Как правильно подшивать документы в папку. Как сшить документы на уголок: схема. Подлежащие прошивке документы
После издания приказа о приеме на работу. Для этого не существует унифицированной формы, поэтому разработайте ее сами. Снимите копию с паспорта сотрудника, свидетельства ИНН, страхового пенсионного свидетельства и с других документов, которые имеются в наличии, например, с водительского удостоверения, медицинской справки.
На первой странице должна находиться опись всех документов, которые имеются на момент трудоустройства, и которые будут появляться в процессе работы, например, приказ на отпуск, какие-либо дополнительные соглашения к трудовому договору.
Во внутренней описи укажите наименования документов, их номера, дату составления и номер листа в личном деле. Поставьте подпись, ФИО составителя и дату составления. Для упрощения предоставления информации, составьте опись в табличном виде.
После того, как все документы собраны, расположите их в хронологическом порядке, затем пронумеруйте их, начиная с описи ( №1). Далее оформите обложку личного дела. Обязательно укажите наименование организации согласно учредительным документам, порядковый номер личного дела, дату составления. Оставьте и поле под указания даты окончания трудового договора. Также после увольнения вам необходимо будет указать количество страниц в деле.
Не забудьте указать и заголовок дела – фамилию, имя и отчество сотрудника полностью. Также вы можете написать должность трудоустраиваемого сотрудника. После увольнения дело прошивается и сдается в архив.
Личные дела хранятся у кадрового работника или другого лица, исполняющего его обязанности. Доступ к данным ограничен. Раз в год сотрудники должны получать информацию о ведении дел; лучше, если после ознакомления они будут ставить подпись.
В процессе своей деятельности учетному работнику или предпринимателю приходится обрабатывать множество документов. Поток документов увеличивается прямо пропорционально успешности развития бизнеса. Многие приемы работы широко известны, однако начинающим бизнесменам всю технологию вряд ли кто будет рассказывать. Из этой инструкции вы узнаете, как подшивать документы , чтобы они не путались и не терялись.
Инструкция
Использовать прозрачные файлы не очень-то. Лучше подшить документы , используя дырокол. Конечно, прозрачные файлы пригодятся для хранения документов, которые дыроколить нельзя: документы , которые изготовлены на бланках Госзнака, документы с голограммами и прочие бумаги, защищенные от подделки. Для остальных же документов файлы использовать нецелесообразно.
Чтобы дыроколить прицельно, можно воспользоваться , выравнивая каждый документ по предыдущему. В одной папке документы будут выровнены, однако если потребуется переместить какой-либо документ в другую папку, велика вероятность того, что он будет выступать за пределы пачки.
Наилучший способ подшивки документов – это использование с ограничителем. Тогда у каждого документа отверстия будут располагаться на одном и том же месте. Документы, прошитые таким образом, будут иметь наиболее аккуратный вид и дополнительных отверстий в них не придется.
Для соединения документов довольно часто применяют скобки степлера либо скрепки. Правда есть у них недостаток: скрепленная с помощью скоб или скрепок пачка документов в местах крепления имеет выпуклость, что затрудняет с бумагами. Соединять многостраничного документа лучше капелькой клея ПВА. В большинстве случаев это занимает меньше , да и пачка документов не имеет утолщений.
Если документ по размеру меньше, чем стандартный лист, то его нужно сначала наклеить на стандартный лист, после чего его можно с остальными документами.
Документация в некоторых компаниях хранится десятилетиями. Чтобы важные бумаги не помялись и не потерялись, их нужно подшивать в папки из твердого картона или пластмассы. Для идентификации давайте каждому договору отдельный номер.
Инструкция
Чтобы нужный было легко найти, заведите книгу . Присваивайте номер и заносите его в этот журнал. Кроме номера, вписывайте дату заключения договора. Запись в журнале должна выглядеть так: 1. договор №123ТП от 22.02.2011. В примечаниях можно указать суть договора, когда того требует корпоративный стиль ведения документации.
Если в компании существует несколько юридических лиц, заведите для каждого свою книгу учета договоров. Применяйте в обозначениях условные символы. Например, договора ОАО "Маша и медведи" записывайте как 123ММ. А ценные бумаги от ЗАО "Три поросенка" помечайте 123ТП. Номера присваивайте по порядку, чтобы не возникло путаницы.
Перед тем документ в папку, аккуратно удалите скрепку, держащую . Возьмите дырокол и пробейте новые отверстия. Вложите документ в папку и закрепите его специальными усиками. Отделите один договор от другого чистым листом А4.
Подшивать договора можно и другим способом. Для этого понадобятся прозрачные файлы. Каждый документ вкладывайте в отдельный файл и закрепляйте в папке.
Не храните в одной папке слишком много договоров - они могут помяться. Папка должна легко закрываться, отдельные листы не должны торчать наружу.
