Если вы выплачиваете гражданам доходы, облагаемые НДФЛ, значит, являетесь налоговым агентом. И должны вести налоговые регистры (карточки) по каждому работнику. В них вы отражаете, сколько денег человеку начислено, удержано, применялся ли налоговый вычет по НДФЛ и др. (п. 1 ст. 230 НК РФ).

Раньше информация из этих карточек требовалась вам лишь для справок 2-НДФЛ. Теперь же данные, указанные в регистрах, нужны и для того, чтобы заполнить отчет 6-НДФЛ.

Так что если вдруг вы прежде не вели налоговые регистры, начните это делать хотя бы с начала этого года. Если же оформляете карточки давно, сейчас самое время провести их ревизию. Ведь отчетности по НДФЛ стало больше, а значит, и карточку кому-то нужно поменять, внести в нее дополнительную информацию.

Наши советы помогут вам оформлять налоговые регистры так, чтобы отчеты по НДФЛ вы могли заполнять быстро и без затруднений.

Форма налоговой карточки по учету НДФЛ

Форма налоговых карточек по НДФЛ не утверждена, вы выбираете ее сами и утверждаете учетной политикой. Однако в документе важно указать все сведения, необходимые для расчета НДФЛ. Их перечень приведен в пункте 1 статьи 230 НК РФ. Кроме того, полезно будет добавить в форму дополнительные данные, которые требуются для отчета 6-НДФЛ. Информацию о том, что нужно указывать карточках по НДФЛ, мы свели в таблицу (см. ниже).

Так что если вы пока не вели регистры, разработайте свою форму, включив в нее все перечисленные реквизиты. Если у вас уже есть эти карточки, например, ведутся в бухгалтерской программе, просмотрите их внимательно. И при необходимости обратитесь в фирме, обслуживающей вашу компьютерную программу, чтобы их специалисты добавили в регистры нужные данные.

Типовой бланк формы карточки мы подготовили, вы можете скачать ее бесплатно на свой компьютер. Эта форма действует в 2019 году.

Таблица. Какие данные должны быть в налоговой карточке по НДФЛ

Реквизит	Что указать в регистре
Сведения о получателе дохода	Укажите ФИО, ИНН работника, дату рождения, гражданство, реквизиты паспорта или иного документа, адрес по месту регистрации в РФ или по месту проживания (для иностранцев)
Статус налогоплательщика	Занесите в регистр налоговый статус налогоплательщика на начало года: резидент или нерезидент. Если статус поменяется, укажите эту информацию в регистре
Виды и суммы доходов	Записывайте суммы доходов за каждый месяц по видам и кодам*, а также даты их фактического получения
Виды и суммы вычетов	Укажите суммы стандартных, имущественных и социальных вычетов, которые вы предоставили работнику за каждый месяц, а также коды этих вычетов*. По социальным и имущественным вычетам запишите в налоговом регистре также реквизиты подтверждающих уведомлений из налоговой инспекции
Суммы исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ	По каждой выплате укажите сумму исчисленного налога, а также удержанного и уплаченного в бюджет. Кроме того, занесите в регистр даты удержания и перечисления налога и номер платежного поручения. Также поставьте крайний срок уплаты НДФЛ, предусмотренный НК РФ. Отметьте в регистре, если налог был не удержан, удержан излишне или возвращен работнику
Фиксированные авансовые платежи	Если у вас трудятся иностранцы на патенте, запишите в их регистрах суммы уплаченных, зачтенных в счет исчисленного налога, а также оставшихся на конец месяца авансов

* Коды для доходов и вычетов по НФДЛ посмотрите в приложениях 1 и 2 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Важно : вы можете добавить в форму регистра дополнительные графы и таблицы, необходимые вам. Например, указать количество детей работников и их возраст, чтобы было понятно, в каком размере предоставлять стандартный вычет. А если работник не является налоговым резидентом, целесообразно в его регистре каждый месяц записывать количество дней, которое он пробыл в России. Тогда, начисляя зарплату, вы будете знать, изменился его налоговый статус или нет.

Каждый год заводите новые карточки по НДФД

Если вы вели налоговые регистры в прошлом году, продолжать их сейчас не нужно. Распечатайте карточки за 2017 год и подшейте в папку вместе с другими прошлогодними документами. А с 1 января 2019 года начните вести новый регистр на каждого работника. Если прежде карточек на работников у вас не было, тоже начните их вести, начиная с января. Прошлогодние регистры вам тоже лучше оформить, ведь их налоговики вправе затребовать при проверке. Но это вы сможете сделать позднее.

Поясним, почему с нового года нужно оформлять новые регистры. Дело в том, что налоговый период по НДФЛ - календарный год (ст. 216 НК РФ). Поэтому доходы, полученные работником в прошлом году, на расчет текущего налога уже не влияют. Соответственно и для отчетов 6-НДФЛ вам потребуются сведения, рассчитанные нарастающим итогом с начала текущего года.

Важно: в налоговых карточках вы отражаете данные за каждый месяц и рассчитываете итоги по году. Но форму 6-НДФЛ вы будете сдавать ежеквартально. Поэтому целесообразно подводить в регистрах и промежуточные итоги за каждый квартал. Тогда в отчет вы сразу сможете включить данные за I квартал, полугодие и 9 месяцев года.

