Главная Как создать свой бизнес? Регламент по дебиторской задолженности пример. Регламент по взысканию дебиторской задолженности

Регламент по дебиторской задолженности пример. Регламент по взысканию дебиторской задолженности

Продажа – это достаточно изученный механизм, требующий возникновения момента оплаты. При этом каждое движение в данном поле фиксируется бухгалтерскими документами и специфической записью – проводками.

Возникновение задолженности при операциях купли-продажи

Приобретённые товары, услуги, работы должны быть оплачены. Компенсация в виде денежных или иных ценных активов может производиться следующим образом:

Одновременно . При этом дата погашения обязательств и дата продажи товара или работы совпадают. Задолженность не возникает, как это происходит в рознице.
Отсрочено . При отсрочке оплаты бухгалтерский учёт предлагает отразить отгруженные товары, выполненные работы или услуги. Ведение учёта и расчёт в подобной ситуации называется дебиторской задолженностью.

Последняя категория отражается на активной стороне баланса. В ней необходим точный расчёт периода возникновения, соблюдение лимита, определённый регламент проведения операций, предполагающих письма, претензии и другие методы управления действительной и . При этом лимит, особенности ведения, определение просроченной и фактической ДЗ устанавливается на каждом предприятии индивидуально, в зависимости от особенностей стабильности бизнеса.

Важно проводить анализ состояния дебиторской задолженности, фиксировать её динамику, производить
расчёт убытков в зависимости от различных факторов.

Дата возникновения, структура, индивидуальный регламент финансового управления, возможности частичной оплаты и погашение уже просроченной и ещё активной дебиторской задолженности – наиболее важные аспекты, по которым производится анализ и ведение дальнейшей работы.

Основные цели Положения: регламент работы, взыскания и погашения

На сегодня государственный нормативный акт — Положение о дебиторских долгах регулирует основные моменты работы с дебиторами и их долгами. Это достаточно революционный акт в современной бухгалтерии, который отличается следующим:

Целевое назначение данного документа – чёткий регламент работы и управления в отношении дебиторских долгов, направленный на гарантированное, законодательно обусловленное погашение и взыскание , фиксированный лимит сумм возникновения дебиторского запаса в балансе предприятия.
Своевременный возврат денег и материальных ценностей за приобретённый товар, расчёт оптимальных сроков, которые позволяют образовавшимся долгам не влиять на финансово-экономическое положение предприятий-участников отношений, необходимость работы в судах, претензии и долговые письма. Это и многое другое предписывает регламент, который подразумевает данное Положение.
Этот документ состоит из нескольких разделов, точно определяющих объёмы работы по каждой позиции управления долгами. От первого шага, которым является дата первичного возникновения и полный процесс ведения, вплоть до последнего, полного взыскания, точно прописаны в нормах этого акта.

Условия перехода долгов в категорию просроченных оговариваются в договоре.

В данном контексте Положение рассматривает пути выявления долгов, условия назначения ответственных лиц, в общих ситуациях, при проведении бартерных и смешанных операций, возврат уплаты путём взаимозачётов. А также проведение юридической экспертизы с целью выяснить:

направлены ли были дебиторам претензионные письма. Вот ,
допустимо ли ведение судебного иска и получение долгов в совокупности с финансовыми санкциями, предусмотренными законодательством.
оправдана ли подача искового заявления (образец предлагается в судах, адвокатских бюро и юридических консультациях).

Решение проблем просроченных сумм дебиторского долга на совещаниях по поводу ведения тактики и стратегии внутренней экономики фирмы, методология свертывания дебиторской и кредиторской части балансового долга также прописаны положениями этого документа.

Анализ и расчёт дебиторской задолженности

Условия перехода долгов в категорию просроченных оговорены в договоре или контракте. Если таковые отсутствуют, то просрочка начинает считаться на тридцать первый день после передачи товара дебитору. При этом величина дебиторской задолженности фиксируется по каждой поставке отдельно, а её лимит устанавливается отдельно для каждого дебитора. Приказом по предприятию устанавливается дата формирования реестра просроченных долгов.

Руководителем подразделения проводится сверка данных, готовятся служебные письма с целью оформления претензии в дальнейшем. Проводится окончательная проверка данных, устраняются неточности, допустимый лимит времени.

Проводится анализ финансового состояния дебиторов и оформляется досрочный расчёт и взыскание просрочки. В данном случае рассматривается возврат частей долга и замещение предметов оплаты – бартер. Подвергшийся корректировке реестр предлагается для рассмотрения на совещании по проблемам управления внутренней экономики.

Если за истёкший месяц произошли изменения, полный или частичный возврат денег или товара, проводится новый расчёт, пересматриваются сроки или должник исключается из реестра.

Условия назначения ответственных лиц по ведению и возврату «дебиторки»

Назначаются ответственные лица за каждую рассмотренную на заседании операцию. При возникновении необходимости замены одного сотрудника другим осуществляется передача дел и документов, где зафиксирована величина дебиторской задолженности в различных разрезах новому ответственному лицу. В ряде случаев эту функцию берёт на себя руководитель.

Ликвидация ответственного подразделения в обязательном порядке влечёт создание нового для проведения работы в данном направлении. При этом устанавливается лимит времени, которое требуется для проведения операции. Процесс управления долгами, в данном случае, расчётная часть и учёт имеют свой регламент и строго определённую специфику.

Осуществление поставки или ведение процедур на основании письма-требования влечёт переход ответственности за возврат долга в пределах фиксированного лимита на подразделения покупателя.

На основании официального письма, где содержится необходимый объём информации относительно дебитора, поставщик передаёт экономический расчёт и условия возникновения долгов. Посмотрите пример и законодательно установленный данного документа.

Образцы писем и претензий о просроченной ДЗ

Это один из наиболее важных документов, предшествующий оформлению претензии. В нём обязательно должны содержаться следующие позиции, которые фиксирует образец.

Указание полного наименования предприятия-должника , юридический адрес и его организационно-правовая форма.
Суммовое выражение и сроки возникновения задолженностей . Договорные условия погашения долгов.
Признание предприятием-дебитором суммы долга , возможность встречной претензии, наличие актов сверки.
Предпринятые меры в отношении управления и ликвидации долгов (как списать дебиторскую задолженность, ) . Пример переписки, деловые письма, необходимый расчёт убытков, образовавшихся при превышении лимита или максимальных объёмов.

Величина дебиторской задолженности фиксируется по каждой сделке отдельно.

Вопросы управления состоянием просроченных задолженностей дебиторов

Повестка дня совещаний обязательно входит в лимит рассматриваемых вопросов внутренне экономического порядка. Имея подобные проблемы, фирма осуществляет ведение собраний ответственных сотрудников согласно следующему алгоритму.

Отражение дебиторской задолженности, погашенной по факту, но отражённой неправильно из-за недостатка первичной документации или нарушения сроков предоставления пакета документов.
Инициирование вопросов о ликвидации конкретных дебиторских долгов до истечения сроков возмещения или исковой давности как образец ведения финансовых процедур данного порядка.
Рассматривается следующий ряд аспектов управления дебиторкой:
- причины появления и удельный вес дебиторской задолженности в валюте баланса на отчётные даты и на текущей момент,
- предложения в сфере традиционных и творческих подходов по уменьшению, по возможности, пример полной ликвидации по отдельным пунктам.
юридической службы и отдела внутренней безопасности о проделанной работе с судебными инстанциями.

Свёртывание задолженности производит финотдел, на основании акта, подписанного двумя сторонами-участниками.

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок работы структурных подразделений [наименование организации] (далее - Организация) по взысканию дебиторской задолженности.

1.2. Под дебиторской задолженностью в настоящем Положении понимается не исполненное в срок контрагентом обязательство о выплате денежных средств в пользу Организации в соответствии с законодательством РФ или договором, а также не исполненное в срок обязательство контрагента, задолженность по которому возникла в соответствии с предварительно уплаченной контрагенту суммой (авансом) по договору.

1.3. Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств перед Организацией, полноту и достоверность документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, несет [наименование структурного подразделения] (далее - Исполнитель).

1.4. [Наименование бухгалтерского подразделения] (далее - Бухгалтерия) ведет учет и проводит инвентаризацию дебиторской задолженности.

1.5. [Наименование юридического подразделения] (далее - Юридическое подразделение) несет ответственность за правильность составления претензий и исков к контрагентам, представление интересов Организации в судах, органах прокуратуры, юстиции, внутренних дел и иных органах при взыскании дебиторской задолженности, за соблюдение сроков и порядка обжалования судебных актов.

1.6. При наличии у контрагента неисполненного обязательства по выплате денежных средств в пользу Организации в соответствии с законодательством РФ или договором, срок образования задолженности по которому превышает [значение] календарных дней, структурные подразделения Организации обязаны отказывать в заключении (продлении) договоров с этим контрагентом, за исключением случаев, когда неисполнение обязательства связано с обстоятельствами непреодолимой силы либо когда обязанность Организации заключить договор предусмотрена законодательством РФ.

1.7. Для контроля за состоянием дебиторской задолженности Исполнитель ведет реестр контрагентов, имеющих дебиторскую задолженность.

2. Инвентаризация дебиторской задолженности

2.1. [Срок, например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности] проводится инвентаризация имущества и обязательств Организации, в том числе инвентаризация дебиторской задолженности.

2.2. Перед началом инвентаризации расчетов с дебиторами Бухгалтерия должна составить акт сверки взаиморасчетов c контрагентами.

2.3. Инвентаризацию дебиторской задолженности проводит инвентаризационная комиссия, состав которой утверждается приказом [должность руководителя организации].

2.4. Члены комиссии сверяют данные первичных документов, подтверждающих [отгрузку товаров/продукции/работ/услуг/имущественных прав] и поступления денежных средств, с информацией, отраженной в регистрах бухгалтерского учета.

2.5. Члены комиссии, получив документы, подтверждающие состояние расчетов с контрагентами, проверяют: [вписать нужное, например, счет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" по товарам, оплаченным, но находящимся в пути; обоснованность сумм дебиторской задолженности, включая суммы с истекшим сроком исковой давности].

2.6. По результатам инвентаризации составляется справка-приложение к акту инвентаризации, в которой указываются:

Наименование, адрес организации-должника;

Сумма задолженности;

Основание, по которому образовалась дебиторская задолженность;

Дата образования задолженности;

Первичные документы, подтверждающие факт возникновения задолженности, их реквизиты;

Документы, свидетельствующие об истребовании задолженности, их реквизиты.

2.7. На основании справки составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

2.8. Акт содержит следующие сведения:

Наименование Организации;

Подразделение, в котором проводится инвентаризация;

Дата, на которую проверяется состояние дебиторской и кредиторской задолженности;

Наименования организаций-дебиторов;

Номер счета бухгалтерского учета, на котором ведется учет дебиторских задолженностей;

Полная сумма задолженности по каждому контрагенту;

Сумма задолженности, которую не подтвердил дебитор и по которой истек срок исковой давности;

Итоговая сумма по каждому виду задолженности.

2.9. Результаты инвентаризации утверждаются [должность руководителя организации].

3. Первоочередные мероприятия по взысканию дебиторской задолженности

3.1. В случае образования дебиторской задолженности контрагенту предъявляется претензия в порядке, предусмотренном договором или настоящим Положением.

3.2. Не позднее [значение] рабочих дней с даты образования дебиторской задолженности Исполнитель направляет в Юридическое подразделение письменное обращение о необходимости предъявления претензии, к которому прилагаются следующие документы:

3.3. Юридическое подразделение в течение [значение] рабочих дней с даты получения письменного обращения, указанного в пункте 3.2 настоящего Положения, определяет правовые основания для предъявления претензии и при их наличии предъявляет контрагенту претензию.

3.4. Претензия должна содержать следующие данные:

Наименование контрагента;

Обстоятельства, являющиеся основанием для предъявления претензии, со ссылками на соответствующие статьи договора и нормативных правовых актов;

Указание о предполагаемом способе исполнения обязательств;

Расчет суммы требований по претензии и номер счета, на который должны быть перечислены денежные средства;

Срок исполнения обязательств контрагентом и/или срок ответа на претензию;

Информация о мерах, которые будут осуществлены в случае отклонения претензии (приостановка исполнения обязательств Организации, обращение в суд и т. д.);

Дата и регистрационный номер претензии;

Подпись уполномоченного лица.

3.5. Претензия направляется контрагенту [способ связи, например, заказным письмом].

3.6. О факте предъявления контрагенту претензии Юридическое подразделение не позднее [срок] информирует Исполнителя, а также направляет ему копию претензии.

3.7. Исполнитель контролирует исполнение контрагентом требований, содержащихся в претензии, а именно:

Проверяет полноту и соблюдение сроков исполнения требований, содержащихся в претензии;

Информирует Юридическое подразделение в случае полного или частичного отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или непоступления ответа на претензию в указанный в ней срок.

3.8. Если контрагент не исполнил заявленные в претензии требования в указанный в претензии срок, дебиторская задолженность подлежит взысканию в судебном порядке.

3.9. Претензии должны предъявляться всем контрагентам без исключения, даже если направление претензий не предусмотрено условиями договора.

3.10. Если по каким-либо причинам претензия не была предъявлена контрагенту и ее предъявление не является обязательным, то по истечении [значение] дней с даты образования дебиторской задолженности она подлежит взысканию в судебном порядке.

3.11. Наряду с предъявлением претензии Исполнитель принимает иные меры, направленные на погашение дебиторской задолженности, например, направляет письма, телеграммы, составляет акты сверок и т. д.

4. Организация работы по взысканию дебиторской задолженности в судебном порядке

4.1. Не позднее [значение] дней с даты получения полного (частичного) отказа контрагента от исполнения заявленных в претензии требований или непоступления ответа на претензию в указанный в ней срок, а также в случае, предусмотренном пунктом 3.10 настоящего Положения, Исполнитель направляет в Юридическое подразделение письменное обращение о необходимости предъявления судебного иска.

4.2. К обращению прилагаются следующие документы:

Копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих ее размер (договоры, акты передачи товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчетов и т. д.);

Информация о результатах рассмотрения контрагентом претензии, включая копию претензии, или информация о том, что претензия не направлялась;

Реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т. д.);

Расчет суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм);

Копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;

- [иные документы, имеющие отношение к неисполнению контрагентом обязательства].

4.3. В течение [значение] дней с даты получения письменного обращения Юридическое подразделение предъявляет исковое заявление в суд.

4.4. При расчете суммы иска в нее в обязательном порядке включаются суммы штрафов, предусмотренных договором и законодательством Российской Федерации.

4.5. Исполнитель обязан контролировать поступление от контрагентов платежей в счет погашения дебиторской задолженности, а также незамедлительно представлять в Юридическое подразделение документы, имеющие отношение к взысканию дебиторской задолженности (переписка, акты сверки расчетов и т. д.).

4.6. В случае погашения контрагентом задолженности (полного или частичного), достижения договоренности об условиях мирового соглашения или иной договоренности о погашении долга Исполнитель незамедлительно направляет в Юридическое подразделение письменное сообщение об этом с целью дальнейшей корректировки способов защиты интересов Организации.

4.7. Исполнитель обязан оказывать Юридическому подразделению помощь в подготовке документов, а при необходимости обеспечить присутствие на судебных заседаниях своих специалистов.

4.8. После выдачи судом исполнительного листа о взыскании с контрагента просроченной дебиторской задолженности Юридическое подразделение:

Направляет исполнительный лист в банки, обслуживающие счета контрагента;

Организует взаимодействие с подразделениями службы судебных приставов для взыскания дебиторской задолженности;

Обращается в суд с заявлением о признании должника несостоятельным (банкротом).

4.9. Юридическое подразделение по запросу Исполнителя предоставляет следующие данные:

Наименование контрагента;

Предмет спора и реквизиты договора, по которому образовалась дебиторская задолженность;

Размер дебиторской задолженности и сумма иска, включающая суммы штрафов;

Текущее состояние рассмотрения судебного дела: краткое содержание вынесенных по делу судебных актов, информация о получении исполнительных листов и т. д.;

Информация о ходе взыскания по исполнительным листам.

Дебиторская задолженность (ДЗ) – доля оборотных активов предприятия, характеризующая величину обязательств перед кредитором. Своевременное контролирование динамики изменений суммы долга, анализ срока востребованности позволяют осуществлять долгосрочное планирование финансовой деятельности, формировать устойчивое положение компании на рынке. Существует определенный регламент по работе с дебиторской задолженностью и правила его составления и исполнения.

Назначение документа

Дебиторская задолженность классифицируется на три категории:

Краткосрочная.
Долгосрочная.
Просроченная.

К двум первым группам относят обязательства, востребованность которых возможна в ближайшие сроки мирными путями или через судебное разбирательство. Третью категорию заполняют безнадежные долги, по которым срок требования просрочен, а работа по взысканию не принесет никакого результата для деятельности дебитора, кроме дополнительных затрат.

Основные причины формирования неисполненных обязательств по дебету счетов расчетов:

Утрата клиентом платежеспособности.
Нарушение договорных условий.
Окончание срока исковой давности (ст.196 ГК РФ).
Смерть, исчезновение контрагента – физического лица.
Экономическая обстановка в стране.
Форс-мажорные обстоятельства, ЧС, стихийные бедствия, военное положение.
Нецелесообразное расходование денежных средств кредитором.
Банкротство, ликвидация неплательщика и др.

Образовываться дебиторская задолженность может в связи с различными факторами

Регламент работы службы по взысканию дебиторской задолженности – форма, определяющая этапы контролирования, обработки информации по взаиморасчетам с контрагентами. Основной задачей данного плана является обеспечение непрерывной своевременной работы с ДЗ, так как от этого зависит величина оборотных средств компании, оборачиваемость капитала, прибыльность производства.

Базовые цели использования порядка управления ДЗ:

Сдерживание предельного роста долгов.
Подбор оптимальных условий предпринимательской деятельности для обеспечения непрерывного потока финансов.
Формирование системы бонусов, скидок для надежных клиентов, фирм, временно утративших стабильность, платежеспособность.
Быстрота исполнения долговых обязательств.
Контроль, сокращение величины задолженности перед бюджетными и внебюджетными фондами.
Анализ потенциальных затрат при несвоевременном погашении долгов и др.

Должностные лица, осуществляющие исполнение регламента должны постоянно проверять долги на ликвидность, сроки востребования, вести переговоры, переписку с представителями должника и государственными органами для обеспечения возврата денежных средств. Деятельность квалифицированных служб осуществляется по четырем направлениям: проектирование, подготовка, стимулирование, оценка и анализ.

Применение документа на практике

Важно, чтобы исполнители проявляли максимальную осмотрительность, соблюдали последовательность действий, работали по четкому отработанному плану, на законных основаниях и не доводили ситуацию до конфликта. Руководитель фирмы может открыть отдельные вакансии для специалистов по обособленной работе с долгами.

Регламент позволяет контролировать работу с контрагентами

Выделим основные моменты применения регламента по взысканию ДЗ:

Комплексное контролирование сроков исковой давности.
Мероприятия по предотвращению динамичного роста долгов, формирования долгосрочных, нереальных к исполнению обязательств.
Аналитическое планирование.
Усиление финансовой дисциплины.
Инвентаризация расчетов.
Программа по работе с контрагентами и др.

Установленный распорядок применяется в отношении всех контрагентов, взаиморасчеты с которыми приводят к формированию дебиторки. По распоряжению исполнительного органа юридического лица действие регламента может быть ограничено на определенный круг должников. Такая политика применяется для клиентов, с которыми сложились долгосрочные деловые отношения, высокий уровень доверия, подтверждена исполнительность, платежеспособность. Мероприятия по непрерывному воздействию могут привести к расторжению договоров, потере выгодного сотрудничества.

Утвержденный план особенно необходим для фирм с большой численностью контрактов (например, банки, сфера ЖКХ, предоставление связи на кредитной основе), а также для крупных юрлиц с обособленными подразделениями.

Базовая структура

Регламент по систематизации, обработке сведений о задолженности должен содержать максимальное количество этапов, действий службы, начиная с обстоятельств формирования и заканчивая моментом прекращения существования долга.

В регламенте указывается возможность урегулирования вопросов в суде

Определим оптимальный состав документа:

Регистрация, учет. Данный раздел характеризует общеустановленный порядок образования, детализации задолженности, перечень обязательных подтверждающих документов, классификационные группы дебиторки и условия по их заполнению.
Инвентаризация, оценка. Пункт утверждает условия, частоту проведения инвентаризационных проверок, комиссионный состав для них, список шаблонов для документального оформления операции. Дополнительно в разделе фиксируются основные показатели по анализу ДЗ: оборачиваемость, востребованность, ликвидность, сомнительность и др.
Программа досудебного урегулирования спора. Здесь определяются этапы работы ответственных лиц непосредственно с юридическим, финансовым отделом фирмы с целью мирного воздействия на должника. К данной работе можно отнести телефонные переговоры, проведение встреч, направление уведомлений, претензий, предложений по погашению обязательства.
Подача иска в суд. На данном этапе для исполнителей прописан перечень действий:

Подготовка подтверждающих долг документов.
Составление искового заявления.
Инициирование судебного разбирательства.
Сопровождение процесса в рамках полномочий.
Обращение в ФССП.
Контроль исполнительного производства и др.

Поскольку процедура требует знания законодательства на должном уровне, с учетом всех возможных нюансов, в работу вовлекаются квалифицированные юристы. На крупных предприятиях возможен обособленный регламент по отношению к судебным делам, тогда в инструкции по работе с ДЗ указывается ссылка на действующий документ.

Отдельным пунктом в регламенте выступает мирное урегулирование

Ликвидация долга. Уполномоченная служба выявляет признаки безнадежности дебиторки, инициирует процедуру списания в бухгалтерском и налоговом учете.
Прочие меры. Заключительным моментом регламента являются допустимые мероприятия по достижению положительного результата. Среди потенциальных действий могут быть заключение договора цессии, бартера, продажи обязательств иным лицам, выпуск векселей, облигаций и т.п.

Документальное сопровождение

Инструкция по работе с дебиторкой возможна к исполнению только при наличии форм и бланков, подтверждающих обстоятельства возникновения долга. Перечислим наиболее популярные документы, необходимые в процессе управления неисполненными обязательствами перед кредитором:

Товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг.
Счет-фактуры.
Контракты.
Официальная переписка.
Счета полученные, выставленные.
Претензии, уведомления.
Соглашения о реструктуризации, отсрочке, рассрочке.
Платежные поручения, квитанции, ордера и др.

Например, у поставщика числится ДЗ физлица по объему потребленной электроэнергии. Компания имеет на руках показания прибора учета, подтверждающего поставку, платежные квитанции, направляемые потребителям, договор реализации. Данного комплекта достаточно для подтверждения обоснованности формирования долга и организации процедуры его взыскания.

Составление инструкции

Положение по управлению дебиторкой не является регламентированной формой, утвержденной законодательством. В 2018 г. в разработке и утверждении документа принимают участие бухгалтера, финансисты, юристы, менеджеры и другие. В крупных учреждениях обязанность по составлению формы возложена на обособленный департамент по управлению финансами.

При истребовании долга необходимо предоставить соответствующие документы

Важно вовлечь в работу максимальное количество сотрудников, чья работа непосредственно связана с взаиморасчетами, тогда необходимость править, вносить корректировки сводится к минимуму. Допускается включение дополнительных пунктов, моментов при изменении законодательства, политики и тактики компании.

На титульном листе нормативно-правого акта указывается наименование, строка утверждения. Бланк вступает в силу после издания руководителем фирмы соответствующего приказа.

Внутренний регламент может состоять из следующих разделов.

Общие положения и терминология

Здесь перечисляется область применения, назначение документа, характеризуются основные цели и задачи. Также данный пункт предполагает расшифровку основных определений, встречающихся в тексте формуляра. Дополнительно приводится подробная классификация обязательств по востребованности, возможности исполнения (текущая, просроченная, реструктуризованная, мораторная и др.).

Общий порядок

Раздел содержит указание тезисов общепринятого плана по работе с дебиторкой, принцип исчисления сроков, формирования обязательств. Например, для компаний по оказанию жилищно-коммунальных услуг идет четкое разграничение сроков оплаты для населения, юридических лиц, бюджетных организаций: существует авансовая и кредитная система оплаты. Соответственно будут различаться моменты возникновения у пользователей кредиторских обязательств.

Отражению подлежат условия оценки, анализа, инвентаризации долгов. Утверждается график заседаний комиссии по урегулированию нестандартных вопросов и ситуаций, фиксируются основания для списания, прекращения действия неисполненных обязательств.

Этапы работы с текущими долгами

Определяется порядок направления документов на оплату (счета, квитанции), уведомлений о необходимости осуществления обязательного платежа. Данный пункт направлен на раннее взыскание долгов, сдерживание динамики роста. Отдел по работе с дебиторской задолженностью рассылает неплательщикам извещения о необходимости исполнения в указанный срок договорных обязательств.

Регламент может быть дополнен различными пунктами

Мирное урегулирование

Специалисты осуществляют комплекс мер по досудебному разрешению спора и истребованию суммы неисполненного перед кредитором обязательства. Помимо текущей работы сотрудников компании в виде личного общения с должником, телефонных контактов, деловой переписки, допускается вовлечение в процесс специализированных коллекторских фирм.

Правовая деятельность

Исполнители предпринимают все возможные действия по защите гражданских прав общества в суде посредством подачи искового заявления и инициирования разбирательства. В разделе определяются этапы сбора, подготовки, подачи документов в арбитраж. При положительном исходе дела исполнительные бланки передаются судебным приставам для запуска процедуры принудительного взыскания.

Согласно регламенту полномочия работников кредитора на этом не заканчиваются, они обязаны отслеживать все этапы исполнительного производства после издания постановления, своевременно оспаривать действия ФССП, чтобы взыскать максимально возможную сумму и получить возмещение судебных издержек, договорных неустоек с должника.

Заключительные моменты и приложения

В данном абзаце приводятся дополнительные параметры по работе с клиентами, определяется порядок разработки и дополнения регламента.

На последних листах положения прикрепляются типовые формы документов для управления ДЗ и процедурой взыскания. Например, это могут быть бланки письма по оплате, претензии, уведомления, соглашения и др.

Можно использовать примерный образец положения о работе управляющей компании с дебиторской задолженностью. Подобный регламент по работе с задолженностью позволяет обеспечить непрерывный контроль обязательств контрагентов, исключить формирование и рост неликвидных долгов, предотвратить возникновение факторов риска. Четкость, слаженность действий исполнителя позволят компании достичь высокого уровня оборачиваемости средств, получить максимальную сумму прибыли и занять достойное место в рыночном сегменте.

У многих предприятий, особенно крупных, существует множество контрагентов с неисполненными долговыми обязательствами. Тогда перед юристом или юридическим отделом возникает задача своевременно выявить долги и способствовать их дальнейшему взысканию.

Однако желательно, чтобы работа по получению задолженности от контрагентов находилась в определенных рамках.

В этой статье:

Меры по взысканию дебиторской задолженности

В первую очередь, это направление должнику претензии относительно возврата средств. Если речь идет об арбитражном судопроизводстве, то это с недавних пор является необходимым шагом для взыскания долга. В противном случае, суд просто не примет иск к своему производству.

Но для того, чтобы обратиться с претензией к контрагенту, юристу необходимо знать чёткую картину касательно суммы основной задолженности. Эти данные предоставит бухгалтерия и службы, отвечающие за поставку.

Основываясь на них и на пунктах договора, специалист сможет насчитать оппоненту дополнительные платежи в виде неустойки, а также процентов за незаконное пользование деньгами.

Для рассмотрения претензии отводится месяц (30 дней). Если за это время вопрос с задолженностью не решился, то приходит время подготовки иска в арбитраж.

В положении о взыскании дебиторской задолженности должен быть чётко прописан порядок взаимодействия всех подразделений для сбора доказательств задолженности, первоначальной подготовки претензии, составления и направления иска в арбитражный суд.

Как правило, о подаче иска юристы уведомляет бухгалтерию и руководство предприятия. Практика показывает, что они также ведут переговоры с должником. И зачастую они не заканчиваются и после предъявления иска.

Как составляется документ

Регламент взыскания дебиторской задолженности и его форма законодательством не предусмотрен.

Однако предприятие вправе его оформить в виде отдельного локального акта, который утверждается руководством предприятия. В разработке документа должны принимать участие все службы, которые, так или иначе, сталкиваются с дебиторской задолженностью.

В число таких подразделений входят бухгалтерия, юридические службы, а также отделы, связанные со сбытом товаров или снабжением. Поэтому чтобы имело место реальное усиление , в регламенте должен быть грамотно прописан порядок взаимодействия всех упомянутых служб.

Желательно, чтобы с проектом регламента все подразделения были ознакомлены заранее. Тогда не придётся в авральном порядке вносить в него коррективы.

Также важно, чтобы положение о взыскании дебиторской задолженности имело свою чёткую структуру. Тогда будет меньше неясности с теми пунктами, которые прямо затрагивают порядок взаимодействия при взыскании долга.

Данные в положении о взыскании дебиторской задолженности

Во вступительной части должна быть описана сфера действия регламента, а также круг служб, на которые он распространяется.

В частности, в регламенте может присутствовать процедура инвентаризации дебиторской задолженности, порядок передачи всей информации юристу, а также форма и сроки предоставления руководству отчётности по направленным претензиям.

Следующим разделом является описание порядка работы по взысканию задолженности в судебном порядке. Так, прописываются процедура предъявления иска, связанный с этим набор документов и т. д.

Кроме того, во внимание будет взят и примерный срок взыскания дебиторской задолженности.

Одним из разделов регламента может быть порядок списания безнадежной дебиторской задолженности. Данная часть, прежде всего, будет важна для бухгалтерии компании.

Наконец, в положении по дебиторской задолженности следует указать порядок действий юриста и других структур предприятия на стадии исполнительного производства, а также при банкротстве должника.

Консультация и подготовка положения юристом

В первую очередь, наши консультанты помогут составить регламент по работе с задолженностью с учётом специфики конкретного предприятия. При этом будут учтены вид деятельности компании, обороты и организационная структура, а также целый ряд других факторов.

Помимо этого, юрист проследит за тем, как налажен документооборот внутри компании в части работы с задолженностью. Не исключено, что специалист может по итогам дать свои рекомендации по оптимизации процесса.

Также специалист поможет разработать систему санкций, которые последуют за нарушение регламента. При этом всё будет сделано с учётом требований трудового законодательства.

Образец положения о взыскании задолженности

Впрочем, предприятие может взять на свое вооружение регламент по взысканию дебиторской задолженности, образец которого приведен ниже.

Следует учесть, что он составлен с учётом тех изменений, которые начали действовать в процессуальном законодательстве начиная с июня 2016 года.

Приведенную форму документа можно адаптировать применительно к работе конкретного предприятия. Кроме того, разрешается включить в регламент и свои пункты.

Здесь всё будет на усмотрение руководства предприятия. Главное, чтобы они не противоречили законодательству.

Если же по регламенту возникнут вопросы, то на них может ответить специалист в ходе бесплатной консультации. Юридическую консультацию можно получить как у нас в офисе, так и по телефону.

Кроме того, в ходе общения специалист может ознакомиться и с проектом документа, подготовленным предприятием. Тогда в него коррективы будут внесены уже на месте.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО УК «Домовладение 17»

А.Ю. Подкопаев

ПО РАБОТЕ С ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ

ООО УК «ДОМОВЛАДЕНИЕ 17»

Общие положения

Назначение данного документа – регламентирование работы ООО УК «Домовладение 17» в части дебиторской задолженности. Регламент направлен на максимально гарантированное погашение или взыскание долгов в соответствии с законодательной базой, а также на эффективное управление объемом и качеством дебиторской задолженности, числящейся на балансе ООО.

Документ состоит из нескольких разделов, в каждом из которых установлены регламенты работы с каждым возможным состоянием дебиторского долга:

возникновение и течение долга;
отнесение долга к категории просроченных;
процесс ведения просроченного долга;
реализация долга третьим лицам (коллекторам);
списание просроченного долга.

Выполнение данных регламентов должно способствовать:

эффективному взысканию дебиторских долгов денежными средствами;
предотвращению роста объема просроченных долгов;
проведению мероприятий, направленных на повышение качества дебиторской задолженности;
предупреждению перехода дебиторской задолженности из категории возможной к получению в категорию безнадежной.

Определения и классификации
Д е биторская задолженность - задолженность потребителей (собственников жилья и нежилых помещений в подведомственных домах) за жилищно-коммунальные услуги, за обеспечение которыми отвечает УК.

Своевременный и полный учет задолженности потребителей обеспечивается финансовым отделом ООО УК «Домовладение 17».

Дебиторская задолженность, сформировавшаяся на отчетную дату, подразделяется на текущую и просроченную.

Текущая задолженность - задолженность потребителей, сформировавшаяся на отчетную дату, срок оплаты которой еще не наступил в соответствии с условиями договоров и нормами законодательства.

Просроченная задолженность - задолженность потребителей на отчетную дату, возникшая вследствие неоплаты предъявленных им платежных документов в установленные сроки, предусмотренные заключенными договорами или нормами законодательства.

Просроченная дебиторская задолженность подразделяется на:

а) рабочую, в том числе на:

просроченные долги со сроком образования от 1-го до 2-х месяцев;
реструктуризированные долги;
прочие долги без реструктуризации (исковая задолженность, задолженность по исполнительным листам и проч.).

б) мораторную;

в) нереальную к взысканию (безнадежную).

Реструктуризированный долг – просроченный долг, порядок и сроки оплаты которого определены отдельным соглашением о реструктуризации, заключенным с потребителем - должником и являющимся неотъемлемой частью договора с потребителем.

Прочий долг – просроченный долг с периодом просрочки 2 и более месяцев.

Прочие долги подразделяются на:

а) исковую задолженность - по которой предъявлены требования в судебном порядке, но решение суда не вступило в законную силу (в судебном производстве) и задолженность, в отношении которой уже оформлены исполнительные листы или судебные приказы (в исполнительном производстве);

б) неотработанную задолженность - задолженность, в отношении которой требуется принять соответствующие меры по взысканию.

Мораторная задолженность - задолженность, учтенная в реестре требований в случае, если в отношении должника начата процедура банкротства (на основании ст. 95 Федерального закона от 26 октября 2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)».

Нереальная к взысканию - задолженность следующих категорий потребителей:

задолженность, в отношении которой судебным приставом-исполнителем составлен акт о невозможности взыскания и акт обжалованию не подлежит;
задолженность предприятий-дебиторов, фактически прекративших свою деятельность;
задолженность, в отношении которой истек срок исковой давности;
умерших физических лиц, не имеющих имущества, которое может быть передано в порядке наследования (наследникам по закону либо завещанию, либо на основании закона - государству);
задолженность, для взыскания которой отсутствуют первичные документы, требуемые для предъявления требований в судебном порядке;

Перевод дебиторской задолженности в категорию безнадежной и ее списание на убытки возможно только после принятия всех мер, направленных на ее взыскание.

Нереальная к взысканию дебиторская задолженность подлежит списанию на убытки в порядке, предусмотренном законодательством РФ.

Одна и та же задолженность не может одновременно относиться к нескольким классификационным категориям.

Порядок работы с дебиторской задолженностью
В соответствии с нормативами, регулирующими отношения поставщиков и потребителей коммунальных услуг, а также условиями договоров, заключенных УК с потребителями, имеющиеся группы потребителей имеют базовые условия по оплате:

население - оплачивает услуги в следующем за их оказанием (потреблением) месяце;
юридические лица (кроме бюджетных организаций) - оплачивают услуги в месяце их оказания (потребления);
бюджетные организации - оплачивают услуги в следующем месяце за их оказанием (потреблением).

Дебиторская задолженность переводится в категорию просроченной в месяце, следующим за месяцем, в котором она должна быть оплачена.

Для юридических лиц, за исключением бюджетных организаций, месяцем в котором предъявленная задолженность должна быть оплачена, считается месяц, в котором оказана услуга. Для населения и бюджетных организаций месяцем, в котором задолженность должна быть оплачена считается месяц, следующий за месяцем оказания услуги.

Под началом периода образования просрочки следует понимать 1-й месяц, в котором задолженность стала просроченной.

Если описанные ниже мероприятия по работе с дебиторской задолженностью по каким-либо причинам не были проведены в период, когда они должны быть проведены, то они проводятся по факту выявления «старого» долга, в неотложном и безусловном порядке.
Порядок работы с задолженностью в месяце ее оплаты

По всем группам потребителей в месяце оплаты задолженности работа специалистов ООО УК «Домовладение 17», ответственных за работу с потребителями, носит уведомительно-предупредительный характер:

рассылка счетов;
предупредительные звонки;
отправка уведомлений о необходимости своевременной оплаты.

Работа должна быть направлена на своевременное, достоверное и полное уведомление потребителей о размере текущей задолженности, месте и сроке ее оплаты, порядку образования (начисления) задолженности согласно установленным тарифам.

Порядок работы с задолженностью с 1-го по 2-й месяц просрочки по юридическим лицам и с 1-го по 3-й месяц просрочки по физическим лицам
По потребителям - юридическим лицам

Специалистами по работе с собственниками-потребителями проводятся следующие мероприятия:

переговоры с должником о добровольном погашении долга, включая уведомление о возможности принудительного взыскания долга, с указанием негативных для должника последствий такого взыскания, а также письменные обращения к должнику с требованием погасить задолженность (претензии);
формирование заявок на ограничение режима потребления коммунальных услуг по потребителям с просрочками по оплате;
уведомление потребителей-должников (вручение предупреждений, уведомлений) о прекращении оказания коммунальных услуг в случае неоплаты долгов;
прекращение оказания коммунальных услуг (оказание услуг возобновляется только после полного погашения потребителем долга, либо заключения с потребителем соглашения о реструктуризации долга, а также после полной оплаты потребителем счетов за обратное подключение);
выявление фактов самовольного подключения и производство прекращения оказания услуг.

Юридической службой ООО УК «Домовладение 17» проводятся следующие мероприятия:

направление претензий к юридическим лицам и предпринимателям без образования юридического лица с требованием об оплате задолженности. В претензии должны в обязательном порядке указываться негативные последствия для должника, вызванные предъявлением иска и принудительным исполнением судебного акта (взыскание штрафных санкций, государственной пошлины, исполнительского сбора, расходов по совершению исполнительных действий, арест имущества и т. д.). Все претензии к должникам должны быть предъявлены в течение 10 дней с момента просрочки. Срок погашения задолженности, предоставляемый должнику в заявленном требовании не должен превышать 10 дней, за исключением случаев, когда должник сам обратился с просьбой о заключении соглашения о реструктуризации задолженности (ее признания и предоставления рассрочки в погашении). В претензии обязательно указываются размер и требование о погашении всей задолженности, срок погашения которой наступил на дату обращения.
предъявление заявления о выявленных фактах самовольного подключения организаций для привлечения к ответственности по ст. 7.19. КоАП (в случае выявления первичного незаконного подключения) и по ст. 158 УК РФ (в случае выявления неоднократного незаконного получения оказываемых услуг) осуществляется на основании актов о незаконном подключении.

По потребителям - физическим лицам

Специалистами ООО УК «Домовладение 17» по работе с населением осуществляются следующие мероприятия:

Порядок работы с задолженностью после 2-го месяца просрочки по юридическим лицам и 3-го месяца просрочки по физическим лицам
Юридическая служба ООО УК «Домовладение 17», в соответствии с утвержденными планами претензионно-исковой работы, готовит и направляет в суды исковые заявления и заявления о выдаче судебных приказов о взыскании.

Одновременно проводятся мероприятия по розыску имущества должников, персональных данных должников, а также персональных данных о руководителях и учредителях предприятий-неплательщиков.

Мероприятия по ограничению оказания коммунальных услуг либо по приостановлению коммунальных услуг производятся в соответствии с требованиями Постановления Правительства РФ № 354 от 06.05.2011г.

Ограничение коммунальных услуг вводится с предварительным (за 3-е суток) письменным извещением потребителя.

Для организации мероприятий по ограничению оказания услуг, исходя из информации о наличии просрочек по оплате, специалистами по работе с населением формируются ежемесячные и ежедневные (оперативные) планы по введению ограничений по потребителям-неплательщикам.

Специалистами по работе с населением в срок до 5-го числа каждого месяца формируются реестры должников, по которым в результате недопуска не было произведено прекращение оказания услуг, производится передача реестров в юридическую службу для предъявления в суд требований об ограничении услуги в судебном порядке.

Юристами УК обеспечивается своевременное получение судебных решений и исполнительных листов о принудительном прекращении оказания услуг потребителям - должникам и предъявление исполнительных листов в Службы судебных приставов. Ведется особый контроль вынесения приставом-исполнителем постановления о возбуждении исполнительного производства.

Юристами УК в срок до 5-го числа каждого месяца формируется реестр должников, в отношении которых возбуждено исполнительное производство по решению о принудительном прекращении подачи ресурсов, не допустивших представителей ССП для принудительного исполнения решения об отключении/ограничении услуг.
Порядок проведения правовой работы
Порядок правовой работы по взысканию дебиторской задолженности делится на следующие этапы:

исковое производство - предъявление исковых заявлений и заявлений о выдаче судебных приказов в суды общей юрисдикции и в арбитражные суды с представлением интересов УК по соответствующим делам;

исполнительное производство - предъявление в Службу судебных приставов и в иные органы (финансовые учреждения, места работы должников) исполнительных документов, выданных на основании судебных решений, вступивших в законную силу; контроль за ходом исполнительного производства и представление интересов УК в целях взыскания задолженности. Данные мероприятия осуществляются в рамках Федерального закона «Об исполнительном производстве» от 01.10.2007 г. № 229-ФЗ;

Порядок и содержание действий служб УК при исковом и исполнительном производстве регламентирован Положением об исковом и исполнительном производстве ООО УК «Домовладение 17», утвержденном руководством УК 30.12.2015.

предъявление требований о выселении злостных должников либо передача дальнейшей работы с долгом таких дебиторов в коллекторское агентство.

Порядок передачи задолженности в коллекторские агентства
Передача задолженности потребителей коллекторскому агентству представляет собой уступку права требования долга за вознаграждение и осуществляется при наличии полученного согласования от собственников УК.

В коллекторское агентство можно передавать только задолженность:

потребителей - физических лиц, в отношении которых получены и предъявлены для взыскания исполнительные листы, не оплаченные (в том числе и частично) в течении 6-ти календарных месяцев с момента предъявления (при условии проведения судебным приставом-исполнителем всех установленных мероприятий совместно с представителями юридической службы);
потребителей - физических лиц, не имеющих имущества, на которое можно обратить взыскание (денежных средств и иного ценного имущества, в том числе квартиры, находящейся у должника на праве собственности).

Размер оплаты за продаваемую задолженность утверждается руководством УК в каждом случае индивидуально, но при этом должен составлять не менее 10% от полного объема задолженности, числящейся за потребителем на дату продажи.

Организация комплекса мероприятий по работе с дебиторской задолженностью
В целях организации комплексного подхода и координации деятельности подразделений УК создана комиссия по дебиторской задолженности

Основными функциями комиссии являются:

Принятие решений о проведении инвентаризации дебиторской задолженности;

Инвентаризация дебиторской задолженности производится в соответствии с порядком инвентаризации задолженности (с приложением форм применяемых документов), утвержденным генеральным директором ООО УК «Домовладение 17» 25 декабря 2015 года.

организация и координация работы подразделений в части снижения дебиторской задолженности;

формирование методологии работы с дебиторами, в том числе, при необходимости, внесение корректировок в настоящее Положение;

принятие решений о проведении и утверждение актов инвентаризации задолженности потребителей;
принятие решений о списании нереальных к взысканию долгов в соответствии с действующим законодательством РФ, а также учетной политикой УК;

Заседания комиссии проводятся с присутствием всех членов комиссии не реже 1 раза в месяц (по необходимости и в случае ухудшения ситуации с платежами заседания могут проводиться чаще).

Мотивация работников УК, участвующих в работе по оптимизации дебиторской задолженности, определяется отдельными Положениями о премировании.