Папки с договорами трехлетней давности нет необходимости всегда держать под рукой. Разложите их в картонные коробки, подписав год и юридическое лицо, на которое оформлены документы. Коробки отправьте на склад. Выбирайте для хранения сухое место. Влажность губительна для бумаги.
Личные дела всех уволившихся и вышедших на пенсию сотрудников необходимо отправить для хранения в архив (статья № 17 Федерального закона № 125-Ф3). Сотрудник отдела кадров обязан подготовить папки с документами и передать их уполномоченному сотруднику архива из рук в руки.
Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным.
Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.
Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.
Какие документы подлежат прошивке
Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию.
У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом. Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.
Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:
- книги приказов по личному составу;
- книги приказов по иным вопросам организации;
- штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).
Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии. Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок.
Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита. Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов.
Примите к сведению: в 2013 году из Методических рекомендаций исключен пункт о необходимости сшивания отчетности для налоговой. Теперь налогоплательщики могут выбирать сдавать отчеты в скрепленном или прошитом виде.
Какие документы регулируют прошивание
На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны. Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов.
Так, в ГОСТе Р 7.0.8-2013 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4.
Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос. регистрации ООО.
Учимся правильно прошивать документы
Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью - все это мы сейчас рассмотрим.
Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор. С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией. Однако, чаще бумаги сшивают вручную.
Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:
- нитками;
- иголкой (штопальной);
- шилом;
- ножницами;
- канцелярским клеем;
- бумажным стикером 4 х 6 см.
В 2 дырки
Это самая простая прошивка. По данной схеме в ФМС прошивают домовую книгу. В данной схеме прошивки 2 прокола не всегда могут располагаться в середине листа. К примеру, прошнуровать кассовую книгу и журнал по охране труда принято внизу листа.
Первый раз продеваем нить, выводя ее на титульный лист. Затем несколько раз пропускаем нить через отверстия и завязываем ее концы узелком на последней странице.
Далее на узел наклеиваем небольшой квадратик бумаги, который должен частично закрыть и концы нитки. Сопроводительную надпись на листке заверяем печатью организации и подписью руководителя. Оттиск печати должен выходить на край наклейки.
В 3 дырки
Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.
Пошагово она делается следующим образом:
Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.
В 4 дырки
Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.
Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.
Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:
В 5 дырок
При прошивке по схеме с пятью отверстиями используют прошиватель. Она применяется при сшивании особо важных документов, таких как уголовное дело, поскольку может обеспечить защиту бумаг от подмены.
Кроме того, устройство позволяет сшивать достаточно большой объем документации, поэтому схему с 5 дырками часто используют, чтобы подшить текущие бухгалтерские документы.
Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока. Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре. 4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.
Схема подшивки на 5 отверстий выглядит таким образом:
- Иголку с тыльной стороны проводим через среднее отверстие, оставляя хвостик нитки около 10 см. С лица вводим ее во 2 отверстие сверху.
- Теперь иглу через верхнее отверстие спускаем вниз и вновь проводим через 2 сверху отверстие.
- Далее придерживаем конец нитки в центре и просовываем через него иголку, которая оказывается на исходной точке.
- Теперь аналогичным образом поступаем с отверстиями, расположенными ниже центра.
- В результате в центральном отверстии на тыльной стороне оказываются два кончика, которые завязываем узлом и отрезаем лишние нитки. Только после этого можно достать бумаги из пресса.
Узелок, как и во всех предыдущих случаях, заклеиваем прямоугольным листочком. В нем указывается нумерация и соответствующие данные о подшивке.
Заверение прошитых документов
По ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить.
Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.
Его наклеивают в том месте, где при сшивании завязывался узел, причем из-под наклейки должны выглядывать концы нитки.
На нем в печатном виде или от руки делается следующая надпись:
«Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ (________) лист___».
Кроме печати надпись должен заверить своей подписью руководитель организации.
Обратите внимание: подпись и оттиск печати должны захватывать стикер и страницу, на которой он наклеен. Заверение осуществляется после высыхания клея, чтобы не нарушить целостность наклейки. В обязательном порядке указывается дата заверения или подписания документа.
Чтобы лучше понять, как правильно выполнить прошивку документы ниткой, нужно просмотреть образец – соответствующую фото инструкцию. Она же поможет пошагово изучить весь процесс.
Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео.
Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.
Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело». Они могут иметь разную толщину и размеры.
Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления. При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве. Поэтому желательно такие вопросы уточнить заранее, чтобы документацию не вернули на доработку.
Смотрите видео, в котором юрист подробно рассказывает какие документы подлежат прошивке и на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов:
Для систематизации документы нужно правильно оформить. Основное требование сводится к удобству хранения и обеспечения сохранности документации, что достигается за счет скрепления нитками.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Как в 2019 году прошивать документы? Перед сдачей документов в различные инстанции или передаче их на архивное хранение требуется правильно скрепить листы.
