Организация инкассации в банке. Накануне выезда инкассаторы получают. Задачи и функции службы

Инкассация денежной наличности

а. Директор магазина/Территориальный менеджер по управлению розничной сетью обязан обеспечить осуществление инкассации денежных средств в подотчетном магазине, предусмотренной соответствующим договором на инкассацию. Договор на инкассацию должен быть заключен не позднее даты открытия магазина, при условии, что помещение прошло проверку на соответствие требованиям безопасности со стороны инкассирующей организации не позднее, чем за две недели до предполагаемой даты открытия. В противном случае дата начала инкассации может сдвигаться на соответствующее число дней просрочки.

б. Инкассацию имеет право сдавать только Директор/Заместитель директора/Администратор торгового зала/Старший кассир/Кассир, заключившие договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

в. Сотрудник, сдающий инкассацию, обязан проверить полномочия лиц, принимающих инкассацию, на предмет принадлежности к уполномоченным инкассаторам банка, с которым заключен договор на инкассацию.

г. Директор магазина обязан выборочно присутствовать при сдаче инкассации не менее 3-х (трех) раз в неделю и произвести сверку наличных денежных средств с данными кассового отчета.

д. Если инкассация сдается с использованием обычных инкассационных сумок (не секъюрпаков), Директор магазина предоставляет в подразделение инкассации образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки. Оттиск пломбы содержит номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак. Образцы оттисков пломбиров заверяются руководителем подразделения инкассации.

е. Один экземпляр заверенного образца пломбы передается в магазин для предъявления инкассаторам при получении ими сумок с ценностями, второй экземпляр - в кассовое подразделение банка для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов.

ж. На каждый магазин для инкассации денежной наличности ежемесячно выписывается явочная карточка с присвоением ей номера, указанного в списке.

з. Количество сумок, выдаваемых магазину Инкассатором-сборщиком, определяется объемом инкассируемой выручки. На каждой сумке проставляется порядковый номер.

и. Руководитель подразделения инкассации составляет маршруты и графики заездов инкассаторов в организации. Время заезда и периодичнос ть обслуживания банком по согласованию с ответственным сотрудником фФинансового отдела и Директором магазина.

к. Старший кассир/Кассир магазина к каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью выписывает три препроводительных документа: ведомость к сумке, накладную к сумке и квитанцию.

л. С целью контроля за сдачей наличных денежных средств в инкассацию, и возможности отслеживания поступаемых сумм от магазинов на счет компании, необходимо во всех трёх экземплярах препроводительной ведомости по инкассации, в графе «от кого» необходимо указывать следующую информацию:

Клиентский код магазина;

Адрес магазина;

Бренд. ;

В графе «р/счет №» каждый магазин указывает свой расчетный счет. Данный счет можно узнать у ответственного сотрудника в подразделении казначейства.

м. Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку; второй экземпляр - накладная к сумке - передается инкассатору при получении им сумки; третий экземпляр - квитанция к сумке с печатью и подписью инкассатора - остается в магазине и подшивается к соответствующему Ррасходному кассовому ордеру.

н. Сумка с денежной наличностью пломбируется Старшим кассиром/Кассиром магазина таким образом, чтобы предотвратить ее вскрытие.

о. Перед получением ценностей инкассатор-сборщик предъявляет Старшему кассиру/Кассиру документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку (если инкассация сдается в сумки). Старший кассир/Кассир предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с денежной наличностью и два экземпляра препроводительной ведомости.

п. Инкассатор-сборщик принимает сумку с денежной наличностью с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствие их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру Кассиру организации порожнюю сумку (если инкассация сдается в сумки) и явочную карточку для заполнения. Затем инкассатор проверяет соответствие суммы (цифрами и прописью), указанной в явочной карточке кассиромКассиром, суммам в накладной и квитанции к сумке. Также он проверяет соответствие номера сумки, указанного в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после чего расписывается на квитанции к сумке, ставит печать и дату приема сумки.

р. Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле явочной карточки делается новая запись, заверенная подписью Старшего кассира/Кассира.

с. Производить записи в явочной карточке инкассатору не разрешается.

т. В случае выявления нарушения целости сумки или неправильного оформления сопроводительных документов прием денежной наличности прекращается. В присутствии инкассатора устраняются лишь те ошибки и дефекты, исправление которых не нарушает графика работы бригады инкассаторов.

у. В остальных случаях прием ценностей в магазине осуществляется повторным заездом в удобное для бригады инкассаторов время, о чем делается соответствующая запись в явочной карточке. При этом компания оплачивает штраф за повторный заезд. Сумма штрафа может быть взыскана с материально-ответственного лица магазина.

