Приходный и расходный кассовый ордер: образец заполнения. Расходный кассовый ордер - бланк и образец

(работы или услуги), а также при выдаче подотчетных сумм. Не забывайте, что при этом надо все операции отметить в книге учета доходов и расходов (КУДиР). Унифицированная форма бланка КО-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 №88 – не путайте с унифицированной формой КС-2 (акт приема выполненных работ).

Отсутствие, несвоевременное оформление или непредставление приходных и расходных кассовых ордеров контролирующим ведомствам влечет за собой налоговую и административную ответственность. Однако относительно оформления кассовых документов индивидуальным предпринимателем и субъектом МСП предусмотрен особый порядок.

Несмотря на то, что при соблюдении определенных условий предприниматели не обязаны оформлять кассовые операции соответствующими кассовыми документами, в отношении некоторых операций предпринимателям целесообразно продолжить их оформление, в том числе приходных и расходных кассовых ордеров. К таким операциям, например, стоит отнести расчеты с подотчетными лицами по выданным им «на руки» под отчет суммам.

Образец заполнения унифицированной формы КО-2

Расходный кассовый ордер имеет унифицированную форму бланка КО-2 и заполняется в одном экземпляре бухгалтером или иным уполномоченным работником. Приходные и расходные кассовые ордера (ПКО и РКО) регистрируются в журнале регистрации (форма КО-3). Как правило, к РКО также прилагаются документы, которые являются основанием для выдачи денег.

В шапке документа вы заполняете следующую информацию: наименование организации, форма по ОКПО, номер данного документа, дату его составления. ПКО и РКО обязательно должны быть пронумерованы. Нумеруются они в хронологическом порядке, отдельно приходные и расходные ордера, нумерация не должна иметь пропусков.

• Графа «дебет» – код структурного подразделения. Вам необходимо указать код подразделения, которое расходует денежные средства;
• Корреспондирующий счет, субсчет – вписываете счет проводки (выбытие средств);
• Код аналитического учета;
• Кредит – необходимо вписать номер счета по кредиту, по которому происходит движение средств;
• Непосредственно сумма к выплате;
• Код целевого назначения.

• Кому выдаются денежные средства;
• Основание, согласно которому выдаются средства;
• Денежная сумма прописью;
• Приложение;
• Должность, подпись, расшифровка подписи главбуха и руководителя.

Получающий денежные средства также прописывает сумму прописью, ставит дату, подпись, заполняет данные паспорта. В самом низу бланка содержатся сведения о том, кто выдал денежные средства.

Не забывайте, что за отсутствие, непредставление кассовых ордеров предусмотрена ответственность:

• налоговая и административная – непосредственно в отношении организации;
• административная, дисциплинарная и даже в отдельных случаях уголовная – относительно должностных лиц компании;
• материальная – в отношении отдельных работников компании.

Кассовые документы ИП

Кассовые документы ИП в 2016 году может не заполнять. Это правило для субъектов малого бизнеса и предпринимателей ввели в 2014 году (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Ранее Центробанк практически уравнивал правила ведения кассовых операций ИП и юрлиц . Теперь индивидуальные предприниматели не обязаны вести кассовые документы - оформлять приходные и расходные кассовые ордера, а также вести кассовую книгу. Кроме того, они не обязаны устанавливать лимит остатка кассы. Однако, надо помнить, что это право ИП, а не обязанность. Поэтому, если вам удобнее вести расчеты с помощью кассовых документов, вы их легко можете использовать.

Образец заполнения расходного кассового ордера по унифицированной форме КО-2.

Расходный кассовый ордер (РКО) - это документ, который применяется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия.

Оформление расходного кассового ордера

РКО заполняется на компьютере либо выписывается от руки сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре. Помарки и любые исправления не допускаются. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации расходных и приходных кассовых документов (форма № КО-3), подписывается главным бухгалтером либо уполномоченным лицом, а также руководителем организации (подпись руководителя не является обязательной в случае, если его резолюция, разрешающая выдачу денег из кассы, есть на приложениях к РКО). Заполненный бланк расходного кассового ордера проверяется кассиром на правильность составления. Приложения к РКО погашаются кассиром надписью «Оплачено» либо штампом с проставлением даты на них. Расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

Как заполнять расходный кассовый ордер

Бланк расходного кассового ордера имеет унифицированную форму № КО-2. Приведем инструкцию по заполнению расходного кассового ордера:

• в поле «Организация» пишется наименование организации, выдавшей РКО;
• в графе «Структурное подразделение» указывается название структурного подразделения организации, выдавшего РКО (при его отсутствии ставится прочерк);
• в строке «Номер документа» указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов (нумерация РКО должна быть непрерывной);
• в поле «Дата составления» проставляется дата выдачи денег из кассы организации арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.;
• в графе «Дебет» указывается код структурного подразделения, в котором производится выдача денег (при его отсутствии ставится прочерк); номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отражается выбытие наличных денежных средств из кассы; код аналитического учета по корреспондирующему счету (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
• в строке «Кредит» ставится номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы (как правило, это счет 50 «Касса»);
• в графе «Сумма, руб. коп.» указывается выдаваемая из кассы денежная сумма цифрами;
• в поле «Код целевого назначения» заносится код назначения использования выбывших из кассы денежных средств (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
• в строке «Выдать» указывается ФИО лица в дательном падеже, кому будут выданы деньги из кассы организации;
• в графе «Основание» пишется содержание хозяйственной операции (например: аванс на командировочные расходы, для сдачи в банк, выдача материальной помощи и т.п.);
• в строке «Сумма», так же, как и в , указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) выдаваемых денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
• в поле «Приложение» пишутся реквизиты прилагаемых первичных документов, на основании которых выдаются деньги из кассы предприятия (доверенность на получение денег - если деньги выдаются работнику сторонней организации, квитанция, приказ, заявление и пр.).

Ниже идут подписи и расшифровки подписей руководителя организации и главного бухгалтера.

Затем следуют строки, которые заполняет лицо, получающее деньги из кассы:

• в строке «Получил» указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) получивших денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
• ниже лицо, получившее деньги из кассы, указывает дату получения денежных средств и ставит свою подпись.

Следующие строки заполняются кассиром после выдачи денег по РКО: в них он указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность человека, которому выдаются денежные средства из кассы предприятия, ниже ставит свою подпись и расшифровку подписи (фамилия и инициалы).

Приходные и расходные ордеры - это унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом для использования организациями или индивидуальными предпринимателями с использованием наличных денежных средств. В зависимости от того какую функцию они несут в кассе организации - приход или расход - существуют приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Давайте рассмотрим подробнее каждый из них, для чего он нужен, какую функцию в себе несёт и когда необходимо оформить.

Когда заполняется Приходный кассовый ордер (ПКО)?

Когда в кассу организации или ИП поступают наличные денежные средства, то необходимо отразить факт совершения этой хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. И для оприходования наличности существует приходный кассовый ордер.

Он составляется по унифицированной в единственном экземпляре и подписывается главным бухгалтером, бухгалтером, бухгалтером-кассиром, кассиром организации или другим уполномоченным лицом.

Приходный кассовый ордер состоит из двух блоков:

1. Сам ПКО;
2. Квитанция, которая после заполнения отрывается и отдается лицу, внесшему деньги в кассу.

Выписывать приходник можно как вручную, так и с помощью компьютера. Исправления в приходном ордере не допускаются. Если вы допустили ошибку, ордер необходимо переписать. В противном случае такой документ является не действительным и нарушающим кассовую дисциплину.

На втором блоке ПКО «Квитанция» после заполнения ставится печать юридического лица или предпринимателя. Необходимости ставит печать, чтобы половина попадала на приходный кассовый ордер и вторая половина на квитанцию, сейчас нет.

В каких случаях заполняется Приходный кассовый ордер?

Приходный кассовый ордер мы заполняем при:

• внесении учредителями своей доли в уставном капитале;
• поступлении в кассу выручки. Если вы в своей работе используете кассовый аппарат и в течение дня пробиваете покупателям кассовые чеки, то оформлять приходный кассовый ордер на каждый пробитый чек не нужно, приходуется только одним ПКО общая сумма в конце рабочей смены;
• возврате заёмных средств. Если ваша организация или ИП давали займ юридическому или физическому лицу, и займ возвращается в кассу организации;
• возврате от подотчётного лица. Ваша организация выдала работнику деньги под отчет, работник закупил необходимое и остаток аванса приносит в кассу организации или предпринимателя;
• снятии денежных средств с расчетного счёта юр лица. Если вы снимаете денежные средства с расчетного счета организации на заработную плату, хозяйственные нужны и пр., то эти денежные средства должны сначала приходоваться в кассу организации.

Порядок заполнения Приходного кассового ордера

Теперь мы рассмотрим пошагово порядок заполнения каждого поля Приходного кассового ордера.

сайте Росстата .

