Основные начисления организаций

План видов расчета Основные начисления организаций (меню Предприятие -> Настройки расчета зарплаты -> Основные начисления) предназначен для хранения описаний начислений, имеющих протяженность во времени, а также начислений, назначаемых в плановом порядке.

План видов расчета Основные начисления организаций в комплекте поставки содержит предопределенные виды расчета (отмечены точкой в первой колонке списка). Они представляют собой готовые к использованию описания для расчета начислений за отработанное время (по месячной, дневной и часовой тарифной ставке, по сдельному наряду), а также за неотработанное время (отпускных, сохраняемого заработка на период командировки и т. д.).

В план видов расчета можно добавлять новые виды расчета, если предопределенных недостаточно для выполнения конкретных начислений в пользу работников, предусмотренных трудовым или коллективным договором. При этом необходимо путем заполнения соответствующих реквизитов указать, как этим видом будет производиться расчет начисления, как оно будет учитываться для целей налогообложения, нужно ли периоды, в течение которого производится начисление, учитывать в табеле отработанного времени и т. д.

Описание вида расчета осуществляется в форме вида расчета в следующем порядке.

Каждому виду расчета дается наименование (для идентификации этого вида расчета) и присваивается код (цифровой, буквенный или буквенно-цифровой).

На закладке Расчеты указывается последовательность расчета и способ расчета.

Если результат начисления не зависит от результатов расчета других начислений, то переключатель последовательности расчета устанавливается в положение Первичное начисление. Примером таких начислений являются предопределенные виды расчета с наименованием Оклад по дням. Оплата по производственным нарядам, Оплата праздничных и выходных дней и т. д.

Если начисление должно учитывать результаты других начислений, то переключатель последовательности расчета устанавливается в положение Зависимое начисление, и указывается очередность расчета Зависимое первого уровня. Зависимое второго уровня, Зависимое третьего уровня или Зависимое четвертого уровня.

Признак Зависимое первого уровня указывается, как правило, для начислений, рассчитываемых как процент от некоторой расчетной базы. Примером является начисление с наименованием Надбавка за вредность. Расчетную базу этого начисления формируют виды расчета основного заработка Оклад по дням, Оклад по часам и др.

Признак Зависимое второго уровня, Зависимое третьего уровня, Зависимое четвертого уровня указываются для начислений, расчетная база которых включает виды расчета, которые, в свою очередь, являются зависимыми от других видов расчета.

В реквизите Способ расчета выбором одного из возможных значений указывается, каким образом производится расчет данного начисления: с использованием регламентированного способа расчета или по произвольной формуле. Виды регламентированных способов расчёта основных начислений организации в 1С 8 ЗУП 2.5 :

• По месячной тарифной ставке
• По месячной тарифной ставке по часам
• По дневной тарифной ставке
• По часовой тарифной ставке
• Сдельный заработок
• Фиксированной суммой
• Процентом
• По среднему заработку
• Пособие по уходу за ребенком
• Доплата за вечерние часы
• Доплата за ночные часы
• От стажа

Для видов расчета со способами расчета по среднему заработку указывается, как в соответствии с локальным нормативным актом организации определяется расчетный период для подсчета среднего заработка: стандартно, согласно трудовому законодательству (по умолчанию) или в соответствии с коллективным договором. Во втором случае необходимо изменить положение переключателя и указать количество месяцев, включаемое в расчетный период при использовании для начисления данного вида расчета.

На закладке Время указывается, как следует классифицировать время в период действия начисления для целей ведения табеля использования рабочего времени. Эта закладка имеется в форме всех первичных начислений, а также в форме некоторых зависимых начислений с регламентированным способом расчета (от стажа процентом, нулевая сумма и др.).

Переключатель Вид времени устанавливается в одно из положений:

• Начисление за работу полную смену в пределах нормы времени - устанавливается для начислений, по периоду действия которых ведется учет отработанных дней и часов;
• Начисление за работу неполную смену в пределах нормы времени - устанавливается для начислений, по которым ведется учет отработанных часов; количество отработанных часов в день может составлять менее нормы, предусмотренной для этого дня графиком работы;
• Неотработанные полные смены, а также командировки - устанавливается для начислений, по периоду действия которых ведется учет неотработанного времени;
• Неотработанные неполные смены - устанавливается для начислений, которыми регистрируется нецелодневные отклонения от графика работы;
• Начисление за работу сверх нормы времени - устанавливается для начислений, которыми регистрируется работа сверх графика;
• Дополнительное начисление за уже оплаченное время - время, отработанное по виду начисления, дополнительно оплачивается в пределах нормы времени.

Реквизит Вид времени по классификатору использования рабочего времени заполняется для начислений, период действия которых должен отражаться в табеле учета рабочего времени либо алгоритм расчета которых требует определения времени. Заполнение производится выбором значения из справочника Классификатор использования рабочего времени.

На закладке Использование указываются особенности использования вида расчета:

Является ли начисление пособием по социальному страхованию (по умолчанию не является);
является ли начисление оплатой ежегодного отпуска (по умолчанию не является);
отражаются ли в форме СЗВ-6 периоды действия начисления, и если да, то каким образом учитываются по виду стажа (по умолчанию не отражаются и не учитываются).

На закладке Бухучет и ЕНВД указываются особенности налогообложения начисления и его отражения в учете. Флажок Является доходом в натуральной форме устанавливается, если начисление не увеличивает сумму к выплате «на руки», но учитывается или может учитываться для целей налогообложения.

Отражение в бухгалтерском и налоговом учете сумм, начисленных видом расчета, предполагает различные варианты настройки в зависимости от вида начисления. Первичным начислениям можно назначить следующие способы отражения:

По данным о работнике и его плановым начислениям (способ отражения не выбирается) - означает, что сумма по виду начисления будет отражена тем способом, который указан в сведениях о работнике или о его плановых начислениях;
способом отражения (указывается конкретный способ отражения выбором значения из справочника Способы отражения зарплаты в регламентированном учете) - сумма по виду начисления для любого работника, которому производится данное начисление, будет отражена в учете указанной в реквизите проводкой.

Для начислений, исчисляемых от расчетной базы, можно назначить следующие способы отражения:

По базовым начислениям (способ отражения не выбирается) - означает, что сумма по виду начисления будет разложена на суммы, пропорционально результатам базовых видов расчета, и для каждого «кусочка» начисления будет использована проводка, подобранная по соответствующей базовой записи регистра расчета. Такой вариант настройки можно указать только для начислений, результат которых зависит от расчетной базы;
по состоянию на дату события (способ отражения не выбирается) - означает, что сумма по виду начисления будет отражена в учете проводкой, назначенной для заработка работника;
способом отражения (указывается конкретный способ отражения выбором значения из справочника Способы отражения зарплаты в регламентированном учете ) - сумма по виду начисления для любого работника, которому производится данное начисление, будет отражена в учете указанной в реквизите проводкой. Если начисление не отражается в учете, то указывается предопределенный способ отражения - Не отражать в бухучете.

На закладке Налоги указывается, как суммы, начисленные видом расчета, учитываются для целей налогообложения НДФЛ и налогом на прибыль организаций.
Если начисление облагается налогом на доходы физических лиц, то переключатель НДФЛ устанавливаемся в положение Облагается, и в специальном поле указывается код дохода для целей налогообложения. В противном случае переключатель устанавливается в положение Не облагается.

Если начисляемая данным видом расчета сумма относится к расходам на оплату труда в соответствии со ст. 255 НК РФ, то переключатель Налог на прибыль, вид расхода по ст.255 НК РФ устанавливается в положение Учитывается в расходах на оплату труда по: и в специальном поле указывается пункт статьи, к которому относится начисление (выбором из перечня). На закладке Взносы указывается, как суммы, начисленные видом расчета, учитываются для целей обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование.

Закладка Прочее заполняется, если для определения размера описываемого начисления необходимо учитывать результаты расчета других начислений или это начисление не должно начисляться в период времени, приходящийся на период действия других начислений.

В табличной части Расчетная база указываются виды расчета, результаты которых являются базой для вычисления результата описываемого вида расчета, а в табличной части Ведущие начисления - виды расчета, которые в случае перерасчета их результатов оказывают влияние на результат описываемого вида расчета.

При этом с помощью переключателя можно указать, начисления за какой период следует принимать в расчет. По умолчанию используются данные, относящиеся к текущему периоду, т. е. к периоду действия начисления. При необходимости (например, для начисления ежемесячной премии по результатам работы за прошедший месяц) в качестве базового периода можно указать прошлый месяц.

В табличной части Вытесняющие начисления указываются виды расчета, которые вытесняют описываемый вид расчета, если их действие приходится на тот же период времени. Например, работник не может за один и тот же период получать оплату по тарифу и одновременно пособие по временной нетрудоспособности. Для исключения такой ситуации у вида расчета Оклад по дням указаны виды расчета, которые вытесняют действие этого расчета, если их периоды совпадают.

Рассмотрим полную пошаговую инструкцию для начинающих — от приема на работу, до начисления и выплаты зарплаты в 1С ЗУП 8.3 (8.2).

Первым делом перед тем, как начислить сотрудникам заработную плату, их необходимо завести в базе и привести в соответствие все кадровые документы. В 1С Зарплата и кадры 3.1 (3.0) эти документы хранятся в меню «Кадры», пункт «Приемы, переводы, увольнения».

При приеме или переводе работника в программе обязательно нужно указать дату приема, должность, подразделение, и размер зарплаты.

Настройка прав пользователя

Чтобы вести данные кадровые документы и производить начисление заработной платы, пользователь должен быть включен в соответствующие группы доступа. Данную настройку необходимо делать под учетной записью с правами администратора.

В меню «Администрирование» выберите пункт «Настройка пользователей и прав».

В данном случае пользователь «Бухгалтер» был включен в группы:

• «Старшие кадровики»
• «Старшие расчетчики».

Налоговые вычеты

Рассмотрим пример начисления заработной платы в 1С ЗУП для сотрудника, имеющего ребенка до 18 лет. Данный налоговый вычет настраивается в разделе «Налог на доходы» карточки сотрудника.

Введите новое начисление на стандартные вычеты, добавив соответствующий налоговый вычет.

Расчет и начисление зарплаты и взносов

Важно помнить, что первым делом необходимо вносить в программу приемы, кадровые переводы и увольнения сотрудников. Далее заполняются неявки сотрудников (больничные, отпуска и т. п.), переработки (сверхурочные). При наличии прочих начислений (материальная помощь, отпуск по уходу за ребенком и т. п.), их тоже нужно внести в программу заблаговременно.

Если такая последовательность будет нарушена, программа не сможет правильно рассчитать взносы и налоги.

Теперь можно перейти непосредственно к расчету и начислению заработной платы. В разделе «Зарплата» выберите пункт «Начисление зарплаты и взносов», либо пункт с аналогичным названием подраздела «Создать». В первом случае перед вами откроется список всех ранее введенных документов.

После того, как вы создали документ, первым делом необходимо заполнить месяц начисления и подразделение. В качестве даты обычно указывается последний день месяца начисления. Рассчитаем документ 1С ЗУП автоматически, нажав на кнопку «Заполнить». Программа подберет всех сотрудников указанного подразделения, которым необходимо произвести начисления.

Начисления берутся те, которые были указаны в кадровых документах (прием на работу, кадровый перевод).

При нажатии на кнопку «Показать подробности расчета» будут отображены дополнительные колонки, например, норма времени и сколько было отработано фактически. Так же из данного документа можно формировать расчетный листок по сотруднику.

В расчетном листке отображены все начисления и удержания, а так же ранее введенный налоговый вычет на детей.

На вкладке «Пособия» отражаются все пособия, которые выплачиваются за счет ФСС (например, отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет). Вкладка «Удержания» отражает все удержания по сотрудникам, кроме НДФЛ (например, алименты).

На вкладки «НДФЛ» и «Взносы» содержатся расчеты по НДФЛ и начисленных взносах соответственно. При наличии договоров к оплате (например, договора ГПХ), они будут отображаться на вкладке «Договора» со всеми необходимыми данными (если в программе включена соответствующая настройка).

Данные документа «Начисление зарплаты и взносов» при необходимости можно откорректировать вручную. В таком случае они будут выделяться жирным шрифтом.

Перерасчет документов начисления зарплаты и взносов

Как было указано ранее, прежде чем создавать документ начисления зарплаты и взносов, необходимо внести в программу данные обо всех начислениях и удержаниях сотрудников. Рассмотрим пример создания такого документа уже после.

В меню «Зарплата» выберите пункт «Работа сверхурочно». Данный функционал будет доступен в случае включенной настройки раздела «Расчет зарплаты».

В созданном документе укажите одного или нескольких сотрудников и проставьте даты сверхурочной работы с количеством отработанных часов.

После проведения документа «Работа сверхурочно» в созданном ранее начислении зарплаты и взносов будет отображаться комментарий о необходимости перерасчета.

Все перерасчеты, которые необходимо выполнить будут отображаться в меню «Зарплата» подраздел «Сервис».

Перерасчеты могут быть не только по начислениям, но и по удержаниям. Они отображаются в разрезе сотрудников с указанием расчетного периода, документа начисления, который требуется исправить и причины.

Учет движения кадров Персональных данные Учет рабочего времени Учет отпусков Воинский учет Зарплата и отчетность Начисления и удержания Процесс расчета зарплаты Регламентированный учет Выплата заработной платы Перечисление на л/с НДФЛ и взносы Персонифицированный учет Пилотный проект ФСС Статотчетность

Расчеты начислений и удержаний в 1С:ЗУП

Программой 1С Зарплата и управление персоналом 8 (1С ЗУП) предусмотрен расчет начислений по всем формам оплаты труда:

• повременная (с использованием месячных, дневных и нескольких часовых тарифных ставок);
• сдельная;
• с использованием премиальной системы.

Им соответствуют такие повременные и сдельные начисления, как:

• оплата по окладу;
• оплата по окладу (по часам);
• оплата по часовому тарифу;
• сдельный заработок.

Размер любой тарифной ставки задаётся в рублях с точностью, которая была указана при начальной настройке программы.

Размер ставок может определяться тарифной сеткой в соответствии с разрядами персонала. При этом сетка может быть описана в штатном расписании, а в программе ее изменение можно отразить специальными документами индексации заработка.

К каждому сотруднику можно одновременно применять несколько тарифных ставок.

Для настройки начислений может применяться совокупная тарифная ставка. По умолчанию в качестве тарифной ставки сотрудника при пересчете используется ставка его «основного» (повременного) начисления, например оклада по дням. Совокупная тарифная ставка учитывает не только оклад сотрудника, но и любые другие начисления, например, процент или сумму надбавки.

Во время начальной настройки можно указывать вариант принятой в компании системы премирования в виде:

• разовой премии - сумма или процент;
• ежемесячной премии - сумма;
• ежемесячной премии - процент от зарплаты сотрудника:
  • за текущий месяц;
  • за прошлый месяц;
• премии за квартал - процент или сумма - может выплачиваться:
  • при расчете месяца, в котором введен процент или сумма;
  • в межрасчетный период, когда зарегистрирован документ «Премии";
  • в одних и тех же предустановленных месяцах. Размер премии задается в кадровых документах;
• премии за год - сумма;
• премии за год процентом - по умолчанию расчет производится от зарплаты за год, но в карточке годовой премии можно указывать период, за который при расчете применяется заработок работника.

Каждое начисление в информационной системе 1С ЗУП должно описываться определенными свойствами:

• Назначение начислений в виде:
  • повременной оплаты труда и надбавок;
  • оплаты труда в натуральной форме;
  • дохода в натуральной форме;
  • компенсационных выплат;
  • премии;
  • оплаты отпуска;
  • компенсации отпуска;
  • отпуска без оплаты;
  • неявки по невыясненным причинам;
  • прогула;
  • оплаты командировки;
  • оплаты сохраняемого среднего заработка;
  • оплаты больничного листа;
  • оплаты дней по уходу за детьми-инвалидами;
  • пособия по уходу за ребенком до 1,6 лет;
  • пособия по уходу за ребенком до 3 лет;
  • выходного пособия;
  • болезни без оплаты;
  • отпуска по беременности и родам;
  • материальной помощи;
  • отпуска за счет ФСС для санаторно-курортного лечения;
  • отгула;
  • прочих начислений и выплат.
• Периодичность выполнения расчета:
  • ежемесячно;
  • в перечисленных месяцах;
  • по отдельному документу:
    • «Премии»;
    • «Разовое начисление»;
    • другой документ, самостоятельно настроенный в программе;
  • при условии, что введено:
    • значение показателя;
    • вид учета времени;
    • время, приходящееся на праздничные дни.
• Способ расчета результата, который выбирается из следующих вариантов:
  • результат вводят фиксированной суммой;
  • результат рассчитывают на основе комбинации любых данных;
  • из доступного в регламентированных способах расчета, а также на основе значений собственных показателей расчета с использованием различных формул, включая математические функции maх и min.
• Зависимость данного начисления от других начислений.
• Отражение в учете рабочего времени:
  • за работу в пределах нормы/сверх нормы/за неполную смену/за уже оплаченное время;
  • виды стажа для СЗВ/ПФР.
• Отношение начисления к социальным пособиям или отпускам, к расчету среднего заработка.
• Классификация начислений для исчисления НДФЛ.
• Классификация начислений для исчисленных страховых взносов.
• Способ отражения начислений в бух.учете.
• Список "вытесняющих" начислений (к примеру, работник не может одновременно болеть и работать).

В программе 1С Зарплата и управление персоналом 8 (1С ЗУП) можно рассчитать удержания:

• В зависимости от назначения в виде:
  • профсоюзных взносов;
  • исполнительного листа;
  • вознаграждения платежного агента;
  • удержания за неотработанные дни отпуска;
  • добровольных взносов в НПФ;
  • дополнительных страховых взносов на накопительную часть пенсии;
  • удержания в счет расчетов по прочим операциям;
  • прочих удержаний в пользу третьих лиц.
• Каждый месяц или только когда введено значение показателя.
• Следующими способами расчета результата:
  • фиксированная сумма;
  • формула на основе комбинации любых данных, доступных в регламентированных способах расчета, а также на основе значений собственных показателей расчета с использованием различных формул, включая математические функции mах и min.

Как результат в программе 1С Зарплата и управление персоналом 8 (1С ЗУП) для всех начислений и удержаний можно зафиксировать и сохранить все характеристики, необходимые для его использования при расчете зарплаты, исчислений НДФЛ и взносов. Это позволит вести все расчеты в соответствии с учетной политикой компании.

Помимо общего графика, сотруднику может быть введен оперативный индивидуальный график работы на месяц. В этом случае плановое время для сотрудника за этот месяц будет определяться не по графику работы предприятия, присвоенному ему кадровыми документами, а по индивидуальному графику, введенному с помощью документа (меню Расчеты зарплаты по организациям - Ввод индивидуальных графиков работы ).

Отклонения от графика работы по причине неявок фактически регистрируются в двух подсистемах: кадрового учета и расчета заработной платы (в подсистеме кадрового учета регистрируются периоды отсутствия сотрудников, а в подсистеме расчета зарплаты производятся начисления за время отсутствия). При этом основными данными для целей учета рабочего времени являются данные подсистемы расчета зарплаты. Данные кадровой подсистемы учета невыходов являются вспомогательными, они используются только для оперативного учета времени за текущий месяц и не учитываются при расчете фактически отработанного времени. Отклонения от графика работы по причине, например, сверхурочной работы регистрируются только в подсистеме расчета зарплаты.

Для целей учета использования времени в подсистеме расчета зарплаты производится настройка учета времени по начислениям. Для видов начислений, время по которым должно отражаться в табеле учета рабочего времени, устанавливается вид учета времени (например, Начисление за работу полную смену в пределах нормы времени , Неотработанные полные смены ) и присваивается вид времени по классификатору использования рабочего времени. Для начислений за отработанное в пределах нормы время указываются также вытесняющие их начисления, т.е. начисления, которые вытесняют (перекрывают) данное начисление на период их действия. Например, для оплаты по окладу вытесняющими являются начисления за время отпуска, командировки, болезни и т.п. Вытесняющие начисления указываются и для некоторых видов начислений за неотработанное время, например, для оплаты за время ежегодного отпуска вытесняющими будут являться начисления за периоды болезни. Для видов начислений, включенных в поставку программы, настройки, необходимые для учета времени, уже выполнены.

В общем случае данных графика работы и сведений об отклонениях оказывается достаточно для определения фактически отработанного сотрудником времени. Однако в случае, когда в силу организации производственного процесса нет возможности заранее составить график работы или если по факту оказывается, что график не соблюдался по иным причинам, нежели неявки и сверхурочная работа (например, по причине взаимной подмены сотрудников), сведения о фактическом использовании рабочего времени должны быть введены в программу с помощью документа (меню - Ввод табелей учета рабочего времени (меню Расчеты зарплаты по организациям -Первичные документы - Сдельный наряд на выполненные работы ).

Рассмотрим два варианта учета рабочего времени:

1. Организация учета рабочего времени методом "сплошной регистрации" .

Организация учета рабочего времени методом "отклонений"

Для учета рабочего времени в программе используется метод "отклонений", при котором отработанное время определяется на основании данных графика работы и зарегистрированных отклонений от графика (неявок и сверхурочной работы и т.п.).

Рассмотрим примеры учета фактически отработанного времени методом "отклонений":

• учет фактически отработанного времени с использованием общего графика и зарегистрированных отклонений ;
• учет фактически отработанного времени с использованием индивидуального графика и зарегистрированных отклонений .

Учет фактически отработанного времени с использованием общего графика и зарегистрированных отклонений

Пример

Правилами внутреннего трудового распорядка в организации установлена 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями - суббота и воскресенье, продолжительность ежедневной работы составляет 8 часов.

В апреле 2013 г. сотрудник организации Кузьмин И.С. находился в отпуске за свой счет с 1 по 4 апреля. Необходимо определить фактически отработанное время сотрудником за апрель 2013 г.

1. Для установленного в организации режима работы (5-дневная рабочая неделя с двумя выходными днями - суббота и воскресенье) в справочникеГрафики работы (меню Предприятие - Графики работы ) описан соответствующий график работы (рис. 1).

На закладке Сотрудники (менюКадровый учет - Кадровый учет - Прием на работу в организацию

3. Согласно условию нашего примера сотрудник организации Кузьмин И.С. находился в отпуске за свой счет с 01.04.2013 по 04.04.2013. Период нахождения сотрудника в отпуске без сохранения заработной платы регистрируется в подсистеме кадрового учета с помощью документа Отпуска организаций (меню Кадровый учет - Учет невыходов - Отпуска организаций ) (рис. 3). С помощью документа Отпуска организаций оформляется приказ о предоставлении отпуска сотруднику по форме № Т-6 (или № Т-6а), на расчет зарплаты этот документ влияния не оказывает.

В подсистеме расчета зарплаты отклонение от графика работы по причине отпуска без сохранения зарплаты регистрируется с помощью документаНевыходы в организации (меню Расчеты зарплаты по организациям - Неявки - Невыходы в организациях ) (рис. 4). Документ может быть введен на основании кадрового документа Отпуска организаций с помощью обработки Анализ неявок (последовательно нажимая кнопки Создать документы , Рассчитать , Провести ) (рис. 3). Для этого в документе Отпуска организаций нажмите на кнопку Открыть начисления .

4. При проведении документа Невыходы в организациях в регистре расчета Основные начисления сотрудников организации (меню Расчеты зарплаты по организациям - ) вводится запись по виду расчета Отпуск за свой счет , в которой фиксируется период неявки сотрудника - с 01.04.2013 по 04.04.2013, и время по графику сотрудника, приходящееся на этот период, - 4 рабочих дня (32 рабочих часа) (рис. 5).

(меню - ) (рис. 6):

1. Для заполнения документа Начисление зарплаты сотрудникам организаций используйте кнопку Заполнить .
2. Основные начисления

Начисление зарплаты сотрудникам организаций

В апреле 2013 г. сотрудник отработал 143 часа (с 5 по 30 апреля 2013 г.) при норме 175 часов. С 01.04.2013 по 04.04.2013 он находился в отпуске за свой счет (32 часа). Оплата по окладу равна: 18 000 / 175 * 143 = 14 708,57 руб.

В нашем примере оплата труда сотрудника производится исходя из месячного оклада пропорционально отработанным часам. Этой форме оплаты труда в программе соответствует вид расчета Оклад по часам (меню Расчет зарплаты по организациям - Настройка расчета зарплаты -). Вид расчета Отпуск за свой счет Оклад по часам (рис. 7).

(меню Расчеты зарплаты по организациям - Результаты начислений - Результаты основных начислений ) при проведении документаНачисление зарплаты сотрудникам организаций .

Учет фактически отработанного времени с использованием индивидуального графика и зарегистрированных отклонений

Пример

В ЗАО "Швейная фабрика" принят на работу сотрудник Перов С.И. на должность администратора с окладом 20 000 руб. пропорционально отработанным часам и доплатой за работу в ночные часы в размере 30 процентов часовой тарифной ставки. Для администраторов в организации установлен следующий режим работы: 1 день - рабочий с продолжительностью смены 12 часов, 2 дня - выходные.

В апреле 2013 г. по своему графику работы Перов С.И. должен был отработать 10 рабочих смен: 1, 4, 7, 10, 13, 16, 19, 22, 25, 28 апреля. В связи с отпуском другого администратора для Перова С.И. на апрель был запланирован другой график работы: 1, 5, 8, 10, 13, 16, 19, 22, 25, 28 апреля. С 27 апреля сотрудник заболел, о чем сообщил по телефону.

Необходимо определить фактически отработанное время сотрудником за апрель 2013 г.

Графики работы (меню Предприятие - Графики работы

2. График работы назначается сотруднику при приеме на работу в документе Прием на работу в организацию на закладке Сотрудники (менюКадровый учет - Кадровый учет - Прием на работу в организацию ) (рис. 2). При назначении сотруднику графика работы необходимо указать график, соответствующий фактическому режиму работы сотрудника.

3. Согласно условию нашего примера в связи с отпуском другого администратора для Перова С.И. на апрель был запланирован другой график работы: 1, 5, 8, 10, 13, 16, 19, 22, 25, 28, всего 10 рабочих смен. Поэтому необходимо составить индивидуальный график работы сотрудника на апрель месяц. В этом случае плановое время для сотрудника за этот месяц будет определяться не по графику работы предприятия, присвоенному ему кадровыми документами, а по индивидуальному графику, введенному с помощью документа Ввод индивидуальных графиков работы организации (меню Расчеты зарплаты по организациям - Ввод индивидуальных графиков работы организации ) (рис. 3).

4. С 27 апреля 2013 г. сотрудник заболел, о чем сообщил по телефону. Регистрация факта отсутствия сотрудника на работе по невыясненной причине выполняется с помощью документа в подсистеме кадрового учета Неявки и болезни организаций (меню Кадровый учет - Учет невыходов - Неявки и болезни организаций ). Документ Неявки и болезни организаций регистрирует факт отсутствия сотрудника только для целей кадрового учета занятости персонала, на расчет зарплаты этот документ влияния не оказывает. В документе укажите дату начала отсутствия сотрудника на работе и выберите состояние Отсутствует по невыясненной причине (так как сотрудник листок нетрудоспособности еще не предоставил) (рис. 4).

Для корректного расчета зарплаты за апрель отсутствие сотрудника с 27.04.2013 по 30.04.2013 нужно зарегистрировать и в подсистеме расчета зарплаты документом Невыходы в организациях (меню Расчет зарплаты по организациям - Неявки - Невыходы в организациях ) по виду отсутствия , в документе вручную укажите дату окончания невыхода. Документ Невыходы в организациях может быть создан и на основании документа кадрового документа Неявки и болезни организаций (рис. 5).

5. Начисление заработной платы сотрудника за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты сотрудникам организаций (менюРасчет зарплаты по организациям - Начисление зарплаты сотрудникам ) (рис. 6):

1. Для заполнения документа Начисление зарплаты сотрудникам организаций используйте кнопку Заполнить .
2. Для полного расчета документа используйте кнопку Рассчитать - Рассчитать (полный расчет) .
3. При автоматическом заполнении документа в табличную часть на закладке Основные начисления вносятся строки по всем видам начислений, назначенным сотрудникам в плановом порядке.

При расчете заработной платы сотрудника за месяц в документе Начисление зарплаты сотрудникам организаций автоматически определяется фактически отработанное сотрудником время, за которое ему начисляется оплата.

Так как на апрель по сотруднику введен индивидуальный график работы, то отработанное им время определяется именно по этому графику и с учетом зарегистрированных отклонений (отсутствие по невыясненной причине с 27.04.2013 по 30.04.2013). На период с 01.04.2013 по 26.04.2013 по индивидуальному графику сотрудника приходится 9 рабочих смен по 12 часов. В апреле сотрудник отработал 108 часов при норме 120 часов. Также он отработал 72 ночных часов.

Оплата по окладу равна: 20 000 руб. / 120 часов * 108 часов = 18 000 руб.

Доплата за ночные часы равна: 20 000 руб. / 120 часов * 30% * 72 часа = 3 600 руб.

Фактически отработанное время определяется как количество дней и часов по графику сотрудника, приходящихся на фактический период действия начисления. Фактический период действия начисления формируется с учетом вытеснения начисления другими видами расчетов.

В нашем примере оплата за труд сотруднику производится исходя из оклада пропорционально отработанным часам. Этой форме оплаты труда в программе соответствует вид расчета Оклад по часам (меню Расчет зарплаты по организациям - Настройка расчета зарплаты - Основные начисления организаций ). Вид расчета Отсутствие по невыясненной причине является вытесняющим начислением для вида расчета Оклад по часам (рис. 7).

Данные об отработанном сотрудником времени фиксируются в программе в регистре расчета Основные начисления сотрудников организаций (меню Расчеты зарплаты по организациям - Результаты начислений - Результаты основных начислений ) при проведении документаНачисление зарплаты сотрудникам организаций .

Организация учета рабочего рабочего времени методом "сплошной регистрации"

Для учета рабочего времени в программе используется метод "сплошной регистрации", при котором наряду с регистрацией документов-отклонений ведется регистрация фактически использованного времени.

Пример

В ЗАО "Швейная фабрика" принят на работу Перов С.И. на должность администратора с окладом 20 000 руб. пропорционально отработанным часам и доплатой за работу в ночные часы в размере 30 процентов часовой тарифной ставки. Для администраторов в организации установлен следующий режим работы: 1 день - рабочий с продолжительностью смены 12 часов, 2 дня - выходные.

В июне 2013 г. по своему графику работы Перов С.И. должен был отработать 10 рабочих смен: 3, 6, 9, 12, 15, 18, 21, 24, 27, 30 июня. Но в связи с болезнью другого администратора (с 26 июня 2013 г.) сотрудник отработал в июне 11 рабочих смен: 3, 6, 9, 12, 15, 18, 21, 24, 26, 28, 30 июня.

Необходимо определить фактически отработанное время сотрудником за июнь 2013 г.

1. Для установленного режима работы для администраторов в справочнике Графики работы (меню Предприятие - Графики работы ) описаны соответствующие графики работы. График, по которому работает смена Перова С.И., представлен на рис. 1.

2. График работы назначается сотруднику при приеме на работу в документе Прием на работу в организацию на закладке Сотрудники (менюКадровый учет - Кадровый учет - Прием на работу в организацию ) (рис. 2). При назначении сотруднику графика работы необходимо указать график, соответствующий фактическому режиму работы сотрудника.

3. В общем случае данных графика работы и сведений об отклонениях оказывается достаточно для определения фактически отработанного сотрудником времени. Однако в случае, когда в силу организации производственного процесса нет возможности заранее составить график работы или если по факту оказывается, что график не соблюдался по иным причинам (например, по причине взаимной подмены сотрудников), сведения о фактическом использовании рабочего времени должны быть введены в программу с помощью документа (менюРасчеты зарплаты по организациям - Ввод табелей учета рабочего времени ). Для сотрудников со сдельной формой оплаты труда фактически отработанное время может быть зарегистрировано в программе одновременно с вводом данных о фактической выработке - документом Сдельный наряд на выполненные работы .

В нашем примере по факту оказывается, что график работы с 26 июня 2013 г. не соблюдался: сотрудник работал в другие смены. Фактически отработанное сотрудником за месяц время регистрируется с помощью документа Табель учета рабочего времени организаций (рис. 3). Сотрудник отработал 11 смен по 12 часов (132 часа, из них 88 - ночных).

4. Начисление заработной платы сотрудника за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты сотрудникам организаций (менюРасчет зарплаты по организациям - Начисление зарплаты сотрудникам ) (рис. 4):

1. Для заполнения документа Начисление зарплаты сотрудникам организаций используйте кнопку Заполнить .
2. Для полного расчета документа используйте кнопку Рассчитать - Рассчитать (полный расчет) .
3. При автоматическом заполнении документа в табличную часть на закладке Основные начисления вносятся строки по всем видам начислений, назначенным сотрудникам в плановом порядке.

При расчете заработной платы сотрудника за месяц в документе Начисление зарплаты сотрудникам организаций фактически отработанное им время определяется по табелю, т.е. на основании данных, зафиксированных документом Табель учета рабочего времени и с учетом зарегистрированных отклонений. В июне сотрудник отработал 11 смен по 12 часов (132 часа (при норме 120 часов), из них 88 - ночных) (рис. 4).

Оплата по окладу равна: 20 000 руб. / 120 часов * 132 часа = 22 000 руб.

Доплата за ночные часы равна: 20 000 руб. / 120 часов * 30% * 88 часов = 4 400 руб.

Программа «1С:Зарплата и управление персоналом 8» включает в себя набор начислений, установленных законодательством, таких как оклад, отпускные и др. Но локальными актами организации могут быть предусмотрены и другие начисления, к примеру, квартальные премии в процентах от заработка. В статье эксперты фирмы «1С» рассказывают о том, как добавить в программу дополнительные выплаты, то есть настроить произвольные начисления.

Иногда положение о заработной плате предприятия содержит премию, расчет которой может быть автоматизирован, но его нет в списке предустановленных начислений. Чтобы добавить это начисление в список, можно использовать механизм настройки новых начислений и создать произвольную доплату.

К примеру, положением о заработной плате предусмотрена премия, которая составляет процент от среднего приработка по бригаде, но не должна превышать среднего заработка сотрудника. Процент оплаты рассчитывается в соответствии с коэффициентом трудового участия (далее - КТУ) и устанавливается приказом на каждого сотрудника. Средний приработок - это показатель, который рассчитывается ежемесячно для бригады и отражает перевыполнение плана (нормы).

Как настроить автоматическое начисление в этом случае? Чтобы справиться с этой задачей, нужно внимательно изучить список начислений в Плане видов расчета - Начисления и в обработке Начальная настройка программы . Если подходящего начисления нет, нужно создать новое: меню Настройка -> Начисление -> Создать . Настройка начисления предусматривает заполнение нескольких закладок. Рассмотрим каждую из них.

Закладка Основное . Дайте название премии, к примеру, Премия от приработка . Назначение начисления выбирается из ограниченного списка. Нужно понимать, что некоторые назначения, такие как Оплата отпуска или Оплата больничного листа , пригодны только для соответствующих документов. Нужно выбрать подходящее назначение. В данном случае - это Премия .

Укажите, каким образом Начисление выполняется . Выберите один из следующих вариантов:

• Ежемесячно;
• По отдельному документу;
• В перечисленных месяцах;
• Только если введено значение показателя;
• Только если введен вид учета времени.

В данной ситуации возможны два варианта: По отдельному документу и Только если введено значение показателя . В первом случае начисление будет происходить на основании приказа о выплате этой премии. А значит в поле Начисление выполняется следует указать По отдельному документу . А во втором - после занесения показателей расчет произойдет автоматически при заполнении документа Начисление зарплаты .

В случае выбора варианта По отдельному документу можно действовать по следующему сценарию. Перед расчетом зарплаты заполните показатели: Заработанный средний приработок бригады за месяц и процент оплаты сотрудникам . Далее в программе укажите документ - приказ на выплату премии из приработка. Непосредственно в нем будет рассчитываться премия с учетом внесенных показателей.

Теперь необходимо отредактировать формулу: процент от среднего приработка, полученный расчетным путем, сравнить со средним заработком и выбрать меньшее из этих значений. Формула будет следующей:

Минимум (СреднийЗаработокОбщий, Приработок x ПроцентПремииОтПриработка / 100) ,

где:
СреднийЗаработокОбщий - это предустановленный показатель, его нужно выбрать из списка;
Приработок - это новый показатель, он создается нажатием на кнопку «Создать показатель».

Назначение показателя следует установить Для подразделения , используется - и . Можно указать и другой вариант использования показателя, когда он получается в результате Суммирования внесенных за месяц данных , но для нашего примера достаточно единовременного ввода документа. Приработок нужно указывать с копейками, поэтому Точность - 2 знака (рис. 1).

ПроцентПремииОтПриработка - новый показатель, его также нужно создать.

Назначение этого показателя будет Для сотрудника , используется Только в том месяце в котором вводится и Вводится единовременно документом ввода данных для расчета зарплаты . Обратите внимание, что показатель для сотрудника можно вводить и непосредственно в документ Начисление зарплаты при расчете , если выбрать соответствующий пункт в настройке. Если в положении о заработной плате предусмотрено, что процент премии всегда целое число, без десятичных знаков, то в поле Точность введите «0 » (рис. 2).

Формулу, составленную из показателей, можно увидеть на рис. 3.

В формуле не используется расчетная база, поэтому закладка Расчет базы не доступна.

На закладке Учет времени автоматически установлено, что это дополнительная оплата за уже оплаченное время и на стаж не влияет.

На закладке Зависимости укажите, при расчете каких начислений и удержаний надо учитывать эту премию. К примеру, что она входит в расчетную базу удержаний по исполнительному листу.

На закладке Приоритет заполнять ничего не нужно, поскольку расчет этой премии не связан с другими начислениями этого же периода

На закладке Средний заработок укажите, как следует учитывать эту премию при расчете среднего: полностью или частично с учетом отработанного времени. Поскольку показатели, использованные при расчете премии, уже учитывают отработанное время, для расчета среднего установим Премия, полностью учитываемая . Необходимость индексации этого начисления при расчете среднего регулируется соответствующим флагом.

На закладке Налоги, Взносы, Бухучет установите флаг облагается НДФЛ и укажите код дохода премии – 2002 или 2003 в зависимости от назначения премии и средств из которых она выплачивается. Поле Вид дохода для страховых взносов заполняется автоматически и не доступно для редактирования, поскольку выбрано назначение начисления - Премия . Премии - это Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами . Аналогично вид расхода по ст. 255 для налога на прибыль устанавливается автоматически в соответствии с назначением начисления и учитывается в расходах на оплату по статье пп. 2 ст. 255 НК РФ , как начисления стимулирующего характера.

По умолчанию проводка по этому начислению будет формироваться аналогично той, что формируется по основному начислению сотрудника. В случае необходимости можно указать и другой вариант бухучета.

Итак, настройка для начисления премии создана (рис. 4). Как ею воспользоваться?

Чтобы ежемесячно вносить добавленные показатели Приработок и ПроцентПремииОтПриработка , нужно настроить шаблоны для их ввода. В меню Настройка - Шаблоны ввода исходных данных создайте новые шаблоны. Для ввода приработка нужен шаблон для ввода одного показателя для подразделения (рис. 5).

После того как настроен шаблон ввода исходных данных, в меню Расчет зарплаты -> Данные для расчета зарплаты появляется возможность вносить средний приработок бригады отдельным документом для каждого подразделения.

Процент премии для сотрудников удобнее вносить списком, поэтому настройте шаблон соответствующим образом. В меню Настройка -> Шаблоны ввода исходных данных на закладке Дополнительно установите флаг. Установите флаг, что в документе используется несколько сотрудников. В результате в меню Расчет зарплаты -> Данные для расчета документ для ввода процента премии из приработка приобретает табличный вид.

Шаблоны нужно настроить единожды, а данные для расчета премии согласно условиям задачи вносятся ежемесячно.

В этом примере премия настроена таким образом, что для ее начисления нужно вносить приказ.

В меню Расчет Зарплаты -> Премии создайте документ, в котором укажите вид премии: Премия от приработка. Приработок, Процент премии и Средний заработок в документе заполнятся автоматически, а премия рассчитается по внесенной формуле.

Результат расчета премии выводится в этом же документе в поле Премия . Так как премия начислена отдельным документом, ее удобно будет выплачивать в межрасчетный период. Причем сделать это можно непосредственно из этого же документа Премия, нажав кнопку Выплатить .