ф. В случае отказа от сдачи денежной наличности /Старший кассир/Кассир делает запись в явочной карточке «Отказ» и заверяет ее своей подписью.

х. В общем порядке все магазины инкассируются ежедневно, однако для некоторых магазинов в ежемесячном приказе на кассовый лимит установлена минимальная сумма сдачи инкассации. Если на конец дня к моменту предполагаемой сдачи инкассации данная минимальная сумма не может быть достигнута, магазин обязан сделать заблаговременный отказ от инкассации. Для этой цели во избежание наложения штрафов на компанию сотрудник магазина за 3 (три) часа до сдачи инкассации должен позвонить дежурному инкассатору и сообщить об отказе. В этом случае никакой записи в явочной карточке не делается.

ц. Сразу же после сдачи денежной наличности инкассаторам /Старший кассир/Кассир должен сформировать и учесть в системе Программе «1С» Ррасходный кассовый ордер на сумму инкассации денежной наличности.

ч. Сотрудник подразделения казначейства сверяет суммы РКО с типом операции «Инкассация» и суммы перечисленные на расчетный счет компании подразделением банка. В случае выявления между ними расхождений информирует Директора магазина по эл.ектронной почте с копией Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью и Старшему Аудитору розничной сетиМенеджеру группы розничного аудита о необходимости создания корректирующих кассовых ордеров в системе Программе «1С» магазина.

ш. В случае выявления излишка/недостачи сотрудниками кассового подразделения банка, Директор обязан обеспечить создание корректирующего Расходного/Приходного кассового ордера, в основании которого указаны: «коррекция к инкассации» и дата инкассации, на которую требуется создать коррекцию. Для магазинов Москвы и Санкт-Петербурга - корректирующий РКО/ПКО должен быть создан и выгружен в офисную систему Navision в течение 3 дней с момента получения информации от подразделения казначейства. Для магазинов других городов – в течение 3 дней с момента выявления расхождения, о котором магазину должно стать известно в результате ежедневного обзвона инкассирующего банка. Приложить к ордеру копию подтверждающего документа банка о выявленном расхождении и служебную записку с объяснениями кассираКассира.

щ. В с лучае выявления поддельной банкноты сотрудниками кассового подразделения банка, - сотрудник подразделения казначейства обязан обеспечить получение и пересылку в магазин по электронной почте копии документов (Акт вскрытия сумки, Акт изъятия), подтверждающих факт выявления поддельной банкноты в службе пересчета банка. После получения информации от сотрудника подразделения казначейства о выявлении поддельной купюры в инкассации - Директор обязан обеспечить создание корректирующего Расходного кассового ордера, в основании которого указаны: «коррекция к инкассации» и дата инкассации, на которую требуется создать коррекцию. Для магазинов Москвы и Санкт-Петербурга - корректирующий РКО/ПКО должен быть создан и выгружен в офисную систему Navision в течение 3 дней с момента получения информации от подразделения казначейства. Для магазинов других городов – в течение 3 дней с момента выявления расхождения, о котором магазину должно стать известно в результате ежедневного обзвона инкассирующего банка. Приложить к ордеру копию подтверждающего документа банка о выявленном расхождении и служебную записку с объяснениями Кассира.

ы. Магазины Москвы могут забирать подтверждающие документы банка о выявленном расхождении в соответствующей ячейке в Московском офисе. Для магазинов Санкт-Петербурга ответственный сотрудник подразделения казначейства осуществляет рассылку подтверждающих документов по электронной почте на адрес магазина. Магазины других городов подтверждающие документы могут забирать самостоятельно в подразделениях Банков.

э. Директора региональных магазинов, за исключением Москвы и Санкт-Петербурга, организуют и контролирует ежедневное осуществление звонков по телефону в инкассирующий банк и с целью выяснения наличия/отсутствия расхождений при получении инкассируемых сумм денег банком. Территориальный менеджер по управлению розничной сетью осуществляет телефонный звонок в банк при осуществлении регулярной проверки магазина.

ю. В случае выявления расхождений в инкассации, Директор магазина обязан обеспечить формирование корректирующих кассовых ордеров в день получения информации о расхождениях.

я. К материальной ответственности за выявленную недостачу (в том числе при выявлении поддельных купюр) в инкассации привлекается сотрудник магазина, принимавший непосредственное участие в процессе сдачи инкассации и расписавшийся в графе «кассир» на бланке препроводительной ведомости. В случае если сотрудник не может быть привлечен к материальной ответственности по причине его увольнения, Директор магазина обязан проинформировать Старшего Аудитора розничной сетиМенеджера группы розничного аудита в день обнаружения расхождений по инкассации с целью принятия дальнейшего решения.

