Порядок действий при оформлении кассовых документов в бухгалтерии. Учет и документальное оформление кассовых операций

По закону все кассовые операции должны быть оформлены первичными документами – таков порядок учета хозяйственной деятельности любого предприятия.

Госкомитет статистики обозначил перечень унифицированных форм отчетности, который действует и в 2016 году:

• кассовая книга;
• приходный ордер;
• ордер о расходовании средств;
• книга, где отражается принятие и выдача кассиром денежной массы;
• расчетно-платежная выписка;
• платежная ведомость.

Разрешается не подавать кассовые документы индивидуальным предпринимателям, контролирующим и заполняющим отчетность по доходной и расходной части или физическим значениям. Вести кассовую книгу предприниматели тоже не обязаны, однако по собственному желанию физлица это возможно – иногда документация по движению денег позволяет систематизировать порядок ведения бухучета.

Кассовая книга

Деньги, поступающие в кассу организации от реализации товара, обеспечения услуги или выполнения работ, должны быть учтены в специальной кассовой книге. Она может быть представлена в нескольких вариантах: бумажном (печатном) или электронном виде.

Если кассовая книга отпечатана в виде бланков, скрепленных в единое целое, бухгалтер пронумеровывает страницы еще до начала пользования документом, внизу ставится подпись предпринимателя и отвечающего за составление отчетности по фирме. Если кассовая книга хранится на флеш-устройстве или ПК, руководитель должен побеспокоиться о закрытом доступе для других сотрудников, чтобы избежать внесения в документ заведомо ложной информации. Подтверждением того, что электронной кассовой книге можно верить, будет электронная подпись.

Если кассовая книга оформлена в электронном варианте, листы тоже нумеруются, но делает это специальная программа. Распечатывать книгу лучше каждую неделю, чтобы после не запутаться в листах, ведь кассовая книга предоставляется 1 раз в год. Записи в папку вносятся непосредственно кассиром, основанием для заполнения кассовой книги являются приходные и расходные ордеры. Если деньги поступают от агентов, средства фиксируются в отдельных кассовых журналах, которые заполняются самими агентами.

Задача кассира – в конце каждой рабочей смены сверять информацию, взятую из кассовой книги, со сведениями, проходящими в кассовой отчетности, если все в порядке – результат фиксируется подписью с указанием остатка наличной денежной массы в кассе. Окончательную проверку делает бухгалтер, а затем и руководство организации.

Что делать, если в какой-то из дней отсутствовали кассовые операции? Остаток каждый раз забирать нет необходимости – сумма по остатку определяется тем днем, когда хозяйственная деятельность по движению денег осуществлялась.

Для чего нужен приходный и расходный ордера

Из названия приходного ордера сразу становится понятным, что этот документ отвечает за отображение поступающих наличных средств в кассу. Чаще всего ордера заполняются традиционно вручную, но также возможен вариант составления на ПК или при помощи печатной машинки. Помарки и исправления допускать нельзя, сделали ошибку – придется переделывать.

В приходный ордер всегда входят такие составляющие:

1. Регистрационный номер.
2. Название организации, возможно, отдел или указание филиала с определенным ОКПО.
3. Число, когда составлялся документ.
4. Нумерация счета или субсчета, для последующего отражения в бухгалтерском учете.

Если кассир выдает средства, в 2019 году заполняется расходный ордер. Ко всему прочему он заверяется начальством и главным бухгалтером.

Когда кассир может выдать деньги? Если у получателя на руках есть расписка с указанием суммы в рублях, обозначенной не цифрами, а словами, также при себе гражданин должен иметь паспорт или другой документ, который может подтвердить его личность. Информация, находящаяся в представленных документах, записывается кассиром отдельно.

Для выдачи средств основанием также может послужить доверенность. Тогда в ордере следует зафиксировать имя человека, на которого выписана доверенность, этот документ прикладывается к ордеру.

