Главная Кадровый учет Выдача зп из кассы документы. Порядок и сроки выплаты заработной платы. Отображение налогов и удержаний

Выдача зп из кассы документы. Порядок и сроки выплаты заработной платы. Отображение налогов и удержаний

Выплата заработной платы является неотъемлемой частью хозяйственной деятельност и любого предприятия вне зависимости от формы собственности. Требования российского законодательства к столь важному объекту учета ставят пред бухгалтерской службой задачу фиксации и систематизации значительного объема информации.

Для отражения на счетах учета операций по начислению и выплате заработной платы, а также различных удержаний существует целый ряд счетов .

Вне зависимости от того, кому из сотрудников начисляется зарплата и каким способом будет осуществлена выплата, в проводках будет задействован специальный счет 70 . На данном счете собирается и систематизируется вся информация по расчетам с работниками.

Можно выделить следующие характеристики счета :

является пассивным;
в кредите отражаются суммы начисленных выплат работникам, резерва оплаты за выслугу лет или отпуска, пособий, доходов от участия в уставном капитале;
в дебете отражаются выплаченные суммы, начисленные налоги и иные удержания;
в дебете отражаются невыплаченные вовремя сумы;
аналитика осуществляется по каждому работнику.

Так как рассматриваемый счет является пассивным , по кредиту счета отражается начисление, а по дебету — выплаты. Поскольку суммы зарплат участвуют в калькуляции себестоимости для сближения налогового и бухгалтерского учета, предусматривается корреспонденция счета со счетами учета затрат.

В таком случае проводки по начислению заработной платы имеют вид:

Дт 07, 08, 10, 20, 23, 25, 26, 44 Кт 70

При выплате заработной платы счет будет корреспондировать со счетами учета ценностей . Наименование счета будет зависеть от способа оплаты: наличный или безналичный расчет, продукция, имущество, дивиденды. В таком случае корреспонденции будет выглядеть следующим образом :

Дт 70 Кт 50, 51, 52, 55, 44, 81

Аналитика ведется по каждому конкретному работнику в соответствии с открытыми субсчетми . Дополнительным аналитическим инструментом является лицевой счет, открываемый на каждого работника (Т-24).

Отражение сведений в таком документе осуществляется на основании содержащейся в первичной документации информации по заработной плате, отработанном времени и прочих данных необходимых для расчетов. Каждый месяц на лицевом счете сотрудников фиксируются сведения обо всех заработанных суммах, премиях, компенсациях и удержаниях .

Для того чтобы организовать выплату зарплаты через кассу предприятия, необходимо соблюдать кассовую дисциплину и учитывать некоторые особенности поступления и выбытия средств из кассы.

Поступление и выбытие

Организация учета операций с использованием наличных средств осуществляется посредством специально оборудованного участка бухгалтерии кассы (место проведения операций) и определения лимита возможного остатка средств в кассе на конец дня .

Лимит устанавливается руководством предприятия и закрепляется в виде распорядительного документа. Контрольные процедуры в области соблюдения кассовой дисциплины осуществляются банками и предполагают ежегодные проверки.

Денежные средства сверх лимита должны быть переведены на банковский счет за исключением дней выплаты зарплат, праздничных и выходных дней.

Операции, проводимые через кассу (приход или расход), оформляются специальными кассовыми ордерами . Ордер, используемый для оформления прихода, обозначается специальным цифровым кодом КО-1 (приходный), расходный – КО-2.

Приходный ордер в обязательном порядке должен быть заверен подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица, после чего кассир может принять по нему наличные средства.

Лицу, осуществляющему внос наличных, предусмотрена выдача квитанции, заверенной штампом, печатью, подписанной кассиром и главным сотрудником бухгалтерии. Расходный ордер также обязательном порядке заверяется подписью уполномоченных лиц.

Операции по кассовым ордерам осуществляются в день составления документов. Не допускаются наличие исправлений, помарок и передача на руки лицам, осуществляющим операции. Квитанции к приходным ордерам должны регистрироваться в специальном журнале для регистрации орденов, сам ордер остается в бухгалтерии (в кассе). Исполненные кассовые документы регистрируются в кассовой книге предприятия. Кассовую книгу и иные кассовые документы хранят не менее 5 лет .

Особенности выдачи

Для выплаты денежных средств работникам компании необходима соответствующая сумма в кассе организации. Поступление средств возможно путем снятия с расчетного счета либо получения выручки за реализованную продукцию.

В таком случае будут выполнены следующие записи на счетах:

Дт 50 Кт 51, 90 – поступление средств в кассу с расчетного счета или от продажи продукции;
Дт 70 Кт 50 – выплачена зарплата из средств в кассе.

Стоит отметить, что все операции по ордерам могут быть выполнены при условиях :

правильно заполнены все реквизиты;
заверены подписью;
составлены в тот же день, в который должна осуществиться операция;
отсутствуют исправления, подчистки.

Контрагенты и физические лица, не состоящие в штате

Для работника предприятия выплаты производятся без составления расходных ордеров на каждого получателя, используя платежные ведомости. Для лиц, не состоящих в штате предприятия, наличные выдаются при предъявлении паспорта (иного равнозначного документа).

При этом для работников предприятия производится стандартная проводка с использованием счета 70. Для лиц, не состоящих в штате, она примет вид:

Дт 76 Кт 50 — произведен расчет с прочими дебиторами и кредиторами из кассы предприятия

Если у компании имеются акционеры, которым необходимо выплатить из кассы дивиденды, стоит учитывать их принадлежность. В зависимости от того, работают держатели акций в компании или нет, будет меняться характер бухгалтерских записей:

Дт 84 Кт 70 – начисление дивидендов для акционеров работников компании;
Дт 84 Кт 75 – начисление дивидендов для акционеров, не входящих в штат;
Дт 75 Кт 50 – выплачены дивиденды из кассы акционерам, не входящим в штат;
Дт 70 Кт 50 – выплачены дивиденды из кассы работника предприятия.

Депонированная заработная плата

Несмотря на общие правила ведения кассовых операций и расчет лимита кассы, в день выплаты зарплаты имеется возможность хранить средства в кассе сверх установленного лимита .

Хранение средств допускается в течение 5 дней с момента поступления. Та зарплата, которая не была получена в срок, называется депонированной и должна сдаваться в банк.

На суммы невыплаченных заработных плат в расчетно-платежной ведомости делается запись «депонировано» напротив фамилий работников, не получивших средства. В строке итога подсчитываются фактически выданные средства и подлежащие депонированию, после чего оформляется реестр сумм депонирования.

Все неполученные суммы зачисляются на счет в банк, производится запись:

Дт 51 Кт 50 — депонированы неполученные средства

Отображение налогов и удержаний

Необходимость выплаты налогов с дохода физических лиц и осуществления различных удержаний из заработной платы является обязательством любого предприятия, выступающего налоговым агентом.

При организации подобных операций через кассу должны быть произведены следующие записи на счетах :

Дт 70 Кт 68 (НДФЛ) – удержание суммы налога из зарплаты работника;
Дт 68 (НДФЛ) Кт 50 – оплата суммы налога в бюджет из кассы предприятия.

Помимо обязательной уплаты налогов, работодатель обязан совершать выплаты в виде взносов во внебюджетные фонды (пенсионный, социального и обязательного медицинского страхования). Начисления таких сумм взносов осуществляются по дебету, выплата – по кредиту. Проводки в случае оплаты через кассу будут иметь следующий вид :

Дт 07, 08, 10, 20, 23, 25, 26, 44 Кт 69 – начисление сумм взносов;
Дт 69 (по видам фондов) Кт 50 – выплата взносов из кассы предприятия.

Счет, предназначенный для отражения расчетов с фондами, является активно-пассивным и может иметь различное сальдо на конец периода. Кредитовое сальдо означает задолженность предприятия перед бюджетом, в то время как дебетовое свидетельствует о переплате.

Примеры расчета и начисления заработной платы представлены в данной инструкции.

Сроки выдачи зарплаты оговариваются в трудовом договоре. День выдачи заработка работнику за первую половину месяца должен быть установлен не позднее конца текущего месяца, а за вторую половину месяца – до середины следующего месяца (период между днями выплаты заработной платы не должен превышать половины месяца(ст. 136 ТК РФ)). При этом сумма аванса должна быть не менее 40-50% от фиксированной доли месячного оклада. Работодатель перед уходом работника в отпуск выдаст ему зарплату, выплата которой состоялась бы во время отпуска, если срок выплаты по времени совпадает с отпуском работника. При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня.

Наличными (ИП)

Процедура выдачи зарплаты наличными в ИП

Шаг 1. Выдать зарплату сотрудникам из личных средств ИП

Эти средства могут быть взяты откуда угодно с р/с или из личного кошелька или из кассы - не важно для ИП.

Шаг 2. При УСН доходы-расходы или ОСН отнести зарплату к расходам в КДиР

Зарплата выдается по расчетному листу всегда. Это прописано в ТК ст 136

Безнал (ИП)

Процедура выдачи зарплаты безналичным переводом в ИП

Работник может сам выбирать банк для получения зарплаты. Для этого ему нужно написать заявление .

У ИП нет обязанности вести кассовую дисциплину и составлять кассовые ордера/

Шаг 1. Перевести деньги с р/с на карточки с пометкой "Зарплата за март 2019 года от ИП Иванов Л.В."(пример)

Шаг 2. При УСН доходы-расходы или ОСНО отнести зарплату к расходам в КДиР

Шаг 3. Попросить расписаться в расчетном листе

Зарплата выдается по расчетному листу всегда. Это прописано в ТК ст 136 . Он составляется в свободной форме. В расчетном листе необходимо обязательно указать все "белые" выплаты которые полагаются сотруднику.

Наличными (Организация)

Процедура выдачи зарплаты наличными для Организаций

Шаг 1. Снять деньги с р/с с пометкой "на выплату заработной платы"

Шаг 2. Составляете приходный кассовый ордер (ПКО)

Шаг 3. Выдать зарплату сотрудникам

Шаг 4. Составляете расходный кассовый ордер (РКО)

Шаг 5. Составляете лист кассовой книги

Смотрите что бы не был превышен лимит остатка кассы.

Шаг 6. При УСН доходы-расходы или ОСН отнести зарплату к расходам

Шаг 7. Попросить расписаться в расчетном листе

Работник расписывается в расчетном листе один раз в месяц при окончательном расчете.

Безнал (Организация)

Процедура выдачи зарплаты по безналичным переводом для организаций.

Шаг 1. Оформить зарплатные карточки либо узнать номера и реквизиты уже существующих у работников карточек

Шаг 2. Перевести деньги с р/с на карточки с пометкой "зарплата за март 2019 года от ИП Иванов Л.В."(пример)

Шаг 3. При УСН доходы-расходы или ОСН отнести зарплату к расходам

Социальные отчисления на работников и налоги с зарплаты

Работодатель обязан перечислять НДФЛ 13% за работника, а также из своего кармана отчисления в ПФР, ФФОМС, ТФОМС, ФСС. Эти отчисления зависят от налогового режима и вида деятельности. Получить расчет можно здесь: Калькулятор зарплаты и страховых взносов Расчет зарплаты, больничного и НДФЛ за определенный период.

Шаг 4. Попросить расписаться в расчетном листе

Работник расписывается в расчетном листе один раз в месяц при окончательном расчете.

С помощью или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 и подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно. Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).

Выплата зарплаты наличными из кассы - 2018 является одним из официальных способов выдачи средств работникам предприятия. Как и безналичный перевод на карту сотрудника, этот вариант предусмотрен ст. 136 Трудового кодекса РФ. Ниже рассмотрены основные моменты, касающиеся выплаты заработной платы наличными через кассу предприятия: правила, сроки, сопутствующие документы, отражение в бухгалтерском учете. Также дается ответ на вопрос, как осуществляется выплата зарплаты иностранцу - наличными или на карту.

Можно ли получать зарплату через кассу: правила выдачи

Правила выплаты заработной платы сотрудникам организации, определяющие порядок, формы, сроки, места выдачи, прописываются в локальных нормативных актах (ст. 131 и 136 ТК РФ). Такими документами могут считаться коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка. Дополнительно правила выдачи зарплаты закрепляются в трудовом договоре.

Можно ли получать зарплату наличными? В соответствии с действующим законодательством оплата труда сотрудника может производиться в денежном или натуральном выражении. Выдача наличных денежных средств в этих целях осуществляется по месту исполнения работником его должностных обязанностей. В день, когда работодатель должен выплатить зарплату наличными, необходимо, чтобы в кассе организации имелась требуемая денежная сумма.

По закону существует 2 источника наличных средств, которые предприятие может использовать для выплаты зарплаты:

Банковский расчетный счет организации. Снятие средств на зарплату выполняет уполномоченное лицо, на имя которого выписан чек для данного действия (например, кассир). В этом документе должна быть прописана цель — выплата заработной платы.
Наличные деньги, которые поступили в кассу, за исключением денежных средств, принятых от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц, в частности сумм, полученных по посредническим договорам, например при комиссионной торговле, оплате услуг в пользу операторов мобильной связи и пр. (п. 3 указания ЦБ от 07.10.2013 № 3073-У).

Кому запрещена выплата зарплаты наличными. Как оплачивать труд иностранцев

В некоторых случаях государство устанавливает запрет на выплату заработной платы наличными. Его нарушение может привести к наложению штрафных санкций на работодателя. На законодательном уровне установлено, что все расчеты с гражданами иностранных государств относятся к валютным операциям. Поэтому оплата труда нерезидентов должна производиться только безналичным способом — на банковскую карту. Заключая трудовой договор с иностранцем, в нем следует указать, каким образом будет выполняться выдача зарплаты (перевод на счет в банке).

В 2018 году не запрещена выплата зарплаты наличными работникам государственных и муниципальных учреждений. Закон «О внесении изменений в Федеральный закон “О национальной платежной системе”» от 01.05.2017 № 88-ФЗ вступил в силу с 01.07.2018. Этим документом предусмотрена оплата труда сотрудников указанных бюджетных организаций путем перевода на карты национальной платежной системы «Мир». В случае отказа работника от получения заработной платы на карту «Мир» ее можно выплачивать из кассы учреждения.

Дата выдачи заработка через кассу

Сроки выплаты заработной платы через кассу не отличаются от сроков безналичного перевода на банковские карты работников. Законодательно не установлена точная дата выдачи денежных средств, но закреплен крайний срок — не позднее 15 календарных дней с даты, когда окончился период начисления зарплаты.

Таким образом, не позднее 30-го числа текущего месяца работникам должен быть выдан аванс, а оставшаяся часть выдается в следующем за расчетным периодом месяце, не позднее 15-го числа.

Не знаете свои права?

Эти правила распространяются одинаково на всех работодателей. Даже если работники по собственному желанию захотят сдвинуть сроки или получать заработок в виде одной суммы ежемесячно, делать это незаконно.

Если дата выплаты заработной платы выпадает на выходной или праздничный день, ее следует выдать в предшествующий день.

Как осуществляется выдача заработной платы через кассу

Заработная плата выплачивается:

по расходным кассовым ордерам (форма КО-2);
расчетно-платежным ведомостям (форма Т-49);
платежным ведомостям (форма Т-53).

Независимо от того, по какому из этих документов выплачиваются заработанные работниками средства через кассу, алгоритм остается одинаковым:

Руководитель, главный бухгалтер и другие уполномоченные лица должны подписать документы на выдачу средств. Затем кассир принимает эти бумаги для исполнения.
При получении ведомости или РКО кассир обязан проверить наличие всех необходимых подписей, а также выполнить проверку соответствия сумм в числовом и прописном вариантах.
Наличные средства выдаются непосредственному получателю, который указан в РКО или ведомости. Для его идентификации кассир должен попросить документ, удостоверяющий личность. Если деньги за сотрудника получает иное лицо, дополнительно должна быть предъявлена официальная доверенность.
Кассир подготавливает сумму наличности, которая подлежит выдаче, и передает расчетный документ получателю для подписи.
Подготовленная сумма должна быть пересчитана кассиром таким образом, чтобы получатель мог наблюдать за этим действием. Выдача осуществляется поштучным пересчетом купюр и монет. После этого получатель должен пересчитать полученные средства при кассире.
Если выдача выполняется по РКО, кассир должен поставить свою подпись.

Выплата заработка через кассу: проводка

Если осуществляется выдача заработной платы наличными через кассу, в бухучете выполняется следующая проводка: Дт 70 Кт 50. Средства для этих целей могут находиться в кассе в течение 5 рабочих дней независимо от установленного лимита наличности. За этот период выполняются все расчетные операции с наемными работниками.

Депонированная зарплата выдается сотруднику по расходно-кассовому ордеру (форма КО-2) в соответствии с п. 6.1 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Данная операция отражается проводкой: Дт 76.4 Кт 70.1. Счет 76 имеет субсчет «Расчеты по депонированным суммам», который используется в таких случаях.

Данный порядок закреплен в действующем Плане счетов, утвержденном приказом Министерства финансов от 31.10.2000 № 94н.

Выдача заработной платы наличными: есть ли запрет по Трудовому кодексу и другие нюансы

Как было указано выше, запрет на выплату заработной платы наличными Трудовой кодекс не накладывает. Работник имеет право выбора, каким способом ему предпочтительнее получить заработанные деньги — на карту или на руки.

Ниже перечислены некоторые важные моменты при выплате зарплаты наличными:

Если зарплата выдается по ведомости, в ней следует указывать только те суммы, которые относятся к фонду оплаты труда и соцвыплатам. По отдельным РКО выдаются возмещение командировочных затрат, компенсационные выплаты за использование личного имущества, дивиденды и пр.
Средства, которые предназначены для оплаты труда и социальных выплат, могут находиться в кассе организации на протяжении 5 рабочих дней. При этом не важно, превышен лимит наличности или нет.
Не следует отражать в ведомости средства, предназначенные для выплаты физлицам, которые работают по договорам гражданско-правового характера. Если работодатель регулярно допускает эту ошибку, такие договоры могут быть переквалифицированы в трудовые, что повлечет начисление дополнительных сумм страховых взносов и административную ответственность согласно ч. 4 и 5 ст. 5.27 КоАП РФ.

Каждый официально трудоустроенный гражданин России вправе выбрать наиболее удобный для него способ получения зарплаты — наличными или на банковский счет. Выплата заработка наличными производится по месту работы наемного сотрудника. При этом на законодательном уровне установлен определенный алгоритм проведения данной процедуры. С 01.07.2018 выдача заработной платы работникам государственных и муниципальных учреждений может быть произведена только на пластиковую карту «Мир».

Иностранцам выплата заработной платы производится только безналичным способом (на карту получателя), так как данная операция относится к валютной.

Осуществляется кассиром, однако если такой должности в штате нет ввиду малого размера предприятия, или его территориальной удаленности, заниматься этим может любой сотрудник, назначенный руководителем. Делается это с помощью приказа с обязательной подписью ознакомленного работника.

Как оформляется выдача заработной платы

Денежное вознаграждение за проделанную работу выдается в рублях. В соответствии с может устанавливаться иные формы. Однако следует помнить о том, что выдача заработной платы должна быть на 80% в денежном выражении .

Кроме того, действует запрет на использование для оплаты наркотических и спиртных веществ, боеприпасов и других веществ, исключенных из свободного оборота.

Как осуществляется выдача заработной платы из кассы

Через кассу может производиться как за счет выручки, так и быть снята с расчетного счета. Если выбирается второй вариант необходимо в чеке указать цель - выдача заработной платы. Полученные денежные средства оформляются приходным кассовым ордером, а выплаты расходными кассовыми ордерами , это стандартные формы для ведения бухгалтерского учета. Подписывать их должен руководитель (директор организации, главный бухгалтер) и кассир, или лицо его замещающее.

В настоящее время центральный банк больше не устанавливает лимит денежной суммы в кассе , это делает руководитель. Кроме того выдача заработной платы через кассу может проводиться в течение 5 дней, а не трех, как это было раньше. В эти дни возможны переизбытки кассового лимита.

Перед выплатой заработной платы кассир должен проверить следующие пункты в поступивших документах:

Суммы денежных средств прописью и цифрами должны быть одинаковыми.
Должны присутствовать подписи главного бухгалтера и руководителя.
Правильность заполнения документов и отраженной в них информации.
Соответствие ФИО при выдаче денежных средств данных указанных в паспорте и в платежных документах.

Выдача заработной платы из кассы работником (кассиром) идет в следующем порядке :

отсчитать необходимую денежную сумму для выдачи работнику;
дать расписаться в зарплатной ведомости работнику;
произвести совместный просчет денежной суммы с работником;
отдать заработную плату работнику.

На общую сумму ведомости делается расходный кассовый ордер . Можно производить выплаты и без ведомости, в этом случае на каждого из работников составляется расходный кассовый ордер.

Если по истечении 5 дней деньги работником не были получены в зарплатной ведомости , напротив его фамилии ставится оттиск «депонировано». Далее просчитывается итог выданной суммы по ведомости, и эта сумма ставится в графу «выдано». Остаток денежной суммы с фамилиями работников отдается на сверку бухгалтеру, после чего депонированная заработная плата зачисляется обратно на расчетный счет.

Если работник обратится за депонированной заработной платой , ее могут выплатить вместе со следующей заработной платой, авансом или иной другой день, установленный на предприятии. Порядок выдачи подобных сумм декларируется положением внутри предприятия. Обычно работнику необходимо заполнить заявление. Обычно депонированную заработную плату можно получить в течение трех лет.

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна. То есть в общем случае указанный реквизит документа (расходного кассового ордера) не является обязательным к заполнению.

Составление и регистрация расходного кассового ордера в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится в бухгалтерии работником, ответственным за ведение соответствующей группы операций (а не бухгалтером-кассиром). После составления и регистрации расходный кассовый ордер передается непосредственно кассиру для исполнения. Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим деньги, не допускается. Объяснение этому требованию представляется очевидным - передача ордера непосредственно кассиру исключает возможность внесения в него неоговоренных исправлений. Из этого, в частности, вытекает, что кассир формально не имеет права принимать к исполнению ордер, представляемый получателем тех или иных сумм наличных денежных средств. На практике, если подобная ошибка допущена работником бухгалтерии (ордер передан получателю), наиболее рациональным является уточнение правильности и обоснованности выплаты сумм, указанных в документе. Осуществляется проверка посредством личного общения с бухгалтером, оформившим расходный кассовый ордер, и уточнения внесения соответствующей записи в журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. В противном случае любое недоразумение (по поводу размера или обоснованности выплачиваемых сумм) может быть расценено как ошибка кассира, а выплаченная сумма - как недостача денежных средств со всеми вытекающими последствиями.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Требование об обязательном представлении документа, удостоверяющего личность, в некоторых случаях может показаться излишним - например, тогда, когда личность получателя заведомо известна кассиру. Однако данный реквизит расходного кассового ордера обязателен к заполнению (в случае, когда получатель является единственным), а при отсутствии подобного документа заполнить его не представляется возможным. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится. Порядок ведения кассовых операций допускает выдачу денег по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Обращаем внимание на то, что последнее требование является не рекомендательным, а обязательным. Хотя его рациональность представляется очевидной - сроки выплат по договорам гражданско-правового характера могут не совпадать с выплатой заработной платы в организации и, кроме того, корреспонденция счетов при оформлении контировок также может отличаться от обычной.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в п. 15 Порядка ведения кассовых операций (с обязательным требованием предъявления документа, удостоверяющего личность, и перенесения данных из этого документа в соответствующий реквизит расходного кассового ордера). Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

- в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";
- составить реестр депонированных сумм;
- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;
- записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N___".

При расчетах с работниками наличными деньгами следует учитывать требования п. 2.6 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденного Советом директоров Банка России (протокол от 19 декабря 1997 г. N 47), в соответствии с которым предприятия могут хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для выдачи на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения денег в учреждении банка.

Таким образом, превышение остатка наличных денежных средств над суммой лимита допускается только в течение двух дней после получения денег на выплату заработной платы, выплат социального характера и стипендий (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - в течение четырех дней). Если по истечении указанного периода не все суммы начисленных выплат выданы получателям, они должны быть установленным порядком депонированы (раздаточные ведомости закрыты, а невыданные суммы выведены) и сданы по объявлению в учреждение банка.

В настоящее время данная форма расчетов по-прежнему продолжает оставаться наиболее распространенной - особенно в организациях малого и среднего бизнеса, а также в организациях, расположенных в сельской местности.

При использовании такой формы расчетов выплата начисленных сумм отражается по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 50 "Касса". Депонированные суммы списываются с дебета счета 70 в кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" субсчет "Расчеты по депонированным суммам", а впоследствии - при осуществлении фактических выплат - с дебета счета 76 в кредит счета 50.

Например, работникам организации за вторую половину мая месяца начислена заработная плата на общую сумму 300 000 руб. В течение выплатного периода (5-7 июня) через кассу организации выдано 275 000 руб. Невыданные суммы депонированы и выданы 15 июня.

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки (проводки, которыми отражается начисление и удержание НДФЛ и ЕСН не приводятся, как не относящиеся к рассматриваемой теме):

Дебет 50 Кредит 51 "Расчетные счета" - 300 000 руб. - на сумму денежных средств, полученных в банке для выплаты заработной платы.

Дебет 70 Кредит 50 - 275 000 руб. - на сумму произведенных выплат. Дебет 70 Кредит 76 - 25 000 руб. - на сумму депонированной заработной платы.

Дебет 51 Кредит 50 - 25 000 руб. - на сумму наличных денег, сданных в банк по объявлению.

Дебет 50 Кредит 51 - 25 000 руб. - на сумму наличных денег, полученных для выплаты депонированных сумм.

Дебет 76 Кредит 50 - 25 000 руб. - на сумму произведенных выплат.