Как ввести авансовый отчет в 1с 8.3. Как заполнить авансовый отчет в «1С. Бухгалтерия

В данной статье мы рассмотрим, как заполнить Авансовый отчет в программе 1С Бухгалтерия Украины.

Заполнение авансового отчета идентично более ранним версиям программы, однако есть некоторые отличия.

Откроем документ «Авансовый отчет» через панель функций, перейдя на одну из вкладок панели функций «Касса» и выбрать соответствующий тип документов, или через главное меню «Касса».

Перед нами откроется журнал документов «Авансовый отчет». В этом журнале необходимо создать новый документ нажатием клавиши Insert или с помощью кнопки меню «+» (Добавить)

Заполнение документа начинаем с заполнения реквизитов шапки документа, указываем значения:

· Организация – автоматически заполнится организацией настроенной как Основная. Если в системе ведется учет по нескольким организациям, нужно выбрать другую организацию из справочника организаций.

· Склад – если по авансовому отчету необходимо отразить покупку товаров / материалов / оборудования, в этом поле необходимо указать место хранения, на который они будут оприходованы.

· Назначение – не обязательный для заполнения реквизит

· физическое лицо – обязательный реквизит. Необходимо выбрать физическое лицо, которое отчитывается за использованный аванс. Если в справочнике физических лиц нет нужного физического лица, соответствующего сотруднику, то его можно создать сразу, не прерывая процесс заполнения документа.

Документ имеет несколько закладок (табличных частей), различных по своему назначению.

Это закладки: «Авансы», «Товары», «Тара», «Оплата», «Прочее».

На закладке «Авансы» необходимо указать документы, на основании которых были выданы средства подотчетному лицу. Это может быть такие виды документов: «Платежное поручение исходящее», «Платежный ордер на списание денежных средств» или «Расходный кассовый ордер».

Заполним закладку «Авансы»

В табличной части добавляем новую строку нажатием кнопки «+», и заполняем реквизиты строки:

Рассмотрим пример, когда деньги выдавались через кассу по РКО.

· Документ аванса - сначала из выпадающего списка типов возможных документов выбираем нужный тип документа «Расходный кассовый ордер».

В открывшемся журнале кассовых ордеров выбираем нужный документ, после чего на закладке Авансы все колонки по новой строке автоматически заполнятся данными выбранного Расходного кассового ордера.

Если сотрудник отчитывается не за всю сумму, выданную в подотчет, необходимо вручную исправить сумму в колонке Израсходовано.

Здесь указываем, приобретенные подотчетником за выданный аванс. В нашем случае, например, будут Книжки. Аналогично действиям на первой закладке, добавляем товар нажатием на кнопку «+».

Если товар уже был создан в справочнике номенклатуры с указанием всех нужных данных, то столбцы (единица измерения, счет учета, счет учета ндс, налоговое назначение) по строке товара в авансовом отчете заполнятся автоматически из карточки товара.

Указываем количество приобретенного товара. Если товаров было несколько, то создаем столько строк сколько куплено товаров.

В случае приобретения у известного контрагента можно внести наименование этой организации в соответствующем поле, внести договор, ввести вручную название выданного контрагентом товарного документа, его номер и дату, если расчеты по договору ведутся по документам расчетов, то указать документ расчетов с контрагентом.

В случае, если при приобретении использовалась возвратная тара, то переходим к заполнению соответствующей закладки «Тара».

Выбираем или заполняем тару аналогично заполнению товара на предыдущей закладке.

Закладка «Оплата»

Заполняется только в том случае, если товары были приобретены не за подотчетные средства, а за свой счет и или материалы приходуются через 631 счет. В нашем случае необходимость в заполнении этой закладки отсутствует.

Закладка «Прочее»

На данной закладке указываются затраты подотчетного лица, которые были произведены им по приобретению различных дополнительных услуг или товаров. Также на этой вкладке указываем расходы в случае, если подотчетное лицо отчитывается за командировочные расходы. Например: билеты, бензин, проживание, проезд и т.д.