Для этого бумаги прошиваются нитками. В таком виде документы защищены от потери и подмены. Но как правильно сшить документацию нитками?
Что нужно знать
Хранение, обработка и представление документов в различные инстанции требуют прошивания бумаг.
Чаще всего необходимость прошивки возникает при сдаче документации в регистрационные или контролирующие органы.
Сшивание является неотъемлемой частью процесса подготовки документов наравне с проверкой достоверности информации и соблюдением порядка заполнения.
Сшивание выступает наиболее надежным способом для предотвращения потери части документов. Правильно сшитые документы нельзя подделать и подменить.
Но такой простой процесс как прошивка бумаг в отношении официальной документации является строго регламентированным процессом.
То есть нельзя просто скрепить листы нитками, необходимо соблюсти определенные правила оформления.
Определения
Прошивка документов подразумевает, что документы скрепляются между с собой в надлежащей последовательности.
Неправильное сшивание может становиться причиной расформирования документов с последующей утратой или подменой листов.
В подобной ситуации доказать, что документы были в порядке, практически не реально. В зависимости от важности документов последствия могут стать настоящей катастрофой.
Для прошивания документов используются степлер, специальное оборудование или нитки. Но самым надежным продолжает оставаться скрепление нитками, поскольку подменить отдельные листы в этом случае не удастся.
Но прошивая документы, нужно делать это правильно. Ненадлежащее скрепленная документация не будет принята госорганами.
Отдельные фирмы специализируются на том, что предлагают прошивки документов по всем правилам.
Но, по сути, дело это несложное. Если знать, как правильно сшивать листы, можно выполнить такую работу самостоятельно.
С какой целью это делается
Сам смысл процедуры прошивки заключен в надежном закреплении бумаг. Документы защищены от случайной утраты, и нельзя неприметно извлечь из стопки пронумерованных бумаг отдельный лист.
Преимущество прошивки и в удобстве сохранения. Прошитые дела довольно компактны, они занимают немного места, и их легче систематизировать.
Некоторые документы имеют весьма длительный срок архивного . Сшитые бумаги сохраняются в надлежащем виде, при необходимости можно легко найти нужную документацию.
Сохранение документации важно не только для госучреждений, но и для частных предпринимателей. Хотя в этом случае вопросы оформления для бизнеса могут решаться внутри организации.
Что же касается сдачи документов в госорганы, то нередко именно неправильное сшивание бумаг становится причиной отказа в их приеме.
Правовое регулирование
Какими-то специальными нормативами прошивка документов не регламентирована. Но это не означает, что сшивать документы можно как попало.
Процесс осуществляется в соответствии с существующими требованиями, касающимися обработки важной документации.
Необходимые указания содержатся в следующих положениях:
Как правильно сшивать документы ниткой
Перед тем как начать сшивать документы, их нужно подготовить. Для этого все бумаги сортируются по дате. Далее с соблюдением последовательности документы складываются и каждый отдельный лист нумеруется.
Для нумерации используются арабские цифры. Проставляется номер в правой части листа. При этом начинается нумерация с цифры 1, но сшитых документов не учитывается.
С целью сохранности документов от внешнего воздействия используется специальная картонная обложка «Дело», какая бывает разнообразных размеров и различного качества.
При сшивке стандартных документов применяется типовой скоросшиватель формата А4. Подлежат нумерации в документации и конверты.
В таком случае сначала номер проставляется на конверт, а уже потом нумеруются хранившиеся в нем фотографии и бумаги.
Если в процессе нумерации была сделана ошибка, то неправильное значение перечеркивается одной чертой и далее нумерация дальше продолжается.
Лист с наличием зачеркнутой ошибки заверяется посредством надписи «Исправленному верить», подписи и печати.
Какие именно нужно
Прошивке подлежат самые разные виды документов – бухгалтерские, налоговые, уставные, отчетные и т.д.
Общий порядок прошивки стандартен, несмотря на то, что применяться могут разные методы сшивания. Но для отдельных видов документации существуют некоторые особенности.
Бухгалтерские документы прошиваются как и обычные документы. Но есть один нюанс – при прошивке делается пять отверстий, поскольку дела выходят довольно объемными.
Причем сшить документы вправе только уполномоченный сотрудник, в основном бухгалтер, ведущий дела.
Нумерация на бухгалтерской документации проставляется карандашом. Обязательно составляется опись всех присутствующих в деле документов.
При подготовке документов к сдаче в архив требуется:
- Систематизация всех документов.
- Нумерация.
- Подшивание всех бумаг в общую папку в зависимости от ее предназначения.
- Создание описи.
- Оформление обложки сшитой папки.
Такой порядок предусматривается при архивировании документации со сроком хранения 25 лет и более.
