Проведение инвентаризации и оформление ее результатов. Порядок проведения инвентаризации. методическое руководство

Федеральным законом № 129-ФЗ, а также Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ установлено, что организации обязаны проводить инвентаризацию:

Статья 12. Инвентаризация имущества и обязательств.

1. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

2. Проведение инвентаризации обязательно:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на увеличение финансирования (фондов);
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов).

Инвентаризация ТМЦ - это проверка их фактического наличия в натуральном выражении. Инвентаризация проводится в целях проверки реальных количественных и стоимостных остатков товаров на соответствие с данными бухгалтерского учета. Результаты инвентаризации выявляют, сопоставляя фактические остатки товаров, указанные в инвентаризационной описи, с остатками по данным бухгалтерского учета на момент проведения инвентаризации.
В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается наличие ТМЦ, соответствие розничных цен в торговом зале, визуально оценивается товарный вид, упаковка, наличие ценников и этикеток. Инвентаризации могут подвергаться все группы товаров (полная инвентаризация) или выборочные группы товаров (выборочная инвентаризация). Полная инвентаризация производится по указанию руководителя Компании или планово. Выборочная инвентаризация проводится по решению и распоряжению директора магазина. Инициатива по проведению инвентаризации, согласно договору о коллективной материальной ответственности, может исходить от сотрудников трудового коллектива магазина. Материально ответственные сотрудники вносят предложения о порядке урегулирования выявленных недостач, излишков и потерь товаров.

Необходимые условия при проведении инвентаризации:
выявлены все ошибки при приемке или при оприходовании товара;
по факту присутствуют минимальные остатки по проверяемым наименованиям;
во время инвентаризации в торговом зале присутствует минимальное количество покупателей;
присутствует обученный персонал, работающий в нужную смену;
желательно присутствие менеджера по группе инвентаризируемого товара;
в момент инвентаризации компьютерная техника и оборудование исправны;
инвентаризация проводится во время и сроки при которых материальные затраты Компании минимальны.
не проводятся работы с базой данных учетной программы;

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов.

ПЕРВЫЙ ЭТАП– подготовительный.

– подготовка товаров к проведению инвентаризации;
– подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации;
– формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации;
– определение сроков проведения и видов инвентаризуемых товаров;
В день, предшествующий инвентаризации, сотрудники магазина приводят в порядок товарные группы подлежащие инвентаризации. Для сканирования ТСД товары должны иметь этикетки со штрих-кодом. В торговом зале и местах хранения производят расстановку товара по ассортименту. Директор магазина после снятия отчётов отделов о продажах создаёт в учётной программе документы «Инвентаризационная опись» отдельно по каждой группе или сводный. (ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ по форме ИНВ-3 от 18 августа 1998г) За отделом, производящим инвентаризацию закрепляется опытный продавец или менеджер по группе товаров. Определяются сотрудники магазина, проводящие инвентаризацию. Директор магазина проверяет по базе данных, все ли приходно-расходные документы, касающиеся проверяемой товарной группы или конкретного товара закрыты.

ВТОРОЙ ЭТАП –выявление и проверка фактического наличия товаров, а также составление инвентаризационных описей.

Продавцам ставится задача посчитать количество единиц товара вручную или путем сканирования на ТСД. Сотрудник, работающий с учётной программой принимает информацию о товаре на ТСД или документ «Сверка наличия», заполненный вручную и вводит данные фактического остатка в учетную программу.
Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску товаров по инвентаризуемой группе должны быть прекращены. Товары, фактически поступившие после начала инвентаризации, – оприходованы после даты инвентаризации.
Просчитанный товар, не подлежит продаже с момента начала его пересчета до особого разрешения директора магазина.
В ходе инвентаризации в учётной программе составляются документы «Инвентаризационная опись», в которые заносятся сведения о фактическом наличии и реальности остатков товаров. Документы «Инвентаризационная опись» являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача сотрудников на этом этапе – наиболее полно и точно внести данные, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, количества и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все материально ответственные лица отдела. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку товаров в их присутствии, об отсутствии претензий и принятии перечисленного в описи товара на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества происходит в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в получении, а работник, сдавший это имущество, – в его сдаче.

