Все организации обязаны сдавать выручку, превышающую допустимый кассовый лимит, в банк. При больших суммах предприятия прибегают к услугам инкассаторской службы банка.

Инкассация - это сбор инкассаторами из кассы денежных средств, расчетно-платежных бумаг, векселей клиентов банков с гарантией сохранности до момента сдачи в банк и зачислением впоследствии на счета клиентов.

Процедура хранения, перевозки, инкассации наличности в российских банках закреплена в Положении ЦБ РФ № 318-П от 24.04.08 (далее - Положение 318-П) и Законе № 86-ФЗ от 10.07.02. Согласно документам, инкассацию могут осуществлять только организации системы Банка России.

Главные формальности

Осуществлять инкассацию ценностей можно следующим образом:

• через обслуживающий компанию банк путем оформления договора;
• через отделение Центробанка составляется трехстороннее соглашение между ЦБ, фирмой и обслуживающим ее банком;
• через прочие банки, предоставляющие подобную услугу также по трехстороннему договору.

Задачи и функции службы

Инкассаторская служба призвана выполнять следующие задачи:

• доставлять средства предприятий в банк;
• перевозить выручку из мест торговли в офис компании для последующей сдачи ее в кредитную организацию;
• доставлять деньги и банка в кассу фирмы для выдачи заработка персоналу;
• перевозить средства в торговые точки при оформлении кредита под покупку;
• доставлять валюту из банка в пункт обмена;
• перемещать наличность между отделениями банка;
• сопровождать и охранять банковских служащих при перевозке им ценных бумаг.

Инкассация финансов хозяйствующих субъектов способствует быстрому и безопасному зачислению денег на счет, обеспечивает кассу головного предприятия и его торговых точек купюрами разного номинала и монетами. Услуги инкассаторов также включают перевозку материальных ценностей и документации.

Инкассация любого банка состоит из специалистов высокой квалификации. Они качественно выполняют свои обязанности, связанные с перевозкой различных ценностей. Кроме доставки налички, сотрудники данной службы подбирают банкноты нужного номинала и разменную мелкую монету.

Правила и бухучёт

Для каждой инкассаторской службы банк готовит явочные карты. Их форма 0402303 принята Положением 318-П. В документе фиксируют номера порожних сумок, данные компании (название, адрес, телефон), график работы, время заезда и т. д.

В зависимости от объема наличности определяется, сколько сумок потребуется инкассаторам. Каждая из них имеет индивидуальный номер. Периодичность заездов определяется по согласованию руководителей инкассаторской службы и организации.

Накануне выезда инкассаторы получают:

• сумки для налички;
• доверенности;
• штамп;
• ключи;
• явочные карты.

По приезде в компанию приемщик денег показывает кассиру:

• паспорт;
• доверенность;
• явочную карту;
• пустую сумку.

Кассир показывает образец пломбы, передает опломбированную сумку с деньгами, накладную и квитанцию к ней.

В сумку вкладываются препроводительная ведомость и реестр операций. Суммы в документах и в сумке должны совпадать.

Инкассатор проверяет:

• соответствие пломбы на сумке шаблону;
• правильно ли оформляется сопроводительная документация;
• равенство сумм в бумагах;
• совпадает ли номер на сумке со вписанным в карточку.

При ошибке в явочной форме исправление может делать только кассир. Он зачеркивает неправильные сведения и рядом указывает верные, заверяет их.

Получая сумку с наличкой, инкассатор подписывает квитанцию, ставит штамп, дату и возвращает бумагу кассиру.

При обнаружении нарушения в целостности сумки или пломбы, неверного заполнения ведомости, сумку инкассатор не принимает. При наличии времени инкассатор ждет, когда изъяны устранят либо сумку примут при повторном заезде. Запись об этом делается в явочной карте.

Если кассир не сдал сумку приемщику средств, в форме 0402303 тон пишет «Отказ», указывает причины и расписывается.

Сдача денег инкассаторам оформляется расходным ордером (РКО) с применением счета 57 «Переводы в пути».

В таблице приведены возможные проводки по оформлению операций по инкассации:

Содержание операции	Дт	Кт
Оплачен счет за услуги инкассаторов	76	51
Учтены инкассаторские услуги	91.2	76
Передана наличка из кассы инкассаторам	57	50
Поступили деньги на счет, поступившие в банк от инкассаторов	51	57
Выявлена недостача средств, подготовленных для инкассации	94	57
Недостача отнесена на виновника	73	94
Недостача погашена кассиром наличными (удержана из заработка)	50 (70)	73
Учтен излишек, зачисленный на счет	57	91.1

Кассир несет материальную ответственность за вверенные ему ценности. При недостаче в кассе проводят ревизию.

Организации и должностные лица несут ответственность по ст. 15.1 КоАП за несоблюдение порядка работы с наличностью и ведения операций по кассе. Для уполномоченных лиц штраф составляет 4 тыс. р. - 5 тыс. р., для организации его величина в 10 раз больше.

Этапы процесса сдачи денег инкассаторам

Инкассация выручки включает следующие этапы:

Подготовка ценностей к отправке	Она проводится кассиром до приезда инкассаторов. Для этого используются аппараты-пломбиры, штампы, пломбы и т. д. Число сумок определяется по объему наличности. Каждая имеет порядковый номер и пломбируется в установленном порядке. Перед распределением по сумкам деньги кассир пересчитывает и упаковывает. Лучшим вариантом является применение специальных депозитных машин. Они имеют несколько функций и используются для пересчета, хранения, приема купюр. Ряд опций этих устройств автоматизирован, что облегчает работу ответственного лица и снижает вероятность ошибок, вызываемых человеческим фактором.
Сдача денег инкассаторам	Вместе с сумками инкассаторы получают препроводительную ведомость. Документ составляют в трех экземплярам: по одному для инкассатора и кассира, третий вкладывают в сумку с деньгами. При передаче ценностей допускается присутствие следующих лиц: главного бухгалтера; руководителя; старшего кассира; контролера; ревизора. Инкассатор проверяет соблюдение правил сдачи денег и при отсутствии замечаний забирает сумки.
Доставка налички в банк и их сдача-приемка	На этом этапе инкассаторы действуют по внутренним правилам. На них полностью лежит ответственность за сохранность денег. Приехав в банк, инкассатор действует по инструкции: выполняет определенные действия и оформляет нужные бумаги.

Отдельные алгоритмы

Процедура инкассации ценностей может несколько отличаться в зависимости от некоторых критериев. В любом случае клиент должен заключить с банком договор на предоставление данной услуги. Ее стоимость зависит от тарифа кредитного учреждения. Выгоднее всего пользоваться сервисом обслуживающего отделения банка.

Банк

Как только инкассатор забрал ценности, кассир перестает нести материальную ответственность за них.

Деньги поступают в банк по определенной схеме:

1. По согласованию с клиентом разрабатывается график следования инкассаторского автомобиля.
2. Инкассатор заполняет специальную карточку и отдает ее в банк.
3. Сотрудник кредитной организации получает необходимые для работы атрибуты (документы, штамп, сумки и т. д.).
4. Кассир накануне сдачи выручки предъявляет инкассатору бумаги, подтверждающие его право распоряжаться ими (накладная, квитанция, пломба).
5. Кассир заполняет явочную карту.
6. Инкассатор проверяет бумаги, сверяет суммы в них и в сумке, забирает ценности.

Когда сумка попадает в банк, уполномоченный сотрудник проверяет:

• правильность оформления сопроводительной документации;
• целостность сумки и штемпеля на ней;
• соответствие номеров на сумке и в накладной.

Если нареканий нет, наличка принимается. Инкассаторы возвращают ключи, карточки, штамп, доверенность. На этом процесс доставки денег считается завершенным. Банку остается перевести деньги на счет клиента. В отношении физлиц данная процедура осуществляется аналогично.

Магазин

Продавец магазина должен сдать инкассаторам наличность, превышающую установленный кассовый лимит. При передаче денег он должен их оприходовать соответствующим ордером и сдать по . Эти действия нужно отразить в .

Перед выездом инкассатор получает пустые емкости для денег, ключи, документы и т. д. Приехав в магазин, инкассатор предъявляет продавцу паспорт, отдает сумки, доверенность, явочную карточку.

Кассир проверяет бумаги. Если претензий нет, он заполняет сумки банкнотами, вкладывает туда ведомость и реестр, опломбирует, передает сотруднику банка вместе с сопроводительными бумагами (накладная и квитанция).

Кассиром составляется ведомость сопровождения и реестр операций. Итоговые суммы в них должны совпадать. Ту же сумму он указывает в явочной карте.

Инкассатор проверяет бумаги на наличие ошибок, целостность штемпеля, его соответствие оригиналу, пересчитывает купюры. Затем он расписывается и ставит дату в квитанции о приеме ценностей. Возвращает ее продавцу.

Если банковский работник отказывает в приеме денег, то кассир в явочном листке указывает причины, дату, пишет слово «отказ» и подписывает его.

Без кассы

Кассовые операции оформляются только при наличии ККМ. Данное требование установил Закон о применении кассовой техники № 54-ФЗ от 22.05.03. В документе указаны случаи, когда наличку можно принять и при отсутствии кассы.

В таких ситуациях предприниматель должен заполнить приходный и расходный ордера и сдать деньги в банк.

Иногда организации или ИП просят клиентов подготовить платежку, по которой сами вносят деньги на счет от имени плательщика.

Одним из вариантов зачисления на счет налички является использование сервиса «Банк онлайн». При этом наличный расчет замещается безналичным.

Указанные методы являются исключениями. При ревизии налоговики могут выявить данные факты и оштрафовать предприятие. При осуществлении наличных расчетов следует приобрести кассу и сдавать выручку в банк.

Документальное оформление и проводки

Деньги инкассаторам передает кассир по расходному кассовому ордеру. В строке «Выдать» он указывает свое ФИО, а в графе «Приложение» - первичку с номерами и датами. Кассир делает соответствующую запись в кассовой книге и оформляет препроводительную ведомость, накладную и квитанцию к сумке, явочную карточку.

Деньги уполномоченный сотрудник подготавливает, складывает в сумку вместе с ведомостью, опломбирует, передает инкассатору вместе с накладной.

Принимая ценности, инкассатор подписывает и ставит штамп на квитанцию. Она остается в организации. Такой порядок прописан в Положении 318-П.

Для отражения факта выдачи средств из кассы инкассаторам в бюджете делается проводка:

Дт 201.23.510 Кт 201.34.610.

Зачисление денег на расчетный счет оформляется так: Дт 201.11.510 Кт 201.23.610. По вышеуказанным операциям производится увеличение забалансовых счетов 17 и 18 по дебету и кредиту соответственно.

Такие операции предусмотрены Инструкциями 174н (п. 77, 78) и 154н (п. 365, 367).

Обособленные единицы не вправе передавать друг другу наличку, минуя кассу головной компании. Можно утвердить внутреннюю схему движения денег между структурными единицами, но это может привести к конфликтам с контролирующими органами.

По Указаниям ЦБ (№ 3210-У) допускается перемещение денег между подразделениями с заполнением кассовых ордеров. Правила их составления отражены в постановлении Госкомстата № 88. В расходнике по строке «Основание» пишется хозяйственная операция, например, «передача наличных представителю подразделения № 3 по заявке № 15 от 25.03.17». В приходнике аналогично оформляется поступление средств.

Бухгалтерская запись у бюджетников будет такой:

• Дт 304.04.610 Кт 201.34.610 (субсчет касса 1) - средства выданы представителю отделения 2 из кассы отделения 1;
• Дт 201.34.510(субсчет касса 2) Кт 304.04.510 - наличка поступила в кассу 2.

Итак, услуга по инкассации денег очень удобна для хозяйствующих субъектов. Ее стоимость невелика, а руководители могут не беспокоиться о сохранности денег и сэкономить время их сбора с различных торговых точек. Главное при этом - грамотно оформлять документы и действовать по установленным законодательством правилам.

Каков порядок сдачи наличной выручки в кассу банка?

Для того, чтобы сдать наличную выручку в банк, предприятие может воспользоваться услугами инкассации или осуществить это самостоятельно (самоносом). Если предприятие желает сдавать выручку в банк самостоятельно, то оно может это сделать в течение рабочего дня банка.

Если выручка сдается в течение операционного дня, то средства зачисляются на счет предприятия того же операционного дня. Если средства вносятся в вечернюю кассу, то они зачисляются на счет предприятия не ранее следующего рабочего дня. Если возникает необходимость сдавать выручку в выходной день, можно обратиться в ближайшее отделение соответствующего банка, которое работает в этот день. Средства будут зачислены на счет на следующий рабочий день.

Как быть, если предприятие желает получать наличные средства от своих клиентов через кассу банка?

Если деятельность предприятия связана с необходимостью принимать наличные средства от физических лиц - клиентов предприятия, то можно заключить соглашение с банком о принятии наличных средств от физических лиц в пользу юридических лиц в системе UniРау. В случае использования такой услуги предприятие освобождается от обязанности использовать РРО, поскольку наличные средства от физических лиц сразу попадают на текущий счет предприятия в банке.

Как выплачивать наличные в пользу физических лиц, не посещая банк?

Выплачивать заработную плату своим сотрудникам можно через пластиковые карточки. Для выплаты заработной платы на платежные карты необходимо заключить генеральное соглашение и предоставить заявление на выпуск карт для сотрудников. Зачисление заработной платы осуществляется непосредственно в офисе предприятия через систему Интернет-Клиент-Банк.

Если необходимо выплачивать разовые или нерегулярные денежные переводы в пользу физических лиц - можно заключить соглашение на использование системы QuickSoft.

Что такое кассовые операции и как происходит их оформления?

Расчеты наличными предприятий (предпринимателей) между собой и с физическими лицами проводятся с применением приходных и расходных кассовых ордеров, кассовых и товарных чеков, расчетных квитанций, проездных документов и т.п., которые подтверждали бы факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврата) средств, а также счетов-фактур, договоров, соглашений, контрактов, актов закупки товаров и т.

Кассовые операции - операции предприятий между собой и с предпринимателями и физическими лицами, связанные с приемом и выдачей наличных средств при проведении расчетов через кассу предприятия с отражением этих операций в кассовой книге, книге учета расчетных операций. Оформление кассовых операций осуществляется с использованием документов, приведенных на рис. 2.4.

Ответственность за организацию кассовой дисциплины и осуществления кассовых операций на предприятии возложена на руководителя предприятия. Руководитель обязан определить лицо (кассира), которая будет заниматься осуществлением кассовых операций. Если предприятие небольшое, то обязанности кассира выполнять главный бухгалтер или сам

директор. На крупных и средних предприятиях, как правило, в штате есть должность кассира.

По каким направлениям и с какой целью осуществляется контроль за соблюдением кассовой дисциплины?

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины необходимо для повышения эффективности использования наличных средств и во избежание необоснованных расходов, связанных с уплатой штрафных санкций за нарушение кассовой дисциплины.

Контроль за соблюдением кассовой дисциплины должен осуществляется как самим предприятием, так и контролирующими органами, определенными действующим законодательством Украины.

На самом предприятии объектом контроля выступает наличность в кассе предприятия, осуществляет контроль специально созданная комиссия из работников предприятия. Самой распространенной формой контроля является внезапная инвентаризация остатков наличности в кассе.

Контролирующие органы, определенные законодательством Украины, осуществляют контроль за наличными в кассе и документальным оформлением ее движения. Внешний контроль осуществляется по следующим направлениям:

o своевременность и полнота оприходования наличных поступлений;

o соблюдения установленных лимитов остатка наличных в кассе предприятия;

o целевое использование наличных;

o выплата из кассы значительных сумм;

o расходование наличных денег из выручки;

o порядок выдачи наличных денег под отчет и ее использования;

o предельные ограничения осуществления наличных расчетов;

o ведение кассовой документации.

На расчетный счет поступают: выручка за реализованную продукцию, выполненные работы и услуги, краткосрочные и долгосрочные ссуды, получаемые от банка, и прочие средства. С расчетного счета производятся почти все платежи предприятия: оплата поставщикам за материалы, погашение задолженности бюджету, отчисления на социальное страхование и обеспечение, получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий и т. п. Обо всех изменениях по расчетному счету учреждение банка периодически (ежедневно или в другие установленные банком сроки) извещает организацию выписками с расчетного счета. В выписке указывают все поступления и списания средств с расчетного счета, остаток средств на нем на начало и конец дня. К выписке прилагаются документы, на основании которых зачислены или списаны средства. Выписка с расчетного счета является вторым экземпляром лицевого счета предприятия, открытого ему банком. Сохраняя денежные средства, банк считает себя должником организации, поэтому остатки средств и поступления на расчетный счет записывает в выписке по кредиту расчетного счета, а уменьшение своего долга (перечисления, выдача денег наличными) -- по дебету. Обрабатывая выписки, бухгалтер должен помнить о такой особенности и записывать зачисленные суммы и остаток по дебету расчетного счета, а списание -- по кредиту.

Бухгалтерия организации в день поступления из банка документов проверяет выписку и соответствие поступивших и списанных сумм по приложенным к ней оправдательным расчетно-платежным документам. При обнаружении ошибки организация сообщает об этом в банк. При бухгалтерской обработке выписки с расчетного счета на ее полях проставляют корреспондирующие счета по каждой хозяйственной операции -- справа от соответствующей суммы.

Для учета наличия и движения денежных средств на расчетном счете в Плане счетов предусмотрен счет 51 «Расчетные счета». Счет активный. Начальное сальдо по дебету отражает наличие денежных средств на расчетном счете на начало отчетного периода, оборот по дебету -- зачисление средств на расчетный счет, оборот по кредиту -- списание средств со счета клиента.

Поступление средств от покупателей и заказчиков за продукцию, работы и услуги отражается на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»).

При оприходовании денежных средств на расчетном счете дебетуют счет 51 «Расчетные счета» и кредитуют счета:

• 50 «Касса» -- зачислены наличные деньги, сданные в банк из кассы, организации;
• 68 «Расчеты по налогам и сборам» -- возвращена переплата по налогам в бюджет;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» -- поступили страховые возмещения от страховщиков по договору имущественного и личного страхования, погашена дебиторская задолженность по претензиям;
• 75 «Расчеты с учредителями» -- поступили взносы от учредителей;
• 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» -- зачислены краткосрочные и долгосрочные кредиты и займы;
• 86 «Целевое финансирование» -- поступили средства целевого финансирования;
• 98 «Доходы будущих периодов» -- отражено поступление денежных средств, относящихся к другим отчетным периодам, например предоплата по аренде.

По кредиту счет 51 «Расчетные счета» корреспондирует с дебетом счетов:

• 50 «Касса» -- получены из банка по чеку наличные денежные средства;
• 55 «Специальные счета в банках» -- выставлены аккредитивы, приобретены лимитированные чековые книжки;
• 58 «Финансовые вложения» -- произведены финансовые вложения (приобретены ценные бумаги);
• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» -- оплачены счета поставщиков и подрядчиков за товарно-материальные ценности и оказанные услуги;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» -- произведены платежи по договору страхования имущества предприятия, невыясненные суммы перечислены по принадлежности;

«Расчеты по налогам и сборам» -- перечислены налоги и сборы в бюджет;

«Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» -- перечислены страховые платежи во внебюджетные социальные фонды;

• 91 «Прочие доходы и расходы» -- уплачены штрафы, пени, неустойки по хозяйственным договорам;
• 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» -- погашены задолженности по краткосрочным и долгосрочным кредитам и займам.

Для отражения оборотов по кредиту счета 51 «Расчетные счета» служит журнал-ордер № 2. Обороты по дебету счета 51 «Расчетные счета» записываются в ведомости № 2. Основанием для заполнения этих регистров являются выписки с расчетного счета.

Для учета наличия и движения безналичных денежных средств организации в иностранной валюте организации открывают валютные счета. Они могут быть открыты в одной конкретной иностранной валюте, а также мультивалютный счет. Для их открытия в банк предоставляются такие же документы, как и для открытия расчетного счета.

После проверки достоверности представленных документов банк заключает с предприятием договор на расчетно-кассовое обслуживание и открывает одновременно два валютных счета -- текущий и транзитный. На текущем счете хранятся все средства предприятия в иностранной валюте. На транзитный счет поступает экспортная выручка, подлежащая обязательному распределению в соответствии с законодательством на текущий валютный счет и расчетный счет.

Для учета операций по валютному счету в Плане счетов предусмотрен счет 52 «Валютные счета». Счет активный. Начальное сальдо по дебету означает остаток денежных средств в иностранной валюте на отчетную дату. Оборот по дебету показывает поступление денежных средств на валютные счета организации, оборот по кредиту -- списание денежных средств с валютных счетов.

Счет 52 имеет следующие субсчета:

• 52-1 «Валютный счет внутри страны (текущий и транзитный)»;
• 52-2 «Валютный счет за рубежом».

Самое сложное: Поддерживать «нулевой» лимит кассы.
Будет проще, если: Оформить расчет в банк и установить удобный для компании лимит.

Законодательство предписывает хранить деньги в кассе в пределах лимита. Его должны соблюдать все компании, которые ведут расчеты наличными. По умолчанию лимит равен нулю. Но в случае необходимости его можно согласовать с банком и увеличить. Для этого нужно представить в банк соответствующий бланк расчета (форма № 0408020).

Вся выручка сверх допустимого лимита на конец дня должна быть сдана в банк. Если режим работы компании сделать этого не позволяет — то на следующий день. Один раз в несколько дней можно сдавать выручку только в том случае, если поблизости нет ни одного отделения банка (п. 2.4 Положения Центрального банка РФ от 5 января 1998 г. № 14 - П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»). Задержаться в кассе могут только деньги на заработную плату и пособия. И то на три дня, включая день, когда они были получены.

В этой инструкции мы расскажем, как составить расчет лимита в кассе. А также какие проводки сделать, когда деньги в банк сдает сотрудник компании или инкассаторы.

Если лимит кассы у вас уже есть, смело переходите к шагу № 3.

Шаг №1. Рассчитайте лимит остатка денег в кассе

Чтобы заполнить бланк расчета по форме №0408020, сперва рассчитайте показатели и укажите размер выручки за три последовательных месяца. Как правило, расчет представляют в банк в конце года, так как лимит устанавливается на год и действует до 31 декабря. Но его можно пересчитать и в течение года. Например, если показатели выручки резко изменились или поменялся режим работы компании.

ООО «Макора» торгует сувенирами. Магазин работает ежедневно с 10 до 20 часов, без обеда и выходных. Выручку сдают в банк на следующий день в 11 часов. За последние три месяца — март, апрель и май 2011 года число рабочих дней составило 92 дня, а количество рабочих часов — 920 (92 дн. 10 ч). Выручка магазина за три месяца равна 952 000 руб. Из них потрачено за март—май 2011 года:

— на оплату товара поставщику — 86 000 руб.;

— на общехозяйственные расходы — 24 000 руб.;

— на выплату заработной платы персоналу — 142 000 руб.

Соответственно, среднедневная выручка за три последних месяца составляет 10 348 руб. (952 000 руб. : 92 дн.). Среднечасовая выручка — 1035 руб. (952 000 руб. : 920 ч).

Среднедневной расход магазина составляет 1196 руб. ((86 000 руб. + + 24 000 руб.) : 92 дн.). При этом суммы заработной платы и социальных выплат в состав расходов не включаются.

Лимит равен 9152 руб.(10 348 - 1196). Компания указала в расчете для банка лимит в 10 000 руб.

Если у вашей компании есть структурные подразделения, которые не выделены на отдельный баланс и не имеют собственных расчетных счетов, лимит остатка денежных средств в кассе рассчитайте исходя из общего оборота денег в целом. То есть нужно учесть выручку по всем подразделениям единовременно.

Когда структурные подразделения выделены на отдельный баланс и имеют свои расчетные счета, лимит остатка денежных средств в кассе установите отдельно по каждому такому подразделению.

Шаг №2. Представьте расчет лимита в банк

Расчет заполните в двух экземплярах. Один экземпляр остается в банке, а второй вы получите обратно, когда банк подтвердит лимит. Пример заполнения расчета приведен ниже.

Если у вашей компании открыты расчетные счета в разных банках, то лимит устанавливает только один из них. После направьте уведомление о размере установленного лимита в остальные банки.

Уведомление можно составить в произвольной форме и прикрепить к нему копию расчета.

Шаг №3. Заполните документы для сдачи наличных в банк

Как именно нужно сдавать сверхлимит выручки, компания должна решать сама. Можно, например, поручить это ответственному сотруднику.

Для этого нужно заполнить объявление на взнос наличными (форма № 0402001). Данный документ оформляет сотрудник компании, который сдает выручку. Объявление на взнос наличными состоит из трех частей: непосредственно объявления, квитанции и ордера.

Квитанция выдается работнику и прикрепляется к расходному кассовому ордеру. Документы на взнос наличными могут быть заполнены вручную или на компьютере. Главное, чтобы были сохранены все реквизиты бланка.

Также можно воспользоваться услугами инкассации. В этом случае компания ничем не рискует при доставке в банк крупных сумм. А отвечают за то, что деньги будут сданы в банк, инкассаторы. И разумеется, если по их вине деньги вывезены и сданы в банк не будут, штраф компании не положен (постановление ФАС Северо - Западного округа от 17 августа 2007 г. № А56 - 50165/2006).

Передавая денежные средства инкассаторам, заполните препроводительную ведомость. Один экземпляр остается в компании, второй передается в банк. После того как средства поступят на расчетный счет, банк отправит вам мемориальный ордер, который и подтвердит операцию.

Шаг №4. Отразите операции в бухгалтерском учете

Если выручку сдает сотрудник компании напрямую в банк, то все просто. Такая операция отражается одной проводкой:

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50

— отражена сдача выручки из кассы в банк.

Когда же деньгами занимаются инкассаторы, проводки такие:

ДЕБЕТ 57 КРЕДИТ 50

— переданы деньги инкассаторам для сдачи в банк;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 57

— зачислены деньги на расчетный счет.

Может случиться и так, что, принимая выручку, сотрудник банка обнаружит сомнительные купюры. Естественно, на расчетный счет они не поступят. Банк отправит их на экспертизу, которая длится, как правило, 10 —15 дней.

Если подозрения не подтвердятся, удержанную ранее сумму банк вернет. А если купюры действительно окажутся поддельными, то компания получит копию акта экспертизы денежных знаков. На основании этого документа в бухгалтерском учете отражается недостача:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 57

— отражена недостача номинальной стоимости поддельных купюр.

Сумму такой недостачи можно взыскать с материально ответственного лица, например кассира. Конечно, при том условии, что его вина установлена.

Предположим, что кассир не использовал детектор валют при работе с наличными. В таком случае возьмите с работника письменное объяснение о том, откуда взялась подделка. И только после этого издайте распоряжение о взыскании.

В бухгалтерском учете данная операция отражается следующими проводками:

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94

—отражена недостача, которую нужно взыскать с кассира;

ДЕБЕТ 70 (50) КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»

—удержана недостача из заработной платы кассира (либо внесена в кассу).

Если в вашей компании нет оборудования, при помощи которого можно было бы распознать подделку, или оно неисправно, обвинить кассира нельзя. Соответственно, виновного установить тоже не получится. Тогда всю сумму недостачи от фальшивых купюр спишите за счет собственных средств компании:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94

—списана сумма недостачи за счет собственных средств.

Шаг №5. Спишите в учете расходы по инкассации

Услуги инкассации, в том числе оказанные банком, облагаются НДС. Налог, предъявленный инкассаторской службой, можно принять к вычету. Естественно, после того, как услуги будут оказаны и у вас будет счет - фактура (п. 1 ст.172 Налогового кодекса РФ).

При расчете налога на прибыль средства, истраченные на инкассацию, учтите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ). И спишите в том месяце, в котором инкассаторы сдали выручку в банк.