Инвентаризация денежных средств, находящихся в кассе – обязательная процедура, проводимая с целью контроля правильности ведения кассовых операций. Процедура инвентаризации кассы имеет ряд особенностей, которые мы подробно рассмотрим в сегодняшней статье.

Инвентаризация денежных средств в кассе: цели и задачи

Субъекты хозяйствования, имеющие кассу и хранящие в ней наличность и денежные документы, обязаны периодически проводить инвентаризацию кассы. Организации и предприниматели инвентаризируют кассу с целью:

• проверить правильность ведения кассовых операций (полнота и корректность заполнения ордеров и кассовой книги, наличие документов, подтверждающих отражение операций, и т.п.);
• проконтролировать реальность текущего учета (соответствие фактических остатков наличности информации, отраженной в оборотно –сальдовой ведомости);
• выявить ошибок в расчетах (проверка математической правильности расчетов);
• проконтролировать сохранность наличности и денежных документов;
• проверка соблюдения правил материальной ответственности кассиров и руководителей (заведующий кассой, старший кассир и т.п.). Читайте более подробно: →

В соответствии с вышеперечисленными документами необходимо разработать внутренний нормативный акт, который будет регламентировать процедуру инвентаризации в конкретной организации. Данный документ может быть выпущен отдельно (Положение об инвентаризации кассы ) либо быть частью общего Порядка проведения инвентаризации на фирме. Кроме того, Положение об инвентаризации кассы может быть оформлено как часть учетной политики. Это целесообразно делать в случае, если речь идет о небольшой фирме или ИП.

Отдельно стоит поговорить о сроках инвентаризации кассы. Законодательством не утверждена периодичность проверки ведения кассовых операций. Каждая организация вправе проводить проверки по своему усмотрению, соблюдая при этом утвержденные внутренние положения. При этом следует знать, что законом утверждены случаи обязательной проверки кассы. Вот основные из них:

• ежегодно, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, следует проинвентаризировать кассу и подать в бухгалтерию информацию об остатках наличности и денежных документов;
• в случае, если произошла смена МОЛа (уволен завкассой, кассир переведен на другую должность и т.п.), обязательно нужно провести инвентаризацию кассы с целью проверки сохранности наличности;
• инвентаризация кассы обязательна по факту проведения любой из форм реорганизации компании (слияние, поглощение, смена правовой формы и т.п.), а также при ликвидации и банкротстве;
• в ситуации, когда на предприятии установлены факты хищений и злоупотреблений со стороны работников кассы, то на основании соответствующих актов следует провести инвентаризацию.

При оформлении Положения об инвентаризации кассы на предприятии следует учитывать все вышеперечисленные случаи. Целесообразно составить документ в виде графика, в котором указать даты проверки кассы, а также отдельно описать случаи обязательных ревизий в соответствие с законодательными требованиями.

Как проинвентаризировать кассу: пошаговая инструкция, документы, проводки

Этап 1. Подготовка к инвентаризации

Подготовительный этап проверки кассы начинается с издания приказа о ее проведении. В документе следует указать:

• дату проверки. Если речь идет о комплексной инвентаризации всех касс предприятия (например, проверка касс сети магазинов), то целесообразно составить график, в котором указать дату проведения проверок конкретной кассы, а также общий период инвентаризации;
• состав инвентаризационной группы. Членами проверяющей группы могут быть сотрудники бухгалтерии, подразделений аудита, финансового мониторинга и безопасности, а также работники прочих отделов контроля. Инвентаризировать кассу запрещено сотрудникам взаимозависимых с кассой подразделений;
• документ, утверждающий результаты проверки (см. → ).

Этап 2. Процедура проверки

В день проверки члены инвентаризационной группы являются в кассу. На момент проведения проверки все кассовые операции должны быть прекращены, а именно:

• все расходные и приходные ордера переданы в бухгалтерию;
• денежные средства и документы, находящиеся в кассе и переданные под ответственность кассира, оприходованы;
• наличность, выданная из кассы, списана, о чем имеются соответствующие подтверждающие документы.

Далее проверяющие переходят к основному этапу инвентаризации, а именно к пересчету наличности и денежных документов. Присутствие всех членов инвентаризационной комиссии – обязательное условие для проведения данной процедуры. Пересчет денег может осуществляться как вручную, так и с использованием ККТ. По факту пересчета проверяющий сравнивает полученный результат с данными, указанными в оборотно-сальдовой ведомости.

Этап 3. Оформление результатов.

По факту проверки возможен один из результатов проверки, а именно:

• сумма наличности и денежных документов соответствует информации, указанной в оборотно-сальдовой ведомости;
• выявлен излишек денег;
• обнаружена недостача наличности.

Вне зависимости от результата инвентаризации, проверяющие обязаны оформить результат проверки актом по форме ИНВ-15. Расскажем о некоторых особенностях заполнения бланка ИНВ-15:

1. При оформлении бланка обязательно заполнение необходимых реквизитов: наименование предприятия, код КВЭД, основание для проведения инвентаризации (номер, дата приказа), номер, дата акта, а также дату, на которую проводилась проверка. Подчеркнем, что акт об инвентаризации составляется в день ее проведения, не позже;
2. В основной части акта проверяющий указывает учетную и фактическую сумму денежных средств и документов. Оба показателя отражаются в разрезе видов наличности и документов (отдельно наличность, марки, ценные бумаги и т.п.). Суммы должны быть указаны как цифрами, так и прописью;
3. По факту проверке в акте отражается информация о выявленных излишках/недостача (при наличии). В случае, если учетные данные о средствах и документах соответствуют с их фактическим наличием, то в графа «Излишки», «Недостача» ставятся прочерки;
4. Обратная сторона бланка содержит информацию, касающуюся объяснений МОЛом причин выявленных недостачи (излишков), а также решение руководителя организации по данному вопросу (выговор, увольнение, необходимость погашения сумму недостачи за счет ответственного лица или предприятия и т.п.).

Обязательное условие для признания акта инвентаризации действительным – наличие всех необходимых подписей, а именно:

• членов комиссии, утверждающих акт;
• МОЛа, подтверждающего факт ответственного хранения ценностей, перечисленных в акте (дополнительная подпись – в случае объяснения причин излишков/недостачи);
• руководителя под решением, принятым в отношении выявленных излишков/недостачи.

Этап 4. Учет результатов инвентаризации.

В случае, если какие-либо отклонения по результатам инвентаризации выявлены не были, то отражать результаты проверке в учете не нужно. Если же в кассе выявлены излишки или обнаружена недостача, то этот факт необходимо отразить в учете.

Рассмотрим примеры по каждому из случаев.

	Недостача покрыта за счет средств МОЛа		Недостача покрыта за счет средств организации
Пример	Согласно акта ИНВ-15, в кассе АО «Сириус», выявлена недостача наличности в сумме 1.302 руб. Завкассой Петренко признан виновным в растрате средств. Недостача покрыта за счет Петренко.		В акте ИНВ-15 указано о недостаче, выявленной в кассе магазина «Колос», в сумме 303 руб. Виновные в недостаче лица установлены не были, сумма отнесена в счет расходов «Колоса».
Проводки	Дт 94 Кт 50 Сумма 1.302 руб.	Отражена недостача, выявленная в кассе АО «Сириус»	Дт 94 Кт 50 Сумма 303 руб.	Отражена недостача, выявленная в кассе «Колоса»
	Дт 73 Кт 94 Сумма 1.302 руб.	Недостача покрыта за счет средств Петренко	Дт 91.2 Кт 94 Сумма 1.302 руб.	Сумма недостачи отнесена в счет расходов «Колоса».

Нарушения при проведении инвентаризации кассы

Нарушение №1 . Отсутствие одного из члена инвентаризационной группы.

Приказом о проведении инвентаризации кассы на ОА «Триада» утвержден список членов комиссии. В день инвентаризации один из членов группы (Субботин К.П.) не явился на работу по причине болезни. Проверка кассы проводилась без Субботина, его подпись отсутствует в акте ИНВ-15.

В данном случае «Триадой» допущена довольно распространенная ошибка. В случае отсутствия одного из членов группы, его следует заменить на другого сотрудника с соответствующими полномочиями, после чего внести соответствующие изменения в приказ об инвентаризации (см. → )

Нарушение №2 . Пересчет наличности в кассе производится в присутствие одного из проверяющих и завкассой.

При пересчете наличности во время инвентаризации кассы ООО «Фламинго» присутствовал член комиссии Голубев и завкассой Кукушкина. Излишков и недостач по факту проверки выявлено не было, в акте ИНВ-15 поставили подписи все члены комиссии.

Присутствие всех членов комиссии при пересчете наличности – обязательное условие для признания акта ИНВ-15 действительным. В данном случае имело место нарушение порядка проведения проверки кассы, акт, составленный по ее результатам, является недействительным.

Нарушение №3 . Кассир не был ознакомлен с актом ИНВ-15.

По результатам проверки кассы АО «Колибри» выявлена недостача в сумме 5.702 руб. По решению директора «Колибри», отраженном в акте ИНВ-15, виновным в растрате средств признан завкассой Комов, в связи с чем он обязан погасить сумму недостачи за счет собственных средств. Акт ИНВ-15 подписан членами комиссии и директором «Колибри». Подписи Комова в акте отсутствуют.

Так как завкассой Комов не был ознакомлен с результатами инвентаризации, решение о признание его виновным и факт удержания средств в счет погашения недостачи является неправомерным. Согласно законодательству, Комов должен быть ознакомлен с результатам проверки, а также объяснить причины выявленной недостачи.

Для проверки фактического остатка наличных денег в организации и его соответствия данным учетной системы проводится инвентаризация кассы . Во время этой процедуры пересчитываются денежные средства, проверяется правильность оформления документов, а также установленная норма наличных.

Проведение процедуры инвентаризации позволяет собственнику или директору компании контролировать кассиров на предмет хищений или некачественной работы. Каждая организация на случай налоговой проверки должна иметь на руках заполненные и подписанные акты инвентаризации кассы по форме ИНВ-15 .

Порядок проведения инвентаризации кассы

Инвентаризация денежных средств в кассе регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ. Процедура проводится на основании приказа, распоряжения или постановления руководителя организации. Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия. В ее состав могут входить представители руководства организации, например, владелец или генеральный директор, и практически любые специалисты, в том числе бухгалтеры, юристы, сотрудники службы безопасности.

Порядок проведения инвентаризации кассы предполагает, что до начала процедуры комиссия получает последние (текущие) приходные и расходные документы о движении наличных денег. Кассиры, как материально ответственные лица, письменно подтверждают, что документы переданы комиссии или находятся в бухгалтерии, все денежные средства в кассе оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Далее порядком проведения инвентаризации предусматривается пересчет денег, находящихся в кассе. Полученную сумму комиссия сравнивает с учетными цифрами, зафиксированными в сданных до этого документах. Также обязательно проверяются данные, находящиеся в памяти контрольно-кассовых машин организации.

При проведении инвентаризации денежных средств в кассе необходимо соблюдать ряд методических указаний:

• комиссия должна присутствовать в полном составе, иначе результаты проверки будут считаться недействительными;
• все описи и акты инвентаризации должны заполняться не менее чем в двух экземплярах;
• пересчет денежных средств проходит при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров);
• документы подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица; в инвентаризационных актах не допускаются помарки — ошибки нужно исправлять путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними верных. Исправления обязательно визируются всеми членами комиссии.

Таким образом, в заполненном акте инвентаризации денежных средств в кассе содержатся учетный и фактический остаток наличных, перечислены все члены комиссии, в документе стоят их подписи. Результаты доводятся до руководителя организации.

Интерпретировать итоги проведенной проверки стоит так: если все совпало, значит, учет в организации ведется правильно, а кассир работает хорошо. Если обнаружена недостача или излишек, нужно принимать меры. Проверить правильность учета и скорректировать правила, оценить профессиональную пригодность кассира и его благонадежность.

Излишек по кассе после проведения инвентаризации оформляется в приход и квалифицируется как прочий доход — с него потом будет уплачен налог. Оформленная недостача уменьшает остаток денег в учетной системе, а следовательно, его должен возместить виновный в инциденте сотрудник – кассир либо другое материально ответственное лицо.

Объяснение причин излишков и недостач необходимо фиксировать непосредственно в акте инвентаризации наличных денежных средств - на втором листе.

Как часто проводится инвентаризация кассы

Начинающих предпринимателей интересует вопрос, как часто проводится инвентаризация кассы. Она может проходить как в плановом, так и внеплановом режиме. В первом случае периодичность проверки регламентируется учетной политикой компании, которая может пересматриваться ежегодно. Помимо планового сценария есть моменты, когда проводить инвентаризацию наличных денежных средств обязательно:

• если денег в кассе больше или меньше, чем должно быть;
• когда меняется кассир (материально ответственное лицо);
• организационные преобразования, в том числе ликвидация юридического лица;
• форс-мажор — когда организации наносится ущерб, например, в результате стихийных бедствий;
• конец календарного года — это тоже повод для проведения инвентаризации кассы – проверка проводится в последний рабочий день декабря.

Облачный сервис для управления торговлей МойСклад поможет быстро наладить ведение кассы организации и складской учет , а также автоматизировать торговые точки при минимуме вложений.

Закон предписывает определенной категории предприятий иметь кассу. Она необходима для приема, хранения, а также выдачи денежных документов и средств, типовых форм строгой отчетности. Вместе с этим законодательство предписывает проведение инвентаризации кассы.

Когда обязательна процедура?

Инвентаризация кассы проводится:

1. При передаче имущества компании в аренду, его продаже, выкупе, а также в предусмотренных законодательством случаях при преобразовании муниципального/государственного унитарного предприятия.
2. При выявлении фактов порчи ценностей, злоупотреблений, хищения.
3. При реорганизации (ликвидации) компании перед составлением соответствующего баланса и в прочих случаях, установленных в законодательстве или нормативных актах Минфина.
4. Перед формированием бухгалтерской отчетности за год.
5. В случае пожара, стихийных бедствий, аварий и прочих ЧС, спровоцированных экстремальными условиями.

Учетная политика может предусматривать иные случаи, при которых выполняется инвентаризация кассы. Вместе с этим должны быть установлены сроки ее осуществления (например, ежеквартально).

Порядок проведения инвентаризации кассы

Проверка операций и их документального оформления осуществляется в ходе выездного и внутреннего контроля. Первый выполняется учредителем, уполномоченными органами. Статья 19 ФЗ, регламентирующего ведение бухучета, предписывает обязанность хозяйствующего субъекта осуществлять внутреннюю проверку операций, совершенных на предприятии. Порядок инвентаризации кассы предусматривает формирование комиссии, действующей постоянно. Ее состав утверждается распоряжением (постановлением, приказом) руководства компании. В случае отсутствия хотя бы одного участника комиссии при инвентаризации кассы результаты проверки признаются недействительными.

Документальное оформление

До начала сверки фактического наличия денег комиссия получает приходные и расходные ордера (для каждого из них есть свой образец). Инвентаризации кассы (в рамках внешнего и внутреннего контроля) оформляются:

1. Сличительной ведомостью (описью ф. 0504086). Она необходима для отражения итогов проверки денежных документов и бланков отчетности. В описи фиксируются расхождения между данными по фактическому наличию учетных объектов и сведениями бухучета посредством их сопоставления.
2. Ведомостью ф. 0504088. Этот документ используется для отражения итогов проверки денежной наличности - сведений о фактическом количестве средств в кассе и по учетным сведениям, по излишкам и недостаче, обнаруженным при инвентаризации, номерам последних расходного и приходного ордеров.

Если при проведении проверки были выявлены лишние средства, недостаток их либо прочие отклонения от данных бухучета, составляется ведомость расхождений. В ней указываются показатели по каждому объекту в стоимостном и количественном выражении. На основании этой ведомости составляется акт инвентаризации кассы. Бланк этого документа является типовым и утвержден на законодательном уровне (ф. 05040835). Указанная выше схема используется при выполнении внутренней проверки. В рамках выездного контроля оформляется только документ, отражающий результаты, которые показала инвентаризация кассы (бланк можно увидеть в статье).

Особенности процедуры

Инвентаризация кассы может предусматривать:

1. Выборочную проверку правильности ведения журнала по операциям с наличностью и безналом.
2. Сверку первичной документации с выписками по счетам, открытым в территориальных подразделениях Федерального казначейства, контроль законности ее оформления.
3. Проверку своевременности и полноты оприходования средств, которые поступают в кассу.
4. Контроль правильности списания денег на затраты, использования по целевому назначению.
5. Проверку сохранности и наличия средств.
6. Контроль соблюдения порядка составления записей Кассовой книги.
7. Проверку соблюдения установленного лимита по остатку денег.
8. Контроль наличия заключенного договора о материальной ответственности лица, уполномоченного фиксировать и выполнять кассовые операции.

Составленный по результатам проверки акт инвентаризации кассы подписывается всеми членами уполномоченной комиссии.

Важный момент

В процессе подсчета фактического присутствия в кассе объектов к учету принимаются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги. К ним в том числе относят авиабилеты, путевки в санатории, вексельные, почтовые и прочие марки и так далее. Проверка фактического количества бланков строгого учета осуществляется по их видам (к примеру, по талонам на ГСМ). При этом учитывается начальный и конечный номер того или другого документа. Проверку проводят и по каждому участку хранения, и материально ответственному лицу.

Превышение установленного предела наличности

Акт инвентаризации кассы может показать несоблюдение утвержденного лимита по остатку денег. С 1 января 2013 года проведение кассовых операций осуществляется казенными учреждениями по Положению №373-П. Этим документом предусматривается, что для осуществления наличных расчетов следует ввести максимально допустимый предел средств, который может присутствовать на предприятии в месте осуществления данных операций. Накопление в кассе компании наличности сверх утвержденного лимита разрешено в дни выдачи з/п, выплат, входящих в фонд оплаты труда и относящихся к социальным начислениям, стипендий, включая дату получения их с лицевого счета, а также нерабочие, выходные праздничные дни, если юрлицо осуществляет в эти периоды кассовые операции. Максимально допустимый предел устанавливается по правилам, которые приведены в приложении к Положению №373-П, или определяется учредителем относительно подведомственных ему подразделений.

Возложение обязанностей на неуполномоченного работника

Инвентаризация кассы предусматривает проверку надлежащего оформления полномочий ответственного лица. На предприятиях, осуществляющих операции с наличностью, утверждается соответствующая должность. Кассир является материально ответственным лицом, что указывается в трудовом договоре с ним. В случае его отсутствия возложение его обязанностей на другого сотрудника без соответствующего документального оформления не допускается. Для назначения специалиста на временное замещение должности необходимо издать распоряжение (приказ).

Нарушения при оформлении ордеров

Часто инвентаризация кассы выявляет отсутствие подписей в приходных и расходных документах, являющихся основанием для выдачи и получения наличности. В соответствии с п. 2.2 указанного выше Положения, ордера должен визировать главбух или бухгалтер. При их отсутствии право подписи принадлежит кассиру или руководителю предприятия. Ответственное лицо снабжается печатью или штампом с реквизитами, подтверждающими выполнение операции.

Правила отражения в учете

В ходе инвентаризации проверяется наличие подписей руководителя предприятия и главного бухгалтера либо уполномоченных на это лиц на документах, принимаемых к отражению в отчетности. Без этих реквизитов данные бумаги к учету не принимаются. Исключение составляют документы, подписываемые администрацией органа госвласти, местного управления. Особенности оформления этих бумаг установлены в законодательстве и прочих нормативных актах. В остальных случаях отсутствие подписи главного бухгалтера на приходных/расходных ордерах выступает в качестве нарушения кассовой дисциплины.

Обязанности уполномоченного лица

В соответствии с Порядком №40 (п. 20) при получении ордеров либо документов, заменяющих их, кассир должен проверить:

1. Присутствие и подлинность подписи гл. бухгалтера, а на расходной форме - разрешительной отметки руководителя или уполномоченного лица.
2. Правильность составления документов.
3. Наличие приложений, перечисленных в ордерах.

В случае несоблюдения одного из приведенных выше условий кассир обязан вернуть документы обратно в бухгалтерию для исправления ошибок. Расходные и приходные ордера либо заменяющие их формы после выдачи или получения денег должны быть немедленно подписаны ответственным за операции лицом. Приложенная документация погашается штампом либо отметкой "Оплачено" и указанием даты. Таким образом, при применении Порядка №40 отсутствие подписи гл. бухгалтера при наличии ее на заявлении в ходе проведения инвентаризации не будет считаться нарушением кассовой дисциплины.

Спорный момент

В некоторых случаях при инвентаризации контролеры признают нарушением отсутствие подписи кассира рядом с пометкой "Получено" на приходном ордере. Согласно законодательству, поступление средств отражается на основании ф. 0310001. Форма приходного ордера, а также рекомендации по его правильному заполнению приводятся в Постановлении №88. Этот документ регламентирует унифицированные бланки первичной отчетности по учету кассовых операций и результатов инвентаризации. По нормам п. 84 Постановления №88, приходный ордер оформляется как в ходе ручной обработки информации, так и при использовании для этого вычислительно-технических средств. Этот документ выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главбухом или иным уполномоченным лицом и кассиром. Квитанция по ордеру визируется этими же сотрудниками, а также удостоверяется штампом. Документ проходит регистрацию в соответствующем журнале и выдается лицу, сдавшему деньги. Сам приходный ордер оставляют в кассе. В нем указывают:

В приходном ордере в строке "Приложение" перечисляют первичные и прочие документы с номерами и датами их оформления. В графу "Кредит, код подразделения" вносятся соответствующие сведения по структурному отделу, на который приходуются средства. Таким образом, в Постановлении №88 не содержится требований об обязательном присутствии подписи кассира возле штампа. Такое предписание отсутствует также и в Инструкции №157н. Из этого следует, что отсутствие отметки уполномоченного лица не будет являться нарушением законодательных норм.

Введение

инвентаризация контроль проверка

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности предприятия и организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств. Это вытекает из ст.12 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ. Инвентаризации имущества и обязательств должны проводить все экономические субъекты и независимо от формы собственности.

Инвентаризация - установление на определенный момент фактического наличия средств и их источников, фактически произведенных затрат путем пересчета инвентаризируемого объекта в натуре, т.е. снятие остатков, или путем проверки учетных записей. С помощью инвентаризации проверяют правильность данных текущего учета и выявляют ошибки, допущенные в учете. Инвентаризация необходима для уточнения показателей учета и последующего контроля за сохранностью имущества предприятия.

Инвентаризации подлежит все имущество (все виды имущества, принадлежащие предприятию независимо от его местонахождения; имущество, не принадлежащее предприятию, но числящееся в бухгалтерском учете; имущество, не учтенное по какой-либо причине) и все виды финансовых обязательств.

Количество инвентаризаций в отчетном году, порядок и сроки их проведения и перечень проверяемого имущества и обязательств устанавливается руководителем предприятия, кроме случаев, когда в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризации обязательно.

Обычно инвентаризации подразделяются по различным объектам учета на:

§ Инвентаризацию основных средств;

§ Инвентаризацию капитальных вложений, незавершенных капитального строительства и капитального ремонта;

§ Инвентаризацию незавершенного производства;

§ Инвентаризацию товарно-материальных ценностей;

§ Инвентаризацию денежных средств;

§ Инвентаризацию расчетов и других статей баланса.

Сущность тех или иных объектов учета и контроля, а также их различная роль в производственно-коммерческой деятельности экономического субъекта, таким образом, накладывают особые отпечатки на саму технологию проведения каждой из таких инвентаризаций.

Порядок проведения инвентаризации денежных средств

Организации располагают денежными средствами, необходимыми для их финансово- хозяйственной деятельности. Денежные средства в основном должны храниться в учреждениях банка и незначительные суммы - в кассе организации.

Порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе установлен решением Совета директоров Центрально банка РФ от 22 сентября 1993г. №40, инструкция «О порядке ведения кассовых операций Российской Федерации» приведена в письме Банка России от 04 октября 1993г. №18.

Ведение операций с наличными денежными средствами возлагается на кассира, который несет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить наличность в пределах лимита, согласованного с обслуживающей банковской организацией. Превышение его допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплат заработной платы. Пределы расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами в один день по одному договору не должен превышать установленного лимита.

Ревизия денежных средств является традиционным направлением, с которого начинается проверка. Прежде всего такой интерес связан с тем, что наличные денежные средства представляют собой наиболее рисковый объект потенциальных искажений официальных данных. В движении денежных средств выделяют два основных вида искажения:

· величина в отчетности завышена по сравнению с реальной (ошибка в учете или денежные средства реально присвоены, похищены и т.д.);

· величина в отчетности занижена по сравнению с реальной (ошибка в учете или существуют неучтенные денежные средства).

Для выявления ошибок и предотвращения злоупотреблений проводят внезапную инвентаризацию кассы, в ходе которой производится полный пересчёт наличных денег и проверка других ценностей, находящихся в кассе. Пересчитанный остаток наличных денежных средств сверяют с данными кассовой книги.

Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчёт и документы по операциям последнего дня, а также даёт расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет не оприходованных или несписанных в расход денег.

При инвентаризации кассы проверяется фактическое наличие денежных средств путем полистного пересчёта всех денежных знаков в покупюрной описи; никакие расписки в остаток наличных денег в кассе не включаются.

Одновременно подлежат инвентаризации денежные документы, ценные бумаги и бланки строгой отчетности, с учётом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. При этом определяется как фактическое их количество, так и стоимостная оценка.

По результатам проверки оформляется акт инвентаризации. В этом акте указывается состав комиссии, местонахождение проинвентаризированных денежных средств, фактические остатки и остатки по данным учета, подписка кассира о приеме денежных средств на свою ответственность. Кроме того, определяется результат инвентаризации, берется объяснение причин расхождения с учётными данными от кассира и решение руководителя по результатам инвентаризации.

Результаты инвентаризации отражаются бухгалтерскими записями.

Излишки денег, установленные проверками, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации:

Дебет счета 50 «Касса»; Кредит счета 91 «Прочие доходы».

Недостача денег в кассе оформляется бухгалтерской записью:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; Кредит счета 50 «Касса».

Недостача денег в кассе подлежит взысканию с кассира:

Дебет счета 73 «Расчеты по возмещению материального ущерба»; Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Недостача денег в кассе внесена кассиром:

Дебет счета 50 «Касса»; Кредит счета 73 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Если во взыскании недостачи с виновного лица отказано судом, недостача списывается на финансовый результат:

Дебет счета 91 «Прочие доходы»; Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Инвентаризация денежных средств, находящихся на расчётном и специальных счетах, согласно п. 3.43 Методических указаний по инвентаризации, производится путём сверки остатков сумм, числящихся соответственно по данным бухгалтерского учёта на счетах 51 «Расчётные счета», 55 «Специальные счета в банке» с данными выписок банков. Обычно сверка с банком осуществляется в специальных формах по состоянию на 1 января каждого года. Для отражения результатов инвентаризации денежных средств на счетах в банках не предусмотрено никаких унифицированных форм актов и описей. Организация разрабатывает указанные формы самостоятельно. Отклонения от учётных данных, выявленные при инвентаризации, образуются только из-за ошибок бухгалтера. Например, при проведении инвентаризации было выявлено превышение остатка на счёте по данным выписки из банка над остатком, который значится по данным бухгалтерского учёта. При выяснении причины этого отклонения оказалось, что оно произошло из-за того, что в учёте была повторно отражена сумма, поступившая от покупателей. В данном случае положительное отклонение фактических данных от данных бухгалтерского учёта образовалось из-за ошибки бухгалтера, которую можно исправить следующей проводкой:

Дебет счета 51; Кредит счета 62 - сторно - исправлена ошибка, вызванная повторным отражением в бухгалтерском учета платежного поручения.

Инвентаризация кассы - это процедура, необходимая как при подготовке к составлению годовой бухгалтерской отчетности, так и в ряде других случаев. Денежные средства в кассе организации находятся на особом учете, потому что деньги - это наиболее ликвидные активы предприятия и они чаще являются объектом хищения, чем другие виды имущества. Именно поэтому проводить регулярную инвентаризацию денежных средств в интересах компании. О том, как правильно это сделать, читайте в статье.

Инвентаризация кассы проводится в соответствии с приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний...» (Методические указания).

Не забудьте с материально ответственными работниками (МОЛ), которые имеют доступ к денежным средствам и документам, в обязательном порядке заключить договоры о полной материальной ответственности. Если такой договор не заключен, то в случае выявления недостачи организация не сможет удержать с работника сумму ущерба в полном размере (ст. 241 -244 Трудового кодекса РФ ).

Когда процедура обязательна

Инвентаризация денежных средств в кассе производится:

• перед тем как составлять годовую бухгалтерскую отчетность (п. 27 Положения о бухучете, приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н );
• перед сменой МОЛ (п. 1.5 Методических указаний);
• если обнаружены хищения (п. 1.5 Методических указаний);
• если произошли чрезвычайные ситуации, такие как пожар, авария и т. п. (п. 1.5 Методических указаний);
• если организация ликвидируется (реорганизуется) (п. 1.5 Методических указаний).

В остальных случаях инвентаризация кассы (2018)осуществляется в те сроки, которые установит руководитель своим приказом.

Порядок и сроки проведения инвентаризации кассы за 5 шагов

Шаг 1. Вначале издается приказ руководителя, в котором определяются:

• сроки проведения;
• место проведения;
• участки и объекты, которые будут проверены;
• состав инвентаризационной комиссии.

Такое распоряжение можно составить по форме № ИНВ-22 (скачать его унифицированный бланк можно в конце статьи).

Следует помнить, что любое решение — либо использовать унифицированные формы, либо отказаться от них и разработать собственные документы — должно быть закреплено в учетной политике.

Если предприятие достаточно большое и, например, имеет магазины в разных городах, то для одновременного контроля всех касс создаются инвентаризационные комиссии. Комиссия должна состоять не менее чем из двух человек.

В ее состав обязательно включают:

• представителей руководства организации;
• бухгалтера;
• других специалистов.

Недопустимо формировать комиссию только из работников сторонней организации (например, представителей аутсорсинговой компании или аудиторской фирмы).

Работника, ответственного за сохранность денежных средств, в состав комиссии также не включают. Он может только находиться там, где проводится ревизия, наблюдать за ее процессом и подписывать инвентаризационную опись.

Если при проведении мероприятия по контролю отсутствует хотя бы один член комиссии, ее результаты будут признаны недействительными.

Образец заполнения приказа об инвентаризации кассы

Шаг 2. Перед началом ревизии МОЛ обязаны расписаться в акте инвентаризации наличных денег по форме № ИНВ-15. Таким образом они подтвердят, что к началу процедуры вся документация сдана в бухгалтерию.

Шаг 3. Инвентаризация денежных средств в кассе заключается в пересчете денежных купюр, монет и денежных документов. Комиссия пересчитывает деньги и сверяет сумму с остатком по кассовой книге. Если какие-либо приходные и(или) расходные кассовые ордера не отражены в кассовой книге в течение дня, то указанные в них суммы также учитываются при расчете.

Шаг 4. Результаты такого пересчета оформляются в акте, составленном комиссией по форме № ИНВ-15, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 . Акт распечатывается в двух экземплярах, в них ставят свои подписи все члены комиссии и МОЛ.

В случае проведения проверки при смене МОЛ акт составляется в трех экземплярах:

1. Экземпляр для бухгалтерии.
2. Экземпляр для прежнего МОЛ.
3. Экземпляр для нового МОЛ или лица, временно исполняющего его обязанности.

Шаг 5. Если в ходе проверки были выявлены недостачи и(или) излишки денежных средств, информация об этом обязательно вносится в акт инвентаризации. На его оборотной стороне МОЛ указывает причины выявленных излишков и недостач.

Образец заполнения: инвентаризация кассы (бланк ИНВ-15)