Бумаги со сроком сохранения до 10 лет можно не нумеровать в деле и хранить в папке-скоросшивателе, но скрепление нитью все же надежнее.
Для архивных документов важно оформить правильно обложку. На картонной обложке указывается:
- название учреждения;
- подразделение;
- период хранения;
- наименование и тема дела.
При подготовке документов для налоговой также существуют тонкости. Так бумаги для регистрации ИП или юрлица, для внесения изменений в налоговые данные документы прошиваются в присутствии нотариуса.
Это гарантирует, что после заверения подписи никаких исправлений в составе документов не произошло.
С июля 2013 года отчетность в налоговую можно подавать не прошивая. Предприниматели могут выбирать сами – сшивать бумаги или сдавать в скрепленном виде.
Порядок действий
При прошивке документов надлежит следовать стандартному порядку действий:
| Комплектация | рассортировать документы в пачки не более 250 листов с толщиной не более 4 см в начало каждой пачки положить лист для внутренней описи добавить к каждому блоку по чистому листу для сопроводительной надписи |
| Нумерация | специальным нумератором или черным карандашом проставить номера страниц в правом верхнем углу лицевой стороны подшитый за середину лист нумеровать за два листа иллюстрации пронумеровать на оборотной стороне листа |
| Подготовка | составить опись готовую опись вклеить на обложку или подшить с остальными документами подготовить материалы для скрепления (капроновые или суровые нитки, канцелярский клей, шило, картон) |
| Обложка | для документов длительного хранения выбирается твердый картон (формат зависит от формы подшиваемых бумаг) указать на обложке сведения об организации, виде документов, сроках хранения, количестве листов и дате подшивки |
| Пробивка отверстий | отверстия делаются шилом или обычным дыроколом место для отверстий – на полях слева с отступом от края в 1,5-2 см, с расстоянием меж соседними проколами около 3 см, и строго по вертикали |
| Прошивка | документы длительного хранения прошиваются насквозь вместе с обложкой обычные бумаги подшиваются с листа, следующего за переплетом прошиваются листы дважды |
В две дырки
Самым простым вариантом является сшивание документов через два прокола. Порядок действий таков:
- Удалить из документов скобки и скрепки.
- Уложить ровно листы и проверить нумерацию.
- Используя шило или дырокол и отступив от края сделать два отверстия.
- Пропустить нить через оба прокола и связать концы ее с тыльной стороны.
- Связать кончики нитей.
- На часть узла наклеить прямоугольник из плотной белой бумаги либо из папирусной бумаги (при хранении более 10 лет).
Фото: сшивание документов в два прокола
В три дырки
Прошивка в три дырки начинается со стандартной подготовки документов. Далее схема действий такова:
- далее нить провести сквозь крайнее нижнее отверстие через оборотную сторону документов.
- вернуть иглу с нитью в центральный прокол через лицевую сторону.
- нити окажутся с тыльной стороны, но если прошивается объемная пачка, то процесс можно повторить.
- связать концы нити, оставшийся кончик должен быть в длину около 7-8 см.
- на узел наклеить бумажный прямоугольник с указанием основных данных.
- на приклеенном прямоугольнике проставить печать и подпись.
В четыре дырки
Сшивка в четыре отверстия наиболее надежна. Обычно так скрепляются документы, которые хранятся в объемных томах.
Алгоритм действий следующий:
- Сделать четыре отверстия, соблюдая стандартные требования.
- Начать прошивку со второго верхнего прокола.
- Нить вводится в самый верхний прокол.
- Затем пропускается нить через второе отверстие, а затем сквозь третье.
- Нитка через четвертое отверстие направляется на тыльную сторону подшиваемой пачки.
- Напоследок игла вводится в третий прокол с лицевой стороны.
Как выглядит на практике сшивание документов в четыре отверстия можно просмотреть на ниже приведенных фото.
Завершение прошивки
Завершает процесс прошивки опечатывание узла и заверение. Для этого используется прямоугольник из папирусной бумаги (простой белой бумаги для документов с малым сроком сохранения).
Видео: как правильно сшивать документы используя нитку с иголкой
Клеится листок так, чтобы хорошо просматривалась часть узла, и концы нитей свободно свисали. После того как клей хорошо просохнет на наклеенном листочке делается заверительная надпись (можно наклеить лист с готовой надписью).
Надпись выглядит так:
«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (________) лист ___»
Пример заверительной надписи
До начала работы с документацией требуется самое тщательное ознакомление с большим числом необходимых инструкций, касающихся вопросов документооборота и делопроизводства. Нормы эти - достаточно сложные и содержат большое число всевозможных мелких деталей и нюансов. Как подшить документы на уголок? Что содержит в себе прилагаемая опись? Можно ли подшивать бухгалтерские документы термопереплетной машинкой? Начинающему делопроизводителю есть над чем поломать голову.
Пустяковое дело?
