отпускаются со склада и подразделения организации по нормам (лимитам), которые установлены организацией. При этом учет выданной специальной оснастки организуется на складе в специальных карточках, открываемых на каждое подразделение.

Специальная одежда выдается работникам в порядке, установленном коллективным договором на основе типовых отраслевых норм бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты. Выдача работникам и возврат ими специальной одежды отражаются в личных карточках работников. Организацией должен быть установлен контроль за сроками нахождения специальной одежды в эксплуатации .

Специальная одежда, выданная работникам, является собственностью организации и подлежит возврату при увольнении, переводе в той же организации на другую работу, а также по окончании сроком их носки взамен получаемых новых.

Ведение складского учета материалов на карточках составляет основу сортового аналитического учета материалов.

В автоматизированном складском хозяйстве обычно вместо карточек и книг применяют машинограммы-ведомости, которые отражают остатки и движение материально-производственных запасов. В данных ведомостях на основании первичных документов заносят те же данные, что и в карточках и книгах складского учета, однако в отличие от них машинограммы-ведомости составляют в разрезе складов и материально ответственных лиц. Использование машинограмм усиливает контроль за движением и состоянием материалов на складе и повышает эффективность оперативного управления производством.

В установленные сроки заведующие складами на основании первичных приходных и расходных документов составляют отчеты о движении материальных ценностей, которые сдают в бухгалтерию для последующей проверки и обработки. Начальники цехов (мастера) могут составлять производственные отчеты. Формы и порядок составления отчетов зависят от отраслевых особенностей, производственных мощностей предприятий, степени автоматизации учетно-вычислительных работ и других факторов.

Однако, несмотря на имеющиеся различия, все отчеты составляются в двух экземплярах, имеют общие черты и назначение. Во-первых, большинство отчетов составляется преимущественно в натуральном выражении, во-вторых, во всех отчетах указываются остатки материальных ценностей на начало и конец отчетного периода, а также их движение, т. е. поступление и выбытие (расход). В производственных отчетах наряду с фактическим расходом материалов указывают их расход по норме. Первый экземпляр представленного отчета с приложенными документами остается в бухгалтерии производственного предприятия, а второй - с распиской бухгалтера возвращается материально ответственному лицу и служит подтверждением сдачи отчета с документами.

В бухгалтерии поступившие отчеты проверяют, обращая внимание на правильность оформления документов, законность и целесообразность операций; соответствие дат документов тому периоду, за который составлен отчет; на правильность перенесения остатков с предыдущего отчета. Затем проверяются итоги по приходу и расходу и точность определения остатков материалов на конец отчетного периода.

Если при проверке в отчете обнаружены ошибки, то отчет возвращается материально ответственному лицу для исправления. Факт проверки и приемки отчета подтверждается подписью бухгалтера.

По окончании проверки отчета бухгалтер приступает к его бухгалтерской обработке - составлению бухгалтерских проводок по каждой хозяйственной операции и подготовке документов и отчета для записи в учетные регистры.

Итак, организация учета, контроль движения и сохранности материальных ценностей в организации осуществляется путем составления и утверждения:

Во-первых, схемы документооборота. В рамках схемы документооборота должны быть утверждены формы документов по учету материальных ценностей, включая и те, которые разработаны в самой организации, указаны в приказе должностные лица, отвечающие за движение материальных ценностей на каждом этапе и за прохождение сопутствующих движению документов, а также сроки передачи документов в бухгалтерию организации. Тут же должны быть утверждены образцы подписей материально-ответственных лиц. В рамках схемы утверждается также выбранный организацией метод учета ценностей на складах (количественный или количественно-суммовой).

Реестра мест хранения, то есть каждому складу должен быть присвоен постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

Единой для всех подразделений системы классификации и присвоения номенклатурного номера единице учета материальных ценностей.

Рабочего плана счетов (с необходимым количеством субсчетов и аналитических признаков) по учету материальных ценностей, позволяющего обособленно учитывать движение ценностей в разрезе мест хранения, поставщиков, видов, сортов, размеров и других аналитических признаков. Необходимое количество аналитических признаков определяется путем согласования с заинтересованными пользователями информации (специалистами по формированию регистров налогового учета, по анализу эффективности деятельности, по снабжению, по развитию, по маркетингу, по складскому учету и тому подобному).

Порядка и сроков проведения инвентаризации МПЗ.

Список литературы

1. Новый Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ. – М.: Проспект, 2013. -16 с.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. –М.: КноРус, 2010. – 160 с.

3. Трудовой кодекс Российской Федерации. –М.: Норма, 2011. – 315 с.

4. Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ 1 -24). – М.: ИНФРА-М, 2012. – 192 с.

5. Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности. – М.: Юрайт – Издат, 2012. -200 с.

6. Абронова, Т.А. Как упростить списание материалов/Т.А. Абронова// Учет в строительстве. -2012. -№7. –С.18-20

7. Абушенкова, М. Про расчеты с поставщиками и учет материалов / Марина Абушенкова // Главбух. -2014. - № 2. - С. 82-86.

