Инвентаризация кассовых операций и порядок ее проведения. Инвентаризация кассы: что нужно знать бухгалтеру

Для проверки фактического остатка наличных денег в организации и его соответствия данным учетной системы проводится инвентаризация кассы . Во время этой процедуры пересчитываются денежные средства, проверяется правильность оформления документов, а также установленная норма наличных.

Проведение процедуры инвентаризации позволяет собственнику или директору компании контролировать кассиров на предмет хищений или некачественной работы. Каждая организация на случай налоговой проверки должна иметь на руках заполненные и подписанные акты инвентаризации кассы по форме ИНВ-15 .

Порядок проведения инвентаризации кассы

Инвентаризация денежных средств в кассе регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ. Процедура проводится на основании приказа, распоряжения или постановления руководителя организации. Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия. В ее состав могут входить представители руководства организации, например, владелец или генеральный директор, и практически любые специалисты, в том числе бухгалтеры, юристы, сотрудники службы безопасности.

Порядок проведения инвентаризации кассы предполагает, что до начала процедуры комиссия получает последние (текущие) приходные и расходные документы о движении наличных денег. Кассиры, как материально ответственные лица, письменно подтверждают, что документы переданы комиссии или находятся в бухгалтерии, все денежные средства в кассе оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Далее порядком проведения инвентаризации предусматривается пересчет денег, находящихся в кассе. Полученную сумму комиссия сравнивает с учетными цифрами, зафиксированными в сданных до этого документах. Также обязательно проверяются данные, находящиеся в памяти контрольно-кассовых машин организации.

При проведении инвентаризации денежных средств в кассе необходимо соблюдать ряд методических указаний:

• комиссия должна присутствовать в полном составе, иначе результаты проверки будут считаться недействительными;
• все описи и акты инвентаризации должны заполняться не менее чем в двух экземплярах;
• пересчет денежных средств проходит при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров);
• документы подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица; в инвентаризационных актах не допускаются помарки — ошибки нужно исправлять путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними верных. Исправления обязательно визируются всеми членами комиссии.

Таким образом, в заполненном акте инвентаризации денежных средств в кассе содержатся учетный и фактический остаток наличных, перечислены все члены комиссии, в документе стоят их подписи. Результаты доводятся до руководителя организации.

Интерпретировать итоги проведенной проверки стоит так: если все совпало, значит, учет в организации ведется правильно, а кассир работает хорошо. Если обнаружена недостача или излишек, нужно принимать меры. Проверить правильность учета и скорректировать правила, оценить профессиональную пригодность кассира и его благонадежность.

Излишек по кассе после проведения инвентаризации оформляется в приход и квалифицируется как прочий доход — с него потом будет уплачен налог. Оформленная недостача уменьшает остаток денег в учетной системе, а следовательно, его должен возместить виновный в инциденте сотрудник – кассир либо другое материально ответственное лицо.

Объяснение причин излишков и недостач необходимо фиксировать непосредственно в акте инвентаризации наличных денежных средств - на втором листе.

Как часто проводится инвентаризация кассы

Начинающих предпринимателей интересует вопрос, как часто проводится инвентаризация кассы. Она может проходить как в плановом, так и внеплановом режиме. В первом случае периодичность проверки регламентируется учетной политикой компании, которая может пересматриваться ежегодно. Помимо планового сценария есть моменты, когда проводить инвентаризацию наличных денежных средств обязательно:

• если денег в кассе больше или меньше, чем должно быть;
• когда меняется кассир (материально ответственное лицо);
• организационные преобразования, в том числе ликвидация юридического лица;
• форс-мажор — когда организации наносится ущерб, например, в результате стихийных бедствий;
• конец календарного года — это тоже повод для проведения инвентаризации кассы – проверка проводится в последний рабочий день декабря.

Облачный сервис для управления торговлей МойСклад поможет быстро наладить ведение кассы организации и складской учет , а также автоматизировать торговые точки при минимуме вложений.

Для обеспечения достоверности предоставляемых данных по бухгалтерскому учету и отчетности каждым предприятием в обязательном порядке проводится инвентаризация кассы и имущества. Проведение ревизии направлено на проверку и контроль сохранности денежной наличности и прочих ценностей, находящихся в кассе.

Инвентаризация кассы может проводиться в соответствии с установленным графиком, то есть планово или внезапно (внепланово).

