Задолженность подотчетных лиц какой счет. Расчеты с подотчетными лицами — задолженность

сумма авансов, вы-данных работникам организации на командировки и различные хозяйственные нужды в случае, когда работники на момент составления баланса не успели оправдать документами расход выданных им авансов.
Дебиторская задолженность должна отражаться в балансе за минусом резерва по сомнительным долгам. Такие резервы создаются \\за счет финансовых результатов деятельности организации согласно п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации по расчетам с другими организациями и гражданами за продукцию (товары), работы и услуги. Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность, не погашенная в сроки, установленные договорами, и не обеспеченная соответствующими гарантиями.
Резервы формируются по результатам проведенной инвентаризации дебиторской задолженности. Размеры резервов определяются в отдельности по каждой сумме сомнительной задолженности в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично. Если до конца года, следующего за годом создания резервов, они в какой-либо части не будут использованы, то неизрасходованные суммы присоединяются к прибыли соответствующего года.
Пример 2.15
По результатам проведенной инвентаризации дебиторской задолженности было установлено, что сомнительными долгами может быть признана задолженность покупателей на сумму 350 ООО руб.
Общая сумма дебиторской задолженности покупателей, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты, - 1 ООО ООО руб.
На дату составления годовой бухгалтерской отчетности организация сформирует резерв по сомнительным долгам:
Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы» К-т сч. 63 «Резервы по сомнительным долгам» на сумму 350 ООО руб.
Таким образом, дебиторская задолженность покупателей, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты, будет показана по стр. 241 баланса в сумме 650 ООО руб. (1 ООО ООО руб. - 350 000 руб.).
Для целей налогообложения согласно ст. 266 НК РФ суммы отчислений в резерв включаются в состав внереализационных расходов равномерно в течение отчетного (налогового) периода. Величина отчислений в резерв (в процентах от суммы сомнительной задолженности) зависит от срока возникновения сомнительного долга (до 45 дней - 0%, от 45 до 90 дней - 50%, свыше 90 дней - 100%) и не может превышать 10% выручки отчетного (налогового) периода.
По статье «Краткосрочные финансовые вложения» (стр. 250) отражаются краткосрочные (на срок не более одного года) инвестиции организации в ценные бумаги других организаций и государства, предоставленные другим организациям займы и т.п.
Следует помнить, что собственные акции, выкупленные у акционеров, учитываемые на счете 81 «Собственные акции (доли)», в бухгалтерском балансе в качестве финансовых вложений не отражаются. Собственные акции, выкупленные у акционеров, отражаются по одноименной статье пассива бухгалтерского баланса (раз-дел III «Капитал и резервы») в круглых скобках, так как счет 81 «Собственные акции (доли)» является активным.
По статье «Денежные средства» (стр. 260) проставляется остаток денежных средств в кассе, на расчетных, валютных и специальных счетах в кредитных организациях, а также сумма переводов в пути.
Остаток денежных средств в кассе отражается по счету 50 «Касса». Организации обязаны держать свободные денежные средства в банке на своих расчетных счетах. В кассе могут храниться лишь незначительные суммы наличных денег для неотложных расходов. Банки устанавливают лимит остатка денежных средств в кассе, превышение которого допускается только в дни выдачи заработной платы в течение трех дней. Остаток по счету 50 в части денежных документов, учтенных на данном счете, должен быть представлен по стр. 270 «Прочие оборотные активы», поскольку денежные документы нельзя отождествлять с денежными средствами.
Остаток денежных средств организации на расчетных счетах в банках есть сальдо счета 51 «Расчетные счета». Для организаций эта статья в наибольшей мере характеризует имеющиеся денежные средства. Увеличение в динамике остатка по этой статье баланса при прочих равных условиях свидетельствует об улучшении финансового состояния организации.
Остатком денежных средств организации на валютных счетах в банках является сальдо счета 52 «Валютные счета». Остатки средств по валютным счетам приводятся в балансе в суммах, полученных путем пересчета иностранной валюты в рубли по курсу, действовавшему на последнее число отчетного периода.
Продажа иностранной валюты отражается на счете 91 «Прочие доходы и расходы». По дебету этого счета показывается стоимость иностранной валюты, пересчитанной по курсу Банка России на день гародажи в корреспонденции со счетом 57 «Переводы в пути», л также понесенные в связи с этой продажей расходы. По кредиту счета 91 отражается сумма в рублях, полученная за проданную валюту, ^ корреспонденции со счетом 51 «Расчетные счета».
Для| покупки иностранной валюты сначала денежные средства перечисляются с расчетного счета. Купленная валюта зачисляется на валютный счет (по курсу Банка России на момент зачисления). При этом делается запись по дебету субсчета 52 и кредиту счета 57 «Переводы в пути».
По статье «Денежные средства» отражается также сальдо счетов 55 «Специальные счета в банках» и 57 «Переводы в пути». На счете 55 учитываются денежные средства в аккредитивах, чековые книжки. Следует помнить, что остатки по депозитным счетам согласно предписаниям ПБУ 19/02 «Учет финансовых вложений» должны быть показаны в бухгалтерском балансе в составе финансовых вложений.
Счет 57 «Переводы в пути» предназначен для обобщения информации о движении денежных средств (переводов) в валюте РФ и иностранных валютах в пути, т.е. денежных сумм, внесенных в кассы кредитных организаций или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный или иной счет организации, но еще не зачисленные по назначению.
По статье «Прочие оборотные активы» (стр. 270) отражаются суммы оборотных активов, не нашедшие отражения по другим статьям раздела 11 баланса.