8. Авдеев, В.В. Материалы: складской учет товаров / Авдеев В.В.//Налоги (газета). - 2012. - N 40. –С.6.

9. Алексеенко, А. Ю. Формирование стоимости материально-производственных запасов в бухгалтерском и налоговом учете организации [Текст] / А. Ю. Алексеенко // Все для бухгалтера. - 2009 N 15. - С. 10-12.

10. Бдайциева Л.Ж.Бухгалтерский учет: учеб. для вузов. –М.: Юрайт –Издат, 2011. -735 с.

11. Богомолец, С. Р. Бухгалтерский учет [Электронный ресурс] : учебник / Г. И. Алексеева, С. Р. Богомолец, И. В. Сафонова и др.; под ред. С. Р. Богомолец. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: МФПУ Синергия, 2013. - 720 с.

12. Бурмистрова, Л. М. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Л.М. Бурмистрова. - 3-e изд., перераб. и доп. - М.: Форум: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 320 с.

13. Васильчук О. И. Бухгалтерский учет и анализ: Учебное пособие / О.И. Васильчук, Д.Л. Савенков; Под ред. Л.И. Ерохиной - М.: Форум: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 496 с

14. Величковский, А. В. Бухгалтерский учет переоценки товаров / А. В. Величковский // Бухгалтерский учет. - 2012. - № 4. - С. 76-78.

15. Величковский, А. В. Бухгалтерский и налоговый учет пересортицы товаров / А. В. Величковский // Бухгалтерский учет. - 2012. - № 9. - С. 103-105.

16. Волгин, В. В. Волгин, В. В. Склад: логистика, управление, анализ [Электронный ресурс] / В. В. Волгин. - 11-е изд., перераб. и доп. - М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. - 724

17. Гриб, Р. Б.Налогообложение инвентаризационных разниц при пересортице запасов / Р. Б. Гриб // Бухгалтерский учет. -2014. - № 3. - С. 67-71.

18. Демина, И. Д. Применение МСФО 2 ?Запасы? в отечественной практике бухгалтерского учета / И. Д. Демина // Международный бухгалтерский учет. - 2013. - № 17. - С. 40-44.

19. Дмитриева И.М. Бухгалтерский учет и аудит. Учебное пособие для бакалавров / И.М.Дмитриева. –М.: Юрайт, 2012. – 305 с.

20. Дружиловская, Э. С. Современные проблемы оценки запасов в РСБУ и МСФО и пути их решения / Э. С. Дружиловская // Международный бухгалтерский учет. - 2013. - № 38. - С. 42-54.

21. Зимакова, Л. А. Совершенствование организации контроля за остатками производственных ресурсов на предприятиях / Л. А. Зимакова // Экономический анализ: теория и практика. - 2009. - N 9. - С. 41-46.

22. Зонова, А.В. Бухгалтерский финансовый учет: Учебное пособие. Стандарт третьего поколения. / А.В.Зонова, И.Н.Бачуринская, С.П. Горячих. - СПб.:Питер, 2011. - 480 с.

23. Касьянова Г.Ю. Бухгалтерский и налоговый учет для практиков / Г.Ю. Касьянова. –М.: АБАК, 2012. – 656 с.

24. Кондраков, Н. П. Бухгалтерский учет: учебное пособие. – 5-е изд. перераб. и доп. - М.: Инфра – М, 2013. – 717с.

25. Крутякова Т.Л. Годовой отчет 2012 / Т.Л. Крутякова. –М.: Айси Групп, 2013. – 340 с.

26. Кузнецова, М. Н. Управление складским хозяйством предприятия / М. Н. Кузнецова // Экономический анализ: теория и практика. - 2013. - № 32. - С. 53-59.

27. Лермонтов, Ю. Отражение в расходах материальных затрат / Ю. Лермонтов // Аудит и налогообложение. -2012. - № 11. - С. 17-21.

28. Лытнева, Н. А. Бухгалтерский учет: Учебник / Н.А. Лытнева, Л.И. Малявкина, Т.В. Федорова. - 2-e изд., перераб. и доп. - М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 512 с.

29. Максимова, Н.Н. ПБУ 18/02. Отражаем разницы по операциям с материалами/Н.Н. Максимова// Учет в производстве. -2011. -№9. –С.6-8.

30. Миславская, Н. А. Бухгалтерский учет [Электронный ресурс] : Учебник / Н. А. Миславская, С. Н. Поленова. - М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2013. - 592 с.

31. Мизиковский Е. А. Производственный учет / Е.А. Мизиковский, И.Е. Мизиковский. - М.: Магистр: ИНФРА-М, 2010. - 272 с.

32. Погорелова, М. Я. Бухгалтерский (финансовый) учет: Теория и практика: Учебное пособие / М.Я. Погорелова. - М.: ИЦ РИОР: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 328 с.

33. Постникова, Е. Как обойтись минимумом первички и таким образом упростить учет материалов / Екатерина Постникова; разъясняет Ирина Мамина // Главбух. - 2013. - № 3. - С. 44-49.