Обязательными случаями проведения контроля являются:

Перед сроком составления бухгалтерской ;

При ликвидации, реорганизации или преобразовании предприятия;

При смене кассового работника;

В случае обнаружения хищения или недостачи.

Инвентаризация кассы проводится согласно Положению о порядке ведения кассовых операций. Данным документом установлено, что, помимо ежегодной проверки, обязательны внезапные инвентаризации с пересчетом всей наличности и других ценностей. Количество ревизий не ограничено. Как правило, число их определяется соответствующей отметкой в

До 2012 года порядок кассовых операций определялся Методическими указаниями, установленными еще в далеком 1993 году. С 1 января прошлого года в силу вступило новое Положение о порядке ведения кассовых операций с монетой и банкнотами Банка России на территории России №373-П. Данное положение распространяется на ИП, организации, перешедшие на УСН и юридические лица, в обязательном порядке ведущие бухгалтерский учет. Определенные моменты установлены для получателей - средств. Устаревшие документы не упоминали способы ведения учета для индивидуальных предпринимателей, в связи с резким расширением сектора малого бизнеса, новое положение было просто необходимо.

Согласно новому положению, инвентаризация кассы, то есть порядок ее проведения, сроки и документальное обеспечение, не изменились. Однако касса предприятия (сама комната, в которой хранятся ценности и важная документация) теперь не оборудуется, как было установлено ранее, и штрафы за несоответствие отменили.

Перед проведением ревизии создается инвентаризационная комиссия, утверждаемая приказом руководителя организации. Как правило, сюда входят: главный бухгалтер предприятия, руководители отделов аудита, контроля и само руководство. В первую очередь проверяется остаток учетный, то есть тот, который отражен в текущем отчете кассира. Данную величину сравнивают с фактическим наличием денежных средств в кассе. Если фактический остаток превышает учетный, то это излишек денежных средств, который признается внереализационным доходом предприятия. В случае обнаружения недостачи, та величина, которой нет в наличии, подлежит взысканию с кассового работника.

Ценности, находящиеся в кассе, пересчитываются поштучно. Сюда могут входить путевки в санатории, ценные бумаги и бланки, билеты и прочее. Ценные бумаги, а также бланки документов строгой отчетности считают полистно (по видам, в соответствии с их начальными и конечными номерами).

В конце ревизии составляется Акт о где указывается наличие всех ценностей, их стоимость, а также порядковые номера последних расходных, В случае выявления несоответствия строку с объяснением возникновения недостач или излишков заполняет кассир.

Каждая отечественная организация в процессе своей хозяйственной деятельности сталкивается с необходимостью проведения инвентаризации. Указанное правило установлено Федеральным законом «О бухгалтерском учете» . Данной проверке подлежат активы предприятия и товарные запасы. Сверка может проводиться по отдельным структурным подразделениям компании (в том числе и кассы), результат инвентаризации оформляется бланком № ИНВ-15 .

Общие положения об инвентаризации

Минфин Российской Федерации своим Приказом от 13.06.1995 N 49 утвердил Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Пунктом 1.1 данного нормативного акта обязанность по проведению проверок возложена исключительно на российские юридические лица. Отечественные организации должны сверять не только имущество, но и проводить инвентаризацию наличных денежных средств. Акты, составляемые по результатам таких изучений, фактически заканчивают проверку.

Акты нормотворчества России предусматривают несколько случаев сверки фактических активов и обязательств с данными бухгалтерского учета:

• обстоятельства, перечисленные в п. 1.5 Методических указаний ;
• назначение проверки по инициативе руководства компании или согласно учетной политике.

Руководитель предприятия приказом назначает проведение проверки и определяет членов соответствующей комиссии, которые своими подписями удостоверяют акт ИНВ-15 инвентаризации наличных денежных средств и иные документы, оформляемые по итогам сверок.

Порядок проведения проверок наличности разработан Министерством финансов Российской Федерации в пунктах 3.39 - 3.43 Методических указаний. Согласно существующим правилам инвентаризация проводится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций. Однако существующий алгоритм оформления наличности ревизию денег не регламентирует. Бланк инвентаризации денежных средств в кассе является документом, оканчивающим проверку.

