Как правильно заполнить приходный ордер. Кто подписывает форму? Как оформить приходный кассовый ордер

Типовая межотраслевая Форма М-4 – Приходный ордер и Указания по ее применению и заполнению утверждены Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве”. В статье расскажем про приходный ордер (форма М-4 ), рассмотрим порядок заполнения.

Применяется для учета материалов. Это могут быть и материалы, принятые от поставщиков, и материалы, поступившие из переработки. Также приходным ордером можно оформить материалы, принятые на ответственное хранение. Применяется всеми организациями, независимо от их сферы деятельности.

Допускается приходный ордер не оформлять, а проставить на товарной накладной поставщика штамп «Оприходовано» с реквизитами приходного ордера.

Общие правила заполнения Приходного ордера

При заполнении Приходного ордера необходимо учесть следующее.

• В документе должны быть заполнены все графы.
• При отсутствии данных в графе ставится прочерк
• Код единицы измерения заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором единиц измерения.
• Если в организации данные вид МПЗ учитывает в единицах измерения, отличных от указанных в документах поставщика, количество указывается в двух единицах измерения. Сначала – в тех единицах, что указал поставщик, затем в тех, что установлены в организации. Если в организации разработана и утверждена система перевода из одних единиц в другие, то может быть указано количество в единицах измерения, принятых в организации и дана ссылка на соответствующий локальный нормативный акт.
• При указании в документах поставщика более мелкой/крупной единицы измерения, материалы принимаются в единицы измерения, принятой в организации.
• При приеме МПЗ, содержащих драгоценные металлы, заполняется графа «Номер паспорта”, в остальных случаях в данной графе ставится прочерк.

Пошаговая инструкция по заполнению Приходного ордера

1. Заполняется наименование организации и структурного подразделения.
2. Отражается дата составления документа, склад, на который принимаются ценности, наименование поставщика, данные товарной накладной поставщика, номер платежного документа (при наличии).
3. Указывается счет учета материальных ценностей.
4. Указываются все поступившие материальные ценности. По каждой позиции заполняется наименование МПЗ, в том числе сорт, размер, марка (при наличии данных). Проставляется номенклатурный номер, единица измерения.
5. По каждой позиции указывается количество МПЗ (по документу поставщика и фактически принятое) и стоимостные показатели. К стоимостным показателям относится цена на единицу, сумма без учета НДС, сумма НДС, итоговая сумма с НДС.
6. Отражается номер паспорта (при наличии) и порядковый номер по складской картотеке.
7. В итоговой строке заполняются данные по количеству фактически принятых МПЗ, сумме без учета НДС, сумме НДС и итоговой сумме с НДС.
8. Указываются должности и фамилии работников, сдавших и принявших материальные ценности. Лицом, сдавшим МПЗ, может быть как сотрудник организации, например, купивший материалы за наличный расчет из подотчетных сумм, так и сотрудник организации-поставщика или транспортной компании, например, экспедитор.
9. Оба экземпляра подписываются ответственными лицами. Читайте также статью: → « ».

Пример заполнения Приходного ордера

Типовая межотраслевая форма № М-4

Утверждена Постановлением Госкомстата России

от 30.10.97 № 71а

		ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР №	112
						Коды
Форма по ОКУД						0315003
Организация	ООО “Пример “				по ОКПО	12345678

Структурное подразделение Основной склад

Да­та сос­та­вле­ния	Код ви- да опе- ра­ции	Склад	Пос­тав­щик		Стра­хо­вая ком­па­ния	Корреспонди- рующий счет		Но­мер до­ку­мен­та
			на­име­но­ва­ние	код		счет, суб­счет	код ана­ли­ти­чес­ко­го уче­та	соп­ро­во­ди­тель­но­го	пла­теж­но­го
27.10. 20 17		Осн	ООО “Друг”	–	–	10.01	–	Товарная накладная № 4452 от 27.10.2017	п/п 245 от 26.10.2017

Ма­те­риаль­ные цен­нос­ти		Еди­ни­ца из­ме­ре­ния		Ко­ли­чес­тво		Це­на, руб. коп.	Сум­ма без уче­та НДС, руб. коп.	Сум­ма НДС, руб. коп.	Все­го с уче­том НДС, руб. коп.	Но­мер пас­пор- та
на­име­но­ва­ние, сорт, раз­мер, мар­ка	но­менк- ла­тур­ный но­мер	код	на­име­но­ва­ние	по до­ку­мен­ту	при­ня­то
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Бумага офисная	111	778	Упаковка	20	20	160,00	3200,00	576,00	3776,00	–	1111
–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–

