Необходимо оплатить командировочные расходы. Командировочные расходы: бухгалтерский и налоговый учет

Работника о потраченных средствах. Кроме того, вернувшись из служебной поездки, работник должен предъявить документы, подтверждающие произведенные траты.

Оформление служебного задания, командировочного удостоверения не является обязательным в настоящее время.

Учет расходов

Командировочные расходы включают в себя:

• суточные;
• затраты на транспорт;
• затраты на проживание;
• питание;
• прочие дополнительные расходы, связанные с командировкой.

Данные расходы покрываются денежными средствами, которые выдает организация работодателя работнику при выезде из постоянного места работы. Деньги могут быть выданы наличными из кассы на основании либо перечислены на счет работника. При этом работник должен быть включен в перечень подотчетных лиц, утвержденных руководителя, и за ним не должны числиться долги по ранее выданным суммам.

Вернувшись из командировки, работник должен в течение трех дней отчитаться перед бухгалтерией организации, предоставив отчет о произведенных командировочных расходов. Для этой цели применяется авансовый отчет, в котором указывается выданная сумма и произведенные расходы. Если деньги остались, то их следует сдать в кассу, если же, напротив, работник потратил сверх полученной суммы, то недостающие средства выдаются из кассы.

Для того чтобы бухгалтерия могла списать командировочные расходы и учесть их при расчете налога на прибыль, следует получить от командировочного подтверждающие документы.

Суточные

В связи с тем, что работник находится вне своего дома и имеет расходы, связанные с питанием, проживанием, обслуживанием себя, ему выдаются, так называемые, суточные, который представляют собой определенную денежную сумму фиксированной величины.

Размер суточных определяется самой организации, российское законодательство не ограничивает в этом вопросе работодателей. Единственная оговорка — сумма суточных в пределах 700 руб. не облагается подоходным налогом. Если в организации принято решение выплачивать работникам, направляемым в служебные поездки суточные сверх 700 руб., то сумма, превышающая эту величину, подлежит налогообложению.

Данное ограничение действует в отношении суточных, выплачиваемых при поездке по РФ. Если работник отправляется в зарубежную командировку, то налогом не облагается величина, равная 2500 руб.

Организация должна своим внутренним локальным актом определить сумму суточных, которые будут выплачиваться работнику, направляемому в командировку по РФ, за каждый день нахождения в ней.

Продолжительность командировки

Суточные платятся за каждый день командировки, при этом первым днем считается тот, в который работник выезжает из своего постоянного места работы, последний день — день возвращения в место нахождения постоянной работы. Например, если сотрудник выезжает в командировку 8 апреля 2016 года и приезжает обратно 10 апреля, то считается, что поездка длилась 3 дня, и суточные должны быть выплачена за 3 дня.

При этом не важно, во сколько работник выезжает и приезжает. Даже в случае, если время выезда составляет 11 часов вечера, а время приезда 3 часа утра, эти дни должны быть оплачены.

Количество дней командировки ранее определялось по командировочному удостоверению, при его отмене появилась необходимость в получении дополнительных документов, подтверждающих время нахождения в поездке — это может быть билет на поезд, самолет, автобус, документ из места проживания, а также иные документы.

Несмотря на то, что максимальный и минимальный размер суточных не ограничивается, работодателя, как правило, используют указанные 700 руб. в качестве оплаты за каждые сутки командировки.

Проживание

В случае бронирования гостиничного номера, возможна дополнительная оплата этой услуги, расходы на бронь также могут быть учтены в качестве командировочных расходов при наличии документа, подтверждающего эти траты.

Транспортные

Работодателем оплачивается стоимость проезда до места командировки, а также обратно. Кроме того, должен оплачиваться проезд в месте исполнения служебных обязанностей. Подтверждающими документами выступают — чеки, билеты, договор об аренде автомобиля, проездные документы.

Учет командировочных расходов в бухгалтерии

В бухгалтерском учете бухгалтер на основании предоставленных работником документов выполняет записи о списании затрат в расходы организации.

Проводки по учету командировочных расходов:

• Д71 К50 — выданы денежные средства на командировку;
• Д 50 К71 — возврат неизрасходованной суммы;
• Д71 К50 — доплата суммы, израсходованной сверх выданного ранее аванса;
• Д44 (20, 23, 25, 26, 29) К71 — списаны расходы в случае, если командировка связана с основным видом деятельности организации;
• Д08 К71 — списаны расходы на командировку, в случае если основная ее цель — это приобретение основного средства;
• Д10 К71 — списаны расходы на приобретение материальных ценностей;
• Д91/2 К71 — расходы по командировке, носящей культурно-развлекательный характер;
• Д28 К71 — если основная цель поездки — это исправление бракованной продукции.

Если командируемый потратил полученный аванс на командировочные расходы на свои нужды, то эти средства не могут быть учтены организацией и могут быть удержаны из заработной платы работника, в этом случае выполняется проводки Д70 К71.