а. При получении информации о факте выявления поддельных банкнот, директор Директор магазина должен

Обеспечить подачу заявления в правоохранительные органы по факту выявления подделок,

Вести контроль статуса уголовного дела,

В случае списания суммы поддельных средств за счет компании, после окончания дела, выслать по электронной почте ответственным сотрудникам бухгалтерии бухгалтерии и аудита аудита фотографию судебного постановления \ / постановления о закрытии уголовного дела (зависит от исхода разбирательства).

В случае выявления поддельных банкнот может принято решение о возможности списания за счет средств компании.

аа. Списание суммы поддельных банкнот за счет компании возможно только в случае наличия в магазине работающих детекторов валют, отличных от моделей DORS 1200 и DoCash DVM BIG, а также детекторов других моделей, обладающих аналогичными техническими возможностями.

бб. Списание не производится, если в магазине на момент принятия фальшивых денежных средств, отсутствовали исправные детекторы.

вв. В случае принятия решения о списании суммы поддельных купюр за счет средств компании, в магазине в кратчайшие сроки (но не более 30 дней) в обязательном порядке должна быть установлена одна из моделей детекторов, определенных в пункте 13.1 я.

гг. В случае наличия оснований на списание суммы поддельных купюр за счет средств компании, Директор магазина в течение трех дней после получения информации о выявлении поддельных купюр, посредством электронной почты обеспечивает предоставление ответственным сотрудникам бухгалтерии Бухгалтерии и аудитаАудита:

Фотографии акта из банка, в котором в обязательном порядке должно присутствовать указание о высокой степени подделки выявленных купюр, а также о том, что подделка такого качества не может быть выявлена на оборудовании магазина (наименования оборудования);

Талона-уведомления о заведении уголовного дела \ /иного документа, подтверждающего факт заведения уголовного дела по факту выявления подделок;

Фотографии служебной записки о необходимости списания средств от территориального Территориального менеджера по управлению розничной сетью.

Аудитор розничной сети перед предоставлением согласования устанавливает факт проверки подлинности купюр при осуществлении каждого расчета с покупателями в день выявления подделки, после чего выносится единое, согласованное с сотрудниками бухгалтерии, решение о списании суммы.

Для того чтобы остаток наличных денег в кассе на конец дня не превышал лимита, организация для передачи денег в банк может заключить договор с инкассаторской службой учреждения банка или специализированной инкассаторской службой имеющей лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств.

Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам предусмотрен положением ЦБ РФ от 9 октября 2002г. №199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации".

После заключения договора, организация заказывает изготовление специального пломбира, на котором должны быть выгравированы номер и сокращенное наименование организации или ее фирменный знак. Образцы оттисков пломбира заверяются руководителем подразделения инкассации. Один экземпляр заверенного образца пломбы передается организации для предъявления инкассаторам при передаче им ценностей, а второй в кассовое подразделение кредитной организации для осуществления контроля при приеме денег от инкассаторов. Кондраков Н.П. Бухгалтерский (финансовый, управленческий)учет, учебник Москва, Издательство Проспект, 2008 г.-с.204

Образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки, организация предоставляет в подразделение инкассации. Количество сумок выдаваемых организации, определяется объемом инкассируемой выручки. На каждой сумки выставляется порядковый номер. К каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью кассир организации выписывает препроводительную ведомость.

Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумке; Второй экземпляр (накладная к сумке) передается инкассатору при получении им сумки; Третий экземпляр (копия препроводительной ведомости) остается у кассира. Третий экземпляр препроводительной ведомости с подписью и печатью инкассатора служит основанием для составления бухгалтером расходного кассового ордера (Форма № КО-2)(См.Приложение 3) и для отражения в кассовой книге расхода наличных денег по кассе организации.

Перед получением ценностей инкассатор предъявляет кассиру организации документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и сумку. Кассир организации предъявляет оттиск пломбиров, сумку с ценностями и два экземпляра препроводительной ведомости.

Инкассатор принимает сумку с ценностями с проверкой целости упаковки, наличия целых и четких оттисков пломб, соответствия их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения. Инкассатор проверяет соответствие суммы указанной в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и копии препроводительной ведомости, затем на копии препроводительной ведомости ставит печать, дату приема сумки и расписывается.

Для учета денежных средств, выданных из кассы организации, для зачисления на е расчетный счет, но еще не зачисленных по назначению, предназначен счет 57 "Переводы в пути". Основанием для принятия к учету по счету 57 сумм(например при сдачи выручки от продажи) могут быть копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам.