Ма­те­риаль­ные цен­нос­ти		Еди­ни­ца из­ме­ре­ния		Ко­ли­чес­тво		Це­на, руб.коп.	Сум­ма без уче­та НДС, руб.коп.	Сум­ма НДС, руб.коп.	Все­го с уче­том НДС, руб.коп.	Но­мер пас­пор- та	По­ряд­ко­вый но­мер по склад­ской кар­то­те­ке
на­име­но­ва­ние, сорт, раз­мер, мар­ка	но­менк- ла­тур­ный но­мер	код	на­име­но­ва­ние	по до­ку­мен­ту	при­ня­то
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–
–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–	–
				Итого	20	Х	3 200,00	576,00	3 776,00

Принял	Кладовщик		Веселый		Веселый Н.А.	Сдал	Менеджер		Смелый		Смелый Н.Ш.
	(должность)		(подпись)		(расшифровка подписи)		(должность)		(подпись)		(расшифровка подписи)

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1. Нужно ли на Приходном ордере ставить печать/штамп?

Вопрос №2. Где должен храниться приходный ордер?

Места и сроки хранения определяются в соответствии с правилами, установленными документооборота, установленными в организации.

Приходные ордера по форме М-4 должны в установленные организацией сроки сдаваться в бухгалтерию организации для проверки и хранения.

Вопрос №3. Любой сотрудник может расписаться за получение материалов в Приходном ордере по форме М-4?

Приходный ордер подписывает только материально ответственное лицо, т.е. лицо, с которым заключен договор о материальной ответственности.

Образец заполнения приходного кассового ордера ИП нужно иметь каждому бизнесмену, так как в процессе работы возникают ситуации, когда требуется внести наличные деньги в кассу. Форма ордера является единой для всех организаций и индивидуальных предпринимателей. При оформлении документа требуется использовать только действующие бланки, иначе в процессе ведения бизнеса будут возникать различные неприятности. Бланк на 2017 год представлен в приложении 1.

Приходный кассовый ордер (ПКО, «приходник») условно разделен на 2 части. Левая представляет собой непосредственно «приходник», а вторая — это квитанция. После фактической передачи денег ордер остается у кассира, а квитанция передается человеку, внесшему наличность. Этот документ является подтверждением того, что кассир принял средства.

В ПКО для ИП обязательно должны быть указаны следующие данные:

• ФИО индивидуального предпринимателя, ОКПО;
• номер и дата создания документа;
• сумма внесенных наличных денег цифрами и прописью;
• имя или название юридического лица, от которого поступила наличность;
• на основании чего получены средства;
• сумма НДС;
• подписи и печать или штамп.

Перечисленная информация должна содержаться не только в самом «приходнике», но и в квитанции к нему. Для человека, сдавшего наличность, она является подтверждением кассовой операции.

Порядок составления документа

Приложение 1. Бланк приходного кассового ордера.

Как заполнить приходный кассовый ордер ИП в соответствии с установленными правилами, знает любой бухгалтер-кассир.

Но у предпринимателя обычно нет такого сотрудника, а есть или простой кассир, или другой работник, выполняющий функции по приему наличных денег. Иногда сам бизнесмен принимает наличность.

В поле «Организация» указывается имя предпринимателя, в табличке справа — ОКПО. У бизнесмена-физического лица он состоит из 10 знаков, если знаков 9, то впереди надо поставить нуль.

Структурное подразделение указывается только в том случае, когда в кассу приходуется выручка, поступившая от торговых точек. Обозначается название и/или номер точки, от которой поступили деньги.

Обычно нумерация документов ведется с 1 января текущего года. Нужно помнить, что ПКО печатается только в день фактической передачи наличности в кассу. Если документ будет сделан раньше или позже, то он признается недействительным.

Предприниматель имеет право не указывать бухгалтерские счета и код целевого назначения в «приходнике». В графе «Принято от» прописывается ФИО гражданина или название фирмы, от кого поступили наличные средства. Если деньги приняты от организации, то необходимо указать имя человека, непосредственно передавшего их в кассу. Например, от ООО «Колобок» через Волкова Петра Ивановича.