Оформление проверки кассы

Министерство финансов Российской Федерации в Методических указаниях, введенных в действие Приказом от 13.06.1995 N 49, разработало формуляры, составляемые по итогам проведенной проверки. Одним из таких документов является бланк акта инвентаризации денежных средств в кассе.

Но надо учитывать, что Госкомстат России своим Постановлением от 18.08.1998 N 88 утвердил новые формы, используемые при проведении и оформлении результатов проверок на предмет соответствия фактического состояния данным бухгалтерского учета.

Одним из таких вновь утвержденных документов является акт инвентаризации кассы.

​ бланк акта инвентаризации наличных денежных средств

Госкомстат РФ указал, что названный формуляр служит для отражения итогов проверки наличия денег и денежных документов в кассе предприятия. Все ценности в поименованном подразделении подлежат сплошному пересчету и сверке с данными бухучета. Формуляр заполняется на компьютере или от руки. Допускается использование чернил черного или синего цвета.

Однако, несмотря на важность этого документа, Госкомстат не утвердил образец заполнения бланка инвентаризации кассы ИНВ-15. В связи с этим сотрудник компании, заполняющий итоговый документ проверки, должен его оформлять аккуратно и безошибочно. Не допускается наличие в форме подчисток, подтирок или помарок. Итоговый акт составляется в двух экземплярах, подписывается комиссией в полном составе, а также материально ответственными лицами. Его содержимое сообщается руководству предприятия.

Акт должен содержать:

• наименование предприятия и его структурного подразделения;
• документ, явившийся основанием проверки;
• номер и дату формы, а также момент инвентаризации;
• расписку сотрудника, ответственного за сохранность имущества в кассе;
• фактическое наличие ценностей;
• пояснения по недостаче или избытку содержимого, а также решение директора по дальнейшим действиям.

Указание всей информации позволит говорить о надлежащем оформлении итогов инвентаризации.

Образец заполнения акта ИНВ-15

Инвентаризация является один из основных элементов метода бухгалтерского учета, сущность которого состоит в сличении наличия имущества и обязательств организации.Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка и соответствие данным бухгалтерского учета.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель.

Но проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

При смене кассира;

При выявлении фактов хищения наличных денег;

Если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций;

При реорганизации или ликвидации организации.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.

Порядок проведения инвентаризации кассы до 01.01.12. дополнительно регулировался Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 г. № 40 и Письмом Банка России от 04.10.93 г. № 18.

Нормы Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П), не содержат требований о проведении внезапных ревизий кассы. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом. Лишь в п. 1.11 Положения N 373-П говорится, что мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, Общие правила проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации (в том числе формы документов, применяемых для оформления результатов инвентаризации, порядок деятельности инвентаризационных комиссий и участия материально ответственных лиц в проведении инвентаризации) установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (Письмо Минфина России от 03.06.2010 N 07-02-12/13).

Результаты инвентаризации оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств в кассе по форме N ИНВ-15 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).

Таким образом, порядок и сроки проведения инвентаризации кассы определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным для всех организаций индивидуальным предпринимателем.

Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в банке, устанавливаются руководителем организации и закрепляются в приказе об учетной политике.

Материальную ответственность за сохранность всех денежных средств и документов, имеющихся в кассе организации, несет кассир.

Инвентаризация кассовой наличности проводится на основании приказа руководителя организации комиссией в составе представителя администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-ответственного лица).

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет. В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе, которые должны соответствовать типовым унифицированным формам первичных учетных документов.

Если в кассе на момент инвентаризации имеются незакрытые платежные ведомости (по которым осуществляется выплата заработной платы), выплаченные суммы по таким ведомостям включаются в акт инвентаризации и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные суммы по каждой ведомости и в конце ведомости делает запись о выплаченной сумме.

На практике для маскировки фактов растраты денежных средств зачастую в качестве учетных документов используют различного рода расписки, которые не могут служить документальным подтверждением расходования денежных средств, так как они не соответствуют унифицированной форме расходного кассового документа и не содержат подписей получателя денег, главного бухгалтера и руководителя организации. О нарушении (растрате) свидетельствует и факт отсутствия на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (счетах, заявлениях и др.) разрешительной подписи руководителя. Суммы по таким документам или распискам в остаток наличности кассы не включаются и рассматриваются как недостача. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные кассовые ордера, приложенные к отчету кассира, с указанием "до инвентаризации на «____» (дата)". Этот отчет, составленный на момент инвентаризации, служит бухгалтерии организации основанием для определения учетных остатков денежных средств и документов.

Кассир дает расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая на его ответственность, оприходована, а выбывшая списана в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира после проверки кассы о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет. Отчет кассира проверяется с соблюдением правильности определения учетного остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Этот учетный остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.

В процессе инвентаризации кассы осуществляется проверка кассовой книги по следующим основным направлениям:

Правильность ведения кассовой книги;

Арифметический контроль сумм по приходу и расходу и правильности подсчета итогов страниц книги, а также переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;

Своевременность и документальная обоснованность записей в кассовой книге.

При инвентаризации кассы в ООО «Росс-Эль» подлежат контролю:

Соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе;

Целевое использование полученных из банка денежных средств по назначению, указанному в чеке;

Наличие фактов не соответствия даты совершения операции и отражения ее в расходном кассовом ордере;

Обоснованность записей в кассовых ордерах;

Своевременность возврата в банк на расчетный счет остатков денежных средств по не выданной заработной плате;

Правильность документального оформления кассовых документов и их соответствие типовым унифицированным формам;

Наличие фактов подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и их самостоятельного заполнения при получении денег в банке;

Наличие фактов хранения чековой книжки вне кассового помещения;

Законность произведенных операций наличными денежными средствами в пределах одной сделки;

Соответствие корреспонденции счетов типовым проводкам по учету кассовых операций.

Фактическое наличие денежных средств и документов в кассе подтверждается их полным полистным пересчетом.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе к учету принимаются наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.

Деньги и другие ценности кассир пересчитывает в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Денежные средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности (как правило, начиная с купюр высшего и кончая купюрами низшего номинала). При наличии значительного количества купюр необходимо составить опись, в которой указывается достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по:

С учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, их серии и номинальной стоимости.

Денежные документы и бланки строгой отчетности принимаются к учету при выявлении результата инвентаризации в сумме фактических затрат на их приобретение.

Учетный остаток денежных средств определяется по данным кассовой книги (отчета кассира). Для установления учетного остатка денежных документов и бланков строгой отчетности используются сведения аналитического и синтетического учета на дату инвентаризации.

Для организации учета денежных средств и документов предусмотрен активный счет 50 «Касса». Этот счет имеет три субсчета: 50/1 «Касса организации», 50/2 «Операционная касса», 50/3 «Денежные документы».

Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

Путем сопоставления фактических и учетных остатков выявляется результат инвентаризации: излишек или недостача.

Согласно новому Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному Приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию (принимаются к учету) и отражаются в составе внереализационных доходов. В бухгалтерском учете фактические излишки денежных средств и документов приходуются следующей записью:

Дебет 50 «Касса» субсчета 1 «Касса организации» или 3 «Денежные документы»

Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 1«Прочие доходы».

При выявлении излишков бланков документов строгой отчетности они отражаются по дебету счета 006 «Бланки строгой отчетности» в условной (номинальной) оценке.

В случае выявления недостачи денежных средств записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По недостающим денежным средствам и документам по дебету счета 94 отражается их фактическая стоимость.

На сумму выявленной при инвентаризации недостачи денежных средств и документов в учете осуществляется запись:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Кредит 50 Субсчета 1 или 3.

Сумма недостающих бланков строгой отчетности отражается по кредиту счета 006 «Бланки строгой отчетности».

Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица – кассира, то ее сумма списывается в учете проводкой:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Возмещение суммы недостачи возможно из заработной платы кассира, что отражается следующей записью:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Если недостача возмещается в кассу организации, то в бухгалтерском учете производится запись:

Дебет 50/1«Касса организации»

Кредит 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

При отсутствии конкретного виновного лица сумма недостачи денежных средств, ранее отраженная по дебету счета 94, включается в состав внереализационных расходов организации и списывается корреспонденцией счетов:

Дебет счет 91/2 «Прочие расходы»

Кредит счет 94«Недостачи и потери от порчи ценностей».

Результаты инвентаризации наличных денежных средств и документов в кассе оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98г.№ 88, в котором приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира – в трех экземплярах), подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными составляется

инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16.

В статье будет разобрана ключевые особенности порядка проведения инвентаризации кассы в организации, ее задачи и этапы проведения.

Кассовая дисциплина: основы

Осуществление любой предпринимательской деятельности предполагает получение, расходование и хранение денежных средств (далее ДС) организацией. Свод правил, регламентирующих порядок оформления подобного рода операций, называется кассовой дисциплиной. Последняя не предполагает в обязательном порядке наличия у организации кассового аппарата. Не зависит она и от выбранной системы налогообложения. Важно одно – если на предприятии имеется движение ДС, кассовую дисциплину необходимо соблюдать в соответствии с установленными нормами.

Она сводится к:

• оформлению кассовых документов, с помощью которых отслеживается движение ДС в кассе;
• установлению и соблюдению лимита кассы (см. ниже);
• выдаче подотчет работникам n-ой суммы денег согласно установленным правилам;
• соблюдению движения наличных денег по одному договору не более 100 тыс.руб.

Кассовая инвентаризация – проверка соблюдения кассовой дисциплины.

Кто должен соблюдать кассовую дисциплину?

Кассовую дисциплину соблюдают все организации и ИП, у которых имеется движение ДС. С лета 2014 г. был введен упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У ) В первую очередь это касается индивидуальных предпринимателей, а именно:

• обязательно формирование только платежных и расчетно-платежных ведомостей (выдача заработной платы);
• не устанавливаются лимиты по остаткам кассы.

Для всех остальных форм организационной собственности обязательно ведение всех кассовых документов, к числу которых помимо вышеперечисленных относят:

Расчет лимита остатка по кассе. Пример

Лимит остатка – это максимальная сумма ДС, которую можно оставить в кассе на хранение по истечении рабочего дня. Из определения следует, что остаток в кассе может быть меньше заявленной суммы. При фиксировании превышения наличности в кассе по указанному лимиту, к предприятию могут применены штрафные санкции от 40000-50000 руб. (15.1 КоАП РФ ). Поэтому руководителю предприятия во избежание подобной ситуации заранее отследить сумму, которая остается в кассе на конец рабочего дня (см. → ).

Но прежде всего необходимо правильно рассчитать допустимый лимит. Рассчитывается он двумя способами;

*Имеется в виду, что расчеты с контрагентами происходят по безналичному расчету, все остальные операции – с выдачей и получением наличности.

Для наглядности рассчитаем лимиты остатков в обоих случаях:

1.Выручка предприятия за 2015 г составила 350000 руб. Организация работает по графику, не предусматривающему выходные дни. Наличные в банк предоставляются кассиром по понедельникам, средам и пятницам.
Лимит остатка=350000/31*2=22580,65 руб.

2.Организация розничной торговли работает на УСН. Все расчеты с заказчиками происходят в безналичной форме. Необходимая сумма наличности, которая идет на оплату счетов с поставщиками берется из банка. За расчетный период был выбран декабрь. Итого имеем за этот период обналиченную сумму денег из банка в размере 60 000 руб., зарплата рабочим также выплачивается по безналу, рабочих дней за указанный период 20, наличные в банк поступают по понедельникам и четвергам.

Лимит остатка = 60000/20*3=90000 руб.

Цели и задачи инвентаризации кассы

Касса – место хранения и учета не только наличных и безналичных ДС, кассовые документы и все имеющиеся ценности. К последним относят авиабилеты, путевки в санаторий, ценные бумаги, бланки и т.п. Суть инвентаризации отражается в поставленных перед ней задачами:

• недопущение хищения средств из кассы;
• проверка соответствия данных, отраженных в кассовых документах с фактически имеющимися наличными и иными ценностями;
• удостовериться в правильности ведения учетных документов;
• выявление нарушений ведения кассовых операций

Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия, цель которой не просто выявить правильность или нарушение кассовой дисциплины и иных недочетов ведения кассовой документации, но также выявить причины несоответствия с целью дальнейшего их предотвращения (см. → ).

Инвентаризационная комиссия устанавливает:

• определяет круг лиц, если те имеются, несущих материальную ответственность за сохранность ценностей, находящихся на кассовом учете, а также размер этой ответственности;
• определяет размер дебиторской задолженности и возможные сценарии ее сокращения;
• выясняет, откуда могли появиться недостача или излишек;
• по факту несоответствия отраженным данным по кассовым документам с фактически имеющимся в кассе ценностям потребовать от материально-ответственных лиц подробные объяснения.

Мероприятия по инвентаризации проводят согласно регламенту, описанному в Методических рекомендациях по инвентаризации им. и фин. обязательствам, а также Порядком ведения кассовых операция в России.

Какова периодичность и обязательно ли проведение ревизии?

Инвентаризации кассы – это запланированное мероприятие, периодичность которого может быть прописана в учетной политике предприятия. На предприятии проводится как минимум одна ежегодная проверка наличности в кассе, дата проведения которой известная за ранее. Необходимы также

Обязательный характер инвентаризации присутствуют в следующих случаях:

• перед датой составления годовой бухгалтерской отчетности;
• если предприятию предстоит процедура реорганизации, ликвидации или иного преобразования;
• меняется кассир;
• замечено хищение или недостача.

Инвентаризация кассы является инструментом внутреннего контроля для оценки ведения хозяйственных операций. Результаты инвентаризации способны помочь в подготовке к аудиторской проверке. Внезапные проверки способствуют сокращению нарушений в части ведения кассовых документов и учета наличности в кассе.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Поскольку инвентаризации – один из самых эффективных способов оценки наличности в кассе, порядок ее проведения должен быть четко регламентирован, чтобы не вызывало сомнений правильность отражения результатов ревизии.

Инвентаризацию кассы условно можно поделить на 4 этапа представленных в таблице ниже:

Какие нарушения могут быть выявлены и учет результатов

1. Нарушение в стоимостном выражении установленных лимитов остатков по кассе (превышение допускается ли в дни выдачи заработной платы).
2. Не соответствии фактически имеющейся наличности в кассе с данными кассовых документов (превышение или недостача)
3. Списание сумм без имеющихся на то подтверждающих документов.
4. Отсутствие или некорректное заполнение первичных документов.
5. Ведение кассовых документов с ошибками и т.п.

Надлежащее проведение ревизий направлена на снижении рисков растраты кассы, надлежащее ведение кассовых документов, а следовательно правильности ведения бухгалтерского учета, и в целом способствует финансовой стабильности организации вне зависимости от ее правовой формы.

Ответы на часто задаваемые вопросы по инвентаризации кассы

Вопрос №1. Обязательно ли ежегодно издавать приказ о составе инвентаризационной комиссии?

Нормативные акты, регламентирующие данный вопрос, не обязывают к этому. Необходимость возникает, если обновились члены инвентаризационной комиссии. В этом случае приказ необходимо обновлять, как только изменился состав инвентаризационной комиссии.

Вопрос №2. В учетной политике организации четко прописаны периодичность проведения инвентаризации наличности и ценностей в кассе. Правомерно ли со стороны руководства фирмы проведение внеплановой проверки?

Действующие нормативно-правовые акты не противоречат проведению внеплановой проверке. Ее правомерность должна быть подкреплена приказом руководителя организации.

Вопрос №3. Необходимо ли проводить регулярную инвентаризацию кассы если установлен нулевой лимит.

Нулевой лимит никак не влияет на периодичность проведения инвентаризации. Он лишь предполагает недопущение остатков наличных денег в кассе на конец дня. Однако, движение ДС на протяжении рабочих суток будет, а значит необходимо правильное отражение всех хозяйственных операций.

Вопрос №4. Необходимо ли проводить инвентаризацию кассы, если за предприятием числится только директор, и надо ли при этом создавать инвентаризационную комиссию?

Комиссия предполагает состав минимум из двух человек, поэтому создание ее на предприятии, где числится только директор априори невозможно. Отсутствие инвентаризационной комиссии не освобождает от необходимости проведения ревизии. Только в данном случае вся ответственность за частоту проверки ляжет на директора, согласно соответствующим положениям в законе «О бухгалтерском учете».

Вопрос №5. На момент проведения инвентаризации один из членов комиссии не смог присутствовать в виду болезни. Имеется на руках справка, подтверждающая нахождения человека на больничном в этот период времени. Являются ли легитимными результаты проверки.

Отсутствие даже одного члена комиссии пусть и по уважительной причине является основанием для признания инвентаризации кассы недействительной. В обязательном порядке все члены комиссии, указанные в приказе руководителя учреждения должны физически присутствовать в момент проверки, а результаты проверки подтверждены живой подписью каждого заявленного человека. Как правило, инвентаризационная комиссия состоит из бухгалтеров, аудитора и собственно руководителя организации.