Отчет по отпускам 1с. Планирование отпусков. Подсчет дней отпуска, полагающихся сотруднику

В данной статье рассматривается процесс актуализации информации об остатках отпусков в программе в том случае, если с момента приема работники использовали свои отпуска, но в программе эти факты не отражены должным образом. В первой части рассматривается механизм расчета остатка отпусков, начиная с даты приема сотрудника, если не вводились остатки. Во второй части рассматривается процесс ввода остатков отпусков прошлых лет и расчет остатков на текущую дату с учетом введенных остатков. В третьей части рассматривается отражение факта использования отпуска в текущем рабочем году.

Остатки отпусков открываются из Рабочего стола, закладка «Кадровый учет», кнопка «Остатки отпусков»

Рассмотрим остатки отпусков сотрудника «Шорин Виктор Андреевич», дата приема на работу – 01.06.2009, рабочий год – с 01.06 по 31.05, текущий остаток отпуска – 173 дня:

Остаток отпуска нигде в программе не хранится, а рассчитывается в момент открытия этой формы.

Данными для расчета остатка отпуска для сотрудника являются:

1. Количество дней отпуска в год

2. Данные ручного редактирования остатков отпусков прошлых лет

3. Дата приема сотрудника на работу

4. Текущая дата (или дата, указанная в поле «Дата остатка отпусков»)

Принцип расчета остатков для выделенного сотрудника отображается в разделе «Остатки отпусков прошлых лет» и меняется в зависимости от введенных данных.

Часть 1. Расчет остатка отпусков, начиная с даты приема сотрудника.

В нашем примере по сотруднику «Шорин» видим остаток 173 дня и принцип расчета остатка – рассчитывать, начиная с даты приема. Это значит, что программа определила количество дней отпуска в год (28 дней, по умолчанию), количество отработанных месяцев (с 01.06.2009 по текущую дату (23.07.2015) =6 лет и 2 месяца = 74 месяца; месяц считается отработанным, если в нем отработано 12 рабочих дней) и вычислила остаток по формуле:

ОстатокОтпуска = КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12

Для сотрудника «Шорин» остаток получился 172,6666666666667. Это число округляется всегда в большую сторону до 173.

Количество дней отпуска в год определяется в карточке должности сотрудника, либо задается индивидуально для сотрудника в «Остатках отпусков» по кнопке «Изменить количество дней отпуска в год»

В этой части мы выяснили, как рассчитывается остаток отпуска, начиная с даты приема. Теперь разберемся с вводом остатков отпуска.

Часть 2. Ввод остатков отпусков.

Форма ввода остатков открывается из «Остатков отпусков» по кнопке «Редактировать остаток отпуска»

В подсказке видим, что когда остатки введены, то программа будет рассчитывать остатки для всех рабочих лет, следующих за последним рабочим годом, на который заполнены остатки.

Есть 2 способа ввода остатков: простой и детальный.

Данный способ применяется в том случае, если за ранние периоды, чем текущий рабочий год, отпуск израсходован полностью. Т.е. вводится только остаток на последний день последнего рабочего года (в нашем примере с «Шориным» это будет 31.05.2015).

Предположим, остаток равен 14 дням. Тогда на форме указывается дата и количество дней, затем кнопка «Ок». Нажимать кнопку «Рассчитать» не нужно (если нажали – то придется повторить ввод остатков).

В результате появляется новая строка в «Остатках отпусков прошлых лет»:

А также меняется текущий остаток: теперь он равен 19 дням. Это число получается в результате следующего расчета:

Остаток = КоличествоДней + КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12;

КоличествоДней – это введенное нами число остатка на 31.05.2015.

ОтработаноМесяцев – начиная с даты ввода остатов по текущую дату (у нас - с 31.05.2015 по 23.07.2015).

КоличествоДнейОтпускаВГод – заданное для должности или для сотрудника (у нас – 28 дней).

У нас остаток равен 18,66666666666667. На форме он округлен до 19.

Рассмотрим детальный способ ввода остатков.

Данный способ применяется в том случае, если за ранние периоды, чем текущий рабочий год, отпуск израсходован не полностью. Т.е. вводится остаток по каждому рабочему году.

Предположим, что наш сотрудник «Шорин» с начала работы отгулял свой отпуск не полностью, а именно: за каждый рабочий год использовано 23 из 28 дней отпуска. Т.е. остаток на конец каждого года равен 5 дням. Заполним форму:

В результате этих действий программа суммирует остатки прошлых лет и рассчитывает текущий остаток по формуле:

Остаток = СуммаОстатковПрошлыхЛет + КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12;

В нашем случае остаток равен 5+5+5+5+5+5+28*2/12 = 34,66666666666667, округленно 35.

Итак, в этой части мы рассмотрели простой и детальный способы ввода остатков отпусков. В рассматриваемом примере с момента окончания последнего рабочего года (31.05.2015) и до текущей даты (23.07.2015) сотрудник не ходил в отпуск. Если это событие имело место в вашей компании, то такой факт нужно отразить в программе.

Часть 3. Отражение факта использования отпуска в текущем рабочем году.

Но мы рекомендуем для отражения отпуска за текущий рабочий год не использовать документ «Корректировка записей регистров», а пользоваться обычным отпуском. Проверьте в настройках параметров учета каким способом списываются фактические отпуска. Это может быть либо кадровый приказ «Отпуск организации», либо расчетный документ «Начисление отпуска»:

В нашем примере остатки уменьшаются кадровыми приказами.

Предположим, что сотрудник «Шорин» в текущем году (с 31.05.2015 по текущую дату (23.07.2015)) уже успел сходить в отпуск на 14 дней, а в программе это никак не отражено. Т.е. в остатках отпусков должен быть остаток не 35, а 21 день.

Для этого создаем документ «Отпуск организации» из меню «Кадровый учет» - «Отпуска». Заполняем, как показано на картинке.

После проведения документа смотрим остатки отпусков:

Получается 21 день, что соответствует действительному остатку отпуска на текущую дату с учетом остатков прошлых лет и использованного отпуска в текущем рабочем году.

Любой работодатель обязан предоставлять своим сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск. Его размер составляет 28 календарных дней. В некоторых ситуациях длительность может увеличиваться за счет дополнительных отпусков. Они могут назначаться, например, из-за особого территориального расположения, вредности, интенсивности труда и проч.

На каждый календарный год составляется график отпусков. Его обязан соблюдать как работодатель, так и работник. Если сотруднику не предоставляется залуженный отпуск более двух лет, на предприятие могут наложить штраф. Сам ежегодный отпуск (основной) предоставляется за фактически отработанное время.

В данной статье мы рассмотрим инструкцию по просмотру остатков отпусков в 1С 3.1 ЗУП 8.3, их ввод и то, что на них влияет. Очень важно правильно отражать подобного рода данные в программе. В противном случае может возникнуть путаница и проблемы с трудовой инспекцией.

Не редко бывает, когда организация «переходит» на 1С уже в процессе своей деятельности. Сотрудники давно приняты на работу. Им положены отпуска, причем кто-то уже мог их «отгулять».

Зачастую при переходе на ЗУП 3.1 ранее учет уже велся в какой-либо информационной системе и данные не сложно перенести. Но, все же, бывают случаи, когда остатки отпусков нужно внести вручную. Для этого в 1С ЗУП служит документ «Ввод остатков отпусков».

В нашем случае Волков Марат Савельевич, который является сотрудником компании «Крон-Ц» имеет право на отпуск в размере 28 календ. дней. Фактические остатки отпусков, с учетом предоставленных указываются в нижней табличной части документа.

Отражение отпусков в программе

Теперь рассмотрим ситуацию, когда учет отпусков производится непосредственно в программе. Для оформления отпуска сотруднику воспользуйтесь одноименным документов из раздела «Кадры».

При отражении в программе отпуска зачастую нужно проанализировать предыдущие периоды. Для этого вы можете воспользоваться специальным отчетом, перейдя по гиперссылке «Как сотрудник использовал отпуск?».

Данный отчет позволяет увидеть не только периоды ранее используемых отпусков, но и количество накопленных дней.

Где посмотреть остатки отпусков в 1С ЗУП: сколько осталось дней отпуска

В разделе «Кадры» есть специальный подраздел» Кадровые отчеты». В нем вы можете найти отчеты по остаткам отпусков (полный и краткий). Их отличие заключается лишь в интерфейсе, разрезах и количестве выводимых данных.

Сформируем полную версию отчета по остаткам отпусков для Бажовой С. В., как сотрудника «Крон-Ц» на конец октября 2017 года. На рисунке ниже отражен отчет, который был сформирован до внесения в программу отпуска с 23 по 29 декабря.

В отчете видно, что с учетом дополнительного отпуска за интенсивный труд и ответственность остаток составляет 29,16 дней.

Теперь внесем в программу отпуск Бажовой С. В. И проведем его. Переформировав отчет, мы видим, что основной и как следствие общий остаток отпуска сократился ровно на 7 дней. Это именно тот период с 23 по 29 октября 2017 года, который был введен в программу.

Как видите, своевременное внесение в программу достоверной информации значительно упрощает жизнь сотрудникам кадровой службы. Не нужно производить сложных расчетов, так как программа может сделать это сама.

Сводный отчет по остаткам отпусков сотрудников организации с детализацией по фактически использованным отпускам.

Отчет позволяет получить сводную информацию по накопленным остаткам отпусков по сотрудникам организации на любую дату. При формировании отчета используется механизм работы с внешними наборами данных СКД.

Учтена возможность использования отчета в информационных базах с ограничением доступа на уровне записей.

Учитывается возможность настройки предоставления дополнительного отпуска всем сотрудникам организации

При формировании основного запроса учитываются отборы по подразделению и сотруднику установленные в настройках отчета. Первичный запрос формируется на основании регистра сведений "Работники организаций". Открыт модуль объекта.

Начиная с релиза 2.5.52.1 в конфигурации 1С ЗУП используется новый механиз расчета остатков отпусков. Сводный отчет переработан с учетом последних изменений конфигурации. Отчет можно формировать, использую для расчета остатков как новый, так и старый механизмы. Детальная справка по сотруднику так же формуруется в зависимости от выбранного опциона - либо старого образца, либо нового.

Добавлена возможность формирования отчета в УПП (тестовый вариант). Исправлена работа с отбором. Исправлена работа с регистраторами без прав на просмотр.

Учтены изменения релиза конфигурации 2.5.57.1

учтены изменения релиза конфигурации 2.5.66.2 (в типовую конфигурацию добавлен модуль Пользователи)

Добавлена поддержка конфигурации ЗКБУ

Переработан интерфейс. Добавлена возможность формирования отчета в управляемом приложении. Добавлена возможность формирование отчета по спискам организаций и сотрудников.

Вернул возможность использования настроек компоновки отчета. На командной панели добавил кнопку снятия защиты таблицы, для возможности сохранения отчета в Excel.

Если в настройках программы установлен параметр регистрации фактических отпусков, то детализация в отчете будет до документа изменившего остатки отпусков. Для отчета не важно какой тип документа списывает фактические отпуска.

Детализация отчета до документа регистратора фактически использованных дней отпуска.

В отчете предусмотрена возможность формирования штатной справки по остаткам отпусков по текущему сотруднику. Двойной клик мыши на сотруднике вызывает диалог расшифровки с выбором формирования справки по сотруднику, либо дополнительной детализации по отчету.

Отчет изначально выводится по всем сотрудникам организации. Дополнительные ограничения можно настроить используя отборы по интересующим вас параметрам.

Для вывода только работающих сотрудников необходимо установить дополнительный отбор: например по дате увольнения.

пример включения в отчет только сотрудников оформленных по основному месту работы и по трудовому договору:

Статья 114 Главы 19 ТК РФ гласит: «Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка» . Соответственно, в любой организации существует необходимость учета и хранения данных о периодах нахождения сотрудников в ежегодном отпуске. Работникам кадровой службы , а в небольших организациях и , требуется где-то хранить данные о периодах отпуска и рассчитывать остаток дней неиспользованного отпуска.

В большинстве случаев для хранения этих данных используются бумажные носители или создаются электронные таблицы. Это хорошо в небольших организациях, а если сотрудников много?

Также работникам могут полагаться дополнительные дни ежегодного отпуска, предусмотренные статьями 116 -119 Главы 19 ТК РФ, которые тоже нужно учитывать и хранить.

Как избежать ручного расчета и автоматизировать данный процесс? При помощи каких программных продуктов? Далее мы покажем реализацию данной задачи при помощи программного продукта «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» .

Мы ознакомим вас с механизмом хранения данных об отпусках и расчета остатков дней отпуска, реализованным в данной программе. Этот механизм в последних релизах программы был дополнен и усовершенствован. Он прост в обращении, нагляден и доступен для понимания даже пользователю, незнакомому с программами линейки «1С:Предприятие 8» .

Пользователю потребуется лишь выполнить некоторые настройки для учета дней фактически отгулянного отпуска. То есть сделать выбор, каким видом документов будет производиться регистрация факта отпуска. В программе отпуска регламентированного учета могут регистрироваться либо Кадровыми документами (т.е. документом «Отпуска организации»), либо Расчетными документами (т.е. документом «Начисление отпуска работникам организации»).

Нужно отметить, что в ПП «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» существует возможность регистрировать факт компенсации отпуска в денежной форме. Делается это через документ «Начисление отпуска сотрудникам организации» в разделе«Компенсация отпуска». Такой документ регистрирует эти оплаченные дни, как отгулянные. Если на предприятии практикуется денежная компенсация отпуска, то при настройках параметров учета нужно установить признак «Расчетными документами».

Поэтому перед началом работы в программе нужно учесть все факторы и определиться, каким видом документов будет производиться регистрация факта отпуска и произвести соответствующую настройку в параметрах учета. Эту настройку после начала ведения учета в программе лучше не изменять.

Настройка параметров учета. Кадровый учет

Так же пользователю дается возможность настроить округление дней отпуска при увольнении.

Округлять дни отпуска при увольнении

НЕ округлять дни отпуска при увольнении

Что нужно сделать, чтобы начать учет ежегодных отпусков в программе? Данные обо всех видах отпусков, используемых в программе, как для регламентированного, так и для управленческого учета, хранятся в справочнике «Виды ежегодных отпусков» . Основной ежегодный отпуск уже настроен в программе, а остальные виды отпусков пользователь может создавать сам.

Виды ежегодных отпусков

А что делать, если на предприятии существует должность, для которой предусмотрен более длительный отпуск (ст. 116 - 119 гл. 19 ТК РФ) ? Предусмотрена ли такая ситуация в программе? Да, пользователь может для определенной должности указать количество дней отпуска .

Настройка количества дней отпуска для определенной должности

Следующая ситуация: в организации работает сотрудник, у которого количество дней отпуска в год отличается от других работников . И такая задача решаема.

Через «Остатки отпусков» , для сотрудника можно указать количество дней отпуска.

Настройка количества дней отпуска для определенного сотрудника

Как говорилось ранее, для расчета основного ежегодного оплачиваемого отпуска в базе уже осуществлены определенные настройки: созданы вид ежегодного отпуска и предопределенный вид расчета «Оплата отпуска по календарным дням» .

Оплата отпуска по календарным дням

А как же хранить данные по дополнительному ежегодному отпуску ? Также как и по основному, но нужно лишь сделать некоторые настройки.

Для расчета остатка дней по дополнительному ежегодному отпуску нужно сначала создать «Вид ежегодного отпуска» .

Вид ежегодного отпуска

Количество дней отпуска в год можно указать для всех сотрудников предприятия, индивидуально для сотрудника через форму«Остатки отпусков» , либо задаются для должности через справочник «Должности организации» .

Остатки дней дополнительного ежегодного отпуска хранятся и рассчитываются по аналогии с основным отпуском.

Для расчета дополнительного ежегодного оплачиваемого отпуска требуется создать и настроить план вида расчета, у которого вид времени по классификатору указано «Дополнительный отпуск» и указать вид ежегодного отпуска.

Оплата дополнительного отпуска

Регистрация дополнительного отпуска осуществляется кадровым документом «Отпуска организации» и расчетным документом«Начисление отпуска сотрудникам организации» в разделе «Дополнительный отпуск» .

А как получить данные по остаткам дней отпуска? Для просмотра остатков дней отпуска можно воспользоваться «Отчетом по отпускам» .

Конечно же, возникает вопрос, как действовать при переходе на «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» с других программ? Если был осуществлен перенос данных из программы «1С:Зарплата и кадры 7.7» , то данные об отпусках перенесутся автоматически. В остальных случаях данные об остатках дней отпуска нужно вносить руками в форму «Остатки отпусков» по кнопке «Редактировать остаток отпуска» .

Перенос данных об отпусках

Итак, мы видим, что механизм, реализованный в программе «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» , послужит отличным помощником при расчете дней неиспользованных дней отпусков.