Главная Доверенности Данные регистров налогового учета группируются с отражением. Налоговые регистры: инструкция по применению

Данные регистров налогового учета группируются с отражением. Налоговые регистры: инструкция по применению

О регистрах синтетического и аналитического учета мы рассказывали в . В этом материале приведем перечень учетных регистров бухгалтерского учета.

Регистры бухучета

Напомним, что регистры бухгалтерского учета - это вид , предназначенных для регистрации, систематизации и накопления информации, которая содержится в первичных документах, принятых к бухучету (ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Бухгалтерские регистры - это не только основа для сводного отражения информации на счетах учета. Учетные регистры в бухгалтерском учете используются для составления бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета по назначению подразделяются на хронологические и систематические регистры, а по степени обобщения информации на синтетические регистры и регистры аналитического учета. К примеру, в отличие от хронологических систематические регистры бухгалтерского учета предназначены для обобщения информации об учетных объектах за определенный период, представляя сводные данные об оборотах и остатках в разрезе синтетических счетов.

Покажем, что такое регистры бухгалтерского учета на примере. Одним из наиболее распространенных регистров синтетического учета, широко применяемых бухгалтерами при составлении бухгалтерского баланса, является оборотно-сальдовая ведомость. В этом регистре за определенный период по каждому синтетическому счету приводится информация об остатке на начало периода, оборотах за период и сальдо на конец периода. Естественно, информация о сальдо и оборотах представляется раздельно по дебету и кредиту соответствующих счетов:

Счет	Сальдо на начало периода		Обороты за период		Сальдо на конец периода
Счет	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
01
…
99
Итого

Состав бухгалтерских регистров

Бухгалтерское законодательство предоставляет организации право самостоятельно разрабатывать формы и виды регистров бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Вопросы ведения регистров бухгалтерского учета также отданы на усмотрение организации. Так, регистры бухгалтерского учета могут вестись на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Выбор организация делает сама.

Перечень регистров бухгалтерского учета для является обязательным разделом. Виды учетных регистров бухгалтерского учета при наряду с ведомостями могут быть применены, в частности, следующие (Письмо Минфина СССР от 08.03.1960 № 63 , Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н):

Наименование регистра бухгалтерского учета	Кредитуемый счет бухгалтерского учета
	50 «Касса»
	51 «Расчетные счета»
	55 «Специальные счета в банках»
	66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»; 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»
	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
	71 «Расчеты с подотчетными лицами»
	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные»; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Авансы полученные»; 68 «Расчеты по налогам и сборам»; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»; 79 «Внутрихозяйственные расчеты»
	20 «Основное производство»; 21 «Полуфабрикаты собственного производства»; 23 «Вспомогательные производства»; 25 «Общепроизводственные расходы»; 26 «Общехозяйственные расходы»; 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»; 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; 96 «Резервы предстоящих расходов»; 97 «Расходы будущих периодов»
	40 «Выпуск продукции (работ, услуг); 41 «Товары»; 43 «Готовая продукция»; 45 «Товары отгруженные»; 46 «Выполненные этапы по незавершенным работам»; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»; 90 «Продажи»
	86 «Целевое финансирование»
	01 «Основные средства»; 02 «Амортизация основных средств»; 80 «Уставный капитал»
	84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»; 98 «Доходы будущих периодов»; 99 «Прибыли и убытки»
	07 «Оборудование к установке»; 08 «Вложения во внеоборотные активы»

При ведении бухгалтерского учета в специализированных бухгалтерских программах в учетной политике может предусматриваться, что регистры бухгалтерского учета ведутся в виде специальных форм в электронном виде и на бумажных носителях, в основе которых лежат регистры, предусмотренные программой. Такими регистрами, формируемыми в бумажном виде или на компьютере (с электронной подписью), могут быть Главная книга, оборотно-сальдовая ведомость.

Каких правил налоговым агентам следует придерживаться при заполнении регистра налогового учета по НДФЛ?

Где взять бланк, что и когда отразить в документе? Есть ли образец, на который можно опираться при формировании регистра?

Молодые специалисты вряд ли слышали о таком документе, как 1-НДФЛ, ведь сейчас вместо него заполняют налоговые регистры. Что же это такое, для чего и когда используется?