Расходы связанные с оплатой услуг, оказываемые кредитными организации, являются операционными расходами(пункт 11ПБУ 10/99) Приказ Министерства Финансов Российской федерации от 06 мая 1999 года № 33-н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации»ПБУ 10/99» Такие расходы принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или в величине кредиторской задолженности(подпункт 14.1,6 ПБУ 10/99).Для их учета предназначен счет 91"Прочие доходы и расходы", субсчет 91.2"Прочие расходы"; для учета расчетов с банком может использоваться счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

Сумма оплаты услуг по инкассации обычно списывают со счета организации в безакцептном порядке в начале месяца, следующего за расчетным.

По мере оплаты услуг по инкассации и получении счетов фактур организация в общеустановленном порядке может предъявлять уплаченные суммы НДС к вычету в соответствии со статьей 170-172 Налогового кодекса РФ.

Сегодня уже никого не удивляют на улицах автомобили с зелеными полосами. Все прекрасно знают, что это — инкассаторские автомобили, в которых перевозят деньги и различные материальные ценности.

Необходимость в перевозке, доставке денежных средств до места хранения возникла одновременно с появлением денежных знаков. На Руси зародки инкассации появились в конце IX века, когда князь и бояре выделяли вооруженную охрану из своей рати для торговых караванов, которые обеспечивали защиту от грабителей.

С ростом экономики и различных учреждений появились необходимость сбора наличных денежных средств и их перевозка. Так возникли специфические функции – инкассация, а вмести с ними и профессия инкассатора. Инкассация в дословном переводе с итальянского языка (incassare) – класть в ящик. В данное время под термином инкассация подразумевается сбор, доставка денежной массы и других материальных ценностей в отделения банков и в места их хранения. На просторах бывшего Советского Союза инкассация возникла как самостоятельный орган в 1 августа 1939 года при госбанке СССР.

Сегодня, в наиболее распространенном понимании, инкассация подразумевает под собою упорядоченную в соответствии с законами и нормативными актами государства сдачу и прием денежной массы различными предприятиями, организациями, их структурными подразделениями и финансовыми учреждениями. Инкассация так же обеспечивает транспортировку и доставку валютных ценностей, ценных бумаг, выемку наличности с платежных терминалов, загрузку и выгрузку банкоматов, перевозку любых, всевозможных материальных ценностей.

Инкассатор – это человек, который соответствует требованиям и критериям профессионального отбора. Так инкассатором может стать гражданин, который достиг 21 года. Образование не ниже среднего, имеет прекрасную физическую форму и стойкую уравновешенную психику, не имеет судимостей.

Инкассация — это довольно сложный комплекс мероприятий, связанных с организацией мероприятий, которые разрабатывается самостоятельно подразделением инкассации с учетом требований клиентов, внутренних инструкций и законодательством. Основным требованием является сохранность перевозимых материальных средств и безопасность проведения всех мероприятий связанных с инкассацией.

Услуги инкассации осуществляются на платной основе, согласно договору. Главным, обязательным субъектом инкассации выступает банк или другое финансовое учреждение. Банк может самостоятельно организовывать все виды инкассаторских услуг с помощью своего самостоятельного подразделения – инкассации, а также пользоваться этими услугам других банков.

Инкассация наличных денежных средств является самой распространенной услугой. Инкассация проходит несколько этапов, таких как подготовка денежных средств к инкассации, подготовка сопроводительных документов, сдача наличности уполномоченному лицу, органу. Транспортировка в банковское учреждение, прием наличности банком, зачисление сданной сумы на определенный банковский счет. Банк осуществляет пересчет денежных средств, осуществляет контроль и проверку с соответствием с сопроводительными документами, а так же проверяет подлинность банкнот, монет и их платежеспособность.

Как проходит инкассация?

Перед тем как начать инкассацию субъекты заключают между собою договор, в котором прорисуется все ответственности сторон и материальное вознаграждение за проведенные операции, так же в договоре указывается график заезда инкассации. Инкассатор приезжает на инкассируемый объект в установленное время. Перед входом в кассовый узел или другое закрытое отдельное помещение, специально предусмотренное для проведения инкассации, инкассатор предъявляет кассиру свое служебное удостоверение. Данные удостоверения сверяют со списком инкассаторов и только после этого предоставляют доступ в специально предусмотренное помещение. Уполномоченное лицо предоставляет инкассатору сопроводительные документы в опломбированной инкассаторской сумке в двух экземплярах, третий экземпляр сопроводительного документа находится в инкассаторской сумке. Инкассатор на документах проставляет свои реквизиты и ставит подпись и печать подразделения инкассации. Инкассатор так же дает кассиру явочную карту, в которой кассир ставит число, время, сумму инкассируемых средств и подпись.

