Какой день недели – самый продуктивный? Говори «нет» тому, что небе не нужно

Эрнест Хемингуэй сказал: «Никогда не путайте движение с действием». Чтобы быть максимально эффективным в работе, достаточно продуктивно выполнять повседневные дела. Следующие приемы от автора книги «Час тишины» помогут быстро разобраться с простыми рабочими действиями.

Электронная почта

Эффективный способ общения превратился в затратный отвлекающий инструмент. Когда вы отвлекаетесь на каждое входящее сообщение, это мешает сосредоточиться и снижает продуктивность.

Следующие советы избавят от этих побочных эффектов и освободят несколько часов рабочего времени.

1. Закройте на компьютере программу «Электронная почта». Максимально минимизируйте ее присутствие на мониторе. Возьмите за правило проверять все почту по графику: один раз в день, утром или вечером, или в начале каждого часа.

2. Не накапливайте более 10 входящих сообщений, чтобы вал входящей почты не захлестнул вас.Таким образом, ни одна важная информация не будет потеряна. Когда в папке «Входящие» менее 10 писем, их легко и быстро можно посмотреть.

3. Используйте почту только для обмена важной информацией. Перед тем как составить письмо, задумайтесь, может проще поднять трубку и позвонить? Задавайте себе вопрос: «Это действительно лучший способ для связи?».

4. Создавайте шаблоны. Внимательно изучите свою почту на наличие ответов на одинаковые запросы. Если вам приходится несколько раз в неделю отвечать на один и тот же вопрос, подготовьте шаблон. Правильное их использование поможет сэкономить до 10 часов рабочего времени.

Телефонные разговоры

Еще один замечательный способ общения, если уметь правильно им пользоваться. В сутках только 24 часа, и каждый знает сам, сколько из них он тратит на бесполезные телефонные разговоры.

1. Классифицируйте звонки знакомых по степени важности. Не все, кто звонит вам, могут сказать что-то важное. Особенно когда на работе аврал и нет времени. Воспитайте в себе привычку договариваться о важных звонках и отказываться от «просто поболтать».

2. Планируйте разговоры. Перед тем как набрать номер, обдумайте, что именно хотите обсудить. Запишите краткий план или список вопросов. В процессе разговора, если нить дискуссии будет потеряна, благодаря плану вы успешно к ней вернетесь.

3. Оставляйте качественные сообщения на автоответчике. Обдумайте, какое сообщение хотите оставить. Четко и не торопясь донесите до собеседника цель вашего звонка и просьбу перезвонить. Никогда не оставляйте длинные сообщения.

Совещания

Одна из худших черт бизнеса, которая катастрофически снижает продуктивность - длинные бессмысленные совещания.

Несколько правил, чтобы сделать из совещания не пустую трату сил, а эффективную синергию мыслей и идей разных людей.

1. Проводите совещания редко. Вычеркивайте их из календаря. Чем их меньше, тем продуктивнее работа сотрудников.

2. Планируйте минимальное время между совещаниями. Если в один день у вас несколько мероприятий, запланируйте между ними минимальный временной зазор. Когда всем известно, что вы принимаете участие в следующем совещании, значит недопустимо вас задерживать.

3. Формулируйте правильную цель. С самого начала планирования совещания у вас должна быть четко сформулированная задача. Чего вы хотите достичь этим совещанием? Чем яснее цель и ее донесение до участников, тем вероятнее успех.

Рабочий стол

«Творческий» беспорядок на рабочем столе осложняет путь к достижениям. Вместо выполнения задач и поиска решений, мысли блуждают по беспорядку на рабочем месте от одной вещи к другой, соображая только о том, «что мне с этим делать?», «когда я возьмусь за это?»

1. Касайтесь входящих материалов только один раз. Когда впервые получаете документы, сразу решайте, что с ними делать. Поработать с ними, отправить в архив или сразу в корзину.

2. Создайте перспективное досье - помесячный план работ.

В отдельном ящике стола организуйте помесячные папки предстоящих дел, в каждой распределите конверты по дням/неделям. Таким образом, перед вами всегда будет список задач.

