Налоговые регистры по налогу на прибыль: образцы. Понятие и формирование регистров по налогу на прибыль

Законодательством принято несколько новшеств, поскольку государство стремится получать достоверную информацию о доходах и налоговых удержаниях с сотрудников. Регистр по НДФЛ призван оказывать помощь бухгалтеру для грамотного составления и , а потому к его формированию следует подходить очень внимательно.

Подробное изучение и анализ данных из этого регистра позволяют своевременно выявлять какие-либо нарушения в налоговом учете и вовремя их исправлять. Так что же представляет собой регистр учета по НДФЛ?

Что такое регистр налогового учета по НДФЛ

Понятие

В бухгалтерском учете существуют самые разнообразные синтетические и аналитические регистры, основным предназначением которых является отображение информации по какому-либо счету. Регистр — это своего рода отчетная информация о том, какие движения были осуществлены по тому или иному счету за конкретный период времени. Что касается НДФЛ, то этот налог имеет собственный регистр учета, в котором отражаются конкретные данные по сотруднику о суммах начисленного, удержанного и перечисленного налога на доходы.

Единой формы этого документа не предусмотрено законодательством, а потому бухгалтер должен самостоятельно разработать эту форму отчетности. Многие компьютерные программы для осуществления бухгалтерского учета имеют стандартный вид регистра по НДФЛ, которым легко можно пользоваться. В нем содержится подробная информация о том, какие виды доходов были получены, какие суммы НДФЛ были начислены и удержаны у работника, а также перечислены в государственный бюджет.

Цель использования

Для чего вообще необходимо формировать регистр по НДФЛ и можно ли обойтись без него? Следует отметить, что данная форма отчетности позволяет бухгалтеру решить несколько важных задач, к которым относятся:

• достоверное разнесение доходов по их кодировкам;
• правильное исчисление налога, подлежащего удержанию их доходов сотрудника;
• возможность анализа всех операций, проводимых в части расчета, удержания и перечисления НДФЛ;
• формирование справок 2-НДФЛ по каждому сотруднику.

Понятие и особенности регистра налогового учёта по НДФЛ рассмотрены этим видео:

Формирование регистра

Регистр, формируемый для анализа НДФЛ по сотруднику, как правило, состоит из нескольких блоков. К ним относятся:

1. основные сведения об организации. Сюда включается информация, которая непосредственно характеризует , в том числе его , ИНН и КПП, и любые другие необходимые данные;

1. основные сведения о сотруднике. Поскольку регистр составляется отдельно на каждого сотрудника, он должен содержать подробные сведения о нем. К такой информации относятся ФИО, идентификационный номер налогоплательщика, паспортные данные, адрес регистрации и любая другая необходимая информация;

1. доходы, полученные сотрудником. Данный блок содержит достаточно большой объем информации, разделенный по месяцам и кодам. Каждый вид дохода имеет свою собственную кодировку, которая также отражается и в справке 2-НДФЛ, а потому эти данные обязательно должны совпадать. Кроме того, в этом разделе должна быть информация о том, сколько именно налога удержано в целом за месяц по всем видам дохода;

1. . В этом блоке необходимо отразить, какие именно вычеты — личные, или социальные были предоставлены сотруднику. От их размера зависит тот размер налога, который был удержан в том или ином месяце;

1. размер исчисленного налога. В данном разделе отражается информация о том, какой размер налога и в какую дату был начислен на доходы сотрудника. Для различных доходов существует своя дата начисления налога, а потому именно это различие должно отображаться в данной части регистра;

1. размер удержанного налога. Данный блок содержит информацию о том, какой размер налога и в какую дату был удержан с доходов сотрудника. Для различных доходов существует своя дата удержания налога, а потому именно это различие должно отражаться в данном разделе регистра;

1. размер перечисленного налога. В этой части регистра по НДФЛ отражается информация о том, когда именно был перечислен налог и в каком размере. Дата перечисления зависит от того, к какому виду относится доход, поскольку все они отличаются этой характеристикой;
2. предоставленные справки. В регистре налогового учета также отражается информация о том, когда сотруднику выдавались справки 2-НДФЛ. При этом обязательно указываются их номера и даты, которые также разносятся в специальном .

Бланк регистра можно бесплатно , а посмотреть пример оформления — ниже.

Регистр налогового учета по НДФЛ (образец заполнения)

Подписывать отчет обязательно должен бухгалтер, составивший данный налоговый регистр, поскольку именно он несет ответственность за правильность формирования и отображения данных. Кроме того, регистр подписывает и руководитель организации, так как он является полностью ответственным за финансово-хозяйственную деятельность предприятия в целом.

Срок хранения

Что касается срока хранения налоговых регистров по НДФЛ, то он составляет 4 года, причем документы по начислению дохода и удержанию налога также должны сохраняться. Это необходимо потому, что налоговая инспекция имеет право прийти в организацию с , и тогда ее сотрудники обязательно попросят регистры по НДФЛ на проверку.

Поскольку ИФНС может проверить начисление и удержание НДФЛ за три предыдущих календарных года, необходимо в обязательном порядке сохранять регистры, чтобы избежать штрафных санкций со стороны контролирующих органов. Регистры достаточно хранить за каждый календарный год с помесячной разбивкой в документах, и при этом они должны быть сформированы на каждого сотрудника по отдельности.

Регистры налогового учета можно вести и в 1С, о чем расскажет данное видео:

Бухгалтерские регистры обязаны вести все компании. Если в них недостаточно сведений, чтобы рассчитать налог на прибыль, следует разработать регистры налогового учета. Правила составления и образец налогового регистра по налогу на прибыль - в статье.

Что такое налоговый регистр по налогу на прибыль

Налоговые регистры по налогу на прибыль - это сводные данные за налоговый или отчетный период, которые не распределены по счетам бухгалтерского учета. Такое понятие прописано в статье 314 НК РФ.

Регистры налогового учета по налогу на прибыль содержат информацию о том, на основании каких документов и каким образом сформирована налоговая база. Налоговикам регистры нужны, чтобы сверить данные в декларации или подтвердить реальность сделки.

Как составить регистр по прибыли

Перечня налоговых регистров, на основании которых следует считать налоговую базу по налогу на прибыль, в Налоговом кодексе нет. Каждая организация разрабатывает регистры сама, поэтому и выглядеть они могут по-разному.

Однако любой аналитический регистр по налогу на прибыль должен обязательно содержать пять реквизитов

• наименование;
• период (дату) составления;
• измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;
• наименование хозяйственных операций;
• подпись и ФИО лица, ответственного за составление регистра.

Разрабатывая собственные формы регистров, компания вправе взять за основу шаблоны, предложенные МНС России еще в 2001 году (Рекомендации «Система налогового учета для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 НК РФ»).

Чтобы использовать регистры налогового учета, нужно закрепить их в формы в приложении к учетной политике и издать соответствующий приказ (абз. 7 ст. 314 НК РФ).

Имейте в виду: если необходимая для налогового учета информация есть в регистрах бухгалтерского учета, то отдельные налоговые регистры по налогу на прибыль можно не заводить.

Как вести регистры налогового учета по налогу на прибыль

Формируют регистры налогового учета по налогу на прибыль в хронологическом порядке на основании первичных документов или других регистров (например, книги покупок и книги продаж).

Вести налоговые регистры по налогу на прибыль (образец в конце статьи) компания вправе как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Однако принять регистры в электронном виде налоговики вряд ли согласятся. Так как электронный формат таких документов законодательством не утвержден. Исключение - книги покупок и книги продаж. Поэтому для инспекции следует распечатать налоговые регистры, пронумеровать их, заверить подписью и печатью компании.

Образец налогового регистра по налогу на прибыль

• доходы от реализации;
• внереализационные доходы;
• расходы, уменьшающие доход от реализации;
• внереализационные расходы.

Если компания ведет два вида деятельности и больше, потребуются дополнительные регистры. Также желательно вести допрегистры налогового учета, если компания ведет операции с особыми условиями перехода права собственности или по которым предусмотрен специальный порядок формирования налоговой базы.

Скачать нужный налоговый регистр можно в разделе «Формы» электронного журнала «Главбух». Вот несколько примеров:

Штрафы, если нет регистров по налогу на прибыль

Регистры налогового учета по налогу на прибыль компании ведут по своему желанию. Применяемые формы регистров она утверждает в учетной политике. Привлечь организацию к ответственности можно только за непредставление тех регистров, которые она должна вести в соответствии со своей учетной политикой. Размер штрафа - 10 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Если же налоговики требуют те регистры, которые компания не ведет и вести не собирается, то ни о каких штрафах речи быть не может. Такой вывод следует из постановления ФАС Северо-Западного округа от 10.10.2005 № А42-7611/04-15.

Регистры налогового учета - это документы, куда вносятся все исходные (первичные) данные, необходимые для исчисления налога. Какие требования надо соблюдать при создании регистров налогового учета и как с их помощью правильно сформировать налоговую базу, расскажем в нашей статье.

Как создаются регистры налогового учета

Значимое место в деятельности организаций и индивидуальных предпринимателей занимает налоговый учет. С целью организации этой работы и для группировки данных по платежам в бюджет создаются регистры налогового учета , куда сводится информация из первичных документов, необходимая для исчисления различных налогов.

Для создания регистров налогового учета налогоплательщик может воспользоваться собственными идеями, а может применять уже имеющиеся формы. Весь перечень форм следует обязательно отразить в учетной политике и утвердить путем издания соответствующего приказа. На это нацеливает норма, содержащаяся в абз. 7 ст. 314 НК РФ.

Субъектам предпринимательства предоставляется право выбора формы того или иного регистра налогового учета . Главное, чтобы из нее было видно, как и из каких первичных документов создается данный регистр. Более того, разрешено группировать сведения в таблице или излагать в текстовой форме.

Но есть и строгое предписание обязательно указывать в регистрах налогового учета ряд реквизитов. Их перечень определен в НК РФ.

Посмотрим, как выглядит список обязательных реквизитов в реестрах для налога на прибыль. Согласно абз. 10 ст. 313 НК РФ это должны быть:

• название регистра;
• дата его формирования;
• единицы измерения операций (как денежных, так и натуральных);
• название учетного объекта или операции;
• подпись лица, отвечающего за внесение данных в регистр.

Правила заполнения налоговых регистров

В ст. 314 НК РФ определено, что внесение данных в регистры налогового учета производится последовательно по датам. Каждый первичный документ должен находиться на своем месте в соответствии с этим правилом. Изъятие или лишние вставки не допускаются.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы подтвердить достоверность данных, внесенных в регистры налогового учета , можно использовать в том числе бухгалтерскую первичку, если она удовлетворяет требованиям законодательства. На этот счет есть письмо Минфина России от 17.01.2014 № 03-03-06/1/1156, в котором это положение обосновано отдельно.

В налоговых регистрах иногда допускаются ошибки. Исправлять их можно, но только при соблюдении 2 условий:

• для исправления должны быть серьезные причины;
• коррективы должны заверяться подписью ответственного лица с указанием даты внесения изменений.

Разглашать данные, содержащиеся в регистрах, запрещено, поскольку эта информация относится к налоговой тайне. Согласно письму Минфина России от 12.04.2011 № 03-02-08/41 нарушителю грозит не только административная, но и налоговая ответственность.

Налог на прибыль: требуемые регистры налогового учета

Рассмотрим, какие регистры налогового учета по налогу на прибыль нужны для заполнения соответствующего отчета. Это позволит понять общий принцип сведения данных.

Для данной декларации нужны как минимум 2 регистра:

• по доходам;
• по расходам.

Разница между данными из этих регистров позволит вычислить прибыль.

Однако на практике все не так просто, поскольку и доходы, и расходы могут как относится к производству и реализации по основной деятельности, так и быть внереализационными - в зависимости от деятельности и разновидностей операций. В таком случае вводятся дополнительные регистры налогового учета .

Если у налогоплательщика нет желания формировать свои регистры налогового учета , он может применить уже имеющиеся образцы. Их можно найти еще в документах Министерства по налогам и сборам РФ от 19.12.2001, которые посвящены системе налогового учета и рекомендованы для расчета налога на прибыль. Данные рекомендации актуальны и поныне, поэтому использование регистров из предлагаемого списка будет оправданным.

Пример

Бухгалтерия ООО «Спектр» вносит сведения, требуемые для определения размера налога на прибыль за 1-е полугодие 2016 года, в регистры налогового учета, а именно:

• «Доходы от реализации».
• «Расходы, уменьшающие доходы от реализации».
• «Внереализационные доходы».
• «Внереализационные расходы».

Получилось так, что в указанный период у компании не было доходов вне реализационного процесса, не было и соответствующих расходов, поэтому в следующей главе рассмотрим только налоговые регистры, оформляемые в рамках основной деятельности.

Заполняем регистр по доходам

Продолжение примера

Структура доходов ООО «Спектр» в 1-м полугодии 2016 года такова (указывается выручка):

• Реализация товаров, изготовленных на своем производстве, - 14 569 000 руб.
• Реализация товаров, ранее приобретенных у партнеров, - 10 450 000 руб.
• Реализация иного имущества - 430 000 руб.

Включать в данный регистр надо всю реализацию, кроме той, которая указана в ст. 251 НК РФ. НДС и акцизы в сумму реализации не включаются.

Данные для внесения в этот регистр налогового учета берутся из бухучета, а именно со счета 90, на котором записываются продажи, и счета 91, где отражаются прочие доходы и расходы.

Чтобы налогоплательщику было легче ориентироваться, на нашем сайте размещены регистры налогового учета. Образец доходного реестра можно увидеть, пройдя по следующей ссылке.

Заполняем расходный регистр налогового учета по налогу на прибыль

Регистр, в который вносятся расходные операции для определения размера налога на прибыль, вести сложнее, чем тот, куда вносятся доходы. Дело в том, что отдельные расходы по-разному учитываются в налоговом и бухгалтерском учете. В результате приходится делать корректировки.

Продолжение примера

Бухгалтерия ООО «Спектр» создала налоговый регистр под названием «Расходы, снижающие величину реализационных доходов». В нем были отражены затраты:

• на приобретение сырья и материалов;
• заработную плату вкупе с начисленными страховыми взносами;
• амортизацию;
• оплату электроэнергии и пр.

Данные брались со счетов 20, 26, 44, 91 и других. Все произведенные расходы признаются по одинаковым правилам в налоговом и бухгалтерском учете. По этой причине корректировки данных не производились.

На нашем сайте есть эти налоговые регистры. Образец представлен ниже.

Регистры налогового учета могут быть разработаны самим налогоплательщиком при соблюдении непременного условия: в этих документах должны найти место обязательные реквизиты. Но формы можно взять и из доступных источников на сайте ФНС или нашем сайте, где также есть примеры их заполнения.

Жесткие условия налоговики предъявляют и к информации, вносимой в регистры налогового учета. Все сведения должны быть достоверны, и проверяющим должно быть ясно, каким путем формировались данные.

Последнее время инспекторы при проверках особое внимание уделяют налоговым регистрам, которые ведутся в организации. Причина их интереса очень проста — законодатель установил весьма высокие штрафы за связанные с регистрами нарушения, причем, такие нарушения легко обнаружить и доказать. Но как это часто бывает, инспекторы пытаются штрафовать не только за те нарушения, которые предусмотрены в Налоговом кодексе. Давайте разберемся, как надо организовать работу с налоговыми регистрами, чтобы не «попасть на штраф».

Что такое налоговый регистр

Начнем с основных понятий, связанных с налоговыми регистрами. Тут надо помнить, что регистры — элемент налогового учета, вести который обязаны только организации, являющиеся плательщиками налога на прибыль, а также налоговые агенты по . Причем в части НДФЛ все достаточно ясно и лишних требований инспекторы тут не предъявляют. Ведь если в организации или у предпринимателя нет сотрудников, то и спрашивать с них, как с налоговых агентов по НДФЛ нечего. А вот в части налога на прибыль все далеко не так однозначно.

К сожалению, в Налоговом кодексе четко не зафиксировано, что налоговые регистры обязаны вести исключительно плательщики налога на прибыль. Это позволяет налоговым органам требовать регистры и от тех налогоплательщиков, которые не платят . При этом инспекторы ссылаются на подпункт 3 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса, который требует от всех налогоплательщиков вести учет доходов, расходов и объектов налогообложения. И, дескать, в этой норме ни слова не сказано, что речь идет только о налоге на прибыль.

Однако от таких требований достаточно легко «отбиться». Нужно лишь обратить внимание излишне ретивых инспекторов на то, что в упомянутом подпункте статьи 23 НК РФ говорится: вести учет налогоплательщики должны, если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах. Так вот, обязанность вести , кроме статьи 230, посвященной НДФЛ, предусмотрена только в статьях 313 и 314 Налогового кодекса. А эти статьи относятся к налогу на прибыль и больше ни к чему! Подтверждает данные выводы и Минфин — в письме от 01.08.07 № 03-03-06/1/531 четко указано, что организации обязаны вести налоговый учет для исчисления налога на прибыль организаций. Так что если ваша организация не является плательщиком налога на прибыль (то есть находится на УСН, ЕСХН или ЕНВД), либо если вы предприниматель, то вопросы налоговых регистров в части, не связанной с НДФЛ по наемным работникам, вас волновать вообще не должны.

Как выглядит налоговый регистр

Для тех организаций, которые платят налог на прибыль, актуальным оказывается вопрос — как должны выглядеть налоговые регистры? (Примерные образцы регистров налогового учета можно посмотреть и ). Изучение Налогового кодекса ответа на этот вопрос не даст. В нем законодатели определили лишь общие моменты, предоставив организациям самим решать какие налоговые регистры им заводить и как их оформлять.

Но эти общие правила знать необходимо. Поэтому остановимся на них чуть подробнее. Итак, согласно статье 314 НК РФ налоговые регистры — это сводные (за отчетный или налоговый период) формы систематизации данных налогового учета, сгруппированных в соответствии с требованиями главы 25 НК РФ, без распределения по счетам бухгалтерского учета.

Устанавливает Налоговый кодекс и обязательные реквизиты, которые должен содержать налоговый регистр. Согласно статье 313 Кодекса, каждый регистр должен содержать наименование, период или дату составления, наименование хозяйственной операции и ее измерители в денежном и, если возможно, в натуральном выражении. Наконец, регистр должен быть подписан ответственным лицом и содержать расшифровку его подписи.

Нетрудно заметить, что требования эти совпадают с требованиями к бухгалтерским первичным документам. А значит, велик соблазн использовать уже имеющиеся бухгалтерские документы в качестве налоговых регистров. Налоговый кодекс этого не запрещает. Более того, вариант использования бухгалтерских регистров в качестве налоговых прямо предусматривается в статье 313 НК РФ, с той лишь оговоркой, что если каких-то сведений в бухрегистрах недостаточно, то их надо дополнить и в результате получится уже регистр налогового учета.

А для тех организаций, чьи бухгалтеры все-таки испытывают трудности при формировании налоговых регистров, налоговики издали специальные рекомендации, содержащие примерные формы таких регистров*.
Заметим также, что технически регистры можно вести как на бумаге, так и в электронном виде, распечатывая их по требованию инспекции.

Сколько строк в декларации — столько регистров?

Разобравшись с основными моментами, касающимися статуса и сути налоговых регистров, давайте, поговорим об ответственности. Юридически штраф, напрямую связанный с налоговыми регистрами, установлен только в одной статье Налогового кодекса. Речь идет о статье 120 НК РФ в редакции прошлогоднего Федерального закона №229-ФЗ, который приравнял регистры налогового учета к бухгалтерским регистрам. Теперь отсутствие в организации как тех, так и других признается грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. За это организации грозит штраф в размере от 10 до 40 тысяч рублей в зависимости от длительности нарушения и его влияния на размер налоговой базы (если отсутствие регистра повлекло ее занижение, штраф больше).

Однако на практике инспекторы пытаются штрафовать организации не только за полное отсутствие регистров. Например, распространена такая ситуация: при проверке инспекторы запрашивают у налогоплательщика регистры налогового учета. При этом список таких регистров, как правило, формируется самими инспекторами, исходя из строк декларации. И соответственно за каждый непредставленный документ налагают штраф по статье 126 НК РФ в размере 200 рублей. А если налогоплательщик выражает несогласие, грозят применить еще и статью 120 НК РФ, то есть оштрафовать за грубое нарушение правил налогового учета.

Но как мы уже выяснили, Налоговый кодекс не содержит требования, чтобы регистры строились непременно по строчкам декларации. Или, проще говоря, в НК РФ нет требования, чтобы каждая строка декларации была обоснована соответствующим регистром. Соответственно, подобное требование инспекторов незаконно. Организация вправе сама решать, какие регистры заводить отдельно в качестве регистров налогового учета, где она будет пользоваться регистрами бухгалтерского учета, а где — дополнит эти регистры необходимыми налоговыми данными (ст. 313 НК РФ). Так что инспекторы могут лишь попросить те регистры, которые обосновывают данные в декларации. И вовсе не обязательно, что количество этих регистров будет совпадать с количеством строк декларации.

Подтверждают этот вывод и суды. В частности, ФАС Поволжского округа в постановлении от 14.07.09 № А65-27027/2007 указал, что аналитический учет, который ведет налогоплательщик, нужен для обобщения информации при определении налоговой базы. При этом аналитический регистр налогового учета может характеризовать любой элемент налоговой базы по выбору налогоплательщика.

Так что привлечь налогоплательщика к ответственности можно только за непредставление тех регистров, которые он действительно должен вести в соответствии со своей учетной политикой. Если же инспекция требует те регистры, которые налогоплательщик не ведет и вести не собирался, то ни о какой ответственности речи быть не может (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 10.10.05 № А42-7611/04-15).

Тщательнее готовьте учетную политику

Раз уж мы затронули вопрос закрепления используемых регистров в учетной политике, давайте, остановимся на этом подробнее. Сразу скажем, что никаких санкций за то, что организация использует в работе регистры, не упомянутые в учетной политике, Налоговый кодекс не устанавливает. Равно как нет и штрафов за то, что в учетной политике вообще не указано, какие регистры организация использует, а какие нет.

Однако мы бы не советовали пренебрегать закреплением в учетной политике перечня регистров налогового учета. Ведь это может помочь самому налогоплательщику в случае конфликта с налоговыми органами. Так, в описанном выше случае суд запретил требовать у организации те регистры, которые, согласно ее учетной политике, вестись не должны.

Заметим, что это дело далеко не единственное. Например, Федеральный арбитражный суд другого округа — Поволжского, рассматривая подобное дело, указал, что систему налогового учета налогоплательщик, согласно статьям 313 и 314 НК РФ, организует самостоятельно, отражая ее в учетной политике. Поэтому налоговые органы не могут ни устанавливать для налогоплательщика обязательные формы документов налогового учета, ни требовать те документы налогового учета, которые не предусмотрены НК РФ или учетной политикой самой организации (постановление от 01.06.06 № А57-17061/05-26).

Так что учетная политика является достаточно мощным оружием в споре с инспекторами по вопросу о том, какие регистры налогового учета в организации должны быть, а какие нет. Правда, как и любое оружие, оно обладает и «отдачей». Если уж закрепили регистр в учетной политике, то будьте добры обеспечить его реальное ведение. Иначе — штраф. И вполне законный.

Неполные регистры

Еще одной распространенной «придиркой» инспекторов является заполнение строк в самих регистрах. Особенно часто это случается, если налогоплательщик решил использовать рекомендованные налоговой службой формы регистров, о которых мы упоминали ранее. Так, если инспекторы обнаруживают «пустые» строки, то тут же объявляют регистр недействительным, поскольку он не обеспечивает правильность учета. А нет регистра — пожалуйте платить штраф.

Однако и тут изучение судебной практики подсказывает, что спешить уплачивать штрафы не надо. Как мы помним, Налоговый кодекс содержит весьма ограниченный перечень обязательных реквизитов налогового регистра. Соответственно, если эти реквизиты имеются, то незаполнение каких-либо других данных нельзя считать нарушением. Ведь регистры нужны для правильного формирования налоговой базы. Поэтому налогоплательщик может сам решать, какие строки в каком из регистров ему надо заполнить для достижения указанной цели (см., например, уже упоминавшееся постановление ФАС Поволжского округа от 14.07.09 № А65-27027/2007).

*Эти рекомендации называются «Система налогового учета, рекомендуемая МНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации» и не являются официальным документом с датой и номером. Но их достаточно легко найти в любой справочно-правовой системе.

Чтобы заполнить налоговую декларацию по НП, то есть высчитать налоговую базу по НП за определенный период, следует собрать сведения обо всех проведенных за этот период операциях, суммировать все количественные и денежные показатели по данным первичных документов и систематизировать эти сведения в зависимости от того, к какому разделу декларации они относятся. Вот эта система при правильном разделении сведений и составит вожделенную систему налоговых регистров по налогу на прибыль (ст. 313 НК РФ).

Непосредственно регистрам НУ посвящена ст. 314 НК РФ. В ней говорится о том, что аналитические регистры НУ — это своды данных, которые могут быть в любой удобной для налогоплательщика форме: таблицах, справках, иных документах группировки сведений за период, без разнесения сведений по бухгалтерским счетам. Из системы этих форм должен раскрываться порядок формирования налоговой базы по НП.

Требования к налоговым регистрам

Эти формы должны быть утверждены в приложениях к учетной политике. Заполняются они непрерывно в хронологическом порядке. Могут быть в бумажном виде, в электронном формате, на отдельных информационных носителях, в специальной программе. Обязательно назначаются люди, ответственные за корректность ведения этих регистров.

В аналитических регистрах по налогу на прибыль, разработанных самостоятельно, должны присутствовать следующие реквизиты: наименование, период/дата составления, измерители операции в натуральном (при возможности) и денежном выражении, наименование хозоперации и подпись с расшифровкой ответственного за составление сотрудника.

Организации следует приложить все усилия к защите от несанкционированных вмешательств и исправлений регистров НУ.

Обнаруженную в регистре ошибку можно устранить путем ее исправления. Исправление обязательно подтверждается обоснованием (объяснением причины) с указанием даты и подписи ответственного лица.

Некоторые автоматизированные бухгалтерские программы, в частности «1С:Бухгалтерия», формируют аналитические регистры в момент проведения операций по бухучету. Но иногда приходится формировать их вручную или с частичной автоматизацией.

Чтобы снять лишние вопросы при разработке налоговых регистров, налоговики в конце 2001 года издали специальные рекомендации с примерными формами таких регистров. Это неофициальный документ с номером и датой, называется он «Система налогового учета, рекомендуемая МНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 НК РФ». Вышеуказанные рекомендации можно найти в любой справочной правовой системе.

Система НУ, предложенная в этом документе, выделяет 5 групп регистров:

1. Промежуточных расчетов.
2. Учета состояния единицы учета.
3. Учета хозяйственных операций.
4. Формирования отчетных данных.
5. Учета целевых средств некоммерческих организаций.

Можно использовать предлагаемые формы регистров, можно разработать свои, но расчет налоговой базы за определенный налоговый/отчетный период должен раскрывать процесс формирования итоговых сумм:

• доходов от реализации за этот промежуток времени;
• расходов, относящихся к этим доходам;
• внереализационных доходов;
• внереализационных расходов;
• прибыли от реализации и от внереализационных операций.

С целью создания регистров НУ можно использовать данные из регистров бухгалтерского учета: обороток по счетам, карточек, анализов счетов и т. д. Это разрешено Налоговым кодексом РФ, если налоговый и бухгалтерский учет совпадают, т. е. нет нормируемых или неучитываемых расходов. Вести их можно в обычных таблицах Excel.

Предлагаем рассмотреть разницу между бухгалтерскими и налоговыми регистрами на примерах.

Образец регистра НУ доходов

Компания N заполняет декларацию по НП за полугодие. В сформированной за этот период оборотке величина сальдо на конец периода Кт 90.1, т. е. выручка за отчетный период составляет 3 674 064 руб., включая НДС 18%, расходы, относящиеся к реализации (Дт 90.2) — 2 865 828, внереализационные доходы (Кт 91.1) — 595 250, внереализационные расходы (Дт 91.2) — 699 836 руб.

Декларация по НП заполняется без учета НДС, поэтому сделаем небольшой расчет:

3 674 064 / 118 × 100 = 3 113 613 — это доход за полугодие без учета НДС, именно эту сумму и показывают в декларации по НП.