Еще по теме Задолженность за подотчетными лицами:

1. 74. Расчеты с подотчетными лицами. Бухгалтерский учет командировочный расходов
2. 1.1. Управление долгами (дебиторской задолженностью):дебитор, дебиторская задолженность, долг, обязанность. Субъект, объект, цели
3. 3. Какова ситуация с нашей бывшей задолженностью? В чем проблема? Какова динамика этой задолженности за последние годы?

- Авторское право - Адвокатура - Административное право - Административный процесс - Антимонопольно-конкурентное право - Арбитражный (хозяйственный) процесс - Аудит - Банковская система - Банковское право - Бизнес - Бухгалтерский учет - Вещное право - Государственное право и управление - Гражданское право и процесс - Денежное обращение, финансы и кредит - Деньги - Дипломатическое и консульское право - Договорное право - Жилищное право - Земельное право - Избирательное право - Инвестиционное право - Информационное право - Исполнительное производство - История государства и права - История политических и правовых учений - Конкурсное право - Конституционное право -

Добрый вечер!
Вопросы по подотчетным лицам:
По сотруднику имеется кредиторская задолженность по 71 счету, срок давности у одного сотрдника более 3 лет, у другого — с 2016 года. Как мы можем эту задолженность списать? И просьба рассмотреть вариант с дебиторской задолженностью более 3 лет и по сотруднику недавно уволившемуся.
Спасибо!

Как списать задолженность подотчетного лица?

Если организация не манипулирует подотчетными суммами, а в действительности не может взыскать с работника долг (пропущен месячный срок для безоговорочного удержания из зарплаты, желания обращаться в суд нет), у нее есть выбор:

— простить долг работнику, в том числе и бывшему сотруднику;

— все же попытаться взыскать долг в течение срока исковой давности, а затем, если взыскать не получилось, списать.

Суммы, по которым пропущен срок исковой давности, подлежат списанию.

При списании (не важно по какому основанию) задолженность по подотчетным сумам отражается в составе прочих расходов по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы», и кредиту счета 71 (п. п. 11, 14.3 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, Инструкция по применению Плана счетов).

Проводка будет следующая:

Д 91-2 К 71 — Отражена в прочих расходах не возвращенная уволившимся работником подотчетная сумма

Налог на прибыль

Сумма безнадежных долгов, если не создавался резерв по сомнительным долгам, включается в состав внереализационных расходов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Безнадежным долгом в целях налогообложения прибыли признаются:

— долг, по которому истек установленный срок исковой давности;

— долг, по которому в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Если на момент выявления дебиторской задолженности по подотчетной сумме установленный срок исковой давности, в общем случае равный трем годам, не истек (ст. 196 ГК РФ), и организация не имеет на руках документа госоргана о невозможности взыскания (т.к. не обращалась в суд), организация не имеет возможности до истечения срока исковой давности включить эту дебиторскую задолженность в состав внереализационных расходов (см., например, Письмо Минфина России от 15.09.2010 N 03-03-06/1/589).

В любом случае доход на стороне подотчетного лица возникает в тот момент, когда долг прощается либо списывается по истечении срока исковой давности. В этот момент организация должна исполнить обязанности налогового агента по исчислению и удержанию НДФЛ с данной суммы (налог можно удержать из любых других доходов сотрудника, полученных в организации, в частности из зарплаты). А в отношении уволившегося сотрудника нужно направить сообщение в налоговую о невозможности удержания НДФЛ.

Страховые взносы чиновники требуют исчислить досрочно — по истечении одного месяца, в котором организация имела право на удержание долга из зарплаты. С ними можно не соглашаться, но надо понимать, что это приведет к конфликтной ситуации.

НДФЛ

На дату прощения долга по подотчетным сумам или его списания ввиду окончания срока исковой давности (пп. 5 п. 1 ст. 223 НК РФ, Определение ВС РФ от 27.02.2015 N 305-КГ14-5343) у физического лица возникает доход, который включается в расчет базы по НДФЛ, в силу содержания ст. 41 и 210 НК РФ. Организация в этом случае выступает в качестве налогового агента. Она обязана исчислить, удержать и уплатить налог за физическое лицо либо сообщить в налоговый орган о невозможности удержания налога (ст. 226 НК РФ).

Если до конца календарного года Вы не смогли удержать НДФЛ у уволившегося сотрудника, то не позднее 1 марта следующего года нужно сообщить об этом и о сумме задолженности (п. 5 ст. 226 НК РФ, Письма Минфина от 24.03.2017 N 03-04-06/17225, ФНС от 30.03.2016 N БС-4-11/5443):

— в ИФНС по месту нахождения вашей организации;

— физлицу, с доходов которого налог не был удержан.

Сообщение оформляйте справкой 2-НДФЛ, указав в ней (п. 5 ст. 226 НК РФ, разд. II, V, VII Порядка заполнения справки):

— в поле «признак» — цифру «2»;

— в разд. 3 — сумму дохода, с которого не удержан НДФЛ;

— в разд. 5 — сумму исчисленного, но не удержанного НДФЛ.

В остальном справка 2-НДФЛ заполняется как обычно.

Страховые взносы

И ФСС, и Минтруд единодушны в вопросе обложения страховыми взносами невозвращенных подотчетных сумм. Важно, что объект для начисления страховых взносов они обнаруживают спустя месяц, в котором организация могла удержать долг из заработной платы подотчетного лица (ст. 137 ТК РФ), но не сделала этого. То есть когда работодатель принимает решение не удерживать упомянутые суммы, они рассматриваются чиновниками как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений и облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке (п. 5 приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Письма Минтруда РФ от 19.12.2014 N 17-3/В-618, от 12.12.2014 N 17-3/В-609). Если впоследствии долг все-таки погашается (добровольно или принудительно (в судебном порядке)), чиновники предлагают провести перерасчет исчисленных страховых взносов.

Осторожно! Проверяющие могут приравнять подотчетный долг директора к его личным доходам и начислить на эту сумму НДФЛ и взносы.

Зависший на директоре подотчет — проблема многих компаний. Как правило, деньги, которые берет руководитель из кассы, оформляют на хозяйственные нужды. Но часто документов для подтверждения таких затрат нет. Со временем незакрытая становится настолько солидной, что может привлечь внимание проверяющих из налоговой службы и фондов.

