Карточка организации — скачать образец и бланк. Корпоративная карта Что такое карточка юридического лица
Сегодня поговорим о юридической карте проекта. Она помогает предвидеть юридические ошибки до того, как они произойдут. В практике есть куча историй, когда из-за отсутствия знаний проект «убивал себя», провоцируя разорительные иски. Карта спасает от такого и бьет по рукам всякий раз, когда вы тянетесь к юридически непродуманным действиям.
Готовимся
Прежде чем делать юридическую карту, нужна карта дорожная. Это такая штука, на которой наглядно видно, когда и что мы делаем в течение всей жизни проекта — распределяем задачи до старта, назначаем ответственных и готовимся к старту.
Как и на обычной дорожной карте, нужно определить точку старта, где находится проект сейчас, и точку финиша, где финальная форма проекта. Между этими точками нужно выстроить маршрут: за какое время и каким образом проект будет двигаться к финишу.
Формат дорожной карты может выполнен быть в mindmap, или на любой шкале, где есть временная шкала.
Когда дорожная карта готова, несем ее к юристу, и он по ней разрабатывает план документов — что и когда нужно делать, где и какие уязвимости могут появиться, какой бюджет на это выделить, и прочее.
С юридической картой мы точно знаем:
· Насколько законен проект в принципе;
· Его юрисдикцию;
· На какие нематериальные активы закрепить право;
· Как, когда и какие составить договора.
Теперь мы не попадём в ситуацию, когда на нас подали 100 исков за один день.
Учимся на чужих ошибках
Без юридической карты проекта рано или поздно случится ситуация:
Компания по производству климат-систем запустила собственный интернет-магазин. Ранее компания продавала продукцию через сеть реселлеров. На сайте клиент оставляет свой адрес для доставки заказа, который является персональными данными. Без согласия пользователя на хранение и обработку персональных данных, мы нарушаем закон каждый раз, когда оформляется заказ. Продакт-менеджер, из-за незнания, сгенерировал нам гору потенциальных исков.
С юридической картой ситуация будет выглядеть иначе:
Продакт-менеджер перед запуском интернет-магазина сверяется с юридической картой — там он видит, что в случае запуска этого функционала требуется создать оферту и получить от пользователя согласие с ней.
Остальное детали, но важен факт — юрист спрогнозировал решение ситуации ещё до её появления, сразу указав на уязвимость. Конечно, пример азбучный, но если покрутить в голове подобные сценарии, не очевидных будет много. Итог — карту нужно делать.
Гордость и предубеждение
Хороший стратег понимает, что юридические уязвимости нужно закрывать превентивно. Планирование и прогнозирование в этой ситуации куда важнее хаотичных действий, или полного невнимания к правовой стороне бизнеса.
Подробнее методология составления юридических карт будет разбираться на курсе для предпринимателей и стартаперов, чей бизнес связан с интернетом.
Современная деловая жизнь задает высокий ритм ведения бизнеса. Одним из главных факторов успешности является умение распорядиться своим временем. В этом предпринимателю помогают финансовые организации, разрабатывающие выгодные карточные продукты. К ним относится корпоративная пластиковая карта. Она подразумевает две формы: дебетовую и кредитную. Вторая не только является инструментом экономии времени и сокращения финансовых издержек, но и предоставляет держателю возможность использовать банковские средства вместо своих.
У каждой компании есть расчетный счет. «Пластик», привязанный к нему – это корпоративная банковская карта юридического лица (далее – ЮЛ), или бизнес-карта. Она может быть кредитным инструментом и в этом случае имеет лимит – максимальную сумму, которую конкретный банк готов предоставить организации в качестве заемных средств. Ее размер, как правило, оговаривается индивидуально и зависит от финансовых возможностей компании-заявителя. Карточный счет может быть открыт как в рублях, так и в иностранной валюте.