На первый взгляд процедура оформления дела и сдачи его в архив совершенно несложна, но практика показывает обратное. В случае нарушения любого из правил делопроизводства данное учреждение откажется принять сдаваемый документ, и вам придется начинать всю работу вновь. Если подобные ситуации уже встречались в вашей жизни, читайте нашу статью - мы попробуем разобраться в данном вопросе.
Зачем подшивают документы? Существуют ли нормативы, согласно которым данная процедура регулируется? Да, и их немало. Речь идет прежде всего о методических рекомендациях по делопроизводству, которые были утверждены в декабре 2009 года приказом Росархива. Во вторую очередь - о ГОСТе Р 51141, посвящённом архивному делу и делопроизводству и содержащему все нужные определения и термины. Помимо того, существуют и другие правовые нормы, согласно которым сшивается документация.
Начнем с обложки
Если театр начинается с вешалки, то наша процедура - не иначе как с обложки. И выбор картонной "корочки" - одна из первых задач при процессе "упаковки" документа. На первый взгляд вы не найдете разницу между многочисленными существующими их разновидностями. Но, присмотревшись, поймете, что обложки бывают стандартными, нестандартными, а также используемыми для длительного хранения.
Чаще всего можно встретить стандартную обложку форматом 229х324 мм. Она применяется во всех случаях, когда сшиваются листы типового размера. Если же по определенным причинам документ обладает достаточно специфическим внешним видом и параметрами, требуется нестандартная разновидность обложки. К последнему же виду относится та, в который будут храниться документы от 25 лет и более.
Согласно нормам законодательства, такие обложки производятся лишь из твердого картона в связи со значительным рабочим сроком. Необходимо принять меры к сохранению надлежащего вида документа и пригодности его к использованию спустя серьезный временной промежуток. Документы, предназначенные к сдаче в госархив, хранятся в обложках, выполненных из такого материала, как бескислотный картон.
Поговорим о нумерации листов
Перед тем как правильно подшить документы нитками, все они обязаны быть сложены в нужной последовательности. После чего производится процедура нумерации при помощи обычного простого карандаша. Главное правило здесь - нумеровать именно листы, а не страницы документа. Проставляется арабская цифра на каждом листе в его правом верхнем углу. При этом наши отметки обязаны не "заползать" на текст. К общей нумерации листов не относится
Какие тонкости существуют в деле нумерации? Если в число подшиваемых документов входит письмо или несколько таковых, вначале пронумеровывают конверт, затем поочередно - каждый из вложенных в него листов. Если число входящих единиц - свыше 250, принято разбивать его на несколько томов. Причём каждый из них обладает собственной нумерацией.
Внутри архивного дела могут присутствовать документы, обладающие отдельной собственной нумерацией страниц, например, издания периодики. Но, оформляя дело в архив, их пронумеровывают в числе прочих без нарушения общего порядка.
Если вложенный лист имеет большой формат, его принято разворачивать и проставлять цифру справа в верхнем углу. Должна быть предусмотрена возможность свободного доступа к тексту. Если же на какой-либо из листов приклеиваются отдельные фрагменты с невозможностью их разъединения, вся данная пачка нумеруется как один. При этом обязательно составление описи каждого из приклеенных кусков, которая делается на обороте либо на свободном пространстве. Указание на наклеенный документ должно присутствовать в заверительной надписи либо в примечаниях к общей описи с указанием названия. Чаще всего такими внештатными вложениями являются чеки, выписки либо фотографии.
Исправление ошибок и опись документов
В случае когда по ходу работы допущена некоторая не слишком серьезная погрешность (например, пропущена пара листов), вместо перенумерации всего массива заново можно воспользоваться буквенным обозначением. При этом цифры на других листах не изменяются. Устранение подобных ошибок возможно лишь по согласованию с сотрудниками архива. Если же обнаружены грубые погрешности, документ предстоит нумеровать заново. Старые цифры при этом зачеркивают как можно аккуратнее и проставляют новые. При этом обновлённая нумерация опять утверждается заверительной надписью.
Без описи у вас ни одно архивное дело не примут. Информация, содержащая в ней, касается названия документа, даты составления, аннотации и непосредственно таблицы с указанием порядковых номеров листов, числа их и примечаний (в случае необходимости). Завершается все информацией о количестве документов в виде цифры, дублируемой прописью, затем всё скрепляется подписью делопроизводителя с расшифровкой Ф.И.О.
Как правильно подшить документы нитками
Начиная процедуру сшивания, следует удостовериться, что все необходимые материалы и инструменты у вас под рукой. Кроме собственно дела, потребуется шило, игла, картон для подшивки документов и специальные нитки. В качестве последних запасаются суровыми или прошивными нитками Л-210. Последняя разновидность используется для нужд делопроизводства чаще всего.