ТРЕТИЙ ЭТАП – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета:

Выявляются расхождения в учетной программе с фактическими остатками. Директор магазина совместно с сотрудниками, проводившими инвентаризацию определяются причины расхождений, при необходимости сверяется движение ТМЦ за период с момента предыдущей инвентаризации.

ЧЕТВЁРТЫЙ ЭТАП– оформление результатов инвентаризации.

На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности, материально ответственные лица привлекаются к материальной ответственности согласно коллективного договора о материальной ответственности.
Результат инвентаризации:
2 экз. – «Сверка наличия», с подсчетом количества товаров продавцами. При подсчёте с помощью ТСД (терминала сбора данных) документ не оформляется. Заверяется подписями сотрудников проводивших инвентаризацию. Оригинал – в бухгалтерию. Ксерокопия в магазин.
2 экз. – Итоговый документ «Инвентаризационная опись» с подписями материально ответственных лиц. Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.
2 экз. – Документ «Списание ТМЦ». Прилагается к «Инвентаризационной описи» . Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.
2 экз. – Документ «Оприходование ТМЦ». Прилагается к «Инвентаризационной описи» Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.
2 экз. – Приложение: Реестр документов «Инвентаризационная опись», «Оприходование ТМЦ», «Списание ТМЦ». Составляется в случае полной инвентаризации.

ПОСЛЕДНИЙ ЭТАП – сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета

Выявленные суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в количественном и стоимостном выражении по розничным ценам, сложившимся на дату инвентаризации. При составлении документов списания и ввода остатков ТМЦ необходимо учитывать пересортицу ТМЦ, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Бухгалтерия учитывает разницу в стоимости товаров и взыскивает с материально ответственных лиц согласно договору о коллективной материальной ответственности.

ПРИМЕЧАНИЯ:

Время проведения и продолжительность инвентаризации. Определяется исходя из объёмов товарных групп, количества сотрудников участвующих в инвентаризации, возможности проведения инвентаризации в рабочее магазина.

Ассортимент для проверки. Проводить инвентаризацию по всему ассортименту или по его части, - зависит от количества наименований товара, количества персонала, участвующего в инвентаризации и степени автоматизации данного процесса.

Подготовка к инвентаризации. Ассортимент изолируется от покупателей. По возможности склад перестает отгружать товар проверяемого ассортимента. При проведении выборочной инвентаризации нужно убедиться в отсутствии проверяемого ассортимента в других частях торгового зала, местах возможного хранения брака. Должны быть учтены возможные «недовозы» товара со склада Компании. Весь персонал должен быть информирован о возможных проблемах, возникающих во время проведения инвентаризации.

Подсчет. Должен быть осуществлен подсчет всех товарных единиц (одна за другой). Категорически запрещается производить подсчёт по наименованиям в поиске недостающих единиц. На складе (в подсобном помещении) рекомендуется соблюдать строгое закрепление мест хранения за определенными товарами. Это уменьшает количество административных ошибок.

В случае, если инвентаризация проводится в рабочее время, подсчитанный товар может сразу поступать в продажу.

Распределение работы между проверяющими. Определить количество товарных групп для каждого сотрудника. Все товарные единицы зоны должны быть просканированы и подтверждены.
Контроль и подтверждение инвентаризации. Убедитесь, что итоговое число товарных единиц соответствует проверенному количеству. Т.е. убедитесь, что весь товар вошел в инвентаризацию. Убедитесь в том, что все товарные единицы были просканированы, а также в том, что подсчет был осуществлен корректно - все товарные единицы были подсчитаны только один раз. Подтвердите итог инвентаризации.

Сверка несоответствий. По окончании пересчета магазин работает в нормальном режиме и начинается бухгалтерская фаза, т. е. по сличительным ведомостям составляется список несоответствий между фактическим и учетным количеством. Несоответствия по возможности устраняются.
Если инвентаризация выборочная, она повторяется до тех пор, пока не будет проверен весь ассортимент.Затем составляется полная «Инвентаризационная опись». Таким образом, достигается полная картина о состоянии товара в магазине. После этого надо пересчитать те позиции, по которым выявлены несоответствия.

Как показывает практика, серия выборочных инвентаризаций позволяет поддерживать товарный учет на высоком уровне. Однако полная инвентаризация необходима, т. к. отдельные ошибки могут остаться неучтенными.

Конкретизация применения в ТиС V7.7

Порядок проведения инвентаризации утверждается руководителем Компании. Доводится до всех сотрудников, участвующих в инвентаризации.Это директор магазина, продавцы, бухгалтерия.
Плюс методики в том, что согласуются действия сотрудников на каждом этапе работ.
Каждый знает ЧТО делает и за ЧТО отвечает. Данная методика определяет и порядок проведения выборочных инвентаризаций, которые необходимы для устранения пересортицы товаров, имеющих разницу в стоимости.
Формы документов стандартные. Приведены в четвертом этапе.
Применение данной методики в нашей Компании позволило проводить полную инвентаризацию магазина с ассортиментом в 6500 наименований без закрытия торгового зала. Инвентаризации проводились по группам товаров ежедневно за час-полтора после снятия продаж.
Примечание. Для планирования времени инвентаризации и инвентаризируемых групп товаров - распечатывались остатки по группам (в штуках), составлялся график инвентаризации. См. пример.

Шаблон для построения графика инвентаризации

Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия имуще­ства данным бухгалтерского учета в соответствии с Законом о бухгалтерском учете.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обяза­тельств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Таким образом, основными целями проведения инвентаризации являются:

выявление фактического наличия имущества;

сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтер­ского учета;

проверка полноты отражения в учете обязательств.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем ор­ганизации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобра­зовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три го­да, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В организациях, распо­ложенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуа­ций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Феде­рации.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллек­тива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Основу любой инвентаризации составляет полная или выборочная проверка фактического наличия материальных ценностей, имущественных прав и обязательств силами специально созданной в организации комиссии. Различают два вида прове­рок: натуральную и документальную.

Натуральная (вещественная) проверка состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера. Нату­ральной проверке подвергаются основные средства, материально-производственные запасы, наличные денежные средства и бланки документов строгой отчетности.

При документальной проверке наличие в организации имущественных прав (нематериальных активов, расходов будущих периодов, дебиторской задолженности и др.) и финансовых обязательств подтверждается непосредственно документами.

8.2. Общие правила проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденный Приказом Минфина России от 13.06.95 № 49.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действую­щая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабо­чие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организа­ции ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты. В состав инвен­таризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего ауди­та организации, независимых аудиторских организаций.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии в ви­де приказа, постановления или распоряжения (форма ИНВ-22) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма ИНВ-23).

Приказ (постановление, распоряжение) (форма № ИНВ-22) является письмен­ным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризаци­онной комиссии. Приказ (постановление, распоряжение) подписывается руководите­лем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной ко­миссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и рас­ходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и рас­ходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентари­зации на «__________» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентари­зации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходо­ваны, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансо­вых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентариза­ции не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках имущества, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие материалов, товаров и тары при инвентаризации опреде­ляют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. При этом руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйст­вом, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Инвентаризация... Звучит устрашающе. На самом деле если внимательно разобраться с тонкостями работы, то все окажется гораздо проще, чем вы думали. Совокупность действий, направленных на выявление расхождений данных, отраженных в бухгалтерском учете, с фактическим наличием, мониторинг условий хранения имущества — все это можно назвать одним словом «инвентаризация».

Порядок проведения инвентаризации строго регламентирован законом. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств отражены в Приказе Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 .

Общие правила проведения инвентаризации

Очередность и сроки проведения инвентаризации прописаны в Федеральном законе о бухгалтерском учете № 129-ФЗ и Приказе Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации". Регламент проведения должен быть закреплен в учетной политике предприятия. Сроки проведения инвентаризации руководитель определяет самостоятельно, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации установлено законодательно:

• при передаче имущества (продаже, аренде);
• при реорганизации или ликвидации организации;
• при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при возникновении стихийных бедствий или чрезвычайных обстоятельств;
• при выявлении фактов хищения или порчи имущества.

Кроме плановых инвентаризаций организация может осуществлять и внеочередные инвентаризации ТМЦ, они называются внезапными и служат для усиления внутреннего контроля в компании.

Проведенные действия усиливают контроль за ведением инвентаризационной документации, повышают качество отслеживания процесса, служат механизмом выработки новых приемов проверки по отдельным секторам работы мониторинга.

Следует различать виды и принципы инвентаризации. Сплошная инвентаризация — процесс проверки всех объектов бухгалтерского учета, включая арендуемое имущество. Выборочная или сегментная инвентаризация проверяет только его часть, например, имущество, полученное для переработки.

Технология проведения инвентаризации

I. Подготовительные мероприятия.

1. Руководитель предприятия издает приказ о проведении инвентаризации с указанием сроков и участков инвентаризируемого имущества, состава ревизионной комиссии.
2. Создаются и утверждаются акты, подтверждающие готовность организации. Первичные документы на имущество направляются в бухгалтерию, все товарно-материальные ценности должны быть оприходованы, а брак списан. На время проведения инвентаризации все операции по приему или отпуску ТМЦ должны быть приостановлены.

II. Основной период.

1. Проводятся опись имущества, подсчет ТМЦ, денежных средств и других финансовых активов, проверяется правильность оценки и обоснованности определения указанной стоимости в бухгалтерском учете с занесением данных в графу «Фактическое наличие» инвентаризационной описи.
2. Оформляется инвентаризационная опись в 2-х экземплярах со сквозной нумерацией с обязательным подведением итогов на каждой из страниц. Проставляются подписи лиц, проводивших проверку, подписи членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц.
3. Оформленная инвентаризационная опись передается в бухгалтерию.

III. Аналитический период.

1. Анализ результатов инвентаризации.

Производится сверка полученных документов с имеющимися данными в бухгалтерском учете, составляется сличительная ведомость. В качестве анализа устанавливаются фактическое местонахождение недостач и возможные причины. Выделяется пересортица. Формируются данные об излишках, определяется их рыночная стоимость. Формируются данные о недостачах излишков.

В некоторых случаях инвентаризация, а следовательно, и ее результаты могут быть признаны недействительными или оспорены при нарушении следующих обязательных норм:

• нарушение правил оформления документов;
• присутствие не всех членов комиссии и материально ответственных лиц;
• нахождение посторонних лиц на территории проведения инвентаризации;
• сокрытие фактов недостач или хищения имущества, внесение недостоверных сведений в инвентаризационную опись.

2. Отдельными документами оформляется инвентаризация имущества, находящегося на ответственном хранении, арендованного или полученного для переработки. Владельцам ТМЦ предоставляются справка о результатах проведенной работы и копия инвентаризационной описи.

3. Заполняются акты и другие документы, поясняющие расхождения между фактическим и учетным остатками товаров.

4. Принимается решение о взыскании ущерба с виновных лиц.

5. Председатель комиссии утверждает итоги инвентаризации. Издается приказ (распоряжение) руководителя об утверждении результатов и итогов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения записей в регистры бухгалтерского учета.

Бухгалтерские проводки

Вывод: Правильно выполненные инвентаризационные процедуры способствуют выработке внутренней дисциплины на предприятии, развивают навыки сегментной проверки, повышают качество ведения внутренней документации.

Под инвентаризацией понимается оценка наличия и состояния имущества организации на определённую дату за счет сравнения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация - основной способ контроля за сохранностью имущества предприятия.

Виды инвентаризаций

Инвентаризацию разделяют на виды по назначению, объему и методу проведения.

По назначению выделяют плановую, повторную, внеплановую и контрольную; по объему — полную и частичную; по степени охвата - выборочную и сплошную; по обязательности проведения - обязательную и инициативную; по методу проведения - натуральную и документальную инвентаризации.

Инвентаризация по назначению:

• плановая - производится в сроки, запланированные по графику, который был утвержден руководителем организации. Сроки проведения инвентаризации не разглашаются;
• внеплановая - происходит при наступлении особых событий (хищений, передаче дел материально ответственным лицом, стихийных бедствий);
• повторная - проводится при сомнениях в качестве, достоверности и объективности уже проведенной инвентаризации;
• контрольная - проводится для контроля корректности инвентаризации, проведенной ранее. Проводится в местах, где уже прошла инвентаризация, обязательно до открытия помещений.

Инвентаризация по объему:

• полная - осуществляется перед формированием годового бухгалтерского отчета, при аудиторской проверке и ревизии. Проводится в отношении материальных ценностей, денежных средств и расчетных отношений с другими лицами и предприятиями. В случае проведения полной инвентаризации ей подлежат также не принадлежащие организации ценности (например, полученные в переработку, принятые на ответственное хранение, арендованные);
• частичная - охватывает только часть ценностей организации. Примером частичной инвентаризации могут быть инвентаризация материальных ценностей, относящихся только к конкретному материально ответственному лицу (например, при его смене), ревизия кассы.

Инвентаризация по степени охвата:

• выборочная - осуществляется, когда необходима проверка только некоторых ценностей, закрепленных за конкретным материально ответственным лицом. Обычно проводится на предприятиях с большой номенклатурой;
• сплошная - производится одновременно на всех предприятиях и во всех структурных подразделениях организации.

Инвентаризация по обязательности проведения:

• обязательная - производится обязательно в соответствии с требованиями законодательства РФ;
• инициативная - осуществляется по решению руководителя.

Инвентаризация по методу проведения:

• натуральная прямая оценка количественных и качественных характеристик ценностей путем взвешивания, подсчета, измерения и т.д.,
• документальная - поиск документального подтверждения наличия ценностей.

Понятие и значение инвентаризации

Инвентаризация способ учёта, при котором регламентирован механизм периодической проверки и документального подтверждения состояния, наличия и оценки имущества и обязательств предприятий. Задача инвентаризации состоит в подтверждении «правдивости» данных бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности.

Целями инвентаризации являются:

• выявление недостач и излишков имущества,
• оценка приведенной в учёте задолженности,
• выравнивание учёта,
• упорядочение имущественных отношений,
• анализ потенциала снижения затрат,
• установление фактического состояния имущества.

Закон об инвентаризации

Базовым документом, определяющим порядок осуществления инвентаризации (кроме нормативно-правовых документов по ведению бухгалтерского учета), является Приказ Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (редакция от 08.11.2010).

Также обязательства по проведению инвентаризации закреплены в Федеральном законе № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» . Инвентаризация на предприятии проводится обязательно:

• перед формированием годовой бухгалтерской отчетности,
• при изменении материально ответственного лица,
• при обнаружении фактов порчи, злоупотребления или хищения ценностей,
• при ликвидации или реорганизации предприятия,
• при продаже, выкупе, передаче имущества в аренду,
• при преобразовании муниципального унитарного или государственного предприятия,
• в случае пожара, стихийного бедствия или другой чрезвычайной ситуации, вызванной экстремальными условиями,
• в других случаях, предусмотренных законодательством РФ (см. Приказ Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016)).

Кто проводит инвентаризацию в организации

Инвентаризация осуществляется постоянно действующей комиссией. Перечень членов инвентаризационной комиссии утверждает руководитель организации.

В члены инвентаризационной комиссии включают:

• представителей руководства организации;
• сотрудников бухгалтерии;
• сотрудников юридических, инженерных, финансовых и прочих служб.

В состав комиссии также могут быть включены сотрудники службы внутреннего аудита или представители независимой аудиторской компании.

Задание на проведение инвентаризации на предприятии прописывается в приказе (распоряжении, постановлении) о проведении инвентаризации (в виде формы № ИНВ-22). Задание включает в себя порядок, срок и объем работ по инвентаризации.

Документы, составляемые в процессе инвентаризации

В процессе инвентаризации формируются акты или инвентаризационные описи. Каждый документ составляется не менее чем в двух экземплярах. Перечень возможных форм документов:

Для отражения результатов проверок корректности проведения инвентаризаций составляется акт (

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете организации применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года №88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Порядок проведения инвентаризации и отражение в учете ее результатов регулируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина Российской Федерации от 13 июня 1995 года №49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств".

Для проведения инвентаризации руководитель предприятия издает приказ по форме ИНВ-22. Данный приказ регистрируют в Журнале учета и контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ –23). Приказ о проведении инвентаризации готовится, как правило, не менее чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации.
Для проведения инвентаризаций в организации создаются инвентаризационные комиссии. Это могут быть постоянно действующая инвентаризационная комиссия, рабочая комиссия, разовая комиссия.
В организационно-контрольные функции постоянно действующей комиссии входит проведение плановых, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок товаров в межинвентаризационный период. В течение года, в межинвентаризационный период, в организациях с большой номенклатурой учитываемых ценностей, могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Рабочие комиссии, которые непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, участвуют в определении результатов инвентаризации. Они обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности товаров для одновременного проведения инвентаризации. Рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций.

Разовые комиссии- в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости - по проверке и выборочной инвентаризации.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе об инвентаризации.
В этом же приказе конкретизируется:
- состав товаров, подлежащего инвентаризации,
- причины инвентаризации (контрольная проверка, смена материально-ответственного лица, переоценка и другие),
- определяются порядок и сроки проведения инвентаризации,
- назначается председатель инвентаризационной комиссии.

Вещественная и документальная проверка фактического наличия товаров проводится инвентаризационной комиссией коллегиально.

Существенным правилом для всех инвентаризаций является то, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Кроме того, инвентаризация товаров проводится в присутствии материально ответственных лиц.

Как правило, для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. В том случае, если объем работ велик, и одной комиссии с ним не справиться, то создается несколько рабочих инвентаризационных комиссий.
До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организовано складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:
1) осуществляется ли охрана территории торговой организации, оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией;
2) заключены ли фактически и правильно ли оформлены договоры о полной индивидуальной или бригадной материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;
3) соответствуют ли должности материально-ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности;
4) созданы ли материально-ответственным лицам условия для обеспечения сохранности товаров, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения;
5) оснащены ли места хранения товаров необходимыми измерительными приборами;
6) существует ли контроль над порядком вывоза товаров из торговой организации и выдачей доверенностей на их получение;
7) хранятся ли товары, принадлежащие третьим лицам, отдельно;
8) назначена ли приказом руководителя постоянно действующая комиссия для проверки сохранности товаров.

Руководитель организации должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия товаров в установленные сроки; предоставить работников, мерную тару и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы.

Бухгалтерия готовит инвентаризационные описи товаров, не заполняя графу "По данным бухгалтерского учета", по объектам и структурным подразделениям, подлежащим инвентаризации, не менее чем в двух экземплярах. Подготовленные инвентаризационные описи товаров раздаются всем материально-ответственным лицам для заполнения графы "Фактическое наличие" с указанием сроков заполнения.

Материально-ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все товары (рассортировать), оформить все приходные и расходные документы.

Комиссия проводит подготовительную работу, предшествующую подсчету остатков товаров:
- пломбирует помещения, в которых находятся товары;
- проверяет весы, мерную тару;
- получает от материально-ответственных лиц отчеты со всеми документами, подтверждающими движение товаров и денежных средств, а также расписку.

Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение (или доверенности на получение) товаров. Таким образом, полнота передачи первичных документов подтверждается расписками материально-ответственных лиц, а также расписками держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение товаров.

Согласно Закону №129-ФЗ, если в организации отсутствует материально - ответственное лицо, то им является руководитель организации.

Подготовительные мероприятия к проведению инвентаризации товаров заключаются еще и в разработке внутренних нормативных документов - правил, инструкций, распоряжений и тому подобного, регламентирующих деятельность комиссий на каждом этапе проведения инвентаризации.

В указанных внутренних документах необходимо отразить:
- конкретную методику проведения инвентаризации с учетом специфики деятельности данной торговой организации;
- соответствующие описания действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния отдельных товаров;
- порядок получения подтверждений учетных данных контрагентами торговой организации - поставщиками, покупателями, банками, налоговыми органами и другими;
- порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий;
- не типовые формы необходимых первичных учетных документов для оформления результатов инвентаризации товаров, разработанных и утвержденных организацией самостоятельно.

Председатель комиссии до начала проведения инвентаризации товаров визирует все предоставленные приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "___" (дата)", что является основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным.

Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально-ответственных лиц.

Если материальные ценности хранятся на нескольких складах, то необходимо, чтобы инвентаризация всех товаров проводилась одновременно. Кроме того, должен быть обеспечен контроль поступления и выбытия товаров во время проведения инвентаризации. Если можно остановить приемку (выдачу) товаров на складах во время инвентаризации, это должно быть сделано.

Товары, поступающие во время инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации и заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации".
В описи указываются:
- дата поступления товаров,
- наименование поставщика,
- дата и номер приходного документа,
- наименование товара,
- количество товара,
- цена товара,
- сумма.

Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или, по его поручению, члена комиссии) делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, на которую записаны эти товары.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти товары заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению, члена комиссии.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, по окончании работы при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В любом случае на дату проведения инвентаризации должно быть известно учетное количество и стоимость инвентаризуемых ценностей. Как показывает практика, это условие зачастую не выполняется, что является грубым нарушением норм учета, поскольку позволяет манипулировать учетными регистрами, зная количество ценностей, имевшихся в наличии на дату проведения инвентаризации.

После осуществления всех необходимых подготовительных мероприятий производится опись имущества и обязательств, то есть их вещественная и документальная проверки.
Проведение описи товаров начинают с получения последнего на момент инвентаризации товарного отчета со всеми документами и расписки от материально-ответственного лица.

Члены инвентаризационной комиссии в присутствии материально-ответственного лица (лиц) пересчитывают (взвешивают, обмеривают) товары и составляют инвентаризационные описи. Вещественная и документальная проверки товаров осуществляются, как правило, сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности.

Это процесс достаточно трудоемкий, но действующие нормативные документы позволяют применять упрощенные способы инвентаризации товаров лишь в очень немногих случаях. В частности, если товары хранятся в неповрежденной упаковке поставщика, их количество определяется на основании данных об этих товарах по спецификации или маркировке, имеющейся на упаковке, а также на основании накладных и счетов-фактур. При этом обязательно на выбор проверяется часть таких товаров.

Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием товаров и данными, показанными в спецификациях или маркировке поставщиков, рабочая инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку фактического наличия таких товаров.
Вес или объем навалочных товаров определяется по данным обмера с помощью технических расчетов. В тех случаях, когда товары, в соответствии с обязательными правилами, принимается от поставщиков по теоретическому весу или метражу, вещественная проверка таких товаров производится также по теоретическому весу или метражу.

Если проводится инвентаризация большого количества весовых товаров, то один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо раздельно ведут ведомости отвесов. В конце рабочего дня или по окончании взвешивания данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к результатам проверки.

После проверки фактического наличия товаров составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Причем, основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации - акт инвентаризации.

Формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации утверждены Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года №88:
ИНВ-2 "Инвентаризационный ярлык",
ИНВ-3 "Инвентаризационная опись товарно - материальных ценностей",
ИНВ-4 "Акт инвентаризации товарно - материальных ценностей отгруженных",
ИНВ-5 "Инвентаризационная опись товарно - материальных ценностей, принятых на ответственное хранение",
ИНВ-6 "Акт инвентаризации товарно - материальных ценностей, находящихся в пути",
ИНВ-19 "Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно - материальных ценностей" и т.д.

Указанные инвентаризационные описи и акты инвентаризации, составленные по соответствующим типовым унифицированным формам, являются первичными учетными документами. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием компьютера. Но в любом случае они должны быть заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток.

В инвентаризационных описях указывают наименования проверяемых товаров, а также их количество в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывается прописью число наименований товаров и их количество. При заполнении соответствующих граф инвентаризационных описей и актов инвентаризации указывается денежная оценка каждого вида товаров по данным первичных документов и регистров бухгалтерского учета.

Ошибки, допущенные при заполнении инвентарных описей, исправляются во всех экземплярах описей следующим образом: неправильные записи зачеркиваются одной линией и над ними проставляются правильные цифры.

Исправления должны быть согласованы со всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами и подписываются ими. В инвентаризационных описях и актах инвентаризации недопустимо оставлять незаполненные строки. С этой целью, все оставшиеся незаполненными строки описи или акта должны быть прочеркнуты. На последней странице инвентаризационной описи делается отметка о проверке цен и подсчете итогов за подписями лиц, производивших проверку. Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица должны расписаться, подтверждая факт проведения проверки в их присутствии, отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии, а также принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если инвентаризация товаров проводится в связи со сменой материально-ответственных лиц, то принявший товары, расписывается в инвентаризационной описи в получении, а сдавший - в сдаче этих товаров.

На товары, находящиеся на ответственном хранении составляются отдельные инвентарные описи.

После инвентаризации материально-ответственные лица могут обнаружить ошибки в инвентаризационных описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада) заявить об этом председателю комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Затем инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию, где производится сравнение данных учета товаров и данных инвентаризации товаров и составляется сличительная ведомость.