В строке «Основание» требуется указать, за что получены деньги или каков источник их поступления. Например, за проданные товары или торговая выручка от магазина №2. Приходный кассовый ордер подписывает кассир и сам индивидуальный предприниматель (при отсутствии бухгалтера). Документ заполняется в 1 экземпляре.

Информация в квитанции и в «приходнике» должна полностью совпадать. Квитанция заверяется печатью (если нет, то нужно на месте печати поставить «б/п»). Можно на квитанции поставить штамп «Оплачено». К квитанции прикладывается чек. Образец заполнения приходного кассового ордера ИП представлен в приложении 2. Все приходные и расходные ордера фиксируются в журнале регистрации кассовых документов. В ПКО нельзя делать исправления. Если испортили, то нужно распечатать и заполнить новый документ.

Вернуться к оглавлению

Как принять наличные без ККМ

Приложение 2. Образец заполнения ПКО.

Некоторые индивидуальные предприниматели работают без использования контрольно-кассовой машины, то есть при поступлении наличных денежных средств не смогут выдать вносителю чек и ПКО. В этом случае ИП представляют гражданину бланк строгой отчетности (БСО). К нему относятся квитанции, путевки, абонементы, талоны и т.п. Эти бланки обязательно содержат следующую информацию:

• название, серия и номер;
• имя ИП, его ИНН, адрес регистрации;
• за что получены деньги;
• общая стоимость;
• сколько денег принято в наличном виде;
• дата операции;
• подпись кассира или другого лица, принявшего деньги, печать ИП или отметка «б/п».

Все БСО необходимо печатать в типографии. Каждый документ индивидуален. Все бланки строгой отчетности учитываются в специальной книге.

Приходный кассовый ордер не является бланком строгой отчетности, поэтому при работе предпринимателя без кассовой машины при приеме денежных средств нельзя выдавать лицам, внесшим деньги, «приходники».

С помощью формы ПКО осуществляются операции по поступлению наличных денежных средств в операционную кассу предприятия.

Документ выписывается в момент взноса сумм и отражает поступление выручки, перерасхода по авансовым отчетам, депонированной части заработной платы и прочих поступлений.

Форма бланка КО-1 обязательна для всех предприятий.

Документ относится к унифицированным видам , не подлежащим самостоятельной разработке.

Приходный кассовый ордер (ПКО) – документ первичного кассового учета. В нем отражаются величины наличных сумм, внесенных в кассу.

Порядок применения данного бланка и его форма описаны в Указании ЦБ РФ о порядке ведении кассовых операций.

Записи в ПКО производятся с обязательным заполнением всех реквизитов. Ответственность за ведение кассовых операций, выписку бланков первичного учета несет кассир или иное лицо, временно исполняющее его обязанности.

Образец заполнения журнала учета

Документ состоит из 2-х частей – собственно самого ПКО и квитанции к форме. В первоначальном виде обе части находятся слитно и содержат дублирующую информацию. После совершения операции квитанция отрезается и передается лицу, внесшему средства.

Приходные кассовые ордера регистрируются в журнале . Запись производится сразу после выписки документа.

Форма приходного ордера и порядок его заполнения одинаковы вне зависимости от регистрационной формы предприятия. Для ИП допускается возможность не заверять печатью текст и подписи должностных лиц. Предприниматели не ведут бухгалтерский учет в полном объеме и с использованием двойной записи. Поля со счетами ИП не заполняют.

Подробная инструкция по заполнению

При ручном заполнении все строки формы требуют заполнения. Пустые, не имеющие информацию строки прочеркиваются . При машинном заполнении документа ряд реквизитов заполняется автоматически.

В бланке КО-1 указываются:

• Наименование организации в точном соответствии с учредительными документами. Если наряду с полным зарегистрировано краткое наименование, допускается внести название предприятия в сокращенном виде.
• Строка о структурном подразделении предназначена для филиалов торговых точек и прочего внутреннего разделения. При отсутствии данных указывается «основное» подразделение или ставится прочерк.
• В окошко «Номер документа» заносится его числовая регистрация в журнале приходных и расходных ордеров.
• В графе «Дата документа» заносится день проведения операции по взносу наличных. Требуемый формат данных – дд.мм.гггг.
• В табличной части в окошке «дебет» вносится номер счета синтетического учета и аналитический корсчет к нему. В дебете располагается кодировка кассы.
• В окошке «кредит» показываются данные корреспонденции счета кассы и отнесение сумм в рамках аналитического учета.
• Код целевого назначения заполняется только при организации кодировок на предприятии некоммерческого направления деятельности. Коды в учете имеют бюджетные организации всех уровней. В преимущественном числе случаев в окошке ставится прочерк.

