Авансовый отчет (форма АО-1) – это унифицированный документ для учета затрат сотрудника во время командировки. При возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться, для чего сдается заполненное командировочное удостоверение, скачать которое вы можете , и авансовый отчет, бланк которого имеет унифицированную форму АО-1.

Авансовый отчет АО –1 является первичным документом , необходимым для учета выданной наличной денежной суммы работнику на определенные цели , такие как :

• командировочные расходы ;
• административные или производственные расходы .

Выдача подотчетной суммы оформляется в кассе предприятия расходным кассовым ордером (РКО ). Полученные деньги необходимо израсходовать только на цели , которые были прописаны в РКО . Кассир обязан выдавать денежные суммы в подотчет лично в руки только сотруднику , который заключил трудовой договор с организацией , и его фамилия включена в перечень приказа о лицах , которые могут брать деньги в подотчет . Также основанием для выдачи суммы будут являться приказ о направлении в служебную командировку или командировочное удостоверение .

После того , как подотчетник потратил выданные средства , составить и предоставить учетной службе авансовый отчет необходимо в течение трех рабочих дней .

Как правильно заполнить АО-1? Предлагаем вам скачать образец авансового отчета, который вы найдете в конце статьи. Пустой бланк авансовый отчет скачать можно также ниже.

Если командировочное удостоверение подтверждает сам факт нахождение сотрудника в командировке, то авансовый отчет является подтверждением произведенных работником . К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расход выданных сумм.

Также авансовый отчет заполняется и при выдаче денежных средств под отчет сотрудникам на различные нужды. При этом нужно помнить, что деньги под отчет можно выдать сотруднику только в том случае, если он внесен в приказ о подотчетных лицах.

Порядок составления авансового отчета (форма АО –1)

Документ оформляется как работником , так и сотрудником бухгалтерской службы .
Подотчетному лицу необходимо заполнить следующие данные :
1 . Название организации ;
2 . Дата составления ;
3 . Назначение аванса (производственные , представительские , командировочные расходы и т .д .);
4 . Персональные данные , а именно : фамилию и инициалы , структурное подразделение , в котором работает подотчетник , табельный номер , должность ;
5 . Информация о размере последнего аванса ;
6 . Сумма подотчета , выданного кассиром ;
7 . Графы «Израсходовано », «Остаток /Перерасход », а также информация о количестве документов , которые прикладываются к АО –1 , заполняются после написания и расчета на другой стороне отчета необходимых данных ;
8 . Табличная часть об израсходованных средствах , а именно :

• порядковый номер . Все документы , которые прилагаются к авансовому отчету , должны быть пронумерованы соответственно составляемого перечня ;
• номер , дата каждого документа , подтверждающего целевое расходование средств ;
• название документов , приобщенных к АО –1 (товарный (кассовый ) чек , квитанции к ПКО , командировочное удостоверение ,счет –фактура и т .п .), на что потрачены деньги ;
• сумма расхода переписывается с каждого документа . Подотчетное лицо заполняет только столбец 5 или 6 (это зависит от валюты расчетов );
• расчет конечной суммы . Далее итог переписывается в графу «Израсходовано » (пункт 7 ).

После того , как подотчетник сдал АО –1 , сотруднику учетной службы необходимо проверить наличие каждого документа , который подтверждает сумму потраченных средств , их правильное расходование на поставленные цели , а также нужно заполнить остальные разделы . Для подтверждения того , что отчет по форме АО –1 сдан в бухгалтерию , сотруднику выдается расписка . После просмотра всех документов в оригинале , которые подтверждают расход , проверки правильности заполнения авансовый отчет АО –1 подписывается главным бухгалтером , бухгалтером и директором , далее принимается к учету .

Авансовый отчет АО-1. Образец заполнения

Форма авансового отчета - это двухсторонний бланк, заполняется он как бухгалтерией, так и самим работником.

Что должен заполнить подотчетное лицо в бланке форма АО-1?

На лицевой стороне бланка оформляются строки:

• наименование организации;
• дата составления отчета;
• структурное подразделение, в котором он работает;
• свои ФИО, должность, табельный номер;
• назначение аванса, то есть на что планируется потратить выданные деньги (хознужды, канцтовары, командировочные расходы и т. д.);

На обратной стороне бланка подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает на что потрачены деньги. По каждому имеющемуся подтверждающему документу заполняется строка таблицы, в которой последовательно в графах пишутся номер, дата, наименование этого документа и потраченная сумма, отраженная в этом документе. Заполнив всю таблицу бланка авансового отчета, в конце подводятся итоги, считается суммарная потраченная сумма, которая пишется в строке «итого». После этого подотчетное лицо сдает бланк авансового отчета в бухгалтерию, приложив все подтверждающие документы.

Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?

Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер.

Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера. Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен.

С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.

Затем нужно перейти опять к лицевой стороне и заполнить две небольшие таблицы:

• в первой отражаются суммы остатка или перерасхода по предыдущим авансам, если они были, в поле «итого получено» пишется выданная сумма аванса, в строке «израсходовано» – фактически потраченная сумма. Если работник потратил меньше выданных денег, то заполняется «остаток», если больше - то «перерасход». В случае, если есть остаток, они передается в кассу по , если есть перерасход - то работнику выдается недостающая сумма из кассы предприятия по

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Отчет по загранкомандировке: работнику выданы рубли, траты произведены в валюте

Ситуацию рассмотрим следующую. Работника направили в заграничную командировку, при этом выдали ему аванс в рублях или же он вообще не получал его (расходовал личные деньги). И теперь требуется возместить ему командировочные расходы. Командированный сам менял рубли на валюту той страны, в которую его направили.

После приезда из командировки работнику нужно заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы в иностранной валюте. Бухгалтеру этот отчет нужно проверит ьп. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . А порой вообще приходится заполнять отчет за работника. Посмотрим, как все правильно оформить. Но для начала разберемся, по какому курсу пересчитывать траты в иностранной валюте, если работник получил аванс в рублях.

Определяемся с валютным курсом

Курс пересчета валютных расходов в рубли зависит от ситуаци иПисьма ФНС от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408 ; Минфина от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193 :

• <если> работник приложил к авансовому отчету справку банка, подтверждающую курс обмена валюты, то надо ориентироваться на этот реальный курс. В таком случае организация сможет полностью возместить работнику его командировочные расход ыст. 168 ТК РФ ; Письмо Минфина от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347 .

Если у работника несколько справок об обмене валюты с разными обменными курсами от разных дат, логичнее пересчитывать его первые траты по курсу обмена из первой справки банка (в пределах суммы валюты, купленной по ней). Дальнейшие траты - по курсу обмена из другой справки банка и так далее;

• <если> работник не может подтвердить обменный курс (у него нет справки банка об обмене валюты), то надо ориентироваться на официальный курс Центробанка, установленный на дату утверждения авансового отчет аподп. 5 п. 7 ст. 272 , подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324 .

Особый случай - если работник был направлен в командировку в Крым с 18 марта по 31 мая и там расплачивался в рублях. О том, как пересчитать расходы, суммы которых в первичных документах указаны в гривнах, читайте в , .

Комиссия банка за обмен валюты - это расходы работника, непосредственно связанные с командировкой. Следовательно, организация должна возместить ихст. 168 ТК РФ . Причем как комиссию, связанную с покупкой иностранной валюты за рубли, так и комиссию при обратной конвертации. Ведь работник должен внести в кассу организации оставшуюся неизрасходованной сумму в рублях.

Не забываем про суточные

Размер суточных, которые надо выплатить работнику, должен быть утвержден в локальном нормативном акте организации или в коллективном договоре. Напомним, что для целей «прибыльного» налогового учета также можно учесть суточные в пределах, установленных самой организацие йп. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение № 749); подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ . Страховые взносы (в том числе и «на травматизм») на такие суточные начислять не нужн оч. 2 ст. 168 ТК РФ ; ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ ; п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ; п. 4 Письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260 ; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985 .

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

Расходы работника на еду, напитки, сигареты и другие нужды не должны включаться в расчет командировочных расходов - они покрываются за счет суточны хп. 11 Положения № 749 .

При заполнении авансового отчета расходование сумм суточных никакими документами подтверждать не требуетс яПисьмо Минфина от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741 .

Но не забудьте, что для целей НДФЛ установлены предельные нормы необлагаемых суточных за каждый день нахождения в командировк еп. 3 ст. 217 НК РФ : в России - 700 руб., за рубежом - 2500 руб. Суточные за день отъезда из России считаются по заграничным нормам, а за день приезда - по российски мп. 18 Положения № 749 ; Письма Минфина от 06.09.2010 № 03-04-06/6-205 , .

Если ваша организация выплачивает суточные в бо´ ль -ших, чем указано, размерах, то с сумм превышения нужно удержать НДФЛПисьма Минфина от 10.02.2011 № 03-04-06/6-22 , от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140 .

По мнению Минфина, для целей уплаты НДФЛ суточные, выданные работнику в валюте, надо пересчитать в рубли по курсу, действовавшему на дату их выплат ыПисьмо Минфина от 25.06.2010 № 03-04-06/6-135 . Поэтому если часть валютных суточных работник получит до начала командировки, а часть - после возвращения из нее, для целей определения базы по НДФЛ суточные будут пересчитываться в рубли по двум разным курсам ЦБ.

Однако рассматриваемая нами ситуация иная: работник не получает суточные в валюте. Организация либо выдает ему рублевый аванс, либо после возвращения из командировки и утверждения авансового отчета возмещает израсходованные личные средства работника. Поэтому, чтобы не было вопросов о пересчете установленных в валюте суточных для целей НДФЛ, лучше в локальном акте вашей организации закрепить методику такого пересчета. Логичнее пересчитывать так же, как и другие командировочные расходы:

• <если> работник обменял рубли на валюту и из этой суммы взял суточные, то они считаются по курсу, указанному в банковской справке об обмене;
• <если> работник не предоставил документы об обмене рублей на иностранную валюту, то пересчитывать установленные в валюте суточные в рубли надо по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Заполняем авансовый отчет

Для бухгалтера будет удобнее, если в авансовом отчете расходы будут указаны одновременно и в иностранной валюте, и в рублях. Для того чтобы бухгалтер смог проверить правильность расчета, нужно, чтобы где-то был указан курс пересчета. Для этого можно ввести отдельную графу на обратной стороне авансового отчета.

Если в вашей организации применяется унифицированная форма № АО-1 или иная форма, в которую вы не можете вносить изменения (к примеру, из-за того что бухгалтерская программа не позволяет это сделать), сделайте расчет командировочных расходов работника на отдельном листе.

Предлагаем вам форму такого расчета. Утверждать его у руководителя большого смысла нет - ведь рублевые суммы всех командировочных расходов работнику нужно будет перенести в авансовый отчет. Вот его-то руководитель и утвердит.

ВАРИАНТ 1. Для примера возьмем ситуацию, когда организация, расположенная в Твери, направляет работника в командировку в Германию. Положением о командировках этой организации установлено, что суточные за дни нахождения в командировке на территории Европы выплачиваются в рублях в размере, эквивалентном 60 евро/сутки, а суточные за дни нахождения в командировке в России - в сумме 1000 руб/сутки. При этом суточные за день пересечения границы и туда, и обратно считаются по нормам для европейских командировок.

Положением о командировках определено, что выданные в рублях суточные, нормы которых установлены в валюте, пересчитываются или по курсу обмена, указанному в справке банка, или по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета работника.

Работнику выдан аванс на командировочные расходы в сумме 60 000 руб.

Расчет командировочных расходов
от « 30 » мая 20 14 г.

1. Официальный курс ЦБ на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (на « 30 » мая 20 14 г.) - 47,1145 руб/евро .

2. 19.05.2014 получен аванс на командировочные расходы - 60 000,00 руб.

3. Данные о покупке-продаже иностранной валюты:

4. Данные о расходах:

№ п/п	Подтверждающий документ			Вид расхода	Расходы
	дата	наименование	номер		руб.	евро	курс пересчета
1	2	3	4	5	6	7	8
1	19.05.2014	Справка банка	В-548	Комиссия банка за обмен рублей на евро	120,00	-	-
2	20.05.2014	Билеты на поезд	45872645, 45872646	Железнодорожные билеты Тверь - Москва и Москва - Тверь	3 200,00	-	-
3	20.05.2014	Чек ККТ	689		50,00	-	-
4	20.05.2014	Билет	5473265		400,00	-	-
5	20.05.2014	Авиабилет	670203757	Авиабилет Москва - Берлин	7 900,00	-	-
6	20.05.2014	Билет	50268753	Билет на общественный транспорт «7-Day-Pass»	1 440,00	30,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки	48При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки
7	26.05.2014	Авиабилет	530248276	Авиабилет Берлин - Москва	7 968,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки	166,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки	48При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки
8	27.05.2014	Счет из гостиницы	22576		16 032,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки	334,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки	48При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки
					9 550,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки	191,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки	50При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки
9	27.05.2014	Билет	5836	Билет на аэроэкспресс до аэропорта	400,00	-	-
10	27.05.2014	Чек ККТ	3989	Билет на 90 минут (наземный транспорт + метро)	50,00	-	-
11	30.05.2014	-	-		450,00	9,00	50
					22 190,93	471,00Перерасход «валютных» суточных, который подлежит выплате в рублях, в соответствии с положением о командировках, принятым в организации, пересчитывается по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета	47,1145Перерасход «валютных» суточных, который подлежит выплате в рублях, в соответствии с положением о командировках, принятым в организации, пересчитывается по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета
Итого					69 750,93	х	х

5. Остаток /перерасход в рублях: 9 750,93 руб. Напомним, что, если, у работника есть зарплатная банковская карта, на нее можно перечислять и аванс для командировки, и сумму перерасхода, подтвержденную авансовым отчетом. Это не будет нарушением кассовой дисциплин ыПисьмо Минфина № 02-03-10/37209, Казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 (69 750,93 руб. – 60 000,00 руб.).

Все указанные первичные документы прилагаются к расчету.

После того как работник рассчитал свои командировочные расходы, составил авансовый отчет по ним и бухгалтерия этот отчет проверила, руководитель должен его утвердить. Затем работник вносит остаток наличных в кассу либо, наоборот, организация должна выплатить ему перерасход. В нашем примере работнику 30 мая выплачен перерасход в сумме 9750,93 руб.

Для определения базы по НДФЛ можно воспользоваться такой расчетной таблицей:

В доход командированного работника в мае надо включить 4440,93 руб.

ВАРИАНТ 2. Немного изменим условия нашего примера, чтобы проиллюстрировать ситуацию с обменом излишка валюты на рубли. Предположим, что под отчет выдано 85 000 руб. При этом, находясь в России, работник купил 1230 евро по курсу 48 руб. за евро.

После оплаты проживания в гостинице у работника осталось 509 евро (1230 евро – 30 евро за билет на общественный транспорт – 166 евро за авиабилет – 525 евро за гостиницу). Учитывая, что он имеет право оставить себе 480 евро суточных (по 60 евро за каждый день командировки), после возвращения из командировки 29 мая работник продает 29 евро (курс - 47 руб/евро). Получено 1363 руб., что подтверждено справкой банка (комиссии банка нет).

При продаже иностранной валюты, купленной ранее для целей командировки, в отчете надо указать возникающие «обменные» разницы между курсом покупки валюты и ее продажи. Иначе работник фактически оплатит такие разницы из своего кармана, а Трудовой кодекс говорит нам о том, что все обоснованные командировочные расходы организация должна возмещать работник у

№ п/п	Подтверждающий документ			Вид расхода	Расходы
	дата	наименование	номер		руб.	евро	курс пересчета
1	2	3	4	5	6	7	8
…
8	27.05.2014	Счет из гостиницы	22576	Проживание в гостинице «Hotel Brook» с 20.05.2014 по 27.05.2014, стоимость - 525 евро	25 200,00	525	48
…
10	29.05.2014	Справка банка	ХХ-13	Расход из-за разниц курсов при обмене валюты (29 евро х (48 руб/евро – 47 руб/евро))	29,00	-	-
11	30.05.2014	-	-	Суточные за время командировки по 60 евро/день (8 дней - с 20.05.2014 по 27.05.2014) - всего 480 евро	22 992,00	479	48
					47,12	1	47,1145
Итого					69 796,12	х	х

4. В разделе 5 будет сумма, которую должен вернуть работник:

5. Остаток/перерасход в рублях: 15 203,88 руб. (85 000,00 руб. – 69 796,12 руб.).

Общая рублевая сумма суточных во втором варианте будет равна 23 039,12 руб. (22 992 руб. + 47,12 руб.). В базу по НДФЛ надо будет включить 4839,12 руб. (23 039,12 руб. – 18 200 руб.).

Иногда работники, которым не хватило полученного аванса, расплачиваются в командировках своими банковскими картами. В таком случае в качестве документов, подтверждающих расходы, могут служить, помимо прочего, квитанции электронного терминала.

Если у работника карта в той же валюте, в которой он расплачивается, то никаких дополнительных комиссий может и не быть.

А вот если карта рублевая, а списывается с карты, к примеру, сумма в евро, то банк работника проведет конверсионную операцию по собственному внутреннему курсу (который будет отличаться от курса ЦБ).

Чтобы работнику возместили все его расходы, он должен предоставить бухгалтерии выписку со своего карточного счета. Тогда его валютные расходы можно отразить в авансовом отчете по реальному курсу обмена. Следовательно, рублевая сумма расходов будет совпадать с той, которая списана с карты. В противном случае придется пересчитывать валютные расходы по официальному курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета.

Командировка сотрудника — действие нужное и порой очень полезное для компании. Но любая командировка подразумевает под собой затраты. Работнику по итогам командировки необходимо оформить авансовый отчет по командировке, образец 2017 года которого прилагается.

Служебная командировка

Командировкой считается направление сотрудника на небольшой срок на переговоры в другую организацию, филиал с проверкой и иные мероприятия, находящиеся вне расположения рабочего места, по согласованию с руководителем для выполнения определенных работ в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ . При направлении в командировку руководитель предоставляет сотруднику следующие гарантии:

• на время командировки за сотрудником сохраняется его рабочее место;
• сохраняется зарплата в среднем размере, который рассчитывается согласно Постановлению Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;
• сотруднику возмещаются затраты, понесенные в связи с командировкой, такие как найм жилья, оплата проезда и другие, согласно ст. 168 ТК РФ .

Авансовый отчет по командировке в 2017 году

При направлении сотрудника в командировку наниматель обязан оформить следующие документы:

• служебную записку работника о командировке с указанием места назначения, причин необходимости командировки, сроков и выполняемых в командировке работ;
• приказ о направлении сотрудника в служебную командировку, оформляемый после утверждения руководителем командировки по форме Т-9 , утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004;
• выдаваемые сотруднику вместе с приказом командировочное удостоверение по форме Т-10 и служебное задание по форме Т-10(а) .

По возвращении из служебной командировки работник согласно п. 26 Положения об особенностях направления работника в служебную командировку, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

В Положении по командировкам прописаны следующие моменты:

• как исчисляется срок командировки;
• как подтверждается фактический срок командировки;
• сохранение заработной платы на период командировки и оплата работы в выходные дни, проведенные работником в командировке;
• выдача аванса для оплаты командировки;
• перечень расходов, которые возмещаются командированному работнику, такие как оплата жилья, транспортные расходы, суточные, иные расходы, понесенные работником.

Оформление авансового отчета

У работника, который впервые побывал в командировке, может возникнуть логичный вопрос, как оформить авансовый отчет по командировке. Это довольно просто, если разобраться, к тому же сейчас существует ряд систем, которые помогают сотрудникам оформлять документы, а бухгалтерии их проверять.

А теперь все же разберемся с оформлением отчета:

• как и везде, первым пишется наименование организации;
• номер и дата документа часто проставляются после заполнения у уполномоченного сотрудника;
• указываются структурное подразделение и должность командированного;
• указывается причина составления отчета - «служебная командировка»;
• сотрудник вносит показатели аванса и фактических затрат;
• позже в бухгалтерии уже пропишут номера и суммы дебета и кредита согласно правилам ведения бухгалтерского баланса;
• далее сотруднику необходимо на втором листе описать прилагаемые документы к авансовому отчету по командировке;
• после заполнения отчета сотрудник передает его в бухгалтерию, где отчет проверяют и согласовывают;
• затем отчет передается на утверждение руководителю.

Таким образом, в заполнении авансового отчета нет ничего сложного. Главное, чтобы не были утеряны или испорчены документы, подтверждающие расходы.

Оформление командировки сотрудников для бухгалтера, сталкивающегося с этой процедурой в первый раз становиться небольшой проблемой.

Приведем основные возникающие вопросы:

• Оформление командировки за границу в 1с;
• Заполнение командировочных удостоверений;
• Размер суточных при командировке;
• Как оформить авансовый отчет при командировке ;
• Оплачивается ли такси до аэропорта при командировке.

Мы постараемся максимально полностью осветить тему правильного оформления командировки сотрудника в бухгалтерии компании.

Как правильно оформить расходный кассовый ордер на командировку (РКО на аванс)

Подготовка сотрудника к командировке начинается с покупки билетов для поездки, бронирования гостиницы и т.п. Для этого сотруднику выдаются денежные средства под аванс из кассы компании. Для этого необходимо оформить расходный кассовый ордер (далее РКО) по форме КО-2 (ОКУД 0310002) с основанием Выплата под авансовый отчет с указанием выданной сотруднику суммы. Обратите внимание что указываем 71 кор. счет в РКО.

Оформление расходного кассового ордера достаточно простой процесс, и поэтому мы не будем приводить пример заполнения.

Оформление командировочных удостоверений

Следующим шагом процедуры оформления командировки сотрудника будет составление бланка командировочного удостоверения. Но нужно знать, что:

• Так при поездке за границу бланк удостоверения делать не нужно,
• Размер суточных в командировке за границу составляют 2500 руб., тогда как в пределах РФ 700 руб.

Итак, если поездка в пределах РФ, то заполняем бланк унифицированной формы Т-10 (код по ОКУД 0301024). Бланк состоит из двух листов:

1. Титульный лист, в котором указываются данные по сотруднику, дней и цель командировки, пункт назначения - в какой город и компанию командируется сотрудник.
2. Лист для отметок выбытия, прибытия в пункт назначения командировки.

После возвращения сотрудника удостоверение сдается, и попадает в журнал регистрации командировочных удостоверений .

Пример правильного бланка командировочного удостоверения смотрите ниже .

Обращаем ваше внимание, что печать на командировочном удостоверении должна стоять в каждом отведенном для неё месте (отметка М.П.).

Бланк командировочного удостоверения можно скачать , а также если вы работаете в программе 1с «Зарплата и Управление персоналом», напечатать из документа «Командировки организаций».

Заполнение авансового отчета по командировке

После того как сотрудник вернулся из командировки, он должен отчитаться перед бухгалтером по затратам. Для этого он обязан предоставить чеки. На основании предоставленных документов необходимо заполнить авансовый отчет.

Итак, как заполнить авансовый отчет по командировке? Для начала необходимо скачать бланк по форме АО-1 (ОКУД 0302001).

Авансовый отчет состоит мин. из трех листов:

1. Заполняем шапку документа (с этим не должно быть сложностей). Обязательно указываем остаток по предыдущим авансам - это сумма выданных средств (возможно задолженность по предыдущим авансам), указываем фактически израсходованную сумму по чекам и конечный остаток как разницу этих сумм. Бухгалтерская запись делается по дебету 26 кредиту 71 счетов.
2. Второй лист это расписка, с суммой отчета, о проверке авансового отчета бухгалтером.
3. Третий и последующие листы это детализация расходов. Номера и даты документов расходов, на что потрачены деньги (суточные, билет и т.д.) бухгалтерские счета. Под этим листом подписывается подотчетное лицо.
4. Также к авансовому документу необходимо прикрепить и все предоставленные сотрудником документы.

Отправляя сотрудника в , вы выдаете ему деньги под отчет: на проживание, питание и прочие расходы.
Возвращаясь из командировки, сотрудник в течение трех дней должен отчитаться о потраченных суммах. Этот порядок прописан в п. 4.4 Порядка , утвержденного Положением Банка России от 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П). Сотрудник заполняет ту часть авансового отчета, которая предназначена именно ему. В остальном документ оформляет уже бухгалтер. И если авансовый отчет заполнен по загранкомандировке, бухгалтеру нужно обратить внимание на некоторые нетипичные нюансы, о которых мы сейчас поговорим.
Если же заграничных командировок у вас нет, данная статья все равно будет вам интересна и полезна, поскольку пояснит все основные правила оформления авансового отчета.

По какой форме составлять авансовый отчет

Авансовый отчет можно оформлять либо по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, либо разработать свой бланк отчета и утвердить его в качестве приложения к учетной политике. Ведь с 1 января 2013 г. организации и предприниматели больше не обязаны применять унифицированные бланки. Это следует из п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Обязанность применять унифицированную "первичку" сохранилась только в отношении тех документов, которые непосредственно указаны в Положении N 373-П. А таковыми являются расходный кассовый ордер, приходный кассовый ордер, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость и банковские документы. Авансовый отчет там не указан.

Для справки. Составлять авансовый отчет можно либо по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, либо по форме, разработанной самостоятельно.

Также совсем недавно Минфин России в своем Письме от 12.04.2013 N 03-03-07/12250 дал добро на оформление электронных отчетов, заверенных цифровой подписью. Если у кого-то из "упрощенцев" есть необходимое для этого программное обеспечение - можно использовать.

Какую информацию заносит в документ подотчетное лицо

Прежде чем заполнять бухгалтерскую часть авансового отчета, проверьте правильность сведений, записанных работником. Так, на лицевой стороне должно быть указано: наименование вашей фирмы (предпринимателя), подразделение, фамилия сотрудника, его должность и назначение аванса. На оборотной стороне (в графах 2 - 4) в хронологическом порядке перечислены реквизиты документов, подтверждающих расходы. А в графе 5 - суммы затрат. Если же деньги выдавались в инвалюте, то сотрудник должен отразить еще и сумму валюты в графе 6 оборотной стороны отчета. Сами документы при этом работник прикладывает к отчету, поэтому, прежде чем принять его, бухгалтеру нужно сверить соответствие тех записей, что сделал сотрудник в отчете, с оригиналами. Если эти бумаги составлены на иностранном языке, нужен построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по бухучету и бухотчетности, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Перевод может сделать сам работник или специализированная фирма (Письмо Минфина России от 20.03.2006 N 03-02-07/1-66). Еще проверьте, чтобы сотрудник расписался в отчете.

Обратите внимание! На лицевой стороне авансового отчета работник указывает: наименование фирмы (предпринимателя), подразделение, свою фамилию, должность и назначение аванса. На оборотной - реквизиты документов, подтверждающих расходы, и суммы затрат.

Обратите внимание! Если документы, подтверждающие расходы на загранкомандировку, составлены на иностранном языке, то они должны иметь построчный перевод на русский язык.

Что в отчете нужно заполнить бухгалтеру

Порядок оформления авансового отчета зависит от того, в какой валюте работодатель выдал деньги под отчет. Если это была иностранная валюта, то отчет следует оформлять как в ней, так и в рублях. Сначала вам нужно отразить суммы в инвалюте, а затем перевести их в рубли (п. п. 4 - 6 ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте"). Пересчет в этом случае делается по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета (Приложение к ПБУ 3/2006).

Если же аванс был выдан в рублях (что в большинстве случаев и происходит), то работник сам покупает инвалюту, однако отражать в отчете вы будете лишь рубли. Но есть одна сложность. Так как траты за границей сотрудник осуществлял в валюте, их также нужно будет пересчитать на рубли. При этом порядок пересчета будет зависеть от того, подтверждена покупка валюты справкой банка или нет. Информация о том, по какому курсу и на какую дату делать пересчет инвалюты, представлена в таблице.

Заполнение строк авансового отчета, если деньги на загранкомандировку выданы в рублях

Наименование строки авансового отчета
"Израсходовано"	Переведите сумму потраченных сотрудником денег за границей (ее вы узнаете из документов, приложенных к авансовому отчету) в рубли. При этом курс пересчета израсходованной суммы будет зависеть от того, подтверждена покупка инвалюты справкой банка или нет. Если покупка инвалюты подтверждена справкой банка, переведите потраченную сумму денег в рубли по курсу обмена на дату выдачи справки. Такие разъяснения содержатся в Письмах ФНС России от 21.03.2011 N КЕ4-3/4408 и Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193 и от 15.06.2011 N 03-03-06/1/347. Несмотря на то что они адресованы плательщикам налога на прибыль, их можно применять и "упрощенцам". Если справки нет, пересчитайте израсходованную сумму денег в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета
"Остаток"	Если при возврате неизрасходованных средств сотрудник представил вам справку банка об обмене оставшейся валюты, то пересчитайте остаток по курсу Банка России, указанному в этой справке. Если же по каким-либо причинам документов, подтверждающих обмен валюты, нет, то пересчитайте сумму остатка по курсу Банка России на дату утверждения отчета
"Перерасход"	Сумму перерасхода возместите сотруднику в рублях. Ведь деньги под отчет вы выдавали тоже в рублях. Для этого величину перерасхода в валюте переведите в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета

Суть вопроса . Порядок заполнения авансового отчета по загранкомандировке зависит от того, в какой валюте работодатель выдал деньги под отчет. Если это инвалюта - отчет нужно оформлять и в валюте, и в рублях. Если рубли - только в рублях.

Пример . Отражение в авансовом отчете сумм, выданных на загранкомандировку в рублях

ООО "Рига", применяющее УСН, отправляет замдиректора А.П. Смолина в командировку в Германию. Срок командировки - с 17 по 24 мая 2013 г. 17 мая 2013 г. из кассы фирмы бухгалтер выдал А.П. Смолину под отчет 80 860 руб. В этот же день полученную сумму А.П. Смолин обменял на 2000 евро по курсу 40,43 руб/евро. Справка, подтверждающая покупку валюты, имеется. В командировке А.П. Смолин потратил 1000 евро на проживание в гостинице и 150 евро на суточные. То есть израсходовал 1150 евро. Посмотрим, каким образом бухгалтер оформил авансовый отчет.

Выданную сумму - 80 860 руб. бухгалтер отразил по строке 1 "Получен аванс" и по строке "Итого получено". Строку "Израсходовано" бухгалтер рассчитал самостоятельно. Для этого он перевел все потраченные средства в валюте на рубли по курсу Банка России, указанному в справке банка. Получилось 46 494,5 руб. (1150 евро x 40,43 руб.). Оставшиеся 850 евро (2000 евро - 1150 евро) А.П. Смолин продал банку 24 мая 2013 г. по цене 40,4 руб/евро (справка имеется). И весь остаток в размере 34 340 руб. (850 евро x 40,4 руб.) вернул ООО "Рига" в день утверждения авансового отчета. Эту сумму бухгалтер ООО "Рига" записал по строке "Остаток".