Книга учета наличных

Если предприятие более крупное и на нем работает сразу несколько кассиров, в обязанности старшего кассира входит ведение книги учета денежных средств. В начале рабочей смены бухгалтер имеет право передавать деньги подотчетным лицам на нужды в отношении осуществления их профессиональной деятельности. Эти сотрудники ставят подпись в книге, а в завершение дня отдают остаток и снова расписываются.

Если деньги выдаются с целью выплатить зарплату, отчет включает в себя заполнение документации вплоть до даты, указанной в платежке. Наличные, которые числятся на остатке, каждый день кладутся в конверт, где определяется точная сумма, а после конверт передается бухгалтеру под расписку.

Что такое расчетно-платежная ведомость

Документ необходим для контроля за отработанным сотрудниками временем, начислениями, удержаниями и, наконец, выплатами работникам организации. Заполнением ведомости занимается бухгалтер, одного образца достаточно, чтобы обработать первичные документы, учитывая выработку, отработанные часы и т. д.

В 2016 году принято начислять заработную плату на банковские счета трудящихся, в этом случае оформляется расчетная ведомость. В ней фиксируются:

• зарплата к выдаче;
• социальная помощь;
• надбавки и премии;
• вычеты и удержания из зарплаты.

На титульном листе принято отражать совокупную сумму выплат, на которую после составляется расходный ордер, число заполнения последнего фиксируется в ведомости. Если кому-то из сотрудников не начислена заработная плата, напротив, в строке указывается «депонировано». Если расчет с сотрудниками происходит наличными, в дело вступает расчетно-платежная ведомость.

Как ведется платежная ведомость

Когда предприятие выдает зарплату или осуществляет другие виды выплат, информация всегда заносится в платежную ведомость. Некоторые кассиры по-прежнему ориентируются на расходный ордер, но опытные бухгалтеры отдают предпочтение учету в ведомости.

Окончательная проверка в 2019 году ложится на плечи главного бухгалтера, заверяет эту проверку руководство фирмы. Исправлений в отчетности быть не должно.

Кассовые документы — именно ими оформляется движение наличных денежных средств. При этом порядок оформления кассовых документов строго регламентирован. О нем мы и расскажем в данной статье.

Оформление первичных кассовых документов

Однако это не касается первичных кассовых документов, которые и сейчас продолжают составляться по утвержденным унифицированным формам (см. информацию Минфина России № ПЗ-10/2012).

В настоящее время порядок оформления кассовых документов регулируется:

1. Указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У).
2. Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Заполнение кассовых документов

Составляет и заполняет кассовые документы сотрудник, на которого возложена данная обязанность. Это может быть бухгалтер, главный бухгалтер, кассир. Если в штате нет бухгалтерских работников, этим занимается сам руководитель или ИП.

Заполнять кассовые документы можно несколькими способами (п. 4.7 указания № 3210-У):

1. От руки.
2. На компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе.
3. В электронном виде. В этом случае должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Такие кассовые документы подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

В первых 2 случаях документы подписываются собственноручными подписями уполномоченных лиц. Электронный же документ может подписать электронной подписью не только тот, кто его сформировал, но и получатель денежных средств - в случае оформления расходного кассового ордера. А если сотрудник формирует электронный приходный кассовый ордер, то квитанция такого документа может быть направлена вносителю денежных средств по электронной почте (п. 5.1 указания № 3210-У).

Обо всех нововведения в сфере регулирования кассовой дисциплины вы можете прочесть .

Правила нумерации кассовых документов

Нормативные акты, регулирующие оформление кассовых документов, не содержат специальных требований к порядку их нумерации. Следовательно, разработать правила присвоения номеров можно самостоятельно, указав их в локальном акте по документообороту.

При этом допускается использовать дробную нумерацию, цифровые, буквенные или комбинированные индексы и другие удобные варианты — главное, чтобы соблюдалась хронологическая последовательность. Кстати, порядок возобновления хронологии тоже можно выбрать свой. Например, при большом количестве документов начинать нумерацию с первого номера можно ежедневно. Если же ордеров мало, то возможна сквозная нумерация на протяжении всего года. Закрепите выбранный порядок нумерации кассовых документов в положении о кассе или учетной политике.