Разберитесь, когда доход считается полученным

В регистрах вы будете указывать доходы физлиц и ставить даты, когда они фактически получены. Но далеко не всегда дата фактического получения в целях расчета НДФЛ - это день, когда вы реально выплатили сотруднику деньги или передали какое-то имущество. Здесь нужно ориентироваться прежде всего на нормы, прописанные в статье 223 НК РФ, а не на фактические расчеты с сотрудником. Чтобы вам не запутаться в формулировках статьи 223 НК РФ, всю важную информацию мы изложили доступным языком и привели ее в таблице 2 на с. ##.

Таблица. Когда сотрудник получает доход в целях расчета НДФЛ

Вид дохода	Дата фактического получения дохода (в этот день нужно исчислить НДФЛ с выплаты, ст. 223 НК РФ)	Крайний срок уплаты НДФЛ в бюджет (п. 6 ст. 226 НК РФ)
Зарплата	Последний день месяца, за который начислена зарплата	День, следующий за днем выплаты последней части зарплаты за месяц
Отпускные	День выплаты денежных средств	Последнее число месяца, в котором выплачены деньги
Пособие по временной нетрудоспособности
Материальная помощь и прочие денежные выплаты		День, следующий за днем выплаты денег
Подарки в виде имущества и прочие доходы в натуральной форме	День передачи имущества	День, следующий за днем выплаты ближайшего дохода в денежной форме
Сверхнормативные суточные, выплаченные командированным сотрудникам	Последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке
Материальная выгода от экономии на процентах по заемным средствам*	Последний день каждого месяца, когда сотрудник пользовался заемными средствами

* Вы должны будете удержать НДФЛ с дохода работника в виде материальной выгоды, если выдали ему беспроцентный заем, или процентный, но под ставку меньше 7,33% годовых (подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ и Указание Банка России от 11.12.2015 № 3894-У).

Важно: указывайте в регистрах ту сумму дохода работника, которая была начислена, а не получена «на руки». Уменьшать на НДФЛ ее не нужно. Ведь в форме 6-НДФЛ вы также отражаете начисленные доходы сотрудников.

Доходы, облагаемые по различным ставкам, записывайте в отдельных разделах

Большинство доходов, которые вы выплачиваете работникам, являющимся резидентами РФ, облагается по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Сюда относятся зарплата, премии, отпускные, больничные и т.п. Все эти суммы вы запишете в налоговом регистре. Но если к каким-то доходам сотрудника вы применяете ставку 35%, заведите в его карточке дополнительный раздел. Тогда в первом разделе вы будете отражать доходы, облагаемые по ставке 13%, а в другом - по 35%. Например, по ставке 35% вы начисляете НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах по заемным средствам (п. 2 ст. 224 НК РФ). Фрагмент заполненного регистра для доходов, облагаемых по ставке 13%, дан ниже.

Налоговая карточка за 2019 год Раздел 4. Данные о полученных доходах, подлежащих обложению по ставке 13% Дата выплаты дохода Дата фактического получения дохода Месяц, в котором доход учитывается при расчете НДФЛ Код дохода Сумма дохода, руб. Итого за I квартал

В налоговом регистре сотрудника - нерезидента, заведите разделы для доходов, облагаемых по ставке 30%, а также 15%, если он является участником или акционером и получает от вас дивиденды (п. 3 ст. 224 НК РФ).

Отдельные страницы в карточке для доходов, облагаемых по разным ставкам, во-первых, нужны, чтобы проще было начислить НДФЛ. А во-вторых, в этом случае удобнее заполнять отчеты. Ведь в форме 6-НДФЛ доходы, облагаемые по разным ставкам, вы тоже будете отражать в отдельных разделах 1 и 2.

Важно: дивиденды облагаются НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Однако в налоговом регистре удобно эти доходы записывать обособленно, например, в специальной таблице «Данные о полученных дивидендах». Дело в том, что в форме 6-НДФЛ суммы дивидендов и налога с них требуется отражать в отдельных строках.

Необлагаемые доходы в регистре не отражайте, а частично облагаемые записывайте (1 уровень)

Если вы выплатили сотруднику доход, которые не облагается НДФЛ, например, пособие по уходу за ребенком, в карточке его записывать не нужно (п. 1 ст. 217 НК РФ). Ведь на расчет налога эта сумма не повлияет. И в отчетах по НДФЛ ее также отражать не требуется (письмо Минфина России от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118).

Если же доход частично облагается налогом, в регистре фиксируйте выплату в полной сумме. Например, вы выдали сотруднику подарок, стоимость которого превышает 4000 руб., а НДФЛ начислили только с дохода свыше этой суммы (п. 28 ст. 217 НК РФ). Тогда запишете в карточке всю стоимость подарка и отдельно вычет, равный 4000 руб. Фрагмент налогового регистра, где отражена такая операция, смотрите ниже.

Важно: записывайте в регистр также доходы в виде подарков или материальной помощи, которые меньше 4000 руб. В этом случае не обязательно доход будет равен вычету. Дело в том, что необлагаемая сумма определяется не по каждому отдельному доходу, а нарастающим итогом с начала года (п. 28 ст. 217 НК РФ). А если вы не укажете в карточке подарок дешевле 4000 руб., вы пропустите момент, когда лимит превышен и нужно начислять налог.

Учитывайте отдельно стандартные, социальные и имущественные вычеты

Если вы предоставляете сотруднику вычеты на детей, а также имущественный или социальный, записывайте их в отдельных разделах регистра. Тогда вам будет удобнее вычислить сумму конкретного вычета, чтобы отразить ее в отчетах по НДФЛ. И вы легко отследите момент, например, когда социальный или имущественный вычет уже использован.

По имущественным и социальным вычетам вносите в регистры также реквизиты уведомлений, полученных работниками в налоговой инспекции. Обратите внимание, что на каждый год требуется новое уведомление, по прошлогоднему документу вычеты не полагаются.

