В силу того, что частные предприниматели реализуют расчеты с денежными средствами, то для них обязательным является использование в своей деятельности кассовых машин или заполнение бланков строгой отчетности. Такое правило действует для того, чтобы подтвердить получение ИП доходов, и, как следствие, служит основой для начисления налогов.

Однако, открывая собственное дело, далеко не все предприниматели могут сразу разобраться в многообразии этих важных для бизнеса бумаг. В этом свете целесообразно поговорить о видах, порядке оформления и представления БСО в настоящее время.

БСО в России и их реквизиты

Обычно бумаги, обязательные для заполнения всеми предприятиями, работающими как ИП, выпускаются под эгидой комиссии министерства финансов. В этом государственном органе и можно уточнить все вопросы, связанные с заполнением финансовых документов.

Бланки строгой отчетности заполняются в рамках вне зависимости от формы налогообложения, применяемой в его отношении, и даже в том случае, если предприниматель имеет налоговые льготы или вносит в налоговые органы регулярно фиксированную сумму обязательных отчислений.

Все индивидуальные предприниматели РФ обязаны заполнять такие бланки строгой отчетности, как:

• Квитанции об оплате;
• Проездные документы (билеты, абонементы и др.);
• Отрывные талоны;
• Путевки;
• Наряды по заказам.

Стоит отметить, что перечень бланков равнозначен для всех отраслей российской экономики, хотя внутренняя структура документов может варьироваться в зависимости от направления деятельности фирмы. Именно поэтому ещё на этапе регистрации своего бизнеса следует узнать, какие именно бумаги являются обязательными для данного вида деятельности.

Важно подчеркнуть, что главным отличительным признаком официального бланка от любого другого документа является наличие особых реквизитов. Например, в ходе своей работы владелец ИП может для удобства использовать квитанции, напечатанные в произвольной форме. Такие бумаги будут элементом внутренней отчетности, но для представления в государственные органы они не подойдут. Для этого нужно будет использовать унифицированные формы для подобного рода документов, утвержденные министерством финансов.

Итак, бланк строгой отчетности должен содержать следующие реквизиты:

Правила заполнения официальных бланков предполагают, что предприниматель может внести в них и некоторые другие дополнительные сведения по своему усмотрению.

На бланках строгой отчетности обязательно должна прописываться информация об их изготовителе и тираже, что свидетельствует о типографском изготовлении этих бумаг.

Главное условие, которое касается всех регламентированных министерством финансов документов для ИП: информация, содержащаяся в них должна быть понятной, разборчивой и читаемой.

Порядок заполнения и представления БСО

В законодательных актах РФ прописано, что бланки обязательной отчетности имеют право изготавливать только те типографии, которые имеют соответствующую лицензию на подобного рода деятельность. На практике же многие предприниматели печатают отдельные бланки самостоятельно. Тем не менее, следует помнить, что в практике деятельности арбитражных судов имеют силу лишь только те документы, которые имеют все необходимые реквизиты и изготовлены типографским способом.

Поэтому лучше изначально подстраховаться на случай возникновения споров по тем или иным квитанциям или штрафам. Следует также помнить, что отдельные виды бланков строгой отчетности имеют степени защиты, воспроизвести которые на стандартном офисном принтере не удастся.

Зачастую проверки частного предпринимателя со стороны налоговых или финансовых государственных органов предполагают контроль за заполнением бланков строгой отчетности. Именно поэтому эти документы должны аккуратно заполняться и учитываться в рамках ИП, дабы не привести к необходимости уплаты штрафов в соответствии с Кодексом об административной ответственности РФ.

Заполнять официальные бланки на предприятии должны уметь все сотрудники, которые совершают сделки и получают на руки денежные средства. Причем сам процесс заполнения выливается в указании всех необходимых данных в обязательных полях документа. При этом почерк должен быть аккуратным и разборчивым.

Следует отметить, что в рамках ИП обязательно заводятся специальные журналы, которые служат для той или иной группы. В нем ответственные лица обязаны отражать все движения бланков строгой отчетности внутри фирмы и за её пределами. Как правило, ведутся такие журналы в произвольной форме, однако должны содержать информацию о том, когда, кому, кто и какой документ выдал. В конце финансового года журналы закрываются, их данные проверяются, а с нового отчетного периода вступают в силу новые книги учета бланков.

Таким образом, бланки строгой отчетности – это удобный способ учета операций с денежными средствами в рамках ИП. Они позволяют отследить все притоки и оттоки наличности в рамках фирмы, являются основой начисления налоговых платежей и являются документарной основой отстаивания своих прав в арбитражном суде в случае возникновения споров с контрагентами.

С 01.07.2017 года в счетах-фактурах появилась новая строка 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)». Естественно, заполнять этот реквизит нужно лишь при его наличии. В противном случае эту строку можно просто оставить пустой.

Журнал учета бланков строгой отчетности: образец заполнения

Российские компании и индивидуальные предприниматели, занимающиеся определенными видами деятельности, вправе отказаться от использования кассовых чеков, заменив их формами БСО. Обязательным условием для применения таких документов является наличие журнала учета бланков строгой отчетности, образец заполнения которого законодательно не разработан.

Использование бланков строго отчетности

По общему правилу единственным надлежащим способом проведения операций с наличными деньгами населения являются использование ККТ и выдача кассовых чеков.

Однако в исключительных случаях, перечисленных в ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ от 22.05.2003 «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», вплоть до 01.07.2018 допускается замена чеков ККТ за счет бланков БСО. Операции с названными формулярами на бумажных носителях подлежат фиксации в книге БСО.

Например, предприятия и ИП вправе перейти на использование БСО в случае:

• розничной продажи периодических печатных изданий и сопутствующих товаров через киоски;
• торговли мороженым и разливными напитками, не содержащими алкоголь;
• реализации ценных бумаг и проездных билетов;
• отпуска товаров на розничных рынках и ярмарках;
• оказания услуг населению (ремонт обуви и металлических изделий, изготовление ключей, рубка и колка дров, вскапывание огородов);
• организации питания в образовательных учреждениях;
• оказания бытовых услуг субъектами, использующими ЕНВД или ПСН.

При осуществлении вышеперечисленных видов деятельности соответствующее лицо вправе применять БСО, которые могут изготавливаться:

• типографским способом с фиксацией их движения в книге учета бланков строгой отчетности, правила заполнения которой разработаны на законодательном уровне;
• с помощью автоматизированных систем, программных и аппаратных средств.

Важно отметить, что отечественное законодательство допускает изготовление БСО как в форме квитанций, так и в виде абонементов, путевок, талонов, билетов или иных документов, приравниваемых к чекам ККТ.

Образец заполнения журнала учета БСО

Следует помнить, что праву применять формуляры БСО корреспондирует обязанность соответствующего субъекта выполнить ряд организационных мероприятий, среди которых выделяются:

• назначение ответственного работника;
• определение мест хранения описываемых формуляров, исключающее возможность их хищения и уничтожения;
• ведение журнала учета бланков строгой отчетности и отражение в нем движений БСО;
• проведение проверки фактического состояния формуляров совместно с инвентаризацией денег в кассе;
• назначение комиссии, уполномоченной на приемку и осмотр бланков документов, изготовленных в типографии.

Следует отметить, что отечественная система законодательных актов не содержит официального образца журнала регистрации бланков строгой отчетности для коммерческих организаций и предпринимателей.

Однако Минфин РФ Приказом от 30.03.2015 N 52н разработал Журнал регистрации обязательств , применяемых в деятельности бюджетных учреждений.

Надо отметить, что коммерческие компании и индивидуальные предприниматели вправе воспользоваться утвержденным для бюджетных учреждений журналом учета БСО. Скачать его можно по ссылке ниже.

Официальную форму книги БСО

Вне зависимости от того, разработало ли предприятие свою форму книги или использует официальный бланк, обязательным является соблюдение нижеописанных требований к его оформлению:

• весь документ от первого и до последнего листа должен быть прошит и пронумерован;
• каждый раздел журнала учета БСО следует подписывать руководителю компании и главному бухгалтеру;
• в формуляре необходимо указывать наименование бланков строгой отчетности, их серии и номера.

В качестве заключения надо отметить, что соблюдение указанных выше требований является обязательным для признания порядка учета формуляров надлежащим.

Для упрощения процедуры ведения книги ознакомиться с образцом заполнения журнала БСО можно по ссылке ниже.

Образец заполнения книги БСО

Обязательным регистром для всех организаций, ведущих бухгалтерский учет, является, так называемая Книга учета бланков строгой отчетности, утвержденная форма которой носит официально другое название - Книга по учету документов строгой отчетности. Постараемся разобраться в чем разница и как правильно оформить этот важный учетный документ.

Книга «Учета бланков строгой отчетности» — это название является общеупотребительным. Организации и индивидуальные предприниматели применяют его, когда речь идет о БСО. Однако, если попробуем найти форму данного регистра, утвержденную к применению, то обнаружим следующее:

• форма ОКУД 0504045, утв. (ред. от 16.11.2016);
• форма ОКУД 0504819, утв. (с изм. от 27.11.2001).

Вот и получается, что фактически все коммерческие организации и индивидуальные предприниматели применяют не "Книгу учета бланков строгой отчетности", а "Книгу по учету документов строгой отчетности". Возникает вопрос, а обязательны ли к применению решения Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам. Оказывается, да. Это разъясняет Минфин в письме от 10 января 2014 г. N 03-01-15/203.

Учет БСО

Итак, ваша организация или ИП осуществляет вид деятельности, при котором, получая наличные денежные средства от населения, разрешается использовать бланки строгой отчетности, например:

• изготовление ключей;
• шиномонтаж;
• химчистка;
• ветеринарные услуги;
• и прочее.

БСО можно печатать самостоятельно, если имеется автоматизированная система, защищенная от несанкционированного доступа. Как вариант - доработка кассового аппарата, но без регистрации в налоговой, - приобрести в типографиях. Как ведут учет таких подотчетных документов в этом конкретном случае? У хозяйствующего субъекта возникает обязанность иметь журнал учета бланков строгой отчетности, образец заполнения которого вы найдете ниже. (п.13 (ред. от 15.04.2014) "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники").

Заполняем журнал учета бланков строгой отчетности

Пунктом 13 данного постановления №359 установлены обязательные требования к оформлению Книги, а именно:

• листы прошнуровать;
• пронумеровать;
• подписать руководителем и главбухом;
• скрепить печатью или штампом.

Рассмотрим шаблон заполнения книги, учитывая главную задачу: обеспечить учет в разрезе наименований, серий и номеров БСО. Для этого определим обязательные для заполнения поля и графы:

1. наименование формы - например, Квитанция БО-3, Наряд-заказ БО-1;
2. дата движения, число,месяц, год - это дата получения из типографии, дата передачи лицу, ответственному за прием денег от населения;
3. от кого получено или кому отпущено - указываем наименование типографии при получении, а при отпуске ФИО, ответственного лица;
4. основание (наименование документа, номер, дата) - при получении квитанций это может быть акт приемки, приходный ордер М-4, при отпуске - требование-накладная, акт, расписка - в зависимости от установленного графика документооборота;
5. приход, Расход (количество, серия и номер бланка, сумма) - в данных графах необязательно переписывать все номера и серии полученных распечатанных квитанций, достаточно указать, например, 10шт серия АК №№980500-980509 30 руб.00 коп;
6. остаток (количество, сумма) - определяется после каждого поступления или отпуска бланков = Остаток до начала движения + Приход-Расход;

Титульный лист (подготовлено с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс):

Образец заполнения листа:

Образец заполнения заднего листа (журнал должен быть прошит и пронумерован):

Не забудьте о важных нюансах:

• с работником, осуществляющим контроль БСО, нужно обязательно заключить письменный договор о полной материальной ответственности в соответствии со (п.14 Постановления №359);
• образовать комиссию для приема БСО (п.15 Постановления №359);
• приемку бланков производить в день поступления их из типографии (п.15 Постановления №359);
• составить акт приемки документов и утвердить его у руководителя(п.15 Постановления №359).

Административная ответственность

Что случится, если форма 0504045 (книга учета БСО) будет отсутствовать в организации? Ответ на этот вопрос есть в . Итак, неправильный контроль за БСО и непредставление книги по запросу ИФНС грозит:

• должностным лицам предупреждением или штрафом в размере от 1,5 тысяч до 3 тысяч рублей;
• юридическим лицам предупреждением или штрафом в размере от 5 тысяч до 10 тысяч рублей.

Таким образом, каждая организация и индивидуальный предприниматель может самостоятельно решить, что ей выгоднее: книга учета бланков строгой отчетности, купить которую можно в любой типографии, или штраф при каждом запросе из ФНС.

• Требования к хранению отчетных документов
• Как заполнить книгу учета для ИП?
• Ответственность за нарушения при ведении учета

Платежные документы — неотъемлемая часть малого бизнеса. Поэтому учет БСО для ИП становится одним из главных требований при ведении хозяйственной деятельности. Любые денежные поступления при оплате наличными или с помощью пластиковой карты должны фиксироваться с помощью контрольно-кассового аппарата, что не всегда удобно. Особенно при разъездном характере работы предпринимателя. Наличие кассового аппарата предполагает его техническое обслуживание, специальную регистрацию, регулярную покупку расходных материалов. Эти нюансы были учтены при разработке законодательства. Чтобы частично облегчить ведение дел для мелких предпринимателей, государство допускает использование специально разработанных документов для ведения отчетности.

Существуют общепринятые формы таких бумаг. Но закон не запрещает гражданину, ведущему предпринимательскую деятельность, разрабатывать свои варианты, наиболее подходящие для его бизнеса. Однако есть минимальный набор требований к информации, которая должна быть отражена в БСО:

1. Название, серия и номер документа.
2. ФИО индивидуального предпринимателя.
3. Вид и стоимость услуги.
4. Сумма проведенной оплаты (наличными или пластиковой картой).
5. Дата проведения расчетов.
6. ФИО, должность и подпись сотрудника, ответственного за БСО.
7. Печать ИП.