Дональд Трамп сказал: «Станьте организованным, или вас ждет полный крах».

Эти элементарные приемы помогут организовать свое рабочее время и существенно сэкономят время для вашей большей продуктивности.

Комплекс психофизиологических, санитарно-гигиенических и эстетических показателей на производстве влияют на физическое здоровье и продуктивный рабочий день – 10 секретов которого мы рассмотрим в данной теме.

Условия труда обеспечиваются:

Техническими условиями,
техникой безопасности,
санитарно-гигиеническими нормами,
эстетическими, психофизиологическими и социально-психологическими условиями труда.

На эффективность работы и продуктивный рабочий день влияют следующие факторы:

Квалификация работника,
мотивация труда,
техническое оснащение,
организация производства,
природные и социально-экономические факторы

Таким образом, не только сам работник может повлиять на продуктивный рабочий день . Условия производства определяют рамки нормативов психологических и физиологических границ труда. Работнику предлагают нормированный режима труда и отдыха, устанавливая границы перерывов внутри смены. Режим разработан так, что учитываются периоды повышения и снижения работоспособности, циклы нервно-психической нагрузки. Но работник может выбирать тип отдыха самостоятельно.

Что значит продуктивный день?

Продуктивный рабочий день – это время, которое использовано с максимальной пользой для производства и для работника. Для рационального труда и отдыха необходимо постоянно развивать физические качества, профессиональные навыки и заботиться об рациональном питании.

Выделим 10 секретов продуктивности:

1. Ежедневно делать утреннюю зарядку;
2. Следить за осанкой, для этого, при необходимости нужно носить корсет, делать упражнения для позвоночника;
3. На рабочем месте можно растереть руки, сделать упражнения для шеи, кистей рук и ног;
4. Применять холодный кратковременный душ перед сном;
5. Пить воду в течении дня;
6. Есть фрукты;
7. Тратить в день как минимум час с тем, что бы повысить квалификацию в ближайшем будущем.
8. Применять метод обобщенной динамики

Данный метод позволяет получить оптимальную кинетическую энергию для того, что бы подготовить продуктивный рабочий день. Для этого понадобятся гантели, спортивные снаряды, приспособленные для получения физической нагрузки при высоком темпе с различной симметрией движений. Установлено, что при ассиметричном движении и без нагрузки биохимические реакции в организме проходят со скоростью, которая в пять раз меньше выше описанной.

9. При возможности применять дневной сон.

10. Калорийное питание.

Таким образом, продуктивный рабочий день включает много взаимозависимых факторов.

Р. Кови рекомендует создать гибкую систему, что позволяет не только разработать план, но и выработать навыки человека, способного к самоорганизации в любых условиях жизни. Данное планирование имеет гибкий принцип, что позволяет менять план в зависимости от задач в любой момент жизни. План включает:

1 - постановку цели;
2 - разработку планов;
3 - принятие решений;
4 - реализацию и организацию планирования;
5 - самостоятельный контроль.

Организация выходных дней наиболее эффективна, когда они проводятся на природе. Это могут быть парки, скверы, дачи и любой досуг на природе. Но каждый человек должен выделять хотя бы минимальный отрезок времени, что бы ежедневно медленно прогуливаться по свежему воздуху перед сном. И также максимально использовать любую возможность проводить физические упражнения на свежем воздухе, заполняя им свободное время. Таким образом, продуктивный рабочий день – 10 секретов которого мы рассмотрели в теме, зависит от многих факторов.

Что общего у вас с этим человеком? У вас, как и у него, есть 24 часа в день на развитие. Когда вы просыпаетесь утром, неважно, кем вы были вчера, вы начинаете все с чистого листа. Вы должны научиться полностью контролировать и направлять свою жизнь. Вот несколько советов и методик, как освободить свое время и использовать его более эффективно.