Образец заполнения приходного кассового ордера (бланк КО-1)

Проводки, счета учета могут заносится позднее при разноске документов. Учет ведется бухгалтером по обработке первичных документов. Реквизиты счетов и корреспонденции к ним не являются необходимыми реквизитами и заполняются для удобства внутреннего документооборота.

Одним из основных реквизитов ПКО выступают данные о вносимых денежных средствах . В табличной части сумма заносится в числовом исполнении с обязательным указанием рублей и копеек. В случае взноса сумм в целых рублях допускается прочерк в месте размещения копеек.

Под табличной частью КО-1 заносятся данные:

• Лица, вносимого суммы. Указываются его полные данные – фамилия, имя, отчество в родительном падеже без сокращений и наименование компании, которую представляет плательщик. Для работников компании допускается запись только ФИО.
• «Основания» – запись о причинах вноса средств – выручка, заем и прочее.
• «Суммы» – полностью рублями в форме прописи и копейками в виде цифр. Если в составе суммы имеется НДС, его величина указывается строкой ниже.

Документ подписывается главным бухгалтером и ответственным за составление кассовым работником.

Сведения в точном порядке переносятся в соответствующие разделы квитанции.

Видео: Учет денежных средств, внесенных в кассу предприятия

В данном видеоматериале рассматриваются общие сведения по приходным кассовым ордерам.

Заполнение ПКО в ПО «1С Бухгалтерия 8.2» на примере возврата от подочетного лица описано в следующем видеофайле.

При ведении хозяйственной деятельности многие организации и индивидуальные предприниматели производят расчеты с помощью наличных денежных средств. В настоящее время существует утвержденный лимит расчетов наличными деньгами при осуществлении предпринимательской деятельности, он составляет 100 тысяч рублей по одному договору.

Для учета наличных средств существует ряд законодательно утвержденных документов. Одним из таких документов является приходный кассовый ордер.

Приходный кассовый ордер (ПКО) — это унифицированный кассовый документ, отражающий поступление наличных денежных средств из разных источников. Форма приходного кассового ордера КО-1 утверждена Постановлением № 88 от 18.08.1998 года, ее нельзя видоизменять, добавлять или удалять какие-то разделы и показатели.

Поступления денежных средств в кассу могут иметь следующие назначения:

• поступления в кассу с расчетных счетов;
• выручка от покупателей;
• возврат неиспользованных ;
• возврат займов, возмещение ущерба;
• взносы от учредителей в уставный капитал.

Оформление ПКО является обязательным при любом поступлении денежных средств в кассу организации или предпринимателя. Прием денежных средств без оформления ПКО является нарушением кассовой дисциплины и карается штрафами, которые накладываются на должностное лицо в сумме от 4 до 5 тысяч рублей и на организацию в размере от 40 до 50 тысяч рублей.

Частичное или полное неоприходование наличных денежных средств по ПКО влечет за собой искажение данных в бухгалтерском и налоговом учете, а также показателей бухгалтерской отчетности. При налоговой проверке этот недочет будет расцениваться как грубое нарушение правил учета, за которое предусмотрены штрафные санкции на должностное лицо.

Как оформить приходный кассовый ордер

При поступлении денежных средств кассир оформляет ПКО в одном экземпляре. Следует отметить, что в кассовых документах категорически запрещены исправления и помарки, это делает их недействительными. Если кассир допустил ошибку при заполнении ПКО, необходимо оформить новый документ взамен испорченного.

Бланк приходного кассового ордера состоит из двух частей — приходного кассового ордера и квитанции к ПКО. Приходный кассовый ордер в конце дня подшивается к отчету кассира (отрывной лист кассовой книги), а квитанция к ПКО дается на руки лицу, вносящему денежные средства.

Пример заполнения приходного кассового ордера по форме КО-1

Рассмотрим подробно порядок заполнения ПКО. Ниже образец заполнения приходного кассового ордера.

Актуальный образец бланка приходного кассового ордера на 2013−2014 гг. можно скачать бесплатно в формате или .

В строке «Номер документа» указывается номер ПКО, нумерация ведется с начала года автоматизировано или вручную с помощью журнала регистрации ПКО.

В строке «Дата документа» указывается дата внесения денежных средств в кассу.