Конечно, идеальный вариант обнулить подотчет — чтобы директор вернул все или представил подтверждающие документы. Но добиться этого не всегда возможно. Тогда пригодятся другие способы. В статье вы найдете пять самых жизнеспособных и сможете выбрать оптимальный для вашей компании (см. также таблицу ниже). Все способы, кроме первого, подойдут и для случаев, когда деньги числятся за другим сотрудником компании, например заместителем директора и т. д.

Главные преимущества и недостатки каждого способа

	Преимущества	Главный недостаток	Какие документы оформить
	Не нужно платить страховые взносы, а ставка НДФЛ ниже обычной на 4 процента (9 вместо 13)	Суммы дивидендов может не хватить для покрытия всего долга. Тогда надо будет ждать следующих дивидендов или же использовать другие способы	Протокол общего собрания участников (учредителей). Справка-расчет начисленных дивидендов
	Не нужно платить ни страховые взносы, ни НДФЛ	Долг никуда не исчезнет, просто срок его погашения отодвинется во времени	Договор займа
Выдать материальную помощь или денежный подарок	Не нужно платить НДФЛ и взносы с матпомощи в пределах 4000 руб. в год. Подарок не облагается НДФЛ в пределах такой же суммы, а от взносов вообще освобожден	Нельзя списать на расходы подарки и денежную помощь	Заявление. Приказ (для материальной помощи), договор дарения (для денежного подарка)
Арендовать личное имущество директора или выплачивать компенсацию за его использование	Не нужно платить страховые взносы, а в случае с компенсацией — и НДФЛ	На проверке надо будет доказать, что имущество директора действительно используется в производственной деятельности компании	Договор аренды или соглашение о выплате компенсации и приказ
Провести в учете личные расходы директора как расходы компании	Не нужно начислять НДФЛ и взносы. А расходы можно будет учесть при расчете налога на прибыль, конечно, если их обосновать	На проверке будет сложно доказать обоснованность личных расходов директора	Авансовый отчет с подтверждающими документами (накладными, чеками и т. п.)

В любом случае предварительно получите одобрение руководителя. Ведь его подпись будет нужна на оформляемых документах. А чтобы убедить его в необходимости разобраться с зависшими подотчетами, расскажите о негативных последствиях как для него самого, так и для компании (см. ниже.).

Чем незакрытый подотчет рискован для директора и компании

1. Накопившийся подотчет проверяющие сочтут личным доходом директора . Тогда налоговая начислит с этой суммы НДФЛ, а фонды — взносы. Предположим, директор взял из кассы 10 000 руб. и не отчитался за них. С этой суммы ему лично надо заплатить 1300 руб. НДФЛ (10 000 руб. x 13%), а организации — 3000 руб. взносов (10 000 руб. x 30%). Таким образом, покупка подорожает на 4300 руб. (1300 3000). И это без учета пеней и штрафов. Конечно, доначисления можно оспорить. Ведь невозвращенные подотчетные деньги не становятся доходом работника автоматически (постановление ФАС Поволжского округа от1 апреля 2013г. поделу №А55-15647/2012). Но зачем компании лишние проблемы на ровном месте?

2. Выдача нового подотчета при незакрытом старом может обернуться для компании штрафом до 50 000 руб. по статье 15.1 КоАП РФ . Новый , как и его предшественник, разрешает выдавать очередную сумму подотчетных только после того, как работник отчитался по предыдущему авансу (п. 6.3 Указания Банка России от11марта 2014г. №3210-У). Санкций за это нарушение нет. Но инспекторы могут обвинить компанию в том, что она умышленно оформляет подотчет, чтобы избежать сверхлимитного остатка. А это нарушение кассовой дисциплины.

Погасить долг по подотчету дивидендами

Для кого подходит : Для прибыльной компании, директор которой одновременно является учредителем.

Способ хорош тем, что ничего не надо искусственно оформлять: директор-учредитель получает свои же деньги и вносит их в счет подотчетного долга. Главное, чтобы должник на это согласился. Возможно, аргументы, приведенные выше, его убедят.

Как правило, дивиденды выплачивают по итогам года. Но общее собрание акционеров (участников) может принять решение выплачивать дивиденды по итогам квартала, полугодия или девяти месяцев. Это так называемые промежуточные дивиденды. Тогда каждый раз, получая промежуточные дивиденды, часть их директор-учредитель может направлять на погашение подотчета. Вам надо будет удержать НДФЛ по ставке ниже обычной — 9, а не 13 процентов (п. 4 ст. 224 НКРФ). Взносы с дивидендов платить не требуется, ведь это выплаты не в рамках трудовых отношений (письмо ФСС РФот18 декабря 2012г. №15-03-11/08-16893).

В бухгалтерском учете начисленные дивиденды отражают так:

Дебет 84 Кредит 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов»

• начислены дивиденды директору-учредителю.

Как видим, ничего сложного в этом способе нет. Единственное ограничение — дивиденды рискованно выдавать из наличной выручки. Ее можно тратить только на цели, перечисленные в новом Указании Банка России от7 октября 2013г. №3073-У. А дивиденды в этом документе не упоминаются. Прямой ответственности за нецелевые траты выручки из кассы в законодательстве нет. Но есть риск, что налоговики обвинят компанию в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств. А за это предусмотрен штраф до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Но как тогда выплачивать дивиденды? Все зависит от организационно-правовой формы вашей компании — ООО или АО.

Если у вас ООО . Можно оформить зачет дивидендов в счет долга по подотчету либо выдать их наличными, предварительно сняв их с расчетного счета.

Пример 1 : Как зачесть дивиденды в счет долга по подотчету

По итогам I квартала 2014 года чистая прибыль ООО «Весна» после уплаты налогов составила 266 000 руб. В июне директор — единственный учредитель компании Спиридонов С. А. принял решение направить ее на выплату дивидендов. При этом его долг перед компанией по подотчетным средствам составляет 180 000 руб. Учредитель согласился оформить зачет дивидендов в счет погашения долга. Компания не получает дивиденды от других организаций.

Тогда проводки будут такими:

Дебет 84 Кредит 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов»

• 266 000 руб. — начислены дивиденды Спиридонову;

Дебет 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

• 23 940 руб. (266 000 руб. x 9%) — удержан НДФЛ;

Дебет 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» Кредит 71

• 180 000 руб. — зачтены дивиденды в счет долга по подотчетным средствам;

Дебет 70 субсчет «Расчеты по выплате дивидендов» Кредит 51

• 62 060 руб. (266 000 - 23 940 - 180 000) — перечислена Спиридонову оставшаяся сумма дивидендов.

Если у вас АО . С 1 января 2014 года акционерные общества выплачивают дивиденды строго по безналичному расчету (п. 8 ст. 42 Федерального закона от26 декабря 1995г. №208-ФЗ). А это означает, что сначала понадобится перечислить деньги на банковскую карточку или расчетный счет директора, а затем он должен будет вернуть эти деньги компании, то есть погасить подотчетный долг.

Оформлять зачет и выдавать наличные, как в случае с ООО, рискованно. Налоговики на проверке могут решить, что дивиденды, выданные с нарушением порядка, таковыми не являются, а представляют собой обычный доход. Тогда НДФЛ пересчитают по ставке 13, а не 9 процентов.

Переоформить долг по подотчету в заем

Для кого подходит : Для всех компаний.

Переоформление подотчета в беспроцентный заем не потребует больших финансовых и трудозатрат, но полностью не решит проблему с зависшим долгом. Получится лишь на некоторое время отложить ее решение. Ведь рано или поздно директор все же должен будет вернуть компании деньги, которые он получил по договору займа.

Еще один минус. При беспроцентном займе возникнет материальная выгода от экономии на процентах, которые директору пришлось бы заплатить, если бы он, к примеру, взял кредит в банке (подп. 1 п. 1 ст. 212 НКРФ). С суммы этой материальной выгоды придется исчислить и заплатить в бюджет НДФЛ по ставке 35 процентов.

Осторожно! Зависший подотчет можно переоформить в заем. Но если он будет беспроцентным, то с материальной выгоды надо удерживать НДФЛ по ставке 35 процентов.

Конечно, можно оформить процентный заем, причем проценты установить такие, чтобы у работника не возникало материальной выгоды. Но это еще более трудоемкий вариант, ведь понадобится оформлять документально и проводить в учете не только сумму займа, но начисление и уплату процентов. Кроме того, у организации возникают доходы в виде процентов по займу, с которых надо заплатить налог на прибыль.

Что касается формы расчетов, безопасный вариант здесь — это перечислить заем директору по безналу, а он потом погасит этими деньгами свой подотчетный долг.

Пример 2 : Как долг по подотчету заменить на договор займа

Долг директора перед компанией по подотчетным средствам составляет 92 000 руб. Этот долг решили переоформить в задолженность директора по беспроцентному займу. Бухгалтер сделал в учете такую запись:

Дебет 73 субсчет «Расчеты по предоставленным займам» Кредит 51

• 92 000 руб. — выдан заем директору;

Дебет 51 Кредит 71

• 92 000 руб. — возвращен аванс подотчетником.

Можно поступить по-другому: сначала выдать директору заем из кассы, а потом он вернет компании деньги тоже наличными. Но здесь много ограничений. Выдать заем руководителю можно только из наличности, снятой с расчетного счета, а не из кассовой выручки (п. 4 Указания №3073-У). Кроме того, безопаснее, чтобы сумма подотчетного долга, возвращаемого наличными в кассу, не превышала 100 000 руб. В пункте 6 Указания № 3073-У прямо сказано, что 100-тысячный лимит не распространяется на суммы, выдаваемые работникам под отчет. Но для подотчетных, возвращаемых в кассу компании, такой оговорки нет.

Рано или поздно срок действия договора займа истечет. То есть у директора опять зависнет долг перед компанией. В такой ситуации есть два варианта действий, но они с налоговыми рисками.

Первый — можно продлевать срок займа до бесконечности. Это позволит не платить ни НДФЛ, ни взносы. Но компанию могут обвинить в том, что она скрывает облагаемый доход директора.

Второй — через три года списать не возвращенный в срок заем как безнадежный. Здесь проверяющие могут усомниться в том, что компания не смогла удержать долг у своего же директора. И решат, что фактически долг прощен. Значит, надо платить НДФЛ (письмо ФНС России от11 октября 2012г. №ЕД-4-3/17276) и взносы (письмо Минздравсоцразвития России от17мая 2010г. №1212-19).

Выдать директору матпомощь или денежный подарок

Для кого подходит : Для любой компании.

Способ не требует ни наличия прибыли, ни особых условий в трудовом договоре с директором. Конечно, можно выдать директору и премию. Но она в полном объеме облагается НДФЛ и взносами. А для материальной помощи и подарков есть льготы.

Материальная помощь . Материальная помощь, не превышающая на одного сотрудника 4000 руб. за год, освобождена от НДФЛ (п. 28 ст. 217 НКРФ). Взносами также облагается сумма матпомощи, превышающая 4000 руб. в год на одного человека. На этом давно настаивают чиновники (письмо Минздравсоцразвития России от17мая 2010г. №1212-19).

Осторожно! Чиновники требуют платить взносы с материальной помощи, превышающей 4000 руб. в год на одного человека.