Обязательно, для всех строк указать счет и аналитику затрат, если расходы с ндс, то указать ставку ндс, счет учета ндс и заполнить контрагента и договор

Обратим ваше внимание, что с помощью кнопки меню «Цены и валюта», в дополнительном окне можно устанавливать действующие в документе валюты и размерности цен. При изменении значения в документе будут автоматически пересчитаны.

Проводим документ нажатием кнопки «Провести»

Проверяем что все проводки сформировались правильно. Для этого открываем результат проведения документа кнопкой ДтКт

Выводим печатную форму отчета по кнопке «Печать» или по кнопке «Авансовый отчет».

Возврат денег в кассу

Если подотчетное лицо израсходовало не все деньги, и есть необходимость из вернуть в кассу, на основании документа «Авансовый отчет» - создается документ «Приходный кассовый ордер».

Для этого, находясь в документе Авансовый отчет – нажимаем кнопку «Ввести на основании» и выбираем тип документа «Приходный кассовый ордер».

В результате, откроется новый документ РКО с заполненными реквизитами организации, подотчетника, неизрасходованной суммой. Остается указать статью движения денежных средств из соответствующего справочника и провести документ.

14.04.2016

Для примера правильного составления авансового отчета будем использовать конфигурацию .

Для начала вам нужно будет открыть документ под названием «Авансовый отчет». Сделать это можно несколькими способами:

перейдите на одну из вкладок панели функций «производство»/«касса», после этого нажимаете на соответствующую позицию;

найдите в главном меню кнопку «касса» и нажмите на нее.

В журнале документов расположены все записи об этих документах. Именно здесь мы и будем создавать новый файл. Для этого нужно нажать на кнопку «+добавить».

Приступаем к заполнению самого документа. Для начала нужно заполнить все значения и реквизиты, которые находятся в шапке. Вам нужно будет выбрать значения для:

организации;

• назначения (при необходимости).

Также нужно будет обязательно выбрать физическое лицо, которое будет отчитываться за аванс. Если вы вдруг обнаружите, что в справочнике отсутствует такая запись, то ее придется создать. Причем, прерывать заполнение авансового отчета в 1С и выходить для этого из процесса заполнения не понадобится.

Чтобы выбрать физическое лицо, найдите на панели инструментов специальную кнопку «…», она находится справа в поле под названием «физ.лицо».

В форме авансового отчета представлено небольшое количество закладок, где каждая из них имеет свое определенное назначение. Сюда относится:

Важно учесть, что в закладке «Авансы» указана информация от тех документах, которые были основанием для выдачи средств. Таковыми считаются такие , как:

платежное поручение;

платежный ордер;

расходный кассовый ордер.

Как только вы нажмете на кнопку «+», в таблице появится дополнительная строка. Выбирайте необходимый тип документа. Например, деньги были выданы через кассу по РКО.

Перед вами откроется журнал кассовых ордеров, где вам нужно будет выбрать нужный документ, после чего таблица автоматически заполнится информацией РКО.

После этого необходимо заполнить следующую вкладку, то есть перечисляете все те товары, которые были куплены за выданный аванс. Например, бланки заявок. Аналогичным способом можно будет добавить товар, нажав на кнопку «+» зеленного цвета.

В том случае, когда товар был уже внесен в справочник, а все его характеристики указаны, то в разделе с авансом все столбцы заполнятся в автоматическом режиме. Далее вам нужно будет указать количество купленных товаров. Если наименований несколько, то все действия нужно будет продублировать.

Если вы развернете форму, то увидите, что есть еще дополнительное место с данными, которые можно заполнить. Например, товар был куплен у известного продавца, то можно указать название организации, внести информацию о договоре и добавить документ с расчетами.

Обратите внимание, что счета в строках устанавливаются в автоматическом режиме. А если нужного документа нет, то вы заводите его без необходимости выходить из окна, закрывать авансовый отчет 8.2 и делать все отдельно.

Если для покупки использовалась еще и тара, то нужно перейти в соответствующее поле и заполнить его. Делается это аналогично тому, как вы заполняли предыдущую закладку.

