Регламент ведения складского учета материальных ценностей. Учет материалов на складе

Основным первичным документам на получение и отпуск ценностей со склада предприятия «Совхоз «Ольса» являются товарно-транспортная накладная формы ТТН-1 (Приложение 58).

Товарно-транспортная накладная является документом строгой отчетности и предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется с участием автомобильного транспорта, а также для расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы. Она служит основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета. Товарная накладная является документом строгой отчетности и используется для отпуска и приемки товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется без участия автомобильных транспортных средств (почтой). Она служит основанием для списания товарно-материальных ценностей у отправителя и оприходования их у получателя, а также складского и бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей.

Поступившие на склад товарно-материальные ценности приходуются в соответствующих единицах измерения - весовых, объемных, линейных и др.

Когда имеет место количественное и качественное расхождение поступившего товара с данными сопроводительных документов поставщика, составляется акт приемки продукции (товаров) по количеству и качеству. Указанный акт также оформляется, если товар поступил без сопроводительных документов.

При наличии расхождений по поступившему товару он принимается на ответственное хранение и на балансовые счета не приходуется. Аналогично поступают, если по каким-то причинам на полученные товары отсутствуют сопроводительные документы. Такие ТМЦ храниться на складах обособленно и до выяснения результатов приемки не расходоваться.

Работники бухгалтерии систематически, но не реже одного раза в неделю (декаду) осуществляют непосредственно на складах в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, а также своевременности и правильности записей в карточках складского учета, произведенных материально ответственным лицом. Одновременно с указанной проверкой работник бухгалтерии и заведующий складом (кладовщик) производят приемку-сдачу первичных документов (товарных и товарно-транспортных накладных), подтверждающих факт поступления (отпуска) на склад (со склада) товарно-материальных ценностей.

Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления. Также бухгалтерией устанавливается тождественность данных бухгалтерского учета с данными склада.

Карточка складского учета материалов применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру. Она заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, завскладом). Записи в карточку вносятся на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции. В карточке складского учета указаны следующие сведения: от кого поступил товар, его количество и наименование, реквизиты товарно-транспортной (товарной) накладной, на основании которой поступил либо отпущен товар, кому отпущен и т.д. Обязательным является также указание в карточке номеров накладных, по которым получен товар, иначе контролирующими органами такая карточка будет признана недействительной.

В книге складского учета, как и в карточках складского учета, записи производят только в натуральных измерителях. До передачи книги на склад все страницы в ней пронумерованы, а книга прошнурована. На последней странице стоит подпись руководителя и главного бухгалтера (Приложение 59).

Для каждого вида готовой продукции и материалов в книге складского учета открывают отдельный счет. Последовательность открытия счетов такая же, как и в аналитическом учете в бухгалтерии предприятия. По каждому субсчету в книге оставляют место для открытия новых счетов, если в течение года необходимо будет сделать записи о вновь поступивших материалах.

Записи в книгу складского учета производят ежедневно строго по каждому документу на поступление и отпуск товарно-материальных ценностей. Остатки товарно-материальных ценностей на начало года заносят в книгу складского учета на основании данных этого же документа за прошлый год, подтвержденных инвентаризацией.

Количество поступающих на склад ценностей записывают в графу «Приход» книги, выданных со склада - в графу «Расход». После каждой записи о поступлении или расходовании готовой продукции, материалов в книге выводится остаток.

Записи в книгу или карточки складского учета производятся по каждому документу. Объединение нескольких документов в одну запись не допускается.

Так как на предприятии «Совхоз «Ольса» отпуск кормов производится ежедневно на основании ведомости расхода кормов, а систематический отпуск в течение месяца других видов продукции и материалов - по лимитно-заборным картам, то записи в книгу складского учета вносят по мере закрытия этих документов, но не позднее первого числа месяца, следующего за отчетным.

При отражении хозяйственных операций и в книге (карточке) складского учета, и на документе проставляется один и тот же порядковый номер, определяемый с начала года, что облегчает выявление ошибочных записей и нахождение необходимых документов.

Если при записи по какому-либо виду товарно-материальных ценностей в книге или карточке складского учета допущена ошибка, то она исправляется следующим образом: зачеркивается неправильная цифра или слово и над ней надписываются правильные данные, которые заверяются подписью кладовщика (заведующего складом). Правильность исправлений проверяется и заверяется подписью работника бухгалтерии.

В установленные сроки заведующий складом на основании первичных приходных и расходных документов составляет отчеты о движении материальных ценностей (Приложение 60), которые сдают в бухгалтерию для последующей проверки и обработки. Начальник цеха составляет производственные отчеты. Все отчеты составляются в двух экземплярах, имеют общие черты и назначение. Во-первых, большинство отчетов составляется преимущественно в натуральном выражении, во-вторых, во всех отчетах указываются остатки материальных ценностей на начало и конец отчетного периода, а также их движение, т.е. поступление и выбытие (расход).

В бухгалтерии поступившие отчеты проверяют, обращая внимание на правильность оформления документов, законность и целесообразность операций; соответствие дат документов тому периоду, за который составлен отчет; на правильность перенесения остатков с предыдущего отчета. Затем проверяют итоги по приходу и расходу и точность определения остатков материалов на конец отчетного периода.

Если при проверке в отчете обнаружены ошибки, то отчет возвращается материально ответственному лицу для исправления. Факт проверки и приемки отчета подтверждается подписью бухгалтера.

По окончании проверки отчета бухгалтер приступает к его бухгалтерской обработке - составлению бухгалтерских проводок по каждой хозяйственной операции и подготовке документов и отчета для записи в учетные регистры.

Правильный учет материалов и обеспечение их сохранности невозможны без хорошо организованного складского хозяйства. Склад представляет собой изолированное помещение, оснащенное необходимыми полками, стеллажами, поддонами, шкафами, весоизмерительными приборами, оборудованное при необхо­димости металлической дверью, решетками и сигнализацией. Хранение материалов на складе и ведение складского учета обеспечивает материально ответственное лицо(заведующийскладом, кладовщик или иное лицо).

Складской количественный учет движения материалов ведется непосредственно материально ответственными лицами, но в отдельных случаях допускается возлагать ведение этих материалов на учетчиков (операторов). Учет материалов, находящихся на складах организации, ведется на карточках складского учета (типовая форма № М-17) по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материалов (сортовой учет). На каждый номенклатурный номер материала должна открываться отдельная карточка. Карточки передаются на склад вместе с приходными документами, ма­териально ответственное лицо заполняет в них реквизиты, ха­рактеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки и т.п.). На основании первичных документов кладовщик обя­зан делать записи операций по приходу и отпуску материалов в карточках складского учета в день совершения операций и ежедневно выводить в карточках остатки материалов. Ведение складского учета позволяет кладовщику своевременно выявлять отклонения фактического остатка материалов от установлен­ной нормы запаса и сообщать об этом отделу снабжения путем выписки сигнальных справок.

На складах вместо карточек складского учета допускается ведение учета материалов в книгах складского учета, где пре­дусматриваются все реквизиты карточек складского учета. При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты.

Работники бухгалтерии обязаны систематически осуществ­лять непосредственно на складах в присутствии заведующего складом или кладовщика проверку своевременности и пра­вильности оформления первичных документов по складским операциям, а также своевременности и правильности записей в карточках складского учета, произведенных материально ответственными лицами. Проверку записи операций и выведенных кладовщиком остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке карточки складского учета. Одновременно с указанной проверкой бухгалтер и кладовщик обязаны произвести приемку-сдачу первичных документов. Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления. Увязка стоимостного бухгалтерского учета и складского количественного учета осуществляется с помощью ведомости учета остатков материалов на складе, которая открывается в бухгалтерии по каждому складу в разрезе групп, подгрупп и номенклатурных номеров материалов. Форма ведомости остатков материалов, порядок ее составления и периодичность пред­ставления устанавливаются решением руководителя организа­ции по представлению главного бухгалтера. В ведомости фиксируются остатки материалов в натуральном и стоимостном измерении на каждое первое число месяца. В конце месяца ведомость передается на склад, где в нее переносятся остатки по материалам из карточек складского учета в количественном выражении. Затем ведомость возвращается в бухгалтерию, где остатки таксируются и выводятся суммы остатков на первое число следующего месяца.

При наличии соответствующих условий и возможностей предприятиям целесообразно устанавливать на складах вычис­лительную технику. В условиях автоматизированного складско­го хозяйства материально ответственные лица могут отказаться от ведения карточек складского учета, поскольку их заменяют технические носители информации.

Для оформления операций по поступлению и выбытию запасов назначен ряд типовых форм документов, утвержденных Инструкцией № 130 и приказом Минстатистики № 193.

Материалы поступают в учреждение непосредственно от поставщиков и различных организаций, от подразделений учреждения, в порядке гуманитарной помощи, централизованного снабжения, от подотчетных лиц.

Материальные ценности, получаемые в состав учреждения от поставщиков приходуются на основе должное оформленных документов поставщиков: накладных, товарно-транспортных накладных, счетов-фактур. Предварительно документы поставщика регистрируются в Журнале учета поступивших грузов и передаются в бухгалтерию. Бухгалтерия осуществляет проверку документов поставщика и передает на склад для контроля при принятии груза.

Прием материалов в состав осуществляется завскладом. При этом он проверяет данные, указанные в сопроводительных документах и фактическим наличием материалов, соответствие их названиям, сортам, размерам или иных показателей, указанных в документах.

При выявлении расхождений оформляется Акт о приемке материалов (форма С-1 бюджет), состоящий приемной комиссией с обязательным участием представителя поставщика, заведующего складом. В случае неявки представителя поставщика в состав комиссии включается представитель незаинтересованной стороны.

В акте последовательно указывается: наименование, единица измерения, номер субсчета, на которых учитываются запасы, номенклатурные номера, количество, цена, стоимость материалов. Акт составляется только на фактически принятые запасы. Акт подписывается комиссией.

Акт составляется в двух экземплярах: один из них передается в бухгалтерию для оформления претензии, а второй остается в составе для оприходования полученных материалов.

Если же различий не установлено, то завскладом оприходует материалы, при этом расписывается в получении на сопроводительных документах. При оприходовании запасов на основании сопроводительных документов поставщика завскладом оформляет Приходный ордер ф. М-4 в одном экземпляре на каждый документ. Учреждением может быть принят порядок оприходования путем проставления специального штампа учреждения на счетах или накладных поставщика в форме подоходного ордера, что уменьшает расходы документов и времени для их сборки.

Поступление готовой продукции от производственных мастерских и с-х подразделений оформляется Актом о приемке материалов, который утверждает руководитель.

Бесплатное получение запасов (гуманитарная помощь, благотворительные поступления) оформляется комиссией назначенной приказом руководителя учреждения с включением в ее состав представителя бухгалтерии и представителя высшего органа. Комиссия в присутствии материально ответственного лица перечисляет, перевешивает полученные материалы и составляет Акт приемки запасов, в каком указывает название, количество и стоимость полученных материалов по рыночным ценам на аналогичные материалы, то есть, их справедливая стоимость. По этому Акту материалы передаются материально-ответственному лицу на ответственное хранение или использование, о чем она расписывается в акте.

Полученные запасов, приобретенных за наличный расчет (подотчетными лицами) оформляется на основании Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку и под отчет и приложенных к нему документов: чеков, накладных и т.

Отпуск запасов мест ответственного хранения проводится по документам установленной формы, которые утверждаются руководителем учреждения.

Как указано в инструкции № 125, при отпуске используются формы документов установлены приказом Минстатистики № 193 М-1 "Журнал учета поступивших грузов"; М-2а "Акт списания бланков доверенностей"; М-3 "Журнал регистрации доверенностей"; М-4 "Приходный ордер"; М-7 "Акт о приемке материалов"; М-8 "Лимитно-заборная карта"; М-9 "Лимитно-заборная карта";

М-10 "Акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов"; М-11 "Накладная требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов";

М-12 "Карточка №__складського учета материалов";

М-13 "Реестр №__приймання - сдачи документов";

М-14 "Ведомость учета остатков материалов на складе"; М-15 "Акт о приемке оборудования"; М-пятнадцатый "Акт приемки - передачи оборудования в монтаж"; М-16 "Материальный ярлык";

Кроме того, используются следующие формы документов.

Акт списания ф. № 3-2. Используется для списания запасов, установленные как непригодные для дальнейшего использования. Составляется комиссией, назначенной руководителем учреждения в двух экземплярах. Первый сдается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица. В нем последовательно указывают по каждому наименованию запасов: номенклатурный номер, название списываемых, единица измерения, количество, цена за единицу, стоимость, срок пребывания в эксплуатации и основание непригодности. Указывается причина списания и способ уничтожения. Акты утверждаются руководителем в установленном порядке.

Накладная (требование) ф. № С-3. Используется для выдачи запасов сторонним организациям и внутреннего перемещения. Состоит в бухгалтерии в двух экземплярах, подписывается руководителем и главным бухгалтером и дает право на получение материалов со склада или других мест.

Меню-требование на выдачу продуктов питания Ф. № С-4. Служит основанием для отпуска и списания продуктов питания. Составляется ежедневно врачом-диетологом и работником бухгалтерии на основе количества больных в разрезе завтрака, обеда и ужина в расчете на одни лицо. На основании данных о количестве лиц, которые питаются, норм расхода продуктов рассчитывается количество продуктов для отпуска продуктов со склада на кухню учреждения. Документ подписывается врачом (диетсестра), поваром приемки продуктов и кладовщиком о выдаче продуктов. Утверждается руководителем учреждения.

Меню-требование с подписями лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в бухгалтерию в сроки, установленные Графиком документооборота, но не менее трех раз в месяц. Данные меню-требования записываются в ежемесячную накопительную ведомость по расходованию продуктов питания ф. № С-13.

Меню-требование на выдачу продуктов питания ф. № З-4а.

Аналогичная форме № С-4, но используется при автоматизированном учете. В ней содержатся дополнительные данные о шифр продуктов, шифр расходования и другие.

Заборная карта ф. № С-5. Предназначен для оформления отпуска материалов, продукции молочных кухонь и других запасов, отпускаемых систематически в течение месяца. Она выписывается в бухгалтерии на каждого получателя на несколько наименований, относящихся к одному коду КЭКР. Выписывается в 2-х экземплярах. В заборных картах завскладом проставляет количество отпущенных материалов и расписывается об отпуске, а получатель о получении продукции. Поэтому один из экземпляр с подписью о получении ценностей сохраняется в составе, второй с подписью завскладом о выдаче материальных ценностей - у получателя. Выписывается на срок 15 дней для ежедневного отпуска и на месяц - при периодическом отпуска. Отпуск осуществляется строго в пределах лимита.

Сверхлимитный отпуск осуществляется только на основании отдельного накладной ф. С-3. Лимиты устанавливаются центральным органом исполнительной власти по ведомственной подчиненности исходя из плановой потребности в запасах и норм затрат, а при отсутствии таких документов - устанавливаются учреждением самостоятельно.

Замена одного материала другим тоже оформляется отдельной накладной.

В заборной карте на отпуск продуктов молочной кухни кроме того проставляется количество возвратной тары получателем.

По окончании месяца завскладом подводит итоги, записывает в книгу складского учета количество отпущенных материалов, а заборная карта вместе с другими первичными документами передает в бухгалтерию.

Путевой лист грузового автомобиля, путевой лист легкового автомобиля. Используется для списания фактически израсходованного горючего на работу грузовых и легковых автомашин, но в пределах норм расходов, установленных для отдельных марок автотранспорта.

Организация складского учета

Ответственность за прием, хранение и отпуск запасов возлагается на материально ответственных лиц, назначенных приказом руководителя учреждения. С должностными лицами, отвечающими за сохранность материальных ценностей, заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В целях обеспечения сохранности ценностей в учреждениях должным образом организуется складской учет. Для этого выделяются специально оборудованные помещения - склады.

Учет запасов по месту ответственного хранения ведется материально-ответственным лицом в книге складского учета (ф. С-9) по наименованиям, сортам, количеству. В ней ведется учет на складе материалов, продуктов питания, готовых изделий, МБП, других запасов.

Книга издается завскладом в бухгалтерии. При этом она должна быть прошита, страницы пронумерованы и их количество заверенная подписью главного бухгалтера учреждения и скреплена печатью.

Книга ведется в разрезе наименований материалов, при этом указывают место хранения запасов, их цену, сорт, размер, количество, источник получения и выдачи запасов. Записи производятся по каждому документу о приеме или выдаче запасов и после каждой записи в Книге выводится остаток материалов.

Учет запасов в составе и в бухгалтерии может вестись с присвоением запасам номенклатурных номеров.

Номенклатурный номер - это условный числовой код учета, который присваивается группе предметов одного названия, качества и цены. Он имеет 7 знаков:

Первые три цифры обозначают код субсчета - например, 231;

Четвертая цифра означает номер подгруппы - 1 - реактивы и химикаты;

Последние три цифры означают порядковый номер в подгруппе: 051 - спирт этиловый.

Номенклатурный номер спирта этилового будет: 2311051.

Номенклатурные номера указываются на ярлыках, стеллажах они размещены и в книге складского учета, а также во всех первичных документах по учету движения запасов.

В установленные сроки (в соответствии с графиком документооборота) завскладом комплектует приходные и расходные документы, на их основании составляет Реестр приемки-сдачи документов ф. № М-13 в двух экземплярах, которые вместе с документами подает в бухгалтерию. В бухгалтерии проверяется представленный отчет и делают записи в учетных регистрах. Один экземпляр Реестра возвращается завскладом.