Принимая опломбированную инкассаторскую сумку или мешок, инкассатор проверяет ее целостность пломбу и оттиск пломбиратор сверяет его с образцом оттисков пломбиратором. Образцы оттисков пломбиратором должны находиться в кассе субъекта инкассации. Про инкассирование средства передаются в кассу финансового учреждения, где так же проверяют целостность сумок и пломб, составляют журнал (акт) принятых сумок от инкассаторов.

Сегодня все чаше начинают использовать одноразовые инкассаторские пакеты, которые имеют повышенную защиту от несанкционированного открытия, а также в практику начинают входить сканирующие устройства, которые считывают информацию с инкассаторского пакета и передают ее на отдел инкассации и кассы банка.

Как перевозятся материальные ценности?

Перевозка материальных ценностей осуществляется согласно нормативно-правовых актов, договора между субъектом и подразделением инкассации.

На основании договора отдел (сектор, подразделение) инкассации принимает заявку на перевозку материальных ценностей. Отделом инкассации выписывается доверенность на старшего бригады инкассации, на основании которой бригада инкассации получает материальные ценности. В доверенности прописывается личные данные инкассаторов бригады, вид материальных ценностей, начальный и конечный пункт доставки. По прибытию в пункт получения материальных ценностей инкассация сдает доверенность в кассу субъекта, получает описи материальных ценностей в трех экземплярах, согласно которых проверяют и пересчитывают полученные ценности. Материальные средства упаковываются в инкассаторские мешки, на описях проставляются подписи членов бригады инкассации, которые подтверждают получение ценностей, и первый экземпляр описи остается в кассе субъекта, который передает ценности инкассаторам. Второй и третий экземпляр забирают инкассаторы.

Доставив ценности в кассу назначения, инкассаторы передают описи и материальные ценности материально ответственным лицам, где их проверяют согласно описи. Описи заполняются кассирами, получившими ценности. Инкассаторы проставляют свои подписи, которые подтверждают сдачу материальных средств в пункт назначения. Материально ответственные лица за принятие ценностей проставляют свои подписи и личные данные в подтверждения принятия ценностей в полном объеме. Если есть нарушения или недостача доставляемых материальных ценностей, то составляется акт при всех материально ответственных лицах, на место вызывается служба безопасности учреждения и правоохранительные органы. Которые согласно закону имеют право проводить следственные действия.

Во время перевозки материальных ценностей и инкассации в последнее время используются только бронированные специальные автомобили, которые гарантируют безопасность жизни и здоровью инкассаторов и сохранность материальных средств при нападении.

Все предприятия, независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности, обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Такое правило установлено Порядком ведения кассовых операций в РФ №40 . В своих кассах наличные средства можно хранить только в пределах лимитов, установленных по согласованию с обслуживающим банком. Заключение договора на инкассацию является одним из способов своевременного зачисления денег на расчетный счет предприятия.

Нахождение в кассе сверхлимитной денежной наличности является основанием для привлечения предприятия к административной ответственности в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ и для наложения штрафа:

• - на должностных лиц - от 4 000 до 5 000 руб.;
• - на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.

Согласно п. 2.4 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ № 14-П порядок и сроки сдачи наличности устанавливаются по согласованию с обслуживающим банком. При этом могут определяться следующие сроки для предприятий:

• - расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков или отделения связи, - ежедневно в день поступления денег в кассы;
• - которые из-за специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы у учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в банк или отделения связи, - на следующий день;
• - расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или отделений связи, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, - 1 раз в несколько дней.

Большинство предприятий торговли заканчивают работу ближе к полуночи, когда банки и отделения связи уже не работают. Порядок, согласно которому выручка сдается на следующий день, не выход. Так как в связи с тем, что деньги остаются в кассе на ночь, существует риск их кражи. Да и доставка денег в банк собственными силами связана с большими затратами, в том числе и временными. Поэтому положительную роль играет заключение с банком договора на инкассацию.

Порядок инкассации денежных средств регулируется Положением № 318-П. При этом все необходимые условия, которые должны выполнять банк и предприятия торговли, прописываются в договоре. Как правило, банки выдвигают требование обеспечить наличие свободных и освещенных подъездных путей, входов, изолированного и запираемого изнутри помещения для приема ценностей инкассаторами. Также для банка желательно, чтобы было обеспечено визуальное наблюдение за инкассаторами (или их сопровождение) при следовании с сумками от помещения, где деньги были ими получены, до момента посадки в автомобиль.