Важно: не забудьте, что в 2019 году стандартные вычеты на детей надо предоставлять, пока доход сотрудника не превысил 350 000 руб. (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

Указывайте исчисленный, удержанный и перечисленный в бюджет НДФЛ

В регистре отражайте по каждому виду дохода сумму НДФЛ, которая:

Исчислена;

Удержана;

Перечислена в бюджет.

Рядом поставьте даты, когда налог исчислен, удержан и уплачен. Дата исчисления совпадает с днем, когда вы начисляете сумму дохода. Дата удержания налога - это день, когда вы выплатили деньги за минусом НФДЛ. А дату перечисления определите по платежному поручению, рядом запишите его реквизиты. Кроме того, добавьте в регистры графу, где вы будете указывать крайний срок уплаты в бюджет НДФЛ, удержанного с работника. Такая информация нужна для формы 6-НДФЛ. Срок уплаты НДФЛ указаны в статье 226 НК РФ. А мы для вашего удобства привели их в таблице 2 на с. ##.

Важно: если вы выдали сотруднику доход в натуральной форме, удержать налог вы можете из ближайшего денежного дохода. В этом случае датой удержания НФДЛ будет день, когда вы в следующий раз платите деньги сотруднику. При этом не забудьте, что удержать за один раз разрешается не более 50% от суммы начисленной выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ)

Видео про заполнение 6-НДФЛ

Е.А. Шаронова, экономист

Разрабатываем удобный регистр по НДФЛ

Разработка налогового регистра по НДФЛ отдана на откуп самим организация мп. 1 ст. 230 НК РФ . Как правило, все налоговые регистры имеются в бухгалтерских программах. Но есть такие организации, у которых нет возможности эти программы купить. Если вы из их числа, тогда эта статья для вас.

С чего начать

Прежде чем сделать под себя регистр по НДФЛ, надо определить, для чего он нужен. А необходим он вам как налоговому агенту для того, чтобы:

• правильно рассчитать налог, подлежащий удержанию из доходов работника;
• на основании данных регистров быстро заполнить справки 2-НДФЛ на каждого работника и по окончании года отчитаться перед налоговой инспекцие йп. 2 ст. 230 НК РФ ;
• в случае налоговой проверки предъявить проверяющим регистр и избежать штрафа за его отсутствие.

Поэтому в регистре должны быть обязательные реквизиты, прямо упомянутые в НК, а также все данные, которые есть в справке 2-НДФЛ. Ведь так проще будет ее заполнять.

Обязательные реквизиты регистра по НДФЛ

Обязательные реквизиты, которые должны быть в регистре по НДФЛ, таки еп. 1 ст. 230 НК РФ :

1) сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика (ф. и. о., ИНН). Также в регистре лучше сразу указать паспортные данные (номер, серию, адрес места жительства), так как они нужны для заполнения справки 2-НДФЛ;

2) статус налогоплательщика (резидент/нерезидент);

3) виды выплачиваемых доходов и их коды;

4) виды предоставленных налоговых вычетов и их коды;

5) суммы доходов и суммы вычетов;

6) даты выплаты доходов;

7) даты удержания налога;

8) даты перечисления налога;

9) реквизиты платежного документа на перечисление налога в бюджет (дата и номер).

Мнение читателя

“ Как у нас устроен НДФЛ? Инспектор ничего не делает и радуется. Работник спокойно спит (особенно 5-го и 20-го числа). А работодатель исчисляет, удерживает, перечисляет, предоставляет, сообщает, выдает, представляет. Да еще по каждому получателю и по каждой выплате! И все сам! Хорошо, что сам себя пока еще не штрафуе т ” .

Александр,
главный бухгалтер, г. Москва

Первые пять реквизитов вопросов не вызывают, и проблем отразить их в налоговом регистре нет. Все данные о работнике можно оформить так же, как и в разделе 2 справки 2-НДФЛ.

Понятно, что суммы доходов работников вы будете брать из своих первичных документов (расчетно-платежных, расчетных ведомостей, актов и т. п.). Коды доходов и коды вычетов берутся из Справочников, приведенных в приложениях № 3 и № 4 к Приказу ФНС, которым утверждены форма справки 2-НДФЛ и Рекомендации по ее заполнени юутв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ .

А статус налогоплательщика можно кодировать такразд. II Рекомендаций, утв. Приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ (далее - Рекомендации) : цифра 1 означает, что работник - резидент и его трудовые доходы облагаются по ставке 13%п. 2 ст. 207 , п. 1 ст. 224 НК РФ , а цифра 2 - что нерезидент и его доходы облагаются по ставке 30%п. 2 ст. 207 , п. 3 ст. 224 НК РФ .

Если работник - иностранец или просто часто бывает за границей в командировках, то, чтобы фиксировать, как в течение года меняется его статус, можно сделать в начале регистра такую таблицу.

Отслеживать в течение года статус нужно еще и потому, что вычеты предоставляются работнику только в отношении доходов, облагаемых по ставке 13%пп. 3 , 4 ст. 210 НК РФ . А вот последние четыре реквизита регистра рассмотрим более подробно.

Дата выплаты дохода

В гл. 23 НК РФ нет такого понятия, как «дата выплаты дохода». Поэтому надо исходить из буквального смысла этого термина. В регистре по НДФЛ в качестве даты выплаты любого дохода надо указывать дату реального перечисления денег сотруднику. Кстати, так же считает и Минфин. Например, он разъяснил, что если зарплата выплачивается путем зачисления денег на карточные счета работников, то в регистре надо указывать именно дату перечисления денег на карточки работнико вПисьмо Минфина от 14.02.2012 № 03-04-06/6-37 .