Статьи по теме Как взять кредит в мтс банке Кредитная карта за 1 день по паспорту Как узнать свой расчетный счет в сбербанке
Для чего нужна
Корпоративная кредитная карта оформляется организацией для оплаты расходов, которые относятся к ведению хозяйственной деятельности, получения денег. Карта может заменять чековую книжку, с которой наличные средства выдаются под отчет – это сильно экономит время. Этот кредитно-финансовый инструмент – универсальное средство расчета за товары и услуги.
Карта позволяет направлять банковские заемные средства на нужды предприятия, если того требует ситуация – так компания может снизить коммерческие риски и оставаться на плаву в трудные времена. Основные причины, по которым компанией оформляется корпоративная банковская карта – это упрощение оплаты:
- командировочных трат сотрудников;
- услуг ЖКХ;
- представительских расходов;
- продукции поставщиков;
- канцтоваров;
- прочих услуг и/или расходов, связанных с ведением хозяйственной деятельности.
Нормативно-правовая база
Правила открытия карточного счета ЮЛ и использования находящихся на нем денежных средств регламентированы законодательством Российской Федерации (далее – РФ). Утвержденное Центральным Банком РФ (далее – ЦБ РФ) Положение 09.04.1998 г. №23-П (далее – Положение №23-П) утратило силу. Актуальные законы:
Положение об эмиссии банковских карт и операций, утвержденное ЦБ РФ 24.12.2004 №266-П. |
Уточняет определения, указывает и регламентирует правила и порядок операций с использованием корпоративного «пластика» |
п. 1 ст. 847 Гражданского кодекса РФ, абз. 2, 7 |
Предписывает организации утвердить список должностей (далее – Список), трудовые обязанности которых подразумевают использование бизнес-карт |
п. 1.12 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 г. №28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» |
|
Обязывает компанию разработать положение о порядке использования корпоративных кредиток (далее – Положение) |
|
ч. 2 ст. 22 ТК РФ |
Указывает, что организация обязана под расписку ознакомить с Положением всех своих сотрудников, чьи должности перечислены в Списке |
Предписывает компании организовать учет приема и выдачи корпоративных банковских карт |
|
Обязывает организацию прописать в учетной политике способ отражения подотчетных сумм на специальном счету |
|
ФЗ РФ от 02.04.2014 г. №52-ФЗ |
Отменяет обязательные информирование об оформлении и регистрацию компанией бизнес-карты в надзорном налоговом органе и внебюджетных фондах |
Операции с использованием корпоративной кредитки
Используя банковскую корпоративную кредитку, уполномоченный компанией сотрудник – держатель – может совершать операции в пределах предоставленного эмитентом лимита займа, установленного согласно условиям договора с ЮЛ. Их перечень включает снятие наличных средств и безналичный расчет в российских рублях и иностранной валюте за пределами РФ, связанные со следующими целями:
- оплаты командировочных расходов;
- ведения хозяйственной деятельности;
- оплаты представительских расходов.
Не допускается использование в целях:
- выплаты сотрудникам:
- заработных плат;
- пособий и компенсаций;
- приобретения товаров и/или оплаты услуг для личных нужд, не связанных с ведением деятельности ЮЛ.
Где оформить
Любой крупный банк предоставляет ЮЛ возможность оформить корпоративную кредитную карту. Финансовые продукты будут иметь некоторые различия по функционалу и варьироваться в стоимости годового обслуживания. Стандартные опции продукта:
- перечисление на карточку командировочных и представительских расходов;
- безналичная оплата товаров и/или услуг (в том числе и через интернет);
- использование бизнес-карты как на территории РФ, так и за границей;
- безопасные платежи с функцией 3D-Secure – это особый протокол шифрования данных для автоматизации виртуальных покупок, снижающий риски пострадать от сетевого мошенничества;
- установление индивидуального лимита займа;
- смс-информирование.