В кредитное учреждение необходимо представить для заверения образцы оттисков пломб, которыми будут опломбироваться сумки с ценностями. Банк, в свою очередь, закрепляет за своим клиентом необходимое количество инкассаторских сумок, каждой из которых присваивается индивидуальный номер (п. 9.2 Положения № 318-П). Данные сумки являются собственностью банка и при расторжении договора подлежат возврату. Ежемесячно на каждую инкассируемую организацию оформляются явочные карточки по форме 0402303 (п. 9.1 Положения № 318-П).

Обязанностью предприятия торговли являются своевременная (до приезда инкассатора) упаковка денег в сумки и правильное оформление сопроводительных документов к ней. Инкассатор, прибывший за деньгами, должен предъявить кассовому работнику предприятия торговли документы, удостоверяющие его личность, доверенности на перевозку наличных денег и их инкассацию, порожнюю сумку и явочную карточку (п. 9.5, 9.6 Положения № 318-П). Сумку с деньгами, подлежащую передаче инкассатору, кассир формирует и опломбирует таким образом, чтобы ее нельзя было вскрыть без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы (п. 4.2 Положения № 318-П). На сумку с деньгами кассир составляет препроводительную ведомость к сумке (по форме 0402300), которая вкладывается им в сумку, накладную к сумке (форма 0402300) и квитанцию к сумке (форма 0402300). Далее кассир предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с деньгами, а также накладную и квитанцию к сумке (п. 9.6 Положения № 318-П).

Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После проверки кассир заполняет явочную карточку. Инкассатор сверяет данную запись с теми, которые указаны в накладной и квитанции (на соответствие сумм денег и номера сумки в этих документах), подписывает квитанцию к сумке, проставляет оттиск штампа, дату приема сумки с деньгами и возвращает ее кассиру (п. 9.7 Положения № 318-П). Если в явочной карточке запись будет внесена неправильно, кассиру следует ее зачеркнуть, сделать новую и заверить своей подписью (п. 9.8 Положения № 318-П). Инкассатор сам в явочной карточке не должен делать никаких записей.

При выявлении нарушения целости сумки или пломбы, неправильного составления накладной сумка не принимается. Эти дефекты и ошибки можно устранить в присутствии инкассатора, если это не нарушит график его работы. В остальных случаях прием сумок с деньгами осуществляется инкассатором при повторном заезде в удобное для него время, о чем в разделе "Повторные заезды" явочной карточки делается соответствующая запись (п. 9.9 Положения № 318-П). Если кассир предприятия торговли отказывается от сдачи сумки с деньгами, в явочной карточке им делается запись "Отказ", указывается причина отказа и заверяется его подписью.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов выручка предприятия торговли, внесенная в кассу банка для зачисления на расчетный счет предприятия, но еще не зачисленная по назначению, отражается по дебету счета 57 "Переводы в пути" в корреспонденции с кредитом счета 50 "Касса". Данная запись делается согласно расходному кассовому ордеру (форма КО-2), который, в свою очередь, оформляется на основании квитанции к сумке по форме 0402300 (п. 9.6, 9.7 Положения № 318-П). После получения выписки банка отражается зачисление денег на расчетный счет записью Дебет 51 "Расчетные счета" Кредит 57.

Расходы, связанные с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями, в том числе инкассаторских услуг, учитываются в составе прочих расходов и отражаются на счете 91, субсчет 91-2 "Прочие расходы" (п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). Сумму НДС, предъявленную банком, предприятие принимает к вычету в общеустановленном порядке (п.п. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ). В налоговом учете вознаграждение банка за услуги инкассации учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если кассир банка при пересчете денег в сумке выявит излишек, недостачу денег, в произвольной форме составляется акт пересчета денег в трех экземплярах (п. 4.6 Положения № 318-П). Первый экземпляр акта передается заведующему кассой банка, второй направляется организации, третий - инкассаторским работникам. Заметим, что при обнаружении недостачи в исправной инкассаторской сумке банки ответственности не несут, поскольку осматриваются и вскрываются сумки кассиром банка в соответствии с Положением № 318-П в присутствии контролера. Однако, если инкассатор примет дефектную сумку или произойдет ее утрата, банк несет перед своим клиентом материальную ответственность согласно действующему законодательству в размере суммы утраченных денежных средств.

