Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной
работы.
При направлении работника в командировку в пределах Российской Федерации на него оформляется командировочное удостоверение, в котором указываются:
фамилия, имя, отчество командированного;
пункт назначения командировки;
наименование организации, куда командируется работник;
цель командировки;
срок командировки.
Удостоверение подписывается руководителем организации, направляющей работника в командировку.
На удостоверении делаются отметки (с указанием даты) о выбытии в командировку, о прибытии в пункт назначения, выбытии из него, о прибытии на место постоянной работы. При направлении работника в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом их них. Каждая отметка заверяется подписью и печатью организации. Для подтверждения служебного характера командировки при возвращении составляется отчет о проделанной во время командировки работе.
Оформление командировки в пределах Российской Федерации приказом по организации дополнительно к выписанному командировочному удостоверению не обязательно, но может производиться по решению руководителя. Вместе с тем приказ необходим при командировке за грани-цу, поскольку командировочное удостоверение при этом не выписывается. Кроме того, приказ необходим для расчета размера аванса, если руководитель своим решением устанавливает размеры компенсационных выплат выше нормативно установленных (суточные, оплата найма жилого помещения и т.д.).
Регистрация лиц, отбывающих и прибывающих в командировки, ведется в журналах специальной формы. При этом лицо, ответственное за ведение этих журналов и производство отметок в командировочных удо-стоверениях, назначается приказом руководителя организации.
Накануне выбытия в командировку работнику выдается аванс на командировочные расходы исходя из срока командировки, стоимости проезда и установленных размеров компенсационных выплат.
Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:
сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;
оплату суточных за время нахождения в командировке;
оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;
оплату расходов по найму жилого помещения.
В период командировки за работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту по-стоянной работы. В табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или №Т-13 за дни командировки проставляется соответствующий код: буквенный «К» или цифровой «10».
За каждый день нахождения в командировке (в том числе за время нахождения в пути) работнику выплачиваются суточные. Их размер определяется коллективным договором или иным локальным нормативным актом (но не менее размера, установленного для организаций, финансируемых из федерального бюджета). При этом следует учитывать, что для целей налога на прибыль суточные признаются расходами в размере не более 100 руб. в сутки. У работников, направляемых в командировки, су-точные не признаются доходом для целей НДФЛ в размере, не превышающем 700 руб. в сутки.
Днем выезда в командировку считаются календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другое транспортное средство из места постоянной работы командированного, а днем приезда- календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает в место постоянной работы. Если аэропорт, станция или пристань, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, в котором расположена организация, при определении дня выезда в командировку или возвращения из командировки учитывается время, необходимое для проезда до места отправления транспортного средства.
Суточные не выплачиваются, если командировка длится один день или если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. Решение о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту постоянного жительства, в каждом конкретном случае решает руководитель организации.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в котором расположена организация.
В случае утери проездных документов расходы возмещаются ра-ботнику по минимальной стоимости. Для принятия этих расходов в целях налогообложения налогом на прибыль организации необходимо получить документ соответствующей транспортной организации (вокзала, аэропорта, пристани), в котором указана минимальная стоимость проезда до определенного пункта.
Расходы по найму жилого помещения (гостиницы) возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.
Дополнительно работнику возмещаются расходы по бронированию мест в гостиницах.
При командировании работника за границу командировочное удостоверение не выписывается, а основанием командировки является приказ руководителя организации, в котором указывается, кто, в какую страну, какой город, на какой срок и с какой целью командируется. Время пребывания работника в загранкомандировке при этом определяется по отметкам в загранпаспорте. Исключение составляют страны СНГ, при въезде на территорию которых наличие загранпаспорта не обязательно. В этом случае командировочное удостоверение необходимо, поскольку расходы по командировкам в страны СНГ могут быть приняты на основании приказа по организации, командировочного удостоверения и авансового отчета сотрудника с приложением всех оправдательных документов.
Работнику, командированному за пределы Российской Федерации:
выплачиваются суточные;
возмещаются расходы по проезду и провозу до 30 кг багажа;
возмещаются расходы по найму жилого помещения;
возмещаются расходы по получению заграничного паспорта и виз, за прописку паспорта;
возмещаются комиссионные, удержанные при обмене чеков в банке за иностранную валюту.
Выплата суточных при командировке работника за пределы Российской Федерации производится в следующем порядке:
при проезде по территории Российской Федерации - в валюте Российской Федерации - рублях по нормам, действующим при командировках в пределах Российской Федерации;
при проезде и за время пребывания на территории иностранного государства - в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки за границу.
Размер суточных устанавливается конкретно для каждой страны пребывания.
Со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для страны, в которую работник направляется, со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной для командировок в пределах Российской Федерации. Если работник в период командировки находится в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. День выбытия определяется по отметке в загранпаспорте.
Если принимающая сторона за свой счет обеспечивает командированного работника иностранной валютой на личные расходы, выплата суточных направляющей стороной не производится.
Если принимающая сторона предоставляет за свой счет только питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 % нормы.
Если работник выехал в командировку за пределы Российской Федерации и в тот же день (календарные сутки) вернулся, суточные выплачиваются в размере 50 % нормы.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в котором расположена организация.
Расходы по найму жилого помещения (гостиницы) возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами. При отсутствии подтверждающих документов расходы не возмеща-ются.
Суммы за питание и другие личные услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачиваются в счет суточных и возмещению не подлежат.
Командированному работнику возмещаются фактические затраты на получение заграничных паспортов и виз, а также за прописку паспорта.
При выдаче в качестве аванса банковских и дорожных чеков в ино-странной валюте для оплаты расходов, связанных с командированием за границу, командированному работнику возмещаются комиссионные, удержанные при их обмене за наличную валюту.
Работник имеет право на возмещение иных расходов, не включаемых в доход, облагаемый подоходным налогом, если они связаны с вы-полнением задания руководителя.
Отражение в 1С:Бухгалтерии 8 расчетов с работниками по наиболее типичным командировочным расходам рассмотрим на примерах.
Пример 3-1
Работник организации Тимохин В.И. командирован в город Брянск для согласования графика поставки товаров в рамках заключенного договора сроком на 5 дней (с 12 по 16мая) проездом самолетом.
8 мая работник получил аванс на командировочные расходы в размере 4710руб. из расчета:
суточные - 500руб. (5х 100руб.);
расходы по найму жилого помещения 2200руб. (4 х 550); расходы на проезд - 2010руб.
После возвращения из командировки в бухгалтерию представлен отчет с подтверждающими документами: квитанция гостиницы по найму жилого помещения на сумму 3000 руб. (4 х 750 руб.) и авиабилеты на сумму 2010руб. Суммы уплаченного налога на до-бавленную стоимость в документах не выделены отдельной строкой. Кроме того, по заявлению работника приказом руководителя ему разрешено выплатить суточные из расчета 150 руб. за каждый день пребывания в командировке. Итого авансовый отчет утвержден 19 мая в сумме 5760руб.
В бухгалтерском и налоговом учете расчеты с работником в рамках данного примера отражаются следующим образом: Бухгалтерский учет Налоговый учет по налогу на прибыль Де-бет Кре-дит Сумма, руб. Операция Дебет Кре-дит Сумма, руб. Операция 71.01 50.01 4710.00 Выдан аванс на команди-ровочные расходы Не отража-ется 44.01 71.01 3000.00 Отражены расходы по найму жилого помещения 44.01,
вид учета «НУ» ПВ 3000.00 Отражены расходы по найму жилого помещения 44.01 71.01 2010.00 Отражены расходы на проезд 44.01,
вид учета «НУ» ПВ 2010.00 Отражены расходы на проезд 44.01 71.01 500.00 Суточные по нормативу 44.01,
вид учета «НУ» ПВ 500.00 Суточные по нормативу 44.01 71.01 250.00 Суточные сверх норма-тива 44.01,
вид учета «ПР» ПВ 250.00 Суточные (сверх норма-тива) НЕ01.9 250 Суточные (сверх норма-тива) 71.01 50.01 1050.00 Компенсация перерасхода по авансовому отчету (5760-4710) Не отража-ется
1С:Бухгалтерия 8:
1. Выдача работнику денежных средств на командировочные расходы отражается документом Расходный кассовый ордер с операцией Выдача денежных средств подотчетнику (рис. 3-4).