С таким подходом можно спорить, ссылаясь на постановление Президиума ВАС РФот14мая 2013г. №17744/12 . Судьи пришли к такому выводу: выплаты социального характера, в том числе и материальная помощь, не относятся к оплате труда. Они не зависят от квалификации работников, сложности, качества, количества и условий их работы. Сам по себе факт трудовых отношений между компанией и ее работником не свидетельствует о том, что все выплаты в его адрес представляют собой оплату труда. А раз так, то взносы на сумму матпомощи начислять не надо. Даже если она и больше 4000 руб. Но эта точка зрения неизбежно приведет к спору с фондами.

Подарок . От НДФЛ освобождены подарки, стоимость которых составляет максимум 4000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НКРФ). Это правило распространяется и на подарки деньгами (п. 1 ст. 128, ст. 572 ГК РФ).

Взносы на подарок директору начислять не надо (письмо Минздравсоцразвития России от19мая 2010г. №1239-19). При этом передачу подарка, который стоит более 3000 руб., надо оформить письменным договором дарения. Кроме того, безопаснее, чтобы выдача подарков работникам не была одним из условий коллективного и трудового договора, а также положения об оплате труда. Ведь такие подарки, по мнению проверяющих и судей, облагаются взносами, как обычная зарплата.

Обратите внимание! Передача денег в рамках договора дарения не облагается страховыми взносами.

Ни матпомощь, ни подарки при расчете налога на прибыль учесть нельзя. Проводки в обоих случаях будут такими:

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы» Кредит 73

• начислены материальная помощь или подарок;

Дебет 73 Кредит 50

• выданы материальная помощь или подарок.

Пользоваться имуществом директора за плату

Для кого подходит: Для компаний, которым есть что взять в пользование у директора.

Еще один способ закрыть долг — взять у директора в аренду что-нибудь, что нужно компании, например автомобиль. И ежемесячно выплачивать арендную плату. А директор из этой суммы будет постепенно погашать долг по подотчету. С арендной платы нужно будет удерживать НДФЛ. Взносами она не облагается. При этом арендную плату в отличие от матпомощи и подарков можно списать в налоговые расходы.

Безопаснее, чтобы сумма, которую вы будете начислять директору, не превышала рыночные арендные ставки. Иначе инспекторы сочтут расходы на аренду завышенными и пересчитают налог на прибыль.

Осторожно! Можно закрывать подотчет компенсацией за использование машины. Но этот расход нормируют в налоговом учете.

Другая разновидность этого способа обнуления подотчета — выплачивать директору компенсацию за использование автомобиля. В таком случае удерживать НДФЛ вообще не понадобится, как и платить взносы. Основание — пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, подпункт «и» пункта 2 части 1 Закона № 212-ФЗ. Но при расчете налога на прибыль можно будет учесть только выплаты в пределах норм. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.

В бухучете записи будут следующими:

Дебет 26 (44) Кредит 73

• начислена компенсация за использование личного имущества сотрудника (арендная плата);

Дебет 73 Кредит 71

• зачтены выданные подотчетные средства в счет выплаты компенсации или арендной платы.

Провести в учете личные расходы директора

Для кого подходит : Для компаний, которые не боятся судебного разбирательства и риска проиграть спор.

Самый отважный способ. Вещи, которые директор приобрел лично для себя, можно отразить в учете как расходы компании. Например, мебель, электронику, автомобили. Конечно, если директор передаст вам все документы на покупку, а машину оформит на компанию. Но будьте готовы, что налоговики на выездной проверке потребуют предъявить им все купленное. А использование личного автомобиля в деятельности компании надо будет подтверждать путевыми листами. У организации возникает еще и обязанность платить транспортный налог.

Наконец, через компанию можно провести далеко не все расходы директора. Проблематично будет обосновать покупку новой резины, если в организации нет автомобиля. Или приобретение мотоцикла, если вы не развозите никаких товаров покупателям. Если доказать обоснованность таких покупок невозможно, то лучше их в учете не показывать, а выбрать другой способ закрыть подотчет.

Обратите внимание!

• Подотчет директора-учредителя можно закрыть, периодически выплачивая ему дивиденды.
• С директором можно оформить договор аренды машины. Из получаемых сумм он будет погашать подотчет.
• Личные покупки директора можно учесть в расходах. Но на проверке надо будет доказывать их обоснованность.