В начале работы из документа удаляются любые скрепки и прочие металлические предметы, затем листы дела складываются ровной аккуратной стопой. С левой стороны на пространстве полей делается три отверстия иглой или шилом. Размещать их лучше всего посреди свободного места, предназначенного слева для отступа, то есть на расстоянии около полутора сантиметров. Данное замечание немаловажно - ведь иначе после подшивки документов их трудно будет прочитать.
Если ровные края отверстий имеют для вас принципиальное значение, возьмите дырокол. Но помните, что слишком большое количество листов ему "не по зубам". Следите за тем, чтобы все три отверстия были расположены по высоте равномерно и отстояли друг от друга на расстояние примерно 3 см. Среднее из них должно попадать на середину страницы.
Для предотвращения порчи титульного листа и развала дела часто рекомендуют место прошивания спереди и сзади укрепить полосками картона. Сквозь него будет пропущена нить. Обычный размер ее - 70 см. Но в каждом конкретном случае это зависит от толщины стопки.
Как прошивают на 3 дырки
Приведем содержание алгоритма такой подшивки документов. Сначала игла пропускается сквозь среднее из отверстий, причём на обратной стороне остаётся конец нитки. Затем следует вдеть ее в верхнюю из дырок. В результате оба ее конца выведены на оборот стопки прошиваемых листов. Иглу протягиваем сквозь нижнее из отверстий и проводим нитку на лицевую сторону. Затем вновь опускаем иголку в среднее отверстие. Таким образом наша нить оказалась проведенной через все необходимые дырки, после чего оба ее конца завязываются на обороте документа крепким узлом. Оставляются кончики длиной около 5 см.
Непосредственно на узел клеится кусочек бумаги с заверительной надписью. Ниже мы рассмотрим технологию ее изготовления.
Документ можно прошивать и с помощью 4 дырок. Как это сделать? Процедура совсем не сложная. Четыре дырки пробиваются по вертикали симметрично с расположением на единой оси. Оставив хвостик нитки с тыльной стороны первого отверстия, ведем прошивку стежками, затем завязываем узелок аналогично описанному выше. Прошивка должна быть продублирована дважды в целях обеспечения прочности и надежности.
Заверительная надпись
Следующий этап после нумерования и прошивки - снабжение нашего дела заверительной надписью. наклейка размером 4х6 см с текстом "Прошнуровано и пронумеровано … листов" (число их указывается и цифрой, и прописью). Далее указывается должность работника, прошившего документ, с датой и личной подписью. Если требуется заверение печатью, это тоже должно быть отмечено. Надпись наклеивается поверх завязанного нами узла, кончики нитей которого при этом должны остаться свободными. Подпись ставят по окончании всей процедуры, когда клей уже высох. Делается это для предотвращения ее размазывания. Печать (при наличии) проставляют частью на лист, частью на саму надпись.
И лишь после того, как дело прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью, его можно отправлять в архив.
Отношение к заверительной надписи обязано быть серьезным и внимательным. Именно она - документальное свидетельство неприкосновенности дела. В случае нарушения ее целостности или смещения документ может быть не принят органами контроля, либо возможно его оспаривание в суде.
Что и зачем прошиваем
В обязательном порядке сшиваются все документы, подлежащие сдаче в архив или в любой из проверяющих органов, к которым относится налоговая инспекция, пенсионный фонд и множество подобных. Нельзя сдавать туда документы склеенные или скрепленные при помощи степлера. Как уже было отмечено, в случае выявления несоответствия нормам делопроизводства его у вас просто-напросто не примут.
Подобной процедуре подлежат главным образом документы кадровой принадлежности и бухгалтерского учета. Те из них, делопроизводство по которым завершено, спустя год подлежат сдаче в архив организации или предприятия. В специальные архивные учреждения передают дела с прошедшим законным сроком хранения. Определяется он законодательно в зависимости от вида документа. К примеру, не менее 75 лет требуются хранить нотариальные записи, книги хозяйственного учета и документы со сведениями по персоналу.
Срок хранения конструкторских чертежей гораздо меньше - всего-навсего 20 лет. Фотодокументацию принято беречь 5 лет. В архивные учреждения подлежат сдаче дела как государственных, так и частных предприятий. При этом задача любой негосударственной структуры - заключить с Федеральной архивной службой об этом договор.
Следует помнить, что правом прошивки документов обладает лишь тот сотрудник, у кого данная обязанность прописана в должностной инструкции. В случае некачественного соединения документов вас ждут определенные санкции, особенно в случае изменений или нехватки отдельных важных листов.
Вернемся к технологиям подшивки
Описанные выше способы сшивания годятся как для архива, так и для налоговой инспекции. Но подшивка документов бухгалтерского учета, хранимых длительно (более 10 лет), должна быть особенно крепкой - чаще всего на 5 отверстий. Заверительная надпись производится на особой папиросной бумаге, для того чтобы отчётливо просматривался расположенный под наклейкой узел и не возникало сомнений в целостности документа.