2. Отчет по командировочным расходам регистрируется с помощью документа Авансовый отчет.
В форме документа (рис. 3-5) указывается, кто и за что отчитывается, сколько документов приложено к отчету, на каком количестве листов.
На вкладке Авансы указывается расходный кассовый ордер, по которому выданы денежные средства на командировочные расходы.

Сведения о произведенных командировочных расходах приводятся на вкладке Прочее (рис. 3-6). Для целей правильного отражения в налоговом учете суточные по нормативу и сверх норматива в отчете отражаются отдельными строками. При этом для суточных сверх норматива указывается статья с Видом расходов НУ Не учитываемые в целях налогообложения.

При проведении документа по данным, приведенным на вкладке Прочее, формируются проводки бухгалтерского (рис. 3-7) и налогового (рис. 3-8) учета. Бухгалтерский уче Действия» + 100руб.; расходы по найму жилого помещения - 600 USD (4 х 150 USD);
расходы на проезд - 24700руб.; Аванс в долларах США на командировочные расходы 7 мая 2008 г. перечислен на пластиковую карту, открытую на имя Романова СВ. Курс ЦБ РФ по отношению к доллару США на 8мая 2008г. со-ставлял 23,7456руб. за 1 USD.
Аванс в рублях на командировочные расходы выдан 8 мая 2008г.
После возвращения из командировки 19 мая 2008г. работник представил в бухгалтерию отчет с подтверждающими документами: квитанция гостиницы по найму жилого помещения на сумму 400 USD (4 х 100 USD), авиабилеты на сумму 24700руб., билеты по проезду в аэропорт и обратно на сумму 150руб., копия загранпаспорта с отметками пограничной службы о выезде из РФ 12 мая и возвращении в РФ 16 мая 2008 г. За время нахождения в командировке работнику положены суточные в размере 268 USD и 100руб. Итого расходы по командировке составили 668 USD и 24950руб. Руководителем все расходы признаны обоснованными, отчет утвержден 19 мая.
Согласно Положению по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006) при обработке авансового отчета все суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Курс ЦБ РФ по отношению к доллару США на 19 мая 2008 г. составлял 23,8391 руб. за 1 USD.
Таким образом, авансовый отчет утвержден в сумме 15924.52руб.
В бухгалтерском и налоговом учете расчеты с работником в рамках данного примера отражаются следующим образом: Бухгалтерский учет Налоговый учет по налогу на прибыль Де-бет Кредит Сумма, py6./USD Операция Дебет Кредит Сумма, руб. Операция 71.01 50.01 26800.00 Выдан аванс в рублях на командиро-вочные расходы Не отражается 71.21 52 20611.18/
868 Выдан аванс в долларах США на командиро-вочные расходы Сама операция не отражается, но в случае выявления курсовой разницы по счету 52 вводятся записи на сумму вне- реализационно - го дохода или расхода 44.01 71.01 24950.00 Приняты к учету расходы в руб-лях
(24700 + 150 + 100) 44.01,
вид учета «НУ» ПВ 24950.00 Приняты к учету расходы в рублях 44.01 71.21 15924.52/
668 Приняты к учету расходы в дол-ларах США [(4 х 67) + (4х 100)] х 23.8391 44.01,
вид учета «НУ» пв 15924.52 Приняты к учету расходы в долларах США 91.02 71.21 81.16 Отражена курсовая разница (23.8391 - 23.7456) х 868 USD 91.02.
7, вид учета «НУ» 81.16 Отражена курсовая разница
Бухгалтерский учет Налоговый учет по налогу на прибыль Де-бет Кредит Сумма, py6./USD Операция Дебет Кредит Сумма, руб. Операция 71.01 50.01 150.00 Выплачена компенсация пере-расхода в рублях (24950.00 - 24800.00) Не отражается 52 71.21 4767.82 Неисполь Сама операция /200 зованная не отражается, валюта пе-речислена на счет ор-ганизации (868 USD - 668 USD) но в случае выявления курсовой разницы по счету 52 вводятся записи на сумму вне- реализационного дохода или расхода
1С:Бухгалтерия 8:
1. Выдача работнику наличных денежных средств на командировочные расходы в рублях отражается документом Расходный кассовый ордер с операцией Выдача денежных средств подотчетнику.
«Выдача» работнику денежных средств на командировочные расходы в долларах США отражается документом Платежный ордер на списание денежных средств с операцией Перечисление денежных средств подотчетнику (рис. 3-9). S Платежный ордер на списание денежных средств Перечисление денежных средств подотчетнику Проиеден _ О X Операция - Действия » « м Зі lii Список кыд р и, а ^Советы гд Номер: [БА000000012 | от |07.05 2008 22:5047 я! Счет учета |52 » Отразить в: 0 налог, учете Вх. номер Рис. 3-9. Перечисление денежных средств на командировочные расходы
2. Отчет по командировочным расходам регистрируется с помощью документа Авансовый отчет. При этом расходы в рублях и в долларах США регистрируются отдельными (!) документами.
Порядок заполнения документа на командировочные расходы в рублях мы рассматривали выше. Он не имеет никаких особенностей в связи с командировкой за пределы Российской Федерации.
По расходам в долларах США необходимо, прежде чем заполнять форму документа данными, по кнопке открыть вспомогательную форму и указать валюту, в которой приводятся данные в документе (рис. 3-10).

