Главная Как создать свой бизнес? Кто может быть подотчетным лицом учреждения. Расходы на проживание в командировке. Кто может быть подотчётным лицом организации

Кто может быть подотчетным лицом учреждения. Расходы на проживание в командировке. Кто может быть подотчётным лицом организации

сотрудник предприятия, получающий “под отчет” деньги для производства разных расходов на надобности предприятия; деньги эти называются подотчетными суммами.

Отличное определение

Неполное определение ↓

ЛИЦО, ПОДОТЧЕТНОЕ

работник предприятия, получивший авансом наличные денежные суммы на предстоящие расходы, связанные с хозяйственной деятельностью. Список подотчетных должностных лиц оформляется приказом руководителя предприятия. П.л. должно предоставить в установленные сроки авансовые отчеты о расходе подотчетных лиц. Для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет "Расчеты с подотчетными лицами".На выданные под отчет суммы счет "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет "Расчеты с подотчетными лицами" кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере, контокоррентных карточках в зависимости от применяемых на предприятии учетных регистров. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета "Расчеты с персоналом по оплате труда", если они могут быть удержаны из заработной платы работника, а если не могут быть удержаны - в дебет счета "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

"Финансовая газета. Региональный выпуск", 2006, N 5

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но, с другой - именно на этом участке допускается большое количество ошибок. Наиболее распространенные из них: отсутствие оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и др. Порой эти ошибки ведут к довольно неблагоприятным налоговым последствиям.

Рассмотрим последовательность процесса расчета с подотчетными лицами.

Для расчетов с работниками предприятия, которым выдаются под отчет денежные средства, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". При этом в учете делается запись по дебету счета 71 и кредиту счета 50 "Касса". Список лиц, которые имеют право получать денежные средства под отчет, должен быть утвержден приказом руководителя. Этот документ выполняет контрольную функцию не только за движением таких денежных средств, но и за их целевым использованием.

Сроки представления авансового отчета

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций (утв. Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40) лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

На сегодняшний день между налоговыми органами и налогоплательщиками существует спорная ситуация по вопросу задержки отчета подотчетного лица по полученным суммам. Налоговые органы считают, что в таком случае у работника возникает налогооблагаемый доход по НДФЛ и ЕСН. С этим можно поспорить, так как денежные средства в собственность к работнику не переходят и продолжают числиться в составе дебиторской задолженности. Кроме того, факт получения дохода должны доказать сами налоговые органы. Однако до этого лучше не доводить. Поэтому финансовая служба организации должна обеспечить контроль за своевременным возвратом подотчетных сумм и в случае необходимости оформить служебную записку на имя руководителя с просьбой издать приказ об удержании невозвращенных сумм из заработной платы работника (с его письменного согласия). Наличие в организации приказа об утверждении перечня подотчетных лиц поможет налогоплательщику в споре с налоговым органом по этому вопросу.

Оправдательные документы

Если денежные средства выдаются на хозяйственные нужды, то оформляется только расходный кассовый ордер. При направлении работника в командировку нужно позаботиться об оформлении целого пакета документов.

Во-первых, необходимо издать приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9), который подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В нем указывают фамилию и инициалы, структурное подразделение, профессию (должность) командируемого лица, а также цель, время и место командировки.

Во-вторых, выписать командировочное удостоверение (форма N Т-10), в котором указывается время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

В-третьих, оформляется служебное задание (форма N Т-10а). Оно подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемое лицо, и утверждается руководителем организации.

Указанные документы подтверждают производственный характер командировки. Однако на практике очень часто командированные лица невнимательно относятся к их оформлению. Например , не проставляют отметки в командировочном удостоверении о времени прибытия и выбытия из места командировки. В этом случае может быть поставлен под сомнение сам факт пребывания в командировке. Либо, сдавая авансовый отчет в бухгалтерию, работник не прикладывает к нему отчет о выполнении служебного задания. Тогда возникают проблемы с подтверждением экономической обоснованности произведенных расходов.

Очень часто организации покупают авиа- и железнодорожные билеты в централизованном порядке по безналичному расчету. В таком случае приобретение и выдача билетов под отчет оформляются в бухгалтерском учете следующими записями:

Д-т 60, К-т 51 - перечислен аванс за авиабилеты;

Д-т 50-3, К-т 60 - получены авиабилеты;

Д-т 19, К-т 60 - на сумму НДС;

Д-т 71, К-т 50-3 - выдан авиабилет подотчетному лицу.

Принимая оправдательные документы по командировке, необходимо обратить внимание на состав расходов, возмещаемых подотчетным лицом. Статьи 217 (п. 3) и 264 (пп. 12 п. 1) НК РФ определяют следующий перечень расходов, которые компенсируются работнику и не включаются в его налогооблагаемый доход (по некоторым статьям в пределах норм): суточные, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. Таким образом, расходы на обслуживание в барах, ресторанах и т.п. организация не обязана компенсировать, поскольку они должны покрываться у работника за счет суточных. Если все же руководитель примет решение об их компенсации, то такие суммы не учитываются при расчете налогооблагаемой прибыли и одновременно увеличат налогооблагаемый доход работника.

Уплата НДФЛ по сверхнормативным суточным

Что касается удержания НДФЛ со сверхнормативных суточных, то этот вопрос на сегодняшний день остается спорным. Налоговые органы рекомендуют пользоваться нормами, установленными Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 93 (далее - Постановление N 93). Однако в целях исчисления НДФЛ это Постановление не может быть применено, поскольку оно принято в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и устанавливает нормы суточных, применяемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

В настоящее время сложилась положительная для налогоплательщиков судебная практика в части обложения НДФЛ сверхнормативных суточных. Так, в Решении ВАС РФ от 26.01.2005 N 16141/04 указано, что в соответствии со ст. 168 ТК РФ размеры возмещения суточных определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации вне зависимости от ее формы собственности и ведомственной принадлежности. Постановление N 93 в данной ситуации применяться не должно. Аналогичная позиция была высказана и в Постановлении Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 N 14324/04.

В Письме Минфина России от 18.03.2005 N 03-05-01-04/59 высказано противоположное мнение, что Трудовой кодекс лишь предоставляет работодателю право устанавливать размер возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, а не наделяет его правом определения нормативного размера таких расходов, не учитываемого для целей налогообложения.

Следует обратить внимание на требование п. 11 Порядка ведения кассовых операций: выдавать денежные средства под отчет можно только после полного отчета по ранее выданным суммам. Правда, налоговая и административная ответственность за нарушение этого требования не предусмотрена.

Проверка авансового отчета

При получении авансового отчета необходимо проверить правильность его оформления:

он должен быть составлен по унифицированной форме;

подписан подотчетным лицом, главным бухгалтером и утвержден руководителем организации;

к отчету должны быть приложены все оправдательные документы.

При проверке приложенных к отчету оправдательных документов нужно обратить внимание на следующие моменты.

Если приобретались материальные ценности, то к авансовому отчету прикладываются не только платежные (кассовый чек и квитанция к приходному кассовому ордеру), но и товарные документы (накладные, товарные чеки, отмеченные штампом "оплачено"). В товарных документах должна быть полная расшифровка приобретенных ценностей.

Иногда подотчетное лицо прикладывает к авансовому отчету только кассовый чек, без товарного чека. В такой ситуации могут возникнуть проблемы с принятием к учету материальных ценностей. И вот почему. В соответствии со ст. ст. 159 и 160 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в письменной форме путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами. Пункт 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" содержит перечень обязательных реквизитов, который должен иметь первичный документ для его принятия к бухгалтерскому учету, в числе которых - личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции. Таким образом, и гражданское, и бухгалтерское законодательство предусматривают наличие в документе, подтверждающем факт совершения сделки, подписей ответственных лиц. Так как кассовый чек их не содержит, то он не может служить документом, подтверждающим факт приобретения товара, оказания услуг для юридического лица.

Чтобы избежать споров с налоговыми органами, подотчетному лицу следует оформить акт, отражающий количество и стоимость поступивших ценностей. Акт должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные для первичного документа, и быть подписан материально-ответственным лицом, принявшим эти ценности на учет.

Судебная практика в такой ситуации на стороне налогоплательщика (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 25.02.2004 N Ф04/953-206/А45-2004, от 11.05.2004 N А05-12469/03-26). Так, в Постановлении N Ф04/953-206/А45-2004 суд указал, что отсутствие первичных документов не может рассматриваться как основание для включения этих сумм в доход работника, поскольку они не остаются в его распоряжении.

Другая ситуация: подотчетное лицо прикладывает товарный чек, но не прикладывает кассовый. В Постановлении ФАС Московского округа от 12.07.2004 N КА-А40/5472-04 суд установил, что полученные под отчет у организации ее сотрудниками денежные средства потрачены на производственные цели и не использованы для извлечения материальной выгоды. Указанные обстоятельства подтверждаются авансовыми отчетами, товарными чеками, счетами, квитанциями, приходными ордерами, актами, служебными заданиями. Доказательств тому, что полученные под отчет денежные средства являются доходами работников, налоговыми органами не представлено.

Иногда вместо кассового чека прикладывается квитанция к ПКО. Либо платежный документ отсутствует вовсе. В такой ситуации особенно важен факт оприходования материальных ценностей. Ведь именно этот документ будет являться подтверждением фактического использования подотчетным лицом полученных денежных средств. Суды в такой ситуации встают на сторону налогоплательщика (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 07.06.2005 N Ф08-2438/2005-989А). При выдаче денежных средств подотчетному лицу необходимо проконсультировать его о предельном размере расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами.

Порой работник фирмы закупает товар за счет своих собственных средств, а затем организация возмещает ему расходы. Чтобы избежать неприятностей, в данном случае можно порекомендовать оформлять первичные документы следующим образом:

они должны быть оформлены не на физическое лицо, а на организацию;

работник, приобретая МПЗ, должен действовать на основании доверенности, выданной предприятием.

Одной из типичных ошибок при составлении авансового отчета является списание материальных ценностей на счета затрат (20, 23, 25, 26, 29, 44) без их оприходования на счета учета МПЗ. Это приводит к снижению внутреннего контроля за движением МПЗ в организации, а также к штрафным санкциям за грубое нарушение правил учета доходов и расходов (см. таблицу).

Хозяйственная операция	Ошибочный учет МПЗ без оприходования на счетах их учета	Правильный учет МПЗ с использованием счетов их учета
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Документ
Выданы под отчет денежные средства	71	50	71	50	РКО
На основании авансового отчета отражено приобретение канцтоваров	26, 44	71	10	71	Приходный ордер М-4
Переданы канцтовары работникам	-	-	26, 44	10	Требование- накладная М-11

Вычеты НДС

Чтобы принять к вычету НДС, необходимо выполнить определенные условия: товары должны быть оприходованы, оплачены (до 31.12.2005), использоваться в деятельности, облагаемой этим налогом. Кроме того, нужно иметь счет-фактуру с выделенной суммой НДС. Очень важно в данной ситуации, чтобы все документы (накладные, счета-фактуры, квитанции к ПКО) были оформлены на организацию, а не на физическое лицо. Для этого у него должна быть доверенность. В противном случае получить счет-фактуру будет проблематично, так как в соответствии с п. 7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

На практике у организаций возникают проблемы с вычетами по НДС:

если в чеке налог не выделен отдельной строкой.

Требуя выделения НДС в чеке, налоговые органы ссылаются на п. 4 ст. 168 НК РФ, где сказано, что в расчетных документах, в том числе в реестре чеков и реестрах на получение средств с аккредитива, первичных учетных документах и счетах-фактурах налог должен быть выделен отдельной строкой. Это спорный вопрос. Во-первых, кассовый чек не является ни первичным, ни расчетным документом. В подтверждение такого мнения можно привести Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 N А66-7929/2004, в котором суд указал, что условиями предъявления к вычету НДС по товарам являются фактическая оплата приобретенных для продажи товаров, их оприходование и наличие счета-фактуры, выписанного поставщиком товаров с указанием суммы НДС. Аналогичная точка зрения приведена в Постановлении ФАС Уральского округа от 08.07.2003 N Ф09-1961/03АК). Во-вторых, если суммы, указанные в чеке и счете-фактуре, совпадают, то можно утверждать, что НДС уплачен в цене товара;

если имеется квитанция к ПКО (или квитанция), но нет кассового чека.

Суды при этом также встают на сторону налогоплательщика. Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 09.11.2004 N Ф04-6697/2004) указано, что понятия документа, подтверждающего фактическую уплату НДС, НК РФ не содержит. Под документом, подтверждающим фактическую уплату сумм налога, следует понимать как кассовый чек, так и иной документ установленной формы.

А.Вагапова

ЗАО "Гориславцев и К.Аудит"

Подотчетное лицо - это работник организации, на ответственности которого находятся материальные ценности, принадлежащие организации.
В частности, подотчетным лицом становится работник организации, который взял авансом наличные денежные средства в кассе организации под отчет. «Взять деньги под отчет» означает, что работник должен отчитаться за использование этих денежных средств в течение срока, установленного руководителем организации.
Денежные суммы, выданные авансом подотчетным лицам на предстоящие расходы, называются подотчетными суммами.

Денежные средства могут выдаваться под отчет на командировочные расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и у физических лиц товаров, на приобретение ГСМ, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели.
Выдавать из кассы организации денежные средства под отчет можно только работникам, с которыми у организации установлены трудовые отношения, то есть которые работают по трудовым договорам. Ежегодно приказом руководителя утверждается перечень лиц (с указанием должности и фамилии), которым разрешено получать из кассы денежные средства под отчет.
Выдача денежных средств под отчет оформляется расходным кассовым ордером унифицированной формы № КО-2 (см. приложение № 39). Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает необходимую сумму аванса, а также цель, на которую испрашивается подотчетная сумма. Образец такого заявления приведен в приложении № 50.
Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается.
Наличные деньги под отчет выдаются конкретному работнику только при условии, что он полностью отчитался по предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс.
Согласно Порядку ведения кассовых операций подотчетные лица обязаны отчитаться по полученным авансам не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который им выдавались эти авансы. По авансам, выданным на командировочные расходы, подотчетные лица обязаны отчитаться не позднее 3-х рабочих дней со дня возвращения из командировки.
Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются руководителем организации. Эти сроки могут быть установлены единым приказом по организации. При этом в приказе может быть установлен как единый срок для всех подотчетных лиц, так и разные сроки для разных подотчетных лиц.
Ниже приведены примеры таких приказов.

ООО «Красоптторг»
Приказ
№ 03 от «11» января 2008 г.
ПРИКАЗЫВАЮ: Установить срок, на который выдаются подотчетные суммы, - не более 5-ти рабочих дней. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Красину О.В.
ООО «Красоптторг»
Приказ
№ 03 от «11» января 2008 г.
Руководствуясь «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным Центральным банком РФ от 26 февраля 1996 г. № 40
ПРИКАЗЫВАЮ: Установить следующие сроки, на которые выдаются подотчетные суммы: водителям автомобилей на приобретение ГСМ и запчастей - не более 3-х рабочих дней; начальнику хозяйственного управления на приобретение хозяйственного и производственного инвентаря - не более 5-ти рабочих дней; секретарю на приобретение канцелярских принадлежностей - не более 3-х рабочих дней; товароведам на закуп товаров - не более 10-ти рабочих дней. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Красину О.В.
Генеральный директор Шакурин Шакурин А.Е.

Срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться за полученный аванс, может устанавливаться индивидуально в заявлении на получение подотчетных сумм из кассы (см. приложение № 50).
Порядок выдачи подотчетных сумм и определения сроков, на которые они выдаются, необходимо предусмотреть в приказе по учетной политике организации (об учетной политике читайте в подразделе 8.3).
В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются на балансовом счете 71. На выданные под отчет суммы балансовый счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. При выдаче подотчетных сумм бухгалтер производит записи в учете на основании расходных кассовых ордеров:
Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50-1 «Касса организации» на сумму выданных под отчет денежных средств.
После произведенных хозяйственно-операционных расходов или возвращения из командировки подотчетное лицо составляет авансовый отчет унифицированной формы АО-1 (см. приложение № 51). На основании этого авансового отчета бухгалтер делает записи по кредиту балансового счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, либо с другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Например:
Дебет 10 «Материалы» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму приобретенных материалов (например, ГСМ, канцелярские принадлежности, хозинвентарь и т.п.)
Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму, уплаченную поставщикам, подрядчикам, исполнителям
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму командировочных расходов
Дебет 44 «Расходы на продажу» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму иных расходов, которые можно непосредственно отнести в расходы, минуя счета учета расчетов с поставщиками и подрядчиками (например, расходы по оплате услуг нотариуса, плата за авто
стоянку, мойку автомобилей, мелкий ремонт хозинвентаря, проезд на территорию оптовых баз и т.п.).
Если подотчетное лицо рассчитывается наличными денежными средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем и между индивидуальными предпринимателями в рамках одного договора установлен в сумме 100 тысяч рублей. Этот предельный размер установлен Указанием ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У. Эта норма действует с 22 июля 2007 года.
Ранее, с 21 ноября 2001 года, предельный размер расчетов наличными денежными средствами составлял 60 000 рублей по одной сделке (Указание ЦБ РФ от 14.11.2001 г. № 1050-У).
Обратите внимание, расчеты наличными деньгами в рамках одного договора, осуществляемые по одному или нескольким денежным документам, не могут в сумме превышать предельный размер расчетов наличными деньгами, то есть 100 000 рублей.
Если расчеты наличными деньгами связаны с реализацией товаров (выполнением работ, оказанием услуг), то принимающая денежные средства сторона должна выдать плательщику чек ККТ.
Если работник не полностью израсходовал выданную ему под отчет сумму, то в день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу организации неиспользованную сумму аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру унифицированной формы № КО-1 (см. приложение № 38). Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме. Возврат подотчетным лицом неиспользованного аванса отражается в бухгалтерском учете проводкой:
Дебет 50-1 «Касса организации» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму денежной суммы, внесенной подотчетным лицом в кассу организации. Эту проводку бухгалтер делает на основании приходного кассового ордера.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» проводкой:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Если списанная сумма может быть удержана из оплаты труда работника, то на основании соответствующего документа (заявления работника, приказа руководителя) бухгалтер делает проводку:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» на сумму, подлежащую удержанию из заработной платы работника.
Если не возвращенная в установленный срок подотчетная сумма не может быть удержана из заработной платы работника, то она отражается по дебету балансового счета 73 следующей проводкой:
Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Согласно статье 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника неизрасходованной и невозвращенной подотчетной суммы не позднее 1-го месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. При удержании из заработной платы работника невозвращенной подотчетной суммы следует руководствоваться положениями статьи 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику; при удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50% заработной платы. Исполнительными являются документы, составленные в соответствии с требованиями законодательства об исполнительном производстве. Поэтому если общая сумма удержаний из заработной платы работника по исполнительным документам и по приказу руководителя будет превышать 20%, то для того чтобы удержать из заработной платы сумму ущерба, организации придется обратиться в суд. При положительном решении удержание будет производиться по решению суда, то есть по исполнительному документу.
Согласно Плану счетов аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Поскольку под отчет может выдаваться не только российская, но и иностранная валюта (при зарубежных командировках), то к счету 71 целесообразно открыть два субсчета: - расчеты в рублях - расчеты в иностранной валюте.
К субсчету 2 должны быть открыты субсчета второго порядка или счета аналитического учета на каждый вид иностранной валюты (доллары США, евро, австралийские доллары и т.п.) в зависимости от того, в какой валюте производились расчеты подотчетным лицом.
Структура балансового счета 71 может быть такой:

Пример 8.9/2
Составим проводки на основании документов, представленных в приложениях № 38, 39 и 51:

Лица, которые получили от организации деньги под отчет и должны в ее интересах произвести расходы или приобрести имущество, именуются подотчетными лицами. Это, например, работники, отправляемые в командировку, или сотрудники, приобретающие для своего работодателя ТМЦ. Хотя подотчетником не обязательно должен быть работник организации: деньги под отчет могут быть выданы, например, лицу, которое выполняет работы по ГПД.

Для упорядочения расчетов с подотчетными лицами организация может разрабатывать Положение о расчетах с подотчетными лицами или иной аналогичный документ. Может также утверждаться перечень лиц, которые имеют право получать деньги под отчет. Как правило, для этого издается приказ, форму которого мы приводили в отдельном .

Основанием для выдачи денег под отчет может быть распорядительный документ юрлица (скажем, приказ) или письменное заявление подотчетника (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У). Подробнее об основаниях для выдачи денег под отчет, мы рассказывали в нашей , где приводили также образец соответствующего приказа.

Синтетический учет с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н). Подробнее о типовых бухгалтерских записях по учету расчетов с подотчетными лицами мы рассказывали .

В настоящее время особый интерес представляет порядок применения ККТ при расчетах с подотчетными лицами. Подробнее об этом расскажем в нашем материале.

Выдача подотчетнику и возврат им денег: применять ли ККТ

Напомним, что ККТ в общем случае применяется всеми организациями и ИП при проведении ими расчетов. А нужно ли использовать ККТ при выдаче денег подотчетному лицу или при возврате им подотчетных средств?

Напомним, что расчеты - это прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами или в безналичном порядке за товары, работы, услуги, в т.ч. в виде предварительной оплаты или авансов (ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Казалось бы, при выдаче денег под отчет или при возврате подотчетниками неизрасходованного аванса производятся расчеты. Нужно ли применять в таком случае ККТ?

По мнению московского Управления ФНС, выдача наличных из кассы под отчет по существу не является расчетом в смысле, заложенным в понятие «расчеты» Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Следовательно, применять ККТ в этом случае не нужно (Письмо УФНС по г. Москве от 14.06.2018 № 17-26/2/125945@). Высказанная региональными налоговиками позиция была подтверждена федеральным налоговым ведомством в более позднем письме (Письмо ФНС от 29.06.2018 № 17-15/138351@).

Распространив логику на возврат денег подотчетником, применять ККТ при принятии от подотчетного лица неизрасходованных средств работодатель также не должен.

О применении ККТ при расчетах через подотчетное лицо

А что делать организации, которая выдала деньги под отчет, и этот подотчетник приобрел товары или услуги? Должна ли организация, за счет которой был произведен расчет, в момент оплаты выдавать чек с признаком «расход»?

Налоговое ведомство полагает, что если подотчетник не предъявил доверенность, подтверждающую, что он действует от имени организации, будет считаться, что операция произведена с физическим лицом. Следовательно, ни подотчетник, ни организация, выдавшая ему деньги, выдавать чек ККТ не должны. Применять ККТ должен только продавец товаров, работ или услуг.

И даже в случае, когда подотчетник предъявляет доверенность и считается, что расчет производится между организациями, применяться должна только одна единица ККТ и формироваться будет только один кассовый чек. Чек ККТ, как и в предыдущем случае, выдает (направляет) продавец (Письмо ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566@).

Обращаем внимание, что с 01.07.2019 обязательным реквизитом чека при расчетах между организациями (ИП) станет в том числе наименование покупателя (клиента) (наименование организации, Ф.И.О. ИП) (пп. «д» п. 15 ст. 1 , п. 2 ст. 4 Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ). Чек, сформированный после указанной даты, позволит идентифицировать обеих сторон расчетов. В связи с этим необходимости использовать ККТ одновременно продавцом и покупателем тем более не возникнет.

Ошибки, допускаемые хозяйствующими субъектами при осуществлении расчетов с подотчетными лицами, можно условно разделить на две основные группы: нарушения документального оформления расчетов с подотчетными лицами; несоблюдение требований нормативных актов, регламентирующих порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами. В настоящей публикации Н.В. Фимина, юрист, эксперт по вопросам налогообложения, рассматривает типичные ошибки в каждой из названных групп. Методисты «1С» приводят примеры отражения расчетов с подотчетными лицами в программе «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0).

Далее - Положение № 373-П

Неоформление заявлений на выдачу подотчетных сумм

Выдавать деньги под отчет можно только на основании заявления сотрудника на имя руководителя. В нем фиксируют конкретный срок, на который выданы средства (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П , далее - Положение № 373-П). Установить срок руководитель может как в виде определенного периода (например, 14 рабочих дней), так и в виде конкретной даты (например, до 9 июня).

Никаких исключений для ситуации, когда подотчетным лицом является руководитель организации, в законодательстве не предусмотрено.

Однако не совсем логично руководителю писать заявление на свое же имя. Есть два варианта оформления в данной ситуации.

1. Заявление обязательно должно содержать собственноручную запись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. Если руководитель берет деньги под отчет, он может написать распоряжение (служебную записку) об их выдаче, указав в нем сумму, срок, на который берутся деньги, дату и поставив свою подпись.

2. Можно оставить в качестве наименования документа «заявление».

Формулировку «Прошу выдать» можно заменить фразой «Необходимо выдать». А в шапке вместо «директору...» указать просто наименование организации (например: В ООО «База»).

Поскольку в законодательстве РФ прямо сказано, что визу на заявлении о выдаче подотчетных сумм проставляет именно руководитель, актуальным является вопрос, как передать данное полномочие другому сотруднику. Такая необходимость может возникнуть, например, в период отпуска или болезни руководителя.

На этот счет есть две точки зрения.

Первая заключается в том, что полномочие по визированию заявлений на выдачу подотчетных сумм должно передаваться по доверенности. Дело в том, что только руководитель организации вправе представлять ее интересы без доверенности. Выдача подотчетных сумм связана с принятием управленческого решения по расходованию денежных средств юридического лица. Без соответствующих полномочий иные сотрудники принимать данное решение не вправе.

Вторая позиция заключается в следующем: для передачи полномочий доверенность не нужна, достаточно оформить приказ в произвольной форме. Объясняется это так.

Подписание заявления на выдачу подотчетных сумм сделкой не является: данное действие не направлено на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Следовательно, оформлять доверенность не требуется.

На наш взгляд, более обоснованной является первая точка зрения и доверенность лучше оформить. В хозяйственной практике доверенности оформляются не только собственно для заключения сделок, но и для осуществления других «представительских» функций. Например: доверенность нужна сотруднику, который забирает документы о праве собственности организации на недвижимость, если данный сотрудник руководителем юридического лица не является.

Неправомерная выдача подотчетных сумм

Если подотчетное лицо не отчиталось за выданную ему сумму, то новый аванс ему выдавать нельзя.

Например, в форме авансового отчета № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.01 № 55) предусмотрена графа для остатка или перерасхода суммы ранее полученного сотрудником аванса. Но это не означает, что работник имеет право один раз отчитаться по нескольким подотчетным суммам.

Взять деньги под отчет работник вправе только после того, как полностью погасит задолженность по ранее полученному авансу.

Это правило распространяется и на организации, в штате которых состоит только один сотрудник - руководитель. За нарушение указанной нормы возможна ответственность по статье 15.1 КоАП РФ . Дело в том, что отсутствие авансовых отчетов в обществе, подтверждающих расходование выданных ранее денежных средств, и осуществление выдачи следующей подотчетной суммы работнику, при наличии у него задолженности, приводит к нарушению норм законодательства. В соответствии с диспозицией статьи 15.1 КоАП РФ за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций законодательством предусмотрен штраф:

от 4 000 до 5 000 руб. - для должностных лиц организации (например, руководителя);
от 40 000 до 50 000 руб. - для организации.

В арбитражной практике есть прецеденты привлечения к ответственности в данной ситуации (см., например, решение Арбитражного суда Ростовской области от 11.01.2013 № А53-33625/2012).

Несоблюдение лимита расчетов наличными

Действующее законодательство РФ предусматривает предельный размер расчетов наличными по одному договору - 100 000 руб. (п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 № 1843-У).

Это ограничение распространяется на наличные расчеты: между организациями; между организацией и индивидуальным предпринимателем; между индивидуальными предпринимателями.

У практикующих специалистов довольно часто возникает вопрос, как это правило соотносится с выдачей наличных денежных средств подотчетным лицам - работникам, которые не зарегистрированы в качестве индивидуальных предпринимателей и не выступают в хозяйственном обороте в качестве самостоятельных участников.

Необходимо учитывать следующее. Если работник использует подотчетные суммы для расчетов по договорам, которые он заключает от имени организации (предпринимателя) по доверенности (или по уже заключенным договорам), лимит расчетов наличными деньгами должен соблюдаться. Это следует из письма Банка России от 04.12.2007 № 190-Т .

При покупке товаров (работ, услуг) через представителя фактическим плательщиком считается не гражданин, производящий расчеты, а доверитель в отношениях с представителем (работодатель). В соответствии со статьей 182 Гражданского кодекса РФ сделка, совершенная представителем, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого.

При этом нужно понимать, что расчеты с участием подотчетных лиц включают в себя две разные операции:

выдача денег подотчетному лицу;
расходование данных средств подотчетным лицом.

Выдать работнику под отчет можно любую сумму, в том числе превышающую 100 000 руб., если иное не установлено в локальном документе работодателя.

А вот при расчетах с контрагентами через подотчетное лицо лимит в 100 000 руб. по одному договору использовать необходимо.

Следует отметить, что согласно письму Банка России от 04.12.2007 № 190-Т законодательство не устанавливает каких-либо временных ограничений для осуществления расчетов наличными деньгами (например, один рабочий день), а содержит ограничение по сумме (100 тысяч рублей) в рамках одного договора. Т. е. данное требование нельзя обойти, просто разделив общий платеж на несколько разовых платежей, производимых в разные дни.

Актуальным является вопрос, нужно ли соблюдать лимит расчетов наличными, если расчеты через подотчетных лиц производит работодатель, который не является ни юридическим лицом, ни индивидуальным предпринимателем (ИП). Например: нотариус.

Нотариус индивидуальным предпринимателем не является.

Нотариальная деятельность является особой юридической деятельностью, которая осуществляется от имени государства, не является предпринимательством и не преследует цели извлечения прибыли. Указанное положение подтверждается и позицией Конституционного Суда РФ, изложенной в постановлении от 19.05.1998 № 15-П.

В налоговых правоотношениях нотариусы, занимающиеся частной практикой, приравнены к предпринимателям (ст. 11 НК РФ). В иных отношениях правовой статус частных нотариусов не отождествляется с правовым статусом индивидуальных предпринимателей как физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с момента государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя.

Поэтому и для целей применения лимита при расчетах через подотчетное лицо нотариуса нельзя приравнять к физическому лицу осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

Незнание правил расчетов с использованием банковских карт

Выдавать подотчетные суммы можно двумя способами:

наличными через кассу;
на банковскую карту.

Первый способ более распространен. Денежные средства для выдачи под отчет можно получить с текущего банковского счета. Кроме того, выдать подотчетную сумму можно из выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Второй способ выдачи денег под отчет чаще всего связан с передачей сотруднику корпоративной банковской карты. Такую карту можно использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также иных хозяйственных операций.

Собственно документальное оформление передачи карты сотруднику законодательством не регламентировано. Этот порядок лучше утвердить во внутренних документах работодателя. При этом нужно решить следующие вопросы:

в каком документе будет фиксироваться выдача и возврат карты (чаще всего у работодателя ведется журнал выдачи корпоративных карт);
должен ли сотрудник писать заявление на выдачу карты, а руководитель издавать соответствующий приказ;
как обеспечить защиту сведений о PIN коде (можно, например, приравнять данную информацию к служебной тайне);
каков порядок действий при утрате карты сотрудником (лучше предусмотреть обязанность держателя незамедлительно сообщить об утрате карты в банк для блокирования операций по ней).

Передача карты сама по себе к выдаче подотчетных сумм не приравнивается. Суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств в тот момент, когда подотчетное лицо воспользуется картой, т. е. снимет с карты денежные средства или оплатит ею расходы (см. таблицу 1).

Таблица 1. Схема учета при выдаче подотчетных сумм посредством корпоративной карты.

№ п/п	Учетное действие	Комментарий
	В учете делается проводка Дебет 71 Кредит 55	Независимо от того, рассчитался работник при помощи карты или снял наличные через банкомат, списание денег с карточного счета отражается данной проводкой. То есть до того момента, как в организацию поступят первичные документы, подтверждающие расход, средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций держателем корпоративной карты, так же как и в случае снятия наличных денег, считаются выданными под отчет работнику. О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки.
	Суммы с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списываются в дебет счетов: (или) 26 «Общехозяйственные расходы»; (или) 60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками»; (или) 91 «Прочие доходы и расходы» и др.	Данную проводку нужно сделать, когда работник представит авансовый отчет, приложит оправдательные документы и отчет утвердит руководитель.
	В налоговом учете расходы, оплаченные картой, тоже учитываются в обычном порядке. Отчет работник может представить по унифицированной форме N АО-1. Сумма, полученная по карте, отражается по строке «Получен аванс».	В авансовом отчете лучше указать, что деньги получены со счета с использованием банковской карты, и привести номер выданной работнику карты.

По корпоративной карте подотчетное лицо снимает деньги со специального карточного счета. Важно отметить, что об открытии корпоративной карты уведомлять налоговую не нужно. Организация обязана письменно сообщать в налоговую инспекцию обо всех открытых ею банковских счетах. Это следует из подпункта 1 пункта 2 статьи 23 НК РФ . Однако корпоративная карта сама по себе не является самостоятельным видом банковского счета. И если она была выдана не в связи с открытием нового специального карточного счета, обязанность по представлению в налоговую службу уведомления не возникает.

Еще одной особенностью является то, что при оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты соблюдать лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) нет необходимости.

Как было указано выше, данный лимит распространяется только на наличные расчеты.

Это подтверждают нормы пункта 1 указания ЦБ РФ от 20.06.2007 № 1843-У .

Довольно распространена следующая ситуация. Руководству компании выданы персональные корпоративные карты.

У практикующих специалистов при этом может возникнуть вопрос: может ли другой сотрудник, подчиненный этого руководителя, или кто-либо еще, пользоваться этой корпоративной картой в командировках, в т. ч. заграничных, или расплачиваться за товары (работы, услуги). Иными словами - можно ли использовать именную корпоративную карту для выдачи сумм под отчет иным лицам.

К сожалению, официальных разъяснений контролирующих ведомств по этому вопросу нет. Отсутствует и судебная практика федерального уровня.

Суть проблемы заключается в следующем. Корпоративная карта собственностью руководителя не является. Однако, по мнению налоговых органов, если карта является именной, распоряжаться средствами может только руководитель. Суды такой подход чаще всего не поддерживают.

В качестве примера приведем Решение Арбитражного суда Алтайского края от 04.10.2012 № А03-6142/2012. Организация смогла отстоять свое право на выдачу подотчетных сумм через именную корпоративную карту, применяя следующие аргументы:

В данном разделе стоит рассмотреть еще один интересный вопрос, связанный с выдачей подотчетных сумм в безналичном порядке: можно ли перечислять подотчетные суммы на зарплатную карточку работника?

Сразу отметим, что ответственности за перечисление подотчетных денег на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений эти действия не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Имеется положительная арбитражная практика по этому вопросу.

Такой порядок законодательству не противоречит, однако есть и исключения - деятельность платежных агентов.

Деятельность по приему платежным агентом от плательщика денежных средств, направленных на исполнение денежных обязательств физического лица перед поставщиком по оплате работ, услуг, а также направленных органам государственной власти, органам местного самоуправления и бюджетным учреждениям, находящимся в их ведении, в рамках выполнения ими функций, установленных законодательством РФ, регулируется Федеральным законом от 03.06.2009 № 103-ФЗ (далее - Закон № 103-ФЗ).

Платежный агент обязан сдавать в кредитную организацию полученные при приеме платежей наличные денежные средства для зачисления в полном объеме на свой специальный банковский счет (п. 15 ст. 4 Закона № 103-ФЗ). Использовать при этом выдачу денег под отчет в конце смены для избежания ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ не допустимо. Подтверждает это, например, решение Арбитражного суда Саратовской области от 11.12.2012 по делу № А57-18746/2012.

По материалам дела выручка по платежному терминалу в связи с получением небольших сумм денежных средств временно выдавалась платежным агентом в подотчет (для накопления). А сумму, образовавшуюся сверх 20 000 руб. платежный агент незамедлительно сдавал в банк для пополнения специального счета. Организация полагала, что в ее действиях отсутствовал состав какого-либо правонарушения. Суд же с таким подходом не согласился.

Объективной стороной административного правонарушения, предусмотренного статьей 15.1 КоАП РФ , является нарушение обязанностей по сдаче в кредитную организацию полученных от плательщиков при приеме платежей наличных денежных средств для зачисления в полном объеме на специальный банковский счет (счета). Обязанность платежного агента, установленная пунктом 15 статьи 4 Закона № 103-ФЗ не ставится в зависимость от размера платежей, либо от того каким образом получены наличные денежные средства - через терминал, либо непосредственно в кассу организации.

Ошибки при утверждении авансового отчета

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Если работник своевременно не отчитался по подотчетным суммам в связи с отсутствием на работе (например, в случае болезни) действует специальный порядок. Отсчитывать три рабочих дня необходимо с даты, следующей за днем истечения срока, на который выданы деньги, «или со дня выхода на работу» (п. 4.4 Положения № 373-П).

Один из злободневных вопросов - в какой срок с момента сдачи работником (подотчетным лицом) должен быть утвержден авансовый отчет. Точнее: может ли работодатель сознательно затягивать сроки утверждения авансового отчета, не возвращая сотруднику перерасход (при его наличии).

Все зависит от того, какой срок утверждения авансовых отчетов и расчетов с работниками прописан во внутренних документах работодателя. В Положении № 373-П есть условие, что срок, отведенный на эти процедуры, руководитель устанавливает самостоятельно.

Если указанный срок не установлен и имеет место, действительно, несвоевременное осуществление расчетов с подотчетными лицами по возмещению перерасчета, встает вопрос об ответственности за данные действия.

Административная ответственность за несвоевременное утверждение авансового отчета в законодательстве не установлена. Не запрещено также не сразу возмещать работнику перерасход, а производить выплаты частями. Однако необходимо принимать во внимание нормы о материальной ответственности сторон трудового договора.

Материальная ответственность работодателя при нарушении им установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, расчета при увольнении и иных выплат, полагающихся работнику, предусмотрена статьей 236 ТК РФ , в соответствии с которой при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Понятие «других выплат, причитающихся работнику» в данной статье не раскрывается, в силу чего к другим выплатам вправе отнести и затраты, произведенные работником из собственных денежных средств на служебную командировку, приобретение имущества для организации с согласия работодателя, которые подлежат возмещению работнику при утверждении работодателем авансового отчета работника, осуществившего затраты из собственных средств.

Судебных решений на данную тему не так много. В качестве примера рассмотрим решение Усть-Янского районного суда Республики Саха (Якутия) от 11.02.2011 № 2-13/2011, в котором судом были сделаны следующие выводы:

включение затрат работника в счет 71 свидетельствует о согласии работодателя зачесть долг перед работником, у работодателя наступает материальная ответственность за свои действия по несвоевременной выплате работнику иных выплат, причитающихся работнику;
если авансовый отчет так и не был утвержден руководителем, проценты рассчитываются с даты представления авансового отчета работником работодателю.

Стоит отметить, что пока отсутствуют официальные разъяснения контролирующих ведомств по данному вопросу, а также судебная практика федерального уровня, у организаций есть шанс избежать начисления процентов по статье 236 ТК РФ .

В суде можно использовать следующие аргументы. В статье 236 ТК РФ говорится, как было указано выше, в том числе о «других выплатах, причитающихся работнику». Возмещение перерасхода подотчетных сумм можно расценивать не как выплату, а как компенсацию. В статье 236 ТК РФ о применении процентов к предусмотренным действующим законодательством компенсациям не говорится.

В первой части данного раздела мы рассмотрели последствия нарушения порядка утверждения авансового отчета, допущенные работодателем. Проанализируем обратную ситуацию.

Что будет, если сотрудник своевременно не представит авансовый отчет для утверждения работодателем? Можно ли привлечь такого работника к дисциплинарной ответственности?

Подобная ситуация была предметом рассмотрения в Решении Усть-Кутского городского суда Иркутской области от 10.04.2013 № 2-405. Судом был сделан вывод, что привлечение к дисциплинарной ответственности недопустимо.

В соответствии с требованиями действующего трудового законодательства, дисциплинарное взыскание может быть применено к работнику за нарушение им трудовой дисциплины, то есть за дисциплинарный проступок.

Дисциплинарным проступком является виновное, противоправное неисполнением или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей (нарушение требований законодательства, обязательств по трудовому договору, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов работодателя, технических правил и т. п.).

Работник организации не обязан знать нормы Положения № 373-П (о необходимости отчитаться в течение трех дней), если в силу трудовых отношений в его обязанности не входит знание указанного положения.

В результате рассмотрения указанного дела суд присудил компенсировать работнику еще и моральный вред.

Решение суда было бы иным, если бы в организации действовал внутренний документ о расчетах с подотчетными лицами, в котором была бы предусмотрена норма о сроках сдачи авансового отчета.

Всех работников следовало бы ознакомить с данным документом под роспись. В таком случае допущенное нарушение можно было бы расценивать как дисциплинарный проступок с назначением предусмотренных законодательством мер ответственности: предупреждение, выговор, увольнение.

Добавим, что штрафовать работника (назначать финансовые санкции) за несвоевременное представление авансового отчета, а равно и за иные дисциплинарные проступки, недопустимо. Меры финансовой ответственности в данном случае действующим законодательством не предусмотрены.

Саму сумму задолженности по неистраченным подотчетным суммам работодатель взыскать может.

Согласно статье 392 ТК РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба. При пропуске по уважительным причинам этого срока, он может быть восстановлен судом.

Отсутствие оправдательных документов

К авансовому отчету подотчетное лицо в обязательном порядке прикладывает документы, подтверждающие сумму и характер произведенных расходов.

Если подотчетные суммы будут возмещены работнику в отсутствие оправдательных документов, следует учитывать налоговые последствия данной операции (см. таблицу 3).

Таблица 3. Возмещение подотчетному лицу расходов в отсутствие оправдательных документов

Наименование платежа в бюджет

Учетное действие