34. Переверзев, М. П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / М.П. Переверзев, А.М. Лунева; Под общ. ред. М.П. Переверзева. - 2-e изд. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 221 с.

35. Сигидов, Ю. И. Бухгалтерский учет и анализ: Уч. пос./ Ю.И. Сигидов и др.; Под ред. Ю.И. Сигидова, М.С. Рыбянцевой. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 336 с.

36. Смурова, С.В. Современные аспекты учета материально-производственных запасов /С.В. Смурова // Проблемы современной экономики. -2009. -№1 (25). –С.116-118.

37. Супрунова, Е. А. Методы оценки стоимости материальных запасов для целей управленческого учета / Е. А. Супрунова // Управленческий учет. -2012. - № 1. - С. 13-22.

38. Харченко О. Н. Аудит материально-производственных запасов в торговых организациях [Электронный ресурс] : Учеб. пособие / Г. А. Юдина, О. Н. Харченко, А. В. Швид. - Красноярск: Сибирский федеральный университет, 2011. - 93 с.

39. Шеремет, А. Д.Бухгалтерский учет и анализ: Учебник / А.Д. Шеремет, Е.В. Старовойтова; Под общ. ред. А.Д. Шеремета - М.: НИЦ Инфра-М, 2012. - 618 с.

40. Шогенов, Б. А. Управленческий учет материально-производственных запасов в сельском хозяйстве в условиях неопределенности и риска / Б. А. Шогенов, Ф. Ж. Чеченова // Международный бухгалтерский учет. - 2013. - № 37. - С. 2-10.

41. Черемисина, С.В. Бухгалтерский и налоговый учет: учеб. / С.В. Черемисина, Н.А. Тюленева, А.А. Земцов. - Томск: «Ветер» 2010. - 672 с.

42. Пятов, Л.М.. Методы оценки запасов как элемент учетной политики организации [Электронный ресурс]: интернет-ресурс для бухгалтеров / Л.М. Пятов – М.: ООО "1C",2010-2012.–Режим доступа к журн.: http://www.buh.ru/document.jsp?ID=1965 – Загл. с экрана.

Правильный учет материалов и обеспечение их сохранности невозможны без хорошо организованного складского хозяйства. Склад представляет собой изолированное помещение, оснащенное необходимыми полками, стеллажами, поддонами, шкафами, весоизмерительными приборами, оборудованное при необхо­димости металлической дверью, решетками и сигнализацией. Хранение материалов на складе и ведение складского учета обеспечивает материально ответственное лицо(заведующийскладом, кладовщик или иное лицо).

Складской количественный учет движения материалов ведется непосредственно материально ответственными лицами, но в отдельных случаях допускается возлагать ведение этих материалов на учетчиков (операторов). Учет материалов, находящихся на складах организации, ведется на карточках складского учета (типовая форма № М-17) по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материалов (сортовой учет). На каждый номенклатурный номер материала должна открываться отдельная карточка. Карточки передаются на склад вместе с приходными документами, ма­териально ответственное лицо заполняет в них реквизиты, ха­рактеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки и т.п.). На основании первичных документов кладовщик обя­зан делать записи операций по приходу и отпуску материалов в карточках складского учета в день совершения операций и ежедневно выводить в карточках остатки материалов. Ведение складского учета позволяет кладовщику своевременно выявлять отклонения фактического остатка материалов от установлен­ной нормы запаса и сообщать об этом отделу снабжения путем выписки сигнальных справок.

На складах вместо карточек складского учета допускается ведение учета материалов в книгах складского учета, где пре­дусматриваются все реквизиты карточек складского учета. При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты.

Работники бухгалтерии обязаны систематически осуществ­лять непосредственно на складах в присутствии заведующего складом или кладовщика проверку своевременности и пра­вильности оформления первичных документов по складским операциям, а также своевременности и правильности записей в карточках складского учета, произведенных материально ответственными лицами. Проверку записи операций и выведенных кладовщиком остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке карточки складского учета. Одновременно с указанной проверкой бухгалтер и кладовщик обязаны произвести приемку-сдачу первичных документов. Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления. Увязка стоимостного бухгалтерского учета и складского количественного учета осуществляется с помощью ведомости учета остатков материалов на складе, которая открывается в бухгалтерии по каждому складу в разрезе групп, подгрупп и номенклатурных номеров материалов. Форма ведомости остатков материалов, порядок ее составления и периодичность пред­ставления устанавливаются решением руководителя организа­ции по представлению главного бухгалтера. В ведомости фиксируются остатки материалов в натуральном и стоимостном измерении на каждое первое число месяца. В конце месяца ведомость передается на склад, где в нее переносятся остатки по материалам из карточек складского учета в количественном выражении. Затем ведомость возвращается в бухгалтерию, где остатки таксируются и выводятся суммы остатков на первое число следующего месяца.

При наличии соответствующих условий и возможностей предприятиям целесообразно устанавливать на складах вычис­лительную технику. В условиях автоматизированного складско­го хозяйства материально ответственные лица могут отказаться от ведения карточек складского учета, поскольку их заменяют технические носители информации.