Для данного примера на вкладке Авансы указывается документ Платежный ордер на списание денежных средств, которым в учете отражено перечисление на счет работника иностранной валюты на коман-дировочные расходы (рис. 3-11). | Авансы (1 поз.) j Товары (0 поз.) Оплата (0 поз.) Прочее (0 поз.) | і % & ч a t * ё? IN; Документ аванса |Сумма аванса Валюта! Выдано Израсходовано Д Платежный ордер на списани Н Дага [документа документа Содержание Сумма Счет затрат
(БУ) Субконто 1 Субконто 2 Субконто 3 Счет затрат
(НУ) Субконто 1 (НУ) Субконто 2 (НУ) Субконто 3 (НУ) 1 счет гостиницы расходы по найму
жилого
помещения 268.00 44 01 Команаировочи 44 01 Командироеочн 23/56 15.05 2008 2 справка-расчет
2 19.05.2008 суточные 400.00 44 01 Комамаировочн 44 01 Командироеочн
Рис. 3-12. Сведения о командировочных расходах в валюте
При проведении документа формируются «идентичные» по суммам проводки бухгалтерского (рис. 3-13) и налогового (рис. 3-14) учета.
Сумму проводки в рублях программа рассчитывает автоматически как произведение суммы расхода в валюте на курс валюты на дату документа. Бухгалтерский учет 1 Налоговый учет Действия - (J ? Счет Дт Субконто Дт Количество Дт СчетКт Субконто Кт Количество Кт Сумма Валюта Дт Валюта Кт Содержание Вал сумма Дт Вал сумма Кт № журнала Ч. 71.21 Романов Степан Ва USD 91 01 Курсовые разницы 81.16 Переоценка валюты 44 01 Командировочные р Л 21 Романов Степан Ва USD
268.00 6 388.88 расходы по найму жи. 44 01 Командировочные р 71.21 Романов Степан Ва USD
400.00 9 535.64 суточные по спрапек.
Рис. 3-13. Бухгалтерские проводки «валютного» авансового отчета Бухгалтерский учет | ^Налоговый учет; Действия» Q ? Счет Дт ^Субкоито Дт ІСчет Кт Субконго Кт С^има Количество Дт (Количество Кт Содержание Вий учета Дт Вин учета Кт № журнала 91.01.7 НЫ Курсовые разницы 81.16
Пересчета валюты 44 01
НЫ Комамацювочные расходы пв
НЫ Заплету 6 388.88] расходы по найму жилого п Ч, 44 01
НЫ Командировочные расхааы пв
НЫ За плету 9 536.64 суточные по спралвка-расчв.
Рис. 3-14. Налоговые проводки «валютного» авансового отчета
3. Зачисление на счет неиспользованных валютных средств, перечисленных работников со «своего» счета, отражается документом Платежный ордер на зачисление денежных средств с операцией Прочее поступление безналичных денежных средств (рис. 3-15).
I Платежный ордер на поступление Прочее поступление безналичных денежных средств Проведен _ П X
Операция» Действия- «. r7j. hjg .^j ^ К» » IIг.і- ¦ КУДиР (Т) T-r Советы?
Per номер |БА0000000іТ] от 119.05.200612:00:04 |Д| Счет учета |52 f#j Отразить в: 0 налог учете
Вх дата:
! 19052008 D
Банковскийсчет- "Текущий счет (USD) в ЗАО "НеПлательщик {Романов Степан Васюъавич |~{Рмміерош платежа
Счет и аналитика бухгалтерского учета
Счет: [Л.21 У
РаботСчет і
Счет;
"г~пГ*
Организация: {Белая акация
Ей
Статья овмженыя [Возврат аенежшк ipwup пол отчет j-і и дек срааств: Возврат неиспользованной валюты и а команоироечные расходы 1 Фамилия ответственного лица OK Загасать Закрыть
Назначене платежа:
Ког^іенгар^
Рис. 3-15. Регистрация возврата подотчетным лицом неиспользованной валюты

Сотрудник, оправляясь в командировку, получает деньги под отчет: на проживание, питание и прочие расходы. Возвращаясь, он в течение трех дней должен отчитаться о потраченных суммах. Этот порядок прописан в пункте 4.4 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Положением Банка России от 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П). Сотрудник заполняет ту часть авансового отчета, которая предназначена именно ему. В остальном документ оформляет уже бухгалтер. И если авансовый отчет заполнен по загранкомандировке, нужно обратить внимание на некоторые нетипичные нюансы, о которых мы сейчас поговорим.

