Есть ли авансовые отчеты в других странах. Авансовый отчет о командировке
Если, вернувшись, сотрудник заболел или отсутствует на своем рабочем месте по иной уважительной причине, он обязан предоставить необходимые сведения о прошедшей командировке в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу.
Все сведения сотрудник должен предоставить в письменном виде по форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55.
Форма № АО-1 «Авансовый отчет»
Указанная форма заполняется сотрудником в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию со всеми документами, сведения о которых указаны в форме № АО-1. При этом работник заполняет не всю форму, а только часть лицевой и оборотной стороны. Остальную часть заполняет бухгалтерия.
Заполняет работник
Заполнение формы начинается как обычно с «шапки» документа.
1. Указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО
2. В графах «номер» и «дата» проставляем соответствующие реквизиты
3. В графе «Отчет в сумме» указываем цифру, которую сотрудник потратил в командировке. Например, если ему было выдано пятьдесят тысяч рублей, а он потратил шестьдесят, то в этой графе он указывает шестьдесят тысяч. Или наоборот, если было выдано пятьдесят тысяч, о потрачено было двадцать, то и отчет будет на двадцать тысяч рублей
4. Вносим наименование структурного подразделения и его код (если он есть)
5. Указываем фамилию, имя, отчество отчитывающегося, его табельный номер и должность
6. В графу «Назначение аванса» вписываем цель командировки
7. В графе «Получен аванс...» указываем реквизиты расходного кассового ордера (если деньги выдавались наличными в кассе, если было безналичное перечисление указываем только сумму) и выданную сумму
8. В графе «Итого получено» указываем сколько получили всего
10. И вписываем остаток денежных средств, которые он должен вернуть
Предположим, что сотрудник добирался к месту командирования и обратно на самолете, жил в гостинице (питание было включено в стоимость проживания), а к месту работы в командировке добирался пешком (гостиница рядом с местом работы).
11. В первую строку вписываем реквизиты проездных документов
13. Вносим сведения о сумме выданных суточных
14. В графу «Итого» вносим сумму израсходованных средств, которая должна соответствовать сумме, на которую подается отчет (см. пункт 3)
После того, как работник внесет все необходимые сведения в графы и столбцы, он подписывает авансовый отчет, прикладывает к форме бланка № АО-1 все имеющиеся у него документы на которые он ссылался, нумерует их, вносит сведения о количестве приложенных документов в соответствующий раздел формы (расположен на лицевой стороне) и передает весь этот пакет документов в бухгалтерию.
Заполняет бухгалтерия
Сотрудник бухгалтерии должен внимательно проверить отчет работника в его присутствии на предмет наличия ошибок и неточностей (при обнаружении ошибок работнику придется заполнять форму заново).
15. Если бухгалтера все устраивает, в графе «Отчет проверен» он делает соответствующую запись и подписывается
16. Бухгалтер принимает от работника неизрасходованные деньги в кассу (если выдавались наличными, если было безналичное перечисление деньги будут удержаны по заявлению работника на основании авансового отчета), указывает сумму и реквизиты документа, по которому произведен возврат средств, и подписывается еще раз
18. На оборотной стороне формы работник бухгалтерии вносит сведения о принятых к учету денежных суммах и разносит их по соответствующим счетам. Суммы, которые вписал сотрудник и бухгалтер должны совпадать
19. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит сведения об израсходованных суммах и счетах
20. Далее бухгалтер прикладывает к форме отчета копию приказа о командировании работника и несет его на подпись к главному бухгалтеру, который еще раз проверяет все сведения и документы, подписывает отчет и отправляет на утверждение к генеральному директору
21. Генеральный директор утверждает отчет и возвращает его в бухгалтерию где он храниться пять лет со всеми приложенными к нему документами, после чего уничтожается установленным в организации порядком
На основании сведений, указанных в форме № АО-1, бухгалтерией организации производится списание денежных сумм в установленном законом порядке.
Так же начальство может запросить .
Авансовый отчет (форма АО-1) – это унифицированный документ для учета затрат сотрудника во время командировки. При возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться, для чего сдается заполненное командировочное удостоверение, скачать которое вы можете , и авансовый отчет, бланк которого имеет унифицированную форму АО-1.
Авансовый отчет АО –1 является первичным документом , необходимым для учета выданной наличной денежной суммы работнику на определенные цели , такие как :
- командировочные расходы ;
- административные или производственные расходы .
Выдача подотчетной суммы оформляется в кассе предприятия расходным кассовым ордером (РКО ). Полученные деньги необходимо израсходовать только на цели , которые были прописаны в РКО . Кассир обязан выдавать денежные суммы в подотчет лично в руки только сотруднику , который заключил трудовой договор с организацией , и его фамилия включена в перечень приказа о лицах , которые могут брать деньги в подотчет . Также основанием для выдачи суммы будут являться приказ о направлении в служебную командировку или командировочное удостоверение .
После того , как подотчетник потратил выданные средства , составить и предоставить учетной службе авансовый отчет необходимо в течение трех рабочих дней .
Как правильно заполнить АО-1? Предлагаем вам скачать образец авансового отчета, который вы найдете в конце статьи. Пустой бланк авансовый отчет скачать можно также ниже.
Если командировочное удостоверение подтверждает сам факт нахождение сотрудника в командировке, то авансовый отчет является подтверждением произведенных работником . К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расход выданных сумм.
Также авансовый отчет заполняется и при выдаче денежных средств под отчет сотрудникам на различные нужды. При этом нужно помнить, что деньги под отчет можно выдать сотруднику только в том случае, если он внесен в приказ о подотчетных лицах.
Порядок составления авансового отчета (форма АО –1)
Документ
оформляется
как
работником
, так
и
сотрудником
бухгалтерской
службы
.
Подотчетному
лицу
необходимо
заполнить
следующие
данные
:
1
. Название
организации
;
2
. Дата
составления
;
3
. Назначение
аванса
(производственные
, представительские
, командировочные
расходы
и
т
.д
.);
4
. Персональные
данные
, а
именно
: фамилию
и
инициалы
, структурное
подразделение
, в
котором
работает
подотчетник
, табельный
номер
, должность
;
5
. Информация
о
размере
последнего
аванса
;
6
. Сумма
подотчета
, выданного
кассиром
;
7
. Графы
«Израсходовано
», «Остаток
/Перерасход
», а
также
информация
о
количестве
документов
, которые
прикладываются
к
АО
–1
, заполняются
после
написания
и
расчета
на
другой
стороне
отчета
необходимых
данных
;
8
. Табличная
часть
об
израсходованных
средствах
, а
именно
:
- порядковый номер . Все документы , которые прилагаются к авансовому отчету , должны быть пронумерованы соответственно составляемого перечня ;
- номер , дата каждого документа , подтверждающего целевое расходование средств ;
- название документов , приобщенных к АО –1 (товарный (кассовый ) чек , квитанции к ПКО , командировочное удостоверение ,счет –фактура и т .п .), на что потрачены деньги ;
- сумма расхода переписывается с каждого документа . Подотчетное лицо заполняет только столбец 5 или 6 (это зависит от валюты расчетов );
- расчет конечной суммы . Далее итог переписывается в графу «Израсходовано » (пункт 7 ).
После того , как подотчетник сдал АО –1 , сотруднику учетной службы необходимо проверить наличие каждого документа , который подтверждает сумму потраченных средств , их правильное расходование на поставленные цели , а также нужно заполнить остальные разделы . Для подтверждения того , что отчет по форме АО –1 сдан в бухгалтерию , сотруднику выдается расписка . После просмотра всех документов в оригинале , которые подтверждают расход , проверки правильности заполнения авансовый отчет АО –1 подписывается главным бухгалтером , бухгалтером и директором , далее принимается к учету .
Авансовый отчет АО-1. Образец заполнения
Форма авансового отчета - это двухсторонний бланк, заполняется он как бухгалтерией, так и самим работником.
Что должен заполнить подотчетное лицо в бланке форма АО-1?
На лицевой стороне бланка оформляются строки:
- наименование организации;
- дата составления отчета;
- структурное подразделение, в котором он работает;
- свои ФИО, должность, табельный номер;
- назначение аванса, то есть на что планируется потратить выданные деньги (хознужды, канцтовары, командировочные расходы и т. д.);
На обратной стороне бланка подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает на что потрачены деньги. По каждому имеющемуся подтверждающему документу заполняется строка таблицы, в которой последовательно в графах пишутся номер, дата, наименование этого документа и потраченная сумма, отраженная в этом документе. Заполнив всю таблицу бланка авансового отчета, в конце подводятся итоги, считается суммарная потраченная сумма, которая пишется в строке «итого». После этого подотчетное лицо сдает бланк авансового отчета в бухгалтерию, приложив все подтверждающие документы.
Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?
Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер.
Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера. Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен.
С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.
Затем нужно перейти опять к лицевой стороне и заполнить две небольшие таблицы:
- в первой отражаются суммы остатка или перерасхода по предыдущим авансам, если они были, в поле «итого получено» пишется выданная сумма аванса, в строке «израсходовано» – фактически потраченная сумма. Если работник потратил меньше выданных денег, то заполняется «остаток», если больше - то «перерасход». В случае, если есть остаток, они передается в кассу по , если есть перерасход - то работнику выдается недостающая сумма из кассы предприятия по
Служебные поездки сотрудников – обычное дело и для крупных, и малых компаний. Они повышают эффективность работы предприятия и решают поставленные перед ним задачи. Каждому вернувшемуся нужно составить авансовый отчёт по командировке . Он подтвердит понесённые траты и сам факт нахождения в командировке. Рассмотрим детально правила заполнения этого важного документа, состав затрат, их обоснование и отражение в бухучёте в 2019 году.
Для начала рассмотрим общий механизм того, как заполнить образец авансового отчёта по командировке .
- В выданном бухгалтерией бланке работник заполняет:
- наименование организации;
- своё Ф.И.О;
- должность;
- структурное подразделение;
- цель выдачи денежных средств (командировка).
- В выданном бухгалтерией бланке работник заполняет:
Однако эти реквизиты обычно уже указывают, если предприятие использует бухгалтерское программное обеспечение.
- Затем работник пишет дату составления отчёта и заполняет строки на его другом листе. Туда он вписывает:
- наименования подтверждающих документов;
- суммы расходов по ним.
То есть для того, чтобы бухгалтерия приняла документ, нужно всего лишь сохранить все чеки и сделать правильный арифметический подсчёт. Поэтому в том, как составить авансовый отчёт по командировке по образцу , нет ничего сложного.
На нашем сайте бланк рассматриваемого отчета .
Траты на поездку
Перед командировкой сотрудник примерно знает, сколько ему понадобится на поездку. Либо аванс рассчитает бухгалтерия, согласно утверждённым на предприятии нормам и прошлым расценкам на аналогичную командировку.
Во многих организациях бухгалтерия самостоятельно заказывает билеты от имени предприятия. Бухгалтерский учёт таких расходов будет отличен от ситуации, когда сотрудник покупает билеты сам.
Независимо от того, кто будет вести расчёт будущих и состоявшихся затрат, состав включаемых в авансовый отчёт командировочных расходов будет неизменным. К ним относят:
- суточные;
- проезд;
- проживание в гостинице;
- иные расходы, утвержденные во внутреннем положении организации.
Также дополнительно учитывают расходы на:
- оформление загранпаспорта, визы;
- взносы за право проезда и выезда транспорта;
- если работник командирован на личном автомобиле, соответственно оплачивают бензин.
Что приложить
По возвращении на предприятие сотруднику надлежит приложить к авансовому отчёту по командировке документы – доказательства:
- кассовые чеки (наиболее распространённый документ);
- бланки строгой отчётности (БСО);
- корешки приходных кассовых ордеров (выдают другие организации/ИП при внесении платы за определённые услуги/товары);
- накладные.
Одна из самых распространённых «ошибок» при проверке документов – это отсутствие кассового чека. Однако ведение торговли или оказания определенных услуг без применения кассового аппарата – вполне допустимо. Главное – попросить продавца, чтобы он по всем правилам оформил БСО либо поставил свой штамп, написал «Работаем без ККМ» и подписал.
Электронные документы как БСО
На деле бланки строгой отчетности – это практически главнейшие документы командировки: билет на поезд, автобус, самолёт и др.
Работник (или бухгалтерия за него) может оформить билет через Интернет. Тогда для него будет сформирован электронный посадочный талон. Авансовый отчёт впоследствии нужно обязательно сопроводить этим квитком.
Что в бухучете
После проверки расходов на целесообразность, были ли они целевыми или нет, арифметической стороны документации, бухгалтер проверяет приложенные к отчёту документы.
В бухгалтерском учёте, когда утвержден авансовый отчёт по командировке, проводки будут такие:
| Ситуация | Проводка |
| Покупка работником материалов | Дт 10 – Кт 71 |
| При покупке товаров | Дт 41 – Кт 71 |
| Списание суточных | Дт 20 Кт 71 |
| Возврат невостребованных денег в кассу предприятия | Дт 50 – Кт 71 |
| Возврат невостребованных денег на расчётный счет | Дт 51 – Кт 71 |
| Доначисление денег работнику, если пришлось вложить свои | Дт 71 – Кт 50 или Дт 71 – Кт 51 |
| Работник не предоставил подтверждающие документы или понёс нецелевые расходы. Сумму списывают в недостачи | Дт 94 – Кт 71 |
| Недостачу удерживают с работника | Дт70 – Кт 94 |
Воспользовавшись приведённой в статье информацией, вам не придется испытывать сложности с составлением авансового отчёта по командировке , а бухгалтерии – с отражением проводок в учёте.
Пример заполнения авансового отчета 2019
В строке “Назначение аванса” напишите “Командировочные расходы”.
На обороте указывают суточные за все дни командировки и перечисляют все расходы, оплаченные командированным работником, а также дату, номер и наименование подтверждающих документов. Эти документы надо приложить к отчету.
Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной
работы.
При направлении работника в командировку в пределах Российской Федерации на него оформляется командировочное удостоверение, в котором указываются:
фамилия, имя, отчество командированного;
пункт назначения командировки;
наименование организации, куда командируется работник;
цель командировки;
срок командировки.
Удостоверение подписывается руководителем организации, направляющей работника в командировку.
На удостоверении делаются отметки (с указанием даты) о выбытии в командировку, о прибытии в пункт назначения, выбытии из него, о прибытии на место постоянной работы. При направлении работника в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом их них. Каждая отметка заверяется подписью и печатью организации. Для подтверждения служебного характера командировки при возвращении составляется отчет о проделанной во время командировки работе.
Оформление командировки в пределах Российской Федерации приказом по организации дополнительно к выписанному командировочному удостоверению не обязательно, но может производиться по решению руководителя. Вместе с тем приказ необходим при командировке за грани-цу, поскольку командировочное удостоверение при этом не выписывается. Кроме того, приказ необходим для расчета размера аванса, если руководитель своим решением устанавливает размеры компенсационных выплат выше нормативно установленных (суточные, оплата найма жилого помещения и т.д.).
Регистрация лиц, отбывающих и прибывающих в командировки, ведется в журналах специальной формы. При этом лицо, ответственное за ведение этих журналов и производство отметок в командировочных удо-стоверениях, назначается приказом руководителя организации.
Накануне выбытия в командировку работнику выдается аванс на командировочные расходы исходя из срока командировки, стоимости проезда и установленных размеров компенсационных выплат.
Действующее законодательство предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировках:
сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка;
оплату суточных за время нахождения в командировке;
оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно;
оплату расходов по найму жилого помещения.
В период командировки за работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту по-стоянной работы. В табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 или №Т-13 за дни командировки проставляется соответствующий код: буквенный «К» или цифровой «10».
За каждый день нахождения в командировке (в том числе за время нахождения в пути) работнику выплачиваются суточные. Их размер определяется коллективным договором или иным локальным нормативным актом (но не менее размера, установленного для организаций, финансируемых из федерального бюджета). При этом следует учитывать, что для целей налога на прибыль суточные признаются расходами в размере не более 100 руб. в сутки. У работников, направляемых в командировки, су-точные не признаются доходом для целей НДФЛ в размере, не превышающем 700 руб. в сутки.
Днем выезда в командировку считаются календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другое транспортное средство из места постоянной работы командированного, а днем приезда- календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает в место постоянной работы. Если аэропорт, станция или пристань, откуда отправляется транспортное средство, находится за чертой населенного пункта, в котором расположена организация, при определении дня выезда в командировку или возвращения из командировки учитывается время, необходимое для проезда до места отправления транспортного средства.
Суточные не выплачиваются, если командировка длится один день или если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. Решение о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командировки к месту постоянного жительства, в каждом конкретном случае решает руководитель организации.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в котором расположена организация.
В случае утери проездных документов расходы возмещаются ра-ботнику по минимальной стоимости. Для принятия этих расходов в целях налогообложения налогом на прибыль организации необходимо получить документ соответствующей транспортной организации (вокзала, аэропорта, пристани), в котором указана минимальная стоимость проезда до определенного пункта.
Расходы по найму жилого помещения (гостиницы) возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.
Дополнительно работнику возмещаются расходы по бронированию мест в гостиницах.
При командировании работника за границу командировочное удостоверение не выписывается, а основанием командировки является приказ руководителя организации, в котором указывается, кто, в какую страну, какой город, на какой срок и с какой целью командируется. Время пребывания работника в загранкомандировке при этом определяется по отметкам в загранпаспорте. Исключение составляют страны СНГ, при въезде на территорию которых наличие загранпаспорта не обязательно. В этом случае командировочное удостоверение необходимо, поскольку расходы по командировкам в страны СНГ могут быть приняты на основании приказа по организации, командировочного удостоверения и авансового отчета сотрудника с приложением всех оправдательных документов.
Работнику, командированному за пределы Российской Федерации:
выплачиваются суточные;
возмещаются расходы по проезду и провозу до 30 кг багажа;
возмещаются расходы по найму жилого помещения;
возмещаются расходы по получению заграничного паспорта и виз, за прописку паспорта;
возмещаются комиссионные, удержанные при обмене чеков в банке за иностранную валюту.
Выплата суточных при командировке работника за пределы Российской Федерации производится в следующем порядке:
при проезде по территории Российской Федерации - в валюте Российской Федерации - рублях по нормам, действующим при командировках в пределах Российской Федерации;
при проезде и за время пребывания на территории иностранного государства - в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки за границу.
Размер суточных устанавливается конкретно для каждой страны пребывания.
Со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для страны, в которую работник направляется, со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной для командировок в пределах Российской Федерации. Если работник в период командировки находится в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. День выбытия определяется по отметке в загранпаспорте.
Если принимающая сторона за свой счет обеспечивает командированного работника иностранной валютой на личные расходы, выплата суточных направляющей стороной не производится.
Если принимающая сторона предоставляет за свой счет только питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30 % нормы.
Если работник выехал в командировку за пределы Российской Федерации и в тот же день (календарные сутки) вернулся, суточные выплачиваются в размере 50 % нормы.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения, включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной оплате проездных документов (билетов) и за пользование постельными принадлежностями. Оплачиваются также расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта, в котором расположена организация.
Расходы по найму жилого помещения (гостиницы) возмещаются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами. При отсутствии подтверждающих документов расходы не возмеща-ются.
Суммы за питание и другие личные услуги, включенные в счета за наем жилого помещения, оплачиваются в счет суточных и возмещению не подлежат.
Командированному работнику возмещаются фактические затраты на получение заграничных паспортов и виз, а также за прописку паспорта.
При выдаче в качестве аванса банковских и дорожных чеков в ино-странной валюте для оплаты расходов, связанных с командированием за границу, командированному работнику возмещаются комиссионные, удержанные при их обмене за наличную валюту.
Работник имеет право на возмещение иных расходов, не включаемых в доход, облагаемый подоходным налогом, если они связаны с вы-полнением задания руководителя.
Отражение в 1С:Бухгалтерии 8 расчетов с работниками по наиболее типичным командировочным расходам рассмотрим на примерах.
Пример 3-1
Работник организации Тимохин В.И. командирован в город Брянск для согласования графика поставки товаров в рамках заключенного договора сроком на 5 дней (с 12 по 16мая) проездом самолетом.
8 мая работник получил аванс на командировочные расходы в размере 4710руб. из расчета:
суточные - 500руб. (5х 100руб.);
расходы по найму жилого помещения 2200руб. (4 х 550); расходы на проезд - 2010руб.
После возвращения из командировки в бухгалтерию представлен отчет с подтверждающими документами: квитанция гостиницы по найму жилого помещения на сумму 3000 руб. (4 х 750 руб.) и авиабилеты на сумму 2010руб. Суммы уплаченного налога на до-бавленную стоимость в документах не выделены отдельной строкой. Кроме того, по заявлению работника приказом руководителя ему разрешено выплатить суточные из расчета 150 руб. за каждый день пребывания в командировке. Итого авансовый отчет утвержден 19 мая в сумме 5760руб.
В бухгалтерском и налоговом учете расчеты с работником в рамках данного примера отражаются следующим образом:
Бухгалтерский учет Налоговый учет по налогу на прибыль
Де-бет Кре-дит Сумма, руб. Операция Дебет Кре-дит Сумма, руб. Операция
71.01 50.01 4710.00 Выдан аванс на команди-ровочные расходы Не отража-ется
44.01 71.01 3000.00 Отражены расходы по найму жилого помещения 44.01,
вид учета «НУ» ПВ 3000.00 Отражены расходы по найму жилого помещения
44.01 71.01 2010.00 Отражены расходы на проезд 44.01,
вид учета «НУ» ПВ 2010.00 Отражены расходы на проезд
44.01 71.01 500.00 Суточные по нормативу 44.01,
вид учета «НУ» ПВ 500.00 Суточные по нормативу
44.01 71.01 250.00 Суточные сверх норма-тива 44.01,
вид учета «ПР» ПВ 250.00 Суточные (сверх норма-тива)
НЕ01.9 250 Суточные (сверх норма-тива)
71.01 50.01 1050.00 Компенсация перерасхода по авансовому отчету (5760-4710) Не отража-ется
1С:Бухгалтерия 8:
1. Выдача работнику денежных средств на командировочные расходы отражается документом Расходный кассовый ордер с операцией Выдача денежных средств подотчетнику (рис. 3-4).
2. Отчет по командировочным расходам регистрируется с помощью документа Авансовый отчет.
В форме документа (рис. 3-5) указывается, кто и за что отчитывается, сколько документов приложено к отчету, на каком количестве листов.
На вкладке Авансы указывается расходный кассовый ордер, по которому выданы денежные средства на командировочные расходы.
Сведения о произведенных командировочных расходах приводятся на вкладке Прочее (рис. 3-6). Для целей правильного отражения в налоговом учете суточные по нормативу и сверх норматива в отчете отражаются отдельными строками. При этом для суточных сверх норматива указывается статья с Видом расходов НУ Не учитываемые в целях налогообложения.
При проведении документа по данным, приведенным на вкладке Прочее, формируются проводки бухгалтерского (рис. 3-7) и налогового (рис. 3-8) учета. Бухгалтерский уче Действия» + 100руб.; расходы по найму жилого помещения - 600 USD (4 х 150 USD);
расходы на проезд - 24700руб.; Аванс в долларах США на командировочные расходы 7 мая 2008 г. перечислен на пластиковую карту, открытую на имя Романова СВ. Курс ЦБ РФ по отношению к доллару США на 8мая 2008г. со-ставлял 23,7456руб. за 1 USD.
Аванс в рублях на командировочные расходы выдан 8 мая 2008г.
После возвращения из командировки 19 мая 2008г. работник представил в бухгалтерию отчет с подтверждающими документами: квитанция гостиницы по найму жилого помещения на сумму 400 USD (4 х 100 USD), авиабилеты на сумму 24700руб., билеты по проезду в аэропорт и обратно на сумму 150руб., копия загранпаспорта с отметками пограничной службы о выезде из РФ 12 мая и возвращении в РФ 16 мая 2008 г. За время нахождения в командировке работнику положены суточные в размере 268 USD и 100руб. Итого расходы по командировке составили 668 USD и 24950руб. Руководителем все расходы признаны обоснованными, отчет утвержден 19 мая.
Согласно Положению по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств организации, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (ПБУ 3/2006) при обработке авансового отчета все суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Курс ЦБ РФ по отношению к доллару США на 19 мая 2008 г. составлял 23,8391 руб. за 1 USD.
Таким образом, авансовый отчет утвержден в сумме 15924.52руб.
В бухгалтерском и налоговом учете расчеты с работником в рамках данного примера отражаются следующим образом: Бухгалтерский учет Налоговый учет по налогу на прибыль Де-бет Кредит Сумма, py6./USD Операция Дебет Кредит Сумма, руб. Операция 71.01 50.01 26800.00 Выдан аванс в рублях на командиро-вочные расходы Не отражается 71.21 52 20611.18/
868 Выдан аванс в долларах США на командиро-вочные расходы Сама операция не отражается, но в случае выявления курсовой разницы по счету 52 вводятся записи на сумму вне- реализационно - го дохода или расхода 44.01 71.01 24950.00 Приняты к учету расходы в руб-лях
(24700 + 150 + 100) 44.01,
вид учета «НУ» ПВ 24950.00 Приняты к учету расходы в рублях 44.01 71.21 15924.52/
668 Приняты к учету расходы в дол-ларах США [(4 х 67) + (4х 100)] х 23.8391 44.01,
вид учета «НУ» пв 15924.52 Приняты к учету расходы в долларах США 91.02 71.21 81.16 Отражена курсовая разница (23.8391 - 23.7456) х 868 USD 91.02.
7, вид учета «НУ» 81.16 Отражена курсовая разница
Бухгалтерский учет Налоговый учет по налогу на прибыль Де-бет Кредит Сумма, py6./USD Операция Дебет Кредит Сумма, руб. Операция 71.01 50.01 150.00 Выплачена компенсация пере-расхода в рублях (24950.00 - 24800.00) Не отражается 52 71.21 4767.82 Неисполь Сама операция /200 зованная не отражается, валюта пе-речислена на счет ор-ганизации (868 USD - 668 USD) но в случае выявления курсовой разницы по счету 52 вводятся записи на сумму вне- реализационного дохода или расхода
1С:Бухгалтерия 8:
1. Выдача работнику наличных денежных средств на командировочные расходы в рублях отражается документом Расходный кассовый ордер с операцией Выдача денежных средств подотчетнику.
«Выдача» работнику денежных средств на командировочные расходы в долларах США отражается документом Платежный ордер на списание денежных средств с операцией Перечисление денежных средств подотчетнику (рис. 3-9). S Платежный ордер на списание денежных средств Перечисление денежных средств подотчетнику Проиеден _ О X Операция - Действия » « м Зі lii Список кыд р и, а ^Советы гд Номер: [БА000000012 | от |07.05 2008 22:5047 я! Счет учета |52 » Отразить в: 0 налог, учете Вх. номер Рис. 3-9. Перечисление денежных средств на командировочные расходы
2. Отчет по командировочным расходам регистрируется с помощью документа Авансовый отчет. При этом расходы в рублях и в долларах США регистрируются отдельными (!) документами.
Порядок заполнения документа на командировочные расходы в рублях мы рассматривали выше. Он не имеет никаких особенностей в связи с командировкой за пределы Российской Федерации.
По расходам в долларах США необходимо, прежде чем заполнять форму документа данными, по кнопке открыть вспомогательную форму и указать валюту, в которой приводятся данные в документе (рис. 3-10).
Для данного примера на вкладке Авансы указывается документ Платежный ордер на списание денежных средств, которым в учете отражено перечисление на счет работника иностранной валюты на коман-дировочные расходы (рис. 3-11). | Авансы (1 поз.) j Товары (0 поз.) Оплата (0 поз.) Прочее (0 поз.) | і % & ч a t * ё? IN; Документ аванса |Сумма аванса Валюта! Выдано Израсходовано Д Платежный ордер на списани Н Дага [документа документа Содержание Сумма Счет затрат
(БУ) Субконто 1 Субконто 2 Субконто 3 Счет затрат
(НУ) Субконто 1 (НУ) Субконто 2 (НУ) Субконто 3 (НУ) 1 счет гостиницы расходы по найму
жилого
помещения 268.00 44 01 Команаировочи 44 01 Командироеочн 23/56 15.05 2008 2 справка-расчет
2 19.05.2008 суточные 400.00 44 01 Комамаировочн 44 01 Командироеочн
Рис. 3-12. Сведения о командировочных расходах в валюте
При проведении документа формируются «идентичные» по суммам проводки бухгалтерского (рис. 3-13) и налогового (рис. 3-14) учета.
Сумму проводки в рублях программа рассчитывает автоматически как произведение суммы расхода в валюте на курс валюты на дату документа. Бухгалтерский учет 1 Налоговый учет Действия - (J ? Счет Дт Субконто Дт Количество Дт СчетКт Субконто Кт Количество Кт Сумма Валюта Дт Валюта Кт Содержание Вал сумма Дт Вал сумма Кт № журнала Ч. 71.21 Романов Степан Ва USD 91 01 Курсовые разницы 81.16 Переоценка валюты 44 01 Командировочные р Л 21 Романов Степан Ва USD
268.00 6 388.88 расходы по найму жи. 44 01 Командировочные р 71.21 Романов Степан Ва USD
400.00 9 535.64 суточные по спрапек.
Рис. 3-13. Бухгалтерские проводки «валютного» авансового отчета Бухгалтерский учет | ^Налоговый учет; Действия» Q ? Счет Дт ^Субкоито Дт ІСчет Кт Субконго Кт С^има Количество Дт (Количество Кт Содержание Вий учета Дт Вин учета Кт № журнала 91.01.7 НЫ Курсовые разницы 81.16
Пересчета валюты 44 01
НЫ Комамацювочные расходы пв
НЫ Заплету 6 388.88] расходы по найму жилого п Ч, 44 01
НЫ Командировочные расхааы пв
НЫ За плету 9 536.64 суточные по спралвка-расчв.
Рис. 3-14. Налоговые проводки «валютного» авансового отчета
3. Зачисление на счет неиспользованных валютных средств, перечисленных работников со «своего» счета, отражается документом Платежный ордер на зачисление денежных средств с операцией Прочее поступление безналичных денежных средств (рис. 3-15).
I Платежный ордер на поступление Прочее поступление безналичных денежных средств Проведен _ П X
Операция» Действия- «. r7j. hjg .^j ^ К» » IIг.і- ¦ КУДиР (Т) T-r Советы?
Per номер |БА0000000іТ] от 119.05.200612:00:04 |Д| Счет учета |52 f#j Отразить в: 0 налог учете
Вх дата:
! 19052008 D
Банковскийсчет- "Текущий счет (USD) в ЗАО "НеПлательщик {Романов Степан Васюъавич |~{Рмміерош платежа
Счет и аналитика бухгалтерского учета
Счет: [Л.21 У
РаботСчет і
Счет;
"г~пГ*
Организация: {Белая акация
Ей
Статья овмженыя [Возврат аенежшк ipwup пол отчет j-і и дек срааств: Возврат неиспользованной валюты и а команоироечные расходы 1 Фамилия ответственного лица OK Загасать Закрыть
Назначене платежа:
Ког^іенгар^
Рис. 3-15. Регистрация возврата подотчетным лицом неиспользованной валюты