Как освободить свое время

Определите, сколько времени тратите сейчас

Мы живем в эпоху отвлечений. Поэтому мы должны обращать внимание на то, чем занимаемся и на что тратим свободные часы. Определите, на что у вас уходит больше всего времени (занятия, которые никак не помогут вам добиться вашей цели).

Будьте честны с собой. Оцените, как часто сидите в социальных сетях, смотрите YouTube или телевизор. Это не значит, что вам нужно сразу от всего этого отказаться. Вы просто должны понимать, как распоряжаетесь своим временем. Только вам выбирать, во что инвестировать свое время.

Оптимизируйте сон и просыпайтесь раньше

Выберите лучшее время, когда стоит ложиться спать и когда просыпаться. Попробуйте разбить свой сон на циклы, которые будут длиться по 90 минут. Это будет выглядеть примерно так: 1,5 часа > 3 часа > 4,5 часа > 6 часов

У вас было такое, что после одиннадцати часов сна вы все равно чувствовали себя невыспавшимся? Потому что вы проснулись посреди цикла.

Или как после трех часов сна вы чувствовали себя бодрым и полным энергии? Опять-таки, циклы.

Выработав привычку просыпаться рано, вы сможете несколько часов уделять себе и своим целям. Вот несколько советов, как это сделать:

Ложиться спать в одно и то же время

Постепенно просыпаться раньше (Если сейчас вы просыпаетесь в восемь утра, а хотите в шесть, начните с 7:50, затем – 7:40 и продолжайте в том же духе, пока не добьетесь желаемого результата)

В первое время вы можете чувствовать спад энергии, но это нормально: так ваше тело привыкает к новому расписанию. В таких случаях попробуйте поспать 20-30 минут.

Используйте с пользой «мертвое время»

Мертвое время – время, потраченное на занятия, которые не требуют серьезных умственных усилий. К таковым относятся, например, покупка продуктов или тренировки в спортзале. Попробуйте в такие моменты заниматься еще чем-то полезным. Например, слушайте аудиокниги, подкасты, практикуйте языки в Duolingo или Memrise.

Как эффективно использовать время

Установите цели

Вы должны с умом распоряжаться своими ресурсами. Если вы не установите цели, вы просто будете тратить время впустую. Поэтому очень важно правильно распределять свои ресурсы. Вы должны знать, к чему стремитесь.

Цели работают, как объектив камеры. Если вы правильно направите объектив и настроите фокус, у вас получится четкая фотография. Если нет – фотография будет размытой.

Попробуйте планировать на год вперед; установите три-пять главных целей для самых важных аспектов вашей жизни (работа, здоровье, отношения, личный рост, путешествия). Ваши цели должны быть конкретными. Все, что вам нужно сделать, – записать их на лист бумаги и начать к ним двигаться.

Определите занятия, которые при минимальных усилиях принесут максимальный результат

Тут вы можете применить закон Парето или принцип 20/80. Согласно этому принципу, 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий - лишь 20% результата.

Задайте себе вопрос:

Если бы я мог целый день заниматься одним делом из списка, какое бы из них принесло мне максимальную пользу и приблизило бы к цели?

Затем задайте себе второй вопрос:

Если бы я мог выполнить еще одну задачу из списка, что бы это было?

Наконец, спросите себя про третью задачу.

Придумайте утренний ритуал

Эффективный утренний ритуал – это отличный способ начать свой день. Он должен состоять из наиболее полезных занятий, которые помогут вам достичь целей.

Например, если вы хотите начать вести блог, вы должны писать как минимум одну статью в неделю. Попробуйте писать что-то каждое утро по 30-60 минут. Вот несколько советов, как сделать утренний ритуал еще более эффективным:

Пейте воду

Ваше тело только что пережило шесть-восемь часов без воды. Дайте ему возможность восстановиться.

Сделайте что-то хорошее

Сделайте что-то, чем будете гордиться – например, заправьте постель.

Занимайтесь спортом

Лучше всего начать день с зарядки.