Если в условиях офиса отверстия пробивают обычными канцелярскими дыроколами, то при необходимости оформлять большие объемы бумажной документации (например, в типографиях) используют профессиональное оборудование в виде бумагосверлильных машин или переплетных станков. Такие механизмы обладают серьёзной мощностью и могут быть как ручного действия, так и оснащенные электроприводом.
Механизм станка
В основе этих систем или станков - классический способ с использованием пружин. Такой переплетный станок снабжён устройством для перфорации. Другой механизм его насаживает документ на пружину из пластика, после чего снизу и сверху блока добавляются картонные или пластиковые обложки.
Преимуществом переплетного станка служит возможность скрепления весьма объемных документов. Толщина блока может доходить до 500 страниц. А также - возможность удаления или добавки страниц и листов в уже переплетенный документ. К недостаткам относится довольно серьёзная трудоемкость и не слишком высокая прочность.
Если переплетный станок для подшивки документов оснащен металлическими пружинами, для которых устанавливается определенный шаг и пробиваются отверстия соответственно ему, то бумажные блоки бывают надеты на гибкую пружину из стали, которая затем сжимается и закрывается. Преимущества аппарата с металлическими пружинами - в более презентабельном итоговом виде и повышенной надежности по сравнению с переплетом пружинами из пластика. Но при этом вставить либо удалить листы без повреждения невозможно.
Помимо пружин, бывают аппараты, действующие по принципу переплёта на пластиковую гребенку, зубья которой завиваются. Также существует переплет на спираль, знакомую нам по перекидным календарям, блокнотам и ежедневникам. После перфорации отверстий в них навивается спираль (3-4 витка вручную, остальные автоматически).
Прогресс не стоит на месте
Что такое термопереплет? Это современный станок для подшивки документов, в котором возможно быстрое и неразъемное их соединение. С помощью термопереплетных машин можно комплектовать большое число материалов, а также оформлять единичные экземпляры. Такой вариант особенно подходит отправляемым по почте отчётам, договорам и рекламным материалам.
Работает машина для такого вида переплета путем использования термокорешков и термообложек, имеющих разные цвета и размеры. В зависимости от количества листов дела выбирается термообложка определенной толщины, затем всё вместе помещается в аппарат. Внутренняя сторона торца обложки промазана слоем полимерного клея. Машина снабжена нагревательным элементом, благодаря которому этот полимер бывает расплавлен, и все листы впаяны в горячий слой.
Хотите упорядочить большой объем документации? Узнайте, каким правила прошивки документов нужно следовать при использовании официальных бумаг в делопроизводстве или передаче на архивное хранение.
Из статьи вы узнаете:
Прошивка документов - это отличный способ систематизировать большой объем рабочей документации. Его используют как в текущем делопроизводстве (например, при передаче бумаг на проверку), так в . Сам процесс, несмотря на свою кажущуюся простоту, является важным организационным моментом. Ошибки могут вызвать серьезные последствия:
Если официальные бумаги сшиты неправильно, архив или государственные надзорные органы могут не принять их на хранение или проверку.
Плохо систематизированная документация может стать поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества.
Если бумаги сшиты неаккуратно и некачественно, растет риск расформирования сшитого дела или подмены важных официальных бумаг. Это, в свою очередь, может усложнить последующие проверки.
Правила прошивки документов: какую документацию нужно прошивать
Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации. Если папка прошита, все бумаги в ней надежно закреплены, и замена отдельного листа становится непростой задачей. Это помогает защититься от подделок. Кроме того, прошитые дела более компакты. Их гораздо легче хранить и систематизировать.
Важно помнить, что сшиванию подлежать не все бумаги компании, а только многостраничные, предназначенные для передачи в регистрационные или контролирующие органы. Также прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив.
Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:
- Архивные (включенные в дела для передачи в архив);
- Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;
- Бухгалтерские (авансовые отчеты, , счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
- Кадровые ( , штатное расписание);
- Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);
- Нотариально удостоверенные копии и переводы;
Среди исключений можно выделить документацию, передаваемую в налоговую службу. Ее, как правило, не сшивают, потому что это усложняет последующую работу с ней.
Прошивка документов по госту
В настоящее время единых правил прошивки документов нитками по ГОСТ не существует. Единый стандарт, определяющий терминологию делопроизводства (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело») не содержит описания данной процедуры. Таким образом, на законодательном уровне процесс регламентируют лишь рекомендации, утвержденные Росархивом (приказ №76 от 23.12.2009). В пункте 3.5.3. данных рекомендаций, посвященном подготовке дел к передаче на архивное хранение, указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивку и переплет дела. В Приложении № 24 к данному пункту процедура описана более подробно.
Из-за отсутствия жестких однозначных правил подготовка бумаг для передачи в различные инстанции значительно осложняется - приходится руководствоваться разными рекомендациями.
Необходимые материалы для прошивки документов:
Существует несколько распространенных способов сшивания документации.
Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и имеющихся приспособлений.
- Классическим способом считается скрепление листов с помощью нити. Так обычно прошивают небольшой объем документации. Для прошивки документов используют иглу или дырокол. После сшивания нитку закрепляют наклейкой с заверительной надписью.
- Для применяется шуруповерт и плотная веревка.
- В некоторых случаях можно воспользоваться специальным оборудованием - станком для прошивки документов или переплетной машиной. Такой вид сшивания чаще всего используется в типографиях.
Аппарат для прошивки документов
Брошюровочные машины или биндеры значительно ускоряют процесс сшивания документации. Подобные устройства для прошивки документов позволяют скреплять довольное большое количество листов с помощью пластиковой или металлической пружины. При креплении на пластик папку можно легко расшить.
В некоторых случаях, например при , целесообразно использовать термобиндер. Это устройство для клеевого бесшовного скрепления. Такое скрепление оптимально для большого количества листов (более 80-100).
Довольно распространена прошивка документов металлическими или пластиковыми люверсами.
Широко применяются также брошюровочно-переплетные станки, которые позволяют выполнить классическое сшивание иглой и нитью. Использование переплетной машинки оптимально для прошивки большинства официальных документов.
Нитки для прошивки документов
Для сшивания, как правило, используют банковский шпагат, лавсановую ленту или специальные прошивные нитки. Если этих материалов под рукой не оказалось, можно воспользоваться обычными суровыми нитками. Если листы прошивают хлопчатобумажной швейной нитью, ее складывают в несколько раз, чтобы крепление было более надежным.
Иногда при выборе ниток, можно увидеть в названии аббревиатуру «ЛШ». Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ-210. Это обозначение вида нити и ее линейная плотность. Такая маркировка означает, что нить изготовлена из полиэфирных волокон и имеет плотность 210 текс. Такие нитки устойчивы к кислоте, органическим растворителям, большинству слабых щелочей, микроорганизмам и плесени, повышенной влажности, перепадам температур. Они долговечны и удобны в использовании.
Наклейки для прошивки документов
Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки. Они содержат информацию о количестве листов и выполняют функцию печати, подтверждающей . К оформлению подобных стикеров существует ряд требований:
- Бумажная наклейка имеет прямоугольную форму размером 60х40 мм.
- При приклеивании наклейки узелок ниток убирается под нее, а концы остаются свободными.
- Обязательна надпись "Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _____ листов", где вместо прочерка ставят количество листов.
- Необходимо оставить свободное место для отметки с указанием должности ответственного лица, его ФИО, подписи и даты подписания.
- Наклейка заверяется печатью, оттиск которой должен частично попадать на саму подшивку.
Схемы прошивки документов
Любую документацию необходимо предварительно подготовить к сшиванию:
- Удалить скобы и скрепки;
- Отсортировать бумаги по дате и пронумеровать их;
- Подготовить обложку (стандартная - 229х324 мм);
- Проверить нумерацию листов и уложить их в ровную стопу;
Прошивка документов ниткой в 3 дырки
Для сшивания в три прокола необходимо сделать в стопе 3 отверстия по левому краю с расстоянием не более 3 см. друг от друга. Отступ от края листа - 15 - 20 мм., от текста - 15 мм. Необходимая длина нитки - 70-80 см.
Нитку необходимо пропустить через тыльное отверстие с обратной стороны стопы через среднюю дырку, оставив 7 см. снаружи для закрепления наклейкой "Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью”. Далее нужно пропустить нить через верхнее отверстие и, вернувшись на тыльную сторону, через нижнее. Как только она вновь окажется сверху стопы, ее нужно снова пропустить через среднее отверстие и вывести на оборот.
После этого нить можно обрезать, оставив 7-8 сантиметров, и связать с имеющимся остатком. На полученный узелок необходимо наклеить наклейку с заверением, оставив снаружи концы нити.
Схема прошивки документов в 4 прокола
Прошивка документов в 4 прокола осуществляется по похожей схеме. Она отличается тем, что расстояние между отверстиями должно составлять не более 15 миллиметров.
Сперва нить пропускают с обратной стороны стопы через второе верхнее отверстие. После этого через самое верхнее отверстие нить выводиться обратно на тыльную сторону. Далее - снова во вторую дырку сверху, а затем - с лица на оборот через третью. Затем нить выводят на лицо через четвертое отверстие и продевают в третье отверстие, чтобы снова вывести на тыльную сторону стопы. На этом процесс сшивания можно считать оконченным. Остается лишь завязать узелок и наклеить поверх него наклейку с информацией о количестве листов в подшивке.