Еще один важный нюанс: вкладку «оплата» нужно использовать, если товары проходят через 631 счет. Это значит, что аванс ранее выдан не был, а непосредственно сам товар был куплен за деньги ответственного лица. В нашем же примере, заполнять эту вкладку не нужно.

Во вкладке «прочее» указывается вся информация, которая касается дополнительных затрат подотчетного лица:

• интернет для рабочих вопросов и прочее.

Еще одна важная статья расходов, которая здесь тоже указывается – командировочные расходы (если они есть). На примере показан уже полностью заполненный авансовый отчет проводки.

Когда вы нажимаете на кнопку «цены и валюта», то можете устанавливать действующую валюту и размерность цен. Когда вы будете вносить изменения в отчет, все значения автоматически пересчитываются.

После этого выводите форму ответа. Для этого нажимайте на кнопку «печать» или же на «авансовый отчет».

Если в вашем учреждении есть расчеты с подотчетными лицами (например, покупка тех или иных товаров или услуг через подотчетных лиц или возмещение расходов сотрудника при выполнении служебных обязанностей), то вы, наверняка, используете в своей работе авансовые отчеты. В этой статье хотелось бы рассказать о правильности заполнения этих документов в программе "1С: Бухгалтерии государственного учреждения, редакция 2.0".

Что такое авансовый отчет? В программе – это документ, подтверждающий факт выдачи аванса сотруднику и отчет по расходам. Поэтому методически правильно сначала формировать в программе документ «Заявление на выдачу аванса», а затем вносить «Авансовый отчет», в котором и будет отражена отчетность подотчетного лица.
Заявление можно найти:

Создадим документ:

Заполняем документ данными:

Обращу ваше внимание на обязательство: правильнее создавать обязательство на каждое заявление подотчетного лица, поэтому в нашем примере создадим обязательство:

Чтобы наше обязательство стало видно в списке, нужно снять флаг:

После заполнения документ выглядит следующим образом:

Проведенный документ формирует следующие движения по счетам:

Затем на основании создается документ «Авансовый отчет»:

Документ состоит из четырех вкладок. Рассмотрим последовательно каждую из них
1. Аванс
На этой вкладке указывается вся информация о выданном авансе сотруднику. При формировании на основании вкладка автоматически заполняется основными данными.

Если имеется перерасход или остаток предыдущего аванса, то нужно воспользоваться кнопкой заполнения:

Также важно заполнить табличную часть, в которой следует указать денежный расходный документ на выдачу средств подотчетнику в качестве аванса:

Сформируем новую строку. Как видно на рисунке, открывается список денежных документов с отбором по контрагенту (в нашем примере - это сотрудник Зайцева Ольга Константиновна). Но так как мы не успели еще создать документ выплаты аванса – список пустой. Поэтому выплатим аванс сотруднику:

Создадим документ выплаты денежных средств:

Заполним документ:

Выберем соответствующую бухгалтерскую операцию:

Выплатим денежные средства сотруднику, установим дату исполнения документа и проведем:

Документ формирует следующие проводки:

Документ создан и проведен. Теперь вернемся к нашему авансовому отчету и попытаемся снова добавить денежный расходный документ в табличную часть вкладки «Аванс»:

Как видно, теперь добавить денежный документ есть возможность:

На этом заполнение первой вкладки окончено. После того, как подотчетное лицо приобретет необходимые материалы, основные средства, услуги и отчитается соответствующими документами в бухгалтерию – заполняется вторая вкладка «Израсходовано».
2. Израсходовано.
Опять же, благодаря созданию на основании заявления, вкладка частично заполнена. В таблице данной вкладки указываются расходы подотчетного лица. Можно просто добавлять строки с описанием затрат либо привязывать приходный документ (для этого необходимо установить флаг в первой строке):

Так как в нашем примере приобретаются книги для библиотеки, создадим и укажем документ поступления основных средств:

Данный документ формирует следующие проводки:

После того, как документ поступления готов, укажем его в табличной части:

Так как в документе поступления основных средств в табличной части уже отражены реквизиты бухгалтерской операции, в авансовом отчете автоматически устанавливается запись:

Если же вы не указывается какой-либо приходный документ, а расшифровываете расходы подотчетного лица в табличной части авансового отчета, в столбцах бухгалтерской записи полностью указываются реквизиты. Для примера добавим такую запись:

Такого рода расходы можно отнести к общехозяйственным – счет 109.80 или сразу на расходы текущего финансового года – счет 401.20:

Также хотелось бы обратить ваше внимание, что при заполнении бухгалтерской записи в таком варианте отчета по расходам при попытке открыть список бухгалтерских счетов мы увидим, что список пуст. Дело в том, что установлен отбор по корректным счетам:

Снимем отбор:

После снятия список заполняется счетами.
Вариант с отчетом без документов прихода мы рассмотрели, но так как он не подходит для нашего примера, удалим эту строчку. Вторая вкладка примет вид:

3. Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода.
Данная вкладка заполняется в случае, когда сумма аванса не равна сумме расходов подотчетного лица (меньше или больше). Если сумма меньше – подотчетное лицо возвращает остаток суммы (также оформляется приходный денежный документ), если сумма расходов больше и вся сумма принимается к учету – подотчетному лицу выдается перерасход (оформляется денежный документ, уже расходного характера). И в авансовом отчете на этой вкладке в табличной части указывается документ, который доказывает выдачу перерасхода или возврат остатка. В нашем примере на всю сумму были закуплены основные средства, поэтому эта вкладка останется пустой.

4. Бухгалтерская операция.
На данной вкладке, как и в других документах, указывается бухгалтерская операция, которая позволит сформировать необходимые проводки при проведении. По умолчанию в документе проставлена бухгалтерская операция:

Это произошло потому, что у данного документа от поставщика поставляется только одна бухгалтерская операция:

После заполнения проводим документ. Необходимо просмотреть, какие проводки будут сформированы документом:

В нашем примере не было создано ни одной проводки. Разберемся, правильно ли это:
- первый документ, который был нами сформирован – это заявление на выдачу аванса. Он формирует проводки по принятию денежных обязательств. То есть мы должны выплатить деньги подотчетному лицу сейчас, не когда-то, когда поступит товар, а сейчас – значит, принимаем денежные обязательства.
- далее формируется расходный денежный документ – в нашем примере это была заявка на кассовый расход. Этот документ сформировал проводки, которые «положили» денежные средства в размере 10 000 руб. с соответствующей аналитикой (субконто «Контрагент») на счет 208.31 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств». Проводки этого документа правильны.
- после того, как подотчетное лицо отчитался – нами был создан документ поступления основных средств, сформировавший проводку, в которой как раз счет 208.31 был указан по кредиту, данная проводка закрывает счет 208 и заканчивает операцию расчетов с подотчетными лицами. Подотчетное лицо больше не имеет задолженности.
- касаемо счетов раздела 5 «Санкционирование», в частности – денежные обязательства – то эти счета закрываются в конце года, в течение года суммы на этих счетах накапливаются.
Поэтому документ «Авансовый отчет» при проведении не сформировал проводок.
Рассмотрим сложившуюся ситуацию в отчете «Оборотно-сальдовая ведомость»:

Воспользуемся следующими настройками:

Сформируем отчет:

Как видно из отчета, в результате операций у нас осталось дебетовое сальдо на счете 106 – это наши капитальные сложения в основные средства, которые были приобретены через подотчетное лицо. Необходимо принять к учету с этого счета на счет 101, и в учете появится вновь приобретенное основное средство.
Также обратите внимание, что счет 208 закрылся. Это значит, что подотчетное лицо полностью отчиталось за выданный аванс.
Сохраняются остатки на счетах санкционирования, но, как я уже упоминала, это нормально, т.к. закрытие происходит в конце года.
И наконец, хотелось бы заострить ваше внимание на одном важном нюансе заполнения документов: при формировании и заполнении необходимых документов для подотчета обращайте внимание на последовательность, которая обеспечивается дата документа. То есть дата заявления на выдачу аванса должна быть самой ранней, дата авансового отчета – самая поздняя. Даты документов выдачи и принятия денежных средств, документов прихода ТМЦ, услуг должны быть внутри этого интервала.

Одной из наиболее распространенной работы бухгалтера в хозяйственной деятельности любой организации является оформление авансовых отчетов. Большая часть расчетов, которые совершаются через наличку, оформляются авансовыми отчетами, а это и расходы на командировку, и другие закупки по хозяйству.

Также под отчет сотруднику организации выдается наличка из кассы (или же составляющие денежную ценность документы, к примеру, авиабилеты). Оформляется всё это расходным кассовым ордером или таким документом, как «Выдача денежных документов». Сотрудник отчитывается по расходам после совершения их, предоставляя документы в бухгалтерию, которые будут подтверждать произведенные расходы, а также заполняет авансовый отчет для проведения конечных расчетов.

Рассмотрим порядок ввода документа «Авансовый отчет» на примере 1С Бухгалтерия редакция 3.0

Если у Вас для работы уже установлена программа 1С Бухгалтерия Предприятия редакция 2.0, то ничего страшного - документ «Авансовый отчет» почти идентичен в этих редакциях. Хотя есть некая разница в интерфейсе программ, но найти документ в меню можно.

Стоит успокоиться тем, кто уже имел дело с переходом от предыдущих редакций 1С и начал паниковать, думая, насколько долго программисты работали, перегружая данные, как они сверяли данные старой и более новой версии бухгалтера. Ничего подобного не будет: процедура перехода на новую редакцию 3.0 будет осуществляться не сложнее чем новые обновления конфигурации. Это и есть самое обычное обновление и проходить оно будет максимально удобно и безболезненно для пользователя.

Новую редакцию 3.0 Бухгалтерии Предприятия, подписчики диска ИТС смогут получить бесплатно. Собственно, наличие подписки на диск информационно-технологического сопровождения (ИТС) является необходимым условиям получения обновлений пользователям продуктов фирмы 1С, так что никаких дополнительных затрат не влечет. Компанией 1С было выпущено руководство по ведению учета для редакции 3.0, и были обновлены методические пособия.

Найти список документов «Авансовые отчеты» Вы сможете в разделе учета «Банк и касса», подраздел «Касса» в панели навигации, смотреть пункт «Авансовые отчеты». Нажмите по элементу «Авансовый отчет» и щелкните на кнопку «Добавить» в верхнем меню журнала «Авансовые отчеты».

Рисунок 1

Кнопкой «Создать» делаем новый документ

Рисунок 2

В верхней части документа нужно указать основные реквизиты, а именно:
— склад, на который будут приходить приобретенные подотчетным лицом материальные ценности;
— организацию (если в персональных настройках пользователя указана организация по умолчанию, что при вводе новых документов она выбирается автоматически);
— физическое лицо — это сотрудник организации, который отчитывается за выданные ему под отчет денежные средства (такой реквизит обязателен для заполнения).

Содержимое вкладки «Авансы» открывается по умолчанию. Предназначено оно для ввода и редактирования сведений о наличке, полученных из кассы предприятия неким подотчетным лицом. Сведения эти будут отображаться в виде списка. Для каждой позиции списка будет показан порядковый номер записи, реквизиты документа, за которыми были выданы подотчетные средства, их сумма, название валюты, а также суммы полученного и потраченного аванса в валюте документа. Для того, чтобы добавить в список новую позицию, щелкните в панели инструментов кнопку «Добавить» или же клавишу Insert. Результатом станет сформированная позиция с автоматически назначенным номером.

Форма документа «Авансовый отчет» имеет пять закладок. С начала нужно выбрать подотчетное лицо из справочника «Физические лица» или, если подотчетное лицо еще не внесено, то тогда добавить новое. После этого вставляем подотчетное лицо в документ двумя щелчками левой кнопки мыши или же кнопкой «Выбрать». На вкладке «Авансы» Вы выбираете документ, которым выданы подотчетные средства. Для выбора предоставляются три вида документов, а именно:

— расходный кассовый ордер;
— выдача денежных документов;
— списание с расчетного счета.

Нужно выбрать документ, которым отражается выдача, если подотчетному лицу были выданы валютные средства. Далее в открывшемся окне нужно щелчком мыши указать нужный документ (там для выбора будет предложен перечень документов, которые сформированы для подотчетника, выбранного ранее в поле Физ. лицо) и нажать кнопку «Выбрать» или клавишу Enter. Редактировать содержимое данного списка (изменять позиции или удалять их) можно используя соответствующие кнопки на инструментальной панели, их названия отображаются в форме всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

В открытом перечне документов выбираем уже созданный документ или создаем новый. Когда Вы вводите кассовый ордер по расходам из документа «Авансовый отчет» в РКО автоматически будет показан вид операции «Выдача подотчетному лицу», получатель - это выбранное в авансовом отчете подотчетное лицо, а также счет учета. Так что нам остается только выбрать статью передвижения денежных средств ну и указать всю сумму аванса.

Рисунок 3

После проведения документа выбираем его, потом в табличной части «Авансы» документа «Авансовый отчет» автоматически будет проставлена валюта и сумма выданного аванса.

Сделаны закупки канцтоваров на уже выданный аванс. Их приобретение необходимо отразить в закладке «Товары» (рисунок 4). Также на этой закладке вводится информация о приобретенных ТМЦ.

Рисунок 4

В закладке «Тара» нужно заполнить информацию о возвратной таре, которая получена подотчетным лицом у поставщиков (к примеру, бутылки для питьевой воды) (рисунок 5).

Рисунок 5

На закладке «Оплата» указываете информацию о наличных суммах, которые уплачены поставщикам за приобретенные ценности или же выданные авансом в счет их будущей поставки.

Рисунок 6

Закладка «Прочее» сделана для отражения информации о расходах в командировке (рисунок 6). Это могут быть, билеты, расходы на бензин, а также суточные. На ней нужно ввести название, дату документа (или расхода), номер ну и сумму расхода. Внизу окна, под всеми вкладками, будет находиться поле «Ответственный» и «Комментарий». В закладке «Ответственны» можно ввести имя пользователя, который отвечает за оформление текущего документа. В закладке «Комментарий» с клавиатуры вводится произвольный комментарий, относящийся к текущему авансовому отчету. Эти оба параметра не являются обязательными для заполнения.

Услуги, товары и прочие другие растраты нужно выбрать из справочника «Номенклатура». В соответствующих табличных частях документа предусмотрены такие реквизиты, как: «Счет учета» и «Счет учета НДС», которые будут заполнены автоматически, если в системе сделаны настройки счета учета номенклатуры. Для настройки счетов учета номенклатуры в программе предусмотрен регистр сведений «Счета учета номенклатуры». Открыть этот регистр сведений «Счета учета номенклатуры» можно в разделе учета «Номенклатура и склад», выбрав в панели навигации такой пункт, как «Счета учета номенклатуры». Будет открыта форма списка регистра, в которой можно просмотреть все имеющиеся записи.

А если по расходам к отчету прилагается счет-фактура, то нужно взвести «СФ предъявлен», указать номер счета-фактуры и дату в соответствующих реквизитах строки, тогда при проведении авансового отчета система автоматически будет формировать документ «Счет-фактура полученный». Точно такой же механизм для формирования полученного счета-фактуры предусмотрен и в закладке «Товары».

После проведения этот документ сформирует проводки (рисунок 7):

Рисунок 7

Также из документа можно сформировать и распечатать форму АО-1 «Авансовый отчет» (рисунок 8):

Рисунок 8

На практике, когда будете заполнять документы, Вам может и не понадобиться заполнять все без исключения вкладки документа «Авансовый отчет» в 1С Бухгалтерия. Вам понадобится заполнить одну или две вкладки, все зависит от того, на какие цели были потрачены валютные средства подотчетным лицом.

Так что таким вот образом в программе 1С Бухгалтерия вводятся документы типа "Авансовый отчет".