Главная Акты Ведение платежного календаря в excel. Задачи, которые позволит решить платежный календарь. Что такое платежный календарь

Ведение платежного календаря в excel. Задачи, которые позволит решить платежный календарь. Что такое платежный календарь

Для контроля за выполнением плановых финансовых показателей, за поступлением и рациональном расходованием денежных средств в течение года предприятие использует оперативные финансовые планы, которые дополняют текущее планирование.

С помощью оперативных финансовых планов предприятие определяет объем финансовых ресурсов для обеспечения текущей производственно-финансовой деятельности, устанавливает последовательность и сроки осуществления отдельных финансовых операций с учетом наиболее эффективного маневрирования собственными и заемными средствами, осуществляет оперативный контроль за выполнением планов и обязательств по объему производства и реализации продукции, прибыли, платежам в бюджет, отчислениям довольствующим органам, расчетам с учреждением банка.

Оперативное финансовое планирование включает в себя составление:

Платежного календаря;

Кассового плана;

Расчета потребности в краткосрочном кредите.

Платежный календарь является основой организации оперативной финансовой работы на предприятии. В этом документе подробно отражается оперативный денежный оборот через расчетные, текущие, валютные, ссудные и другие счета предприятия. Поступление и расходование средств планируется в конкретной последовательности по срокам, что позволяет своевременно производить расчеты, перечислять платежи в бюджет и внебюджетные фонды.

Платежный календарь составляется на очередной месяц с более подробной разбивкой содержащихся в нем сведений на короткие промежутки времени (как правило, на 15, 10, 5 дней). Сроки составления платежного календаря определяются исходя из периодичности основных платежей предприятия. Наиболее целесообразно составление месячных планов с подекадной разбивкой. Платежный календарь охватывает все расходы и поступления средств предприятия как в наличной, так и в безналичной форме, включая взаимоотношения с бюджетной системой и банками.

Составление платежного календаря начинается с его расходной части, в которой отражаются все срочные обязательства предприятия по платежам. Оперативное финансовое планирование заключается в установлении такого соотношения между доходами и расходами, при котором обеспечивалось бы их равенство или даже некоторое превышение доходов и поступлений над расходами и отчислениями. Такое возможное превышение будет свидетельствовать о платежеспособности предприятия в будущем. Если возникает дефицит в платежных средствах, то следует пересмотреть очередность по платежам, скорректировать план отгрузки продукции, принять меры по ускорению расчетов и изысканию дополнительных средств.

Платежный календарь позволяет контролировать расходование средств в случае возникновения финансовых затруднений. С его помощью уточняются показатели текущего финансового плана, контролируется исполнение смет затрат, выпуск продукции и ее реализация, финансовые результаты деятельности предприятия.

Кассовый план - это план оборота наличных денег предприятия, который необходим для контроля за их поступлением и расходованием. Он разрабатывается для планирования оборота наличных денег на квартал и представляется в учреждение банка, с которым у предприятия заключен договор о расчетно-кассовом обслуживании.

Кассовый план обеспечивает своевременное получение наличных денег в банке и контроль за их использованием. При этом вводится норматив остатка наличных денег в кассе (лимиты), которые при необходимости могут пересматриваться. Наличность сверх установленных лимитов должна сдаваться в обслуживающие предприятие банки.

Кассовый план необходим предприятию для того, чтобы по возможности более точно представлять размер выплат. Правильное составление кассового плана позволяет обеспечить строгий контроль за движением денежной наличности, своевременным ее получением и целевым использованием.

Расчеты потребности в краткосрочном кредите составляются предприятием, если оно испытывает потребность в краткосрочном кредите, и представляются в банк в соответствии с его требованием, после чего заключается кредитный договор. Однако этому должен предшествовать обоснованный расчет размера кредита, а также той суммы, которую, с учетом процентов, необходимо вернуть банку. Эффективность кредитуемого мероприятия или ожидаемая выручка от реализации продукции должна обеспечить своевременный возврат кредита и исключить штрафные санкции.

Платежный календарь – это план распределения денежных потоков, который составляется с целью обеспечения непрерывного процесса финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Для эффективной работы предприятия необходимо грамотно направлять и перераспределять финансовые потоки. А в период глобального процесса дестабилизации экономики особенно следует учитывать дефицит оборотных финансовых ресурсов. В системе инструментов финансового планирования для эффективного решения данных вопросов предназначен платежный календарь.

Что такое платежный календарь?

Платежный календарь относится к системе оперативного планирования, и поэтому он охватывает период от одного до трех месяцев. Он представляет собой консолидированную таблицу, в которой отображается информация о плановом поступлении денежных средств и их расходовании. Входящие и исходящие денежные потоки должны быть сбалансированы для того, чтобы предприятие являлось платежеспособным на каждый указанный момент времени.

Составляющие платежного календаря

Платежный календарь, как инструмент финансового планирования , состоит из двух частей. В одной отображается плановое поступление денежных средств, в другой – их расход. На первом этапе составления платежного календаря необходимо внести данные об остатках денежных средств на начало планового периода. В платежном календаре объединены данные о наличных и безналичных расчетах предприятия.

Что включает в себя часть о поступлении денежных средств?

Поэтому сюда включают информацию об остатках денежных средств на текущем расчетном счете и в кассе предприятия. Далее нужно внести информацию о поступлении плановой выручки от реализации товаров и услуг, возврате дебиторской задолженности, поступлении кредитных либо заемных средств, а также авансовых платежах и прочих доходах.

Источниками могут служить договора реализации товаров и услуг, календарные планы отгрузки продукции, графики погашения дебиторской задолженности, кредитные договора, данные о сроках погашения долговых ценных бумаг.

Расходная часть: содержание и источники информации

В расходную часть следует включить информацию о плановых расчетах с поставщиками товаров и услуг, оплате обязательных налогов и сборов, плановом возврате кредитных средств и оплате процентов по ним, сроках выдачи заработной платы.

Источниками получения данных в данном случае могут быть: договора поставок, планы погашения кредитных средств, графики выдачи заработной платы, счета-фактуры и накладные на уже поставленный товар, планы капитальных вложений.

Основные правила составления

В процессе составления платежного календаря можно выделить несколько основных этапов. Вначале данный инструмент финансового планирования предполагает определение периода, который подлежит планированию – квартал, календарный месяц либо декада. Далее планируется объем реализации товаров либо услуг. На основании данных о плановой реализации составляется план ожидаемых доходов.

Затем проводится расчет расходной части платежного календаря. Теперь следует рассчитать денежное сальдо на каждом этапе проведения расчетных операций. Положительное сальдо означает, что предприятие достаточно обеспечено денежными средствами и является платежеспособным. Если размер денежного сальдо в достаточной мере превышает необходимую потребность в денежных средствах, то можно рассмотреть возможность инвестирование излишних активов с целью получения дополнительного дохода.

Если же сальдо имеет отрицательное значение, следует пересмотреть график платежей и рассмотреть возможность корректировки расходной части платежного календаря. Корректировка необходима ввиду того, что кассовые разрывы ведут к невыполнению договорных обязательств, влекут за собой применение системы штрафных санкций и увлечение расходной части бюджета предприятия. В случае отсутствия возможности перенесения сроков платежей, необходимо принять меры по поиску источников финансирования и возможность привлечения заемных средств.

Какие преимущества дает составление календаря?

Платежный календарь – это оперативный план, позволяющий контролировать финансовые потоки предприятия. Он необходим руководителям для принятия решений о целесообразности того или иного платежа в данный момент времени.

Платежный календарь позволяет работникам финансовой службы оперативно предоставлять данные о финансовой платежеспособности предприятия. Платежный календарь является инструментом оптимизации и эффективного использования денежных потоков предприятия.

Сегодня возникновение у компании кассовых разрывов во многом зависит от того, насколько точно финансовый директор компании может составить платежный календарь. Есть несколько проверенных на практике рецептов. Какие разделы платежного календаря предприятия важно предусмотреть мы расскажем в статье и приведем образец платежного календаря.

Реестр платежей в платежном календаре

Важная составляющая рабочего платежного календаря – реестр запланированных выплат. Как правило, именно этот документ отдается на подпись финансовому или генеральному директору. Причем в идеале в реестре платежей присутствуют не только такие стандартные колонки, как дата составления заявки на платеж, номера счета и договора, наименование контрагента и сумма к оплате, но и ряд дополнительных полей, которые помогут руководителю департамента казначейства (или финансовому директору, если как таковая казначейская функция не выделена) сформировать платежный календарь, а именно:

Правила сбора и прохождения заявок

Можно смело утверждать, что составление платежного календаря , сколько-нибудь достоверного, на ближайшую неделю не получится, если в компании нет регламента платежей. Всегда найдутся руководители подразделений, которые будут требовать немедленно оплатить тот или иной счет. И это при том, что на практике крайне редко возникают ситуации, когда предвидеть необходимость тех или иных выплат хотя бы за неделю невозможно. Чаще всего «срочность» – причина забывчивости и халатности отдельных сотрудников, которая в отношении денег сегодня просто недопустима. Регламент платежей определяет правила заполнения заявок, порядок согласования, а также сроки, в которые может быть подана заявка, и время, когда она будет исполнена. Например, формирование инициатором платежа заявки и ее акцепт руководителем подразделения – каждый понедельник до 16.00, выдача наличных средств по согласованным заявкам – среда, четверг, пятница после 11.00; безналичная оплата по заявкам первого приоритета – каждый четверг до 14.00 и т. д.

Регламент проведения платежей утверждается приказом генерального директора по предприятию и доводится до сведения всех сотрудников. Кстати, самое главное в регламенте платежей – уделить особое внимание тому, как будет проходить заявка, если нарушены сроки ее предоставления, превышен лимит по бюджетной статье. Это не только определит порядок действий в непредвиденной ситуации, но и будет мотивировать людей жестче следовать регламенту. Например, если нарушен срок формирования заявки, а в регламенте на этот случай предусмотрено общение с финансовым или генеральным директором, для подавляющего большинства сотрудников это серьезный стимул впредь заблаговременно информировать о любых платежах финансовую службу. Скачать регламент проведения платежей можно внизу под статьей.

Планируем поступления средств при составлении платежного календаря

Как это ни парадоксально, самое сложное – спланировать в платежном календаре сумму поступающих средств за день. Чаще всего действуют следующим образом. Поступления, запланированные в бюджете движения денежных средств, делят на количество рабочих дней в месяце и полученную цифру заносят в платежный календарь как входящий денежный поток одного дня. Собственно, другого решения и нет, особенно если речь идет о компании, работающей с розничными покупателями без заключения предварительных договоров. Но это необходимо учитывать, планируя выплаты. Например, у компании остатки на счетах на начало дня составляют 150 тыс. рублей, к поступлению ожидается 300 тыс. рублей. На основании этих данных запланировано оплатить счета на сумму 450 тыс. рублей. В итоге выяснится, что из запланированных 300 тыс. рублей до конца банковского дня поступило лишь 200 тыс. рублей. А весь платежный календарь надо переделывать. Более того, остатки на расчетных счетах были спланированы в ноль, а у предприятия на руках договор с банком, по которому оно обязуется поддерживать на счете неснижаемый остаток – 10 тыс. рублей. Ниже мы привели пример платежного календаря .

Лучше заранее определить, какую долю из запланированных к поступлению средств можно направить на оплату тех или иных счетов. Чаще всего это делается экспертным путем, исходя из опыта компании или же на основании анализа движения средств. Более того, в регламенте платежей лучше заранее определить размер страхового остатка средств на конец каждого рабочего дня, который будет приниматься в расчет при составлении платежного календаря.

А в дополнение ко всему не лишним будет в платежный календарь включить данные о существующих у компании невыбранных лимитах в рамках кредитных линий. Например, эту информацию можно указывать там же, где и сведения о входящих остатках. В таком случае сведения о финансовых возможностях предприятия в платежном календаре будут представлены максимально полно, и финансовый директор сможет эффективнее распоряжаться доступными ресурсами.

Определение приоритетов, если денег для оплаты всех счетов нет

Сегодня для многих компаний вполне характерна ситуация, когда доступных средств не хватает для оплаты всех акцептованных заявок. Как правило, это приводит к тому, что собирается совещание со всеми руководителями подразделений, в ходе которого обсуждается, какие платежи можно отложить. На подобную процедуру тратится немало времени и сил. Более оперативно управлять деньгами можно, если в каждой заявке будут указаны приоритет платежа и срок оплаты по договору. Располагая этими данными, финансовый директор сможет самостоятельно принимать решение о переносе тех или иных выплат на более поздние сроки. Как правило, в первую очередь погашается задолженность по заработной плате, перед бюджетом, банками. Вторая очередь – ключевые контрагенты, разрыв взаимоотношений с которыми грозит компании остановкой производства или существенными пенями. Третья очередь – все остальные платежи.

Кстати, для того, чтобы удобнее было отслеживать неоплаченные заявки, лучше не только указывать факт исполнения (или неисполнения заявки), но и предусмотреть в платежном календаре помимо классического деления платежей по статьям затрат также аналитику по контрагентам. Проще всего сформировать платежный календарь в Excel. Если создается платежный календарь в Excel , достаточно будет ввести дополнительный столбец, в котором указывать получателя. В итоге можно будет достаточно быстро вывести список дебиторов, которым нужно заплатить в ближайшее время.

Исполнение платежного календаря

После того как платежный календарь составлен, остается его актуализировать. Как правило, это делается в конце дня на основании выписки из системы «банк-клиент». Вместо плановых данных в платежный календарь вносятся сведения о фактически осуществленных оплатах, поступлениях и самое главное – остатках. При необходимости можно предусмотреть возможность ежедневного анализа отклонений плановых значений от фактических. Но, как правило, подобный анализ оправдан по итогам недели.

Еще один нюанс, который стоит учесть при составлении платежного календаря предприятия, – сделать укрупненный план поступлений и выплат с делением по неделям (а не по дням) на ближайший месяц. Это поможет лучше ориентироваться в предстоящих платежах, особенно если какие-то из них уже переносилось из-за нехватки средств.

Еще о том, как составить платежный календарь и как с ним работать, смотрите на видео. Рассказывает Елена Митрофанова, руководитель проектов ОФЭР компании IBS. Она также привела образец платежного календаря.

Видео

1. Учет всех платежей по датам

Календарь учитывает все виды платежей: платежи по перевозкам, выплату зарплаты и кредита и т.д.

2. Автоматическое формирование отчета

Отчет автоматически формируется на основании планируемой даты платежа, который отображается в форме заявки в разделе «Взаиморасчеты».

Как пользоваться платежным календарем?

1. Найдите в разделе «Бухгалтерия» вкладку «Платежный календарь».

2. В открывшейся форме выберите период формирования отчета и принцип его построения: «По контрагентам» или «По организациям». Отфильтруйте платежи, используя кнопки подбора: оплаченные частично, просроченные, важные, неоплаченные.

3. Отчет отображает только платежи по датам, в которые были зарегистрированы планируемые платежи - в заявке или вручную.

Зеленым цветом выделены планируемые платежи, которые оплачены контрагентом в выбранный период, голубым - частично оплаченные , а желтым - платежи, которые не оплачены .

Остаток денежных средств попадает из на дату построения календаря.

Если у вас запланировано много платежей с одним контрагентом или от одной организации, воспользуйтесь фильтрами «Контрагент» или «Организация».

Раскройте отчет до заявок: вы увидите номера ТТН по каждой перевозке, а также даты и номера выписанных счетов.

4. Раздел «Остаток (планируемый)» помогает избежать кассовых разрывов в компании: вы видите, на сколько больше или меньше денег будет в кассе в выбранную дату.

Как запланировать платеж, который не связан с грузоперевозками?

Есть 2 варианта введения планируемых платежей в программу:

в «Платежном календаре»;

в журнале «Планируемые платежи».

Рассмотрим второй вариант:

1. Найдите в разделе «Бухгалтерия» вкладку «Планируемые платежи».

2. Запустите необходимую форму - нажмите «Запланировать приход» или «Запланировать расход».

3. Теперь заполните все обязательные поля - они выделены красным.

4. Если платеж повторяется ежемесячно, установите галочку в поле «Ежемесячный платеж», чтобы о нем не забыть.

5. Для выделения суммы платежа в календаре красным цветом поставьте галочку в поле «Важный платеж» и нажмите «Провести и закрыть».

6. Важный платеж теперь выделен красным цветом.

Вы ввели запланированный платеж.

Цель работы : составить платежный календарь работы организации на месяц.

Платежный календарь – план рациональной организации оперативной финансовой деятельности предприятия, в котором календарно взаимосвязаны все источники поступления денежных средств с расходами на осуществление финансово-коммерческой деятельности.

Платежный календарь отражает доходы, поступления средств, отношения с бюджетом по налогам, кредитные отношения.

Назначение платежного календаря - контроль за платежеспособностью предприятия.

Платежный календарь составляется по всем статьям денежных поступлений и расходов, проходящих через расчетный и ссудный счета хозяйствующего субъекта в банке. Платежный календарь разрабатывается, прежде всего, путем уточнения и конкретизации плановых показателей очередного квартала и разбивки этих показателей по месяцам. Затем показатели можно уточнить и разбить на более мелкие периоды (пятидневки, недели).

В платежном календаре поступления денег и денежные расходы должны быть сбалансированы.

Если поступления денег превышают их расход, то в балансе отражаются денежные накопления (остаток средств на расчетном счету).

Если планируемые расходы превышают ожидаемое поступление денежных средств (вместе с переходящим остатком средств на расчетном счете), то это означает недостаточность собственных финансовых возможностей предприятия. В этом случае необходимо перенести часть не первоочередных расходов на следующий календарный период или принять оперативные меры по изысканию дополнительных источников.

Платежный календарь составляется, исходя из конкретных данных оперативного учета, операций по расчетному счету в банке, учета сдачи расчетных документов в банк, сведений о состоянии срочных и просроченных платежей, расчетов с дебиторами и кредиторами, об остатках задолженности по срочным и просроченным ссудам и т.п.

Методические указания к выполнению работы:

1. Составить платежный календарь по условным данным работы хозяйствующего субъекта на предстоящий месяц. Данные к расчету и форма платежного календаря приведены ниже.

2. Вычислить коэффициент платежеспособности предприятия как отношение суммы поступлений денежных средств к сумме их расходов и сделать вывод о достаточности собственных финансовых возможностей предприятия. Сбалансировать поступление и расходы денежных средств. Обосновать перенос расходов на следующий календарный период.

Данные к расчету

На первый квартал запланирована выручка от реализации основной продукции в размере 651 тыс. руб., экспортные поступления – 199,5 тыс. руб. Кроме того, в феврале запланирована реализация ТМЦ на сумму 5150 руб., поступление просроченной дебиторской задолженности – 1600 руб., передача залогового имущества в банк для реализации – 7820 руб. и выручка от прочей реализации 7180 руб.

Расходы денежных средств в предстоящем месяце планируются в объеме:

приобретение материалов и комплектующих – 45680 руб., зарплата – 50800 руб., отчисления в социальные внебюджетные фонды – 19500 руб., уплата косвенных налогов – 50970 руб., уплата прочих налогов и сборов – 52450 руб., оплата электроэнергии – 2110 руб., отопления – 13055 руб., водоснабжения – 1600 руб., услуги ж/д транспорта – 2800 руб., услуги связи – 140 руб., расходы на производственные командировки – 8820 руб., расчетно-кассовое обслуживание – 1200 руб. Прочие расходы намечаются в сумме 2100 руб.

В течение первого квартала на производственное развитие планируется направить 98760 руб., социальное развитие – 32100 руб., погашение кредита банку планируется в сумме 36000 руб., выплата процентов по кредиту - 8850 руб. Просроченная кредиторская задолженность на начала квартала составила 1830 руб.

Платежный календарь или баланс доходов и расходов на февраль 200 Х год

	Показатели	Объем
	Поступление денежных средств
	От реализации продукции
	Экспортные поступления
	От реализации ненужных товарно-материальных ценностей
	Поступления просроченной дебиторской задолженности
	Передача залогового имущества в банк для реализации
	Прочая реализация
	Итого поступлений
	Расходы денежных средств
	Косвенные налоги
	Оплата за материалы и комплектующие
	Заработная плата
	Отчисления в социальные фонды
	Электроэнергия
	Отопление


	Ж/д транспорт
	Командировочные расходы
	Прочие налоги и сборы
	Гашение кредита и процентов банку
	Гашение кредита;
	Процент за кредит.
	Прочие банковские расходы
	Расходы на социальное развитие
	Расходы на производственные расходы
	Просроченная кредиторская задолженность
	Прочие расходы
	Итого расходов
	Коэффициент платежеспособности
	Превышение поступлений над расходами
	Превышение расходов над поступлениями
	Балансирующие статьи:



	Коэффициент платежеспособности после балансировки