Печать на кассовых документах

Как обязательный реквизит печать предусмотрена на таких кассовых документах, как:

• (в этом случае печать ставится на квитанции, передаваемой вносителю денег, при условии что документ оформлен на бумаге);
• (здесь печатью заверяется запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов», которая делается на последней странице бумажного варианта).

Поскольку печать содержат унифицированные формы этих документов, обязательные к применению, проставлять ее целесообразно даже в том случае, если вы официально от нее отказались. Она обезопасит вас от возможных претензий при проверке. Однако это не обязательно должна быть круглая печать организации, ее вполне можно заменить печатью для кассовых документов или специальным штампом.

В другой кассовой первичке, в том числе расходном ордере, Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и Книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, печать необязательна.

Итоги

Заполнение кассовых документов - строго регламентированная процедура. Кассовые документы могут быть бумажными, а могут формироваться в электронном виде, но тогда и подписываться они должны электронной подписью.

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
• для ее должностных лиц и ИП - от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы - допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС .

Кассовые операции в 2019 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2019 году: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания , п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).

Кассовые операции: кто подписывает документы

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
• соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
• наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии - подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
• соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

• подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
• записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
• сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
• проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии - руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость - можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании , написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

• соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
• соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате - оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.

Всем кассовым операциям сопутствует обязательное документальное оформление. Только на таком основании принимаются они к учету в бухгалтерии.

Какие первичные документы применяются для оформления операций по кассе? Любые операции финансового характера должны быть заверены надлежащими документами.

Именно документальное сопровождение подтверждает все действия, выполняемые ответственным работником. Порядок документооборота кассовых операций регулируется действующим российским законодательством.

Что нужно знать

Наиболее ответственной работой в деятельности любого экономического субъекта является учет денежного оборота и надлежащее оформление документами всех осуществляемых операций по кассе.

Первичные документы имеют и юридическую значимость. В случае возникновения каких-либо бухгалтерских споров их можно использовать в качестве основных доказательств.

Минфином РФ установлены неукоснительные реквизиты, какими должны располагать основные первичные документы для ведения кассовых операций.

Так неизменно указываются такие реквизиты как:

• название;
• форма и код;
• дата создания;
• сущность операции, ее измерители;
• ответственные лица, их подписи с расшифровкой.

Классификация документирования

Формы унифицированных бланков, используемых для оформления кассовых операций, отображены в Общероссийском классификаторе управленческой документации .

К первичной документации по оформлению и учету осуществляемых кассовых операций причисляются:

• приходные/расходные кассовые документы;
• кассовые журналы;
• мемориальные ордера;
• справки и подобные документы;
• книги учета денежной наличности и иных ценностей;
• книги учета принятых и выданных денежных средств и ценностей.

Нормативная база

Важнейшие требования относительно правил и порядка оформления первичной документации содержатся в .

Основные первичные документы по учету кассовых операций на предприятии

Для оформления операций по кассе Госкомстат РФ утвердил форматы первичной учетной документации. Оформление первичных документов по учету кассовых операций обязательно для любых организаций, осуществляющих расчеты наличными средствами.

К основным формам относятся:

В кассу предприятия денежная наличность зачисляется с банковского расчетного счета в итоге оплаты товарно-материальных ценностей и услуг, при возвращении отпущенных ранее денежных сумм и т.д.

Для получения денег с расчетного счета организация располагает специально выданной чековой книжкой. Для снятия денег со счета бухгалтером оформляется денежный чек, далее таковой подписывается и передается кассиру.

Чековый бланк содержит значение принимаемой суммы. Банковское учреждение оставляет себе отрывную часть чекового документа.

Корешок от чека выступает в качестве оправдательного документа при внесении этой операции в учетные регистры организации. Положить деньги на расчетный счет можно посредством оформления объявления на взнос деньгами в наличной форме.

Факт приема наличности удостоверяется приходным ордером. Данный документ фиксируется в .

Затем ПКО отдается кассиру, оный получает денежные средства и после подписания ордера и прилагаемой к нему заносит надлежащую запись в кассовую книгу.

При помощи РКО оформляются операции по:

Мемориальные ордера

Мемориальным ордером называется документ, который содержит оформление всякой хозоперации с отображением суммы операции на бухгалтерских счетах.

Такие документы создаются на все проводимые операции в отчетном периоде. Далее всякий ордер разносится по контрольным дебетовой и кредитовой ведомостям, по соответственным счетам.

Такие ордера являются частью одной из систем учета в бухгалтерии. Данная система относительно проста, что способствует ее популярности. Все регистры учета при этом замещаются Главной книгой, заводимой помесячно.

Основу мемориально-ордерной системы учета представляют именно мемориальные ордера, отдельно составляемые на всякую финансовую операцию.

При большом количестве однородных первичных документов целесообразно оформление оных в накопительную ведомость, по итогам ее составляется соответствующая проводка. У каждого мемориального ордера имеется постоянный номер.

Поэтому ежемесячно на каждую группу операций готовится только один ордер. Если отдельные операции единичны, то по ним готовятся отдельные ордера нумеруемые за месяц.

Подписывает мемориальный ордер главбух, после чего документ регистрируется в журнале-регистре синтетического учета.

С помощью такого журнала контролируется сохранность ордеров и первичных документов. По окончании месяца итоги журнала сверяются с итогами оборотов синтетических счетов.

Достоинства мемориально-ордерной системы в простоте и доступности процесса учета, строгой последовательности, применении стандартных форм регистров и возможности использования труда сотрудников с невысокой квалификацией.

Кассовые журналы

В Классификаторе кассовая книга имеет номер . Данный документ применяется для учета всех наличных средств, зачисляемых в кассу и выдаваемых из нее.

Записи в Книгу вносятся на основании данных первичной документации, а именно ПКО и РКО. После оформления каждого кассового ордера в кассовую книгу вносится надлежащая запись.

При внесении записей кассиру надлежит проверить указанные в документах и Книге суммы. При соответствии сумм по завершении рабочего дня кассир просчитывает остаток, являющийся итогом всех проведенных за день операций.

Всякий лист кассовой книги заверяется кассиром. Вести кассовую книгу можно как вручную, так и в электронном формате.

При обычном ручном заполнении листы нумеруются еще до начала использования журнала. Обязательно журнал прошнуровывается и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя. При наличии проставляется печать организации.

При электронном способе ведения кассовой книги важно принять меры, предотвращающие несанкционированный доступ к записям. Электронная книга заверяется электронными подписями ответственных лиц.

Распечатывается информация в сроки, установленные руководством. Распечатанные листы электронной книги собираются в отдельную папку. Они могут понадобиться при проведении внешней .

Другие документы

Среди прочих первичных учетных документов по оформлению кассовых операций по важности можно особо отметить следующие:

Книга учета средств	Предназначается для документирования кассовых операций, осуществляемых между главным кассиром и остальными кассирами организации в течение дня. Потребность в таком документе возникает лишь для крупных предприятий
Расчетно-платежная ведомость	Документ учитывает выработанное время, начисления, выплаты и удержания сотрудникам организации. Составляется документ в единственном экземпляре бухгалтером на основании первичной документации по учету выработки, отработанного времени и пр. В ведомости указываются подлежащие к выдаче суммы, а также вычеты и удержания. В последней графе документа содержатся сведения об общей сумме выплат, на которую составляется РКО
	В этом документе ведется учет выдачи работникам зарплаты и иных выплат. Оформление идентично оформлению расчетно-платежной ведомости

Общие требования к заполнению

Первичные учетные документы, которыми оформляются кассовые операции, заполняются с учетом одинаковых требований.

Основными являются следующие:

• записи ведутся с применением средств, гарантирующих сохранность записей. К таковым относится применение чернил, ручки, химического карандаша, машинных носителей. Применять для записей простой карандаш нельзя;
• должны указываться обязательные реквизиты, записи должны быть разборчивыми;
• пустыми графы оставлять нельзя, следует ставить прочерк;
• суммы указываются прописью и цифрами;
• документы заверяются подписями ответственных лиц с расшифровкой подписей;
• недопустимо наличие помарок и исправлений;
• хранить первичные документы следует не менее пяти лет.

Оптимизация первичного учета

Процесс оформления кассовой документации может быть оптимизирован. Для этого требуется уделить внимание моментам, повышающим результативность бухгалтерской работы:

• организация рационального документооборота;
• усовершенствование хозяйственных процессов;
• автоматизация учетных процессов;
• мотивация для персонала.

При правильной организации системы документооборота можно избежать дублирования документов, а значит сокращения времени на составление и обработку документации.

Для этого стоит определить, на каком этапе целесообразно создавать и передавать первичные документы в другие подразделения. Бухгалтерский персонал можно разделить на группы «по интересам».

Одни сотрудники будут заниматься непосредственно подготовкой, составлением и сверкой первичной документации. Другие займутся составлением бухгалтерских проводок, руководствуясь уже проверенной документацией.

Автоматизация учетных процессов сведет к минимуму роль «человеческого фактора», что практически исключит вероятность ошибок.

При этом сокращается время на осуществление обработки документов, поскольку автоматизированная система сама просчитает и выведет все нужные суммы.

Важным моментом в вопросе оптимизации первичного учета является мотивация сотрудников. При автоматизации процессов и сокращении временных затрат организация нуждается в меньшем количестве работников.

Это позволяет сократить имеющийся штат и повысить оклад оставшихся сотрудников.

Если же предприятие не желает самостоятельно модернизировать систему первичного учета, то оптимизация может быть достигнута посредством использования аутсорсинговых услуг бухгалтерских фирм.

В статье будут высветлены вопросы, касающиеся заполнения первичной документации по кассе. Что это за тип документов, как правильно их оформлять, какие функции выполняют – далее.

Финансовая операции должна подтверждаться документами. Оформлять их необходимо правильно, соответствуя требованиям и правилам, установленным законодательством.

Важные моменты

При поступлении документов в бухгалтерию их необходимо проверить:

Очень часто бухгалтеры допускают ошибки при оформлении. Наиболее распространенные:

• использование простого карандаша;
• отсутствие необходимых реквизитов;
• наличие исправлений;
• использование не утвержденных бланков;
• в незаполненных строках нет прочерка;
• подписи теми лицами, которые не имеют на это право.

Чтобы не допускать ошибок, необходимо ознакомиться с правилами оформления. Если избежать помарок не удалось, важно знать, как их исправить:

Если ошибка в кассовых или банковских документах	Они аннулируются и составляются заново
В случае порчи кассового документа уничтожать его не нужно	Необходимо приложить его к отчету
Остальные типы документов	Исправляются только после согласования с контрагентами
Неправильная запись перечеркивается	Таким образом, чтобы исправленное можно было разобрать. Обычно зачеркивают тонкой линией
Если неправильно записана одна цифра	Зачеркивается сумма полностью
Сверху зачеркнутого	Пишется правильная запись
На поле делается отметка «исправлено»	Ставится подпись ответственного лица
Если экземпляров документа несколько	Исправлять необходимо каждый

Если поправки внесены неверно, они не признаются и считаются недействительными. Любая организация должна хранить первичные документы.

Срок – не меньше 5 лет. Эти документы фиксируют факт проведения операций в учреждении.

Что это такое

Первичные документы по учету денежных средств в кассе – это документы, которые подтверждают осуществление действий или операций на предприятии.

Какова их роль

С помощью первичных документов можно подтвердить факт совершения операции в организации, узнать дату ее проведения.

Также на их основании ведется контроль по работе как структурного подразделения, так и работников в отдельности. По информации, содержащейся в документах, осуществляются проверки.

Также играют роль по сохранности имущества организации, дают возможность оптимально его использовать. Обладают первичные документы и юридическим значением.

Поскольку служат письменным доказательством проведения операций, то используются судьей при рассмотрении бухгалтерских споров.

Правовое регулирование

Приходной кассовый ордер необходимо заполнять следующим образом:

• указывается название организации, которая выдала ордер и структурное подразделение (при наличии);
• ставится порядковый номер ПКО;
• проставляется дата поступления денег в кассу и сумма (цифрами);
• ставится номер бухгалтерского счета;
• указывается дебет и кредит;
• проставляется код назначения использования финансов из кассы;
• указывается наименование компании и личные данные лица, от которого поступили деньги;
• пишется цель операции, например, оплата по соглашению;
• прописывается сумма ;
• рубли пишутся буквами, копейки – цифрами;
• при наличии первичных документов указываются их реквизиты.

Для индивидуальных предпринимателей приходник может не составляться. Если ИП оформляет ПКО и отвечает за кассовую дисциплину, то документ необходимо подписать.

Оформляется в одном экземпляре во время предоставления выручки ИП в кассу. Средства могут поступать в таких случаях:

• в качестве оплаты за услугу;
• за проданное имущество;
• как возврат неиспользованных финансов;
• во время пополнения капитала;
• от сотрудников организации – займы, ущербы;
• с банковского счета.

Хранится приходной кассовый ордер не менее 5 лет. Приходные документы:

• от юридических лиц – объявление на взнос наличкой;
• от физических — ордеры.

Основные операции прихода:

• наличная выручка;
• поступления из банка;
• возврат лишней заработной платы;
• возмещение ущерба;
• поступление денег от учредителей;
• возвраты от поставщиков.

Расходный

Бухгалтерия занимается выдачей денег, помогает в этом расходный кассовый ордер. Заполняется он в зависимости от порядка осуществления операций. .

Бланк выписывается работником бухгалтерии. Описание заполнения расходного ордера из кассы:

Составляется ордер в день выдачи финансов. После оформления его необходимо зарегистрировать в .

Главный бухгалтер организации и руководитель ставят свои подписи, после чего бланк передается кассиру.

Расходный кассовый ордер на руки сотрудника не выдают, он хранится в кассе. Относятся:

Деньги разрешено выдавать в день составления документов. Расходные операции:

• сдача финансов в банк;
• выдача заработной платы сотрудникам;
• выдача отчетных денег;
• расчеты с поставщиками.

Кассовая книга

Любое учреждение обязано вести кассовую книгу в одном экземпляре. Форма стандартная – . Вести ее можно в электронном и бумажном варианте.

Первый вариант возможен в случае обеспечения сохранности данных. Для этого в начале каждого рабочего дня оформляется 2 машинограммы – «Вкладной лист» и «Отчет кассира». Отчет ведется с начала года.

В случае ведения бумажного формата кассовая книга заводится на определенный период времени. Зависит он от числа операций. Заполнять книгу можно несколькими вариантами – горизонтально и вертикально.

При вертикальном расположении данные об операции расположены на одном листе. Отчетом является следующая страница или вкладыш (пустой).

Записи ведутся ручкой или чернилами. Сведения можно дублировать, используя копировальную бумагу, которая вкладывается между страницами.

При выборе горизонтального расположения книга содержит 2 части – вкладыш и отчет. Первая часть имеет горизонтальную линейку, у второй ее нет.

Она заполняется с помощью копира. Нумерация у обеих частей одинаковая. Обрывать отчет, пока смена не закончится, не допускается.

В кассовой книге в первую очередь указываются приходные документы, затем – расходные. По окончании рабочего дня кассир должен подвести итоги по движению денег в кассе и сдать бухгалтеру отрывной лист.

На титульном листе книги обязательно должны присутствовать данные:

• код организации;
• данные индивидуального предпринимателя;
• отчетный период;
• название структурного подразделения.

Таким образом, первичные документы служат основанием для проведения операций в учреждении. Оформлять их необходимо на основании требований, установленных законодательством.

Основными первичными документами являются ордеры, кассовая книга, различные распоряжения и другие. Прежде чем сдавать документы, необходимо их проверить.

Занимается этим бухгалтер предприятия. После проверки документация сдается в кассу. На руки кассовые документы не выдаются.