Таблица с указанием популярнейших банков РФ, предлагающих кредитные бизнес-карточки:
Наименование |
Дополнительные особенности продукта |
Стоимость обслуживания (р./год) |
|
Visa/MasterCard:
|
|
Альфа-Банк |
|
|
Сбербанк |
|
Visa Business (пакет услуг):
|
Россельхозбанк |
Visa Business/MasterCard Business – 2000 |
|
|
Visa/MasterCard:
|
|
|
||
Авангард |
|
Visa/MasterCard:
|
MasterCard Business с дисплеем для представителей ЮЛ – 1000 |
||
Тинькофф |
|
Visa Platinum (пакет услуг):
|
Стоимость обслуживания
В среднем банковские организации предлагают обслуживать одну корпоративную кредитную карточку в пределах 2000 рублей в год. Подключение дополнительных программ для удобства использования продукта – пакетов услуг – повышает его стоимость. Таблица примерных расценок на обслуживание:
Условия предоставления
Выдавая ЮЛ корпоративную кредитку, банк-эмитент фактически предоставляет предприятию займ – его сумма зачисляется на карт-счет. Как правило, финансовое учреждение разрабатывает для компании-клиента индивидуальную программу использования продукта. К общим условиям можно отнести следующие:
- у организации должен быть открыт действующий банковский счет – без него получить корпоративную карточку невозможно, потому что сама по себе бизнес-карта им не является;
- финансовое учреждение самостоятельно и на своих условиях устанавливает лимит займа, но ограничение на списание средств с «пластика» предлагает установить уполномоченному сотруднику организации – они могут быть индивидуальными для каждой карты (если их несколько), постоянными или временными;
- у ЮЛ должна быть хорошая кредитная история.
Какие документы необходимы
Чтобы получить корпоративную кредитку, организация-заявитель должна подписать соответствующий договор с финансовым учреждением. Карточка выпускается на имя сотрудника ЮЛ, при условии, что банку-эмитенту предоставлен пакет документов. К ним относятся:
- доверенность от компании на получение этого кредитного инструмента работником-претендентом;
- заявление на оформление;
- гражданский паспорт сотрудника, на чье имя будет выпускаться карта, и/или его копии.
Порядок оформления
Прежде чем начинать оформление бизнес-карты, руководитель или уполномоченный сотрудник предприятия должен внимательно изучить условия продукта:
- способы перечисления денежных средств на счет;
- правила его пополнения;
- график погашения займа;
- годовую ставку процента кредитования;
- размер комиссионных за снятие наличных и конвертацию;
- лимит долга;
- срок действия;
- тарифы на обслуживание и выпуск.
После этого, сделав выбор в рамках индивидуальных потребностей и возможностей ЮЛ, следует приступать к процедуре оформления. Нужно собрать паспортные данные всех сотрудников, которые в будущем получат право использования бизнес-карты. Информацию следует предоставить в отделение банка вместе с заявлениями от каждого работника и доверенностями на них.
Особенности использования
Оформив карт-счет, руководитель или уполномоченный представить ЮЛ обязан создать приказ, определяющий перечень должностных лиц, которые получат право пользоваться корпоративной кредиткой. С документом следует ознакомить всех причастных сотрудников компании, со своей стороны они должны подать официальные заявления на имя непосредственного руководителя на выдачу пластиковых карточек. Бухгалтер ЮЛ ведет их учет в журнале, указывая:
- сумму расходов;
- назначения платежей;
- паспортные данные сотрудника-держателя корпоративной кредитки.
Положение о порядке использования корпоративных кредитных карт
Руководителем ЮЛ утверждается порядок использования бизнес-карт. Для этого ему следует создать соответствующее положение. Документ должен включать следующие данные:
- список операций, которые можно совершать с использованием пластиковой карты;
- информацию о лимите ежемесячных расходов для каждого работника в соответствии с его должностным назначением;
- период использования сотрудником платежного инструмента;
- порядок и сроки предоставления работником отчета за расходные операции;
- список документов, которые подчиненный обязан предоставить в качестве подтверждения целевого использования денежных средств (в соответствии с его работой на нужды трудоустроившего его ЮЛ для осуществления ведения хозяйственной деятельности);
- расписку о защите данных доступа к реквизитам карточного счета (например, обязательство сохранять PIN-код в тайне);
- формы ответственности за нарушение пунктов положения.
Документальное оформление расходных операций по карте
Согласно Положению №266-П все расчетные операции по бизнес-карте определяются действующей практикой оформления и должны фиксироваться документально. Сотрудник-держатель предоставляет бухгалтеру или руководителю ЮЛ полный и подробный отчет об использовании денежных средств с приложением подтверждений (например, чеков, платежек, ордеров). После проверки этот документ утверждается начальством компании.
Постановлением Федеральной службы государственной статистики РФ (далее – Госкомстат) от 01.09.2001 г. №55 установлена Унифицированная форма (далее – УФ) АО-1 «Авансовый отчет». В бланке нет строк, которые отражают операции по корпоративной карточке, поэтому проблема решается одним из следующих способов:
- типовая форма дополняется (согласно Положению №266-П);
- бланк разрабатывается и утверждается самостоятельно – УФ не считается обязательной с 01.01.2013 г. в соответствии с №402-ФЗ.
Сотруднику выдают расписку о принятии отчета. Если у ЮЛ нет специально разработанной для нее формы, бумага составляется в произвольной форме. Согласно ФЗ РФ №402-ФЗ создавать и утверждать бланк расписки должен руководитель организации. Это же требование действует, если компания использует унифицированную форму. Образцы бланков для первичных документов ЮЛ прикрепляются к приказу об утверждении учетной политики организации в качестве приложений.
Бухгалтерский учет операций по корпоративной банковской карте
Проводки по корпоративным пластиковым карточкам учитываются бухгалтером в специальном счете 55. Записи операций будут иметь следующий вид: дебет, кредит, назначение платежа, документальное подтверждение. К основному открывается субсчет 55.4. Если на счете предусмотрен неснижаемый остаток, создается субсчет второго порядка:
- «Неснижаемый остаток».
- «Платежный лимит».
В случае открытия ЮЛ более одного счета (например, по нескольким карточкам), субсчет 55.4 создается по каждому из них. Таблица примера отражения операций, учет расчетов:
Назначение |
Подтверждение |
||
Сумма, снятая с карты на покупку товаров и/или услуг согласно дате, указанной в документе |
Банковская выписка с приложением расшифровки по корпоративной карте |
||
10,15,20,25,26,40,44 |
Отражение оплаченных материалов и/или работ в соответствии с авансовым отчетом, предъявленным сотрудником с приложением подтверждающих бумаг на дату предоставления отчета |
Счета, квитанции, билеты, чеки, оригинал слипа |
Таблица примера учета операций, правила отражения:
Назначение |
Подтверждение |
||
Перечисление суммы платежного лимита и неснижаемого остатка (в руб.) с р/с предприятия на карточный рублевый счет |
Банковская выписка, платежное поручение |
||
Оплата банковских комиссий за оформление, выпуск и обслуживание бизнес-карты |
Банковская и бухгалтерская выписки |
||
Начисление процентов по кредиту, предоставленному по корпоративному «пластику» |
|||
Перевод средств в счет погашения займа, полученного в связи с использованием счета бизнес-карты |
Платежное поручение, банковская выписка |
Таблица примера отражения сумм ущерба:
Назначение |
Подтверждение |
||
Отражение суммы материального вреда, возникшего в результате непредоставления работником документальных доказательств расходных операций либо в связи использования средств карт-счета на личные нужды (растраты) |
Банковская выписка, бухгалтерская справка |
||
Компенсация ущерба сотрудником через кассу организации или вычетом из заработной платы |
Приходный ордер |
Преимущества и недостатки
Корпоративная кредитная карта, как и любой финансовый продукт, имеет свои преимущества и недостатки. Плюсов у продукта очень много. К ним можно отнести:
- Сокращение операционных расходов и времени, связанного с выдачей подотчетных сумм – ЮЛ не нужно идти за получением наличных денежных средств, предназначенных для ведения хозяйственной деятельности, в банк и осуществлять их доставку и хранение.
- Не требуется покупка иностранной валюты для оплаты командировок сотрудникам (и/или открытие в ней счета), оформление деклараций при пересечении границ. Денежные средства будут списаны с карточки компании с автоматической конвертацией в валюту страны пребывания сотрудника-держателя.
- Возможность контролировать расходы компании. Подключение смс-информирования помогают осуществлять управление денежными средствами ЮЛ его руководителю или уполномоченному сотруднику в режиме реального времени. Банк предоставляет компании детальную выписку по всем операциям с использованием пластиковой карточки. Бухгалтерия предприятия, получив удаленный доступ к счету через интернет-банкинг, может отслеживать движение денег, баланс, остаток и контролировать целевое расходование средств работниками.
- Возможность совершать платежи на сумму более 100 тысяч рублей. Согласно указанию ЦБ РФ от 20.07.2007 г. №1843-У наличные расчеты между ЮЛ и ИП, связанные с ведением предпринимательской деятельности, в рамках одного договора не могут осуществляться в размере, который превышает 100 000 р. Кредитная бизнес-карта – инструмент совершения безналичных платежей, поэтому данное ограничение на нее не распространяется.
- Возможность делать покупки через интернет-сервисы.
- В любое время можно снять наличные в банкомате.
- Директор или уполномоченный сотрудник предприятия имеет возможность прикрепить все корпоративные карты к одному счету для всех работников ЮЛ с единым расходным лимитом или сделать свой для каждой кредитки, разделив их на группы.
- Понижение рисков, связанных с потерей или кражей наличных денег. Если клиент утратил карточку, он может заблокировать ее, сохранив средства.
- Возможность пользоваться кредитными деньгами банка вместо своих.
- Банковские учреждения могут предложить программы льгот (кэшбэк, скидки и бонусы) в зависимости от типа карточки и пакета сопутствующих мероприятий по обслуживанию.
Карточка предприятия фактически является визитной карточкой организации, поэтому стоит обратиться внимание на правильность ее заполнения, так как это даст возможность Вашим будущим партнёрам составить о вашей организации правильное мнение.
Особенности составления договора
На основании чего заполняется карточка предприятия
Основными документами, требуемыми для заполнения карточки предприятия, являются учредительные документы организации. Согласно к ним относятся документы, на основании и которых организация осуществляет свою деятельность, это:
- устав;
- учредительный договор;
- свидетельство о регистрации юридического лица;
- свидетельство о постановке на налоговый учёт.
Последние два пункта не являются обязательными, но они подтверждают законопослушность предприятия и его оформление в государственных органах.
Учредительные документы, должны содержать следующие сведения:
- название юридического лица;
- деятельность, которую, оно осуществляет;
- место нахождения его головного офиса;
- порядок управления.
Важно! Устав предприятия является основным документом предприятия, и при наличии каких-либо противоречий между ним и другими документами предприятия, всегда применяются нормы устава.
Как заполнить карточку предприятия и на что обратиться внимание
Карточка предприятия, является лицом организации и предоставляет контрагентам предварительные сведения о деятельности организации и возможные объёмы предоставляемых ею услуг. Она обязана содержать следующие сведения:
- полное и сокращённое название организации;
- юридический адрес его местонахождения;
- адрес официального сайта;
- контактные телефоны и ваксовые номера;
- банковские реквизиты;
- логотип, рекламное изображение или торговая марка юридического лица. Требуется для просмотра имеющихся рекламных компаний и роликов. Это позволит потенциальному клиенту более подробно ознакомиться с деятельностью организации;
- время, в течение которого компания осуществляет свою деятельность. Это может также существенно повысить шансы на получение контракта и даст возможность оценить солидность предприятия, если оно уже не первый год существует на рынке;
- характер предоставляемых услуг вид деятельности или производимые товары. Конкретизируйте отрасль, в которой вы осуществляете свою деятельность;
- иные данные, которые помогут будущему партнёру составиться о Вас положительное мнение. Это может быть партнёрство с известными фирмами или известными лицами, либо известные в своей сфере деятельности лица, осуществляющие руководство Вашей компании. Благотворительные акции проводимые предприятием, либо что-то ещё позиционирующего его в положительном свете.
С типовым образцом заполнения карточки можно ознакомиться на нашем сайте.
Важно! Определённой формы, либо ограничений по заполнению карточки, регламентированной законом, не существует.
Поэтому заполнение и внешний вид карточки, зависят только от Вашего желания, но удобнее всего воспользоваться таблицей, в таком виде сразу видны все наиболее значимые данные.
Все данные должны соответствовать данным, указанным в учредительных документах организации. При полной смене или изменения названия, логотипа, юридического адреса либо какого-то другого идентификационного параметра предприятия, все изменения дублируются и на его карточке.
Предназначена для оплаты расходов, связанных с хозяйственной или основной деятельностью компании, в том числе накладных, представительских, транспортных и командировочных расходов, а также получения наличных денежных средств. Карта не может быть использована для расчетов по оплате труда и выплат социального характера. По своей сути корпоративная карта представляет собой аналог денежных средств, выданных под отчет. Может быть как дебетовой , так и кредитной .
Для оформления карточки юрлицу необходимо заключить с банком договор о выпуске и обслуживании корпоративных карт, где отображаются сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться этими картами. К договору следует приложить заявления сотрудников на выпуск карт и доверенности на них от компании. А также для открытия карточного расчетного счета необходимо предоставить в банк соответствующие документы.
Возможное количество открываемых карт к счету определяется каждым банком по своему усмотрению.
Плюсы использования корпоративных карт для организации:
Сокращение операционных расходов и времени, связанных с выдачей подотчетных сумм. Компании не надо получать в банке наличные денежные средства на хозяйственные расходы, а также осуществлять их доставку и хранение;
Не надо покупать инвалюту для заграничных командировок или открывать валютный счет, а также не требуется оформления деклараций при пересечении границ. Денежные средства будут списываться с карточного счета компании с автоматической конвертацией в валюту той страны, в которой находится держатель карты;
Управление и контроль за расходами компании. Возможность установления лимитов по картам и подключение СМС-информирования позволяют в режиме реального времени контролировать расход денежных средств уполномоченным сотрудником. Например, организация может в любое время пополнить карту или увеличить лимит по операциям командированного сотрудника. Также банк предоставляет компании детальную выписку по операциям с использованием карт. За счет этого бухгалтерия компании может контролировать целевое расходование средств сотрудниками;
Возможность совершать платежи на сумму свыше 100 тыс. рублей. В соответствии с указанием ЦБ РФ от 20 июля 2007 года № 1843-У , расчеты наличными деньгами в РФ между организациями, в том числе индивидуальными предпринимателями, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс. рублей. Расчеты с помощью корпоративной карты относятся к безналичным платежам – таким образом, данное ограничение на операции с корпоративными картами не распространяется;
С помощью карты можно совершать покупки в сети Интернет;
Круглосуточный доступ к денежным средствам на счете организации. Возможность в любое время получать наличные в банкоматах ;
Возможность прикрепить все корпоративные карты к одному карточному счету с единым расходным лимитом для всех сотрудников организации или все корпоративные карты разделить на группы со своим расходным лимитом;
Снижение риска потери или кражи наличных денежных средств. При утрате карты клиент может ее заблокировать, сохранив средства;
Также, в зависимости от типа карты и программы банка, корпоративные карты имеют определенные виды скидок и льгот.
Годовое обслуживание одной корпоративной карты в российских банках в среднем стоит от 1 тыс. рублей. Например, в банке «Авангард» годовое обслуживание карты MasterCard Business стоит 900 рублей, а MasterCard Gold – 2 тыс. В Санкт-Петербургском Индустриальном Акционерном Банке (СИАБ) годовое обслуживание карты Visa Business будет стоить 1 тыс. рублей.
Банки могут устанавливать по карте неснижаемый остаток по счету. Так, в банке «Авангард» он равен 10 тыс. рублей.
Главная миссия любой коммерческой организации (компании, предприятия, ООО) или частного предпринимателя, оформившего ИП, - получение прибыли. А в соответствии с парадигмой современного рынка, единственный способ добиться поставленной цели - взаимодействие с контрагентами, в роли которых выступают государственные структуры, юридические и физические лица. Само собой разумеется, что чем прочнее и дружественнее будет связь между деловыми партнёрами, тем более плодотворным окажется сотрудничество.
Существует множество способов укрепить коммерческие отношения: от составления до совместного проведения фуршетов, показов и других торжественных мероприятий. Однако всякое знакомство начинается со взаимных представлений, а лучший способ сразу получить полную информацию о потенциальном клиенте или партнёре - посмотреть его карточку. Что такое карточка предприятия, как она оформляется и где можно ознакомиться с образцом - смотрите далее.
Что такое карточка предприятия?
Карточка, или карта предприятия - это составленная в относительно свободной форме таблица, содержащая информацию, которая поможет потенциальному контрагенту получить представление о компании.
Важно : как следует из положений статьи 52 Гражданского кодекса Российской Федерации, карточка предприятия (ООО или ИП) не относится к обязательным документам, и, следовательно, её отсутствие не станет причиной для наложения взыскания или приостановки деятельности компании, не говоря уже о её принудительном расформировании. Однако в настоящее время, когда информация может передаваться не только из рук в руки, но и по Интернету, наличие такой карты - признак хорошего тона. А раз оформить документ несложно (не сложнее, чем соглашение о сотрудничестве между юридическими лицами), то почему бы это не сделать?
В пользу составления карточки можно привести пример и от обратного: заключение договора о сотрудничестве в большинстве случаев не происходит на основании публичной оферты, а следовательно, контрагент, запросивший, основываясь на общей практике, карточку предприятия и не получивший её, имеет полное право отказаться от так и не начавшегося сотрудничества.
Кроме того, наличие карты предприятия - это просто удобно. В ней содержатся сведения, необходимые для работы бухгалтерского и юридического отдела контрагента а также, по мере необходимости, дальнейшего решения спорных вопросов через обращение в суд.
Совет : не помешает проверить достоверность содержащихся в карте предприятия сведений. Даже если контрагент исключительно порядочен, в документ (по вине составителя или в ходе последующих редакций) может вкрасться ошибка. В частности, можно получить или проверить каждый приведённый в документе код в Интернете; способов множество, и какой предпочесть, решать проверяющему.
Как уже было указано, не существует законодательно закреплённой формы карточки предприятия. Теоретически её можно составлять как угодно; основная задача - сделать для второй стороны (клиента или партнёра) максимально комфортной работу с предоставленными сведениями. Оформитель карты ООО или ИП может действовать по своему усмотрению, опираясь на общую практику и следуя желаниям начальства; при необходимости структура документа, образец которого в виде документа Word можно скачать по приведённым в последующих параграфах ссылкам, легко меняется. Кроме того, существует редко используемая по сей день возможность составить карточку автоматически в программе «1С: Предприятие».
Важно : хотя и этот совет законодательно не подкреплён, крайне рекомендуется при смене данных организации (ООО, компании, фирмы) или ИП направлять всем контрагентам карточки со скорректированными данными: это поможет в будущем избежать досадных недоразумений, связанных с использованием деловыми партнёрами устаревшей информации.
Как заполнить карточку предприятия?
Карточка предприятия или индивидуального предпринимателя составляется обычно в виде таблицы на листе формата А4: так её в дальнейшем легче будет распечатать. Формальных ограничений по размеру листа не существует; но поскольку он задан по умолчанию, не имеет смысла его менять.
В самом общем случае карточка, неважно, ООО или ИП, может содержать следующие сведения:
- Логотип, эмблему или характерное узнаваемое изображение. Они размещаются в самом верху листа, а не в таблице. Если логотип сам по себе является товарной маркой, возле него должен стоять соответствующий значок; если нет, лучше не вводить контрагента в заблуждение, уже на начальном этапе сотрудничества подвергая свою репутацию удару.
