Учет на забалансовых счетах. Счета бухгалтерского учета бюджетных учреждений Учет финансовых вложений

Практически у любого бюджетного учреждения имеются активы, имущество или ценности, которыми заведение пользуется или которые хранит. При этом они не принадлежат ему и не закреплены в его оперативном управлении. Чтобы проводить операции с такими ценностями, необходимо открыть специальные счета, которые называются забалансовыми. Кроме того, такие счета нужны, чтобы отслеживать бланки строгой отчетности, обязательства по которым еще не исполнены.

Какие забалансовые счета существуют в бюджетных организациях

Настольными книгами любого бухгалтера в бюджетном учреждении являются план счетов бухучета и инструкция по его применению №174н. Документы утвердил Минфин приказом от 16 декабря 2010 года. Именно в этой инструкции закреплен перечень забалансовых счетов, предусмотренных в бюджетных организациях. Список состоит из 31 пункта: 27 основных (с 1 по 27) и четыре дополнительных (30, 31, 40 и 42). Этим бухучет в бюджетных организациях отличается от учета в коммерческих компаниях, для которых предусмотрено всего 11 забалансовых счетов.

Итак, каковы забалансовые счета у бюджетников?

Счет 01. Имущество, полученное в пользование

На нем учитываются недвижимость и другое имущество, которое получено в безвозмездное пользование. Здесь же отражаются транспортные средства в возмездном пользовании (кроме аренды), находящиеся на балансе лизингополучателя. Факт передачи имущества от собственника пользователю закрепляется в акте приема-передачи. В нем же прописывается стоимость объекта, по которой он будет проходить по забалансовому счету 01.

Интересный факт! На забалансовых счетах 01 учитываются экспонаты и коллекции музейного фонда РФ, которые хранятся в государственных и муниципальных музеях.

Счет 02. Матценности, принятые на хранение

На этом счету учитывается целый ряд активов:

• предметы, отправленные на переработку;
• бесхозные вещи;
• списанная в утиль техника;
• имущество, изъятое в качестве компенсации вреда;
• товары, задержанные на таможне;

Имущество принимается на хранение с составлением первичного документа, в котором передающая сторона указывает его стоимость. Если ценности принимаются в одностороннем порядке, указывается условная цена в один рубль.

Счет 03. Бланки строгой отчетности

К таким бланкам относятся:

• т и вкладыши в них;
• шаблоны аттестатов и дипломов;
• свидетельства и сертификаты;
• больничные листы;
• незаполненные квитанции;

Прием, хранение, выбытие, списание этих бланков учитывается на забалансовом счете 03.

Счет 04. Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов

Задолженности учитываются на забалансовом счете после того как специальная комиссия принимает решение об их списании с основного балансового учета. Задолженность будет учитываться, пока имущественное положение должника не изменится и он не погасит долг, либо пока задолженность не будет исполнена или прекращена иным образом, не противоречащим закону.

Счет 05. Матценности, оплаченные по централизованному снабжению

Таким счетом могут пользоваться учреждения-грузополучатели, которые отгружают матценности, а затем передают их заказчикам. На забалансовом счете грузы отражаются по закупочной цене, а затем списываются по ней же.

Счет 06. Задолженность студентов и учащихся за невозвращенные матценности

Объем долга учитывается как сумма расходов на восстановление старого или покупку нового имущества. Цифры отражаются в карточках по каждому студенту, видам поступлений и ценностей.

Счет 07. Награды, ценные подарки, сувениры

Награды, призы, кубки и знамена ставятся на учет по условной цене в один рубль. Ценные подарки, сувениры и другие предметы, купленные для вознаграждения, отражаются по той стоимости, по которой их покупали.

Счет 08. Неоплаченные путевки

Неоплаченные путевки принимаются на забалансовый счет после истечения срока их хранения в кассе. Они ставятся на учет либо по номиналу, указанному на путевке, либо по условной оценке в один рубль, если номинал отсутствует.

Счет 09. Запчасти к транспортным средствам

Запчасти начинают учитываться на забалансовом счете, после того как с их помощью отремонтируют транспортное средство. В этот момент они списываются с баланса и в течение всего эксплуатационного срока учитываются на забалансовом счете 09.

Счет 10. Обеспечение исполнения обязательств

На этом счете учитывается имущество, полученное учреждением в рамках обеспечительных мер:

• залог;
• поручительство;
• банковская гарантия;

Стоимость такого имущества записывается как сумма тех обязательств, которые оно обеспечивает. По этой же стоимости оно выбывает с забалансового учета.

Счет 11. Государственные и муниципальные гарантии

На этом счете отражаются все виды и суммы гарантий, данных и полученных по тем или иным гражданско-правовым обязательствам. Записи о прибытии и выбытии производятся по тем суммам обязательств, на которые получены гарантии.

Счет 12. Специальное оборудование для выполнения научных исследований по договорам с заказчиками

Этот счет необходим учреждениям, которые выполняют научно-исследовательскую работу по специальным заказам. На забалансовом счете 12 учитывается оборудование, необходимое для такой работы. Оно прибывает и убывает по стоимости, указанной заказчиком в соответствующем договоре.

Счет 13. Экспериментальные устройства

На этом счете также учитывается оборудование, которое необходимо для научно-исследовательской работы, но при этом относится к категории экспериментального.

Счет 14. Расчетные документы, ожидающие исполнения

На этом счете учитываются все суммы, на которые выданы расчетные документы.

Счет 15. Расчетные документы, не оплаченные в срок из-за отсутствия денег на балансе бюджетной организации

На этом счете учитываются все суммы задолженностей, которые бюджетное учреждение не смогло погасить вовремя. Долги выбывают с баланса по истечении срока их погашения, но сохраняются на забалансовом учете.

Счет 16. Переплаты по пенсиям и пособиям из-за неверного применения законов и счетных ошибок

Суммы переплаты ставятся на забалансовый учет на основании ревизий или проверок и числятся там до момента их полного погашения или списания.

Счет 17. Поступления денег

Забалансовый счет 17 открывается как приложение к трем расчетным балансовым счетам. Он необходим для аналитического учета поступления денег, возврата излишне полученных доходов, возврата дебиторской задолженности прошлых лет.

Счет 18. Выбытия денег

Счет открывается в дополнение к тем же расчетным балансовым счетам, что и предыдущий. Он необходим для анализа выбытия денег, возвратов излишних расходов и т.д.

Счет 19. Неизвестные поступления в бюджеты прошлых лет

На счете учитываются даты неизвестных зачислений и уточнения их объемов.

Счет 20. Задолженность, не востребованная кредиторами

На этом счете учитывают суммы долгов, не подтвержденные кредиторами по результатам их ревизий. Они остаются на учете в течение срока исковой давности, а затем списываются в счет доходов бюджетной организации.

Счет 21. Основные активы (до трех тысяч рублей), находящиеся в эксплуатации

На этом счете учитываются основные средства предприятия стоимостью до трех тысяч рублей включительно, которые находятся в активном использовании. Исключение – недвижимость и объекты библиотечного фонда. Средства ставятся на учет по условной стоимости в один рубль.

Счет 22. Матценности, полученные по централизованному снабжению

На этом счете такое имущество учитывается до тех пор, пока поставщик не представит все необходимые документы на снабжение.

Счет 23. Периодика для использования руководством и сотрудниками

Здесь учитываются газеты, журналы и прочая периодика, которую бюджетное учреждение покупает для своих нужд. Учет ведется по условной стоимости в один рубль.

Счет 24. Предметы, отданные в доверительное управление

Счет необходим для контроля над активами, в том числе недвижимыми, передаваемыми в доверительное управление.

Счет 25. Предметы, отданные в аренду

Этот счет нужен для анализа активов, передаваемых в аренду. Он помогает обеспечивать их сохранность и правильное использование. На нем учитываются местоположение имущества, его виды, количество, стоимость.

Счет 26. Предметы, отданные в безвозмездное использование

Здесь учитывается любое имущество, которое бюджетное учреждение отдало кому-то в безвозмездное пользование. Запись производится на основании первичного акта, в котором установлена стоимость передаваемого имущества.

Счет 27. Матценности, выданные трудящимся для личного использования

На этом счете учитываются спецодежда, обмундирование и прочее имущество, которое выдается сотрудникам для исполнения их служебных обязанностей.

Еще четыре счета 30, 31, 40 и 42 считаются дополнительными. На них учитываются:

• денежные транзакции, выполненные через третьих лиц;
• акции, имеющие номинальную стоимость;
• активы, находящиеся в ведении управляющих компаний;
• бюджетные инвестиции, находящиеся в реализации.

Также бюджетные учреждения имеют право заводить и другие забалансовые счета, если им необходимо собрать дополнительную информацию или усилить контроль над имуществом и транзакциями.

На забалансовых счетах учреждения учитывают имущество, не соответствующее критериям активов, имущество, поступившее на хранение или переработку, а также бланки строгой отчетности, переходящие награды, призы, кубки. В статье рассмотрим учет на всех счетах.

Инструкция не ограничивает права учреждения применять своих дополнительные счета. Нарушения в учете по забалансовым счетам искажают отчетность, что грозит штрафами.

Общий порядок учета на забалансовых счетах

Перечень стандартных забалансовых счетов утвержден Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н: под номерами от 1 до 27, а также 29, 30, 31, 40 и 42.

Ко всем забалансовым счетам применяется простая схема ведения учета, то есть приход отражается только по дебету, а расход — по кредиту, без корреспонденций.

Данные по забалансовым счетам не обязательно отражать в журналах операций и в Главной книге.

Все материальные ценности, а также иные активы и обязательства, учитываемые на забалансовых счетах, инвентаризируются в порядке и в сроки, установленные для объектов, учитываемых на балансе.

Учет имущества

Имущество учитывают на 14 забалансовых счетах: 01, 02, 05, 06, 07, 09, 12, 13, 21, 22, 24, 25, 26, 27:

• Счет 01 «Имущество, полученное в пользование». На счете учитывают имущество, полученное учреждением в пользование, но это не объекты аренды. Это ценности, которые в соответствии с законодательством РФ не подлежат отражению на балансе учреждения: музейные предметы и музейные коллекции, включенные в состав государственной части Музейного фонда Российской Федерации, неисключительные права пользования на результаты интеллектуальной деятельности, права ограниченного пользования чужими земельными участками. Имущество ставят на учет на основании акта приема-передачи или другого документа, который подтверждает получение имущества и прав на него. Имущество необходимо отражать по стоимости, указанной в акте приема-передачи. Учет ведется в разрезе объектов имущества, собственников (балансодержателей) имущества, а также по инвентарным, серийным, реестровым номерам, указанным в акте приема-передачи или ином документе.
• Счет 02 «Материальные ценности, принимаемые на хранение». Именно здесь теперь нужно учитывать и материальные ценности учреждения, не соответствующие критериям активов, а также имущество, в отношении которого принято решение о списании до момента его демонтажа, утилизации, уничтожения. Материальные ценности, принятые учреждением на хранение, в переработку учитываются на основании первичного документа, который подтверждает их получение: акта приема-передачи, договора и др. Объекты отражаются по стоимости, указанной в первичном документе. Если учреждение оформило акт в одностороннем порядке — по условной оценке: один объект — 1 рубль. Выбытие МЦ с забалансового учета отражается на основании оправдательных документов по стоимости, по которой они были приняты к забалансовому учету.

В карточке количественно-суммового учета объект должен отражаться в разрезе владельцев (заказчиков), по видам, сортам и местам хранения.

• Счет 05 «Материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению». Учет на счете ведут учреждения-заказчики снабжения. Материальные ценности отражают на основании документов, которые подтверждают отгрузку грузополучателю в сумме выплат на их приобретение. Учет ведется в книге учета материальных ценностей по каждому грузополучателю и виду ценностей.
• Счет 06 «Задолженность учащихся и студентов за невозвращенные материальные ценности». Задолженность принимается к учету в размере суммы расходов для восстановления или приобретения аналогичного имущества. Учет ведется в карточке учета средств и расчетов по видам поступлений, каждому учащемуся и виду ценностей.
• Счет 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры». На счет имущество принимается:
  • в условной оценке (один предмет, один рубль) — полученные награды, призы, кубки, знамена;
  • по стоимости приобретения — ценные подарки, сувениры и материальные ценности, приобретаемые для вручения (награждения).

Учет ведется в карточке количественно-суммового учета по материально ответственным лицам, местам хранения и каждому предмету.

• Счет 09 «Запасные части к транспортным средствам». К забалансовому учету запчасти принимаются в момент списания их с баланса для ремонта транспорта, и учитываются в течение периода эксплуатации в составе транспортного средства. Учет ведется в карточке количественно-суммового учета по лицам, которые получили запчасти, по транспортным средствам и по видам запчастей и их количеству.

При выбытии транспортного средства, запасные части, установленные на нем и учитываемые на счете 09, списываются с забалансового учета.

• Счет 12 «Спецоборудование для выполнения НИР по договорам заказчиками». Оборудование учитывается по стоимости, которую указал заказчик в первичных документах на передачу. Учет ведется в карточке количественно-суммового учета в разрезе тем работ, ответственных лиц, мест хранения, по виду оборудования и количеству.
• Счет 13 «Экспериментальные устройства». На учет объекты принимаются по стоимости, которая отнесена на увеличение затрат по НИОКР. Учет ведется в карточке количественно-суммового учета в разрезе ответственных лиц, мест хранения по видам ценностей, их количеству и стоимости.
• Счет 21 «Основные средства в эксплуатации». На счете ведут учет ОС стоимостью до 10 000 руб. включительно. Постановка на учет осуществляется на основании первичного документа при передаче объекта ОС стоимостью до 10 000 руб. в эксплуатацию, исключение составляют объекты недвижимости и библиотечного фонда. Учет ведется по стоимости, которую установили в учетной политике: по условной оценке — 1 руб. за один объект или по балансовой стоимости. Учет ведется в карточке количественно-суммового учета в разрезе объектов ОС и центров материальной ответственности. Со счета объекты списываются только по решению комиссии на основании акта приема-передачи, акта о списании.
• Счет 22 «Материальные ценности, полученные по централизованному снабжению». На учет ставится имущество, которое поступило по централизованному снабжению, до момента получения извещения (ф. 0504805) и копий документов поставщика.
• Счет 24 «Имущество, переданное в доверительное управление».
• Счет 25 «Имущество, переданное в возмездное пользование (аренду)» — для учета объектов операционной аренды, предоставленных прав пользования имуществом, переданным учреждением в возмездное пользование по договору аренды.
• Счет 26 «Имущество, переданное в безвозмездное пользование» — для учета объектов операционной аренды, предоставленных прав пользования имуществом, переданным учреждением в безвозмездное пользование. Общее для этих счетов то, что постановка на учет имущества осуществляется на основании акта приема-передачи по стоимости, указанной в акте. Учет ведется в карточке количественно-суммового учета в разрезе управляющих или пользователей, мест их нахождения, по видам имущества в структуре групп: недвижимое имущество, особо ценное движимое имущество, иное движимое имущество, нефинансовые активы.
• Счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)». К забалансовому учету объекты принимаются по балансовой стоимости на основании первичного документа. Учет ведется в карточке количественно-суммового учета в разрезе пользователей имущества, мест нахождения, по видам имущества, его количеству и стоимости.

Учет бланков строгой отчетности, путевок, периодики

Перечисленные активы учитывают на забалансовых счетах: 03, 08, 23.

• Счет 03 «Бланки строгой отчетности». Перечень БСО и порядок их оценки (по условной оценке — 1 руб. за один бланк или стоимости приобретения) устанавливается в учетной политике. Учет ведется в книге по учету бланков строгой отчетности по каждому виду бланка в разрезе ответственных лиц и мест хранения. Бланки списываются на основании акта приема-передачи или акта о списании в случаях выдачи БСО, передачи другой организации или порчи, хищения, недостачи.
• Счет 08 «Путевки неоплаченные». Путевки принимаются к учету при хранении в кассе по номинальной стоимости, указанной на бланке путевки или в условной оценке при отсутствии номинала. Учет ведется в карточке количественно-суммового учета по ответственным лицам, местам хранения, видам путевок и стоимости.
• Счет 23 «Периодические издания для пользования». Принятие к учету осуществляется по условной оценке. Аналитический учет ведется в карточке количественно-суммового учета в разрезе каждого периодического издания. Списание объектов учета осуществляется по решению комиссии на основании акта.

Учет денег, расчетов и расчетных документов

Деньги, расчеты и расчетные документы учитывают с 14-го по 19-й и на 30-м счетах забалансового учета.

• Счет 14 «Расчетные документы, ожидающие исполнения» и счет 15 «Расчетные документы, не оплаченные в срок из-за отсутствия средств на счете государственного (муниципального) учреждения)». Учет расчетных документов ведется в карточке учета расчетных документов, ожидающих исполнения, в разрезе счетов по каждому документу.
• Счет 16 «Переплаты пенсий и пособий вследствие неправильного применения законодательства о пенсиях и пособиях, счетных ошибок». Учет ведите в Карточке учета средств и расчетов. Постановка на учет осуществляется на основании актов ревизий, проверок и других аналогичных документов. На счете 16 суммы переплаты пособий продолжают числиться до момента их полного погашения или списания. Если погашение или взыскание производится в течение нескольких месяцев, суммы, учтенные за балансом, также могут списываться постепенно.
• Счет 17 «Поступления денежных средств» и счет 18 «Выбытия денежных средств». Счета в обязательном порядке открываются к балансовым счетам: 201.00 «Денежные средства учреждения», 210.03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» и 304.06 «Расчеты с прочими кредиторами» (в части денежных расчетов). Учет ведется в многографной карточке или карточке учета средств и расчетов в разрезе счетов учреждения, по видам выбытий и поступлений (в разрезе КОСГУ). По завершении года остатки по счетам на следующий год не переносятся. Таким образом, счета 17 и 18 должны быть закрыты по состоянию на 31 декабря отчетного года.
• Счет 19 «Невыясненные поступления прошлых лет». Учет ведется по датам зачисления невыясненных поступлений и датам их уточнения.
• Счет 30 «Расчеты по исполнению денежных обязательств через третьих лиц». Аналитический учет по счету ведется в многографной карточке и (или) в карточке учета средств и расчетов в разрезе денежных обязательств по видам выплат средств бюджета или иным видам выплат.

Учет дебиторской и кредиторской задолженности

Для учета дебиторской и кредиторской задолженности на забалансе предусмотрены два счета: счет 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов» и счет 20 «Задолженность, невостребованная кредиторами».

На учете задолженность отражается в момент, когда комиссия по поступлению и выбытию активов примет решение о ее списании с баланса.

Учет задолженности ведется в карточке учета средств и расчетов:

• по видам поступлений и должникам для дебиторской задолженности;
• в разрезе видов выплат и поступлений и по кредиторам для кредиторской задолженности.

Со счета 04 долг списывается по решению комиссии (в случае смерти или ликвидации дебитора), при возобновлении процедуры взыскания задолженности или если на счет поступили деньги в погашение долга.

Учет обеспечения гарантий

Учет обеспечения гарантий осуществляется на счетах 10 и 11.

• Счет 10 «Обеспечение исполнения обязательств». Обеспечения принимаются к учету по первичным документам в сумме обязательства, по которому получено обеспечение. Учет ведется в многографной карточке в разрезе обязательств по видам имущества (обеспечения), его количеству, местам хранения и обязательствам, в обеспечение которых поступило имущество. Обеспечение списывают в случае исполнения обязательств.
• Счет 11 «Государственные муниципальные гарантии». Учет ведется в карточке учета средств и расчетов в разрезе субъектов гражданских прав и обязательств, по которым предоставлены гарантии, по видам и сумме гарантии. Суммы обеспечений списываются со счета, когда исполнены обязательства, в отношении которых предоставлена гарантия.

Учет финансовых вложений

• Счет 31 «Акции по номинальной стоимости». Учет ведет орган с полномочиями акционера или другой уполномоченный орган. На забалансовый учет акции ставятся одновременно с отражением на счете 204.30 «Акции и иные формы участия в капитале». Учет ведется в реестре учета ценных бумаг.
• Счет 40 «Активы в управляющих компаниях». На забалансе учитываются активы, которые числятся на счете 204.51 «Активы в управляющих компаниях». Стоимость имущества корректируется на отчетную дату. Учет ведется по группам и видам нефинансовых, финансовых активов.
• Счет 42 «Бюджетные инвестиции, реализуемые организациями». Принятие к учету происходит по данным о перечислении средств или передаче активов. Списание вложений с забаланса происходит по окончании работ и вводу в эксплуатацию объектов капстроительства. Аналитический учет по счету ведется в разрезе получателей средств.

Дополнительные забалансовые счета

Минфин оставил за бюджетными учреждениями право вводить дополнительные забалансовые счета, необходимые для сбора информации и контроля за имуществом. Для этого достаточно закрепить порядок учета на забалансовых счетах в учетной политике. Но следует учесть, что нумерация дополнительных забалансовых счетов не должна конфликтовать с нумерацией счетов, присваиваемых Минфином. Для этого дополнительным забалансовым счетам лучше всего присваивать трехзначный или буквенный код (например, 100, 101, ТР и т.п.).

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу.

Ведение учета напрямую связано с отражением хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета бюджетных учреждений. В связи с изменения в Инструкцию № 157 н и Инструкцию № 174 н проблемы применения забалансовых счетов бюджетного учета является насущным и актуальным вопросом. Рассмотрим основные ошибки и нарушения, допускаемые при отражении на забалансовых счетах бухгалтерского учета бюджетных учреждений.

Основные нарушения при ведении учета на забалансовых счетах.

На забалансовых счетах учреждением учитываются (п.332 Инструкции № 157 н):

• - ценности, находящиеся у учреждения, но не закрепленные за ним на праве оперативного управления;
• - материальные ценности, учет которых согласно Инструкции № 157 н предусмотрен вне балансовых счетов
• - обязательства, ожидающие исполнения, а также дополнительные аналитические данные об иных объектах учета и проведенных с ними операциях, необходимые для раскрытия сведений о деятельности учреждения в формируемой им отчетности.

При проведении аудита и внутреннего контроля бюджетного учета на забалансовых счетах практически в каждом учреждении встречаются нижеприведенные нарушения, на которые бухгалтерам необходимо обратить особо пристальное внимание. И так, рассмотрим эти нарушения:

• На забалансовых счетах 01 "Имущество, полученное в пользование" и 25 "Имущество, переданное в возмездное пользование (аренду)" не отражается стоимость переданного или полученного в аренду имущества. Имущество, переданное бюджетным учреждением по договору аренды, продолжает числиться на балансе у бюджетного учреждения, поскольку право оперативного управления к арендатору не переходит, однако по стоимости указанной в первичном документе и на основании акта приема-передачи бюджетное учреждение обязано отразить данное имущество на забалансовом счете 25 (в целях сохранности и учета сданного в аренду имущества). Для учета объектов движимого и недвижимого имущества, полученного бюджетными учреждениями в аренду, предназначен счет 01 "Имущество, полученное в пользование" (пп. 333, 334 Инструкции № 157н).
• В бюджетных учреждениях не осуществляется бухгалтерский учет бланков строгой отчетности. Встречается следующая корреспонденция счетов бюджетного учета в 2015 г. по дебету счета 0.401.20.226 и кредиту счета 0.302.26.660, без отражения на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности". Также довольно часто бланки строгой отчетности учитываются в составе прочих материальных запасов на счете 0.105.36.00, что также является нарушением учета. Рассмотрим верную корреспонденцию счетов бюджетного учета 2015 г. для отражения бланков строгой отчетности на следующем примере:
  Бюджетным образовательным учреждением заключен договор с поставщиком на приобретение 40 бланков аттестатов на сумму 600,00 руб. В конце учебного года аттестаты были вручены учащимся, успешно освоившим образовательную программу.
• При списании с балансового учета дебиторской (кредиторской) задолженности, признанной нереальной к взысканию, данная задолженность не отражается и не учитывается на забалансовых счетах 04 "Задолженность неплатежеспособных дебиторов", и счете 20 "Задолженность, не востребованная кредиторами".
• В нарушении п. 349 Инструкции № 157 н в учетной политики учреждения не прописывается перечень материальных ценностей, выданных взамен изношенных на транспортные средства. Также в учете происходит списание запасных частей к транспортным средствам со счетов бюджетного учета без отражения и учета на забалансовом счете 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных".
• В силу широкого применения бюджетными учреждениями 44-фз о закупках, на забалансовом счете 10 «Обеспечение исполнения обязательств» не учитывается банковская гарантия, поступившая в качестве обеспечения заявки (исполнения контракта).
• На забалансовом счете 21 "Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации", в нарушение п. 373 Инструкции № 157 н, учитываются основные средства стоимостью свыше 3000,00 руб.
• Не проводится инвентаризация имущества и обязательств на забалансовых счетах бюджетного учета (в нарушение п. 332 Инструкции № 157н).
• На забалансовых счетах отражаются операции без подтверждающих первичных документов.

Рассмотренные типичные нарушения учета на забалансовых счетах бюджетного учреждения в данной статье, на первый взгляд считаются простыми, однако, проанализировав акты проверяющих, данные нарушения встречаются практически в каждом акте проверки. Бухгалтерским службам, необходимо контролировать не только порядок отражения операций на счетах бухгалтерского учета, но и порядок и правильность отражения на забалансовых счетах бюджетного учета.

Ирина Баринова
Методолог отдела контроля качества услуг и методологии

В учреждениях имеются определенные категории имущества и обязательств, для отражения которых не предусмотрены балансовые счета. В этом случае нужная информация может накапливаться на забалансовых счетах. Об особенностях такого учета в организациях госсектора мы рассказываем в этой статье.

Забалансовые счета бухгалтерского учета учреждений

Учет арендованного имущества на забалансовом счете

Отражение объектов операционной и неоперационной аренды в бухгалтерском учете арендатора и арендодателя подробно расписано в главе V федерального стандарта «Аренда». Однако, про забалансовый учет там ничего нет, поэтому нужно руководствоваться п.381-384 Инструкции 157н. Показывать за балансом следует только имущество, переданное как по договору операционной аренды, так и неоперационной аренды:

• на счете 25 – отданное в возмездное пользование в части переданных прав пользования;
• на счете 26 – отданное на льготных условиях или безвозмездно, но без закрепления права оперативного управления.

У арендодателя переданные по договору объекты остаются на балансе и дополнительно появляются на забалансовых счетах. Делается это для того, чтобы оперативно получать информацию о том, какое имущество, числящееся на счетах 0 101 хх 000 или 0 103 хх 000 передано в аренду, и отразить эти данные в бухгалтерской отчетности.

Принятие на забалансовый отчет осуществляется на основании Акта приема-передачи ф.0504101 (приказ Минфина 52н) по указанной в этом документе цене. Учет по сч.25 и 26 ведется в карточке количественно-суммового учета ф.0504041 в разрезе:

• видов имущества;
• пользователей;
• мест нахождения.

Списание объекта в уменьшение счетов 25 и 26 из-за прекращения действия договора производится по той же стоимости.

Учет спецодежды на забалансовом счете

На основании Инструкции 157н специальная одежда и обувь, а также средства индивидуальной защиты (СИЗ) учитываются на счете 0 105 35 000 «Мягкий инвентарь». В момент выдачи указанного имущества работникам по ведомости выдачи МЦ на нужды учреждения ф.0504210 выполняется списание с баланса. Для того, чтобы контролировать использование сотрудниками спецодежды, спецобуви и СИЗ, все полученные ТМЦ приходуются на забалансовый счет 27.

Типовые отраслевые нормы выдачи спецодежды

Учет на сч.27 ведется на основании п.385-386 Инструкции 157н. На каждого сотрудника заводится карточка количественно-суммового учета ф.0504041. По истечении нормативного срока носки отдельных предметов или из-за порчи либо фактического износа, спецодежда списывается с забаланса на основании акта ф.0504143. Приход (увеличение) сч.27 и расход (уменьшение) сч.27 осуществляется по балансовой стоимости МЗ. На счете 27 можно учитывать форменную одежду и другие МЗ, выдаваемые в личное пользование работникам.

Забалансовый счет 21 в бюджетном учете

В главе VI федерального стандарта «Основные средства» содержится положение о том, что ОС стоимостью до 10000 руб. включительно, исключая недвижимое имущество и библиотечные фонды, списываются с балансового учета с одновременным отражением на забалансе. Учет таких ОС ведется на забалансовом счете 21 (п.373-374 Инструкции 157н).

Стоимость, по которой основные средства будут приниматься к забалансовому учету, может быть определена в сумме:

• 1 руб. за один объект;
• балансовой стоимости ОС, сформированной при постановке на балансовый учет.

Выбранный способ оценки нужно отразить в Учетной политике.

Перемещение объектов, отраженных на счете 21, производится на основании требования-накладной ф.0504204 путем изменения аналитических показателей: МОЛ и подразделения. Выбытие ОС по различным причинам: порча, хищение, принятие решения о списании комиссией по поступлению и выбытию НФА – выполняется на основании актов ф.0504143 (для производственно-хозяйственного инвентаря) и (для прочих ОС).

Если ОС стоимостью до 10000 руб. передается в аренду, следует изменить показатель МОЛ и одновременно со сч.21 учитывать это основное средство на:

• сч.25, если заключен договор возмездного пользования;
• сч.26, если имущество передано на льготных условиях или безвозмездно.

Аналитический учет ведется в карточке ф.0504041 .

Как учитывать материальные ценности на хранении

К МЦ, находящимся в учреждении на хранении, учитываемым на забалансовом счете 02, относятся:

• принятые на хранение или в переработку;
• полученные на время, до даты обращения в госсобственность или до даты передачи органу, осуществляющему полномочия собственника;
• изъятые в возмещение ущерба;
• изъятые таможенными органами без размещения на складах временного хранения;
• включенные в акт на списание комиссией по поступлению и выбытию НФА до момента демонтажа или утилизации.

Учет производится на основании п.335-336 Инструкции 157н. Если МЦ ставятся на забалансовый учет (увеличение сч.02) на основании приходных документов, стоимость берется из них. Если же учреждение получает имущество без сопроводительных бумаг и составляет акт приемки в одностороннем порядке, устанавливается условная цена: один объект – один рубль. Выбытие (уменьшение сч.02) производится по той стоимости, по которой МЦ принимались на учет.

Иногда на балансе числятся матзапасы, которые для учреждения уже не представляют ценности или использовать по назначению не получится. Что с ними делать: оставить на балансе, перевести на забалансовый счет или вообще списать с учета? Минфин разъяснений по данному поводу не выпускал. Но мы разобрались в этом вопросе и предлагаем вам алгоритм действий.

Где отразить безнадежную дебиторскую задолженность

На счете 04 «Сомнительная задолженность» в учреждении учитывается дебиторская задолженность, в отношении которой комиссией по непроизводительным расходам принято решение о признании безнадежной и подлежащей списанию с баланса. Сумма будет отражаться на счете до:

• истечения срока возможного возобновления процедуры взыскания на основании российского законодательства;
• поступления платежей в счет погашения задолженности.

При возобновлении процедуры или поступлении средств сомнительная задолженность списывается со счета 04, восстанавливается на баланс и там выполняются все операции по расчетам. Списание не погашенной дебиторской задолженности с забаланса производится на основании акта комиссии по непроизводительным расходам. Если с баланса списаны долги умершего или ликвидированного дебитора, на счет 04 эту сумму ставить не нужно.

Как списать сомнительную и безнадежную дебиторскую задолженность Контролируйте расчеты с контрагентами и бюджетом. Вам задолжали – примите меры, чтобы успеть взыскать долг. Если не успели, спишите задолженность в бухучете и признайте для налогов. В рекомендации расскажем, когда возникает сомнительная задолженность, а когда – безнадежная. Узнаете, как оформить списание и отразить в бухучете и налогах.

Как учитывать другие активы за балансом

На забалансовых счетах в госучреждениях учитываются следующие виды активов (кроме тех, о которых говорилось ранее):

1. НФА, полученные в пользование от балансодержателей за исключением арендованных (сч.01). Это могут быть неисключительные права пользования результатами интеллектуальной деятельности, права ограниченного пользования земельными участками и т.д. С 2018 года сюда нужно относить ОС, по которым сформированы капвложения, но нет договора оперативного управления. Списываются НФА в уменьшение сч.01 при возврате собственнику или при постановке на балансовый учет.
2. Бланки строгой отчетности (сч.03). Перечень применяемых в учреждении БСО утверждается в учетной политике, учет ведется по условной стоимости (1 бланк – 1 рубль) в разрезе мест хранения, МОЛ и видов бланков. Списание выполняется на основании оправдательных документов.
3. Запасные части, установленные на транспортные средства взамен пришедших в негодность (сч.09). Можно учитывать не все комплектующие, а только утвержденные в Учетной политике (шины, аккумуляторы, и т.д.). Отражать запчасти на счете следует в течение всего периода эксплуатации: до замены или до момента списания ТС.
4. Имущество, полученное в качестве залога, банковские гарантии, поручительства и иные виды обеспечения исполнения обязательств (сч.10). Принятие к учету производится в сумме обязательства, под которое выдано обеспечение. Списание (уменьшение сч.10) осуществляется после исполнения обязательства.
5. МЦ, поступившие в рамках централизованного снабжения, до момента получения извещения ф.0504805. Отражаются в учете по стоимости, указанной в сопроводительных документах (товарная накладная, счет-фактура и т.д.). Использовать полученные МЦ до отражения на балансе можно только на основании письменного разрешения вышестоящей организации.
6. Субсидии на приобретение жилья (сч.29). Учитываются в разрезе решений о выделении субсидий и списываются после того, как сотрудник-получатель отчитается об использовании средств по целевому назначению.

Забалансовый учет является полноправной составной частью бухучета учреждения. Ведение забалансовых счетов и составление отчетности проверяется контролирующими органами, за нарушения полагаются штрафные санкции.

Когда производственный процесс на предприятии предусматривает ряд стадий или изготавливаемая продукция проходит несколько цехов, образуются полуфабрикаты. Полуфабрикаты собственного производства – это полуфабрикаты, полученные в производственных цехах или на отдельных переделах, еще не прошедшие всех установленных технологическим процессом стадий производства и подлежащие в силу этого доработке в последующих производственных единицах (цехах или переделах предприятия) или укомплектованию в изделия (Приказ Минсельхоза от 13.06.2001 № 654). Примерами полуфабрикатов собственного производства могут быть:

• чугун передельный в черной металлургии;
• сырая резина и клей в резиновой промышленности;
• пряжа и суровье в текстильной промышленности;
• виноматериалы и сокоматериалы в виноделии и при производстве соков.

Организация может не вести обособленный учет полуфабрикатов собственного производства. В этом случае они отражаются в составе незавершенного производства на счете 20 «Основное производство» (). В иных случаях для учета полуфабрикатов Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению предусмотрено использование активного счета 21 «Полуфабрикаты собственного производства» (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н).

Учет на счете 21

Расходы, связанные с изготовлением полуфабрикатов, обычно отражаются по фактической себестоимости так:

Дебет счета 21 – Кредит счета 20

Стоимость полуфабрикатов, переданных в дальнейшую переработку, отражается следующим образом:

Дебет счета 20 – Кредит счета 21

Конечно, полуфабрикаты могут быть переданы и на иные нужды. К примеру, на общепроизводственные или общехозяйственные цели. Так, если полуфабрикаты списаны в качестве косвенных общецеховых расходов или использованы для ремонта здания заводоуправления, это будет отражено так:

Дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» - Кредит счета 21

В том случае, когда полуфабрикаты собственного производства продаются на сторону, в учете отражается стандартные , которые предусматривают, в первую очередь, отражение выручки от продажи, а также списание себестоимости проданных полуфабрикатов:

Дебет счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» - Кредит счета 90 «Продажи»

Дебет счета 90 – Кредит счета 21

Аналитический учет на счете 21 ведется по отдельным наименованиям полуфабрикатов (видам, сортам, размерам и т.д.) и местам их хранения (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н).

В бухгалтерском балансе дебетовое сальдо счета 21, как и стоимость НЗП, включается в показатель строки 1210 «Запасы» (