Учет материальных запасов в бюджетных организациях. Учет тмц в бюджетных организациях

"Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2008, N 6

Деятельность бюджетного учреждения невозможна без использования канцелярских, хозяйственных товаров, запасных частей к оргтехнике и т.д. Поэтому нелишним будет напомнить об особенностях бюджетного учета материальных запасов.

Согласно п. 48 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н (далее - Инструкция N 25н), к материальным запасам относятся:

• предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;
• предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с ОКОФ (Общероссийский классификатор основных средств);
• готовая продукция.

Учет операций по расходу материальных запасов, их выбытию из эксплуатации, перемещению внутри учреждения ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071).

Аналитический учет материальных запасов ведется на карточках количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).

Аналитический учет продуктов питания ведется в Оборотной ведомости по нефинансовым активам (ф. 0504035). Записи в ведомости производятся на основании данных Накопительной ведомости по приходу продуктов питания (ф. 0504037) и Накопительной ведомости по расходу продуктов питания (ф. 0504038).

Операции по перемещению материальных запасов внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию осуществляются в регистрах аналитического учета материальных запасов на основании:

• Требования-накладной (ф. 0315006);
• Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Списание материалов и продуктов питания производится на основании:

• Меню-требования на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
• Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
• Путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) для списания всех видов топлива;
• Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230);
• Акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143).

Учет поступления материальных запасов

Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости с учетом сумм НДС, предъявленных учреждению поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения (изготовления) в рамках деятельности, приносящей доход, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством РФ).

В фактическую стоимость материальных запасов включаются:

• суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
• суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, вознаграждения посреднической организации, связанные с приобретением материальных ценностей;
• таможенные пошлины и иные платежи;
• суммы, уплачиваемые за заготовку и доставку (транспортные услуги) материальных запасов до места их использования, включая страхование доставки;
• суммы, уплачиваемые за доведение материальных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях (доработка, сортировка, фасовка и улучшение технических характеристик полученных запасов, не связанные с их использованием);
• иные платежи, непосредственно связанные с приобретением материальных запасов.

Фактическая стоимость материальных запасов, полученных учреждением по договору дарения, а также остающихся от выбытия основных средств и другого имущества, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету, а также сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования.

Под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия к бухгалтерскому учету.

Примечание. Основные принципы определения рыночной цены прописаны в ст. 40 НК РФ:

• рыночной ценой товара (работы, услуги) признается цена, сложившаяся при взаимодействии спроса и предложения на рынке идентичных (а при их отсутствии - однородных) товаров (работ, услуг) в сопоставимых экономических (коммерческих) условиях;
• рынком товаров (работ, услуг) признается сфера обращения этих товаров (работ, услуг), определяемая исходя из возможности покупателя (продавца) реально и без значительных дополнительных затрат приобрести (реализовать) товар (работу, услугу) на ближайшей по отношению к покупателю (продавцу) территории РФ или за ее пределами;
• идентичными признаются товары, имеющие одинаковые характерные для них основные признаки. При определении идентичности товаров учитываются, в частности, их физические характеристики, качество и репутация на рынке, а также страна происхождения и производитель. При определении идентичности товаров незначительные различия в их внешнем виде могут не приниматься во внимание.

Материальные запасы, не принадлежащие учреждению, но находящиеся в его пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, учитываются в размере стоимости, предусмотренной в договоре (п. 53 Инструкции N 25н).

Оценка материальных запасов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в валюте РФ путем пересчета суммы в иностранной валюте по курсу Центрального банка, действующему на дату принятия запасов к бухгалтерскому учету (п. 54 Инструкции N 25н).

Фактическая стоимость приобретенных материальных запасов формируется на соответствующих счетах аналитического учета, открываемых к счету 0 105 00 000 "Материальные запасы" в случаях, когда поставщиком является одно юридическое лицо. Например , если закупка материальных запасов производится на основании одного договора, объектом которого являются и покупка, и доставка товаров. В случае если поставщиками материальных запасов и затрат, связанных с их приобретением, является более чем одно юридическое лицо, расходы отражаются на счете 0 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)". Например , при закупке материалов заключены два отдельных договора: на покупку и доставку товара.

Фактическая стоимость материальных запасов при их изготовлении хозяйственным способом и (или) безвозмездном получении формируется на счете 0 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)". При оприходовании таких материальных запасов оформляется запись по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 "Материальные запасы" (0 105 05 340, 0 105 06 340, 0 105 02 340, 0 105 03 340, 0 105 04 340) и кредиту счета 0 106 04 440 "Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)".

Суммы НДС, уплаченные при приобретении материальных запасов, не включаются в их фактическую себестоимость, если они не только оплачиваются за счет средств от предпринимательской деятельности, но и используются при изготовлении продукции, выполнении работ или оказании услуг, которые подлежат налогообложению. В остальных случаях, когда материальные запасы приобретены за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, не подлежащей обложению НДС, суммы данного налога включаются в фактическую стоимость приобретенных материальных запасов.

В состав расходов на приобретение материальных запасов включаются:

• расходы по заготовке и доставке материальных ценностей;
• расходы по содержанию заготовительно-складского подразделения учреждения (если материалы приобретаются за счет средств от предпринимательской деятельности);
• расходы на услуги транспорта по доставке материалов до места их использования, если они не включены в цену материалов, установленную договором.

При приобретении запасов для предпринимательской деятельности за счет заемных средств (по разрешению главного распорядителя) в фактическую стоимость материальных запасов включаются начисленные проценты по заемным средствам, если они привлечены для приобретения этих материальных запасов.

В соответствии с п. 236 Инструкции N 25н материалы, не принадлежащие учреждению, но находящиеся в его пользовании или распоряжении, учитываются на забалансовых счетах в оценке, предусмотренной в договоре, или в оценке, согласованной с собственником этих материалов. Такие материалы подлежат использованию только в целях, определенных собственником. Если материалы передаются учреждению для выполнения работ за счет средств целевого назначения, они учитываются на балансовых счетах бюджетного учета и подлежат использованию в установленных целях. Учреждение должно обеспечить раздельный учет подобных материалов и материалов, используемых в основной деятельности.

В случае если имеются расхождения с данными документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов (ф. 0315004). При этом по дебету соответствующего счета учета материальных запасов отражают стоимость фактически поступивших материалов, разница (если производилась предварительная оплата) относится на счета учета расчетов.

Излишки материальных запасов, выявленные при инвентаризации, приходуются по рыночной стоимости в дебет соответствующих счетов счета 0 105 00 000 "Материальные запасы" и кредит счета 0 401 01 180 "Прочие доходы".

Фактическая стоимость материалов, изготавливаемых собственными силами, формируется на счете 0 106 04 000 "Изготовление материалов, готовой продукции (работ, услуг)". При оприходовании этих материалов счет учета материалов по дебету корреспондируется со счетом 0 106 04 440 "Уменьшение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)".

Материалы, полученные от ликвидации основных средств, оцениваются по рыночной стоимости с учетом их фактического состояния. Например , материалы от разборки основных средств приходуются в качестве запасных частей для ремонта и учитываются по рыночной стоимости. Оприходование этих материальных запасов следует производить на соответствующие счета аналитического учета счета 0 105 00 000 "Материальные запасы" на основании акта о списании объекта основных средств, в котором отражается поступление материальных ценностей от списания основных средств (Письмо Минфина России от 20.06.2007 N 02-14-10а/1535).

Учет выбытия материальных запасов

Материальные запасы списываются по фактической стоимости каждой единицы материалов или по средней фактической стоимости. Оценка по средней фактической стоимости производится по каждой группе (виду) материалов путем деления общей фактической стоимости группы (вида) запасов на их количество, которая складывается соответственно из средней фактической стоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших материальных запасов за текущий месяц (п. 55 Инструкции N 25н). Бюджетному учреждению необходимо выбрать один из этих методов списания и регламентировать его в своей учетной политике.

Списание материальных запасов, израсходованных на нужды учреждения, отражается по дебету счета 0 401 01 272 "Расходование материальных запасов" и кредиту соответствующих счетов счета 0 105 00 000 "Материальные запасы", например списание стоимости израсходованных продуктов питания:

Дебет 0 401 01 272 "Расходование материальных запасов"

Кредит 0 105 02 440 "Уменьшение стоимости продуктов питания".

Аналогично в бюджетном учете списывается недостача материальных запасов в пределах норм естественной убыли. Убыль в размерах, превышающих указанные нормы, а также недостача материальных запасов списываются в дебет счета 0 401 01 172 "Доходы от реализации активов". Одновременно производится запись на сумму по рыночной стоимости к возмещению за счет виновных лиц. При наличии оснований и документально оформленного решения органа, уполномоченного принимать решения о списании, производится списание таких материальных запасов за счет соответствующих источников учреждения. Такой же порядок применяется в отношении горюче-смазочных материалов, которые подлежат списанию на расходы только в пределах установленных норм.

Внутреннее перемещение

Внутреннее перемещение материальных запасов между материально ответственными лицами в учреждении отражается по дебету счета 0 105 00 340 "Материальные запасы" в аналитике соответствующих счетов и кредиту счета 0 105 00 340 "Материальные запасы" в аналитике соответствующих счетов. Отражение в учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения, их передаче в эксплуатацию ведется в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов. При внутреннем перемещении материальных запасов их стоимость не меняется.

Виды материальных запасов

На счете 0 105 01 000 "Медикаменты и перевязочные средства" учитываются бюджетными учреждениями медикаменты, компоненты, эндопротезы, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь, перевязочные средства и др. при их наличии или приобретении. Независимо от отраслевой принадлежности учреждения или структурного подразделения на этом счете учитываются спирт и дорогостоящие медикаменты (п. 61 Инструкции N 25н).

На счете 0 105 02 000 "Продукты питания" учитываются продукты питания, продовольственные пайки, молочные смеси, лечебно-профилактическое питание и т.д. (п. 62 Инструкции N 25н).

Специфика бухгалтерского учета продуктов питания определяется особенностями деятельности соответствующего бюджетного учреждения или структурного подразделения. Как правило, продукты питания передаются со склада (кладовой) в производство на основании Меню-требования на выдачу продуктов питания (ф. 0504202). При этом кредитуется счет 0 105 02 440 "Уменьшение стоимости продуктов питания" и дебетуется счет 0 106 04 340 "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)".

На счете 0 105 03 000 "Горюче-смазочные материалы" учитываются все виды топлива, горюче-смазочных материалов (ГСМ): дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и пр. (п. 63 Инструкции N 25н).

В учреждениях, использующих различные виды ГСМ, должен быть организован их раздельный учет в зависимости от направлений использования (для нужд транспортного обеспечения, обеспечения работы машин и механизмов, отопления и т.п.).

На счете 0 105 04 000 "Строительные материалы" учитываются все виды строительных материалов. Перечень материалов, отнесенных к строительным, приведен в п. 64 Инструкции N 25н:

• силикатные материалы (цемент, песок, гравий, известь, камень, кирпич, черепица), лесные материалы (лес круглый, пиломатериалы, фанера и т.п.), строительный металл (железо, жесть, сталь, цинк листовой и т.п.);
• металлоизделия (гвозди, гайки, болты, скобяные изделия и т.п.), санитарно-технические материалы (краны, муфты, тройники и т.п.), электротехнические материалы (кабель, лампы, патроны, ролики, шнур, провод, предохранители, изоляторы), химико-москательные (краска, олифа, толь и т.п.) и другие аналогичные материалы;
• готовые к установке строительные конструкции и детали (металлические, железобетонные и деревянные конструкции, блоки и сборные части зданий и сооружений, сборные элементы, оборудование для отопительной, вентиляционной, санитарно-технической системы (отопительные котлы, радиаторы и т.п.));
• оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки. К оборудованию, требующему монтажа, относится оборудование, которое может быть введено в действие только после сборки его частей и прикрепления к фундаменту или опорам зданий и сооружений, а также комплекты запасных частей такого оборудования. При этом в состав оборудования включается и контрольно-измерительная аппаратура или другие приборы, предназначенные для монтажа в составе установленного оборудования, а также другие материальные ценности, необходимые для строительства.

Поступление строительных материалов в бюджетных учреждениях отражается аналогично поступлению материалов общего назначения - по дебету счета 0 105 04 340 "Увеличение стоимости строительных материалов" и кредиту счетов учета расчетов и расходов.

При строительстве или реконструкции, осуществляемой хозяйственным способом, израсходованные материалы списываются непосредственно на счета учета капитальных вложений.

Согласно п. 65 Инструкции N 25н на счете 0 105 05 000 "Мягкий инвентарь" учитываются следующие виды мягкого инвентаря:

• белье (рубашки, сорочки, халаты и т.п.);
• постельное белье и принадлежности;
• одежда и обмундирование, включая спецодежду;
• обувь, включая специальную;
• спортивная одежда и обувь;
• прочий мягкий инвентарь.

Предметы мягкого инвентаря при поступлении их в учреждение маркируются материально ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в эксплуатацию производится дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи их со склада. Маркировочные штампы должны храниться у руководителя учреждения или его заместителя.

Мягкий инвентарь выдается в эксплуатацию по Требованию-накладной (ф. 0315006).

Пришедшие в негодность предметы мягкого инвентаря списываются с баланса учреждения с учетом сроков и норм износа по Акту о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143). Списанные предметы мягкого инвентаря после утверждения акта подлежат утилизации и оприходованию ветоши.

В соответствии с п. 66 Инструкции N 25н на счете 0 105 06 000 "Прочие материальные запасы" учитываются материалы, не нашедшие отражения на других счетах, в том числе те, которые учитывались ранее на отдельных субсчетах, например:

• хозяйственные материалы (электрические лампочки, мыло, щетки и др.), используемые для текущих нужд учреждений, канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, ручки, стержни и др.);
• посуда;
• возвратная или обменная тара (бочки, бидоны, ящики, банки стеклянные, бутылки и т.п.), как свободная (порожняя), так и находящаяся с материальными ценностями;
• книжная, иная печатная продукция, в том числе печатная сувенирная продукция, предназначенная для продажи, кроме библиотечного фонда и бланочной продукции;
• запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в машинах и оборудовании, транспортных средствах, объектах производственного и хозяйственного инвентаря;
• материалы специального назначения;
• иные материальные запасы.

При организации и ведении бухгалтерского учета материалов для хозяйственных нужд следует иметь в виду, что выданные со склада в эксплуатацию канцелярские принадлежности, хозяйственные материалы по Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) списываются по бюджетному учету на расходы в дебет счетов 0 401 01 272 "Расходование материальных запасов", 0 106 04 340 (272) "Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)", при этом в бюджетном учреждении должны быть установлены внутренние нормы расходов материалов.

В составе прочих материальных запасов учитывается книжная и иная печатная продукция, которая согласно требованиям нормативных документов не подлежит учету в составе библиотечного фонда. Объекты библиотечного фонда учитываются в составе основных средств (Письмо Минфина России от 16.04.2007 N 02-14-10а/890).

В настоящее время порядок организации и ведения учета библиотечного фонда регулируется Инструкцией об учете библиотечного фонда, утвержденной Приказом Минкультуры России от 02.12.1998 N 590 "Об утверждении Инструкции об учете библиотечного фонда".

В соответствии с п. 4.1 данной Инструкции объектами учета библиотечного фонда являются документы, поступающие в библиотеку и выбывающие из нее, независимо от вида документов и их материальной основы. Таким образом, по общему правилу не подлежат учету в составе библиотечного фонда книжные издания и прочая печатная продукция, поступающие в учреждения, в которых нет библиотеки.

Также не подлежат учету и не включаются в фонд библиотеки материалы служебного назначения (программные продукты, являющиеся рабочим инструментом библиотечных работников и программистов, и материалы, приобретаемые для оформления библиотеки, других подсобных работ, не связанных с комплектованием библиотечного фонда).

Пример 1 . Бюджетное учреждение за счет средств бюджета приобрело канцелярские товары:

• карандаши, ручки, бумагу (срок полезного использования менее 12 месяцев) на сумму 1000 руб.;
• калькулятор, дыроколы (срок полезного использования более 12 месяцев) на сумму 800 руб.

Стоимость доставки - 200 руб. Заключены два отдельных договора: на покупку и доставку товаров.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Отражена стоимость канцелярских товаров, отнесенная к материальным
Отражена стоимость доставки
Оприходованы канцелярские товары
Оплачены материальные запасы
Оплачена доставка
Приняты к бухгалтерскому учету канцелярские товары, отнесенные к основным средствам
Оплачены канцтовары, отнесенные к основным средствам
Списаны канцтовары, отнесенные к основным средствам

Примечание. При оприходовании материальных запасов стоимость транспортной доставки пропорционально включена в стоимость материальных запасов и основных средств. Такой способ распределения транспортных затрат следует отразить в учетной политике учреждения.

Пример 2 . Подотчетным лицом приобретены товары за счет приносящей доход деятельности, облагаемой НДС, на сумму 2000 руб., в том числе НДС - 305,08 руб.

Порядок отражения операций в бухгалтерском учете следующий:

О.Фурагина

Эксперт журнала

"Силовые министерства и ведомства:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Под материальными запасами понимаются различные вещественные элементы, используемые в процессе хозяйствования деятельности в качестве предметов труда. Они целиком потребляются в каждом хозяйственном и производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на расходы бюджетных организаций и стоимость производимой ими продукции.

Классификация материалов в бюджетных организациях положена в основу учета по синтетическим счетам. Для учета МЗ предназначены счета:

• 105.01. - « медикаменты»
• 105.02. - « продукты питания»
• 105.03. - «ГСМ»
• 105.04. - « строительные материалы»
• 105.05. - «мягкий инвентарь»
• 105.06. - «прочие МЗ»

Бюджетные учреждения имеют определенные нормы запасов МЗ в минимальных размерах, обеспечивающих бесперебойную работу учреждения.

Нормы запасов материалов устанавливаются в днях или процентах к их годовому расходу. Так, нормы запасов могут устанавливаться для следующих групп материалов: материалы для учебных, научных и других специальных целей, продукты питания, медикаменты, перевязочные средства и аптекарские запасы, топливо. Превышение установленных норм является нарушением бюджетной дисциплины, и вышестоящая организация имеет право уменьшить финансирование по соответствующим статьям на сумму превышения фактического остатка материалов против норм.

Для учета материальных запасов необходимы правильная организация складского хозяйства, классификация и оценка материалов.

Систематизированный перечень всех материалов, используемых в учреждении, с точным их наименованием представляет собой единую номенклатуру.

Каждому наименованию материалов в этом перечне присваивается постоянный номенклатурный номер, устанавливается единица измерения и проставляется цена.

Материалы оцениваются в учете и бухгалтерском балансе по ценам их приобретения. Транспортные расходы по доставке материалов списываются на соответствующие статьи расходов в зависимости от ассигнований, за счет которых они приобретались.

В каждом бюджетном учреждении должен быть установлен четкий порядок, обеспечивающий своевременный контроль за фактическим поступлением материалов. Принимая материальные запасы, заведующий складом (кладовщик) обязан проверить соответствие качества, сорта, качества поступивших материалов данным, указанным в документах (счет-фактура, накладная).

Материальные запасы отражаются на синтетических счетах по фактической себестоимости их приобретения или учетным ценам. Фактическая себестоимость материальных ресурсов определяется исходя из затрат на их приобретение, включая оплату процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком этих ресурсов, наценки (надбавки), комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, внешэкономическим организациям, стоимость услуг товарных бирж, таможенные пошлины, расходы на транспортировку и доставку, осуществляемые силами сторонних организаций.

В большей части организаций текущий учет материальных запасов ведут по твердым учетным ценам- по средним покупным ценам, по плановой себестоимости и др., т.к. исчисление фактической себестоимости заготовления каждого вида сырья и материалов требует значительных затрат труда и времени. Отклонение фактической себестоимости материалов от средней покупной цены или от плановой себестоимости учитывают на отдельных аналитических счетах по группам материалов.

Определение фактической себестоимости материальных запасов списываемых на производство разрешается производить следующими методами оценки запасов:

• - по себестоимости единицы запасов
• - по средней себестоимости
• - по себестоимости первых по времени приобретений (метод ФИФО)

Метод ФИФО независимо от того, какая партия материалов отпущена в производство, сначала списываются материалы по цене (себестоимости) первой закупленной партии, затем по цене второй партии и т.д. в порядке очередности, пока не будет получен общий расход материалов за месяц.

По себестоимости последних по времени приобретений(метод ЛИФО)

При методе ЛИФО применяют другое правило: вначале списываются материалы по себестоимости последней партии, затем по себестоимости предыдущей и т.д.

Единицей учета материальных запасов является каждый вид, сорт, марка, размер материалов, т.е. каждый номенклатурный номер.

Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов играют важную роль в организации материального учета, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных запасов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Поступающие в организацию материалы оформляются бухгалтерскими документами в следующем порядке. Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы- платежное требование (в 2-х экземплярах- один непосредственно покупателю, другой через банк), товарно-транспортные накладные, квитанцию к железнодорожной накладной и др. Документы поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления. После этого они передаются ответственному исполнителю по снабжению.

В отделе снабжения поступающие документы проходят проверку на соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и прочих указанных в них данных договорным условиям. Кроме этого, для контроля за поступлением грузов в отделе снабжения ведут журнал учета поступивших грузов. В нем указываются: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждение тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает их заведующему склада, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Поступление материалов оформляется распиской материально-ответственного лица на документах поставщика (счете, акте, накладной, товарно-транспортной накладной). При централизованной доставке материальных ценностей приемка их подтверждается не только распиской материально- ответственного лица в сопроводительном документе поставщика, но и печатью бюджетного учреждения.

Учет материалов на складах ведется в книге складского учета материалов. До начала записей в книге нумеруются все страницы, на обороте последней страницы подписывается главный бухгалтер. На каждый вид материалов открывается отдельная страница; после каждой записи по приходу и расходу выводятся остатки. Такие записи на основе первичных документов материально-ответственные лица делают в тот же день.

В случае расхождения фактических данных о поступивших материалах с данными поставщика комиссией составляется акт приемки в 2-х экземплярах с обязательным участием заведующего складом и представителя от поставщика или незаинтересованной организации.

Отпуск материалов со склада учреждения осуществляется на основании документов, утвержденных руководителем учреждения. Расходные документы по содержанию и назначению можно объединить в две группы: разовые требования и накопительные документы. К первой группе относятся: накладная(требование), применяющаяся при выдаче материалов со склада и при перемещении материалов внутри учреждения; меню-требование ф.№ 45-МЗ, использующиеся для выдачи продуктов питания со склада; путевой лист для списания в расход автомобильного бензина. Вторая группа включает ведомость выдачи материалов на нужды учреждения ф.№410.

Бензин списывается по фактическому расходу, но не свыше норм, утвержденных для отдельных марок автомобилей.

Списание материалов или продуктов питания производится по ценам их приобретения или средним ценам, если они приобретались по разным ценам.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в 2-х экземплярах. Первый из них сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, второй остается на складе. В подтверждение проверки бухгалтер расписывается в книге(карточке) против каждой проверенной записи. Обнаруженные ошибки исправляют непосредственно на месте.

К материальным запасам относятся предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости, предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с ОКОФ, и готовая продукция.

Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости с учетом сумм налога на добавленную стоимость, предъявленных учреждению поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения (изготовления) в рамках деятельности, приносящей доход, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством Российской Федерации), в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету от 10.02.2006 № 25н.

В фактическую стоимость материальных запасов входят те же самые элементы, что и в первоначальную стоимость основных средств, за исключением регистрационных сборов, так как регистрации подлежит только движимое и недвижимое имущество в соответствии с ГК РФ.

При учете материальных запасов разница понятий фактической стоимости для целей бухгалтерского учета и для целей налогообложения существенной роли не играет. Тем не менее необходимо владеть этой информацией.

Материальные запасы, приобретенные за счет бюджетных и целевых средств и внебюджетных средств, не облагаемых НДС, принимаются к учету вместе с НДС. А материальные запасы, приобретенные за счет внебюджетных средств, облагаемых НДС, принимаются к учету без НДС. Сумма НДС в таком случае относится в дебет счета 2 21001 560 «Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам и услугам».

Пример 1. Бюджетным учреждением приобретены строительные материалы для текущего ремонта за счет бюджетных средств безналичным путем. В бюджетном учете отражены следующие операции (таблица № 1 и 2).

Таблица 1. Приобретение материалов за счет средств бюджета

Таблица 2. Оплата за доставку произведена поставщику отдельно

		Проводка	Сумма, руб.
	Перечислен аванс в счет поставки стройматериалов
	Оприходованы строительные, материалы (для последующего формирования учетной стоимости материалов)
	Перечислено поставщику за строительные материалы
	Зачет аванса (предоплаты) за поставку стройматериалов
	Акцептован счет за доставку строительных материалов
	Оплачен счет за доставку строительных материалов
	Сформирована стоимость строительных материалов

Необходимо обратить внимание на то, что доставка включается в фактическую стоимость материальных запасов, формирование учетной стоимости проводится с применением счета 1 10604 340, если оплата производится по разным договорам (как во второй части примера).

Пример 2. Подотчетным лицом приобретены канцелярские принадлежности за счет приносящей доход деятельности, облагаемой НДС и имеющей право на вычет НДС, на сумму 3 599 руб., в том числе НДС - 549 руб. Порядок отражения операций по приказу № 25н приведен в таблице № 3.

Таблица 3. Приобретение материалов подотчетными лицами за счет предпринимательской деятельности, облагаемой НДС

Если материальные запасы поступают в бюджетное учреждение безвозмездно от вышестоящей организации или от другого бюджетного учреждения, то тогда они приходуются по фактической стоимости с учетом сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования (п. 52 приказа №25н).

Если материальные запасы поступают в бюджетное учреждение по договору дарения, то тогда они приходуются по текущей рыночной стоимости с учетом сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования (пример 3).

Пример 3. В бюджетное учреждение по договору дарения (безвозмездно) поступили от бюджетного учреждения, подведомственного разным главным распорядителям по подчиненности одного уровня бюджета (от государственных и муниципальных учреждений), хозяйственные материалы на сумму 5 712 руб., в том числе НДС - 756 руб. Отражение операций по поступлению хозяйственных материалов приведено в таблице 4 и 5.

Таблица 4. Поступление прочих материалов по договору дарения, если больше никаких дополнительных расходов нет

Если материалы поступают по договору дарения (безвозмездно) и производится доставка по отдельному счету (договору), то записи будут иными.

Таблица 5.

• - при поступлении материалов в рамках движения объектов между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) средств бюджетов, в том числе по централизованному снабжению: Дебет О 10506 340 Кредит О 30404 340;
• - при поступлении материалов в рамках движения объектов между учреждениями бюджетов разных уровней:

Дебет О 10506 340 Кредит О 40101 151

При инвентаризации в бюджетном учреждении обнаружены излишки материальных запасов у материально ответственного лица Иванова И.И. (таблица № 6). Определяем наименование материалов, количество и оцениваем излишки по текущей рыночной стоимости. Под текущей стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи активов на дату принятия к учету (табл.6).

Таблица 6. Оприходование излишков материалов

Аналитический учет МПЗ ведется на основании оборотно-сальдовых ведомостей.Они распечатываются ежемесячно в разрезе номеров счетов, материально-ответственных лиц и структурных подразделений (прилож. 1).

Под понятие ТМЦ попадают все материальные ценности (имеющие стоимость), которые находятся на предприятии и предназначены для осуществления ее деятельности. Это может быть оборудование, инвентарь, продукты питания, медикаменты, расходные материалы.

ТМЦ поступает на предприятие, приходуется на баланс по закупочной стоимости и согласно налогового законодательства (имеется в виду ставка и вид обложения НДС). Далее действуют стандартные процессы

Сохранность

Определяются лица, несущие ответственность за физическую сохранность и документальную.

Соответствие фактических запасов требуемым.

В определенных организациях есть четкие нормативы, которые определяют количество единиц товара, которое должно быть на складе. Эта разница выявляется и устраняется.

Планы снабжения

Учитывается временной промежуток, на который хватит товара, с учетом его расхода (или износа), на основании этого составляется план закупок и поставок.

Затраты на хранение

Рассчитываются финансовые затраты, которые тратит предприятие на хранение материальных ценностей. В случае необоснованных затрат (если наличие не предусмотрено нормативами), затраты оптимизируются.

Соблюдение норм потребления

Отслеживается скорость потребления или износа ТМЦ, Проводится сравнение с нормативной документацией. В случае выявления несоответствий, проводится расследование и устранение несоответствий.

Выявление неиспользуемых материалов

Отслеживаются и изымаются с хранения неиспользуемые ТМЦ (если только их постоянное наличие не прописано в нормативной документации). Далее принимается решение. Или товар реализовывается или перемещается в другую организацию. Возможен вариант возврата поставщику.

Корректирование фактических остатков

Проведение инвентаризации. Фиксируются фактические остатки, сравниваются с документальными и составляется акт, в котором указываются выявленные недостачи (излишки).

В процессе хранения, происходит не мало движений ТМЦ. Все они должны быть оформлены по утвержденным формам. Например перемещение ТМЦ (как между складами организации, так и между организациями). Списание товаров (утилизация ТМЦ непригодных к дальнейшему хранению и использованию).

Поставки осуществляются только организациями и подотчетными лицами, с которыми заключены договора подтвержденных форм.

Источник: ideyaforbiznes-online.ru

Распоряжением правительства РФ (на период с 2013 по 2018гг) утвержден проект поэтапного усовершенствования системы нормирования по оплате труда для бюджетных работников....

Эффективной мерой, поддерживающей экономику, является оказание помощи государством субсидиями и субвенциями. В получении субсидий заиетересовано большинство бюджетных...

В трудовом кодексе Российской Федерации вся ответственность по обеспечению безопасности и охране труда лежит на работодателе. Работодатель обязан за свой счёт укомплектовать...

Учреждение, созданное органами государственной власти или местными органами самоуправления на основе действующего бюджетного законодательства РФ - называется бюджетным. Сфера...

К материальным ценностям бюджетных учреждений относятся оборотные и необоротные материальные активы, принадлежащие учреждению.

Поступление оборотных материальных активов на склад учреждения может отражаться следующими типовыми документами: накладная, акт приемки, товарно-транспортная накладная. При получении материальных ценностей со склада поставщика уполномоченному лицу выдается доверенность на получение ценностей, выписка которой производится в соответствии с Инструкцией о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей для получения ценностей, утвержденной приказом Минфина Украины от 16.01996 №99.

Выдача материальных ресурсов производится по следующим документам, форма которых определена приказом Государственною казначейства «Об утверждении типовых форм учета и списания запасов бюджетных учреждений и инструкции об их составлении» ог 18.12.2000 г. №130:

Накладная ф. 3-3 применяется при выдаче материалов со склада и при перемещении материалов внутри учреждения. Накладная используется как разовый документ для получения материалов сверх лимита или для возврата неиспользованных материалов на склад;

меню-требование ф. 3-4,3-4а применяются для выдачи продуктов питания со склада в тех учреждениях, которые имеют столовые;

ведомость на выдачу кормов и фуража ф. 397 используется в учреждениях сельскохозяйственного профиля;

Заборная карточка ф. 3-5 применяется для выдачи нескольких наименований материалов и топлива одном) получателю в течение месяца. Выдача материалов по заборной карте может быть как ежедневной, гак и периодической, через определенные промежутки времени. Карта выписывается в двух экземплярах, один остается на складе, а другой у получателя. Выдача материалов и топлива по заборной карте производится в пределах лимита; отпуск сверх лимита осуществляется по накладной ф. 3-3;

Кроме этих документов используются и бланки транспортных документов:

• -- путевой лист -- применяется для списания автомобильного топлива. Топливо списывается по фактическому расходу, но не выше норм, утвержденных для данной марки автомобиля;
• -- акт обмера остатков топлива -- применяется в том случае, если выдача топлива со склада по накладной или заборной карте невозможна. Фактический расход в этом случае сопоставляется с нормативным. А при перерасходе руководитель принимает меры к выявлению причин перерасхода, и в надлежащих случаях принимает меры взыскания к виновникам
• -- товарно-транспортная накладная -- применяется при перевозке грузов на собственных автомобилях.

Перечень документов о выдаче материалов со склада утверждается руководителем учреждения. Приказом руководителя определяется также перечень лиц, которым дано право на затребование и получение материалов со склада.

Поступление материальных ресурсов на склад оформляется распиской материально ответственного лица на документах поставщика. В момент поступления материалов на склад материально ответственное лицо проверяет соответствие количества и качества поступивших материалов документам поставщика. Если имеется расхождение по количеству, качеству или ассортименту с данными поставщика, составляется акт приемки. Акт составляется комиссией в двух экземплярах с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации и заведующего складом. Один экземпляр остается на складе в качестве первичного документа для учета принятых материалов, а другой используется для предъявления претензии поставщику или сообщения ему о выявленной недостаче.

Па складе материальные ценности учитываются в натуральном выражении в книге количественно-суммового учета ф. 3-6 или в карточках количественно-суммового учета ф. 3-7. Одна карточка скрывается на один. Если складской учет ведется в книге ф. 3-6. то книга то начала записей должна быть прошита, пронумерована и опечатана. Для каждого вида материалов открывается отдельная страница. После каждого поступления или выдачи материальных ресурсов выводятся остатки. Если учет ведется на карточках ф. 3-7, то карточки заполняются в бухгалтерии и выдаются под расписку заведующему складом. Если в учреждении имеется несколько складов, то за каждым складом закрепляется своя номенклатура материальных ресурсов.

Документация по учету материальных запасов, которая применяется в бухгалтерии бюджетного учреждения, зависит от используемого метода учета материальных запасов. Могут применяться следующие методы учета материалов: оперативно-бухгалтерский, количественно-суммовой и с помощью отчетов материально-ответственных лиц. однако типовым для бюджетных учреждений принято считать количественно-суммовой метод с применением книг и или карточек количественно-суммового учета.

На основании первичных документов, поступивших со склада, бухгалтер в бухгалтерии отражает движение материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении. Учетные данные из карточек ф. 3-7 или книги ф. 3-6 переносятся в накопительные или оборотные ведомости, после чего составляются следующие мемориальные ордера:

• -- свод накопительных ведомостей о поступлении продуктов питания ф. 398;
• -- свод накопительных ведомостей о расходовании продуктов питания ф. 411;
• -- накопительная ведомость расходования материалов ф.396.

Контроль правильности и полноты отражения информации о движении материалов на складах осуществляется следующим образом. Ежемесячно проводится сверка карточек складского учета с карточками количественно-суммового учета по каждому виду материалов по остаткам на начало месяца, оборотам по приходу и расходу и остаткам на конец месяца. Если данные не совпадают, то ищется ошибка, допущенная в аналитическом учете. Так как учет на складе и бухгалтерии ведется на основании одних и тех же первичных документов, расхождений быть не должно.

Синтетический учет материальных запасов ведется на счетах класса 2 «Запасы» по следующим субсчетам: «Производственные запасы» -- 20, «Животные на выращивании и откорме» -- 21, «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» -- 22, «Материалы и продукты питания»--23, «Готовая продукция» -- 24, «Продукция сельскохозяйственного производства» -- 2 Все эти счета -- активные. По дебету учитывается поступление материальных ресурсов, а по кредиту--их списание или отпуск со склада: сальдо показывает остаток материальных запасов, находящихся в распоряжении бюджетного учреждения. Из них основным является счет 23. Он имеет следующие субсчета:

Таблица 4.

Субсчета счета 23 «Материалы и продукты питания»

На субсчете 231 учитываются реактивы и химикаты, стекло и химпосуда, электроматериалы, бумага для издания учебных программ, пособий и научных работ, подопытные животные и другие материалы для учебных целей и научно-исследовательских работ

На субсчете 232 учреждения, в сметах которых предусмотрены расходы по коду 1133 бюджетной классификации «Продукты питания», учитываются продукты питания.

На субсчете 233 учет медикаменты, вакцины, кровь и перевязочные средства, сыворотки и т.п. в больницах, лечебно-профилактических и других учреждениях, в которых предусмотрено финансирование по коду 1132 «Медикаменты и перевязочные материалы» Учет материалов этой группы ведется в соответствии с инструкциями, издаваемыми Минздравом и Минфином Украины.

На субсчете 234 учитываются хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности, используемые на текущие нужды, стройматериалы для текущего и капитального ремонта Ассигнования на них кодом 1131 экономической классификации расходов «1 Предметы, материалы, оборудование и инвентарь»

На субсчетах 235-239 учитываются материалы соответствующего назначения: топливо, корма, тара и т.д.

В бюджетных организациях транспортно-заготовительные расходы, связанные с приобретением товарно-материальных ценностей, не относятся на увеличение их стоимости, а списываются на соответствующие статьи расходов, за счет которых эти ценности приобретались. Исключение сделано для продуктов питания, медикаментов и перевязочных средств. Расходы по их доставке относятся на статью 1131 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь».

Согласно Закону «О налоге на добавленную стоимость» суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные или начисленные бюджетным учреждением в связи с приобретением им материальных ценностей за счет бюджетных средств, не возмещаются из бюджета, а списываются на соответствующие статьи расходов учреждения. Эта операция записывается в учете сразу после приобретения материальных ценностей.

Определенные особенности имеет учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов. В плане счетов для их учета предусмотрен счет 22, который имеет два субсчета: «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, на складе и в эксплуатации» -- 221 и «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы специального назначения» -- 222.

В бюджетных учреждениях при приобретении МБП образуется фонд в МБП на сумму стоимости приобретенных МБП. Этот фонд учитывается на пассивном счете 41 «Фонд в малоценных и быстроизнашивающихся предметах», субсчет 411 «Фонд в малоценных и быстроизнашивающихся предметах по их видам». На сумму приобретенных МБП делается одновременно две проводки. Одной отражается факт приобретения МБП, а другой -- образования фонда в МБП в той же сумме. Необходимость в таком отражении поступивших малоценных и быстроизнашивающихся предметов возникает потому, что кассовые расходы по приобретению МБП одновременно являются фактическими расходами по исполнению сметы расходов бюджетного учреждения.

Учет МБП на складе ведется так же, как и учет материалов, т.е. в карточках складского учета или в книге складского учета. Выдача их со склада производится по накладной.

Аналитический учет поступивших МБП ведется на субсчете 221 по наименованиям предметов, количеству, стоимости, и материально-ответственными лицами на карточках или в книге. Аналитический учет выданных МБП ведется так же, как и аналитический учет поступивших МБП.

Списание МБП производится по мере их фактического износа или по истечению нормативных сроков службы. Учет операций по выбытию и перемещению МБП ведется в накопительной ведомости ф. 438.

Начиная с 2000 года, в целях экономии бюджетных средств. Законом Украины «О закупках товаров, работ и услуг за государственные средства» был введен порядок, согласно которому бюджетные учреждения должны были все закупки товарно-материальных ценностей, работ и услуг производить только на условиях тендеров. Предполагалось, что такой порядок позволит повысить эффективность использования бюджетных средств. Однако накопленный опыт показал, что условия и правила осуществления тендерных закупок не всегда дают эффект, на который рассчитывали законодатели. Законом Украины «О закупке товаров, работ и услуг за государственные средства» от 22 февраля 2000 года № 1440-111 и постановлением Кабинета Министров Украины от 27 сентября 2000 года № 1469 «Об организационных мерах касающихся функционирования системы государственных закупок» предусмотрен следующий порядок проведения тендеров.

В бюджетных учреждениях создаются тендерные комитеты или комиссии. Они могут действовать на постоянной основе, если на протяжении года ожидается проведение более чем двух закупок за государственные средства, или создается временный тендерный комитет. Тендерный комитет должен работать на условиях коллегиальности в принятии решений, отсутствия конфликтов интересов между членами комитета и их непредубежденности.

Состав комитета и положение о тендерном комитете утверждается приказом руководителя бюджетного учреждения. В своей комитет руководствуется Украины, Положением, утвержденным Министерством экономики Украины 26 12.2000 г. №280, нормативными доку метами заказчика и решениями самого комитета, принятыми им коллегиально.

Комитет должен включать не менее 5 человек, в основном должностных лиц руководителей экономических и юридических служб учреждения, а также работников, которые занимаются снабжением. Все они должны быть лицами, незаинтересованными прямо или косвенно в результатах тендера. Все решения по вопросам, которые рассматриваются на заседаниях тендерного комитета, принимаются простым голосов в присутствии не менее чем двух третей членов тендерного комитета. Оформляются эти решения протоколом, который подписывают все члены комитета, принимавшие участие в голосовании. Возглавлять комитет должен один из заместителей руководителя учреждения. Он и несет персональную ответственность за результаты работы комитета.

Как видим, тендерный комитет полностью отвечает за организацию процедур закупок. Он обеспечивает при этом выполнение следующих функций:

• -- планирование осуществления процедур закупок на протяжении года в пределах выделенных на эти цели бюджетных средств;
• -- выбор процедуры закупки в соответствии с требованиями действующего законодательства;

размещение объявлений о проведении закупок в бюллетени «Вестник государственных закупок» или в других печатных средствах массовой информации, на радио, на телевидении или рассылка приглашений поставщикам об участии их в тендере, а также информирование их о результатах тендеров;

• -- подготовка и рассылка участникам закупок необходимой документации;
• -- предоставление участникам закупок необходимых им разъяснений по тендерной документации;
• -- проведение процедуры предварительной квалификации поставщиков в случае ее применения;

организация приемки, хранения, раскрытия предложений, обеспечение выбора наиболее выгодного предложения исключительно на основании кригериев и методики оценки тендерных предложений и исключительно на основе критериев, в тендерной документация;

• -- ведение необходимой отчетности, касающейся осуществления процедуры закупок;
• -- в случае поступления жалоб от поставщиков -- обеспечение их надлежащего рассмотрения в соответствии с действующим законодательством.

В нормативных актах по проведению тендера определены права и обязанности членов тендерного комитета и его руководителя. Так, тендерный комитет имеет право:

• -- выступать организатором проведения торгов от имени организации-заказчика;
• -- готовить и подавать на утверждение руководителя организации проекты приказов, касающихся состава тендерного комитета и по вопросам проведения торгов;
• -- получать от структурных подразделений учреждения информацию, необходимую для проведения тендеров;
• -- привлекать без права голоса к работе комитета других работников учреждения, сторонних консультантов;
• -- в рамках утвержденной сметы учреждения осуществлять необходимые для проведения процедур закупки расходы.

Тендерный комитет обязан:

• -- организовывать проведение процедур закупок в соответствии с действующим законодательством и установленными процедурами закупок;
• -- использовать необходимое для выполнения возложенных на него задач имущество учреждения;
• -- обеспечивать равные условия для всех поставщиков, принимающих участие в тендере, объективный и честный выбор победите/и;
• -- хранить конфиденциальную информацию;
• -- своевременно готовить письменные разъяснения рутоводителю учреждения обо всех жалобах, поступивших от участников тендера, касающихся возможных нарушений процедуры закупок;
• -- своевременно оформлять соответствующую отчетность и подавать ее на утверждение руководителю учреждения.

Члены тендерного комитета имеют право принимать участие во всех его заседаниях, в обсуждении результатов тендеров и принятии решений по его результатам. Они могут знакомиться со всеми материалами, касающимися оценки и сопоставления тендерных предложений поставщиков, вносить предложения на рассмотрение тендерного комитета, а также имеют право на внесение своего особого мнения в протоколы заседаний тендерного комитета.

Члены тендерного комитета обязаны придерживаться норм действующего законодательства в сфере государственных закупок, объективно и непредубежденно рассматривать тендерные предложения поставщиков, обеспечивать сохранение информации, касающейся деятельности комитета. При этом руководитель и его члены несут ответственность в соответствии с действующим законодательством за нарушения, допущенные во время проведения процедур закупок, за неправильность и необъективность принятых решений, несоблюдение требований достоверности и сохранения конфиденциальной информации, недостатки в ведении отчетности.

При выявлении нарушений в работе комитета, в частности вследствие рассмотрения жалоб от поставщиков, участвующих в проведении тендеров, руководитель тендерного комитета подает письменные разъяснения руководителю бюджетного учреждения.

Как видим, в нормативных документах подробно расписаны все стороны деятельности тендерных комиссий и комитетов, однако практика показывает, что нормативные документы еще очень несовершенны. Деятельность тендерных комитетов является фактически закрытой. Порядок проведения тендеров имеет целый ряд недостатков.

До 2003 года тендер проводился «с копейки». Законом Украины от 16.012003п, начиная с 20 апреля 2003 года предусмотрено распространение действия Закона «О закупке товаров, работ и услуг за государственные средства» только на закупки, стоимость которых равна или превышает сумму, эквивалентную 2 тысячам евро, а с 2005 года -- 5 тыс. евро.

Еще один недостаток -- сложность контроля за деятельностью тендерного комитета или комиссии. Суть недостатка заключается в следующем. Формально тендер может- проводиться в соответствии с требованиями законодательства, однако фактически результаты тендера могут «распределяться» между участниками, го есть одну позицию или сделку выигрывает один участник, другую другой и т.д. Этому во многом способствует закрытость работы тендерных комитетов, в том числе и требование соблюдения конфиденциальности.

В этом случае возможны и другие нарушения:

• 1) все участники предлагают одну пену, но выигрывает один, например, благодаря тому, что у него наименьшие транспортные расходы;
• 2) один из участников предлагает более низкую цену, но потом включает в счет расходы;
• 3) участник выигрывает тендер, получает аванс, но поставку производит через длительное время, например через полгода;
• 4) участник предложил более низкую цену, но при закупке учреждение несет большие расходы по доставке закупленной продукции.

Такие результаты тендеров могут объясняться как низкой квалификацией участников комиссий, так и их умыслом.

При проведении плановых ревизий ревизоры обычно проверяют правильность оформления документации о проведении тендеров и ее соответствие требованиям нормативных актов. Между тем при тщательном рассмотрении материалов тендеров могут обнаружиться следы нарушений законодательства о проведении тендеров.

Для того чтобы определить, какие действия помогут ревизорам выявить следы нарушений при проведении закупок на условиях тендера, представим процедур) проведения тендера в виде схемы.

Из схемы на рис. 3. видно, что участников в обычном случае должно быть не менее трех, и это требование Заказчик обычно выдерживает. Однако если есть договоренность между Заказчиком и несколькими дружественными организациями, выступающими в качестве Участников, го результаты закупок на условиях тендера будут разыграны между такими участниками без широкой огласки и привлечения сторонних организаций.

Для выявления таких нарушений нужно тщательно проверить всех участников тендеров за достаточно большой период времени. Если в качестве Участников повторяются одни и те же организации, это может свидетельствовать о возможном мошенничестве Заказчика при проведении тендеров. Поэтом при проведении ревизий необходимо проводить тщательную проверку участников тендеров. Если в тендере участвуют одни и те же поставщики, то это может косвенно свидетельствовать о нарушении законодательства по осуществлению процедур закупок товаров, работ и услуг за государственные средства, то есть условиям проведения тендеров.

Согласно законодательству Заказчик заключает договор на поставку продукции или на выполнение работ с победителем, давшим предложение, которое соответствует условиям заказчика, и в котором указана наименьшая цена. Уровень цены определяется по результатам ценовых предложений участников тендера. Но, если тендер является «договорным», то этот уровень цен может существенно превышать сложившийся на конкурентном рынке. В этом случае внешне все требования законодательства соблюдены, победитель выявлен на конкурсной основе, однако, по существу можно вести речь о нецелевом использовании бюджетных средств или об их хищении по сговору между Заказчиком и Участником.

• 1. Участников должно быть не менее трех. В запросе записываются условия относительно цены - включать ли в нее транспортные расходы, страхование и т. д., а также указываются предельные сроки подачи предложений.
• 2. Участник дает только одно ценовое предложение в запечатанном конверте.
• 3. В течение установленного срока, Заказчик информирует о результатах проведения процедуры запроса ценовых предложений всех участников, которые подали свои ценовые предложения, но не присутствовали во время их раскрытия.

Поэтому при проведении ревизий в бюджетных учреждениях необходимо проводить контроль уровня отпускных пен поставщика--участника тендера. Должен проверяться уровень рыночных цен, действующих на период тендера. Этот уровень можно определить а, кроме того, можно сделать письменные запросы на крупные оптовые базы и в розничные магазины и по результатам ответов на эти запросы составить представление об уровне цен, сложившихся на момент проведения тендера.

Согласно действующим правилам проведения тендеров, договор заключается с победителем, давшим предложение, которое соответствует условиям заказчика, и в котором указана наименьшая цена. Однако, понятие «наименьшая цена» требует разъяснения. Как известно, фактическая себестоимость может включать отпускную цену поставщика, но и транспортные расходы, страховые платежи, таможенные пошлины и сборы, расходы на дополнительные услуги по доведению до уровня требований покупателя и т.д.

Наименьшая цена по результатам тендерной закупки должна учитываться по совокупности расходов, включаемых в фактическую себестоимость закупаемых продуктов. Иногда поставщики с целью повышения отпускной цены на продукцию выполняют дополнительные работы, непредусмотренные договором, и включают стоимость этих работ в счет к оплате.

Например, при покупке легкового автомобиля фирма-поставщик провела работы по тонированию стекол, которые не были предусмотрены договором. В результате стоимость автомобиля с учетом дополнительных издержек оказалась выше, чему других фирм, участвовавших в тендере. На такие случаи ревизоры также должны обращать внимание

Отсюда следует вывод: необходимо проводить проверку фактической себестоимости закупок и сравнивать ее с издержками, определенными в договоре.

Многие бюджетные учреждения, постоянно производят закупку продуктов питания, которые относятся к товарам сезонного ассортимента. I1ены на такие продукты существенно изменяются в зависимости от времени года. Цена, принятая по условиям тендера в феврале как нормальная для того периода, будет считаться завышенной по условиям. Если поставщик, получив предоплату, задерживает поставку, то вполне вероятно, что он делает это с умыслом. При проверке таких закупок может оказаться, что поставка продуктов осуществляется по завышенным сезонным цепам.

Поэтому при проверке следует осуществлять контроль своевременности поставок.

Основным способом контроля за наличием товарно-материальных ценностей является инвентаризация, которая проводится инвентаризационной комиссией. Порядок проведения инвентаризации регламентируется Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса, утвержденной приказом Главного управления Государственного казначейства Украины от 30.10.1998 г. №90.

Инвентаризационная комиссия проводит работу по снятию остатков и параллельно оформляет инвентаризационную опись. В инвентаризационной описи комиссия указывает наименование и фактическое количество материальных ценностей в порядке снятия остатков по местам их хранения. После окончательной проверки фактического наличия материальных ценностей комиссия передает в бухгалтерию опись, и бухгалтер представляет в инвентаризационной описи цены и подсчитывает стоимость как отдельных материалов, так и общую стоимость всех товарно-материальных ценностей по описи.

Результаты инвентаризации выявляются после составления в бухгалтерии сличительной ведомости, в которой данные аналитического учета сопоставляются с фактическими остатками, отраженными в инвентаризационной описи

В параграфе 1.3 была рассмотрена методика проведения инвентаризаций. На практике эта методика часто нарушается, несмотря на подробное описание в инструкциях по проведению инвентаризации общего порядка действий, которые должны выполнять участники проведения инвентаризаций.

Возникает вопрос, как добиться объективности результатов при проведении инвентаризации. Возможны два направления. Первое -- это обучение работников, которые привлекаются к проведению инвентаризации;

второе -- усиление внешнего контроля за действиями инвентаризационных комиссий со стороны органов, проверки в бюджетных учреждениях.

Действия руководства по усилению контроля могут заключаться в следующем. Членам инвентаризационных комиссий кроме общих правил проведения инвентаризации нужно рассказывать об особенностях проверки тех ценностей, инвентаризацию которых они будут проводить, а также о правилах оформления результатов инвентаризации. Ведущую роль при проведении инвентаризации должны играть работники бухгалтерии, которые, в конечном счете, отвечают за правильность ее проведения, достоверность результатов и своевременность отображения в учете результатов проведения инвентаризации.

Следует отметить, что наиболее эффективными с точки зрения являются внезапные инвентаризации. Такие инвентаризации полезно проводить учреждений в подведомственных подразделениях. Они не требуют больших затрат труда и в то же время повышают ответственность материально-ответственных лиц в своевременности и списания ценностей, правильности их хранения, предупреждают злоупотребления.

Внешний контроль финансово-хозяйственной деятельности бюджетных учреждений осуществляет в основном контрольно-ревизионная служба.

Обычная пращ ока контрольно-ревизионной службы заключается в том, что по приезду в учреждение работники аппарата проводят инвентаризацию денежных средств и товарно-материальных ценностей, и уже после этого ими проводится документальная ревизия. Результаты инвентаризаций, в которых участвовали работники контрольно-ревизионной службы можно считать более объективными. Можно предложить такую методику проверки и контроля деятельности инвентаризационных комиссий со стороны ревизоров и отражения результатов инвентаризаций документах учреждения.

В первую очередь необходимо установить логическую последовательность выполнения всех работ, связанных с проверкой материалов инвентаризации. Такую последовательность дает «Инструкция по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса», утвержденная приказом Главного управления Государственного казначейства Украины № 90 от 30.10.1998 г.. На базе этого документа и разработана блок-схема, представленная на рис. 4.

Согласно блок-схеме при проверке материалов инвентаризации необходимо убедиться в том, что, во-первых, сроки проведения инвентаризации в учреждении выдерживаются, а во-вторых, что забалансовое имущество также подвергалось проверке.

Если сроки проведения инвентаризации, оговоренные в пункте 1.5 Инструкции, не выдерживаются, или инвентаризация вообще не проводится, то это свидетельствует в лучшем случае о плохой организации бухгалтерского учета в учреждении. Этот пункт можно считать исходным при проведении работы контролерами и ревизорами.

Следующим по порядку действием ревизоров является проверка полноты проведения инвентаризации. Здесь нужно провести более сложное исследование. Необходимо сравнить итоговые данные, полученные по результатам инвентаризационных описей, с остатками по счетам аналитического учета, а их, в свою очередь, с данными синтетического учета по каждому счету или субсчету. Данные аналитического учета в бухгалтерии могут находиться в зависимости от используемого метода учета материальных запасов либо в карточках количественно-суммового учета, либо в оборотно-сальдовой ведомости. С ними и сравниваются данные описей по каждой позиции.

Если итог по синтетическому учету, рассчитанный по результатам аналитического учета и по данным инвентаризационных ведомостей не сходится, причем в учете выше, можно сделать вывод, что по определенному кругу материальных ценностей инвентаризация в установленные сроки не проводилась.

Следующим пунктом проверки является проверка материально-ответственных лиц, которые подписывали описи. Согласно законодательству со всеми материально-ответственными лицам! должны быть заключены договора на полную материальную ответственность. Возможные нарушения в этом отношении -- отсутствие договоров о полной материальной ответственности некоторых материально-ответственных лиц или их без передачи материальных ценностей.

Проверка по этой позиции может заключаться в следующем. Фамилии и количество лиц, приведенных в описях, с данными аналитического учета ведущегося в разрезе лиц. В отделе необходимо взять справку о датах зачисления на работу и увольнения все: материально-ответственных лиц, чтобы выяснить, не числятся ли за выбывшими работниками материальные ценности.

Наиболее объемным этапом проверки является проверка правильности оформления результатов инвентаризации.

В ходе проведения этого этапа необходимо провести формальную проверку описей, то есть проверить наличие всех рек визитов и нормативную проверку на соответствие требованиям. Далее следует проверить правильность схождений между данными инвентаризационных описей и данными. В ходе этой проверки проверяется правильность; информации из инвентаризационных описей в сличительную ведомость, а потом проводится проверка самой сличительной ведомости: править но ли рассчитаны нормы естественной у были по тем продуктам, где устанавливаются нормативными актами, правильно ли рассчитан убытков по результатам недостач сверх норм естественной убыли, имеются ли пояснения материально-ответственных лиц но поводу выявленных недостач.

Деятельность инвентаризационной комиссии по проведению инвентаризации заканчивается составлением протокола заседания комиссии. В этот протокол комиссия вносит после своей проверки данные о результатах, рассчитанные бухгалтерией Он должен содержать конкретные предложения и заключения, которые комиссия считает нужным зафиксировать по результатам проделанной работы. В частности, там должна быть информация о причинах возникновения недостач, потерь и излишков у материально ответственных лиц, комиссия называет, какие приняты меры к виновным лицам. Конкретными недостатками, на которые ревизоры должны обращать внимание при проверке могут быть следующие:

отсутствие в протоколах заключений и предложений по результатам работы инвентаризационных комиссий,

• - отсутствие информации о причинах и лицах, виновных в недостачах, потерях - и излишках;
• -- несвоевременное утверждение руководителем учреждения результатов инвентаризации.

Согласно Инструкции результаты инвентаризации должны быть введены в систему бухгалтерского при финансовой отчетности, поэтому последним этапом проверки, проводимой ревизорами должна быть проверка правильности регулирования инвентаризационных разниц. Для того чтобы выяснить, включены результаты инвентаризации в отчет за тот период, в котором проводилась инвентаризация, необходимо проверить регистры: мемориальный ордер 16, «Отчет о движении материальных ценностей» и пояснительная записка к годовому отчету.

Наиболее часто случаями нарушений является неотражение в бухгалтерском учете выявленных инвентаризационных недостач, потерь и излишков. Иногда в учете недостачи и потери имущества отражаются в учетных ценах, хотя нормативные документы требуют расчета величины ущерба по специальным формулам.

Материальные запасы бюджетного учреждения – это сырье, материалы, готовая продукция и товары. Материалы организация может использовать как для собственных нужд, так и направлять на продажу. Рассмотрим таблицы проводок по материальным запасам.

К материальным запасам бюджетные организации в первую очередь относят имущество, которое служит меньше 12 месяцев. При этом стоимость этого имущества значения не имеет.

Перечень объектов, которые можно классифицировать как материалы приведен в пункте 98 . А перечень материалов вы найдете в пункте 99 Инструкции № 157н.

Счет 105 материальные запасы в бюджетном учреждении

Материальные запасы учитывайте на счете 105.00 «Материальные запасы». Его аналитика зависит от вида ценностей:

Конкретный перечень материалов, которые учитываются на том или ином аналитическом счете, можно посмотреть в пункте 118 Инструкции № 157н.

Последние изменения в учете материалов произошли с 1 января 2018 года. Они связаны с вступлением в силу Федеральных стандартов бухгалтерского учета. Так, пунктами 54–56 Стандарта «Концептуальные основы бухучета и отчетности» установлен порядок определения стоимости безвозмездно полученных материалов, не учтенных ранее объектов, а также материалов, которые получили при разборе, утилизации и ликвидации имущества. Такие МЗ нужно учитывать по справедливой стоимости. Рассчитать ее можно методом рыночных цен.

Учет поступления материалов в бюджетном учреждении

Материальные запасы можно приобрести за плату или получить безвозмездно от других организаций. Кроме того, материалы могут образоваться в процессе деятельности учреждения. Например, при ликвидации . Рассмотрим, как учесть поступление МЗ во всех трех случаях.

Случай № 1. Приобретение материалов договорам за плату у поставщиков

Основание для оприходования материалов в первом случае – первичные документы, которые предоставит поставщик. Это могут быть счета, счет-фактуры, накладные, а также документы, подтверждающие качество товаров.

Материалы, которые приобрели у поставщиков, нужно отражать в бухучете по фактической стоимости. В дальнейшем эта стоимость не меняется. Исключение – переоценка МЗ.

В таблице ниже приведены типовые проводки для первого случая поступления материальных запасов.

№	Операция	Дебет	Кредит
Расходы понесены в рамках одного договора
1.	Поступили материальные запасы по фактической стоимости:
	– от поставщика по безналичному расчету;	0.105.XX.340	0.302.34.730
	– от подотчетника		0.208.34.660
Расходы понесены в рамках нескольких договоров
1.	Отражены расходы, связанные с приобретением материальных запасов:
1.1	при безналичном расчете:
	– расходы по договору поставки;	0.106.X4.340	0.302.34.730
			0.302.XX.730
	– пошлины		0.303.05.730
1.2	при расчетах через подотчетника:
	– расходы на приобретение материальных запасов;	0.106.X4.340	0.208.34.660
	– другие расходы, связанные с приобретением материалов (например, на доставку, упаковку)		0.208.XX.660
2.	Приняты к учету материальные запасы по сформированной фактической стоимости	0.105.XX.340	0.106.X4.340

Случай № 2. Материалы поступили по договору дарения безвозмездно

Во втором случае поступление МЗ оформляют также, как и в первом. Но при отсутствии первичных документов необходимо составить . Этот документ подтвердит, что учреждение получило материалы.

При поступлении материалов от организаций госсектора, они должны предоставить . На основании данного документа можно принять МЗ к учету.

Ниже приведены типовые проводки по безвозмездному получению материалов.

№	Операция	Дебет	Кредит
1	Отражено безвозмездное поступление материальных запасов:
	– в рамках движения объектов между головным учреждением, обособленным подразделением (на основании извещения ф. 0504805 и первички);	0.105.XX.340	0.304.04.340
	– при закреплении права оперативного управления в случае получения от органов власти и госучреждений (на основании извещения ф. 0504805 и первички);		4.401.10.189
	– от организаций и граждан (кроме случаев закрепления права оперативного управления);		2.401.10.189
	– от наднациональных организаций и правительств иностранных государств;		2.401.10.152
	– от международных финансовых организаций		2.401.10.153

Случай № 3. Поступление материалов, образовавшихся в результате деятельности учреждения

Ниже приведены основные случаи, когда в учреждении могут образоваться материалы и типовые проводки, по их отражению в бухучете.

В процессе деятельности учреждения МЗ могут образоваться в результате:

• выявления излишков:

• ликвидации ОС:

• демонтажа и ремонта имущества:

• воpмещения ущерба виновным лицом:

• от собственного производства:

Учет списания материалов в бюджетном учреждении

Списывать материалы в бухучете учреждение может по разным причинам. Например, при выдаче МЗ в эксплуатацию или производство, при выявлении недостачи или в случае порчи имущества. В зависимости от причин списания бухгалтер определяет форму документа, на основании которого будет произведено списание материалов в бухучете.

В таблице ниже приведен перечень документов, которые могут быть использованы при списании МЗ.

Причина списания материалов	Какими документами оформить
МЗ передаются от одного МОЛ другому с целью выдачи имущества в эксплуатацию	Операцию можно оформить одним из следующих документов в зависимости от вида передаваемых в эксплуатацию материалов: - требование-накладная (ф. 0504204); - ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (); - ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203).
МЗ списываются с баланса при выдаче в эксплуатацию или производство	Выбор формы первичного документа зависит от вида списываемых МЗ: - ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203); - меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202); - акт о списании материальных запасов (ф. 0504230); - ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210); - путевой лист для списания в расход всех видов топлива.
МЗ списываются при выявлении недостачи	- акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143); - акт о списании материальных запасов (ф. 0504230).

Существуют два способа определения стоимости, по которой можно списать материалы:

Способы определения стоимости списания МЗ	Описание способа
1. Фактическая стоимость каждой единицы материалов	При списании нужно взять фактическую стоимость единицы МЗ. Для этого бухгалтеру должно быть известна поставка той или иной единицы
2. Средняя стоимость	Чтобы определить среднюю стоимость списания МЗ (на дату списания) нужно: к стоимости остатка материальных запасов на начало месяца прибавить стоимость материальных запасов, поступивших за месяц, эту сумму разделить на количество материальных запасов на начало месяца и прибавить количество материальных запасов, поступивших за месяц

При списании материалов используйте типовые проводки, которые приведены в таблице ниже.

Учреждение может выдавать материалы в пользование своим сотрудникам. Например, это может быть форменная одежда. В этом случае материалы после списания с баланса нужно отразить на забалансовом счете 27. Н забалансовом счете материалы нужно отражать в разрезе МОЛ. В бухучете при этом нужно сделать проводки:

Внутреннее перемещение материальных запасов в бюджетных учреждениях

При выдаче материалов в эксплуатацию в бухучете нужно отразить внутренне перемещение между материально-ответственными лицами. Обычно основанием для отражения в учете подобных ситуаций является требование-накладная (ф. 0504204). Образец данного документа приведен ниже.

Скачать пустой бланк формы 0504204 Требование-накладная

Скачать заполненный образец 0504204 Требование-накладная

Внутреннее перемещение отражается в бухучете следующей проводкой:

Передача материальных запасов между учреждениями

Порядок и проводки безвозмездного поступления материалов мы уже рассмотрели выше. Теперь разберемся, как отразить в бухучете передачу материалов безвозмездно другим учреждениям и организациям.

В таблице ниже приведены типовые проводки по безвозмездной передаче материалов другим организациям.

Наименование операции				Основание
Безвозмездная передача материальных запасов в порядке, предусмотренном законодательством				п. 36, 37 Инструкции № 174н, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н
– государственным и муниципальным организациям	Дебет 2.401.20.241	Кредит 2.105.21.440 – 2.105.26.440, 2.105.31.440 – 2.105.36.440, 2.105.44.440, 2.105.46.440	Основание: Извещение (ф. 0504805), первичные документы, подтверждающие передачу материальных ценностей (например, акт о приеме-передаче)
– иным организациям (за исключением государственных (муниципальных))	Дебет 2.401.20.242
– наднациональным организациям и иностранным государствам	Дебет 2.401.20.252
– международным организациям	Дебет 2.401.20.253
Вложение материальных запасов в уставный капитал организаций при создании некоммерческих организаций (в соответствии с действующим законодательством)	Дебет 0.215.00.530	Кредит 0.105.21.440 – 0.105.26.440, 0.105.31.440 – 0.105.36.440	Основание: Первичные документы, подтверждающие передачу материальных ценностей (например, акт о приеме-передаче)	п. 36, 37

Инвентаризация материальных запасов в бюджетных учреждениях

Для того, чтобы выявить излишки или недостачи материалов, учреждения проводят инвентаризацию. Она бывает обязательная и добровольная. Например, обязательно нужно проводить инвентаризацию перед годовой отчетностью.

Все выявленные при инвентаризации излишки и недостачи нужно отразить в бухучете. В таблице ниже приведены типовые проводки, как это сделать.

Содержание операции	Бухгалтерская запись		Документальное оформление	Примечание
	дебет	кредит
Оприходование неучтенных материальных запасов, выявленных при инвентаризации, по текущей оценочной стоимости	0.105.21.340 – 0.105.26.340, 0.105.31.340 – 0.105.36.340	0.401.10.180	Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), акт о приемке материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220)	п. 34 Инструкции № 174н, п. 25 Инструкции к Единому плану счетов № 157н
Выбытие материальных запасов при принятии решения об их списании комиссией о поступлении и выбытии активов:				п. 37 Инструкции № 174н
– пришедших в негодность вследствие физического износа	0.401.10.172	0.105.21.440 – 0.105.26.440, 0.105.31.440 – 0.105.36.440	Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230), акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143)
– вследствие выбытия помимо воли бюджетного учреждения (при выявленных недостачах, хищениях, уничтожениях при террористических актах)
– пришедших в негодность вследствие стихийных и иных бедствий, опасного природного явления, катастрофы	0.401.20.273	0.105.21.440 – 0.105.26.440, 0.105.31.440 – 0.105.36.440, 0.105.44.440, 0.105.46.440