Вид доходов	Дата выплаты доходо вп. 1 ст. 223 НК РФ
Любые доходы в денежной форме (включая оплату труда, выплаты по ГПД, отпускные, больничные, дивиденды и др.)	День выплаты дохода из кассы либо перечисления денег на счет работника в банке
Доходы в натуральной форме	День передачи работнику имущества (оказания ему услуг, выполнения для него работ)
Материальная выгода, полученная от экономии на процентах при выдаче работнику займа	День уплаты работником процентов по займу
Материальная выгода, полученная от приобретения товаров (работ, услуг) или ценных бумаг	День приобретения работником товаров (работ, услуг), ценных бумаг

Поскольку зарплата должна выплачиваться два раза в месяц (за первую половину месяца - до окончания месяца, как правило, с 16-го по 30-е число, за вторую половину - после окончания месяца, как правило, с 1-го по 15-е числ ост. 136 ТК РФ ), то в регистре нужно будет указать две даты выплаты.

Дата удержания НДФЛ

Организация обязана удержать НДФЛ из доходов работника при их выплат еп. 4 ст. 226 НК РФ . После чего удержанный налог надо перечислить в бюджет, а доход за вычетом НДФЛ - работнику.

Рассчитать налог, подлежащий удержанию, нужно раньше - в момент начисления дохода работнику. То есть в день начисления зарплаты, премий, надбавок, доплат, пособий по болезни, отпускных, доходов по ГПД и т. п. Это будет налог исчисленный, и его вы указываете в соответствующей графе регистра по НДФЛ.

А вот удержать исчисленный НДФЛ из доходов работника нужно, как мы уже сказали, только при их непосредственной выплате.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РАБОТНИКА

Если в течение года меняется место работы, то, чтобы на новом месте получать детские вычеты, надо принести в бухгалтерию справку 2-НДФЛ с прежнего места работы. Иначе вычеты просто не дадут.

В большинстве случаев дата удержания налога будет совпадать с датой выплаты доходов (например, при выплате отпускных, больничны хПостановление Президиума ВАС от 07.02.2012 № 11709/11 ; Письма Минфина от 06.06.2012 № 03-04-08/8-139 , от 10.10.2007 № 03-04-06-01/349 ). Но из этого правила есть два исключения - выплата неденежных доходов и доходов в виде оплаты труда.

При выплате доходов в натуральной форме (например, при выдаче подарков) удержать НДФЛ в момент выплаты дохода невозможно. Это нужно сделать при ближайшей выплате денег работнику, например при выплате ему зарплаты, отпускных, пособий по болезни и т. п.п. 4 ст. 226 НК РФ ; Письмо Минфина от 28.11.2007 № 03-04-06-01/420

Теперь разберемся с зарплатой. Она, как мы уже сказали, выплачивается два раза в месяц. И что же, два раза удерживать НДФЛ? Контролирующие органы неоднократно разъясняли, что исчислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с зарплаты (в том числе за первую половину месяца) нужно один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен дохо дПисьма Минфина от 15.08.2012 № 03-04-06/8-143 , от 09.08.2012 № 03-04-06/8-232 , от 17.07.2008 № 03-04-06-01/214, от 16.07.2008 № 03-04-06-01/209 , УФНС по г. Москве от 29.04.2008 № 21-11/041841@ .

Таким образом, датой получения дохода в виде оплаты труда как за первую, так и за вторую половину месяца является последний день месяца, за который зарплата начислена. И на эту же дату нужно исчислить НДФЛ за меся цп. 2 ст. 223 НК РФ . А вот удержать налог нужно на дату выплаты дохода - в день получения денег в банке на выдачу зарплаты за вторую половину месяца (при выдаче из кассы) или перечисления на карточки работнико вп. 4 ст. 226 НК РФ .

Казалось бы, все просто: при выплате зарплаты за первую половину месяца (аванса) НДФЛ удерживать не надо. Однако если вы выплатите работнику сумму аванса без удержания НДФЛ, то по окончании месяца может сложиться ситуация, когда вы не сможете перечислить НДФЛ в бюджет, так как вам не из чего будет удержать налог. Например, вы выплатили работнику аванс, НДФЛ с него не удержали. А потом оказалось, что за вторую половину месяца работнику не положена зарплата по какой-то причине (например, он заболел или находился в отпуске за свой счет). И получается, что удержать НДФЛ вам просто не из чего. А перечислять в бюджет НДФЛ за счет собственных средств вы не можете, это прямо запрещено Кодексо мп. 9 ст. 226 НК РФ . Есть три варианта решения этой проблемы:

• <или> выплачивать зарплату за первую половину месяца за вычетом рассчитанного с нее НДФЛ, но НДФЛ не начислять (проводку Дт счета 70 – Кт счета 68 не делать) и не удерживать. Тогда в конце месяца вы всегда сможете удержать весь НДФЛ за месяц из доходов работника;
• <или> исчислять (делать проводку Дт счета 70 – Кт счета 68) и удерживать НДФЛ с аванса, но в бюджет его сразу не перечислять. А перечислить сумму налога, удержанную со всей зарплаты за месяц, один раз - при выплате зарплаты по итогам месяца. Однако такой вариант может вызвать лишние вопросы налоговиков при выездной проверке (мол, раз удержали налог, то почему не перечислили, возможность ведь была);
• <или> исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ при каждой выплате зарплаты, то есть два раза в месяц (делать проводки: при исчислении НДФЛ - Дт счета 70 – Кт счета 68, а при перечислении налога - Дт счета 68 – Кт счета 51).

Дата перечисления НДФЛ и реквизиты платежки

Это дата, которая указана в отметке банка на платежке на перечисление НДФЛ. Напомним, что срок, в который налог должен быть перечислен в бюджет, зависит от способа выплаты доходо вп. 6 ст. 226 НК РФ .

Если вы выплачиваете доход (за исключением зарплаты за первую половину месяца) работнику безналичным путем и перечисляете налог вовремя, то дата выплаты дохода, дата удержания налога и дата его перечисления у вас будут совпадать.

Всем известно, что НДФЛ перечисляется в бюджет сразу за всех работников организации (или работников одного подразделения) одной платежкой. Поэтому если удержанный НДФЛ перечислен в бюджет полностью, то в налоговом регистре у каждого работника будет указан один и тот же номер платежки и ее дата.

Общие правила по ведению регистра

ПРАВИЛО 1. На каждого работника ежегодно нужно заводить отдельный регист рст. 216 , п. 1 ст. 230 НК РФ . В нем надо отражать все выплачиваемые работнику доходы независимо от того, по какой ставке они облагаются. Облагаемые по разным ставкам (9, 13, 15, 30 или 35%) доходы нужно отражать отдельно, к примеру в разных разделах регистр апп. 1 , 3 ст. 226 , ст. 224 , п. 1 ст. 230 НК РФ . Кстати, именно такой принцип действует при заполнении справок 2-НДФЛ (по каждой ставке - отдельные разделы 3- 5)разд. II Рекомендаций .

ПРАВИЛО 2. В регистре все выплаченные работнику доходы, облагаемые по ставке 13%, и предоставленные вычеты отражаются как помесячно, так и нарастающим итогом с начала года. Ведь НДФЛ по этим доходам рассчитывается нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца за вычетом НДФЛ, удержанного в предыдущих месяцах текущего год ап. 3 ст. 226 НК РФ .

А вот доходы, облагаемые по другим ставкам, можно отражать только помесячно. В этом случае НДФЛ исчисляется отдельно по каждой сумме дохода без предоставления вычето впп. 3 , 4 ст. 210 , п. 3 ст. 226 НК РФ .

ПРАВИЛО 3. Если работник принят на работу не с начала года, то в начале регистра можно указать такие сведения.

Сумма дохода берется из справки 2-НДФЛ с прежнего места работ ып. 3 ст. 218 НК РФ . Эта информация нужна для принятия решения о том, давать работнику вычеты на детей или нет. Ведь если доход с начала года превышает 280 000 руб., то вычеты уже не предоставляютс яподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ .

Если работник имеет право на детские вычеты, то в начале регистра лучше сделать еще одну табличку.

Из нее будет сразу видно: с какого месяца надо начать предоставлять вычет и когда перестать это делать, какую сумму вычета предоставить и какой код вычета присвоить.

Внимание

Вычеты на детей сотруднику предоставляются за каждый месяц календарного года независимо от того, были в этих месяцах доходы, облагаемые по ставке 13%, или нетподп. 4 п. 1 ст. 218 , п. 3 ст. 210 , п. 3 ст. 226 , ст. 216 НК РФ ; Письмо Минфина от 19.01.2012 № 03-04-05/8-36 ; Постановление Президиума ВАС от 14.07.2009 № 4431/09 .

ПРАВИЛО 4. В регистре можно не отражать доходы, которые в полной сумме не облагаются НДФЛ, например пособия по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком до полутора летст. 217 НК РФ .

А вот доходы, которые не облагаются НДФЛ в пределах установленного лимита (например, суточные свыше 700 руб., материальная помощь и подарки, облагаемые в части, превышающей 4000 руб. в год и др.), в регистре отражать над опп. 3 , 28 ст. 217 НК РФ ; Письмо Минфина от 20.07.2010 № 03-04-06/6-155 . Причем в регистре доходы надо отражать в полной сумме, а на необлагаемую сумму указывать код вычет аПисьмо Минфина от 02.03.2012 № 03-04-06/9-54 .

ПРАВИЛО 5. Если у организации есть обособленные подразделения, то налоговые регистры по НДФЛ нужно вести в каждом ОП отдельно.

А если работник одновременно получает доходы и в ГП, и в ОП, то на него надо завести два регистра по НДФЛ. В этом случае для правильного расчета НДФЛ вычеты на детей удобнее предоставлять в каком-то одном месте - либо в ГП, либо в ОП.

Вести регистры в каждом ОП нужно для того, чтобы не было проблем с перечислением НДФЛ и представлением справок 2-НДФЛ. Ведь НДФЛ, удержанный с доходов работников ОП, нужно перечислять в бюджет именно по месту нахождения каждого ОПп. 7 ст. 226 НК РФ . И как неоднократно разъясняли Минфин и ФНС, справки 2-НДФЛ надо представлять туда, куда перечисляется НДФЛПисьма ФНС от 30.05.2012 № ЕД-4-3/8816@ ; Минфина от 07.08.2012 № 03-04-06/3-222 , от 23.03.2012 № 03-04-08/8-58 . То есть справки 2-НДФЛ о доходах работников ГП надо представлять в ИФНС по месту нахождения ГП, а справки 2-НДФЛ о доходах работников ОП - в ИФНС по месту нахождения ОПразд. II Рекомендаций .

ПРАВИЛО 6. Суммы НДФЛ отражаются в регистре в целых рублях, а все остальные суммы - в рублях и копейка хп. 4 ст. 225 НК РФ .

ПРАВИЛО 7. Форму регистра по НДФЛ лучше утвердить приказом руководителя.

Заполняем регистр по НДФЛ

Как это сделать, покажем на примере.

Пример. Заполнение регистра по НДФЛ

/ условие / В организации работает Неунывающий Иван Петрович. Его оклад - 20 000 руб. Сроки выплаты зарплаты: за первую половину месяца - 22-е число текущего месяца, за вторую половину месяца - 7-е число следующего месяца.

У работника есть дочь в возрасте 10 лет. В связи с этим он принес в бухгалтерию заявление о предоставлении вычета и копию свидетельства о рождении ребенка.

С 4 по 8 февраля работник болел. После того как Неунывающий И.П. принес больничный, ему было начислено пособие в сумме 4000 руб., которое было выплачено 22-го числа вместе с зарплатой за первую половину феврал яп. 1 ст. 15 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ .

С 11 по 24 марта работник был в отпуске. Сумма отпускных была выплачена работнику 5 марта до начала отпуска вместе с зарплатой за феврал ьст. 136 ТК РФ .

Кроме того, Неунывающему И.П. организация вручила два подарка:

• 25 января в связи с его юбилеем - на сумму 3000 руб.;
• 22 февраля в связи с праздником - на сумму 1500 руб.

НДФЛ, удержанный с зарплаты работников, перечислялся в бюджет в день получения в банке денег для выплаты зарплаты.

/ решение / В регистре мы приводим только те данные, которые нужны для расчета налога.

Налоговый регистр по НДФЛ

11 12 13 Январь Зарплата (2000) 20 000 22.01.2013,
07.02.2013 114 1400 18 600 2418НДФЛ с зарплаты за первую и вторую половину месяца надо исчислить в последний день месяца - в день начисления дохода 2418 07.02.2013 2418Удержать и перечислить НДФЛ с зарплаты за месяц надо в день выплаты работникам зарплаты за вторую половину месяца 07.02.2013 № 11 от 07.02.2013 Подарок на юбилей (2720) 3 000 25.01.2013 501 3000 - - - - Итого за месяц х 23 000 х х 4400 18 600 2418 2418 х 2418 х х Итого с начала года х 23 000 х х 4400 18 600 2418 2418 х 2418 х х Февраль Больничный (2300) 4 000 22.02.2013 - - 4 000 520 520 22.02.2013 520 22.02.2013 № 35 от 22.02.2013 Подарок на 23 февраля (2720) 1 500 22.02.2013 501 1000Общая сумма вычета по всем выданным в течение года подаркам составляет 4000 руб. С суммы превышения - 500 руб. - надо исчислить и удержать НДФЛ 500Общая сумма вычета по всем выданным в течение года подаркам составляет 4000 руб. С суммы превышения - 500 руб. - надо исчислить и удержать НДФЛ 65 65 07.03.2013 65 07.03.2013 № 50 от 07.03.2013 Зарплата (2000) 15 000 22.02.2013,
07.03.2013 114 1400 13 600 1768 1768 07.03.2013 1768 07.03.2013 № 50 от 07.03.2013 Итого за месяц х 20 500 х х 2400 18 100 2353 2353 х 2353 х х Итого с начала года х 43 500 х х 6800 36 700 4771 4771 х 4771 х х Март Отпускные (2012) 14 000 07.03.2013 - - 14 000 1820 1820 07.03.2013 1820 07.03.2013 № 50 от 07.03.2013 Зарплата (2000) 10 000 05.04.2013 114 1400 8 600 1118 1118 05.04.2013 1118 05.04.2013 № 63 от 05.04.2013 Итого за месяц х 24 000 х х 1400 22 600 2938 2938 х 2938 х х Итого с начала года х 67 500 х х 8200 59 300 7709 7709 х 7709 х х ...

А в конце регистра вы можете указать номер справки 2-НДФЛ и дату ее представления в ИФНС и работнику.

1. Сумма НДФЛ, излишне удержанная по итогам года (гр. 9 – гр. 8)
2. Сумма НДФЛ, не удержанная по итогам года (гр. 8 – гр. 9)

Регистры налогового учета позволяют обобщать сведения, необходимые для исчисления различных видов налогов. Данные формы не утверждаются налоговым законодательством, в отношении каждого вида налогового обязательства компании разрабатывают свои формы регистров, при этом нужно учитывать рекомендации налоговой по их формированию.

Заполнение налоговых регистров

Основное назначение регистров – это обобщение информации по исходным данным в отношении каждого вида налога. Регистры помогают контролировать налогоплательщиков? и позволяют самим плательщикам проверять верность проводимых расчетов по каждому виду налогового обязательства.

Разрабатываемые формы должны обеспечить простоту и удобство заполнения, содержать необходимые графы и строки для отражения нужных данных, что позволяет проверить верность исчисления отдельных видов налогов.

Регистры полезны как для налоговой с целью контроля плательщиков, так и для самих компаний. Правильно заполненные бланки регистров позволяют верно формировать налоговую отчетность и упрощают восприятие необходимой для расчета информации.

Заполнять регистры можно в электронном или бумажном виде. Никаких особых требований в данном вопросе налоговая не предъявляет.

Ответственность по заполнению регистров ложится на определенных лиц, подписи которых должны заверять оформляемые документы. Данные лица должны обеспечить не только корректность заполнения регистров, но и надлежащее их хранение и исключение возможности внесения исправлений посторонними лицами.

Редактировать регистр может только ответственное лицо, заверяя вносимые корректировки подписью, датой и пояснениями.

Регистры по НДФЛ

Обязанность по учету выплачиваемых доходов трудоустроенным лицам ложится на работодателя, который выполняет роль налогового агента по отношению к налогу, вычисляемому с доходов физлиц. Чтобы верно рассчитать подоходный налог, нужно грамотно организовать учет выплачиваемых доходов. Для этой цели компания формирует собственные регистры для ведения налогового учета для расчета НДФЛ.

Регистры необходимы как для налоговой с целью контроля работодателей, так и для компаний, использующих наемный труд. Сбор данных о работающих физлицах, выплачиваемых им суммах, применяемых льгот и удерживаемых НДФЛ позволяет работодателю:

• Видеть общую картину по всем работникам;
• Заполнять справки 2-НДФЛ по итогам года;
• Определять права работников на «детский» вычет, отслеживать тот момент, когда данное право прекращается;
• Устанавливать права на иные вычеты стандартного характера;
• Выявлять случаи неправильного исчисления и удержания налога.

Формирование регистра

Компания вправе сама решить, как она будет учитывать доходы и рассчитываемый с них НДФЛ, и какие учетные бланки будут для этого использоваться. НК РФ определяет, что нужно отразить в налоговых регистрах. Необходимые сведения, подлежащие включению в регистр, закреплены в п.1 ст.230:

• Идентификационные данные по каждому физлицу;
• Разновидности выплачиваемых доходов;
• Предоставляемые льготы по НДФЛ, уменьшающие базу для вычисления налога;
• Величины выплачиваемых сумм;
• Даты выдачи сумм персоналу;
• Величины исчисленного налога;
• Даты его удержания и перечисления;
• Сведения о платежной документации, подтверждающей уплату.

Указанные сведения приводятся в разрезе по каждому сотруднику.

Бланк налогового регистра по НДФЛ разрабатывается с тем учетом, чтобы обеспечить удобную работу с информацией, наглядность ее представления. При этом в бланк включаются необходимые сведения, требуемые налоговой.

Качества, которыми должен обладать разработанный бланк регистра:

• Простота – не должно возникать путаницы в представлении данных по сотрудникам;
• Наглядность – данные должны легко читаться, бланк должен позволять быстро перенести необходимую информацию в 2-НДФЛ;
• Краткость – не нужны лишние сведения, они не несут никакой значимости и создают сложность восприятия информации.

Бланк регистра должен учитывать особенности деятельности организации и выплачиваемые виды доходов, поэтому не утверждено универсального бланка регистра. Каждое предприятие составляет такой документ, который будет включать необходимые сведения и обладать указанными выше свойствами.

Для удобства компания может формировать несколько налоговых регистров для полного отражения необходимых данных в целях налогового учета НДФЛ. Налоговое законодательство работодателей в данном вопросе не ограничивает. Можно применять отдельный регистр в отношении каждого вида дохода или каждого физлица.

Часто компании за основу берут действовавший ранее бланк справки 1-НДФЛ, на примере которого подготавливается подходящий регистр.

Бланк регистра по НДФЛ

В разрабатываемый налоговый регистр включаются сведения из п.1 ст.230. Ниже в таблице даны пояснения по каждому виде необходимой информации.

Обязательные сведения регистра	Пояснения
Идентификационные данные о налогоплательщиках	Данные о работающих физлицах, включающие: Число, месяц и год рождения; Сведения об удостоверяющем личность документе; ИНН, если он известен работодателю; Адрес (в РФ и за ее пределами); Гражданство.
Виды доходов	Каждый выплачиваемый вид дохода должен иметь поле для указания специального цифрового кодового обозначения. Коды утверждены Приказом ФНС №MMB-7-11/387@ 10.09.15. Не обязательно отражать данные по доходам, не облагаемым НДФЛ, так как они не формируют базу. Доходы, облагаемые налогом в ограниченном пределе, отражать обязательно, так как они способны накапливаться на протяжении года.
Виды вычетов	В регистре вычеты отражаются с указанием кодовых обозначений. Коды вычетов утверждены тем же приказом, что и коды доходов.
Суммы доходов	Рекомендуется указывать суммы доходов: Начисленные до налогообложения и применения вычетов; Уменьшенные на положенные вычеты.
Даты выплаты доходов	Предусматривается поле для указывания дня, когда: Фактически выдана з/п или иной вид дохода наличными из кассы; Перечислена з/п на карты сотрудникам.
Статус налогоплательщика	В регистр включается поле для указания того, относится физлицо к резидентам или нерезидентав РФ.
Даты удержания НДФЛ	В специальной графе прописывается фактический день удержания налога, который зависит от вида дохода.
Даты перечисления НДФЛ	Берутся из подтверждающей платежной документации.
Реквизиты п/п	Достаточно указать №, дату п/п и перечисляемую по нему сумму налога.
НДФЛ	В регистр вносится посчитанный и удержанный налог.

Если работников много, то удобнее разработать регистр, который бы отражал данные по каждому отдельному физлицу. По такому принципу построен бланк 1-НДФЛ. Можно взять указанный бланк в качестве основы и адаптировать его под современные реалии и требования НК РФ – добавить недостающие данные, убрать лишние, неактуальные.

Компания ведет регистр в удобном виде – бумажном или электронном.

С учетом вышеизложенных сведений налоговый регистр по НДФЛ может принимать такой вид:

Регистр по налогу на прибыль

Для целей учета показателей для вычисления налога на прибыль компания заполняет самостоятельно разработанные бланки налоговых регистров, данные в эти регистры переносятся из бухгалтерских счетов и первичной документации.

Бланки регистров составляются с учетом особенностей деятельности конкретного предприятия. Актуальность в применении налоговых регистров отдельно от бухгалтерских по налогу на прибыль возникает в том случае, если организация выполняет операции, суммы по которым учитываются по-разному в бухгалтерии и налогообложении.

Требования налогового и бухгалтерского учета по некоторым операциям могут не совпадать, в таких случаях и нужно отдельно применять налоговые регистры.

Если же предприятия не выполняет тех операций, по которым налоговый учет ведется в отличной от бухучета форме, то для вычисления налога на прибыль достаточно бухгалтерских регистров.

Налоговые регистры могут принимать форму бухгалтерских с необходимыми дополнениями. Также допускается формировать отдельные бланки, не схожие с бухгалтерскими. Налоговая разрешает компаниям в данном вопросе проявить инициативу и подготовить подходящий для себя бланк. В НК РФ даются только рекомендации о том, какие реквизиты отражаются в регистре:

• Название бланка;

• Временной отрезок, за который он составляется;
• Количественные и денежные измерители необходимых показателей;
• Сведения о проводимых операциях;
• Подпись ответственного лица.

Формировать форму нужно каждый месяц, как только начисляется сумма заработной платы к выдаче. Ранее бланк представлял собой карточку, но начиная с отчетности за 2011 год, он преобразован в налоговый регистр, вести который обязаны все работодатели. Обязательными для заполнения являются следующие поля формы:

• доходы за квартал с помесячной разбивкой
• полагающиеся по НК РФ вычеты
• фактически уплаченные в казну суммы НДФЛ

ВАЖНО: заполнять форму нужно с учетом принятой кодификации доходов, отчислений, вычетов.

Информация 1 НДФЛ – база для идентификации работника в качестве налогоплательщика и основание для присвоения ему соответствующего статуса. В обязательном порядке здесь указываются:

• даты выплаты доходов работникам
• даты произведенных удержаний
• суммы каждого вознаграждения и удержания
• реквизиты платежей

Сейчас, когда документ формируется на базе автоматизированного решения 1С, сложностей с составление формы по всем правилам не возникает.

Обратите внимание: если фирма-агент в срок не представит 1 НДФЛ по запросу ФНС в период проверки, ее ждет штраф 10 000 руб. на основании нормы статьи 120 Кодекса.

1 НДФЛ бланк 2017: термины и понятия

Давайте для начала определимся с терминологией и основными понятиями. Это особенно актуально для тех, кто впервые формирует данную форму. Им будет полезен следующий глоссарий:

• Подоходный налог или НДФЛ – федеральный налог на все поступлений в качестве доходов физических лиц в размере 9/13/30/35 % в зависимости от характера поступлений. Регламент расчетов по НДФЛ определен гл. 23 НК РФ.
• 1 НДФЛ 2017 бланк скачать можно в Сети. Форма утверждена приказом ФНС еще в 2003 году, номер документа БГ-3-04/583. Титульная страница выглядит так:

Именно эту форму чаще всего считают «первичкой» по учету доходов физического лица в рамках сотрудничества с конкретным работодателем.

• Регистр налогового учета доходов по НДФЛ – своего рода аналог карточки 1-НДФЛ от 2003 года, который может быть сформирован в свободной форме, если его содержание дает исчерпывающую информацию о начислениях и удержаниях по сотрудникам за налоговый период.

Кто заполняет 1 НДФЛ на сотрудника?

Хотя данные в документе напрямую относятся к начислениям и удержаниям по каждому конкретному сотруднику предприятия или ИП, заполнять форму должны не работники, а их налоговые агенты, то есть – текущие работодатели. Сотрудники бухгалтерии формируют 1 НДФЛ в качестве регистра налогового учета. При этом они следуют следующим правилам:

• карточка-регистр составляется по данным каждого месяца на основании текущих итоговых ведомостей по заработной плате и прочих вознаграждений и доходов сотрудников предприятия
• именно бухгалтер-расчетчик, который по роду своей службы рассчитывает заработную плату, готовит базовые данные для заполнения формы и формирует документ на основании ежемесячных начислений

ВАЖНО: не отражаются в указанном регистре следующие виды начислений в пользу сотрудника:

• пособия из средств фонда на обеспечение сотрудниц выплатами на основании больничного листа по беременности и родам
• выплаты в пользу сотрудника, обусловленные рождением ребенка или его усыновлением
• все обусловленные трудовым законодательством страны денежные выплаты, связанные со статусом безработного

Нормы права: что диктует закон?

• учет поступлений и вычетов ведет налоговый агент
• использовать для отражения сумм следует налоговый регистр
• регистром учета можно считать форму 1 НДФЛ

В каком порядке следует подавать карточки?

Ежемесячно бухгалтерия работодателя или фирма-аутсорсер формируют карточку 1-НДФЛ. Это одновременно и бухгалтерский, и налоговый учет доходов. Вся процедура сводится к нескольким простым действиям:

• составить ведомость учета доходов в разрезе сотрудников
• учесть в таблице зарплату, отпускные, премии, компенсации
• сформировать документ по форме 1 НДФЛ
• направить данные по регламентированной форме в ФНС

Обратите внимание, в актуальной форме 1 НДФЛ 9 разделов:

Раздел 3

Раздел 4

Раздел 5

Раздел 6

виды предоставленных вычетом

расчетные суммы налога к уплате

Идентификация работника специалистом налоговой службы проходит по параметрам: доходы, вычеты, платежи, долги, реквизиты, и конечно – личные данные налогоплательщика.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .