Определение лимита кассы. Порядок составления приказа лимита кассы. При отсутствии денежных средств

Что такое лимит кассы – это сумма наличных денежных средств в кассе организации, размер кассы устанавливает банк в зависимости от условий функционирования предприятия.

Для чего нужен лимит

Остаток наличных денежных средств регулируется указанием Банком России. В соответствии с указанием банка лимит наличных представляет собой максимально допустимую сумму денег, которая должна храниться в кассе после выведение в кассовую книгу суммы остатка наличных средств на конец рабочего дня.

Хранение в кассах лимитные сбережение допускаются только некоторые дни:

• Для выплаты зарплаты, стипендия;
• Выходные дни;
• Праздничные дни (не рабочие).

В других случаях влечет за собой административную ответственность в виде штрафа:

• От 4,000тыс. руб.- до 5,000тыс. руб.- для Ип. и должностных лиц;
• От 40,000тыс. руб.- до 50,000тыс. руб. – для юр. лица.

!Внимание для того что воспользоваться на установление лимита, предприятию не нужно обращаться в специальные реестры, достаточно соответствовать критериям установленным для малого бизнеса:

• Средние число работников не должно превышать 100 человек;
• Выручка от продажи товаров, работ не должно превышать 800,000 млн. руб.

Ип и малые организация могут отказаться от установления лимита. Для того чтобы отказаться от лимита установление кассы необходимо:

• Отменить приказ установление лимита;
• Издать приказ.

Расчет лимита кассы

Существуют две формулы, при которых проводят расчет лимита денежных средств в кассе. Первую формулу применяют, если в кассу компании поступают наличные средства за реализацию, вторую же применяют, если отсутствует лимит, но необходимо произвести выдачу наличных.

Рассмотрим алгоритм:

Если в кассу компании поступили наличные средства за реализацию товаров:

О – объем наличных денежных средств за реализацию товаров, за оказание каких – либо услуг;

Р. – расчет периода, который определяется компанией, за который учитывается поступление денег за реализованные товары;

Например: Федеральное учреждение здравоохранения города Екатеринбурга оказывает платные услуги. Доходы от платных услуг, поступают в кассу предприятия. Для расчета лимита кассы используют следующие действия:

• Период за 2 квартал 2017 года (45 раб, дней);
• Объем выручки за период – 360,000тыс. руб.;
• Период между днями сдачи в банк денежных средств- 3 раб, дня.

Лимит кассы составит: 32,000 (360,000/45*4).Таким образом, лимит кассы будет равен,32,000 тыс. рублей.

Если же отсутствует лимит, но необходимо произвести выдачу наличных, то алгоритм немного меняется:

Л-Лимит остатка наличных;

О – объем выданных наличных, исключаем зарплату, стипендии и тд.

Р- расчетный период, учитывая объем выданных наличных в рабочие дни;

Например: Государственное учреждение г. Челябинск не имеет поступления наличных. Для расчета лимита используем следующие показатели:

• Расчетный период 68 дней (2 квартал 2017 г)
• Объем выданных наличных на оплату товаров, услуг, работ, исключаем зарплаты, стипендии т.п.-800,000рублей;
• Время между днями по денежному чеку в банк-4 рабочих дня;

Лимит кассы составит: 47 058,82 округляем сумму 47 059 (800,000/68*4)

Порядок составления приказа лимита кассы

Документ, который устанавливает кассовый учет, составляет каждая организация самостоятельно. Такой бланк для приказа не установлен, но обязательно нужно указывать информацию:

1. Дату выхода приказа;
2. Сумма установленного лимита;
3. Метод и порядок расчета лимитной сумме;
4. Если необходимо отменить приказ указать нужно дату и номер документа предыдущего приказа;

Все остальные критерии официального документа, организация составляет на основе основных правил документирование. Рассмотрим образец:

ООО « Спектр»

Приказ № 32 от 20.09.2017

«Об установление лимита остатка наличных денежных средств в кассе»

Основываясь на указание Банка России от 11.03.2014 №310-У.

Приказываю:

1. Принять установленным на 4 квартал 2017 года лимит кассы в размере 670,345 (Шестьсот семьдесят тысяч триста сорок пять) рублей на основании данных 4 квартала 2015 года;
2. Установить период инкассации ОАО «Российской строй»:2 раза в 5 рабочих дней;
3. Признать не действительным приказ «Об установление лимита остатка наличных денежных средств в кассе» № 15 от 20.05.2017 года;
4. Ответственным за соблюдением лимита денежных средств назначается кассир, который будет обязан проверять суммы в кассе в конце рабочего дня.

Генеральный директор подпись Л.Е.Ленчиков

С приказом ознакомились:

Главный бухгалтер дата/ подпись А.А.Некрасова

Кассир дата/подпись Н.Г.Еськина

В дополнительном распоряжении организация может указать расчетный образец лимита кассы.

Из выше приведенного примера, можно уверенно сказать, что расчет кассового лимита и издание приказа не является сложной задачей в бух. учете. Если уделить внимание подсчету сверхлимитных сумм, организация может избежать финансовых нарушений и административной ответственности.

Лимит кассы предприятия

Банки Российской Федерации внесли изменения в расчет лимита кассы предприятий и индивидуальных предпринимателей. Теперь вы должны пользоваться указанием банка России №3210-у. Нужно разобраться с правилами, которые действуют на сегодняшний день.

Упрощенный порядок для индивидуальных предпринимателей и малого бизнеса:

Субъекты малого бизнеса и ИП имеют права не устанавливать лимит кассы. И сдавать денежные средства в банк, могут тогда когда они посчитают нужным. Нужно обратить внимание, что льготами могут воспользоваться все индивидуальные предприниматели, и независимо от вида деятельности.

А вот что касается предприятий, то право на освобождение от кассового лимита, получат только те, кто относиться к субъектам малого бизнеса.

Перечень упрощенных условий:

• Потребительские кооперативы и коммерческие предприятия;
• Участие хотя бы доля РФ, субъектов «ООО», фонды, организации.

Превышение лимита кассы

Превышение лимита – это настоящая проблема для предпринимателей. Российские компании должны соблюдать порядок ведения кассовых операций. В соответствии с порядком банка, в котором открывали той или иной счет. Банк устанавливает лимит остатка в кассе на конец дня.

Для этого все организации ежегодно сдают расчет по форме в один банк, который их обслуживает. Далее сумму расчетного лимита сообщают в другие банки.

Способ избежать превышения лимита:

1. Инкассация – воспользоваться услугами банка;
2. Выдать излишки суммы подотчет сотруднику компании, а потом вернуть как неиспользованный аванс;
3. Использовать выплату зарплаты, когда компания имеет право превышать лимит остатка в кассе в течение 3 дней.

Подведем итог

Превышать кассовый лимит считается проблемой для организаций. Все компании должны придерживаться порядку ведения операций в кассе. Центральные банки устанавливают лимит остаточных сумм на конец дня. Если не придерживаться правил, то можно попасть на административные штрафы, но чтобы избежать нужно, придерживаться трем простым правилам.

В расчете лимита не учитывают выплаты сотрудникам: зарплату, стипендии, пособия и т. п. Но дивиденды к таким выплатам не относятся. Поэтому, если наличной выручки у организации нет, лимит рассчитайте на основании объема ранее выплаченных дивидендов. Такой вывод можно сделать исходя из положений пункта 2 приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и статьи 43 Налогового кодекса РФ.

Чтобы лимит был с запасом, необязательно брать все дни выплаты дивидендов. Ведь для расчетного периода установлена только предельная величина - 92 рабочих дня. В расчет включите дни, когда размер выплат был максимальный. Это может быть и один день.

Например, в предыдущем году дивиденды общей суммой 100 000 руб. выплачивали в течение трех дней:

• первый день - 2000 руб.;

• второй - 60 000 руб.;

• третий - 38 000 руб.

При расчете лимита остатка кассы оптимально включить в расчет только второй день, когда величина выплаты была наибольшей.

Деньги в банке компания получает только на выплату дивидендов, поэтому периодичность получения денег в банке для расчета взяли максимальную - 7 дней. В результате лимит составит 420 000 руб. (60 000 руб.: 1 дн. × 7 дн.).

Вновь созданная организация

Если организация создана недавно, то лимит определяйте

Обособленные подразделения

Если организация имеет обособленные подразделения, лимит остатка денежных средств в кассе установите каждому из них. При этом порядок расчета лимита кассового остатка по структурным подразделениям организации (филиалам, представительствам, территориально отдаленным торговым точкам и т. д.) зависит от того, куда они сдают наличность.

Если обособленное подразделение зачисляет выручку на расчетный счет, минуя кассу головной организации, установите для него лимит без учета лимитов других подразделений и лимита головной организации. То есть в данном случае лимит остатка кассы нужно будет установить отдельно для:

• головной организации;

• обособленного подразделения организации. При условии что деньги не сдаются в кассу головной организации.

А как быть, если обособленное подразделение создано недавно и движения денег в его кассе пока нет? Тогда для определения лимита воспользуйтесь исходя из ожидаемой наличной выручки, а при ее отсутствии - выдачи наличных денег. Такой порядок следует из пунктов 1 и 2 приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Пример определения лимита кассы для нового подразделения организации. Наличные деньги сдаются в банк

В январе ООО «Торговая фирма "Гермес"» открыло обособленное подразделение. Выручку подразделение будет зачислять на расчетный счет. Расчет лимита кассового остатка производится исходя из ожидаемого объема поступлений за товары.

В подразделении установлена пятидневная рабочая неделя. Следовательно, расчетный период составляет 57 рабочих дней (17 дн. + 20 дн. + 20 дн.).

По плану объем продаж по месяцам:

• в январе - 600 000 руб.;
• в феврале - 800 000 руб.;
• в марте - 800 000 руб.

Итого допустимый лимит остатка наличных денег в кассе:
- 115 789 руб. (2 200 000 руб. : 57 дн. × 3 дн.).

На основе этих данных руководитель организации установил своим распоряжением лимит кассового остатка для подразделения в сумме 115 789 руб.

Если обособленные подразделения сдают выручку только в головную кассу, то общая сумма лимита остатка в кассе в целом по организации должна включать в себя:

• лимит остатка в кассе головной организации;

• лимиты остатков по всем обособленным подразделениям.

Например, в данном случае можно рассчитать общий лимит в целом по организации с учетом выручки всех обособленных подразделений. А затем распределить его между главной (центральной) кассой и подразделениями исходя из доли выручки каждого подразделения. Распределение оформите приказом руководителя организации, составленным в произвольном виде.

Такой порядок следует из абзаца 5 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Пример определения лимита кассы для нового подразделения организации. Наличные деньги сдаются в центральную кассу

В январе ООО «Торговая фирма "Гермес"» открыло обособленное подразделение. Выручку подразделение будет зачислять в центральную кассу.

ООО «Торговая фирма "Гермес"» составляет расчет лимита кассового остатка на основе данных бухучета исходя из объемов поступлений наличных денег за январь, февраль и март предыдущего года. А затем распределит лимит между головным отделением и подразделением. Выручка сдается в банк каждый пятый день.

«Гермес» работает без выходных с 10 до 22 часов. Следовательно, расчетный период составляет 90 рабочих дней (31 дн. + 28 дн. + 31 дн.).

Оборот по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом счета 90 «Продажи», а также кредитом счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в части полученных в расчетном периоде авансов наличными средствами, которые были зачтены в этом же периоде, составил 2 699 998 руб.:

• в январе - 887 388 руб.;
• в феврале - 802 015 руб.;
• в марте - 1 010 595 руб.

Бухгалтер «Гермеса» рассчитал допустимый лимит остатка наличных денег в кассе с учетом округления:
150 000 руб. (2 699 998 руб. : 90 дн. × 5 дн.).

Объем товаров на складе подразделения равен 1/4 всего объема товаров. Таким образом, по плану выручка подразделения будет составлять четверть объема выручки всей организации.

Бухгалтер распределил лимит следующим образом:

• 37 500 руб. (150 000 руб. × 1/4) - лимит кассы для подразделения;
• 112 500 руб. (150 000 руб. × 3/4) - лимит кассы для головного отделения.

На основе этих данных руководитель организации установил одним распоряжением лимит кассового остатка для организации в сумме 150 000 руб., где отдельно выделены лимиты для головного отделения и подразделения организации.

Как часто пересматривать лимит

Ситуация: может ли организация пересматривать лимит кассового остатка ежемесячно, ежеквартально ?

Да, может.

Руководитель организации самостоятельно устанавливает лимит кассового остатка в целом по организации и отдельно по ее обособленным подразделениям (абз. 2 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Причем указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не оговаривает, на какой период нужно устанавливать лимит кассы. Следовательно, руководитель может устанавливать и пересматривать лимит остатка кассы на месяц, квартал, год или другой разумный срок. Например, изменение объема поступлений наличных денег за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги) или объема выдачи наличных денег может являться основанием для очередного пересмотра лимита кассового остатка.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Банка России от 15 февраля 2012 г. № 36-3/25.

Лимит остатка кассы ограничивает сумму наличности, которую можно иметь в кассе на конец дня. Способы расчета лимита остатка кассы будут рассмотрены в данной статье.

Кто определяет лимит остатка наличных денег в кассе?

В соответствии с п. 2 указаний ЦБ № 3210-У от 11.03.2014 «О порядке ведения кассовых операций» компании и ИП (последние по желанию) формируют лимит остатка кассы. Указанный остаток фиксируется на основании распоряжения руководителя.

Лимит нет необходимости определять ежегодно, если:

• прежний остаток вас устраивает;
• период действия старого лимита еще не истек;
• кардинально не поменялись финансовые показатели деятельности.

Если компания не установит лимит, считается, что определены нулевые остатки кассы.

Существуют ситуации, при которых допускается превышение лимита остатка кассы. Это возможно в дни выдачи:

• зарплаты работникам;
• стипендий;
• других выплат, которые согласно методологии, принятой для заполнения статформ, включаются в фонд заработной платы;
• выплат социального характера.

Лимит кассы для малых предприятий в 2018 году

За ИП не закреплена обязанность по осуществлению расчета лимита остатка кассы — они вправе хранить любую сумму денежных средств. Лимит кассы для малых предприятий в 2018 году также может не устанавливаться. Такая льгота для ИП и малых предприятий отражена в п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Подробнее об этом см. в материале .

Однако если вы решили, что лимит кассы необходим и целесообразен, ничто не мешает вам его установить. Для этого нужно издать приказ, в котором зафиксировать рассчитанное значение.

ВАЖНО! Если ваше малое предприятие решило установить лимит остатка в кассе, придется его соблюдать. В противном случае возможны претензии проверяющих и наложение штрафов.

Как устанавливается лимит при наличии обособленных подразделений?

При наличии у компании обособленных подразделений возможны 2 варианта действий:

1. Если филиал направляет деньги на расчетный счет в банк, то расчет лимита остатка кассы определяется им самостоятельно, независимо от основной компании.
2. Если филиал передает деньги в головную кассу, то в этом случае сумма лимита остатка кассы должна соответствовать той, что установлена головной компанией, и доводиться до подразделения приказом.

На практике встречается и «смешанный» вариант. Например, у компании 5 обособок, из них 2 сдают выручку в банк и иногда в кассу головной компании. Как правильно в этом случае рассчитать лимит кассы «головы» и обособок? Действующее законодательство ответа на этот вопрос не дает, официальные разъяснения также отсутствуют. А потому стоит либо отказаться от «смешанного» варианта работы, либо быть готовым к спорам с контролерами.

Расчет лимита остатка кассы по объему выручки

Формула расчета в этом случае будет такой:

Лимит остатка кассы = сумма наличных за реализованную продукцию (работы, услуги) / количество дней, в течение которых осуществлялись продажи (рабочие дни) × количество дней, прошедших между очередной сдачей наличности.

При этом количество дней продаж ≤ 92, а количество дней между сдачей наличности ≤ 7 (при отсутствии счета в банке — ≤ 14).

Пример: ООО «Солнце» требуется определить лимит на 2018 год. В качестве расчетного периода будет использоваться 4-й квартал 2017 года, в котором было 64 рабочих дня (ООО работает только в будни). Выручка за этот период составила 250 000 руб. Наличные ООО сдает раз в 5 дней.

Лимит = 250 000 / 64 × 5 = 19 531 руб.

Как рассчитать лимит остатка кассы по количеству выдач наличных денег банком?

Здесь формула будет несколько иной:

Лимит остатка кассы = объем выдачи наличных / дни, за которые были осуществлены выдачи (рабочие дни) × число дней, прошедших между очередным получением наличности.

При этом количество дней, в которые осуществлялись указанные выдачи ≤ 92, а количество дней между днями получения наличности ≤ 7 (при отсутствии банка — ≤ 14).

Пример: ИП Маслову необходимо установить лимит на 2018 год. Для расчета используем ноябрь-декабрь 2017 года, в котором было 52 рабочих дня (у ИП выходной в воскресенье, в праздники работает). Выручка за этот период составила 120 000 руб. Наличные ИП получает в банке раз в 6 дней.

Лимит = 120 000 / 52 × 6 = 13 846 руб.

О необходимости соблюдения кассовой дисциплины см. в материале .

Итоги

Законодательство выделяет 2 способа расчета лимита остатка кассы, при этом выбор оптимального происходит на усмотрение компании или ИП. Также компания может и вовсе не рассчитывать лимит остатка, что лишит ее возможности хранить какие-либо наличные средства.

На 2018 год устанавливать лимит кассы для малых предприятий и ИП не требуется, но для этого нудно издать соответствующий приказ. В статье рассмотрим какой приказ составить руководителю и как рассчитать и утвердить лимит кассы, если это необходимо.

Лимит кассы на 2018 для малых предприятий

Как уже указывалось выше, для малых предприятий установление лимита по кассе не обязательно. Они вправе по своему желанию накапливать в кассе денежные средства, а также сдавать их в банк на свой расчетный счет. Для того, чтобы в 2018 году малый бизнес мог безопасно пользоваться данным правом, руководителем следует издать приказ.
Если организации этого не сделают, то им грозят штрафные санкции в следующих размерах:
40 000 – 50 000 рублей – для организаций;
4 000 – 5000 рублей – для должностного лица.

Важно! Если в течение года организация, которая отказалась от лимита кассы потеряет статус малого предприятия, налоговики вправе посчитать всю находящуюся в кассе сумму сверхлимитной и начислить штраф (до 50 тыс. рублей).

Лимит кассы на 2018 год для ИП

Для предпринимателей действуют те же правила, что и для малого бизнеса. Необходимости устанавливать лимит кассы у них нет. Они вправе оставить в кассе любую сумму денежных средств и на любой срок по своему усмотрению. Действует данное правило на основании тех же документов, что и для малых предприятий, то есть Указания Банка №3210-У. Что воспользоваться своим правом, предпринимателю следует издать приказ о том, что на 2018 год лимит кассы не устанавливаться. Сделать это можно по такому же принципу, как и в примере, подготовленном для малого предприятия.

Как рассчитать лимит кассы

На усмотрение руководителя предприятия установить лимит кассы все же можно, законодательство это не запрещает. При этом, как именно рассчитать лимит решить предприятие может самостоятельно. Сделать это можно как на основании поступающей в кассу наличности, так и на основании производимых выплат. Для только открытой фирмы установить лимит по прошлогодним показателям невозможно, а значит сделать она это может исходя из планируемой выручи (выплат) в предстоящем периоде. Правила расчета представлены в приложении к Указаниям Банка №3210.

Важно! Устанавливать лимит кассы нужно в полных рублях, а округлять полученные суммы по математическим правилам.

Расчет лимита кассы по выручке

Если в компании имеются подразделения, которые самостоятельно наличные в банк не сдают, а отправляют их в кассу главного офиса, то расчет лимит производят исходя из выручки всех подразделений. Для расчета применяют формулу:

Лк = Нп / РП х ПС , где

Нп –наличные средства, поступающие в кассу в течение расчетного периода, рублей;

Сколько дней брать за расчетный период организация решает самостоятельно, но следует помнить, что он не может превышать 92 рабочих дня. Причем берутся именно рабочие дни компании, иначе рассчитанный лимит может получиться завышенным. Сдавать наличные в банк организация может не реже раза в течение 7 рабочих дней, либо 14, если организация расположена в таком населенном пункте, где нет банка.

Пример расчет лимита кассы по выручке

В ООО «Континент» установлена 5-дневная рабочая неделя. Для расчета лимита кассы на 2018 год будем использовать показатели 4 квартала 2017. Выручка, поступившая в кассу за этот период времени составляет 1 500 000 рублей. Количество рабочих жней во взятом периоде составляет 64 дня. Сдача в банк наличных происходи 1 раз в 3 дня. Исходя из этих показателей произведем расчет:
1 500 000 / 64 х 3 = 70 313 рублей.

Расчет лимита кассы по выдаче

Для расчета лимита кассы по выданным из кассы наличным, учитываются все выдаваемые средства за исключением: заплат, стипендии и других выплат, производимых сотрудникам. Для расчета применяют формулу:

Лк = Нв / РП х ПС , где

Лк – лимит остатка в кассе, рублей;
Нп –наличные средства, выдаваемые из кассы в течение расчетного периода, рублей;
РП – расчетный период, за который производится расчет лимита, дней;
ПС – период между сдачей наличных в банк, дней.

Ограничения в количестве дней расчетного периода и периода сдачи наличных в банк аналогичны периодам, установленным для расчета лимита исходя из выручки, то есть 92, 7 и 14 дней.

Пример расчета лимита кассы по выдаче

ООО «Континент» не принимает наличные средства, расчет покупатели производят через отделение банка. Расчет лимита кассы на 2018 год произведем на основании показателей 4 квартала 2017 года. Выданные средства по расчетам с поставщиками за выбранный период составили 2 100 000 рублей. Получает ООО «Континент» в банке наличные один раз в 2 дня. Количество рабочих дней в расчетном периоде составляет 64 дня (исходя из 5-дневной рабочей недели). Рассчитаем лимит:
2 100 000 / 64 х 2 = 65 625 рублей.

Приказ об установление лимита остатка кассы

После расчета лимита, организация должна утвердить его, издав соответствующий приказ.

Важно! Установить сумму лимита можно как на срок, так и бессрочно. Когда лимит устанавливается на 1 год, то на следующий год потребуется установить новый.

Приказ составляется в произвольно форме. Он должен содержать утвержденную сумму лимита, а также распоряжение об информировании кассира об устанавливаемой сумме.

Сверхлимитная сумма в кассе

На основании Указаний Банка №3210-У организация может оставить наличные в кассе в размерах больше утвержденного лимита в таких ситуациях:
1. В те дни, когда в организации установлены дни выдачи заработной платы, но не более 5 дней, включая день снятия наличных со счета (Читайте также статью ⇒ );
2. В выходные и праздничные дни организации, в том случае если в эти дни проводились кассовые операции.

Важно! Если лимит в организации не утвержден, то по умолчанию его принимают равным нулю, а значит любая оставшаяся в кассе сумма денег будет признана сверхлимитной.

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

L = V / P x N c

L

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней

N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x N n

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.

N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .