Главная Бизнес в интернете Чем отличается инвойс от счет фактуры. Чем отличается счёт на оплату от счёта-фактуры

Чем отличается инвойс от счет фактуры. Чем отличается счёт на оплату от счёта-фактуры

Сегодня на законодательном уровне государство обязало практически всех индивидуальных предпринимателей, а также организации вести бухгалтерский учет.

Вследствие этого возникает обязанность формирования документов самого разного типа.

Несмотря на различное назначение, все они преследуют одну цель – упорядочить все коммерческие операции и упростить проверку бухгалтерского учета специальными налоговыми надзорными органами.

Основные сведения

Ведение бухгалтерского учета немыслимо без знания базовых основ данного процесса.

Счет-фактура должен в обязательном порядке содержать следующую информацию:

присвоенный номер по порядку, дату оформления;
адреса, полное наименование, ИНН плательщика НДС, а также покупателя;
полное наименование отправителя и получателя груза, услуги, иного имущества;
номера расчетных документов;
полное наименование поставляемых товаров;
количественный показатель всех поставляемых товаров;
тариф предоставления товара, услуг (цена за одну единицу или иное);
сумма акциза – если в сделке фигурируют подакцизные товары;
сумма налога;
страна происхождения товара;
порядковый номер оформленной таможенной декларации – если она имеется и необходима в конкретном случае.

Какова роль документов

Документы обоих типов имеют схожую роль в бухгалтерском учете. Они требуются для ведения налогового контроля над коммерческой деятельностью предприятия.

Но распространяется это только на плетельщиков налога на добавочную стоимость (определенную их категорию). При наличии ошибок налоговая служба имеет законное право отказать в вычете.

Нормативная база

Хорошее знание нормативной базы – основа бухгалтерского учета. Должностному лицу, занимающемуся формированием счет-фактур, а также обычных счетов, следует максимально подробно изучить:

Все обозначенные выше федеральные законы представляют собой поправки и изменения, связанные со , в которой рассматривается порядок формирования счет фактуры.

Если возникает необходимость обратиться к Налоговому кодексу, следует пользоваться только последней редакцией. Так как в противном случае велика вероятность допущения ошибки – законодательство реформируется ежегодно.

Законным основанием для формирования различного рода счетов рассматриваемого типа является

Все действия со счетами следует осуществлять именно с учетом данного положения.

При разрешении каких-либо спорных моментов между организациями и налоговой службой, судебные инстанции всегда руководствуются именно обозначенным выше законом.

Чем отличается счет от счета фактуры

Первое, что следует уяснить должностному лицу, осуществляющему формирование бухгалтерской отчетности – это разницу между и счет-фактурой.

Именно по причине непонимания различий многие малоопытно работники допускают большое количество самых разных ошибок, связанных с формированием отчетности рассматриваемого типа.

Прежде всего, следует прояснить следующие вопросы:

наличие соответствий;
разница с товарной накладной;
соотношение с ;
разница между и СФ.

Наличие соответствий

Разобраться, чем схожи бухгалтерский счет и счет-фактура, не так сложно. Самыми важными совпадениями являются:

формат представления информации;
обозначенные в документах данные.

Вся информация и в счет-фактуре, и в обычном бухгалтерском счете представлена в табличной форме. Обычный счет содержит всего пять столбцов:

содержание операции;
документ;
номера корреспондентских счетов — дебет, кредит.

Вся информация представлена максимально кратко. Счет-фактура же, в свою очередь, также частично представлен таблицей. Но она имеет несколько большее количество столбцов – порядка 11.

При этом присутствует достаточно обширный перечень различной дополнительной информации, включающей в себя точные реквизиты, адреса, ИНН и КПП.

Именно поэтому составлять обычный бухгалтерский счет несколько проще – вся информация отражена в нем более сжато.

Разница с товарной накладной

Многим достаточно сложно понять, чем отличается счет-фактура от накладной. И это логично, так как фактически эти два документа выглядят полностью идентично.

Единственным отличием является наличие специальной печати на . В остальном же данный документ и счет-фактура представляют собой полностью одинаковые документы.

Но главное различие их кроется отнюдь не в содержании, а в назначении:

Причем один и тот же документ не может выполнять две функции одновременно. На основании товарной накладной нельзя получить налоговый вычет, а счет-фактура не является подтверждением наличия прав собственности на какой-либо товар или же иное имущество. Именно поэтому не стоит их ни в коем случае путать.

Соотношение с инвойсом

Помимо товарной накладной существует ещё один документ, схожий по своему назначению и формату составления со счет-фактурой. Он представляет собой инвойс.

У данного термина имеется целых два различных понятия:

В первом случае, согласно правилам оформления, в инвойсе обязательно должна содержаться также информация, что и в приложенном счет-фактуре.

Именно поэтому можно сказать, что отличия между данными документами являются минимальными. Во втором случае инвойс представляет собой коммерческий счет, потому имеет минимальное количество сходств со счет-фактурой.

Коммерческий инвойс включает в себя развернутые требования продавца к покупателю об уплате обозначенной в документации сумме. Но в то же время в инвойсе и счет-фактуре имеется идентичная информация (сумма счета, цена за единицу товара и другое).

Разница между актом и СФ

Многие подрядчики, выполняющие какие-либо работы или же предоставляющие услуги, формируют одновременно целых два документа:

счет-фактуру.

Они имеют некоторое сходство между собой. В частности, это касается обозначения некоторых данных – стоимости, предоставленных , а также реквизитов.

Но на этом сходство заканчивается. Так как СФ представляет собой документ строгой отчетности, а акт выполненных работ определенной формы не имеет и может формироваться подрядной организацией на свое усмотрение.

Кроме того, по данному документу получить вычет или же на основании него какие-либо иные льготы не получится.

Необходимо максимально подробно изучить все наиболее важные моменты, касающиеся порядка формирования счет-фактуры, а также бухгалтерского счета. Это позволит избежать различного рода недоразумений, ошибок.

Особенно это касается СФ, так как она дает право на получение особых льгот многим плательщикам налога на добавочную стоимость.

Счет-фактура в России - налоговый документ установленного образца, который обязан оформлять продавец или подрядчик. На основании полученных счетов-фактур в компании формируется «Книга покупок», а на основании выданных - «Книга продаж».

Согласно НК РФ предоставлять покупателям счет-фактуру обязаны только налогоплательщики НДС. Компании, которые находятся на УСН, не являются плательщиками данного налога и составлять счета-фактуры не должны.

Счет-фактура содержит данные о наименовании и реквизитах продавца и покупателя, перечне товаров или услуг, их цене, стоимости, ставке и сумме НДС. Этот перечень обязателен и закреплен в НК РФ. Счет-фактура должна также содержать в себе информацию о номере и дате выписки счета, при необходимости - сумме акциза, стране происхождения товара, номере таможенной декларации.

В России назначением счета-фактуры является налоговый учет НДС. На продавца он возлагает обязанность перечислить в бюджет НДС, для покупателя служит основанием для предъявления НДС к вычету.

Товарная накладная

Накладная является первичным документом, который составляется в 2-х экземплярах и служит доказательством передачи и основанием для списания (принятия на учет) товара. Накладная должна содержать подпись и печать продавца и покупателя. Она составляется в двух экземплярах, один из них остается у поставщика, второй - у получателя.

Госкомстатом утверждена унифицированная форма товарной накладной (форма № ТОРГ-12), но организация может применять свою форму.

Накладная должна содержать следующие реквизиты: наименование, номер и дату документа, наименование организации-поставщика; наименование товара, его количество и стоимость; должности ответственных лиц, их подписи и печати. Если бланк накладной не соответствует форме Торг-12, она также может быть принята к учету организацией-покупателем.

При участии в торговых операциях сторонней транспортной компании эксперты рекомендуют отказаться от формы Торг-12 и использовать другой документ - товарно-транспортную накладную (ТТН).

Разница между счетом-фактурой и накладной

Можно выделить следующие между счетом-фактурой и накладной:

Документы имеют различную форму;

Счет-фактура имеет строго регламентированную форму, тогда как накладная - свободную;

Товарная накладная подписывается в двух экземплярах - продавцом и покупателем, счет-фактура - только поставщиком;

Данные документы не взаимозаменяют, а дополняют друг друга и выдаются одновременно при передаче товара;

Счет-фактура оформляется на оплату товаров и услуг, тогда как накладная выдается только при отгрузке товаров, оказание услуг оформляется актом;

В отличии от накладной, счет-фактура не подтверждает факт передачи товара кому-либо, а только является основанием для зачета НДС;

На основании счета-фактуры нельзя предъявить претензии к поставщику товара.

Многие люди, мало разбирающиеся в бухгалтерии, думают, что счет–фактура и счет – это один и тот же бухгалтерский документ. Это мнение ошибочно. Фактически эти документы имеют прямое отношение к созданию одной и той же операции, разница существует в их назначении и оформлении.

Чем же отличаются между собой счет и счет–фактура?

Как правило, счет выписывается бухгалтером. Для этого должно быть основание – договор купли–продажи или же договор по оказанию каких–либо услуг. В данном документе указана конкретная сумма, которую плательщик обязуется перевести на расчетный счет или оплатить в кассе организации–поставщика за выполненную услугу или за конкретный товар.

Если же в договоре оговорена многоразовая услуга (раз в месяц в течение года или один раз в квартал), то данный счет может быть оформлен один раз в месяц, раз в квартал или же сразу на целый год. Как правило, счет не является бланком строгой отчетности и не регистрируется в книге продаж. Наличие счета необходимо в основном для предоплаты.

Какие данные вносятся в счет?

Данный документ представляет собой таблицу, в которой указана конкретная услуга или наименование товара, единица измерения, количество и цена за единицу товара. В конце указывается общая сумма. Также в счете обязательно должны быть указаны реквизиты исполнителя услуг куда заказчик должен перечислить деньги.

Счет–фактуру выписывает продавец или исполнитель уже по окончании выполненных работ или оказанных услуг. Предъявление этого документа является обязательным в том случае, если предприятие возмещает НДС (сумма должна быть указана в документе), т.е. находится на общей системе обложения налогом. В других ситуациях счет–фактура обычно не требуется. Если же наличие данного документа является обязательным, он должен быть оформлен в тот же период, когда была произведена сделка (оказана услуга, подтвержденная актом выполненных работ или приобретен товар, о чем свидетельствует наличие товарной накладной).

Фактически и счет и счет–фактуру бухгалтер выписывает как при оказании каких–либо услуг, так и при совершении договора купли–продажи. Разница лишь в назначении этих документов. Счет нужен покупателю для того, чтобы оплатить оказанные услуги, которые зафиксированы в договоре. Именно для этого в счете указываются реквизиты для перечисления нужной суммы денежных средств и услуги или товар, за которые данная сумма будет произведена.

Счет–фактура нужна для того, чтобы произведенная операция было отражена в налоговом учете, т.е. должен быть зафиксирован НДС по выполненной услуге или товару, которые планируется выполнить по указанной сделке.

Как правило, на счете стоит печать поставщика услуг (обязательно), тогда как в счете–фактуре ее нет. Еще одно различие между этими документами в том, что счет–фактуру необходимо передавать в налоговую инспекцию, так как этот документ является бланком строгой отчетности, счет же данной функции не имеет.

Счет-фактура (СФ) - документ, который удостоверяет отгрузку товаров по факту, либо же оказание услуг, а также их стоимость. В соответствии с пп. 6,7 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ , СФ не является первичным бухгалтерским документом.

Для чего нужен СФ? Счет-фактуру выставляют продавцы или исполнители покупателю, или заказчику, после того как покупатель принимает товар или услугу.

Внимание! Единственное назначение счет-фактуры — это учет налога на добавочную стоимость. В следствие этого, этот документ является налоговым и имеет строго установленный образец.

На основании СФ бухгалтерия формирует «книгу покупок» и «книгу продаж». Организации, ведущие дела по упрощенной системе налогообложения, ими не пользуются, так как в таких ситуациях вторая сторона вправе использовать для учета НДС иные документы, например, платежное поручение.

ТОРГ-12

Может ли один документ заменить другой?

СФ никогда не может заменить ТН и наоборот, поскольку у этих документов совершенно разные назначения.

Важно! ТН не отражает НДС для отчетности в налоговые службы, а СФ не является доказательством передачи товаров.

Эти документы работают исключительно в паре.

Совместное использование

Могут ли счет-фактура и товарная накладная быть выписаны на один товар? СФ и ТН не только могут, но и должны быть выписаны на один товар. Поскольку, как мы уже рассматривали выше, эта документация выполняют разные функции в бухгалтерии: счет-фактура отражает НДС, а товарные накладные передачу товара (о том, кто должен подписывать графы «груз принял», «груз получил» и другие, можно узнать ).

Должны ли совпадать номера на один товар?

Требований по Налоговому кодексу, а также других постановлений, говорящих о том, что номера СФ и ТН должны совпадать, не существует. Главное, следить за тем, чтобы суммы НДС совпадали и там, и там. Порядок и вид нумерации своих документов каждая организация в праве выбрать самостоятельно.

Какой документ должен составляться раньше?

Может ли СФ быть выписан раньше ТН? Так как СФ подтверждает НДС на переданные товары, она не может быть выписана вперед ТН, за исключением случаев, когда договор о сделке предусматривает предоплату. СФ должна быть выставлена не позднее пяти суток после отгрузки товара.

Можно ли их объединить?

В 2013 году Федеральная налоговая служба ввела в оборот форму УПД — универсальный передаточный документ, который содержит в себе элементы налогового и бухгалтерского учета. Он основывается на базе счет-фактуры, остальная часть является элементом товарной накладной.

Допустимо ли оформление разными датами?

Счет-фактура может идти разными датами с товарной накладной. Но необходимо учесть:

СФ должен быть выписан не позднее пяти дней после отгрузки товара, то есть ТН.
Если один из пяти дней является выходным, то необходимая дата переносится на следующий рабочий день.

Ответственности за нарушение этого срока в пять дней не предусмотрено, однако Министерство финансов указывает на то, что покупатель не может заявить вычет по опоздавшим документам.

Счета-фактуры и товарные накладные — важные документы, контроль за заполнением и хранением которых необходимо не упускать из вида, дабы оградить себя от дальнейших проблем и недопонимания с контрагентами или проверяющими органами. А выбор формы товарной накладной или использование возможности работы с универсальным передаточным документом, прежде всего, остается за самим предпринимателем.

Развитие рыночных отношений на постсоветском пространстве вызвало потребность в документах, ускоряющих расчеты хозяйствующих субъектов. Одними из них стали счет на оплату и счет-фактура, на основании которых оплачиваются товары и услуги. Они стали неотъемлемыми элементами современного делового оборота, являясь, по сути, долговыми расписками.

Как работает счет на оплату

Выписка такого счета стало традицией в отношениях купли-продажи между предприятиями и предпринимателями. Централизованно его форма не утверждалась. Поэтому предприятие, оформляющее такой документ, может исполнить его на своем фирменном бланке. В нем должны содержаться платежные реквизиты компании, продающей товар или услуги. Объем этих реквизитов продавец устанавливает на свое усмотрение.

Пример счета на оплату

Кроме этого в счете могут быть:

Полное наименование продавца, его налоговые и банковские реквизиты.
Почтовый индекс, адрес и фактическое местонахождение продавца.
Телефоны, факс, электронную почту.
Номер счета и дата его выписки.
Срок, назначение и условия оплаты счета.
Подписи директора и бухгалтера и печать фирмы.

Такой счет позволяет покупателю (плательщику) перевести указанные в счете денежные средства на оплату перечисленных в счете товаров (услуг). Он также используется для проведения авансовых платежей. Счет на оплату обязательным документом для перечисления средств не является. В нем обычно указывается срок, в течение которого оплата может быть произведена. Его выписывают преимущественно, чтобы получить предоплату, и в книге продаж не фиксируют.

Однако подобный счет обладает важной функцией, влияющей на установление полноценных деловых взаимоотношений партнеров. Он выступает предложением о заключении сделки в том случае, когда договора как отдельного документа, определяющего права и обязанности сторон хозяйственной операции еще не существует. Если в нем перечислены все существенные условия, обозначенные гражданским законодательством, то этот документ может считаться офертой. Разумеется, в нем должны содержаться номера счетов и другие банковские реквизиты продавца, а также перечень подлежащих оплате товаров и услуг, их стоимость и количество.

Оплата счета означает принятие предложения продавца . Такой оплаченный счет с признаками оферты означает, что сделка между сторонами заключена, несмотря на отсутствие отдельного договора об этом. Счет может быть сформирован для проведения оплаты в любой удобной сторонам валюте. При этом следует соблюдать требования налогового законодательства. Они обязывают плательщика налогов обязательно начислять НДС к стоимости товаров, услуг или работ. К оплате покупателю предъявляется счет с начисленным налогом, сумма которого указывается отдельной строкой. При этом должно быть помечено, что сумма к перечислению включает НДС. Если продавец не обязан уплачивать этот налог, в счете необходимо сделать пометку, что сумма НДС не включается.

Налоговый инструмент

Для того, чтобы подтвердить, что товар фактически отгружен или услуга оказана, оформляется другой документ, именуемый счетом-фактурой. Он с указаним стоимости отгруженных товаров или предоставленных услуг, выполненных работ направляется их покупателю после того, как тот в установленном порядке принял приобретенное.

В Российской Федерации понятие такого счета и режим его применения установлены налоговым законодательством. Оно определяет, что счет-фактура предназначается исключительно для учета НДС. Установлено, что он должен быть документом строго определенного образца и оформляется хозяйствующим субъектом, который обязан уплачивать налог в бюджет. Именно этот счет выступает документальным основанием, согласно которому покупатель принимает к вычету предъявленную продавцом сумму этого налога. Российское законодательство допускает возможность оформления электронного счета-фактуры по специальной процедуре.

Независимо от вида счета в нем обязательно должны быть:

Наименование и реквизиты поставщика и приобретателя.
Перечень отгруженного товаров, услуг (работ).
Цены и стоимость товаров (услуг).
Ставка налога и сумма НДС.
Другие необходимые сведения.

Продавец обязан выписать такой счет покупателю, уплачивающему НДС. Ведь этот документ дает основание осуществить соответствующий налоговый вычет. Сам подобный документ не может использоваться как подтверждение передачи товара от продавца покупателю. Она может быть подтверждена только оформленной установленным образом товарной накладной. Подтверждением принятых услуг, работ или имущественных прав является соответствующий акт их приема-передачи.

Продавец и покупатель должны заносить информацию о выписанных и принятых счетах-фактурах в специальные журналы. Выданные документы регистрируются в книге продаж, принятые — в книге покупок. Продавец вправе не оформлять такой счет контрагенту, который не является плательщиком НДС. Предварительно стороны должны согласовать это в письменном виде. Оформляя первичные документы с таким партнером, продавец в них должен указать сумму налога, а покупатель делает это при заполнении платежного поручения. Также не выписываются такие счета в случаях реализации гражданам товаров или услуг.

Субъекты хозяйствования, которые освобождены от уплаты НДС, выписывают счета-фактуры, когда они являются налоговыми агентами или посредниками. В подобных вариантах они подают декларации по налогу и сами уплачивают его сумму в бюджет. В выставляемых ими счетах-фактурах сумма налога не выделяется. На документах должна быть сделана пометка «Без НДС». Что бы не допустить ошибку при учете расходов и доходов может использоваться другой документ с выделенной суммой этого налога. Например, выписка банка или товарный чек.

Почувствуйте разницу

Несмотря на то, что оформление того и другого счета делается по поводу одной хозяйственной операции, они принципиально отличаются по смыслу.

Счет и счет-фактура - одни из многочисленных документов, с которыми имеет дело бухгалтер. Для каких целей они используются, напомним в нашей консультации.

Счет и счет-фактура: в чем разница

Счет-фактура - это документ, который служит для покупателя основанием принять к вычету НДС, предъявленный продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав (п. 1 ст. 169 НК РФ). Сказанное означает, что без счета-фактуры заявить НДС к вычету покупатель не вправе. Более того, счет-фактура должен быть составлен по форме, предусмотренной Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (п. 8 ст. 169 НК РФ). В счете-фактуре должны содержаться обязательные реквизиты, перечень которых приведен в ст. 169 НК РФ .

Счет-фактура выставляется при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении предоплаты в счет поставки. Выставить счет-фактуру нужно не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения предоплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ).

В отличие от счета-фактуры, счет не имеет отношения к НДС обязательствам продавца или покупателя. Нет и определенных сроков для выставления счета (если только конкретные сроки не предусмотрены договором). Счет - это документ, который выдается поставщиком покупателю с предложением заплатить за товары, работы или услуги. При этом выставляться он может как на уже поставленные товары, выполненные работы или оказанные услуги, так и для получения авансового платежа с покупателя.

Счет на оплату часто выступает в роли оферты. Его акцепт покупателем, например, путем оплаты, приводит к заключению договора купли-продажи (ст. 432 -435 , 438 ГК РФ).

Единой, обязательной к применению формы счета на оплату нет. Каждая организация вправе разработать его самостоятельно. Однако, учитывая, что этим документом продавец предлагает покупателю произвести определенный платеж, в счете обычно указывается, как минимум, следующая информация:

наименование поставщика, его ИНН/КПП и банковские реквизиты;
наименование покупателя;
номер и дата счета на оплату;
основание платежа (наименование товаров, работ, услуг или ссылка на договор между поставщиком и покупателем);
сумма платежа с указанием ставки и суммы НДС либо пометкой о том, что товары, работы или услуги не облагаются НДС;
наименование должности руководителя, его Ф.И.О, подпись, а также Ф.И.О. и подпись главного бухгалтера или иных лиц, ответственных за подтверждение правильности оформления счетов на оплату.