Этот бланк относится к первичной документации предприятия, поэтому разобраться с его составлением просто необходимо, чтобы корректно формировать данные для заполнения 2-НДФЛ. Какие сведения содержит Налоговый кодекс?

НДФЛ – налог, который занимает следующее место после налога на прибыль и НДС. Поэтому стоит разобраться во всех нюансах налогообложения.

Рассмотрим, кто, когда и как должен исчислять сумму налога и уплачивать ее в бюджет. Обратимся к нормативной базе, где прописаны все необходимые данные.

Основы налогообложения

НДФЛ – налог на доход физического лица, который является прямым платежом, осуществляемым населением Российской Федерации.

Плательщиками такого налога являются граждане России и другие лица, что получают прибыль в пределах российской территории (иностранцы и лица без гражданства).

Плательщики могут быть резидентами и нерезидентами. От статуса будет зависеть размер используемой при расчетах подоходного налога ставки.

Определить, является лицо резидентом или нерезидентов, можно при подсчете количества дней пребывания в РФ. Если суммарное количество за 12 месяцев превысит 183, лицо считается резидентом ().

Объект обложения налогом:

В 217 статье также содержится список видов прибыли, что не облагается налогом. НДФЛ могут уплачивать сами физические лица или их налоговые агенты.

Агентом признается фирма, ИП, нотариус, адвокат, обособленное подразделение иностранного предприятия, работающего в пределах РФ, от которых получено прибыль.

Расчеты налога на доход физического лица проводятся налоговым агентом нарастающим итогом по окончанию каждого месяца.

Налоговая база – получение прибыли в деньгах или натуральном выражении, которая может уменьшаться на налоговый вычет, предусмотренный , .

Допускается использование вычетов только в тех случаях, когда доход облагается НДФЛ по ставке 13%. В иных ситуациях льготы такого плана не предоставляются ( , ).

Перечислим возможные ставки (ст. 217, 214 НК):

Сроки перечисления исчисленного налога:

Уплата производится в территориальный орган налоговой инспекции, где фирма состоит на учете, или где живет сам плательщик (при перечислении НДФЛ за себя).

Необходимая документация

Налоговыми агентами и отдельными физическими лицами должна подаваться декларация, составленная по .

Граждане должны представить такой вид отчетности в двух случаях:

когда есть необходимость самостоятельного исчисления и перечисления сумм НДФЛ в государственные структуры (при получении дохода от продажи имущества, выигрышах, а также в отношении того дохода, с которого не было удержано налог агентом);
при желании получить налоговые вычеты, то есть возместить часть уплаченного налога из бюджета.

Сдавать декларацию нужно до конца апреля в следующем году после окончания налогового периода. Допускается заполнять бланки в электронном виде или от руки.

Помимо декларации необходимо готовить и такие справки:

– бланк, в котором отражаются доходы конкретного работника, что были получены в течение налогового периода. Если такой отчет не подан своевременно, лицо уплатит штраф, предусмотренный . При нарушении порядка подачи, искажении сведений в документе также применимы правила, описанные в . Обязанность составлять 2-НДФЛ должен исполнять налоговый агент, который перечсиляет сумму заработка или иные средства работнику.
При желании гражданина получить детский вычет, стоит подать соответствующее заявление ().
(при необходимости).
Налоговый регистр – документ, где отражена прибыль плательщика НДФЛ, суммы налогов, которые с него удержаны, предоставленные вычеты.

Нормативная база

Правила предусмотрены для заполнения налоговой карточки, но они могут использоваться и при ведении налогового регистра.

Та прибыль, что освобождена от обложения налогом в рамках установленного норматива, в регистрах фиксируется. К примеру, матпомощь не будет облагаться НДФЛ, если ее сумма выйдет за пределы 4 тыс. рублей (п. 28 ст. 217 НК).

Подать заявление о возврате с выпиской можно в течение 3 лет с момента, когда налог уплачен ().

Часто возникающие вопросы

Если о декларации и другой документации в законодательстве содержится много информации, то при формировании регистра налогового учета возникает немало вопросов.

К примеру, не ясно, сдавать такой отчет или нет, распечатать его или можно оставить на электронных носителях, кому подписать такие бланки. Разберемся в таких нюансах.

Нужно ли распечатывать документ?

В законодательстве нет правил о хранении регистра налогового учета. А значит, сохранять такую документацию можно по общим правилам с остальной бухгалтерской отчетности.

Хотя регистр и является внутренним документом организации, на его основании ведется налоговый учет. Бланки не нужно будет никуда относить – они должны оставаться на предприятии.

Но представители уполномоченных структур могут запросить регистры при проведении камеральных проверок.

Кто подписывает регистр налогового учета?

Справка должна быть подписана руководителем фирмы или другим должностным лицом, которое имеет такое право в соответствии с внутренней документацией (приказами директора и т. п.).

Регистры могут подписывать:

главные бухгалтеры;
заместители главбуха;
бухгалтеры, что несут ответственность за проведение расчетов заработной платы.

При формировании регистров налогового учета налоговые агенты должны руководствоваться общими рекомендациями.

Но за работодателями остается право составлять свой бланк и вписывать данные в соответствии со своими разработками.

Главное – документ у вас должен быть, чтобы при необходимости можно было его предъявить.

В России под налоговым учетом понимается порядок сбора и последующей систематизации информации, необходимой для определения организационной налоговой базы. Сбор и систематизация ведется с помощью информации в первичных документах. Процедура опирается на предписания статьи НК РФ №313.

Понятие налогового учёта

Любая хозяйственная деятельность предприятия должна облагаться налогом, поэтому информационный сбор для последующего налогообложения и является конечной целью учета.

Главным назначением налогового учета является составление целостной и исчерпывающей картины о величине расходов и доходов учреждения. Они и определяют размер базы налогов на отчетный период. Также его функцией является обеспечение достоверными данными внешних и внутренних пользователей для контролирования процессов исчисления. Не стоит забывать также и о своевременности и полноте уплачиваемых налогов на прибыль.

Суммирование различных показателей является основой организации процедуры учета. Количественные данные прямо пропорционально влияют на размеры налоговой базы, а также на меру их систематизации в регистрах учета налогов. Одновременно они имеют влияние на порядок произведения деятельности по учету, на формирование и отражение в регистрах информации об объекте налогового учета.

Для ведения налогового учета предусмотрены специальные формы — регистры налогового учета. В любой момент фирму налогоплательщика может посетить налоговый инспектор с целью проверки налоговой документации. Поэтому иметь заполненные регистры – прямая обязанность предприятия. Нарушение или вовсе отказ от ведения такой документации сулит дальнейшие проблемы с Налоговой инспекцией.

Подробнее с системой налогового учёта в РФ можно ознакомиться по .

Регистры

Как правило, различные виды деятельности предприятия облагаются различными налогами. Регистры учета налогов — это формы, которые разрабатываются предприятием, а затем заполняются данными, необходимыми для вычисления налоговых сборов на прибыль. Налоговое законодательство не устанавливает стандарты для разработки форм регистров, но имеет некоторые рекомендации по их виду и содержанию. Информацию о таких регистрах можно найти на сайте «Консультант Плюс» по этой ссылке .

Правила заполнения

Каждая форма регистра обязательно должна содержать в себе следующие реквизиты:

Название регистра налогового учета;
Число, месяц и год заполнения;
Измеритель (либо измерители, если их несколько) операций предприятия в форме натурального или материального выражения;
Сущность и предмет операционных действий, совершенных предприятием за данный период времени (хозяйственные и иные операции);
Подпись ведущего эти записи уполномоченного лица в регистре.

Главная функция налоговых регистров — это систематизация информации по имеющимся исходным данным касательно каждого вида налога. Так, регистры убивают сразу двух зайцев: с одной стороны, налоговым органам проще следить за деятельностью фирмы, а с другой — сама компания облегчает себе жизнь, имея под рукой верные показатели расчетов налогов.

Данные об учете налоговых данных должны фиксироваться перманентно и в строгом хронологическом порядке, так как иной способ заполнения может повлечь собой внимание со стороны налоговых служб. Налогоплательщик (то есть предприятие или компания) ведет аналитический учет таким образом, чтобы прослеживался порядок возникновения налоговой базы.

