Продуктивный рабочий день. Мой продуктивный день. Секреты и методики продуктивного рабочего дня

Эрнест Хемингуэй сказал: «Никогда не путайте движение с действием». Чтобы быть максимально эффективным в работе, достаточно продуктивно выполнять повседневные дела. Следующие приемы от автора книги «Час тишины» помогут быстро разобраться с простыми рабочими действиями.

Электронная почта

Эффективный способ общения превратился в затратный отвлекающий инструмент. Когда вы отвлекаетесь на каждое входящее сообщение, это мешает сосредоточиться и снижает продуктивность.

Следующие советы избавят от этих побочных эффектов и освободят несколько часов рабочего времени.

1. Закройте на компьютере программу «Электронная почта». Максимально минимизируйте ее присутствие на мониторе. Возьмите за правило проверять все почту по графику: один раз в день, утром или вечером, или в начале каждого часа.

2. Не накапливайте более 10 входящих сообщений, чтобы вал входящей почты не захлестнул вас.Таким образом, ни одна важная информация не будет потеряна. Когда в папке «Входящие» менее 10 писем, их легко и быстро можно посмотреть.

3. Используйте почту только для обмена важной информацией. Перед тем как составить письмо, задумайтесь, может проще поднять трубку и позвонить? Задавайте себе вопрос: «Это действительно лучший способ для связи?».

4. Создавайте шаблоны. Внимательно изучите свою почту на наличие ответов на одинаковые запросы. Если вам приходится несколько раз в неделю отвечать на один и тот же вопрос, подготовьте шаблон. Правильное их использование поможет сэкономить до 10 часов рабочего времени.

Телефонные разговоры

Еще один замечательный способ общения, если уметь правильно им пользоваться. В сутках только 24 часа, и каждый знает сам, сколько из них он тратит на бесполезные телефонные разговоры.

1. Классифицируйте звонки знакомых по степени важности. Не все, кто звонит вам, могут сказать что-то важное. Особенно когда на работе аврал и нет времени. Воспитайте в себе привычку договариваться о важных звонках и отказываться от «просто поболтать».

2. Планируйте разговоры. Перед тем как набрать номер, обдумайте, что именно хотите обсудить. Запишите краткий план или список вопросов. В процессе разговора, если нить дискуссии будет потеряна, благодаря плану вы успешно к ней вернетесь.

3. Оставляйте качественные сообщения на автоответчике. Обдумайте, какое сообщение хотите оставить. Четко и не торопясь донесите до собеседника цель вашего звонка и просьбу перезвонить. Никогда не оставляйте длинные сообщения.

Совещания

Одна из худших черт бизнеса, которая катастрофически снижает продуктивность - длинные бессмысленные совещания.

Несколько правил, чтобы сделать из совещания не пустую трату сил, а эффективную синергию мыслей и идей разных людей.

1. Проводите совещания редко. Вычеркивайте их из календаря. Чем их меньше, тем продуктивнее работа сотрудников.

2. Планируйте минимальное время между совещаниями. Если в один день у вас несколько мероприятий, запланируйте между ними минимальный временной зазор. Когда всем известно, что вы принимаете участие в следующем совещании, значит недопустимо вас задерживать.

3. Формулируйте правильную цель. С самого начала планирования совещания у вас должна быть четко сформулированная задача. Чего вы хотите достичь этим совещанием? Чем яснее цель и ее донесение до участников, тем вероятнее успех.

Рабочий стол

«Творческий» беспорядок на рабочем столе осложняет путь к достижениям. Вместо выполнения задач и поиска решений, мысли блуждают по беспорядку на рабочем месте от одной вещи к другой, соображая только о том, «что мне с этим делать?», «когда я возьмусь за это?»

1. Касайтесь входящих материалов только один раз. Когда впервые получаете документы, сразу решайте, что с ними делать. Поработать с ними, отправить в архив или сразу в корзину.

2. Создайте перспективное досье - помесячный план работ.

В отдельном ящике стола организуйте помесячные папки предстоящих дел, в каждой распределите конверты по дням/неделям. Таким образом, перед вами всегда будет список задач.

Дональд Трамп сказал: «Станьте организованным, или вас ждет полный крах».

Эти элементарные приемы помогут организовать свое рабочее время и существенно сэкономят время для вашей большей продуктивности.

Продуктивный рабочий день – день, который оставляет удовлетворенность достигнутыми результатами.

Что такое продуктивный день?

На этот вопрос можно дать много разных ответов. Очевидно лишь то, что продуктивный рабочий день соответствует следующим требованиям:

• работа начата и закончена вовремя;
• решены важнейшие задачи дня;
• проведены важные встречи;
• переделана гора важных мелочей;
• в течение дня работу удалось совместить с отдыхом;
• в конце рабочего дня вы не истощены – у вас еще есть силы и время пообщаться с семьей, посвятить время хобби , почитать или посмотреть что-то интересное.

Итак, пойдем по порядку.

Начало дня. Может быть, излишне объяснять почему день пройдет успешнее, если вы вовремя встанете и вовремя придете на работу. Отсутствие спешки позволяет начать день спокойно, без стресса , зарядиться завтраком , вовремя приехать на работу, избежав нагоняя за опоздание. Прекрасно, если у вас есть пара минут сосретодочиться, взглянуть в план и спокойно приступить к своим обязанностям. Может быть, поэтому миллионеры, которые сами заработали свои деньги, прибывали в офис раньше всех. Не только для того, чтобы показать, что они дольше всех трудятся, но и для того, чтобы избежать неприятного, изнуряющего напряжения уже в начале дня.

Важные дела . Просматривая план работы на день , не пытайтесь вписать в него максимально возможное количество дел. Напротив, попытайтесь выделить только одно-три самых важных дела, от которых зависит и успешность вашего дня, и оценка вашей работы руководством, и ваши общие показатели работы. Не пытайтесь объять необъятное – только самое важное, на чем и нужно прямо с утра сконцентрировать свое внимания, не позволяя себя отвлекать по пустякам, и не отвлекаясь самому. Возможность сосредоточиться – это одно из главных условий быстрого и качественного выполнения любой работы.

Важные встречи . Конечно, в течение дня вам придется так или иначе контактировать с людьми. Постарайтесь выделить для этого в расписании отдельное время. Это нужно для того, чтобы другие работники не прерывали вас во время сосредоточенной работы. Кроме того, поскольку невозможно долго заниматься сосредоточенной интеллектуальной работой встречи, обсуждения и планерки являются своеобразным отдыхом, сменой вида деятельности, после которых вы снова сможете продолжить сфокусировано работать.

Важные мелочи . Важные мелочи не стоит планировать на первую половину дня. лучше подождать, когда будут выполнены важные дела, внимание немного ослабнет, появится усталость. Тогда вы сможете «перещелкать» гору мелочей, как орешки. Эти задачи не требуют от вас длительной концентрации внимания.

Отдых . Конечно же, чтобы иметь возможность работать 8 часов, нужно периодически отдыхать. Иначе вас просто не хватит на целый день. Предусмотрите в расписании отдых как для души, так и для тела (офисная зарядка, регулярная половая жизнь). И не отлынивайте от этих пауз. Не соблазняйтесь возможность «как можно быстрее закончить работу без перерывов». Все что вы получите в итоге – это сильная усталость, головная боль и невозможность работать дальше. Если же вы проигнорируете симптомы

Продуктивность работы определяется не только тем, сколько всего вы успеваете, но и умением управлять своим временем так, чтобы не только успеть максимум сделать за день, но и найти время на себя, своих друзей и близких и свою личную жизнь. Вот несколько рекомендаций от издания Inc. и рекрутинговой платформы Rabota.ua, которые помогут вам в этом.

1. Включите синхронизацию

Если у вас есть на компьютере, телефоне и планшете – все они должны «говорить в один голос». Слишком много разных календарей может сбить вас с толку. Поэтому постарайтесь вести только один планировщик или убедитесь, что все ваши гаджеты между собой или с единым «облачным» сервисом.

2. Составьте отдельный план для каждого проекта

Продумайте наперед наиболее оптимальные шаги, которые вам нужно реализовать для достижения той или иной цели, прежде чем начинать проект. Так вы сэкономите время и усилия в процессе работы и быстрее справитесь с заданием. Подробный план помогает тратить меньше времени на обдумывание.

3. Начните с главного

Если вы в первую очередь справитесь с самыми важными заданиями, от выполнения которых вы не можете отказаться, вам будет гораздо легче одолеть или, в крайнем случае, перенести остальные текущие задания. Если же вы позволите себе отвлечься на второстепенные задачи, рискуете выбиться из графика и погрязнуть в рутине. А значимые задачи тем временем будут «висеть в воздухе».

4. Самоконтроль как способ побороть «утечку» времени

Попробуйте на протяжении нескольких недель вести чёткий учёт того, . Оцените, сколько времени уходит на несущественные задачи, что вас отвлекает, происходит ли это регулярно. Как только вы отследите эти тенденции, вам станет гораздо легче исключить ненужные дела. Поначалу это будет трудно, но за несколько недель вы втянетесь - и дальше процедура «сверки» своих затрат времени станет быстрой и привычной.

5. Никаких «забитых» графиков

Будьте реалистичны, составляя свой график. Не пытайтесь втиснуть туда больше встреч, переговоров и обязанностей, чем вы в состоянии выполнить. Часто специалисты по тайм-менеджменту говорят, что более трёх крупных задач в день человек просто физически не способен выполнить. Включайте в список только те дела, с которыми вы вероятнее всего сможете справиться.

6. Сведите отвлекающие факторы к минимуму

На протяжении дня хотя бы на определенное время откажитесь от того, что может вас отвлекать – отключите уведомления, всплывающее сообщения, откажитесь от использования соцсетей. Это поможет вам сконцентрироваться на проекте и эффективно использовать время работы.

7. Всегда предвидьте «форс-мажор»

Оставляйте в своем графике небольшие зазоры, чтобы иметь запас времени в случае появления непредвиденных обстоятельств. Например, если вы можете добраться из точки А в точку В за 15 минут, отведите на это 25 минут. В течение дня все равно будут возникать какие-то незапланированные «сюрпризы». И при слишком «забитом» графике (выше мы уже говорили, почему это плохо) вам будет гораздо сложнее с ними справиться.

8. Трудоголик? Приучите себя делать перерывы

Наша способность концентрироваться в процессе работы уменьшается. Соответственно, продуктивность падает. Так что даже если вы будете работать без единого перерыва, это вовсе не гарантирует вам хороший результат и удовлетворенность от работы. Поэтому делайте небольшие короткие перерывы, чтобы перезарядиться и взглянуть на работу свежим взглядом.

9. Думайте на бумаге

Если вы чувствуете, что не можете решить какое-то задание, попробуйте написать на листе бумаги все возможные варианты, которые придут вам в голову. Это поможет вам сконцентрироваться и одновременно даст шанс для появления новых идей. Более того, ежедневные списки дел, заметки о результатах встреч, схемы и наброски лучше всего делать в блокноте.

10. Дополняйте этот перечень правил своими собственными

Не забывайте, что это не строгий свод правил. Экспериментируйте. Анализируйте, какие из этих советов помогают вам в работе. Возможно, применив даже лишь одно или два из этого списка, вы начнёте работать гораздо эффективнее.

По материалам:

Комплекс психофизиологических, санитарно-гигиенических и эстетических показателей на производстве влияют на физическое здоровье и продуктивный рабочий день – 10 секретов которого мы рассмотрим в данной теме.

Условия труда обеспечиваются:

Техническими условиями,
техникой безопасности,
санитарно-гигиеническими нормами,
эстетическими, психофизиологическими и социально-психологическими условиями труда.

На эффективность работы и продуктивный рабочий день влияют следующие факторы:

Квалификация работника,
мотивация труда,
техническое оснащение,
организация производства,
природные и социально-экономические факторы

Таким образом, не только сам работник может повлиять на продуктивный рабочий день . Условия производства определяют рамки нормативов психологических и физиологических границ труда. Работнику предлагают нормированный режима труда и отдыха, устанавливая границы перерывов внутри смены. Режим разработан так, что учитываются периоды повышения и снижения работоспособности, циклы нервно-психической нагрузки. Но работник может выбирать тип отдыха самостоятельно.

Что значит продуктивный день?

Продуктивный рабочий день – это время, которое использовано с максимальной пользой для производства и для работника. Для рационального труда и отдыха необходимо постоянно развивать физические качества, профессиональные навыки и заботиться об рациональном питании.

Выделим 10 секретов продуктивности:

1. Ежедневно делать утреннюю зарядку;
2. Следить за осанкой, для этого, при необходимости нужно носить корсет, делать упражнения для позвоночника;
3. На рабочем месте можно растереть руки, сделать упражнения для шеи, кистей рук и ног;
4. Применять холодный кратковременный душ перед сном;
5. Пить воду в течении дня;
6. Есть фрукты;
7. Тратить в день как минимум час с тем, что бы повысить квалификацию в ближайшем будущем.
8. Применять метод обобщенной динамики

Данный метод позволяет получить оптимальную кинетическую энергию для того, что бы подготовить продуктивный рабочий день. Для этого понадобятся гантели, спортивные снаряды, приспособленные для получения физической нагрузки при высоком темпе с различной симметрией движений. Установлено, что при ассиметричном движении и без нагрузки биохимические реакции в организме проходят со скоростью, которая в пять раз меньше выше описанной.

9. При возможности применять дневной сон.

10. Калорийное питание.

Таким образом, продуктивный рабочий день включает много взаимозависимых факторов.

Р. Кови рекомендует создать гибкую систему, что позволяет не только разработать план, но и выработать навыки человека, способного к самоорганизации в любых условиях жизни. Данное планирование имеет гибкий принцип, что позволяет менять план в зависимости от задач в любой момент жизни. План включает:

1 - постановку цели;
2 - разработку планов;
3 - принятие решений;
4 - реализацию и организацию планирования;
5 - самостоятельный контроль.

Организация выходных дней наиболее эффективна, когда они проводятся на природе. Это могут быть парки, скверы, дачи и любой досуг на природе. Но каждый человек должен выделять хотя бы минимальный отрезок времени, что бы ежедневно медленно прогуливаться по свежему воздуху перед сном. И также максимально использовать любую возможность проводить физические упражнения на свежем воздухе, заполняя им свободное время. Таким образом, продуктивный рабочий день – 10 секретов которого мы рассмотрели в теме, зависит от многих факторов.

Утренние часы среднестатистического человека лишены бодрости и позитива: раздражающий звук будильника, сборы в спешке, долгая и утомительная дорога до работы. В борьбе с сонливостью и апатией люди находят все более эффективные методы старта рабочего дня. Утреннее время может принести не только негатив, каждый в силах сделать свой день продуктивнее, а утро добрее. Простые правила позволят понять, как начать день продуктивно, зарядиться хорошим настроением и ежедневно обретать мотивацию двигаться вперед.

1. Формируйте привычку начинать день с позитива

Чтобы усвоить, как начать день правильно специалисты рекомендуют встречать утро с одних и тех же действий. Это позволяет дать сигнал организму о начале нового дня и настроиться на выполнение ключевых задач. В качестве первых действий после пробуждения рекомендуют зарядку, медитацию, прогулки на свежем воздухе и чтение книг. Начать рабочий день с кофе или изучения ленты социальных сетей – не лучшее решение, ведь в начале нового дня мозг свободен для решения важных задач, поиска новых идей, а социальные сети только тормозят процесс пробуждения.

Светлана Мальцева, генеральный директор коммуникационного агентства MALTILOG: «Пробуждение – очень важный ритуал для всего организма, поэтому не стоит стремиться резко вскакивать с кровати и бежать в ванную. Утро должно начинаться плавно, это дополнительные гормоны радости. Придумайте себе слово дня, закройте глаза, спросите свой внутренний голос, и вы точно получите ответ. Такое слово можно вспоминать в течение дня, когда устали или хочется настроиться».

Вячеслав Бабкин, бизнес-тренер, основатель проекта «Технология продаж»: «Я никогда не слушаю утром новости и телевидение не смотрю вообще. На мой взгляд, для продуктивности — нужно вообще исключить телевидение из своей жизни и новости, которые не несут в себе необходимой информации. Всегда стоит задавать себе вопрос: а зачем мне это знать? Любые новости, которые интересны лучше смотреть днем, дабы не портить свое настроение на день, в случае негативных новостей».

2. Начинайте утро необычно

Даже элементарный утренний туалет можно сделать интереснее. Ученые рекомендуют менять руку, которой человек чистит зубы. Таким образом, легко активизировать участки мозга, отвечающие за креатив и творчество. Громкая музыка с утра зарядит позитивом и обеспечит хорошее настроение на весь день. Стоит уделить внимание в этот период и аффирмациям – позитивным утверждениям, которые придадут уверенности и мотивации на весь грядущий день.

Роман Котов, президент инвестиционного холдинга «Котов Групп»: «Для продуктивного начала дня, на мой взгляд, очень важен ранний подъем. Просыпаясь в 6:00 успеваешь намного больше, чем если бы просыпался в 8:00. После этого у меня начинается зарядка и небольшая пробежка. Это помогает окончательно разбудить организм и подготовить его для продуктивной работы в течение дня. Далее по плану идет контрастный душ, и завершается мой утренний ритуал сытным и полезным завтраком».

Александр Орехов, Заместитель председателя правления финансового магазина «Боггат»: «Категорически не советую начинать день голодным. Бытует мнение, что полезно вообще не завтракать и лучше голодным дотянуть до обеда. Ни в коем случае. Полноценный, качественный завтрак обязателен. Это может быть овсяная каша, творог, зерновые хлопья с йогуртом или любой другой вариант в зависимости от предпочтений. Главное, чтобы завтрак приносил удовольствие. Тогда день точно начнется полноценно, позитивно и будет продуктивным».

3. Активное утро – залог активного дня

Ответ на вопрос, как начать день точно не обойдётся без этого пункта. Подвижные игры с питомцем, пробежка на свежем воздухе или поход на тренировку помогут активизировать работу мозга и всего организма. Во время физической активности можно построить планы на день, подумать о целях и задачах, запланировать мероприятия на день, проанализировать вчерашние результаты.

Любовь Якубовская, эксперт в сфере социальных проектов:«Стакан воды, свежий воздух и подвижность — простой рецепт энергичного старта дня. Свежий воздух и подвижность мне дает прогулка с моим псом, всем рекомендую заводить собак, лучшего стимула к регулярным прогулкам не придумать. Еще один плюс это то, что собаки образец оптимизма — каждое утро в прекрасном настроении! Невольно заряжаешься от него радостью».

Макарова Валентина, эксперт по обучению и развитию: «Бегайте по утрам, гуляйте с собакой, занимайтесь йогой или просто читайте – главное делать это сразу после подъема с кровати. Так организм получит сигнал, что день начался и настроится на продуктивный лад».

4. Утреннее планирование

Фокусировка на главной цели помогает получить заряд мотивации на весь день и увидеть, как начать день продуктивно и правильно. Будь то мечта о доме, машине или заветной должности, приблизить её можно благодаря визуализации.

Планирование задач на день позволяет не упустить важные дела из виду и эффективно ранжировать их по степени важности и срочности. Ведение дневника поможет эффективно распределять время в течение дня, уделять задаче столько времени, сколько она реально требует. Такого рода тайм менеджмент не занимает много времени с утра, но позволяет распределять силы и ресурсы с максимальной эффективностью, что помогает понять, как начать день правильно и также правильно его продолжить.

Специалисты рекомендуют в первые три часа после пробуждения выполнить наиболее сложные и неприятные задачи. Благодаря утренней интеллектуальной активности, справиться с наименее привлекательными делами будет легче, а день пройдет продуктивнее с пониманием того, что самое сложное уже сделано.

Евгений Фролов — управляющий партнер консалтинговой компании Evolution Management: «Важный элемент продуктивности - планирование. Пока не началась рабочая суета со звонками, прямо с утра нужно составить план на день. В нем распределить задачи и время на них. Важно, чтобы вместе они не превышали всё рабочее время. Отдых для продуктивности тоже важен. Если проснуться с утра, посмотреть на цель, вдохновиться, а потом расписать все задачи и следовать им - день за днем будет проходить продуктивно. Когда мы достигаем желаемого, то чувствуем себя лучше. Это всегда хорошо работает».

Дмитрий Кибкало — основатель международной сети настольных игр «Мосигра»:«Каждое утро я пишу план дел на день. И ранжируя задачи по важности. Важные срочные, важные не срочные. Не важные и срочные. Неважные несрочные. Потом начинаю выполнять с важных дел. До конца списка, скорее всего, руки не дойдут, но зато срочные дела точно будут выполнены. Я заметил: если самые важные дела решить с утра, то к 12 часам вдруг обнаруживаешь, что большинство сложных задач выполнено и можно заняться чем-нибудь интересным».

5. Используйте золотые часы

На период с 9 до 11 утра приходится пик активности человека. Самые сложные и трудозатратные задачи лучше выполнять именно в этот промежуток. Поэтому не стоит растягивать утренний кофе, если начать рабочий день с выполнения наименее привлекательной задачи, остаток дня будет свободен для креативной и увлекательной работы.

Особо сложные задачи можно выполнять по принципу «помидора» : один «помидор» – это 25 минут беспрерывной работы над одной задачей. За каждым из «помидоров» следует пятиминутный отдых. После серии из 4 «помидоров» важно дать себе более длительную передышку. В процессе работы над «помидором» запрещено отвлекаться, важно сконцентрироваться на выполнении одной задачи и планомерно идти к её выполнению. Такой подход позволит подойти к выполнению рутинных действий в игровой форме, что намного легче воспринимается, а значит и на выполнение неприятной процедуры понадобится меньше времени.

Вероника Крайнова, клинический психолог: «Еще один вариант, чтобы день прошел продуктивно - запланируйте его с вечера. Распишите свои встречи, важные дела, задачи, которые вы намерены решить завтра. И когда утром вы проснетесь, вам уже не нужно будет гадать «куда бежать и за что хвататься». Всё необходимое уже будет в вашем ежедневнике».

6. Спросите себя о том зачем вам этот день

Утро – прекрасное время для того, чтобы посвятить время себе, заняться саморазвитием, поработать над своим телом, провести время с близкими, составить планы на день. Правильное начало дня станет залогом успешной работы, хорошего настроения и фонтана энергии. Делитесь хорошим настроением с коллегами, и они ответят вам взаимностью.

Вероника Крайнова: «Хорошее настроение с утра и мотивация помогут начать день продуктивно. Как создать себе такое настроение? Спросите себя с утра «ради чего мне стоит прожить этот день». Может быть это будет большая цель, и сегодня вы сделаете важный шаг к ней. Может быть, это встреча с человеком, важным для вас. Может быть это интересное и приятное дело, запланированное на сегодня».