В строке «Дебет» указывается счет 50, предприниматели эту строку не заполняют, так как они не используют план счетов бухгалтерского учета.

Строка «Код структурного подразделения» заполняется обособленными подразделениями организации.

В строке «Корреспондирующий счет» указывается кредит счета, соответствующего источнику поступления средств. Предприниматели также оставляют это поле пустым. При поступлении розничной выручки указывается кредит счета 90.1. Поступление средств с расчетного счета отражается по кредиту счета 51. При поступлении аванса или оплаты от покупателя указывается кредит счета 62. Возврат подотчетных средств учитывается по кредиту счета 71. Различные поступления от работников организации, например, возмещение ущерба, недосдач отражается по кредиту счета 73. Взносы от учредителей отражаются в корреспонденции с кредитом счета 75.

Строка «Код аналитического учета» заполняется при наличии кодов по системе аналитического учета.

В строке «Сумма» указывается цифрами сумма поступивших денежных средств.

Строка «Код целевого назначения» заполняется некоммерческими организациями, если средства поступили в порядке целевого финансирования.

В поле «Принято от» указывается полное ФИО физического лица или наименование организации, от которого принимаются средства.

В строке «Основание» в приходном кассовом ордере указывается характер поступления средств, например, выручка от покупателей, снято по чеку и тому подобное.

В строке «Сумма» указывается прописью сумма поступивших средств. Важно, если ранее сумма цифрами была указана без копеек, то сумма прописью так же указывается без копеек. Если указана сумма с копейками, то целые рубли указываются прописью, а копейки цифрами. Оставшееся свободное поле прочеркивается.

В строке «В том числе» указывается ставка и сумма (цифрами) НДС при наличии, или делается отметка «без НДС».

В поле «Приложение» отражается реквизиты документа, по которому поступили средства, например, дата и номер товарной накладной, реквизиты банковского чека, договор поставки.

Кто подписывает приходный кассовый ордер? ПКО подписывается кассиром и главным бухгалтером. Квитанция к приходному кассовому ордеру дублирует сведения, содержащиеся в кассовом ордере. Квитанция к ПКО заверяется печатью предприятия. Оттиск печати должен полностью располагаться на поле квитанции и быть читаемым.

Заполнение приходно-кассовых ордеров онлайн и с помощью программ

Закон разрешает оформлять ПКО не только вручную, но и в машинописной форме с использованием автоматизированных средств и различных бухгалтерских онлайн-сервисов.Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статьей могла устареть! Наш юрист может бесплатно Вас проконсультировать - напишите вопрос в форме ниже:

В конце дня наши магазины сдают выручку в кассу центрального офиса. Как головному подразделению оформить прием наличных в кассу?

При приеме наличных кассир (работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций) должен пересчитать вносимую в кассу сумму и проверить правильность оформления приходного кассового ордера (ПКО). Он должен быть оформлен по унифицированной форме № КО-1 подп. 4.6 п. 4 , подп. 5.1 п. 5 Указания ЦБ № 3210-У .

Для оформления кассовых операций нельзя использовать документы, разработанные самостоятельно. Также нужно помнить, что при продаже товаров (работ, услуг) за наличные покупателю нужно выдать чек ККТ или БСО, а не квитанцию к ПКО.

Если все правильно, кассир расписывается на ПКО и квитанции к нему, ставит на квитанции печать (если организация ее использует) или штамп «Получено». Такой же штамп ставится на документах, приложенных к ПКО п. 2.21 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 . Затем отдает квитанцию к ПКО лицу, внесшему деньги.

О принятых деньгах кассир делает запись в кассовой книге. Причем ПКО оформляется и запись в книгу вносится всегда днем фактического поступления денег. Поэтому сумма полученной через ККТ выручки, указанная в строке «Итого за день (смену)» журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4), и сумма выручки, на которую выписаны БСО за этот же день, должны быть указаны в ПКО и листе кассовой книги, оформленных за этот день подп. 4.6 п. 4 Указания ЦБ № 3210-У .

При отсутствии главбуха и кассира во всех строках расписывается руководитель организации

Л
И
Н
И
Я

О
Т
Р
Е
З
А

КВИТАНЦИЯ
к приходному кассовому ордеру № 421 от « 15 » июня 2016 г. Принято от Самойловой Натальи Ивановны

Основание: Торговая выручка от торговой точки № 2 за смену (согласно справке-отчету кассира-операциониста от 15.06.2016 № 180 (8.00 - 15.00)