Делегируйте, устраняйте или автоматизируйте задачи

Обычно мы думаем, что можем сделать все сами. Найдите среди всех своих задач те, которые не приносят никакой пользы. Выберите, какие из них вы можете делегировать кому-то другому. Подумайте, можете ли вы убрать некоторые дела из своего списка или автоматизировать их.

Например, Здравко Цвийетич каждый день тратил как минимум два часа на приготовление еды. Он решил сэкономить это время и стал заказывать доставку из ресторанов. Освободив эти два часа, он мог заниматься полезными делами, которые помогли бы ему добиться целей в будущем.

Заблокируйте время или «поставьте в календарь встречу с самим собой»

Проводите время наедине с собой и позаботьтесь о том, чтобы вас в такие моменты не беспокоили. Используйте эту возможность для того, чтобы сфокусироваться на действиях, которые помогут вам в достижении будущих целей.

Разбивайте работу на периоды

Это довольно интересный совет. Вы можете воспользоваться методом «Помидора». Техника предполагает разбиение задач на 25-минутные периоды, сопровождаемые короткими перерывами. Это поможет максимально увеличить вашу продуктивность и не перегореть.

Войдите в поток

Поток – это время, когда вы полностью погружены в задачу и на сто процентов сфокусированы. Очень важно понимать, над чем вы работаете, и что это поможет вам достичь целей в будущем. Совет: один из лучших способов войти в поток – найти подходящую музыку.

Дневной сон – это важно

Конечно, после выполнения серьезной задачи вам нужен будет отдых. В таком случае найдите тихий уголок в офисе или дома и закройте глаза. Необязательно именно засыпать, просто позвольте своему телу расслабиться.

Помните про временной буфер

Временной буфер охраняет нас от всего, что может пойти не по плану. Если вам назначили встречу на 15:00, придите в 14:45. Просто на всякий случай. Если вам нужно сдать проект к 1 июля, закончите его к 28 июня.

Не переживайте, если что-то идет не по плану

Даже если вы станете экспертом в области тайм-менеджмента, вы все равно будете сталкиваться с непредвиденными обстоятельствами. Обычно это не будет зависеть от вас. Если кто-то опаздывает на встречу с вами, для начала выдохните. Воспользуйтесь этим моментом, чтобы почитать книгу или послушать подкаст.

Следите за тем, на что тратите время

Следите за своими основными занятиями на протяжении всей недели, а затем оценивайте их важность. Так вы сможете увидеть причины неэффективности и исправить это в следующий раз.

Оцените свои результаты

Раз в неделю выделите тридцать минут на то, чтобы оценить свои текущие результаты. Что было продуктивным? Фокусируйтесь больше на этом. Что было неэффективным? Делегируйте это, устраняйте или автоматизируйте.

Выделите один день на рутинные дела

Посвятите один день рутинным делам – например, покупке продуктов или уборке квартиры.

Говорите «нет» собраниям, которые не имеют определенного результата

На прошлой работе Здравко Цвийетич постоянно перед собраниями задавал коллегам вопрос, каков будет их результат, и если такового не было, он просто туда не приходил либо приходил только тогда, когда обсуждались именно его задачи. Таким образом он не тратил время на бесполезные дела и занимался чем-то более важным.

Говорите «нет» электронной почте, пока не закончите с утренним ритуалом

Не проверяйте электронную почту чаще двух раз в день.

Говорите «нет» вещам, которые не совпадают с вашими целями

Очень важно научиться говорить «нет» и таким образом делать свою жизнь проще. Помните: вы не говорите «нет» другим, вы говорите «да» себе.

Награждайте себя

Ваша жизнь не должна быть распланирована до последней минуты. После продуктивной недели отдохните.

Выработайте ночной ритуал

У вас был очень продуктивный день. Вам пора отдохнуть. Вспомните о том, что приятного или хорошего произошло днем.

Технологический детокс

За час до сна выключите ноутбук, телефон и другие электронные устройства. Поговорите с любимым человеком, почитайте книгу или подготовьтесь к завтрашнему дню – подумайте о своих задачах, что наденете и где пообедаете.

Вывод

На выработку этих привычек у вас может уйти несколько лет, но поверьте, результаты будут ошеломляющими. Вы должны понимать, что не вернете потраченное время, поэтому проживайте каждый день максимально продуктивно. Конечно, вы не сможете выполнять все эти советы идеально и вы не должны к этому стремиться.

Думайте о маленьких вещах, которые вы можете контролировать. Вы сами решаете, когда просыпаться, когда выполнить первый, второй пункты из своего списка. Когда вы делаете эти маленькие вещи, все остальное больше не имеет значения, другие проблемы больше не под вашим контролем и вам не нужно о них переживать.

Попробуйте применить эти техники на практике и вы увидите, что можете достичь намного большего.

Продуктивность работы определяется не только тем, сколько всего вы успеваете, но и умением управлять своим временем так, чтобы не только успеть максимум сделать за день, но и найти время на себя, своих друзей и близких и свою личную жизнь. Вот несколько рекомендаций от издания Inc. и рекрутинговой платформы Rabota.ua, которые помогут вам в этом.

1. Включите синхронизацию

Если у вас есть на компьютере, телефоне и планшете – все они должны «говорить в один голос». Слишком много разных календарей может сбить вас с толку. Поэтому постарайтесь вести только один планировщик или убедитесь, что все ваши гаджеты между собой или с единым «облачным» сервисом.

2. Составьте отдельный план для каждого проекта

Продумайте наперед наиболее оптимальные шаги, которые вам нужно реализовать для достижения той или иной цели, прежде чем начинать проект. Так вы сэкономите время и усилия в процессе работы и быстрее справитесь с заданием. Подробный план помогает тратить меньше времени на обдумывание.

3. Начните с главного

Если вы в первую очередь справитесь с самыми важными заданиями, от выполнения которых вы не можете отказаться, вам будет гораздо легче одолеть или, в крайнем случае, перенести остальные текущие задания. Если же вы позволите себе отвлечься на второстепенные задачи, рискуете выбиться из графика и погрязнуть в рутине. А значимые задачи тем временем будут «висеть в воздухе».

4. Самоконтроль как способ побороть «утечку» времени

Попробуйте на протяжении нескольких недель вести чёткий учёт того, . Оцените, сколько времени уходит на несущественные задачи, что вас отвлекает, происходит ли это регулярно. Как только вы отследите эти тенденции, вам станет гораздо легче исключить ненужные дела. Поначалу это будет трудно, но за несколько недель вы втянетесь - и дальше процедура «сверки» своих затрат времени станет быстрой и привычной.

5. Никаких «забитых» графиков

Будьте реалистичны, составляя свой график. Не пытайтесь втиснуть туда больше встреч, переговоров и обязанностей, чем вы в состоянии выполнить. Часто специалисты по тайм-менеджменту говорят, что более трёх крупных задач в день человек просто физически не способен выполнить. Включайте в список только те дела, с которыми вы вероятнее всего сможете справиться.

6. Сведите отвлекающие факторы к минимуму

На протяжении дня хотя бы на определенное время откажитесь от того, что может вас отвлекать – отключите уведомления, всплывающее сообщения, откажитесь от использования соцсетей. Это поможет вам сконцентрироваться на проекте и эффективно использовать время работы.

7. Всегда предвидьте «форс-мажор»

Оставляйте в своем графике небольшие зазоры, чтобы иметь запас времени в случае появления непредвиденных обстоятельств. Например, если вы можете добраться из точки А в точку В за 15 минут, отведите на это 25 минут. В течение дня все равно будут возникать какие-то незапланированные «сюрпризы». И при слишком «забитом» графике (выше мы уже говорили, почему это плохо) вам будет гораздо сложнее с ними справиться.

8. Трудоголик? Приучите себя делать перерывы

Наша способность концентрироваться в процессе работы уменьшается. Соответственно, продуктивность падает. Так что даже если вы будете работать без единого перерыва, это вовсе не гарантирует вам хороший результат и удовлетворенность от работы. Поэтому делайте небольшие короткие перерывы, чтобы перезарядиться и взглянуть на работу свежим взглядом.

9. Думайте на бумаге

Если вы чувствуете, что не можете решить какое-то задание, попробуйте написать на листе бумаги все возможные варианты, которые придут вам в голову. Это поможет вам сконцентрироваться и одновременно даст шанс для появления новых идей. Более того, ежедневные списки дел, заметки о результатах встреч, схемы и наброски лучше всего делать в блокноте.

10. Дополняйте этот перечень правил своими собственными

Не забывайте, что это не строгий свод правил. Экспериментируйте. Анализируйте, какие из этих советов помогают вам в работе. Возможно, применив даже лишь одно или два из этого списка, вы начнёте работать гораздо эффективнее.

По материалам:

Продуктивность - это штука, которую трудно поддерживать каждый день на протяжении длительного времени. Часто она зависит от настроения, в котором вы проснулись или от физического состояния. Иногда бывает, что вы с самого утра готовы горы свернуть, но чаще, напротив, работать совсем не хочется. Понаблюдав за людьми, у которых нет проблем с продуктивностью, можно прийти к выводу, что все они используют какой-либо набор действий, который помогает им собраться утром, перед работой. А то, что работает для одного, может сработать и для других, не так ли? Поэтому ниже я позволю себе привести ряд советов, который может помочь вам поддерживать продуктивность и начинать каждый рабочий день энергично.

Создайте ритуал

Довольно популярный совет, который вы могли увидеть во многих книгах по тайм-менеджменту и продуктивности. В данном случае речь идет о том, чтобы придумать для себя какое-то действие, которое включает вас и настраивает на определенный лад. Для кого-то это энергичная зарядка, кому-то нужно принять душ, третий не может начать день без чашки кофе. Главное здесь активизировать вашу физическую энергию, найти силы для нового дня. Ваш покорный слуга работает дома, поэтому для меня таким ритуалом стала небольшая зарядка и чашечка хорошего, вкусного зеленого чая. Создайте свой ритуал, который включит и настроит вас.

Улучшайте себя

После того, как вы проснулись физически, особенно если вы делали зарядку, нужно немного расслабиться. Прочитать очередную главу какой-нибудь книги, изучить что-то новое или, напротив, успокоить ум и выкинуть лишнее из головы. На данном этапе можно прочесть что-нибудь о продуктивности, тут же применить это на практике.

Медитация тоже очень хорошо расслабит и настроит вас перед рабочим днем. Кроме этого, можно почитать вдохновляющие цитаты или поизучать проекты конкурентов. У нас очень мало времени на самообразование и создание вдохновения, поэтому утро - отличная пора, чтобы уделить полчасика себе любимым.

Напишите, что вы хотели бы сделать

Начинать день без четкого плана - это как вести машину туманным днем. В принципе, вы доедете куда нужно, но на это уйдет больше времени. В процессе усложненного дорожного движения вы будете чувствовать себя менее уверенно. Словом, аналогия очевидна.

Составьте четкий план на весь день, а если это не помогает - напишите, что вы хотели бы сделать сегодня, и почему вы хотите это сделать. Ощущение будет совсем другое: вы едете по хорошей дороге в солнечный день, да еще и с GPS.

Визуализируйте результаты

Все, что мы делаем имеет результат, не так ли? Если вам трудно выполнять какую-то работу, просто осознайте ее важность, визуализировав результат. Размышлять можно так: сегодня мне нужно сделать A, B и C, потому что это приведет к X, Y и Z.

Осознав все позитивные и негативные результаты своей деятельности и поняв, насколько важны некоторые из них в вашей жизни, вы сразу ощутите волну мотивации. Остается только использовать и продлевать это ощущение.

Сделайте это

Если вы проделали все предыдущие шаги, то вы уже настроены куда более продуктивно, чем большинство людей. Самое главное - это выполнять намеченное, так вы ощутите всю полноту жизни.

Вы бодры, сегодня вы уже успели узнать что-то новое, у вас есть четкий план действий и вы знаете, к чему все это приведет. Действуйте!