В поле «Дата составления» ставится текущая дата, т.к. приходный кассовый ордер составляется на момент совершения хозяйственной операции.

Колонки «Дебет» и «Кредит» заполняются в соответствии с бухгалтерскими проводками и оформляет их бухгалтер. Но, по умолчанию, графа «Дебет» заполняется 50.1 - поскольку это бухгалтерский счёт кассы организации. В графе «Кредит» может быть один из следующих бухгалтерских счетов:

75 «расчеты с учредителями» - при взносе учредителями доли в уставном капитале;

51 «расчетные счета» - при снятии денежных средств с расчетного счёта;

71 «расчеты с подотчетными лицами» - при возврате неиспользованного аванса от работника;

62 «расчеты с покупателями и заказчиками» - при поступлении оплаты от покупателя в кассу организации;

90.1 «выручка от продаж» - при оприходовании выручки за смену с применением контрольно-кассовой техники.

В поле «Сумма» отражается сумма, вносимая в кассу. При этом указание копеек и рублей разделается символом «-».

В поле «Принято от» прописывается полностью либо ФИО вносителя в родительном падеже (отвечает на вопрос - от кого?), либо полное наименование юридического лица или ИП и ФИО вносителя физического лица тоже в родительном падеже.

В поле «Основание» вносится основание для внесение денежных средств: взнос в уставный капитал, выручка от продаж, получение наличных из банка, оплата товаров/услуг согласно накладной № (договора №) и т.д.

В поле «Сумма» прописывается сумма вносимых денежных средств прописью с заглавной буквы, копейки указываются цифрами. Стоит отметить, что если Вы в табличной части ПКО указали полную сумму без копеек, то и в поле «Сумма» необходимо указать только полную сумму прописью без указания копеек. Не допускается сокращение руб и коп. Если сумма включает НДС, то пишется «включая НДС, процентная ставка НДС и сумма НДС».

В поле «Приложение» вписываются первичные документы, на основании которых вносятся деньги.

В двух нижних строчках ставятся подписи кассира и главного бухгалтера.

Блок «Квитанция» заполняется аналогично блоку «Приходный кассовый ордер». Ставится печать, отрывается по линии и отдается вносителю.

Образец заполнения Приходного кассового ордера (ПКО)

Нажмите для увеличения

Когда заполняется Расходный кассовый ордер (РКО)?

По аналогии с приходным кассовым ордером, расходный кассовый ордер заполняется в случае когда деньги необходимо получить в кассе организации.

РКО составляется по унифицированной в единственном экземпляре и хранится в кассовой книге организации.

Расходный кассовый ордер составит только из одного блока - самого расходного кассового ордера. Подписывается главным бухгалтером, бухгалтером, бухгалтером-кассиром, кассиром организации или другим уполномоченным лицом.

Выписывать расходник можно как вручную, так и с помощью компьютера. Исправления в расходном ордере не допускаются. Если Вы допустили ошибку, ордер необходимо переписать. В противном случае такой документ является не действительным и нарушающим кассовую дисциплину.

В каких случаях заполняется Расходный кассовый ордер?

Расходный кассовый ордер мы заполняем при:

• необходимости выдачи подотчетным лицам на закупку необходимых товаров или материалов для организации;
• выдаче подотчетным лицам на личные и командировочные расходы;
• сдаче наличных денежных средств в банк на расчетный счёт организации;
• выплате заработной платы (аванса) сотрудникам наличными в кассе;
• выплате дивидендов учредителям.

Порядок заполнения Расходного кассового ордера

Теперь рассмотрим пошагово как правильно заполнить расходный кассовый ордер.

В поле «Организация» прописываем полное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя согласно уставным документам.

В поле «Структурное подразделение» прописывается подразделение, которое ордер выдало. Если в организации или у ИП отсутствует подразделение, то ставится прочерк.

В поле «по ОКПО» вписываем код ОКПО, выданный органами Статистики. Если Вы не знаете свой код, то узнать его Вы можете на официальном сайте Росстата .

Поле «номер документа» присваивается с первого номера, начиная с 1 января нового года и имеет сквозную нумерацию в течение года до 31 декабря. Организация вправе к цифрам использовать префиксы.

В поле «Дата составления» ставится текущая дата, т.к. расходный кассовый ордер составляется на момент совершения хозяйственной операции.

Колонки «Дебет» и «Кредит» заполняются в соответствии с бухгалтерскими проводками и оформляет их бухгалтер. Но, по умолчанию, графа «Кредит» заполняется 50.1 - поскольку это бухгалтерский счёт кассы организации. В графе «Дебет» может быть один из следующих бухгалтерских счетов:

70 «расчеты по заработной плате» - при расчетах с работниками организации наличными денежным средствами;

51 «расчетные счета» - при внесении денежных средств на расчетный счёт из кассы организации;

71 «расчеты с подотчетными лицами» - при выдаче работнику аванс на нужды предприятия или командировочные расходы;

60 «расчеты с поставщиками и подрядчиками» - при оплате поставщикам наличными денежными средствами.

В поле «Сумма» отражается сумма, вносимая в кассу. При этом указание копеек и рублей разделается символом «-». Либо при полных рублях копейки можно не указывать.

Поле «Код целевого назначения» заполняется только при условии использования организацией системы кодирования.

В поле «Выдать» прописывается полностью либо ФИО того, кому выдаются наличные в родительном падеже (отвечает на вопрос - от кого?), либо полное наименование юридического лица или ИП и ФИО получателя физического лица тоже в родительном падеже.

В поле «Основание» вносится основание для выдачи денежных средств: выплата дивидендов, оплата поставщику, инкассация, оплата товаров/услуг согласно накладной № (договора №) и т.д.

В поле «Сумма» прописывается сумма выдаваемых денежных средств прописью с заглавной буквы, копейки указываются цифрами. Стоит отметить, что если Вы в табличной части РКО указали полную сумму без копеек, то и в поле «Сумма» необходимо указать только полную сумму прописью без указания копеек. Не допускается сокращение руб и коп.

Бланк расходного кассового ордера скачать в формате word и excel вы можете из этой статьи. Также рассмотрим порядок заполнения с образцами РКО.

Читайте в статье:

Расходник предназначен для оформления выдачи денег из кассы. Составлять его обязаны все компании, которые рассчитываются наличными. Эта обязанность не зависит от организационно-правовой формы и режима налогообложения.

Расходный кассовый ордер: бланк

РКО имеет утвержденную законодательством форму КО-2. Госкомстат установил ее 18 августа 1998 постановлением № 88. В настоящее время бланк выглядит так:

Форма расходного кассового ордера

Заполнение расходно кассового ордера

Порядок заполнения бланка РКО установлен указаниями Центробанка от 11 марта 2014 № 3210-У (далее - Указания ЦБ).

Заполните документ в одном экземпляре. Составьте его в бумажном виде и заполните от руки, с помощью компьютера либо комбинируя оба способа. Вы вправе использовать для заполнения любые чернила.

• Образец заполнения расходного кассового ордера при сдаче денег в банк

Обратите внимание: Указания ЦБ запрещают вносить исправления в кассовые документы.

Законодательство не содержит строго порядка нумерации РКО. Поэтому можете использовать любой способ сквозной или несквозной нумерации. Как правило, применяют простую нумерацию по возрастанию. К номеру можно дополнить буквенный шифр или дату.

Начните заполнение со строки «Основание». Впишите в нее хозяйственную операцию. Например, «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от 20.07.2018 № 198».

Строка «Приложение» должна содержать номер и дату составления первички и других документов (счетов, заявок на выдачу денег и т. п.).

Заполнение строк РКО «Основание» и «Приложение»

Отметим: при выдаче работнику денег под отчет расходно кассовый ордер составляют на основании письменного заявления физлица в произвольной форме. При этом заявление обязательно должно содержать:

• сумму выданных под отчет денег;
• срок, на который выдана сумма;
• подпись директора компании;
• дата заявления.

При выдаче наличных попросите получателя поставить в РКО сумму прописью и расписаться.

При оформлении общего расходного ордера, например, за смену, его подписывает ответственный сотрудник, в частности, кассир. Закрепите данную обязанность работника в локальном акте компании.

Бланк РКО содержит реквизиты подписей директора компании, главного или обычного бухгалтера и кассира. Согласно Указаниям ЦБ, документ подписывают директор и бухгалтер. Но руководитель может не ставить свою подпись, когда она уже стоит на приложениях к РКО (заявления, счета и т. п.) и в штате есть бухгалтер. При отсутствии бухгалтера директор обязан визировать расходный ордер.

Директор также вправе перепоручить по доверенности ставить подпись на РКО от своего имени другому сотруднику компании.

Порядок выдачи денег по расходнику

Данная процедура состоит из шести этапов.

На первом кассир контролирует наличие в РКО всех необходимых подписей и соответствие их имеющимся у него образцам. Он сравнивает суммы прописью и цифрами. Они должны совпадать. Затем он проверяет наличие документов, указанных в расходнике. После этого кассир сличает ФИО получателя в ордере с данными его паспорта.

Деньги может запросить и представитель получателя по доверенности. Проверьте у этого лица доверенность и паспорт. Убедитесь, что ФИО получателя в РКО соответствуют указанным в доверенности и данным паспорта.

Доверенность нужно приложить к расходнику. Если она оформлена на несколько выплат или на получение денег у нескольких организаций, то сделайте ее копию. Заверьте копию в установленном директором фирмы порядке.

Второй этап предусматривает подготовку суммы наличных к выдаче и передачу РКО получателю, чтобы он поставил в нем свою подпись.

Третий этап – проставление получателем подписи.

На четвертом этапе кассир перед выдачей пересчитывает деньги так, чтобы получатель видел этот процесс. Затем кассир выдает деньги получателю.

Пятый этап предполагает пересчет получателем денег под наблюдением кассира. Без этой процедуры получатель сможет в дальнейшем предъявить претензии по сумме.

На последнем этапе кассир ставит свою подпись в РКО.

Вложенные файлы

• Бланк РКО в excel.xls
• Бланк РКО в word.docx
• Образец заполнения РКО: матпомощь.xls
• Образец заполнения РКО при сдаче денег в банк.xls
• Образец заполнения РКО при выдаче денег организации.xls

Расходный кассовый ордер (РКО) заполняется в единственном экземпляре в момент выдачи наличности из кассы предприятия. РКО форма КО-2 обязана быть заполненной кассиром или сотрудником с отдела бухгалтерии который имеет право проводить операции по кассе. Далее данный документ отдается главному бухгалтеру или директору предприятия на подпись и заверяется мокрой печаткой. В тех случаях, когда ордер уже содержит подпись руководителя предприятия, то повторного утверждения такой РКО не требует.

Заполнение расходного кассового ордера (форма КО-2)

Для того, что бы оформить бланк кассового ордера правильно, необходимо соблюдать правильное заполнение соответствующих строк и граф в форме. Краткий перечень обозначений и разъяснения того, что в данное поле должно быть вписано.

Организация – полное юридическое наименование организации.

Подразделение – отделение предприятия или организации для которого данный ордер предназначен.

Номер – порядковый номер документа согласно книги реестра РКО, нумерация не допускает пропусков и заполняется строго последовательно. Обычно ее ведут с начала календарного года и вписывают в последовательности цифры так: день, месяц, год.

Дата оформления – проставляется дата оформления формы КО-2 на момент оформления.

Графа “дебет” – код подразделения – необходимо вписать код подразделения, которое будет расходовать средства. В случае отсутствия такого подразделения ставится прочерк.

“Дебет” – корреспондирующий счет – вписываем счет бухгалтерской проводки, согласно дебета по которому происходит выбытие средств.

“Дебет” – код учета аналитического – поле предназначенное для внесения аналитического кода учета, согласованного с предшествующей графой. Данное поле заполняем в том случае, если применение подобного рода кода принято и допустимо на предприятии, в случае неиспользования ставим прочерк.

“Кредит” – вписывается №счета по кредиту, в рамках которого происходит движение средств.

“Сумма, руб. коп.” – прописывается полная сумма средств, предназначенная к выплате.

“Код целевого назначения” – в случае использования кодировки целей предназначения на предприятии в данную строку пишется такой код, в противном случае ставим прочерк.

“Выдать” – Полное ФИО лица в дательном падеже, которому будут вручены материальные ценности.

“Основание” – в поле вносится краткое описание операции описывающая причину по которой выдаются деньги.

“Сумма” – прописывается прописью полная сумма в рублях, особого внимания требует запрет на сокращения чего либо, включая слово обозначающее валюту.

“Предложение” – необходимо внести ордер-основание для выдачи наличности с кассы. В случае, если деньги выписываются на сотрудника другого предприятия, то в данное поле необходимо внести № доверенности на получение денег организации, в которой числится данное лицо, в таком случае необходимо прикрепить копию доверенности.

“Получил” – данное поле, вносится от руки собственнолично лицом, которое получает денежные средства в кассе. Обязательно цифры рублей писать прописью и с большой буквы, копейки же допускаются к написанию цифрами.

“ПО” – данное поле так же заполняет получатель, вписывая предъявленный документ, а так же его серию и номер, место и дату выдачи. Данное поле вносится обязательно вне зависимости от того, штатный сотрудник или лицо с чужой организации получает деньги.