Если же заграничных командировок у вас нет, данная статья все равно будет вам интересна и полезна, поскольку пояснит все основные правила оформления авансового отчета.

Форма авансового отчета при командировке заграницу

Авансовый отчет можно оформлять либо по унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, либо разработать свой бланк отчета и утвердить его в качестве приложения к учетной Ведь с 1 января 2013 года организации и предприниматели больше не обязаны применять унифицированные бланки. Это следует из пункта 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Обязанность применять унифицированную «первичку» сохранилась только в отношении тех документов, которые непосредственно указаны в Положении № 373-П. А таковыми являются расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость и документы. Авансовый отчет там не указан.

Также в своем письме от 12.04.2013 № 03-03-07/12250 дал добро на оформление электронных отчетов, заверенных Если у кого из «упрощенцев» есть необходимое для этого — можно использовать.

Какую информацию заполняет подотчетное лицо

Прежде чем заполнять бухгалтерскую часть авансового отчета, проверьте правильность сведений, записанных работником. Так, на лицевой стороне должно быть указано: наименование вашей фирмы (предпринимателя), подразделение, фамилия сотрудника, его должность и назначение аванса. На оборотной стороне (в графах 2—4) в хронологическом порядке перечислены реквизиты документов, подтверждающих расходы. А в графе 5 — суммы затрат. Если же деньги выдавались в инвалюте, то сотрудник должен отразить еще и сумму в графе 6 оборотной стороны отчета.

Сами документы при этом работник прикладывает к отчету, поэтому, прежде чем принять его, бухгалтеру нужно сверить соответствие тех записей, что сделал сотрудник в отчете, с оригиналами. Если эти бумаги составлены на языке, нужен построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по бухучету и бухотчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Перевод может сделать сам работник или специализированная фирма (письмо Минфина России от 20.03.2006 № 03-02-07/1-66).

Еще проверьте, чтобы сотрудник расписался в отчете.

Что в отчете нужно заполнить бухгалтеру

Порядок оформления авансового отчета зависит от того, в какой валюте работодатель выдал деньги под отчет. Если это была иностранная валюта, то отчет следует оформлять как в ней, так и в рублях. Сначала вам нужно отразить суммы в инвалюте, а затем перевести их в рубли (п. 4—6 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»). Пересчет в этом случае делается по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006).

Если же аванс был выдан в рублях (что в большинстве случаев и происходит), то работник сам покупает инвалюту, однако отражать в отчете вы будете лишь рубли. Но есть одна сложность. Так как траты за границей сотрудник осуществлял в валюте, их также нужно будет пересчитать на рубли. При этом порядок пересчета будет зависеть от того, подтверждена покупка валюты справкой банка или нет. Информация о том, по какому курсу и на какую дату делать пересчет инвалюты, представлена в таблице ниже.

Наименование строки авансового отчета	Как заполнять и пересчитать валюту в рубли
«Израсходовано»	Переведите сумму потраченных сотрудником денег за границей (ее вы узнаете из документов, приложенных к авансовому отчету) в рубли. При этом курс пересчета израсходованной суммы будет зависеть от того, подтверждена покупка инвалюты справкой банка или нет. Если покупка инвалюты подтверждена справкой банка, переведите потраченную сумму денег в рубли по курсу обмена на дату выдачи справки. Такие разъяснения содержатся в письмах от 21.03.2011 № КЕ4-3/4408 и Минфина России от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193 и от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347. Несмотря на то что они адресованы плательщикам их можно применять и «упрощенцам». Если справки нет, пересчитайте израсходованную сумму денег в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета
«Остаток»	Если при возврате неизрасходованных средств сотрудник представил вам справку банка об обмене оставшейся валюты, то пересчитайте остаток по курсу ЦБ РФ, указанному в этой справке. Если же по каким-либо причинам документов, подтверждающих обмен валюты, нет, то пересчитайте сумму остатка по курсу Центробанка на дату утверждения отчета
«Перерасход»	Сумму перерасхода возместите сотруднику в рублях. Ведь деньги под отчет вы выдавали тоже в рублях. Для этого величину перерасхода в валюте переведите в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета

Пример. Отражение в авансовом отчете сумм, выданных на загранкомандировку в рублях

ООО «Рига», применяющее УСН, отправляет замдиректора А.П. Смолина в командировку в Германию. Срок командировки — с 17 по 24 мая 2013 года. 17 мая 2013 года из кассы фирмы бухгалтер выдал А.П. Смолину под отчет 80 860 руб. В этот же день полученную сумму А.П. Смолин обменял на 2000 евро по курсу 40,43 руб./евро. Справка, подтверждающая покупку валюты, имеется. В командировке А.П. Смолин потратил 1000 евро на проживание в гостинице и 150 евро на суточные. То есть израсходовал 1150 евро. Посмотрим, каким образом бухгалтер оформил авансовый отчет.

Выданную сумму — 80 860 руб. бухгалтер отразил по строке 1 «Получен аванс» и по строке «Итого получено». Строку «Израсходовано» бухгалтер рассчитал самостоятельно. Для этого он перевел все потраченные средства в валюте на рубли по курсу ЦБ РФ, указанному в справке банка. Получилось 46 494,5 руб. (1150 евро × 40,43 руб.). Оставшиеся 850 евро (2000 евро - 1150 евро) А.П. Смолин продал банку 24 мая 2013 года по цене 40,4 руб./евро (справка имеется). И весь остаток в размере 34 340 руб. (850 евро × 40,4 руб.) вернул ООО «Рига» в день утверждения авансового отчета. Эту сумму бухгалтер ООО «Рига» записал по строке «Остаток».