Выявленную банком сумму недостачи на основании акта пересчета со счета 57 списывают в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". Кассир, в силу п. 32, 33 Порядка ведения кассовых операций, является материально ответственным лицом и несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за причиненный своими действиями предприятию ущерб. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не допустима. Данная сумма признается недостачей и взыскивается с кассира (п. 27 Порядка ведения кассовых операций). При этом деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Согласно п. 2, 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете № 129-ФЗ , п. 27, 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ №34н при выявлении фактов хищения или злоупотребления в кассе необходимо провести ревизию. Недостача взыскивается с виновных лиц в установленном порядке, а излишки денег приходуются и зачисляются на результаты хозяйственной деятельности. При отнесении недостачи на виновных лиц данную сумму со счета 94 списывают в дебет счета 73, субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". Если деньги вносятся в кассу, операция отражается следующим образом: Дебет 50 Кредит 73-2, если удерживаются из заработной платы кассира - Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 73-2. В соответствии со ст. 248 ТК РФ по распоряжению работодателя с виновного работника можно взыскать сумму причиненного ущерба, не превышающую размер среднего месячного заработка. Это распоряжение может быть сделано не позднее месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба. При этом в силу ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%.

В ситуации, когда виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, недостача со счета 94 списывается на финансовые результаты организации - в дебет счета 91, субсчет 91-2 "Прочие расходы". В налоговом учете недостача в целях налогообложения прибыли не учитывается на основании п. 49 ст. 270 НК РФ как иные расходы, не соответствующие критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

При выявлении излишков, зачисленных на расчетный счет, делается запись: Дебет 57 Кредит 91, субсчет 91-1 "Прочие доходы". В налоговом учете выявленный излишек наличных денежных средств учитывается в составе внереализационных доходов (п. 20 ст. 250 НК РФ).

Выводы по ГЛАВЕ 1. Денежный оборот складывается из наличных и безналичных денег. Наличные же денежные средства, поступающие в кассы организаций, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих организаций. Бухгалтерский учет денежных средств должен осуществляться в строгом соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации с целью обеспечения информацией о наличии и движении денежных средств и денежных документов всех заинтересованных пользователей. Порядок ведения бухгалтерского учета денежных средств действующим законодательством очень подробно регламентирован.

Все предприятия, независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности, обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. В своих кассах наличные средства можно хранить только в пределах лимитов, установленных по согласованию с обслуживающим банком. В результате суммы ежедневной выручки и суммы сверх лимита должны быть сданы в банк на расчетный счет. Заключенный договора на инкассацию является одним из способов своевременного зачисления денег на расчетный счет предприятия.

При ведении бизнеса, где расчеты проводятся наличными, важно решить вопрос о хранении денежных средств. Большие суммы перевозить самостоятельно в банк опасно. Выходом из ситуации станет инкассация.

Инкассация – это защищенная транспортировка любых ценностей в банк. Специалисты (инкассаторы) несут материальную ответственность за перевозку денег, ценных бумаг, платежных, финансовых и других документов на основании заключенного договора. Порядок проведения инкассации выполняют специальные службы, основываясь на Положении Банка России от 29 января 2018 г. N 630-П .

Данную услугу на платной основе оказывают охранные предприятия, у которых имеется лицензия, дающая право на инкассирование или банки, в которых у бизнесмена открыт счет.

Инкассация имеет следующие преимущества:

• ответственность за сохранность денег и ценностей;
• быстрая и регулярная доставка наличных или ценных бумаг вне зависимости от количества заявок;
• обеспечение безопасной перевозки и хранения выручки, максимальная защита от злоумышленников.

Для коммерческих организаций законодательство устанавливает обязательный порядок инкассации наличных денежных средств при расчетах, платежах и проведении кассовых операций. Если деньги поступают в наличной форме сверх установленного показателя, их необходимо сдавать в банк с последующим зачислением на счет. Такая мера упрощает , обеспечивает защиту ценностей от хищения. Чаще всего услугами инкассации пользуются магазины, где поток клиентов стабилен, а при расчетах чаще используется наличный вариант.

Кто может заниматься инкассацией

Проведение инкассации возможно банком или силами внутренних служб. Банковские учреждения могут привлекать к данной деятельности специализированные организации с лицензией на инкассацию. Часто мелкие банковские структуры пользуются услугами инкассаторских служб, закрепленных за более крупными банками.

Транспортировка денег осуществляется на специальном транспорте с усиленной защитой корпуса, пуленепробиваемыми стеклами. Внутри установлены камеры, производящие запись ситуации на дорогах. Самим инкассаторам необходимо носить бронежилет и огнестрельное оружие, которое они могут применить при нападении. Также инкассаторы передвигаются в сопровождении охраны.

Процесс инкассации

Сначала банк заключает договор с предприятием, которому требуются данные услуги. В процессе сотрудничества сотрудник регистрирует заявку клиента. В зависимости от объемов выручки выделяются сумки, каждая из которых имеет порядковый номер. Обязательно согласовывается график, по которому будет производиться сдача наличности. Инкассатор при себе всегда должен иметь сумку с номером, ключи, карту-заявку, штамп предприятия и доверенность, на основании которой он может перевозить ценности.

Предприниматель устанавливает максимально допустимую сумму инкассации (лимит) так, чтобы оставшиеся наличные средства в кассе позволяли предприятию продолжать нормально функционировать. Лимит утверждается на основании приказа и согласовывается с банком.

После подписания договора бизнесмен обязан придерживаться условий относительно сдачи денег. Нарушения повлекут за собой административную ответственность. При необходимости можно только отменить лимит и перестать пользоваться инкассаторскими услугами.

Как организовывается транспортировка денег

Порядок инкассации денежных средств строится следующим образом:

1. Работник кассы проверяет паспортные данные инкассатора, доверенность, карту-заявку, принимает сумку.
2. Инкассатор показывает образец пломбы, заполняет сумку, прилагает документы и квитанции.
3. Кассир заполняет документы, указав все проведенные действия в рамках инкассации.
4. Деньги складывают в сумку. Инкассатору в присутствии кассира необходимо осмотреть ее и пломбу, чтобы убедиться в отсутствие повреждений, что доступа к содержимому нет.
5. Кассир заполняет сопроводительные документы, ставит подпись.
6. Ценности перевозят в банк. Если банковский день завершен, пакет могут направить в инкассаторский офис на временное хранение – данный вопрос решается на этапе заключения договора.
7. В банке осуществляется пересчет денег, опись ценностей, проверка их подлинности и целостности. После этого сумма зачисляется на счет предприятия.

Инкассация наличности в бухгалтерском учете

Пример: розничный магазин передает дневную выручку инкассатору в размере 875 000 рублей. Стоимость услуги по договору составляет 0,12% от перевозимой суммы денег. Бухгалтер формирует проводки.

Таблица 1: записи в учете магазина при инкассации

Дебет	Кредит	Сумма	Основание	Операция
57	50.1	875 000
51	57	875 000	Выписка банка, приходный ордер	Выручка зачислена на счет магазина
91.02	51	1 050	Выписка банка	Списана комиссия за услуги инкассаторов (прием и пересчет денег)

Таблица 2: записи в учете при выявлении недостачи

Дебет	Кредит	Сумма	Основание	Операция
57	50.1	875 000	Расходный кассовый ордер, квитанция от инкассаторов	Дневная выручка передана в банк через инкассаторов
51	57	861 000	Выписка банка, акт пересчета денег инкассаторами	Зачислена выручка магазина на счет за минусом недостачи (875 000-14 000)
91.02	51	1 033	Выписка банка	Списана комиссия за услуги (прием и пересчет денег)
94	57	14 000	Акт пересчета	Недостача отражена в учете

Особые случаи

Если деньги были переданы инкассаторам с соблюдением всех правил, но сумма не попала в банк – кто несет ответственность?

Безопасность

Несмотря на высокий уровень защиты, всегда существует риск нападения на инкассатора или аварии на дороге с последующим уничтожением денежных средств (например, если во время ДТП был пожар). Обычно такие случаи предварительно отражаются в договоре, где предусмотрены положения о форс-мажорных обстоятельствах. Как правило, уважающие себя банки страхуют подобные случаи, а потому, компенсация осуществляется за счет страховой компании.

Недостача

Если обнаружен излишек денежных средств или их недостача. Необходимо составить акт пересчета в трех экземплярах (форма для них произвольная). Подписи ставят лица, которые принимали участие в перерасчете. Один экземпляр документа находится у заведующего кассой, второй передается организации, а третий – инкассаторам.

В договоре по оказанию услуги инкассирования платежных терминалов и касс банки указывают, что они не несут ответственности за недостачу или излишек, которые обнаружены в сумке, если упаковка произведена по всем правилам, и нигде не зафиксированы повреждения.

Точно так же, как клиент требует от кредитной организации соблюдения обязательств по пересчету и хранению ценностей, происходит формирование требований со стороны банковского учреждения относительно обеспечения инкассации в соответствии с установленными правилами:

1. Заранее оговоренные графики изъятия денежных средств и их перевозка должны выполняться неукоснительно и согласовываться на стадии заключения договора.
2. Компания, которая пользуется услугами инкассации, должна гарантировать беспрепятственные доступ к месту передачи денег.
3. Инкассатор должен предъявить удостоверение перед началом процедуры.
4. Транспортировка ценностей осуществляется только на специальном транспорте и в специальных опломбированных сумках.

Справка! Если недостача наличности повторяется, банк может предложить клиенту лично присутствовать при проведении перерасчета.

Инкассация обеспечит безопасную перевозку и хранение денег на счете. Это особенно важно для компаний с большой выручкой, которые работают в регионах с высоким уровнем преступности, или при наличии конкурентов.