Хранение регистров учета налогов должно вестись в соответствии с несколькими правилами. Нельзя просто так исправлять в них какую-либо информацию. Исправления (даже если это исправления ошибок) должны вестись санкционировано и обоснованно с юридической точки зрения. Данные действия должны быть подтверждены наделенным особыми полномочиями лицом. Этот человек может вносить обоснованные исправления в документ, указывая дату и объяснение того, зачем он совершил это действие.

Как уже было сказано, каждая фирма может иметь свою форму регистра. Главное, чтобы форма была удобной, имела графы и строки, необходимые для внесения нужных данных, а также просто и удобно заполнялась. В противном случае, при проверке отчетности налоговый инспектор может не разобраться и ошибочно оштрафовать предприятие. Правильное ведение регистров избавит от головной боли как само предприятие, так и проверяющие инстанции.

Заполнять документацию можно как в электронном, так и в бумажном виде — Налоговый Кодекс не имеет ограничений по этому поводу. Внесением данных должен заниматься уполномоченный сотрудник. На него и ложится ответственность по ведению регистров. Он должен не только проверять правильность вносимой информации, но и обеспечить надлежащие условия хранения документов, чтобы исключить малейшую вероятность того, что посторонние лица внесут какие-либо исправления. Оформление регистров, а также исправление и дополнение данных заверяется подписью ответственного сотрудника.

Налоговый и бухгалтерский учет

Организация учета налогов может быть сделана как в самостоятельных регистрах налогового учета, так и в регистрах учета бухгалтерии. Регистры бухгалтерского учета, в таком случае, должны быть дополнены реквизитами для вычисления налога на прибыль. В таком случае данные регистров налогового учета способны:

Иметь совпадение с данными бухгалтерского учета;
Иметь другие значения, которые рассчитаны отдельно.

Совпадение с данными учета бухгалтерии имеет место быть, если требования обоих способов учета одинаковы, и нужно провести лишь соответствующее построение аналитического разреза регистров бухгалтерского учета. Также такой вариант возможен потому, что правила учета бухгалтерии вариативны в отношении хозяйственных операций предприятия. Есть и другой вариант, когда требования обоих видов регистров совпадают.

Второй случай возможен тогда, когда требования первого и второго регистра несовместимы, какие бы условия при этом не сложились.

При условии, что налоговый учет ведется путем начисления, то можно использовать регистры бухгалтерского учета для учета налогов. Но стоит заметить, что кассовый метод делает невозможным такой оборот событий, так как наблюдается несовпадение требований бухгалтерского и налогового учета по части момента отражения хозяйственных операций.

Подробнее о бухгалтерской и налоговой отчетности можно узнать на сайте ФНС по этой ссылке .

Типология

В декабре 2001 года Министерство по налогам и сборам России ввело несколько ключевых понятий, относящихся к ведению регистров, таких как объект, единица, показатели и данные учета налогообложения. Они имеют такие формулировки:

Объектом называется все движимое и недвижимое имущество фирмы, а также ее обязательства перед другими предприятиями и хозяйственные операции, которые она выполняет;

Единицей именуется объект учета, данные о котором упоминаются в нескольких периодах налоговой отчетности, то есть перманентно;

Показателями являются количественные данные, относящиеся к объекту учёта;

Учетные данные – численные показатели величины или прочих характеристик, которыми обладает объект учета; они отражаются в таблицах, бухгалтерских справках и других документах предприятия — налогоплательщика; эти данные группируют информацию об объектах обложения налогами.

Тогда же и были предложены основные наименования регистров систем учета налогов, которые были поделены на пять следующих групп.

Регистры расчета промежуточных значений

Промежуточные расчеты проводятся предприятием-налогоплательщиком в данных регистрах. Фиксация показателей должна производиться в соответствии с 25 главой Налогового Кодекса. Промежуточные данные, в отличие от остальных, не выносятся в отдельные графы в налоговых декларациях, поэтому так и названы. Чтобы использовать их, необходимо совершить специальные расчеты или же просто-напросто прибавить к общему показателю. Информация регистров должна содержать в себе все о совершении промежуточных расчетов, а также показатели, которые участвуют в их нахождении.

Регистры расчета хозяйственных операций

Следующие регистры содержат в себе кладезь полезных сведений о совершении предприятием различных хозяйственных операций. Налоговая база фирмы прямым образом зависит от этого вида операций, и так происходит каждый отчетный период. Примерами операций фирмы являются все действия по купле-продаже разных объектов, сделки с фирмами-партнерами. Также в этот перечень входит приобретение гражданских прав. Но и этим дело не ограничивается. Так, НК РФ предусматривает расширение перечня хозяйственных операций фирмы путем добавления в него действий, связанных с признанием долгов, и других объектов, которые облагаются налогом.

Учетные регистры состояния единиц учета налогов

Данный регистр показывает состояние отдельной единицы учета налогов. Весь пласт данных заносится в соответствующий регистр на протяжении каждого налогового периода. Очень важно то, что информация о единице отражала ее состояние на каждый момент времени периода налогообложения.

Учетные регистры формирования отчетных данных

Эти регистры дают представление о том, каков порядок получения количественных значений строк деклараций по налогам. Вместе с тем, в них заносится и информация, которая далее отправляется в регистры промежуточных расчетов или учетных регистры состояния единицы учета.

Регистры учета начисления средств некоммерческим предприятиям

Данный регистр формируется с целью обобщить информацию по всем средствам и услугам, полученным в результате благотворительной помощи, целевых и бюджетных поступлений. Актуален главным образом для некоммерческих и бюджетных организаций.

Подробнее о налогообложении некоммерческих организаций – на сайте ФНС по этой ссылке .

Регистры по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ)

Так как работодатель является налоговым агентом по отношению к налогам, которым облагаются доходы физических лиц, то на него ложится обязанность учитывать выплачиваемые доходы своих сотрудников. Чтобы сделать это, предприятию необходимо разработать собственные формы регистров учета по НДФЛ. Правильный расчет подоходного налога вытекает из грамотного учета выплачиваемых заработных плат работникам.

Регистры по НДФЛ нужны как для налоговой службы, чтобы установить контроль за фирмами-работодателями, так и для самих предприятий, использующих наемную рабочую силу. Сбор такого рода информации о работниках, их заработной плате, всевозможных льготах, предоставляемых им, позволяет предприятию:

Следить за общей картиной по всем рабочим;
В конце года вести заполнение справок 2-НДФЛ;
Определять, когда работник имеет право на «детский» вычет, и когда он лишается такой привилегии;
Определять возможность других стандартных вычетов;
Находить случаи ошибочного и высчитывания и удержания налогового сбора;
Формирование регистра
Хоть НК РФ и не ограничивает компании в том, каким образом они будут высчитывать доходы и прилагающийся к ним НДФЛ, но все же кодекс обязывает указывать следующие сведения, заносимые в регистр:
Данные по идентификации каждого физического лица;
Виды доходов, выплачиваемых фирмой;
Льготы по НДФЛ, предоставляемые фирмой, снижающие базу налогов предприятия;
Величина заработных плат и даты их выдачи;
Налог, исчисляемый с зарплат, и дата проведения процедуры исчисления и перевода;
Информация о документах по платежу, подтверждающая перечисление налогового сбора в казну.

ВАЖНО: Каждый пункт вышеприведенных сведений должен приводиться на каждого сотрудника отдельно.

Разработка бланка регистра по налогам на доходы ведется с учетом необходимости простой работы с ним, а также наглядности предоставляемой информации. Рекомендации налоговой службы при этом также нужно учитывать.

Бланк регистра должен иметь следующие особенности:

Простота — информация по сотрудникам не должна путаться;
Наглядность — чем быстрее можно перенести данные о рабочих в справку 2-НДФЛ, тем нагляднее бланк;
Краткость — не стоит перегружать регистр ненужными цифрами и числами, чтобы не затруднять восприятие информации.

Универсализация бланка регистра затруднена тем, что каждая компания выплачивает определенные виды доходов и имеет свои особенности деятельности. Поэтому на компании и лежит ответственность составления своего бланка, обладающего необходимыми свойствами, графами и включающего нужные сведения. По желанию, предприятие может изготовить несколько бланков регистров для разных видов данных. Это упростит ведение налоговой отчетности и ее проверку. Налоговое законодательство только приветствует такой подход. Но бланк регистра должен содержать в себе сведения, которые предусмотрены пунктом 1 статьи 230 НК РФ.

Ответственность в случае отсутствия регистров учёта налогов или нарушения их ведения

Ст. №120 Налогового кодекса РФ, с одной стороны, предусматривает наказание за систематическое нарушение правил ведения документов по налогообложению. С другой стороны, под этими документами имеются ввиду только первичные документы и бухгалтерские регистры. О регистрах учета налогов там упоминаний не обнаружено, поэтому преследований со стороны налоговой службы за нарушение их ведения по данной статье не последует. Не последует и наказаний, предусмотренных статьями 122 и 126, так как они прямо не относятся к нарушению или отсутствию налоговых регистров.

Серьезно нужно отнестись к подписям в регистрах налогового учёта. Компании могут хранить документацию в электронном виде только с заверенными электронными подписями (письмо Министерства финансов от 24.07.08 под номером 03-02-071-314). То же самое относится и к остальным формам хранения документов. Подписи в них должен ставить заполнявший регистры уполномоченный человек, вне зависимости от того, электронный регистр или бумажный. Во избежание неприятностей хорошо хранить копию в бумажном виде и со всеми подписями. Следует распечатывать документацию ежеквартально. Если обнаружится, что на документах они отсутствуют, то налоговый инспектор может не засчитать расходы или отказать в вычете НДС.

Таким образом, данные регистры являются обязательными документами, без которых деятельность любого предприятия по букве закона невозможна. Их ведение обеспечивает своевременное поступление налогов в казну и избавление от проблем с законодательством, а нарушения при заполнении или вовсе их отсутствие затрудняет деятельность предприятия и привлекает внимание налоговых служб.

Чтобы заполнить налоговую декларацию по НП, то есть высчитать налоговую базу по НП за определенный период, следует собрать сведения обо всех проведенных за этот период операциях, суммировать все количественные и денежные показатели по данным первичных документов и систематизировать эти сведения в зависимости от того, к какому разделу декларации они относятся. Вот эта система при правильном разделении сведений и составит вожделенную систему налоговых регистров по налогу на прибыль (ст. 313 НК РФ).

Непосредственно регистрам НУ посвящена ст. 314 НК РФ. В ней говорится о том, что аналитические регистры НУ — это своды данных, которые могут быть в любой удобной для налогоплательщика форме: таблицах, справках, иных документах группировки сведений за период, без разнесения сведений по бухгалтерским счетам. Из системы этих форм должен раскрываться порядок формирования налоговой базы по НП.

Требования к налоговым регистрам

Эти формы должны быть утверждены в приложениях к учетной политике. Заполняются они непрерывно в хронологическом порядке. Могут быть в бумажном виде, в электронном формате, на отдельных информационных носителях, в специальной программе. Обязательно назначаются люди, ответственные за корректность ведения этих регистров.

В аналитических регистрах по налогу на прибыль, разработанных самостоятельно, должны присутствовать следующие реквизиты: наименование, период/дата составления, измерители операции в натуральном (при возможности) и денежном выражении, наименование хозоперации и подпись с расшифровкой ответственного за составление сотрудника.

Организации следует приложить все усилия к защите от несанкционированных вмешательств и исправлений регистров НУ.

Обнаруженную в регистре ошибку можно устранить путем ее исправления. Исправление обязательно подтверждается обоснованием (объяснением причины) с указанием даты и подписи ответственного лица.

Некоторые автоматизированные бухгалтерские программы, в частности «1С:Бухгалтерия», формируют аналитические регистры в момент проведения операций по бухучету. Но иногда приходится формировать их вручную или с частичной автоматизацией.

Чтобы снять лишние вопросы при разработке налоговых регистров, налоговики в конце 2001 года издали специальные рекомендации с примерными формами таких регистров. Это неофициальный документ с номером и датой, называется он «Система налогового учета, рекомендуемая МНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 НК РФ». Вышеуказанные рекомендации можно найти в любой справочной правовой системе.

Система НУ, предложенная в этом документе, выделяет 5 групп регистров:

Промежуточных расчетов.
Учета состояния единицы учета.
Учета хозяйственных операций.
Формирования отчетных данных.
Учета целевых средств некоммерческих организаций.

Можно использовать предлагаемые формы регистров, можно разработать свои, но расчет налоговой базы за определенный налоговый/отчетный период должен раскрывать процесс формирования итоговых сумм:

доходов от реализации за этот промежуток времени;
расходов, относящихся к этим доходам;
внереализационных доходов;
внереализационных расходов;
прибыли от реализации и от внереализационных операций.

С целью создания регистров НУ можно использовать данные из регистров бухгалтерского учета: обороток по счетам, карточек, анализов счетов и т. д. Это разрешено Налоговым кодексом РФ, если налоговый и бухгалтерский учет совпадают, т. е. нет нормируемых или неучитываемых расходов. Вести их можно в обычных таблицах Excel.

Предлагаем рассмотреть разницу между бухгалтерскими и налоговыми регистрами на примерах.

Образец регистра НУ доходов

Компания N заполняет декларацию по НП за полугодие. В сформированной за этот период оборотке величина сальдо на конец периода Кт 90.1, т. е. выручка за отчетный период составляет 3 674 064 руб., включая НДС 18%, расходы, относящиеся к реализации (Дт 90.2) — 2 865 828, внереализационные доходы (Кт 91.1) — 595 250, внереализационные расходы (Дт 91.2) — 699 836 руб.

Декларация по НП заполняется без учета НДС, поэтому сделаем небольшой расчет:

3 674 064 / 118 × 100 = 3 113 613 — это доход за полугодие без учета НДС, именно эту сумму и показывают в декларации по НП.

Правильное ведение регистров принципиально для целей грамотного налогового учета. Регистры обычно внимательно изучаются в ходе проверок. Нарушения в них довольно просто обнаружить. И за подобные нарушения назначаются высокие штрафы. Как избежать ответственности? Нужно вести регистры правильно. Рассмотрим базовые правила, актуальные для этой формы учета.

Что собой представляет налоговый регистр

Регистры – это элементы налогового учета. Они ведутся компаниями, выплачивающими налог на прибыль. Регистры обязаны формировать и агенты по .

В регистры заносятся все сведения, необходимые для установления размера налога на прибыль (статья 314 НК РФ). Затем эти сведения систематизируются. На их основании определяется .

Регистры – это сводные формы для систематизации информации, которые сгруппированы на основании главы 25 НК РФ. При этом они не помещены на счета бухучета. Соответствующее определение приводится в статье 314 НК РФ.

Данные регистра должны отвечать, в том числе, на эти вопросы:

На базе каких документов определена база для обложения налогами?
Каков метод формирования этой базы?

Статья 314 НК РФ указывает на то, что регистры формируются на базе первички. При их заполнении нужно исключить эти недочеты:

Ошибки и опечатки.
Беспорядочное внесение сведений.
Наличие пропусков.

Заполняются НР исключительно в хронологическом порядке.

Существуют правила, касающиеся хранения НР. Их нужно защищать от несанкционированных попыток исправления. Если необходимо исправить ошибки, процедура предполагает документальное сопровождение. Исправления должны быть заверены.

ВАЖНО! Информация из регистров составляет налоговую тайну: сведения нельзя разглашать. В обратном случае накладывается ответственность.

Как должен выглядеть регистр

В НК РФ практически нет сведений, касающихся именно вида регистра. В Кодексе есть только общая информация. То есть задача по оформлению документов возлагается на организации.

Но в статье 313 НК РФ указаны обязательные сведения, которые нужно включить в регистр. В частности, это следующие пункты:

Название.
Период.
Название проделанной операции.
Итоги операции в рублях.

Документ заверяется подписью ответственного сотрудника. Подпись сопровождается расшифровкой.

Если это регистр НДФЛ, в него включаются эти сведения:

Вид дохода.
Льготы по НДФЛ, сокращающие налогооблагаемую базу.
Размеры выплат.
Даты выплат.
Размер исчисленного налога.
Дата удержания налога.
Информация о платежках, которые подтверждают выплату налога.

Правила, относящиеся к налоговым регистрам, практически идентичны правилам, относящимся к бухгалтерской первичке. А потому у некоторых специалистов возникает вопрос о возможности заменить регистры бухгалтерской документацией. В НК РФ нет запретов касательно этого. Более того, в статье 313 НК РФ есть тому косвенное разрешение. Но в этой же статье прописано, что, если бухгалтерских данных недостаточно, их требуется дополнить. По результатам дополнений и формируется регистр.

ВНИМАНИЕ! Регистры ведутся и в бумажной, и в электронной форме. Электронная документация просто распечатывается, если для этого есть необходимость (к примеру, требование налоговой).

Как сформировать регистры

Как уже упоминалось, закон не устанавливает форму для регистров. Она определяется организацией самостоятельно. Разработанная форма закрепляется в учетной политике. Для этого требуется издать приказ.

Регистры могут разительно различаться по внешнему виду в зависимости от компании. В законе нет ограничений, касающихся формы. Но налогоплательщик должен соблюдать общее правило – в регистрах указываются все сведения, требующиеся для налогового учета. Из предоставленных данных должно быть ясно, как формировалась база под налогообложение.

Данные можно по-разному группировать. Допускается использование таблиц, списков. Однако применяемый инструмент группировки должен быть внесен в учетную политику.

Несмотря на определенную свободу, налогоплательщик должен помнить о ряде ограничений. В частности, в регистре должны присутствовать обязательные реквизиты. Если этих реквизитов нет, регистр будет считаться недействительным.

Регистры по налогу на прибыль

Регистры заполняются на базе первички и счетов бухучета. Требуются они для установления размера налога на прибыль. Бланки регистров разрабатываются с учетом специфики работы компании.

Как уже упоминалось, налоговые регистры могут заменяться бухгалтерскими документами. Но иногда нужно создавать регистры отдельно. Это актуально для операций, итоги по которым имеют разное отражение в налоговом и бухгалтерском учетах. Если организация имеет дело с подобными операциями, стоит разрабатывать регистры.

Требуется учитывать, что иногда нормы бухучета и налогового учета отличаются.

Соответственно, разными должны быть и документы для учета. И в этом случае пригодятся налоговые регистры.

Если организация имеет дело только с операциями, которые одинаково документируются с точки зрения и налогового, и бухгалтерского учета, отдельных регистров не требуется. Они просто заменяются на бухгалтерские регистры. Единая форма экономит время и облегчает расчеты.

Для формирования декларации по налогу на прибыль потребуется минимум два налоговых регистра: по доходам и тратам. Сведения о доходах и тратах нужны для установления размера прибыли. Именно она является налогооблагаемой базой, на основании которой и определяется размер налога.

Два регистра – это самый минимум, который пригодится при расчетах. Иногда вводятся вспомогательные регистры. Актуальны они тогда, когда организация занимается сразу несколькими направлениями деятельности. Регистры стоит завести, когда компания сталкивается с особыми операциями, предполагающими особый порядок образования налогооблагаемой базы.

Можно ли не разрабатывать формы регистров?

Что делать, если представители организации не хотят заниматься разработкой форм регистров? В этом случае возникает риск наложения ответственности на основании статьи 120 НК РФ. Чтобы избежать наказания, компания может просто взять уже существующие формы. Перечень их содержится в рекомендациях МНС «система для установления прибыли» от 19 декабря 2001 года.

Примеры

Есть две основных формы регистра. Это регистры, отражающие доходы и расходы. Но к ним при необходимости могут быть добавлены дополнительные формы. К примеру, в одной организации могут быть следующие регистры:

Доходы от продажи.
Траты, сокращающие доходы от продажи.
Внереализационные траты.

Регистров может быть и больше. Все зависит от нужд конкретной фирмы. К примеру, можно ввести эти НР:

Выручка от продажи товаров собственного производства.
Выручка от продажи товаров, которые ранее были закуплены оптом.
Выручка от продажи прочих изделий.

При оформлении каждого регистра нужно придерживаться положений НК РФ. К примеру, при заполнении регистра «Доходы от продажи» нужно помнить, что выручка должна фиксироваться без учета НДС и акцизов. Соответствующее правило приведено в пункте 1 статьи 248 НК РФ.

Для заполнения такого регистра нужно пользоваться сведениями из бухучета. В частности, счетами 90 и 91. Данные бухучета и сведения в регистрах не должны противоречить друг другу.