Для сбора и обработки всех информации о суммах, выдаваемых работникам организации под отчет, в бухгалтерском учете применяется 71 счет «Расчеты с подотчетными лицами», который используется практически всеми компаниями.

Основные характеристики расчетов с подотчетными лицами

Следует иметь в виду! Любой работник компании может взять деньги под отчет.

Выдача денежных средств под отчет, как правило, происходит на следующие нужды:

1. Как авансовые платежи на командировочные затраты;
2. Хозяйственные затраты самой организации: покупка канцелярии, хозяйственных материалов, ГСМ и т.д.
3. Представительские расходы.

Внимание! Согласно действующему законодательству запрещено выдавать новые денежные средства под отчет работнику, не предоставившему отчет по ранее полученным финансам.

Денежные средства выдаются под отчет на выполнение административных и хозяйственных операций, поэтому по принципу двойной записи суммы отображаются на соответствующих корреспондентских счетах:

1. Выдача денег под отчет: Дт71 Кт50,51;
2. Израсходование денежных средств: Дебет счета затрат (в зависимости от целей) Кт71.

Расчеты с подотчетными лицами – важный элемент мониторинга расходования денежных средств на предприятии. В связи с этим появляется необходимость включения результатов в состав бухгалтерского баланса.

Отображение сальдо 71 счета на строках бухгалтерского баланса

Расчеты с подотчетными лицами формируют показатели дебиторской и кредиторской задолженности. Отображение сумм происходит из итоговых результатов на конец отчетного периода, поэтому предварительно стоит убедиться в правильности разнесения всех сумм и выявить причины возникновения остатков.

– актив предприятия, на котором отражаются все суммы задолженности контрагентов перед организацией. Одним из элементов строки 1230 является дебетовый остаток на 71 счете в разрезе сумм, по которым отчет работников будет происходить в будущем.

Внимание! Учет операций по 71 счету ведется по каждому работнику отдельно с целью недопущения возникновения долга.

1520 строка бухгалтерского баланса – пассив предприятия, отражение сумм задолженностей предприятия перед контрагентами.

Кредитовый остаток 71 счета – один из элементов формирования 1520 строки в части сумм, которые организация должна возвратить работнику (например, при перерасходе).

Списание 71 счета

Обнуление показателей долга руководителей

1. Одним из способов погашения остатков по «Расчетам с подотчетными лицами» для руководителей является зачет сумм выплачиваемых дивидендов. Преимущество данного способа – нет необходимости проведения искусственных операций. Однако, это выгодно при условии высокой суммы дивидендов, позволяющей покрыть всю сумму задолженности.
2. Переоформление долга в заемные средства – не решит проблему возврата денежных средств, но позволит отсрочить обязательства.

Внимание! При оформлении беспроцентных займов появляется обязанность уплаты НДФЛ с материальной выгоды в размере 35 процентов.

Списание дебиторской задолженности

Законодательно установлена возможность списания просроченных задолженностей с истекшим сроком исковой давности (3 года).

Внимание! В случае признания лицом своего долга, срок прерывается.

При невозможности истребовать денежные средства по истечению 3 лет, суммы долга списываются на прочие расходы (Дт91), в налоговом учете отображаются в составе внереализационных расходов, учитываемых при налогообложении.

Внимание! При списании просроченной дебиторской задолженности с 71 счета бухгалтер должен подать сведения в ИФНС о возникновении дохода бывшего сотрудника в форме прощеного долга. Срок подачи сведений – не позднее месяца после календарного года.

Заключение

Ведение 71 счета на предприятии – важная составляющая распределения денежных средств. Это позволит избежать штрафных санкций за повторную выдачу финансов лицам, не предоставившим отчет за предыдущие операции. Кроме того, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — контроль над процессами выдачи и целевого использования денежных средств, позволяющий не допускать неэффективные затраты организации.