Если необходимость распечатывать банковские выписки и платежки. Хранение выписок банка и платежных поручений

Бухгалтеры нередко распечатывают все платежки и банковские выписки из Клиент-Банка. Но если этих документов становится много, возникает вопрос, обязательно ли их печатать? Ответ — в статье.

Когда не надо печатать банковские выписки и платежки

Платежки и банковские выписки — это первичка для бухгалтерского и налогового учета (письмо Минфина России от 6 декабря 2016 г. № 03-11-06/2/72657). Электронный первичный документ, который подписан электронной подписью, может подтверждать налоговый учет, в том числе расходы (письмо Минфина России от 23 января 2013 г. № 03-03-06/1/24). Распечатывать его не обязательно.

Но первичные документы, включая банковские, компании должны хранить пять лет (п. 362 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). А банк может реорганизоваться или сменить программное обеспечение. В таких случаях все данные или их часть могут стать недоступными. Более того, у банка могут отозвать лицензию. Тогда компания вообще не сможет получить доступ к старым платежкам и выпискам.

Кроме того, срок, в течение которого документы доступны в Клиент-Банке, может различаться у разных банков. Документы могут храниться бессрочно, но лучше уточнить это в своем банке. Если документы стали недоступны, компания может обратиться в банк и запросить их у него. Но за это придется платить.

Печать платежек и выписок при проверке

При проверке налоговики могут запросить платежки. Передать их нужно в течение пяти рабочих дней на встречной проверке, 10 рабочих дней — на камералке. Если компания не выполнит запрос, на камералке штраф составит 200 руб. за документ, на встречке — 10 000 руб. (п. 1, 2 ст. 126 НК РФ). Банковские выписки инспекторы обычно не требуют. Но на случай углубленной проверки безопаснее иметь и банковские выписки, особенно если компания применяет упрощенку, следовательно, учитывает доходы и расходы кассовым методом.

Таким образом, чтобы избежать штрафов, безопаснее сохранять документы из Клиент-Банка. Если их мало, можно распечатывать. Если много, можно выгружать документы из Клиент-Банка. Возможно, что не получится выгрузить их так, чтобы были отметки об электронной подписи. Но главное, что у компании будут сами документы. При необходимости вы сможете распечатать документ, заверить его подписью руководителя или ответственного работника и передать инспекторам.

Многие компании хранят банковские документы только в электронном виде. Однако сами банкиры не рекомендуют такой подход и говорят о том, что печать платежных поручений и выписок для компаний безопаснее.

Как показал опрос на сайте , 43 процента бухгалтеров не сохраняют платежки и выписки из «Клиент-банка» . Но так поступать рискованно. Платежки очень важны для подтверждения кредиторки, сверки с инспекцией и т. д. А компании на упрощенке и вовсе не могут списать затраты без подтверждения оплаты. Тогда печать платежных поручений и выписок становится необходиомстью, так как с электронными документами может произойти сбой. Опрошенные нами банкиры назвали три основные причины, почему безопаснее сохранить на бумаге или отдельными файлами в компьютере платежки и выписки.

Причина № 1: т ехнический сбой на стороне банка

Банки иногда подвергаются хакерским атакам, которые могут привести к потере части электронной базы. Не исключены и технические сбои. Восстановить электронную базу можно, но не всегда полностью. Например, могут потеряться данные за последний день. На бумаге банк сможет дать выписку или копию поручений, но уже за отдельную плату по установленным в договоре тарифам.

Причина № 2: п ереход на новое программное обеспечение

Компания может потерять электронный архив документов, когда банк переходит на другую программу из-за поглощения или изменения внутренней структуры. В кризис это не редкость. При этом расчетный счет компании не изменится, а архив с поручениями придется запрашивать через оператора. Опять же за отдельную плату. Также были случаи, когда при слиянии двух банков электронные базы объединялись некорректно. Из-за этого компании не могли распечатать необходимые поручения из архива «Клиент-банка» . Поэтому заблаговременная печать платежных порчений особенно важна

Причина № 3: н еожиданный отзыв лицензии

ЦБ продолжает отзывать лицензии у кредитных организаций. Если банк, где обслуживается счет компании, лишат лицензии, то печать платежных поручений и выписок из «Клиент-банка» будет невозможна. Доступ к счету полностью перекрывается. Поэтому бумажные документы безопаснее сохранить.

Из телефонного звонка дежурному редактору:

"Здравствуйте! У нас постоянно возникают вопросы с операционистом нашего банка. Он не проставляет отметки о проведении платежа на платежных инструкциях, а ведь нам необходимо подшивать их к банковской выписке. Соответственно мы нарушаем законодательство о хранении документов. Чем нам это грозит? Сколько нужно хранить электронные выписки и следует ли распечатывать на бумажных носителях платежные инструкции, если мы используем электронную систему "Клиент-банк"?

С уважением, Татьяна".

Давайте разбираться вместе, Татьяна. Ваши вопросы актуальны для всех организаций Республики Беларусь.

Внимательно просмотрите условия договора на банковское обслуживание - скорее всего, операционист прав, не проставляя отметок на платежных инструкциях

Банки выдают клиенту экземпляры (копии) платежных инструкций, подтверждающих списание денежных средств со счета (зачисление денежных средств на счет), в соответствии с порядком, установленным Инструкцией о банковском переводе, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2001 № 66 (с изменениями и дополнениями) (далее - Инструкция № 66).

Важно! В договоре с клиентом может быть предусмотрено, что экземпляры (копии) платежных инструкций, подтверждающих списание денежных средств со счета (зачисление денежных средств на счет), не выдают, если реквизиты платежной инструкции и (или) информация о банковском переводе будут указаны в выписке из лицевого счета (п. 10-1 Инструкции № 66).

Обратите внимание и на такой момент. Банковские переводы, осуществляемые за счет денежных средств плательщика, производят уполномоченные банки на основании полученных от клиента (взыскателя) платежных инструкций. Расчеты в безналичной форме в виде банковского перевода могут быть проведены также на основании договора между банком и клиентом, содержащего полные и достаточные сведения, необходимые для осуществления банковского перевода. В договоре также может быть предусмотрена возможность передачи клиентом в банк информации, необходимой для осуществления банковского перевода, посредством систем дистанционного банковского обслуживания при условии обеспечения надежности и безопасности передачи информации (п. 4 Инструкции № 66), т.е. платежные инструкции и иные виды документов, предусмотренные Инструкцией № 66, могут быть оформлены на бумажном носителе либо в электронном виде.

Платежные инструкции и иные виды документов, предусмотренные Инструкцией № 66, поступившие в банк (сформированные банком) в электронном виде, должны быть заверены электронной цифровой подписью или другими средствами, подтверждающими достоверность и целостность сообщений. Банк осуществляет прием платежных инструкций и иных видов документов, предусмотренных Инструкцией № 66, в электронном виде на основании заключенных между банком и его клиентами (иными банками) договоров, в которых определена ответственность клиента (иного банка) за подлинность представленных в электронном виде документов. По усмотрению банка в данных договорах могут быть определены:

Сроки и порядок представления оформленных на бумажном носителе платежных инструкций (реестров платежных инструкций), переданных ранее в электронном виде;

Направление банком клиенту (иному банку) электронного сообщения в подтверждение приема к исполнению (исполнения) платежных инструкций; исполненных платежных инструкций в электронном виде;

Направление банком клиенту (иному банку) в электронном виде извещений (иных документов), оформление которых предусмотрено Инструкцией № 66 на бумажном носителе;

Другие условия.

Таким образом, Вы не обязаны распечатывать копии платежных инструкций для того, чтобы приложить к банковской выписке для хранения. Хранить нужно сами выписки. Соответственно никаких санкций за отсутствие печатных экземпляров платежных инструкций не предусмотрено.

В случае неуказания необходимых реквизитов платежной инструкции или информации о банковском переводе в выписке из лицевого счета требуйте проставления отметки на платежной инструкции

Проставляемые банками в случаях, предусмотренных Инструкцией № 66, на платежных инструкциях отметки в виде оттиска штампа или посредством программно-технических средств (на принятых на инкассо платежных требованиях на бесспорное взыскание отметку банка проставляют в виде оттиска штампа) должны содержать наименование и код банка, дату, номер ответственного исполнителя (штампа), при необходимости иные реквизиты (далее - штамп банка). Штамп банка и оттиск печати клиента, проставляемые на платежных инструкциях, должны быть четкими (подп. 5-1 п. 5 Инструкции № 66). К таким случаям, в частности, относят случай неуказания в выписке из лицевого счета подробной информации о проводимом банковском переводе.

При представлении платежных поручений в электронном виде банк при необходимости формирует на бумажном носителе их копии в нужном количестве экземпляров. На всех экземплярах копий платежных поручений на бумажном носителе перед реквизитами, содержащими наименование, номер, дату расчетного документа, переданного в электронном виде, делают запись: "Копия". Порядок оформления банком-отправителем данных копий должен соответствовать порядку оформления платежных поручений на бумажном носителе, установленному Инструкцией № 66 (п. 16).

При исполнении платежного поручения в полной сумме в день его поступления в банк на всех экземплярах платежного поручения проставляют подпись ответственного исполнителя, дату исполнения и штамп банка-отправителя. Дату приема платежного поручения к исполнению могут не указывать.

После исполнения первый экземпляр платежного поручения помещают в документы дня банка-отправителя, а второй направляют плательщику, если иное не предусмотрено в договоре, заключенном между плательщиком и банком-отправителем.

Соответственно банк обязан отметить платежную инструкцию, если в банковской выписке не будет необходимых реквизитов. Однако, как правило, на практике уже такого нет (смотрите примерный образец формы выписки с лицевого счета).

Если банк оформляет выписку по лицевому счету по подобной форме, то приложений с отметками платежных инструкций не требуйте

Сразу скажу, что унифицированной формы выписки нет. Каждый банк разрабатывает ее форму под свое программное обеспечение. Но в выписке должны быть следующие обязательные реквизиты:

Если фирмой не организовано хранение документов в электронном виде, то следует оформлять на бумажном носителе копии платежных инструкций

В целях соблюдения порядка хранения документов в электронном виде в архиве организации следует соблюдать нормы законов:

От 18.10.1994 № 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности" (в ред. Закона РБ от 25.06.2001 № 42-З (с изменениями и дополнениями) (далее - Закон № 42-З);

От 28.12.2009 № 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" (далее - Закон № 113-З).

Первичные учетные документы могут быть составлены на бумажных и машинных носителях информации. Если первичные учетные документы составляют на машинных носителях информации, организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РБ, суда и прокуратуры.

Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных первичных учетных документов на машинных носителях информации следует хранить в организации в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях. Они должны обладать системой защиты (ст. 9 Закона № 42-З).

Как видите, Закон № 42-З не требует изготавливать копии электронных документов на бумажных носителях. Это нужно делать только в отношении документов, составленных на машинных носителях.

Важно! Подлинный электронный документ приравнивают к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и он имеет одинаковую с бумажным юридическую силу (ст. 22 Закона № 113-З).

Таким образом, организации оформляют на бумажном носителе копии платежных инструкций и иных видов электронных документов, если не предусмотрено хранение документов в электронном виде.

Выписки банка следует хранить 3 года при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля и после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (ст. 462 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38).

Надеюсь, мои разъяснения помогут Вам, уважаемая Татьяна, и бухгалтерам всех организаций Республики Беларусь.

Искренне ваша, Ольга Павловна