- Полное официальное название фирмы. Несмотря на кажущуюся очевидность, это одно из важнейших полей таблицы; нужно крайне внимательно вычитать внесённые данные, искоренив все вкравшиеся ошибки. Разумеется, опечатка не станет поводом для обращения в суд (а если и станет, истец не выиграет дела), однако вряд ли солидный предприниматель захочет иметь дело с ООО или ИП, даже не умеющим без ошибки «представиться».
- Сокращённое официальное наименование организации. Как и полное, оно должно быть указано в документе без ошибок - именно так, как в уставных документах (без неожиданностей и нововведений).
- Название ООО, АО или ИП на иностранном языке (если таковое имеется). Эта графа в первую очередь необходима, если компания или частный предприниматель работает с иностранными контрагентами - для них будет значительно легче получить готовую информацию, а не пытаться перевести русское наименование. Впрочем, присутствие такой строчки в любом случае добавляет организации солидности, а перевод нескольких слов не станет серьёзной проблемой - поэтому рекомендуется название на другом языке в любом случае, вне зависимости от международных амбиций компании. Если организация не ориентирована строго на определённую страну или регион, следует предпочесть международный английский; в обратном случае идеальным вариантом будет совмещение двух языков - местного и английского.
- Информация о руководителе.
Необязательно приводить подробные данные и описывать биографию; достаточно привести фамилию, имя и отчество, опционально - ИНН и название документа, на основании которого указанное лицо наделено полномочиями (например, Устав компании). Кроме директора, в этой графе могут быть названы:
- главный бухгалтер;
- исполняющий директор;
- начальники отделений;
- другие уполномоченные лица.
- Адрес ООО или ИП - тот, по которому предприятие зарегистрировано. В соответствии с общей практикой начинать в этом случае следует с индекса, однако если планируется исключительно внутрирегиональная деятельность, достаточно начать перечисление (в нисходящем порядке) с названия субъекта Федерации.
- Почтовый адрес организации - собственно тот, где расположены офисы (здания, цеха) юридического лица.
- Телефон и, если есть, факс. Здесь нет ничего сложного: достаточно привести имеющиеся номера, не забыв при этом указать внутрироссийские коды.
- Адрес электронной почты. В современном мире виртуальный почтовый ящик есть практически у каждого предприятия или ИП - его адрес и следует вписать в этой графе таблицы.
- Основные коды и номера по российским классификаторам.
Чем более подробную информацию приведёт составитель карточки предприятия, тем лучше; обычно указывают:
- ОГРН;
- ОКАТО;
- ОКПО;
- ОКТМО;
- ОКВЭД и другие коды.
- Банковские реквизиты:
- расчётный счёт;
- корреспондентский счёт;
- название банка или филиала;
- Крайне желательно рассказать в отдельном поле об основных видах деятельности компании и, если таковые есть, наградах и знаках отличия.
Совет: перед регистрацией ООО или ИП будет очень неплохо изучить - чем эффектнее будет смотреться самая верхняя строка таблицы, тем лучше.
Карточка предприятия — скачать бланк
Как уже говорилось, не существует единого бланка для карточки предприятия. По ссылкам ниже можно скачать образцы заполнения карт для ООО и ИП; их же, предварительно изучив, можно использовать как бланки , вписав в соответствующие поля свою информацию.
Образец карточки предприятия для ИП
Образец карточки предприятия для ООО
Подводим итоги
Карточка предприятия позволяет сразу ознакомить контрагента (клиента или партнёра) с миссией компании и предоставить ему данные, необходимые для работы бухгалтерского и юридического отделов. Единой законодательно утверждённой формы бланка не существует: составитель может действовать по своему усмотрению, самостоятельно разрабатывая структуру или воспользовавшись готовыми образцами.
Чем больше в карте компании будет приведено полезной информации, тем лучше. Тем не менее не стоит слишком перегружать документ: детальные сведения контрагент может получить после предварительного ознакомления, запросив Устав и другие открытые документы.