Для большинства работников служебная командировка — прекрасная возможность совместить приятное с полезным: ударно поработать (и заработать), а после трудового дня получить впечатления от нового города или даже другой страны. И все за счет фирмы. Однако работодатель командирует сотрудников не осматривать достопримечательности, а трудиться, выполняя поручение руководства. Командировкой может считаться любая работа вне организации, если характер деятельности работника не предполагает постоянных разъездов. То есть выезд по рабочим делам в пределах своего города, оформленный должным образом – тоже командировка. В то время как работник выполняет свое служебное задание, работодатель сохраняет за ним рабочее место, заработную плату и гарантирует оплату командировочных(статья 167 Трудового Кодекса РФ).

Что входит в командировочные расходы

Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан компенсировать ему связанные с этим расходы:

• выплатить зарплату за все время отсутствия на рабочем месте в связи с отъездом (за все рабочие, по графику основного места деятельности, дни, пока сотрудник находится в командировке и в пути);
• оплатить дорогу к месту пребывания и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров, постельное белье);
• оплатить отель или съемное жилье (стоимость гостиничного номера или найма квартиры, питания и дополнительных услуг, если они включены в общий счет за проживание без вынесения отдельной строкой);
• перечислить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути, исключение — однодневные командировки или имеющаяся у работника возможность возвращаться домой каждый день);
• компенсировать дополнительные расходы, которые командированный понес по согласованию с руководством (оплата участия в деловых мероприятиях, услуг переводчика и прочие расходы).

Командировочные документы

Оплата командировочных расходов производится на основании полного, корректно оформленного комплекта документов. До выезда сотрудника работодатель со своей стороны формирует:

• служебное задание;
• приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;
• командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.

Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок:

• командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращении на работу;
• авансовый отчет с перечнем понесенных затрат и суммой, причитающейся к выплате работнику или удержанию из его заработной платы (если не израсходован весь аванс);
• документы, подтверждающие расходы (билеты на транспорт, квитанции, счета), которые подклеиваются на листы формата А4 и прилагаются к авансовому отчету;
• отчет о выполнении служебного задания в командировке, подписанный непосредственным начальством.

Расчет командировочных

При определении суммы выплат производится расчет времени нахождения сотрудника в командировке. Днем начала командировки считаются сутки отправления из места нахождения, включая время, необходимое чтобы добраться до аэропорта, вокзала, станции (если они расположены вне населенного пункта). Соответственно, день окончания – сутки, в которые командированный прибыл к месту основной работы. Учитывая продолжительность поездки, рассчитывается количество дней, которые командированный должен был отработать за это время на постоянном рабочем месте.

Трудовым законодательством предусматриваетсяоплата командировочных по среднему заработку. Так как расчет средней зарплаты происходит, исходя из фактической оплаты труда за предыдущие 12 календарных месяцев, может оказаться, что средний заработок значительно меньше, чем текущий, в таком случае работник теряет в деньгах. Работодатель вправе компенсировать сотруднику эту разницу, основываясь на внутренних документах организации и коллективном соглашении. Таким образом, законодательно работнику гарантируется выплата обязательного минимума в размере среднего заработка, а доплаты до уровня действующего – в соответствии с локальными актами фирмы. Как правило, работодатели выплачивают максимально возможную сумму, так как ухудшение финансового состояния из-за командировки ущемляет права работника.

Если с рабочими днями все понятно, то что делать с выходными, которые приходятся на время командировки? Здесь порядок оплаты таков: если, будучи в командировке, работник в выходные и праздники отдыхает, средний заработок за ним не сохраняется. Если сотруднику, в соответствии с приказом, приходится выходить на работу, то оплата командировочных в выходные дни производится в двукратном размере, исходя из оклада работника, либо однократно, но с предоставлением отгула. Отказ в оплате выходных дней, если сотрудник находится в пути в/из командировки, на основании того, что в это время он не исполнял трудовых обязанностей, неправомерен. Время в дороге также оплачивается по двойной часовой ставке за фактические затраченные на проезд часы.

Что касается суточных, то их размер работодатель определяет самостоятельно своими локальными актами. Суточные, превышающие норматив, установленный Налоговым Кодексом (700 рублей в сутки по России и 2500 рублей в заграничных командировках), облагаются налогом на доходы физлиц (на сумму превышения).

Документально подтвержденные расходы на проезд и жилье компенсируются в полном объеме, при непредоставлении документов на затраты — возмещаются по минимальной или нормативной стоимости. Также работник получает возмещение дополнительных затрат, связанных с выполнением служебного задания: представительских расходов, входных билетов на мероприятия и прочих. Компенсация всех этих расходов не является доходом работника, поэтому подоходный налог с нее не выплачивается. Питание и личные расходы в транспорте и гостинице, если они идут отдельными счетами (не входят в стоимость проезда и проживания) оплачиваются из суточных работника. Работодатель может добровольно возместить сотруднику такие расходы, но тогда с них будет удерживаться НДФЛ.

Возмещение командировочных расходов, за исключением отдельных случаев, предусмотренных законом, не облагаются ЕСН и пенсионными отчислениями. Работодатель имеет право эту сумму вычесть из своей налогооблагаемой прибыли.

Загранкомандировка

Особенности оплаты командировочных за границу связаны с расчетом суточных и расходов, произведенных в валюте. Выплата суточных производится по нормам, установленным правительственными постановлениями № 93 от 08.02.2002 с последующими изменениями и №812 от 26.12.2005 (для бюджетных организаций).

Перед отправлением сотрудник получает аванс, рассчитанный по командировочной смете, в виде наличной валюты либо перечислением на пластиковую карту, или другими способами, в том числе и рублями. С момента выезда из России суточные начисляются по нормам страны прибытия, при въезде на территорию России – аналогично, в обратном порядке. День изменения суммы суточных определяется по штампу пересечения границы. Если командированный переезжает из одной страны в другую, суточные рассчитываются по нормам каждой страны отдельно. Когда штампы в паспорте отсутствуют (как при поездках по шенгенским странам) факт пересечения границы подтверждают другими документами, например билетами.

Коммерческие организации могут определять собственные размеры суточных для заграничных командировок, но они должны быть не меньше законодательно установленных норм. Данные нормы фиксируются во внутренних положениях фирмы.

Суточные свыше 2500 рублей в день подлежат подоходному налогообложению, а с возмещения командировочных расходов налоги не удерживаются. Проезд и проживание за границей оплачиваются за фактически понесенные затраты в соответствии с предоставленными подтверждающими документами. Дополнительно работодатель возмещает работнику такие расходы, как:

• оформление загранпаспорта и визы;
• страхование выезжающих за рубеж;
• телефонные переговоры;
• комиссии за обмен валюты и обналичивание чеков;
• провоз багажа не более 30 кг;
• прочие согласованные с руководством расходы.

Авансовый отчет предоставляется вернувшимся из-за границы работником в десятидневный срок. К нему прилагаются:

• документы по расходам;
• копии страниц заграничного паспорта с таможенными отметками;
• подробный отчет о командировке.

Неизрасходованный остаток подотчетной валюты возвращается в кассу предприятия либо перерасход аванса любым удобным способом возмещается сотруднику.

Согласно статье 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ):

«Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются».

В статье 167 ТК РФ оговорено, что при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Согласно статье 168 ТК РФ к расходам, возмещаемым командированному работнику, относятся:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Кроме того, указанной статьей ТК РФ установлено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Иначе говоря, размер суточных, выплачиваемых организацией работнику, направляемому в командировку, регулируется организацией самостоятельно: либо закрепляется в рамках трудового договора, либо устанавливается приказом руководителя.

Перечень командировочных расходов для целей налогообложения прибыли определен подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ), согласно которому к командировочным расходам относятся:

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
• суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;
• оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы».

Анализ данного перечня позволяет сделать вывод, что нормируемым видом командировочных расходов являются лишь суточные и расходы на полевое довольствие, которые принимаются в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль в размере норм, утвержденных Правительством Российской Федерации.

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

В соответствии с трудовым законодательством суточные представляют собой дополнительные расходы работника, связанные с проживанием вне места постоянного жительства.

Мы уже отметили, что размер суточных определяется организацией самостоятельно. При направлении работника в командировку бухгалтер должен произвести расчет суточных.

Расчет суточных .

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Это положение установлено пунктом 14 Инструкции о служебных командировках в пределах СССР, утвержденной Приказом Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 года №62 (далее - Инструкция №62). Отметим, что данная Инструкция применяется в части, не противоречащей ТК РФ.

Согласно пункту 4 Инструкции №62 срок командировки работников определяется руководителем организации и не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Для специальных командировок работников, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, предельный срок командировки не должен превышать одного года.

При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства из места постоянной работы, командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, то учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани) (пункт 7 Инструкции №62).

Пример 1.

Работник выезжает в служебную командировку на поезде. Железнодорожный вокзал находится в черте города. Время отправления поезда - 20 ноября, 23 часа 59 минут.

Окончание примера.

Пример 2.

Предположим, что в условиях примера 30 время отправления поезда - 21 ноября, 0 часов 3 минуты.

Окончание примера.

Пример 3.

Работник вылетает в служебную командировку на самолете. Аэропорт находится в 30 минутах езды от города. Время вылета самолета - 21 ноября, 0 часов 40 минут.

В авиабилете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета. Таким образом, чтобы успеть на регистрацию, работник должен выехать из города 20 ноября не позднее 23 часов 30 минут.

Окончание примера.

Аналогичные правила применяются для определения последнего дня командировки (пункт 7 Инструкции №62).

Обратите внимание!

В соответствии с пунктом 15 Инструкции №62 при направлении работника в командировку в местность, откуда он каждый день может возвращаться к месту своего постоянного места жительства, суточные этому работнику не выплачиваются. Если руководство организации принимает решение о выплате суточных, то эти суммы учитываются для целей налогообложения как сверхнормативные.

И в бухгалтерском и в налоговом учете суточные включаются в состав командировочных расходов.

В бухгалтерском учете командировочные расходы учитываются полностью в размере фактически произведенных затрат и представляют собой согласно пункту 5 ПБУ 10/99 расходы по обычным видам деятельности.

Признание командировочных расходов в соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 производится в том отчетном периоде, когда они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления расходов.

Как правило, командировочные расходы осуществляются подотчетными лицами, поэтому признание представительских расходов осуществляется по мере утверждения авансового отчета подотчетного лица.

Выданные в подотчет на командировочные расходы суммы отражаются по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетом 50 «Касса организации». После утверждения авансового отчета, израсходованные суммы с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списываются в дебет счетов 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы»,26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу».

Порядок списания командировочных расходов зависит от цели и характера командировки. Так, например, если командировка работника связана с приобретением МПЗ, то командировочные расходы будут включены в фактическую стоимость их приобретения. Такое положение следует из пункта 6 ПБУ 5/01.

Если же командировка связана с приобретением основного средства, то командировочные будут формировать первоначальную стоимость основного средства.

Такое правило установлено пунктом 8 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 30 марта 2001 года №26н.

Цель и характер командировки подтверждается оформленным служебным заданием и отчетом о его выполнении (форма №Т-10а, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1).

В общем случае командировочные расходы списываются на счет 20 «Основное производство» или сразу относятся на счет 90 «Продажи» субсчет «Себестоимость продаж» (в зависимости от того, какой способ списания управленческих расходов закреплен в учетной политике организации).

Рассмотрим на конкретном примере, каким образом в бухгалтерском учете организации отражаются командировочные расходы.

Пример 4.

Производственная организация для заключения договора поставки отправила своего сотрудника в командировку на завод – изготовитель. Срок командировки составляет с 5 апреля 2006 года по 10 апреля 2006 года. Приказом по организации установлено, что суточные по командировкам на территории Российской Федерации установлены в размере 500 рублей в сутки.

Обращаем Ваше внимание, что выдача работнику денежных средств под отчет на командировку производится на основании Приказа руководителя о направлении работника в командировку (форма №Т-9, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1).

В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции отражены следующим образом:

Окончание примера.

Порядок выплат полевого довольствия регулируется Постановлением Минтруда Российской Федерации от 15 июля 1994 года №56 «Об утверждении Положения о выплате полевого довольствия работникам геологоразведочных и топографо-геодезических предприятий, организаций и учреждений Российской Федерации, занятым на геологоразведочных и топографо-геодезических работах».

Полевое довольствие выплачивается в целях компенсации повышенных расходов при выполнении работ в полевых условиях.

НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ НОРМИРУЕМЫХ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

В налоговом учете нормированию подлежат суточные и полевое довольствие, все остальные виды командировочных расходов принимаются для целей налогообложения в размере фактических затрат.

Данные нормы установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 года №93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее - Постановление №93).

В соответствии с пунктом 1 указанного Постановления №93:

«… при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы организаций на выплату суточных или полевого довольствия в пределах следующих норм:

а) за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации - суточные в размере 100 рублей;

б) за каждый день нахождения в заграничной командировке - суточные в размере согласно приложению;

в) ежедневное полевое довольствие, выплачиваемое работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и топографо-геодезические работы на территории Российской Федерации, работникам лесоустроительных организаций, а также работникам старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней со сроком отработки до 7 лет, эксплуатируемых в полевых условиях:

за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 200 рублей;

за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - в размере 150 рублей;

за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 75 рублей;

за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в других районах, - в размере 50 рублей».

Обратите внимание!

С 1 января 2006 года изменены нормы суточных по зарубежным командировкам. С указанной даты налогоплательщик в отношении суточных по загранкомандировкам обязан руководствоваться Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 мая 2005 года №299 «О внесении изменений в нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, предусмотренные Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 года №93».

Налоговый учет относит командировочные расходы в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При методе начисления датой признания таких расходов в налоговом учете в соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ является день утверждения авансового отчета.

Нормы суточных и расходов на полевое довольствие, выдаваемых работнику сверх норм, не учитываются для определения налоговой базы по налогу на прибыль. На это указано в пункте 38 статьи 270 НК РФ.

Рассмотрим на примере.

Пример 5.

В соответствии с пунктом 1 Постановления №93 нормы суточных при командировках по Российской Федерации составляют 100 рублей. Следовательно, в целях налогообложения, организация в составе командировочных расходов сможет учесть только сумму в размере 600 рублей.

Суточные, выплаченные сверх установленных норм (3 000 рублей – 600 рублей) = 2400 рублей, относятся к расходам, не уменьшаемым налогооблагаемую базу.

Окончание примера.

ОТРАЖЕНИЕ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ РАЗНИЦ, ВОЗНИКАЮЩИХ В УЧЕТАХ ПО НОРМИРУЕМЫМ КОМАНДИРОВОЧНЫМ РАСХОДАМ

В соответствии с ПБУ 18/02 при выплате суточных или полевого довольствия в размере, большем, чем это предусмотрено Постановлением №93, у организации будет возникать постоянная разница, влекущая за собой возникновение постоянного налогового обязательства.

Пример 6.

Производственная организация для заключения договора поставки отправила своего сотрудника в командировку на завод – изготовитель. Срок командировки составляет с 5 апреля 2006 года по 10 апреля 2006 года. Приказом по организации установлено, что суточные по командировкам на территории РФ установлены в размере 500 рублей в сутки.

Работником получено под отчет 12 500 рублей, в том числе суточные – 3 000 рублей.

Авансовый отчет по командировке представлен работником 13 апреля 2006 года на сумму 13 200 рублей. Перерасход связан с оплатой проезда.

В соответствии с пунктом 1 Постановления №93 нормы суточных при командировках по России составляют 100 рублей. Следовательно, в целях налогообложения прибыли, организация в составе командировочных расходов сможет учесть только сумму суточных в размере 600 рублей. В результате того, что в целях налогообложения сумма суточных меньше, чем их величина, принимаемая в бухгалтерском учете, у организации возникает постоянная разница в размере (3 000 рублей – 600 рублей) = 2 400 рублей. В связи с этим, бухгалтер организации при отражении указанных расходов в налоговом учете обязан отразить сумму отложенного налогового обязательства в размере 2 400 рублей х 24% = 576 рублей.

Предположим, что рабочим планом счетов организации предусмотрено, что к балансовому счету 68 «Расчеты по налогам и сборам» открыт субсчет 68-1 «Налог на прибыль».

В бухгалтерском учете организации операции, связанные с отражением постоянной разницы будут отражены следующим образом:

Корреспонденция счетов			Сумма, рублей
Дебет	Кредит
				Выданы в подотчет командировочные расходы
После утверждения авансового отчета
				Отражены суточные расходы
				Отражены иные командировочные расходы
				Отражена сумма постоянного налогового обязательства
				Выдана работнику сумма перерасхода по командировке

Окончание примера.

Аналогичным образом производится отражение в бухгалтерском учете разниц, возникающих в учетах по расходам, связанным с выдачей полевого довольствия сверх норм, установленных Постановлением №93 .

ВЛИЯНИЕ НОРМИРОВАНИЯ СУТОЧНЫХ И РАСХОДОВ НА ПОЛЕВОЕ ДОВОЛЬСТВИЕ НА ИСЧИСЛЕНИЕ И УПЛАТУ НДФЛ И ЕСН

НАЛОГ НА ДОХОДЫ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ

До недавнего времени при налогообложении сумм компенсационных выплат, превышающих нормы, установленные главой 25 НК РФ, налоговые органы руководствовались письмом МНС Российской Федерации от 17 февраля 2004 года №04-2-06/127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками». Их основное требование заключалось в том, что суммы суточных, выплаченные сверх нормы, установленной законодательством, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц. И нужно сказать, что «налоговики» долгое время пользовались положениями указанного письма весьма успешно, привязывая нормирование по НДФЛ к нормам суточных, установленных:

• Постановлением №93;
• Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 года №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (далее Постановление №729);

Согласно указанным Постановлениям нормы суточных за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации составляют 100 рублей.

Однако, Постановление №93, в котором сказано, что суточные для коммерческих организаций составляют 100 рублей в день, применяется только при расчете налога на прибыль. А Постановлением №729 для бюджетных учреждений установлен размер суточных, которые возмещает бюджет. При этом за счет экономии средств, бюджетные учреждения могут выплачивать командированным работникам больше 100 рублей. Специальных норм командировочных расходов, применяемых в целях расчета налога на доходы физических лиц, не существует. Поэтому, применение норм, установленных указанными Постановлениями в отношении НДФЛ, довольно часто становилось предметом спора между фискальными органами и налогоплательщиками.

Окончательную точку в этих спорах установил Высший Арбитражный Суд (далее ВАС) Российской Федерации, который своим решением от 26 января 2005 года №16141/04 «О признании недействующим письма МНС РФ от 17 февраля 2004 года №04-2-06/127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками» признал недействующим письмо МНС Российской Федерации от 17 февраля 2004 года №04-2-06/127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками». В связи с чем, Федеральная налоговая служба (далее ФНС) Российской Федерации ничего не оставалось, как отменить этот документ. Об этом налоговики сообщили в письме ФНС Российской Федерации от 11 апреля 2005 года №ГИ-6-04/281@ «Об отзыве письма МНС РФ от 17.02.2004 №04-2-06/127».

Вроде бы все хорошо и налогоплательщики, уповая на Решение ВАС, не должны исчислять НДФЛ с суточных, выплачиваемых выше установленных норм.

Однако на пользу ли это решение налогоплательщикам и налоговым агентам? Как следует из решения ВАС Российской Федерации норм в целях применения пункта 3 статьи 217 НК РФ не установлено. ТК РФ лишь предоставляет работодателю право устанавливать размер возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, а не наделяет его правом определения нормативного размера таких расходов, не учитываемого для целей налогообложения.

А раз нормы не установлены, то существует риск признания налоговыми органами, что вся сумма суточных и целевых расходов по найму жилого помещения не подтвержденных документально, подлежит обложению налогом на доходы физических лиц.

По мнению авторов, налоговые органы обязательно воспользуются этим аргументом, тем более что Минфин Российской Федерации в Письме от 21 марта 2005 года №03-05-01-04/62 предостерег от поспешного решения организацию в ответе на частный вопрос – «можно ли руководствоваться Решением суда и не платить налог на доходы физических лиц, а также единый социальный налог с суточных, предусмотренных коллективным договором организации?».

Мы рекомендуем налоговым агентам внести изменения в коллективные договора или при направлении сотрудников в командировку издавать приказы (распоряжения), в которых предусмотреть сумму суточных и сумму оплаты за проживание, если работник не предоставит оправдательные документы. Все организации, независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности, при установлении сумм суточных обязаны исходить из того, что такие выплаты, для их квалификации в качестве суточных в соответствии с действующим законодательством (статья 168 ТК РФ), должны в любом случае иметь характер компенсационных, то есть направленных на возмещение работнику дополнительных расходов, связанных с выполнением поручения работодателя вне места постоянного жительства.

Вам эти документы должны помочь при рассмотрении споров в суде. Кроме того, следует воспользоваться и аргументами ВАС Российской Федерации, изложенными в решении от 26 января 2005 года №16141/04 «О признании недействующим письма МНС РФ ОТ 17 февраля 2004 года №04-2-06/127 «О налогообложении компенсационных выплат по возмещению расходов, связанных со служебными командировками».

Высший арбитражный суд признал убедительными доводы о том, что в соответствии со статьей 209 НК РФ объектом обложения налогом на доходы физических лиц признается доход, полученный налогоплательщиком. Согласно статье 41 НК РФ доходом налогоплательщика может быть признана только его экономическая выгода в денежной или натуральной форме.

Между тем в соответствии со статьей 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника исключительно по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При определении экономической выгоды работника должны учитываться характер расходов и лицо, в интересах которого производятся расходы. При служебной командировке работник направляется в поездку по инициативе работодателя и в его интересах, поэтому и расходы на оплату суточных осуществляются именно в интересах работодателя, а не работника. Суточные же представляют собой компенсационную выплату по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы.

Следовательно, взимание с работника дополнительных денежных средств в виде налога на доходы физических лиц в связи с получением работником средств, необходимых для выполнения служебного поручения, - неправомерно.

Экономическая выгода у работника может возникнуть только тогда, когда в качестве исключения из установленных правил ему выплачивается сумма в больших размерах, чем предусмотрено организацией в коллективном договоре или локальном нормативном акте. При этом баланс интересов бюджета, работодателя и работника достигается тем, что при выплате суммы в размере, большем, чем прямо установлено в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ Правительством Российской Федерации, работодатель не может уменьшить на эту сумму свою налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в отличие, например, от расходов на оплату труда.

Равный порядок налогообложения заключается в том, что при получении доходов, отвечающих критериям облагаемых доходов, они подлежат налогообложению у всех налогоплательщиков, за исключением случаев, предусмотренных законом, а при получении выплат, отвечающих критерию доходов, не подлежащих налогообложению, такие выплаты налогообложению не подлежат.

Согласно статье 217 НК РФ для всех налогоплательщиков установлен единый, равный порядок признания суточных в составе доходов, не подлежащих налогообложению.

В соответствии с данным порядком любой налогоплательщик, получающий выплаты, которые по своему характеру являются суточными, то есть компенсационными выплатами, направленными на возмещение работнику дополнительных расходов, связанных с выполнением поручения работодателя вне места постоянного жительства, выплачены в пределах размеров, установленных в соответствии с действующим законодательством, не обязан уплачивать с указанных выплат налог на доходы физических лиц.

При этом действующее законодательство не исходит из того, что законно установленные нормы суточных должны быть по размеру одинаковыми для работников различных организаций. Размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации, то есть действующее законодательство не обязывает работодателя возмещать расходы, связанные с выполнением его поручения вне места постоянного жительства работника, в полном объеме.

Исходя из вышеизложенного, можно сказать, что в настоящее время нормирование суточных и норм полевого довольствия в целях налогообложения прибыли, не влияет непосредственным образом на исчисление и уплату НДФЛ. Пункт 3 статьи 217 НК РФ предусматривает освобождение налогоплательщика от уплаты налога с сумм компенсационных выплат, в пределах норм, установленных законодательством, но эти нормы должны быть установлены именно для НДФЛ.

ЕДИНЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ НАЛОГ

Не подлежат обложению ЕСН в соответствии с подпунктом 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ все виды законодательно установленных.

«компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (в том числе переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов)».

Пунктом 3 статьи 236 НК РФ предусматривается, что организации, производящие физическим лицам:

«выплаты и вознаграждения (вне зависимости от формы, в которой они производятся) не признаются объектом налогообложения, если у налогоплательщиков-организаций такие выплаты не отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде».

А так как для целей налогообложения прибыли налогоплательщик вправе учесть только суточные (полевое довольствие) в пределах норм, то сверхнормативные суммы, налогоплательщик не учитывает при определении налоговой базы по налогу на прибыль (пункт 38 статьи 270 НК РФ).

Таким образом, нормирование суточных и полевого довольствия в целях налогообложения прибыли напрямую ведет к нормированию ЕСН при исчислении последнего с сумм суточных и полевого довольствия.

Таким образом, суточные и полевое довольствие в пределах норм, установленных главой 25 НК РФ не подлежат обложению ЕСН (подпункт 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ), на них не начисляются взносы на обязательное пенсионное страхование (пункт 10 Закона №167-ФЗ) и взносы на обязательное страхования от несчастных случаев на производстве (пункт 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации, утвержденного Постановление Правительства Российской Федерации от 7 июля 1999 года №765).

• госпошлину при оформлении загранпаспорта или визы;
• консульские и аэродромные сборы;
• сборы за въезд или перевозку автомобиля;
• оплата медицинского страхования;
• прочие необходимые платежи.

Как правильно отразить порядок командировок

Процедура и суммы возврата командировочных расходов регламентируются нормативными актами фирмы (ст. 168 ТК РФ). Работодатель указывает здесь точную сумму выплат, правила исчисления и подтверждение командировочных расходов, обосновывающие документы, перечисляются затраты, подлежащих возмещению.

Важно отметить, что не все подряд затраты обоснованы. Следовательно, в список командировочных затрат лучше не вписывать:

• оплата сервиса в барах и ресторанах;
• платежи за услуги зала официальных лиц и делегаций в аэропортах;
• затраты на пользование услуг сторонних организаций.

Так подобные расходы не снижают сумму доходов при расчете налоговой базы налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Какие документы нужны для подтверждения командировочных расходов

После приезда из командировки специалист обязан за три рабочих дня сдать авансовый отчет по стандартной форме, указав здесь затраты за период отъезда, и документы для оплаты командировочных расходов.

В зависимости от вида затрат на служебную поездку сотрудник предоставляет документальное доказательство. Как подтвердить расходы на проезд в командировку:

1. При выезде на транспорте общего пользования (самолет, поезд), на автобусе, троллейбусе, легковом либо грузовом автомобиле, речном и морском судне предоставляется билет; багажная квитанция при сдаче вещей, посадочный талон, купон или распечатка электронного билета;

1. Служебную поездку на собственном или служебном автомобиле подтвердит путевой лист, маршрутный лист (при не указании в путевом листе места следования), кассовые документы (чек, счет, квитанция, служебная записка;

1. При проезде на такси сдается кассовый чек, квитанция, заказ-наряд;

1. При поездке на транспорте организации, которая оказывает услуги по договору: договор об оказании транспортных услуг, акт приема передачи, счет- фактура и платежное поручение.

При покупке электронного билета на железнодорожный транспорт сотрудник предъявляет для отчета контрольный купон, а электронного билета на самолет - маршрутную квитанцию авиабилета и посадочный талон. Оплата покупки билета банковской картой не требует подтверждения выпиской банка.

Документы, подтверждающие командировочные расходы по аренде жилья подразделяются от сдачи в аренду номера в гостинице или квартиры. Так аренду гостиницы специалист подтвердит, приложив к отчету квитанцию, чек, счет, талон либо договор об оказании услуг по аренде номера. Важно, чтоб в документе были указаны данные арендодателя, работника, сроках и цене сдачи.

В случае, пребывания в период отъезда на съемном жилье, работник предоставляет договор найма либо аренды квартиры, доказав оплату распиской арендодателя.

Какие документы необходимы для подтверждения командировочных затрат за ежедневное проживание

Суточные затраты – это персональные расходы работника (например, питание). Но когда командировка один день, то суточные не начисляются. Суммы к уплате суточных при служебной поездке по России - 700 рублей, при зарубежной – 2500 рублей (п.3ст.217 НК РФ). Если потрачена сумма больше лимита, то разница облагается НДФЛ.

Каким документом подтвердить командировочные расходы на прочие нужды сотрудника. Подтверждением иных затрат в командировке послужат чеки, квитанции или счета об уплате телефона, интернета, банковских, курьерских или почтовых услуг.

Зарубежная командировка: документы для оформления авансового отчета. Подобные поездки подтверждаются теми же платежными документами, что и по России. Так как для заграничной командировки требуется заграничный паспорт, то при его оформлении сотрудником, работодатель возмещает оплату госпошлины. Также расходы в поездке за рубеж подтверждают выписки банка по конвертации валюты. При оплате затрат по обмену бухгалтерия фирмы учитывает курс валюты на момент снятия наличных.

Как отразить командировочные расходы без подтверждающих документов

При отсутствии документальных доказательств бухгалтерия не зачислит командировочные к общим расходам для исчисления налога на прибыль. Но установить период командировки, можно приложив счет гостиницы, с указанием количества дней пребывания. Либо сотрудником составляется служебка для подтверждения командировки при утере билета.

Подводя итоги, важно отметить, что документы, подтверждающие командировочные расходы и правила их оформления указаны в нормативной документации фирмы. В период трех рабочих дней по приезду работник сдает подтверждающие документы для авансового отчета по командировке, помимо суточных. Все доказанные затраты подлежат возмещению за счет средств организации.

Как и ранее, в настоящем году работодатель при возмещении работнику понесенных им командировочных расходов обязан выплачивать ему суточные (дополнительные расходы, связанные с нахождением вне места постоянного проживания). Никаких новых правил в отношении суточных при командировках в 2016 году не введено.

Суточные как часть командировочных расходов

Ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ определяет круг расходов командированного работника, подлежащих возмещению работодателем. Он включает в себя:

• затраты на проезд к месту командировки и обратно;
• оплату найма жилого помещения (гостиницы, частного жилья и др.);
• собственно суточные — дополнительные траты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
• прочие расходы, понесенные работником с разрешения или ведома работодателя.

То есть суточные - это часть командировочных расходов, имеющая свои особенности.

Состав командировочных расходов в скором будущем может быть изменен. Правительство планирует исключить из него суточные при командировках внутри Российской Федерации, оставив их лишь для зарубежных командировок.

Что входит в суточные командировочные расходы

Закон не регламентирует, на что могут быть потрачены суточные работником.

Исходя из п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, суточные выплачиваются работнику для того, чтобы компенсировать ему неудобства от нахождения вне своего места жительства. В основном подразумеваются расходы на питание в командировке, понесенные работником. Но это могут быть и другие траты, которые работник по своему усмотрению посчитает необходимыми для создания комфортного пребывания вне дома.

За этот вид командировочных расходов работник не должен отчитываться. Значит, собирать и предъявлять работодателю чеки из предприятий общепита и т.п. не требуется. А работодатель лишен права контролировать целесообразность этих трат.

Именно поэтому закон не конкретизирует, что именно входит в понятие «суточные в командировке».

Размер суточных при командировках

Для коммерческих организаций сумма суточных законом не установлена. Порядок оплаты командировочных расходов, включая суточные и их размер, должен определяться коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 167 ТК РФ). Обычно это положение о командировках или одноименный приказ.

Однако в налоговом законодательстве (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ) определен максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ: 700 руб. при командировках по России, 2500 руб. при загранкомандировках. При превышении этих сумм работодатель обязан удержать НДФЛ с работника.

По этой причине многие организации в своих локальных положениях о командировках устанавливают в качестве суточных именно эти суммы, хотя отступление от них в любую сторону нарушением закона не будет.

Размер суточных при командировках в 2016 году не изменился в сравнении с прошлыми периодами.

Выплата суточных расходов при командировке

Законодательство не определяет точные сроки выплаты аванса при командировке. Условие одно — этот аванс должен быть выплачен до начала командировки.

Необходимо знать, что работник имеет право отказаться от командировки из-за невыплаты аванса; этот отказ не будет считаться нарушением трудовой дисциплины.

Желательно прописать порядок и сроки выплаты суточных при командировках (а также в целом командировочных расходов) в локальном положении о командировках.

Выплата этих сумм работнику может производиться как наличными деньгами в кассе организации, так и путем перечисления денежных средств на банковскую зарплатную карту работника. Указание об этом также нужно закрепить в положении о командировках организации.

Таким образом, выплата суточных при командировках в 2016 году особенностями не отличается.