Разменный фонд необходим кассиру в начале рабочего дня при открытии рабочей смены. Если при проверке в ящике ККТ будет обнаружен излишек денежных средств без оформления, контролирующие органы можут расценить этот излишек как неоприходование денежной наличности, а при выявлении расхождения суммы наличности в денежном ящике с выручкой, проведенной по кассовому аппарату - как неприменение ККТ.

Кассир обязан знать: лучше в кассе будет немного меньше денег, чем пробито по чекам, нежели излишки.

Есть общее правило:

и злишки по кассе квалифицируются как неучтенная выручка и ее необходимо оприходовать как доход предприятия;

недостача по кассе при наличии договора о полной материальной ответственности может быть взыскана с кассира в полном объеме.

Имеется судебная практика по зафиксированным проверяющими органами в акте КМ-9 излишкам по кассе. По мнению судей, лишние денежные суммы в ящике ККМ не доказывают, что компания осуществляла наличные расчеты без использования кассового аппарата.

В Постановление Федерального суда Волго-Вятского округа от 02.05.07 №А79-7167/2006 указывается: чтобы привлечь компанию к ответственности по статье 14.5 КоАП РФ, проверяющие должны подтвердить конкретные факты наличных расчетов с посетителями без выдачи кассовых чеков. Необходимо зафиксировать в протоколе время и место расчетов с посетителями, кому и какие услуги были предоставлены, иные сведения. Иначе штраф является незаконным.

Выдача наличных денег из кассы предприятия производится на основании расходного кассового ордера (РКО), в котором указано назначение аванса – разменный фонд. В кассовую книгу вносится запись о выдаче денег.

Эти два документа будут являться доказательством того, что в денежном ящике именно деньги разменного фонда, а не излишки.

Имеются, как минимум, 2 варианта легального нахождения в ящике ККТ денежные средств на начало рабочего дня для размена:

создать разменный (резервный) фонд;

выдать деньги под отчет.

Разменный фонд

Законодательством не установлено, как нужно создавать и учитывать разменный фонд в компании. Разменный фонд позволяет легально держать наличные денежные средства в кассе на начало рабочего дня, чтобы давать сдачу покупателям. Создать разменный фонд может не только торговая компания– ограничений никаких нет.

Порядок создания и использования разменного фонда компания может прописать в приказе. Это внутренний приказ по предприятию о выдаче разменного фонда, в котором прописываем сумму, условия выдачи и сдачи денежных средств по каждому кассовому аппарату. Копию приказа и расходный кассовый ордер необходимо хранить рядом с ККМ, чтобы в случае проверки можно было бы быстро представить эти документы проверяющим. С приказом должен быть ознакомлен главный бухгалтер, кассир, кассир-операционист.

Можно выдавать и сдавать деньги раз в месяц, так как ежедневно выдавать и сдавать резервный фонд неудобно (необходимо ежедневно выписывать приходные и расходные кассовые ордера). Остальное время денежные средства будут находиться в кассовом ящике.

В Типовых правилах эксплуатации ККМ, утвержденных Минфином России от 30.08.1993 г. № 104 п. 3.8 сказано, что разменный фонд кассир получает перед началом работы. Но Типовые правила не содержат требования ежедневно сдавать разменные деньги в общую кассу.

Бухгалтер отражает расход денег из общей кассы в операционную. Для этого выписывают расходный кассовый ордер. Прием денег в операционную кассу отражают записью в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

В бухгалтерском учете движение денег отражаем проводками:

Дебет 50 субсчет "Операционная касса"
Кредит 50 субсчет "Касса организации" – выдан разменный фонд.

Розничную выручку и разменный фонд необходимо оформить разными приходными кассовыми ордерами. Если в организации несколько кассиров – то необходимо будет вести еще один документ. Это "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств" (форма № КО-5). В журнале кассира- операциониста сумма разменного фонда не отражается.Чек при получении разменного фонда не пробивается.

Для обособленных подразделений, которые не имеют расчетного счета , для учета выданных денег используется "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств" (форма КО-5). Все операции организация отражает в соответствующем разделе кассовой книги для обособленных подразделений, причем передача обособленным подразделением листа кассовой книги в основную кассу предприятия для закрытия смены может происходить в электронном виде. Срок предоставления листа кассовой книги на бумажном носитете утверждается правилами документооборота предприятия.

ООО осуществляет розничную торговлю (Крым) через объект стационарной торговой сети, имеющей торговый зал, работает на системе ЕНВД (расчёт ЕНВД считается от используемой площади). На торговом месте поставили небольшой кофейный аппарат и торгуем кофе. Как правильно вести бух.учёт и налоговый учёт при такой ситуации?

Ответ

Учет в вашем случае следует вести аналогично учету розничной торговли товарами. Выручку от реализации признавайте на дату перехода права собственности на товар к покупателю (п. 12 ПБУ 9/99).

При продаже товаров делайте запись:

Дебет 50 Кредит 90-1

– отражена выручка за проданный за наличный расчет товар.

Одновременно с начислением выручки спишите себестоимость товаров. В таком случае в бухучете сделайте проводки:

Дебет 90-2 Кредит 41

– списана себестоимость проданных товаров.

Учет расходов на продажу ведите на 44 счете. Суммы, накопленные на счете 44, списывайте на счет 90 в конце месяца:

Дебет 90-2 Кредит 44

– отражена сумма издержек обращения.

При торговле через кофейный автомат физическим показателем ЕНВД будет площадь торгового места. Если площадь торгового места менее 5 кв. м, то показатель базовой доходности составляет 9000 руб. в месяц за одно торговое место (п. 3 ст. 346.29 НК РФ). Если площадь торгового места более 5 кв. м, то показатель базовой доходности составляет 1800 руб. за квадратный метр в месяц (п. 3 ст. 346.29 НК РФ).

29.09.2015

Когда ты работаешь «на дядю», все привычно и понятно. И, как говорится, «от противного» самостоятельный бизнес кажется людям чем-то страшным и опасным. Половине начинающих бизнесменов кажется: один прокол - и тебя уже ведут под конвоем, а квартиру списывают в счет долгов. Все не так страшно и далеко не так сложно. Вот самые распространенные вопросы, которые мучают начинающих вендоров.

Нужно ли юрлицо для ведения вендингового бизнеса?

Конечно. Для любой предпринимательской деятельности обязательно нужно юрлицо. Как правило, выбирают ИП или ООО (для новичка это проще и удобнее). Причем ИП проще открыть, но труднее закрыть. А с ООО все наоборот – сложнее открыть, но проще ликвидировать.

Если вы не разбираетесь в тонкостях оформления юрлица проще обратиться в юридическую компанию. Стоит это недорого (около 10.000р), зато вам все сделают правильно с первого раза, вам не придется ничего переделывать, переподавать документы и т.д. Вообще минимум телодвижений.

Какую форму налогообложения выбрать при регистрации юрлица?

Все зависит от региона. Для Москвы – упрощенка (6% от выручки). Для регионов – ЕНВД или патент. Тут опять же полезно воспользоваться консультациями в фирме, которая будет помогать вам с регистрацией. Они знают все тонкости и смогут подсказать самую удобную систему. Нередко подобные фирмы предоставляют и услуги удаленной бухгалтерии – то есть, смогут составить для вас баланс за вполне умеренную плату.

Нужно ли устанавливать кассовый аппарат?

Нет, если вы торгуете через автоматы, то по закону кассовый аппарат вам не нужен.

Нужно ли каждый автомат регистрировать в налоговой?

Нет, достаточно зарегистрировать юрлицо и сдавать общую отчетность.

Какие могут быть проверки торговых автоматов со стороны государства?

В нашей практике проверки торговых автоматов налоговыми органами не было ни разу. Пожалуй, единственная инстанция, которая может вами заинтересоваться – это СЭС, и то только по частной жалобе клиента или при совсем запущенном виде самого автомата.

Фактически в 100% случаев, если у клиентов и есть какие-то нарекания, они не будут заморачиваться обращением в какие-то органы, а пойдут сразу к арендодателю. Так что больше стоит бояться не налоговой, а потери выгодного места в случае, если вы не заботитесь об обслуживании автомата и не поддерживаете его работоспособность.

Какие документы нужно иметь при проверке?

Желательно иметь сертификаты на продукцию, которую вы реализуете через автомат. Но на сами автоматы сертификаты не нужны. Можно их сделать, но по закону сертификация добровольная. Скорее это можно использовать для PR хода (можно активно рассказывать арендодателю, что у вас автомат сертифицированный, проверенный и т.д.).

Какая информация должна быть указана на торговом автомате?

По закону о защите прав потребителей должна быть указана следующая информация:

• Реквизиты владельца (ИП или ООО)
• Контактный номер
• Инструкция по эксплуатации

Нужны ли разрешения или лицензии для осуществления предпринимательской деятельности в вендинге?

Нет, никаких специальных лицензий не нужно. Но уже упомянутые сертификаты желательно держать под рукой.

Как часто нужно сдавать отчетность в налоговую?

УСН (упрощенка 6%) сдается раз в год. По системе ЕНВД или патентной системе вся отчетность сдается при оформлении патента. Отчет в пенсионный фонд и фонд социального страхования (ПФР и ФСС) сдается каждый квартал и должен включать в себя информацию по всем сотрудникам фирмы – начиная от вас, как владельца, и заканчивая всеми сотрудниками, зарегистрированными в рамках юрлица. То есть, даже если у вас ИП, в котором значитесь только вы, отчет по вам сдавать тоже нужно.

Какой вид деятельности (ОКВЭД) подходит для вендинга?

47.99.2 Деятельность по осуществлению торговли через автоматы

Есть ли какие-то еще опасности со стороны закона?

Никаких. Единственная реальная опасность – это работа без юрлица. Впрочем, если у вас есть знакомые с зарегистрированным юрлицом, некоторое время можно «прикрываться» ими.

Если у вас возникли еще вопросы связанные с налогами и проверками, то можете писать это через комментарии Контакта в конце статьи.

Где взять кассиру сдачу для покупателя, если рабочий день только начался, и выручки еще нет, либо ее не хватает. Не обойтись без разменных купюр. Необходимо отнестись к этой процедуре с ответственностью! Ведь при проверке - выдача денег из кассы предприятия без соответствующего оформления может расцениваться как неоприходование денежной наличности, а при выявлении расхождения суммы наличности в денежном ящике с выручкой, проведенной по кассовому аппарату - как неприменение ККТ. Как оформить правильно передачу разменных денег кассиру, чтобы не расплачиваться потом штрафами?

Общий порядок оформления разменного фонда.

Обеспечение кассиров разменной монетой прописано (п.3.8 и 3.8.1.),где указано, что кассир перед началом работы должен получить под роспись все необходимое для работы, включая разменные купюры. Никакие расписки, акты приема, чеки «Внесение» здесь не будут играть оправдательной роли, потому что выдача наличных денег из кассы организации регулируется . В нем сказано, что выдача наличных денег из кассы предприятия производится на основании расходного кассового ордера (РКО), в котором указано назначение аванса - разменный фонд. В кассовую книгу вносится запись о выдаче денег. Эти два документа будут являться доказательством того, что в денежном ящике именно разменный фонд, а не излишки.

По окончании смены кассир сдает остаток наличных и кассовые документы, на основании которых составляется приходный кассовый ордер (ПКО) и вносится запись в кассовую книгу. И никак иначе!

Причем выручку, включаемую в налогооблагаемую базу, и разменный фонд необходимо оформить разными приходными кассовыми ордерами.

Если в организации несколько кассиров - то необходимо будет вести еще один документ. Это «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (утвержденная форма № КО-5).

Для того чтобы у проверяющих точно не возникало вопросов, есть смысл издать внутренний по предприятию о выдаче разменного фонда и четко прописать сумму, условия ее выдачи и сдачи по каждому кассовому аппарату.

Копию и расходный кассовый ордер необходимо хранить на месте установки кассового аппарата, чтобы в случае проверки была возможность представить эти документы проверяющим.

В какой графе журнала кассира-операциониста надо вносить запись о разменном фонде?

Журнал кассира-операциониста является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков кассового аппарата и графы о разменном фонде в нем не предусмотрено. Поскольку разменный фонд не является Вашей выручкой, то отражение его в Журнале кассира-операциониста может иметь прямые последствия. Налоговые инспекторы могут вас обвинить в неоприходовании выручки. Так что, даже если у Вас журнал кассира-операциониста содержит графы о разменном фонде (иногда пользуются не утвержденными формами журнала), то заполнять их нельзя. В противном случае это будет являться нарушением кассовой дисциплины.

Как оформить выдачу разменного фонда, если бухгалтерия начинает работать позже, чем торговая точка?

В такой, кстати, очень распространенной ситуации, без нарушения не обойтись. Вариант - выдать разменный фонд и РКО накануне вечером, но дату в РКО поставить следующим днем. Сдачу выручки и разменного фонда произвести утром следующего дня задним числом. Зафиксировать такое нарушение очень проблематично, особенно если учесть, что рабочие часы проверяющих, как правило, такие же, как и у бухгалтерии.

В любом случае, это безопаснее, чем работать кассиру с излишками в денежном ящике без оправдательных документов.

Как оформить разменный фонд, если торговых точек несколько?

В этом случае каждый кассир должен оформить разменный фонд, либо весь разменный фонд получает старший кассир, расписываясь в расходном кассовом ордере, и сам выдает деньги подчиненным сотрудникам.

Можно ли оформить разменный фонд на длительный срок?

Однозначного ответа на этот вопрос существующие нормативы не дают. Исходим из того, что в написано, что кассирам должны ежедневно выдавать разменный фонд, а вот про ежедневный возврат ничего не сказано. , также, не содержит предельного срока, на который могут быть выданы средства. Установлено лишь требование отчитаться не позднее трех рабочих дней от установленной даты возврата выданных по расходному ордеру денег.

Первый вариант - выдать деньги по расходному кассовому ордеру и оформить о выдаче разменного фонда, например, на месяц. В пределах этой суммы хранить излишки в кассе.

Вариант второй - выдать кассиру денег на какой-либо срок (месяц, год) под отчет по расходному кассовому ордеру по его письменному заявлению. Новый предусматривает, что на заявлении руководитель собственноручно делает надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, ставит подпись и дату.

В назначении аванса указывается - разменный фонд. По окончании срока кассир в течение 3 рабочих дней составляет авансовый отчет и возвращает в полном объеме деньги в кассу предприятия.

Где нужно хранить выданные подотчетные деньги?

В п.4.7. говорится, что кассир не должен иметь личных и не учтенных по ККМ денег, кроме денег, выданных перед началом работы. Если документы на выдачу разменного фонда оформлены правильно, то деньги можно хранить в денежном ящике, не опасаясь штрафа за неоприходование выручки, поскольку выданные кассиру деньги являются подотчетными, а не являются его личными.

В этой ситуации возможен спор с проверяющими. Но есть положительные примеры арбитражной практики, которые позволяют сделать вывод, что нарушение п. 4.7. машин не может являться основанием для привлечения к административной ответственности. А для того, чтобы привлечь организацию по ст. 15.1 КоАП (Прим.- нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций) необходимо будет доказать, что излишки в кассе образовались в результате продажи без применения ККМ.

Как оформить разменный фонд в обособленных подразделениях, не имеющих своего расчетного счета?

Новый упростил задачу оформления разменного фонда для обособленных подразделений. Условия, при которых организация самостоятельно может устанавливать лимит остатка наличных денег, включая средства, хранящиеся в обособленных подразделениях, определять мероприятия по транспортировке и хранению денег и вести отдельный раздел в кассовой книге предполагают, что обеспечивать обособленные подразделения разменными купюрами теперь можно по мере необходимости. Для выдачи и сдачи наличных денег организацией назначается уполномоченное лицо обособленного подразделения. Выдача денег проходит по расходному кассовому ордеру. Для учета выданных денег используется «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (форма КО-5). Все операции организация отражает в соответствующем разделе кассовой книги для обособленных подразделений, причем передача обособленным подразделением листа кассовой книги в основную кассу предприятия для закрытия смены может происходить в электронном виде. Срок предоставления бумажного варианта утверждается правилами документооборота предприятия.

Нужно ли пробивать чек при получении разменного фонда?

Чек продажи пробивать при получении разменного фонда не надо, поскольку операция не связана с получением выручки.

Иногда кассиры для внутреннего удобства и контроля пробивают чек «ВНЕСЕНИЕ». Эта функция не является фискальной, не влияет на необнуляемую сумму и не отражается ни в каких документах. Строчка «ВНЕСЕНИЕ» будет появляться в дальнейших Z-отчетах до тех пор, пока ее не вывести обратной операцией «ВЫПЛАТА». Главное, о чем нужно помнить, это то, что данные сервисные операции не являются основанием для появления «излишек» в кассе, так как внесение денег в денежный ящик возможно только через расходные кассовые ордера.

Можно ли избежать штрафа за неправильное оформление разменного фонда?

Разбирательства в суде, по всей вероятности, не избежать. Существует арбитражная практика, когда суды вставали на защиту организации в случае, когда у нее не были оформлены РКО и ПКО (Постановления ФАС Северо-Западного округа N А56-22181/2007 и N А56-43411/2006). Суды указали, что денежный ящик - это не касса организации и поэтому здесь не применим.

При попытке оштрафовать организацию за излишки в кассе без оформления РКО на разменные деньги, суды отметили (Постановления N А56-17823/2007 и N А56-14725/2007), что это является нарушением , но не делает разменный фонд неоприходованной выручкой.

Но есть и обратная практика - не в пользу организаций!

Стоит ли пренебрегать общими правилами? Выдавайте разменный фонд правильно, на длительный срок, чтобы избежать оформления большого количества документов. Правильно оформление разменных денег в кассе позволит и контролировать кассиров, и не конфликтовать с проверяющими и самое важное, избавит Ваше предприятие от всех знакомых нам ситуаций, когда кассир просит подождать, чтобы разменять деньги или готовить деньги без сдачи. От этого страдает репутация Вашего предприятия, но это уже совсем другая история!!!

Центр Технического Обслуживания

«Штрих Элит Сервис»