Если документы строгой отчетности были изготовлены в типографии типовым способом, то в них должна присутствовать информация об изготовителе, его адресе, ИНН, номере и дате заказа, годе печати и объеме тиража.

Несмотря на то что государство позволяет бизнесмену разрабатывать форму бумаг для ведения отчетности, изготовить их на обычной копировальной технике невозможно. Требования к печати такой документации с помощью автоматизированных систем требуют сохранения серии и номера каждого бланка и всех операций с ними в течение 5 лет. Такая техника стоит дорого и совсем не окупает себя.

Требования к хранению отчетных документов

Поскольку документы, необходимые для ведения отчетности, являются подтверждением прозрачности всех финансовых операций предпринимателя, они подлежат строгому учету. Для этого разработан ряд специальных требований. Учет бланков строгой отчетности ИП предполагает назначение ответственного лица, которое в присутствии председателя и членов специальной комиссии принимает документы, поступающие из типографии. Этот сотрудник должен сверить количество, серию и номера бланков с накладными поставки. Все действия должны быть зафиксированы в акте, который становится основанием постановки документов на учет. Прием-передачу документации фиксируют в книге учета БСО для ИП.

Бланки строгой отчетности материально ответственное лицо обязано хранить в специально отведенном месте. Это может быть несгораемый шкаф, сейф или отдельное помещение, которое опечатывается ежедневно после окончания работ. Для предотвращения несанкционированных действий с отчетной документацией доступ к ней может иметь только ответственный, назначенный специальным приказом индивидуального предпринимателя. А для выдачи бланков другим лицам и сотрудникам каждый раз составляется отдельный акт приема-передачи.

Он может содержать информацию о количестве и номерах бланков, а также о сроке, на который бумаги выданы.

Списание документов строгой отчетности происходит в двух случаях: по истечении 5 лет хранения (для копий бланков и отрывных корешков) и в случае порчи самого бланка или изменения реквизитов ИП. Для уничтожения этих документов составляется акт списания, все действия осуществляются в присутствии комиссии, назначенной приказом предпринимателя. А списание, поступление и расходование каждого документа должно быть зафиксировано в журнале строгой отчетности для ИП.

Вернуться к оглавлению

Как заполнить книгу учета для ИП?

Каждый индивидуальный предприниматель обязан вести учет отчетных документов и фиксировать их поступление, выдачу и списание в специальном журнале, который принято называть книгой учета бланков строгой отчетности. Специально утвержденной формы не существует. Образец заполнения этого журнала гражданин может разработать самостоятельно или заказать предложенные варианты. Однако существуют некоторые рекомендации и требования по оформлению и ведению учетной книги.

Перед заполнением книги учета БСО ИП должен пронумеровать каждую ее страницу. После этого книга прошивается и пломбируется. Пломба должна быть заверена предпринимателем и содержать информацию о дате заверения. На страницах журнала необходимо оставить место для проставления даты, печати и подписи ИП, которые будут нужны после заполнения информации о действиях по приему-выдаче бланков строгой отчетности.

В книгу учета не требуется вносить данные по каждой денежной операции, а только по количеству полученных из типографии и выданных ответственным лицом бланков. Каждый прием и выдача бланков строгой отчетности должны быть зафиксированы в журнале учета материально ответственным лицом с указанием количества, номеров, ФИО выдающих и принимающих лиц, которые подтверждают свои действия подписями. Неверно заполненные бланки должны быть перечеркнуты и прикреплены в книге учета к странице, заполненной в соответствующий день.

Вернуться к оглавлению

Ответственность за нарушения при ведении учета

Ответственность за потерю бланков строгой отчетности не предусмотрена, но работодатель в лице предпринимателя может применить взыскание к сотруднику, который допустил подобную ситуацию. Для выявления всех неточностей и погрешностей в ведении отчетности должна проводиться систематическая инвентаризация бланков строгой отчетности, сверка соответствия записей книги учета с реальным положением дел.

Индивидуальный предприниматель может использовать БСО только при расчетах с такими же индивидуальными предпринимателями или физическими лицами, которым оказываются какие-то услуги.

Расчеты с юридическими лицами по бланкам строгой отчетности запрещены. ИП не обязан проверять статус лица, пользующегося его услугами, но если это лицо официально представляет организацию и заключает соответствующий договор, применение БСО будет серьезным нарушением.

Заверять или регистрировать журнал учета бланков строгой отчетности в налоговом ведомстве не нужно. Для тех, кто пользуется программой 1С, есть возможность формировать страницы книги с необходимой информацией автоматически.

Каждый индивидуальный предприниматель должен быть готов предоставить этот документ по требованию.

Отсутствие книги учета БСО или грубые нарушения при ведении отчетности влекут за собой штрафы от 10 000 до 30 000 руб. в зависимости от длительности периода, в котором были допущены нарушения.