Пример заполнения авансового отчета ООО «Рига» изображен ниже.

Для учета средств, которые выдаются сотрудникам организации на время поездок или на другие нужды, используется специальный бланк. Он называется по командировке". Этот документ является подтверждением использования денег. Основанием для выдачи средств является приказ руководителя. В этой статье вы найдете образец авансового отчета по командировке, узнаете регламент подачи бланка.

Документооборот

Для направления в командировку необходимо оформить:

• приказ;
• служебное задание;
• удостоверение.

По возвращении необходимо представить отчет о выполнении

Командировочное удостоверение сотрудник должен всегда держать при себе. В каждом пункте в нем делаются пометки о времени приезда и отъезда. Согласно ст. 168 ТК РФ, работодатель должен возмещать сотруднику такие расходы: по проезду, найму жилища, суточные, иные затраты, которые были согласованы с руководством.

Обычно деньги выдаются работнику перед отъездом. В соответствии с Положением о ведении кассовых операций на территории РФ, эта операция оформляется на основании заявления сотрудника, в котором указывается сумма и сроки. Средства предоставляются: наличными из кассы, банковским чеком, корпоративной картой, денежным переводом.

Оформление

С 2002 года юридические лица всех форм собственности используют специальную форму № АО-1. Авансовый отчет по командировке, бланк которого можно взять в бухгалтерии предприятия, заполняется в одном экземпляре в течение трех дней с момента возвращения. Он сдается на проверку в финотдел.

На лицевой стороне указываются такие данные:

Форма авансового отчета заполняется с двух сторон. На обороте указывается перечень документов, которые подтверждают расходы (чеки, билеты, квитанции и т. п.), их номера и даты, суммы затрат. Внизу под таблицей подотчетно лицо должно поставить свою подпись.

Пометки бухгалтерии

После получения бланка сотрудник финансового отдела должен заполнить такие реквизиты:

• «бухгалтерская запись» - проводки с номерами субсчетов, на которых отражены израсходованные суммы;
• состав приложений - количество предоставленных документов;
• фиксируется утвержденная сумма потраченных денег и ставится роспись главного бухгалтера;
• внесенный остаток или выданный перерасход;
• номер и дата ПКО или РКО;
• под линией отреза расположена расписка о принятии к проверке документов. Здесь бухгалтер фиксирует инициалы сотрудника, номер и дату отчета, израсходованную сумму (прописью), количество предоставленных документов.

Заполненный авансовый отчет по командировке подается на утверждение руководителю организации.

По возвращении из командировки сотрудник должен сдать:

• удостоверение;
• служебное задание;
• авансовый отчет о командировке с документами, которые подтверждают расходы.

Если использовалась карта, то необходимо приложить чеки из банкоматов. В случае зарубежной командировки сотрудник должен предоставить копии загранпаспорта и страниц с пометкой о дате пересечения границы.

Отчет о командировке, пример которого будет представлен далее, передается руководителю на утверждение. Не израсходованная часть средств возвращается в кассу сразу либо удерживается из заработной платы. Максимальная сумма ограничена 20 % от уровня дохода, в редких случаях — 50 %.

Ввод данных в программу "1С Бухгалтерия"

На основании заполненного и утвержденного авансового отчета в программе формируются проводки по использованию средств. Для этого предусмотрен одноименный документ, который открывается через меню «Касса» на

В журнале нужно создать новый бланк, нажав на кнопку «Добавить». В нем заполняются такие реквизиты:

• «Физ. лицо» - Ф. И. О. сотрудника.
• «Назначение» - «командировочные затраты».
• На вкладке «Авансы» табличной части документа указывается номер РКО, по которому были выданы средства.
• В нижней части окна в поле «Приложение» указывается количество предоставленных документов.
• На вкладке «Прочие» расписываются расходы, которые указаны в документе «Отчет о командировке».

Пример

Билет на проезд № 8956 от 20.03.14 - 2500 руб. без НДС.

Квитанция за проживание № 1245 от 20.03.14 - 2400 руб. без НДС.

Справка-расчет (суточные) - 600 руб. без НДС.

После проведения документа должны сформироваться проводки: ДТ 26 КТ 71.01.

Суточные

Это отдельная часть расходов, которая не подтверждена документарно. Деньги выдаются на собственные нужды сотрудника. Размер суточных одинаков для всех населенных пунктов. По закону предельная величина суточных, которые не облагаются НДФЛ, составляет 700 руб. На суммы сверх этой цифры должен начисляться налог по ставке 13 %. Размер суточных для заграничных командировок зависит от страны назначения. Расчет производится по календарным дням, включая выходные и праздники, время нахождения в пути. Выплата может осуществляться наличкой на основе заявления сотрудника или банковским переводом. Чаще используется второй вариант. Но при перечислении таких сумм на «зарплатные» карты могут возникнуть налоговые риски, которые связаны с переквалификацией средств. Чтобы не возникали конфликты, организация должна отразить в учетной политике возможность перечисления денег на любые реквизиты сотрудников. Иначе госорганы могут доначислить на них НДФЛ, а также пени и штрафы.

Несколько слов о зарубежных командировках. Организация может выдавать сотруднику деньги наличными в рублях, иностранной валюте или перечислять на карту. Размер суточных определяется или локальными правовыми актами. Период пребывания в командировке рассчитывается по отметкам в паспорте. В случае вынужденной задержки в пути суточные выплачиваются по решению руководства.

Пример авансового отчета по командировке

Название предприятия
Номер ЕДРПО

Авансовый отчет № 10 от 01.04.2015 года

Физическое лицо: Иванов А.А. Отдел: Цех Должность: Электрик

Назначение: хознужды

Отчет об использовании средств, которые предоставлены на командировку № __-______
или под отчет № РКО -15 от 19.04.2015 сумма 500 руб. 00 коп.

Отчет проверено:
Всего получено: 500 руб. 00 коп.

Всего возвращено к утверждению: 0 руб. 00 коп.

(заполняется бухгалтером)

Всего получено: 500 руб.

Израсходовано 500 руб. 00 коп.

Остаток: 0,00 руб.

Отчет подтвержден в сумме: 500 руб. 00 коп.

Перерасход: 0 рублей 00 копеек.

Приложение: 1 документов

1. чек № 1245 от 20.04.2015.

Внесенный остаток в сумме ___________ оформлен ПКО №____ от _____ г.
Перерасход выдан: РКО № ___ от ____.

Дата Подпись

Так заполняется форма авансового отчета. Все расходы фиксируются с учетом копеек.

Вывод

Авансовый отчет по командировке подтверждает использование денежных средств сотрудниками. В бланке указывается: кем, когда и сколько денег было израсходовано. К нему прилагаются все чеки и квитанции, которые подтверждают использование денег. Бланк сдается на проверку в бухгалтерию, а потом - руководителю организации.

Работник, которого направили в служебную командировку, как правило, имеет в своем распоряжении деньги, выданные ему подотчет для насущных расходов. Поэтому после возвращения он должен отчитаться за истраченные средства. Пример заполнения авансового отчета по командировке вы найдете в данной статье, а также узнаете, в какой срок его необходимо сдать в бухгалтерию.

В 2019 году многие документы, связанные с оформлением служебных командировок, больше не являются обязательными, например командировочное удостоверение, но авансовый отчет по командировке-2018 никто не отменял. Он, как и прежде, должен рассказать начальству, бухгалтерии и контролирующим органам, сколько денег было истрачено командированным работником и на какие нужды. В документ необходимо включить абсолютно все траты и приложить к нему подтверждающие бумаги. Его оформление регламентировано Положением о командировках, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 . Образец, как составить авансовый отчет по командировке, можно найти в конце статьи. Пока разберемся с основными требованиями, предъявляемыми к этому важному финансовому документу.

Форма авансового отчета

Унифицированная форма № АО-1, которую рекомендовано использовать для составления отчета по командировке, утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 . Ее применение не является обязательным. Каждая организация имеет возможность разработать необходимый и удобный для нее бланк самостоятельно и закрепить его использование в учетной политике и локальном нормативном акте о командировках.

Сроки

• заболел;
• ушел в отпуск;
• снова получил задание уехать по рабочим вопросам,

то срок продлевается, и сдать авансовый отчет он должен не позднее трех дней со дня своего выхода на работу. Если он этого не сделал, то он становится не только подотчетным лицом, но и должником организации. Руководство имеет право удержать с него всю сумму, по которой нет данных об использовании, как это прописано в статье 137 ТК РФ . Если такое удержание из зарплаты происходит и подотчетные деньги становятся доходом работника, то на них необходимо начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Правда, по договоренности с руководством, срок сдачи документов можно восстановить или продлить.

Оправдательные документы

Каждая запись в бланке обязательно должна быть подтверждена документально. Это могут быть:

• билеты (авиа, ж\д или автобусные);
• чеки об оплате такси;
• оплаченные счета гостиниц;
• прочие.

Без подтверждающих бумаг можно указать только суточные, которые выплачиваются в фиксированных суммах.

Образец заполнения авансового отчета по командировке

Рассмотрим на примере, как заполнить унифицированный авансовый бланк. Штатный сотрудник ООО «Весна», специалист по логистике Кошкин Марат Сергеевич был командирован в ООО «Осень», расположенное в городе Белгород для налаживания поставок продукции. Перед поездкой он получил подотчет 30 000 рублей. После возвращения он должен за них отчитаться. Для этого сперва заполняется шапка авансового бланка:

Обратите внимание, что все, что отмечено зеленым на образце, заполняет сам работник, а то, что красным — отметка об утверждении директором, которая ставится уже после рассмотрения документа и проведения его по бухгалтерии.

Далее идет информация, которую заполняет бухгалтер. Тут нужно указать, сколько денег работник получил и на основании какого документа, а также сколько он израсходовал и какой получился остаток, который должен быть возвращен в кассу. Эту информацию пишут слева бланка, а справа есть специальное поле «Утвержден авансовый отчет по командировке», проводка ставится по дебету счета 44 и кредиту счета 71 в отношении принятых расходов, и по дебету счета 19 по сумме НДС в составе оплаченных сумм. Счет 44 «Расходы на продажу» используют торговые организации, при другом виде деятельности проводки могут быть иными. Подписать бланк должны три должностных лица:

• бухгалтер, сверяющий расчеты;
• главный бухгалтер компании;
• кассир, который выдал деньги и принял их остаток.

Все суммы в бланке указываются не только цифрами, но и прописью.

На обратной стороне бланка сам работник должен расписать все суммы своих расходов. Указать приобретение билетов с номерами (отдельной строкой включенную сумму НДС), а также размер полученных суточных. Бухгалтер должен оставить расписку, что принял от подотчетного лица заполненный бланк и все прилагающиеся к нему документы. В конце ставится подпись и дата заполнения.

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Отчет по загранкомандировке: работнику выданы рубли, траты произведены в валюте

Ситуацию рассмотрим следующую. Работника направили в заграничную командировку, при этом выдали ему аванс в рублях или же он вообще не получал его (расходовал личные деньги). И теперь требуется возместить ему командировочные расходы. Командированный сам менял рубли на валюту той страны, в которую его направили.

После приезда из командировки работнику нужно заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы в иностранной валюте. Бухгалтеру этот отчет нужно проверит ьп. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . А порой вообще приходится заполнять отчет за работника. Посмотрим, как все правильно оформить. Но для начала разберемся, по какому курсу пересчитывать траты в иностранной валюте, если работник получил аванс в рублях.

Определяемся с валютным курсом

Курс пересчета валютных расходов в рубли зависит от ситуаци иПисьма ФНС от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408 ; Минфина от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193 :

• <если> работник приложил к авансовому отчету справку банка, подтверждающую курс обмена валюты, то надо ориентироваться на этот реальный курс. В таком случае организация сможет полностью возместить работнику его командировочные расход ыст. 168 ТК РФ ; Письмо Минфина от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347 .

Если у работника несколько справок об обмене валюты с разными обменными курсами от разных дат, логичнее пересчитывать его первые траты по курсу обмена из первой справки банка (в пределах суммы валюты, купленной по ней). Дальнейшие траты - по курсу обмена из другой справки банка и так далее;

• <если> работник не может подтвердить обменный курс (у него нет справки банка об обмене валюты), то надо ориентироваться на официальный курс Центробанка, установленный на дату утверждения авансового отчет аподп. 5 п. 7 ст. 272 , подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324 .

Особый случай - если работник был направлен в командировку в Крым с 18 марта по 31 мая и там расплачивался в рублях. О том, как пересчитать расходы, суммы которых в первичных документах указаны в гривнах, читайте в , .

Комиссия банка за обмен валюты - это расходы работника, непосредственно связанные с командировкой. Следовательно, организация должна возместить ихст. 168 ТК РФ . Причем как комиссию, связанную с покупкой иностранной валюты за рубли, так и комиссию при обратной конвертации. Ведь работник должен внести в кассу организации оставшуюся неизрасходованной сумму в рублях.

Не забываем про суточные

Размер суточных, которые надо выплатить работнику, должен быть утвержден в локальном нормативном акте организации или в коллективном договоре. Напомним, что для целей «прибыльного» налогового учета также можно учесть суточные в пределах, установленных самой организацие йп. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение № 749); подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ . Страховые взносы (в том числе и «на травматизм») на такие суточные начислять не нужн оч. 2 ст. 168 ТК РФ ; ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ; п. 4 Письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260 ; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985 .

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

Расходы работника на еду, напитки, сигареты и другие нужды не должны включаться в расчет командировочных расходов - они покрываются за счет суточны хп. 11 Положения № 749 .

При заполнении авансового отчета расходование сумм суточных никакими документами подтверждать не требуетс яПисьмо Минфина от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741 .

Но не забудьте, что для целей НДФЛ установлены предельные нормы необлагаемых суточных за каждый день нахождения в командировк еп. 3 ст. 217 НК РФ : в России - 700 руб., за рубежом - 2500 руб. Суточные за день отъезда из России считаются по заграничным нормам, а за день приезда - по российски мп. 18 Положения № 749 ; Письма Минфина от 06.09.2010 № 03-04-06/6-205 , .

Если ваша организация выплачивает суточные в бо´ ль -ших, чем указано, размерах, то с сумм превышения нужно удержать НДФЛПисьма Минфина от 10.02.2011 № 03-04-06/6-22 , от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140 .

По мнению Минфина, для целей уплаты НДФЛ суточные, выданные работнику в валюте, надо пересчитать в рубли по курсу, действовавшему на дату их выплат ыПисьмо Минфина от 25.06.2010 № 03-04-06/6-135 . Поэтому если часть валютных суточных работник получит до начала командировки, а часть - после возвращения из нее, для целей определения базы по НДФЛ суточные будут пересчитываться в рубли по двум разным курсам ЦБ.

Однако рассматриваемая нами ситуация иная: работник не получает суточные в валюте. Организация либо выдает ему рублевый аванс, либо после возвращения из командировки и утверждения авансового отчета возмещает израсходованные личные средства работника. Поэтому, чтобы не было вопросов о пересчете установленных в валюте суточных для целей НДФЛ, лучше в локальном акте вашей организации закрепить методику такого пересчета. Логичнее пересчитывать так же, как и другие командировочные расходы:

• <если> работник обменял рубли на валюту и из этой суммы взял суточные, то они считаются по курсу, указанному в банковской справке об обмене;
• <если> работник не предоставил документы об обмене рублей на иностранную валюту, то пересчитывать установленные в валюте суточные в рубли надо по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Заполняем авансовый отчет

Для бухгалтера будет удобнее, если в авансовом отчете расходы будут указаны одновременно и в иностранной валюте, и в рублях. Для того чтобы бухгалтер смог проверить правильность расчета, нужно, чтобы где-то был указан курс пересчета. Для этого можно ввести отдельную графу на обратной стороне авансового отчета.

Если в вашей организации применяется унифицированная форма № АО-1 или иная форма, в которую вы не можете вносить изменения (к примеру, из-за того что бухгалтерская программа не позволяет это сделать), сделайте расчет командировочных расходов работника на отдельном листе.

Предлагаем вам форму такого расчета. Утверждать его у руководителя большого смысла нет - ведь рублевые суммы всех командировочных расходов работнику нужно будет перенести в авансовый отчет. Вот его-то руководитель и утвердит.

ВАРИАНТ 1. Для примера возьмем ситуацию, когда организация, расположенная в Твери, направляет работника в командировку в Германию. Положением о командировках этой организации установлено, что суточные за дни нахождения в командировке на территории Европы выплачиваются в рублях в размере, эквивалентном 60 евро/сутки, а суточные за дни нахождения в командировке в России - в сумме 1000 руб/сутки. При этом суточные за день пересечения границы и туда, и обратно считаются по нормам для европейских командировок.

Положением о командировках определено, что выданные в рублях суточные, нормы которых установлены в валюте, пересчитываются или по курсу обмена, указанному в справке банка, или по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета работника.

Работнику выдан аванс на командировочные расходы в сумме 60 000 руб.

Расчет командировочных расходов
от « 30 » мая 20 14 г.

1. Официальный курс ЦБ на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (на « 30 » мая 20 14 г.) - 47,1145 руб/евро .

2. 19.05.2014 получен аванс на командировочные расходы - 60 000,00 руб.

3. Данные о покупке-продаже иностранной валюты:

4. Данные о расходах:

№ п/п	Подтверждающий документ			Вид расхода	Расходы
	дата	наименование	номер		руб.	евро	курс пересчета
1	2	3	4	5	6	7	8
1	19.05.2014	Справка банка	В-548	Комиссия банка за обмен рублей на евро	120,00	-	-
2	20.05.2014	Билеты на поезд	45872645, 45872646	Железнодорожные билеты Тверь - Москва и Москва - Тверь	3 200,00	-	-
3	20.05.2014	Чек ККТ	689		50,00	-	-
4	20.05.2014	Билет	5473265		400,00	-	-
5	20.05.2014	Авиабилет	670203757	Авиабилет Москва - Берлин	7 900,00	-	-
6	20.05.2014	Билет	50268753	Билет на общественный транспорт «7-Day-Pass»	1 440,00	30,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки	48При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки
7	26.05.2014	Авиабилет	530248276	Авиабилет Берлин - Москва	7 968,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки	166,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки	48При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки
8	27.05.2014	Счет из гостиницы	22576		16 032,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки	334,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки	48При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки
					9 550,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки	191,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки	50При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки
9	27.05.2014	Билет	5836	Билет на аэроэкспресс до аэропорта	400,00	-	-
10	27.05.2014	Чек ККТ	3989	Билет на 90 минут (наземный транспорт + метро)	50,00	-	-
11	30.05.2014	-	-		450,00	9,00	50
					22 190,93	471,00Перерасход «валютных» суточных, который подлежит выплате в рублях, в соответствии с положением о командировках, принятым в организации, пересчитывается по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета	47,1145Перерасход «валютных» суточных, который подлежит выплате в рублях, в соответствии с положением о командировках, принятым в организации, пересчитывается по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета
Итого					69 750,93	х	х

5. Остаток /перерасход в рублях: 9 750,93 руб. Напомним, что, если, у работника есть зарплатная банковская карта, на нее можно перечислять и аванс для командировки, и сумму перерасхода, подтвержденную авансовым отчетом. Это не будет нарушением кассовой дисциплин ыПисьмо Минфина № 02-03-10/37209, Казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 (69 750,93 руб. – 60 000,00 руб.).

Все указанные первичные документы прилагаются к расчету.

После того как работник рассчитал свои командировочные расходы, составил авансовый отчет по ним и бухгалтерия этот отчет проверила, руководитель должен его утвердить. Затем работник вносит остаток наличных в кассу либо, наоборот, организация должна выплатить ему перерасход. В нашем примере работнику 30 мая выплачен перерасход в сумме 9750,93 руб.

Для определения базы по НДФЛ можно воспользоваться такой расчетной таблицей:

В доход командированного работника в мае надо включить 4440,93 руб.

ВАРИАНТ 2. Немного изменим условия нашего примера, чтобы проиллюстрировать ситуацию с обменом излишка валюты на рубли. Предположим, что под отчет выдано 85 000 руб. При этом, находясь в России, работник купил 1230 евро по курсу 48 руб. за евро.

После оплаты проживания в гостинице у работника осталось 509 евро (1230 евро – 30 евро за билет на общественный транспорт – 166 евро за авиабилет – 525 евро за гостиницу). Учитывая, что он имеет право оставить себе 480 евро суточных (по 60 евро за каждый день командировки), после возвращения из командировки 29 мая работник продает 29 евро (курс - 47 руб/евро). Получено 1363 руб., что подтверждено справкой банка (комиссии банка нет).

При продаже иностранной валюты, купленной ранее для целей командировки, в отчете надо указать возникающие «обменные» разницы между курсом покупки валюты и ее продажи. Иначе работник фактически оплатит такие разницы из своего кармана, а Трудовой кодекс говорит нам о том, что все обоснованные командировочные расходы организация должна возмещать работник у

№ п/п	Подтверждающий документ			Вид расхода	Расходы
	дата	наименование	номер		руб.	евро	курс пересчета
1	2	3	4	5	6	7	8
…
8	27.05.2014	Счет из гостиницы	22576	Проживание в гостинице «Hotel Brook» с 20.05.2014 по 27.05.2014, стоимость - 525 евро	25 200,00	525	48
…
10	29.05.2014	Справка банка	ХХ-13	Расход из-за разниц курсов при обмене валюты (29 евро х (48 руб/евро – 47 руб/евро))	29,00	-	-
11	30.05.2014	-	-	Суточные за время командировки по 60 евро/день (8 дней - с 20.05.2014 по 27.05.2014) - всего 480 евро	22 992,00	479	48
					47,12	1	47,1145
Итого					69 796,12	х	х

4. В разделе 5 будет сумма, которую должен вернуть работник:

5. Остаток/перерасход в рублях: 15 203,88 руб. (85 000,00 руб. – 69 796,12 руб.).

Общая рублевая сумма суточных во втором варианте будет равна 23 039,12 руб. (22 992 руб. + 47,12 руб.). В базу по НДФЛ надо будет включить 4839,12 руб. (23 039,12 руб. – 18 200 руб.).

Иногда работники, которым не хватило полученного аванса, расплачиваются в командировках своими банковскими картами. В таком случае в качестве документов, подтверждающих расходы, могут служить, помимо прочего, квитанции электронного терминала.

Если у работника карта в той же валюте, в которой он расплачивается, то никаких дополнительных комиссий может и не быть.

А вот если карта рублевая, а списывается с карты, к примеру, сумма в евро, то банк работника проведет конверсионную операцию по собственному внутреннему курсу (который будет отличаться от курса ЦБ).

Чтобы работнику возместили все его расходы, он должен предоставить бухгалтерии выписку со своего карточного счета. Тогда его валютные расходы можно отразить в авансовом отчете по реальному курсу обмена. Следовательно, рублевая сумма расходов будет совпадать с той, которая списана с карты. В противном случае придется пересчитывать валютные расходы по официальному курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета.