Уфнс: лимит кассы можно превышать в течение пяти "зарплатных" дней. Лимит кассы

О практике привлечения предпринимателей к ответственности за несоблюдение ими лимита расчетов наличными денежными средствами рассказывает эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Артем Барсегян .

В соответствии с п. 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У " " (далее – Указание) наличные расчеты в валюте России и иностранной валюте между участниками наличных расчетов (индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами) в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс. руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 тыс. руб. по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов (далее – предельный размер наличных расчетов) (). При этом ни срок действия договора, ни количество осуществляемых для его исполнения разовых платежей, каждый из которых может быть менее 100 тыс. руб., значения не имеют.

КоАП РФ предусмотрен двухмесячный срок давности привлечения к административной ответственности со дня совершения правонарушения. Однако, когда правонарушение квалифицируется как длящееся, срок давности начинает исчисляться со дня его обнаружения ().

Как правило, суды не признают превышение максимального размера расчетов наличными деньгами длящимся правонарушением ( , ), однако в зависимости от конкретных обстоятельств дела данное правонарушение может быть признано таковым ( , ).

Не существует ни одного нормативного правового акта, уполномочивающего какой-либо государственный орган (в том числе и налоговые органы) осуществлять контроль именно за соблюдением норм Указания. В то же время, согласно , дела о нарушении порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций () рассматриваются налоговыми органами.

Лимит остатка наличных денежных средств в кассе (далее лимит кассы) – это предельно допустимая сумма наличных денег, которая может находиться в кассе на конец рабочего дня.

Если организация или ИП работает с денежной наличностью, то в начале года появляется обязательство утвердить лимит кассы. И только в пределах данного лимита можно хранить деньги в кассе.

Если регистрация организации и ИП приходится на середину года, то лимит рассчитывается из расчета предполагаемой выручки.

Как рассчитать лимит кассы?

С 01.06.2014 расчет лимита кассы производится двумя вариантами, при этом выбрать можно наиболее оптимальный для вас.

Формула расчета лимита кассы исходя из наличной выручки
ЛК = ОН / РП * ПВ,
ЛК – лимит кассы, руб.
ОН – объем наличности за расчетный период, руб.
РП – расчетный период, за который определяется объем наличности, раб. дни
ПВ – период времени между получением денег в кассу и их сдачей в банк (не более 7 рабочих дней, там где нет банка не более 14 рабочих дней)

Пример расчета

ООО «Муравей» определяет лимит кассы на 2016 г., взяв за расчетный период сентябрь 2015 г. (24 раб. дня). За это время объем наличности составил 500 000 руб. Выручка сдавалась 1 раз в 5 дней.
Итак, считаем лимит кассы = 104 167 руб. (500 000 руб. / 24 дня * 5 дней)

Формула расчета лимита кассы исходя из суммы наличных расходов.
По этой формуле можно установить лимит кассы даже в том случае, если у вас нет поступления наличных в кассу.
ЛК = ОВ / РП * ПВ,
ЛК – лимит кассы, руб.
ОВ – объем выдачи наличных их кассы за расчетный период, руб.
РП – расчетный период, за который определяется объем выдачи из кассы наличности, раб. дни
ПВ – период времени между получением денег в кассу из банка (не более 7 рабочих дней, там где нет банка не более 14 рабочих дней)

Пример расчета

ООО «Успех» занимается оптовой торговлей. Определяет лимит кассы на 2016 г., по сумме наличных расходов, взяв за расчетный период 3 квартал 2015 г. (66 раб. дня). За это время ООО рассчиталась с поставщиками за наличный расчет в сумме 800 000 руб. Снимались со счета деньги 1 раз 5 дней.
Итак, считаем лимит кассы = 60 606 руб. (800 000 руб. / 66 дней * 5 дней)

Каким документом устанавливается лимит кассы

Лимит кассы не согласовывается с банком. Организация и ИП утверждают его самостоятельно, издавая приказ, за подписью директора или ИП.
Лимит кассы, на усмотрение руководителя, утверждается на любой срок (месяц, квартал, год и т.д.). По истечении указанного срока издается новый приказ. Срок можно не оговаривать в приказе, и тогда с этим лимитом можно работать несколько лет, пока не утвердите новый документ с новыми расчетами.

Пример документа

ООО «Успех»

ПРИКАЗ № 0001 от 11.01.2016 г.
Об установлении лимита остатка кассы предприятия
В соответствии с Указанием Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» и на основании расчета лимита остатка наличности в кассе, определенного исходя из объемов выдачи наличности из кассы приказываю:
1.Установить с 01.01.2016 г. лимит остатка наличных денег в кассе в размере 60 606 (шестьдесят тысяч шестьсот шесть) рублей.

Приложение:
Расчет лимита остатка наличных денег в кассе.

Директор _______________ Ф.И.О.

Лимит кассы с обособленными подразделениями

Если у обособленных подразделений нет расчетного счета, то каждому обособленному подразделению устанавливается лимит на основе общего лимита кассы по организации пропорционально доле выручки.
При наличии у обособленного подразделения своего расчетного счета, то лимит кассы утверждается исходя из показателей данного подразделения.

Случаи, допускающие превышение лимита кассы

Может быть превышен в двух случаях:

1. В дни выплаты работникам зарплаты, отпускных и т.д. Срок выплат не более 5-ти дней.
2. В выходные и праздники, если в эти дни было оприходование денег в кассу.

Ответственность за превышение лимита кассы

За превышение лимита кассы, статьей 15.1 КоАП РФ предусмотрен административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб. на должностных лиц и от 40000 до 50000 руб. на юридических лиц.
Внимание! Если лимит кассы не будет установлен, то он приравнивается нулю. И тогда любая сумма денег в кассе на конец дня будет рассматриваться сверхлимитной. И это тоже влечет административную ответственность

Кто может не утверждать лимит кассы?

С 01.06.2014 ИП и предприятия малого бизнеса могут работать, не утверждая лимит кассы. Согласно п.2 Указания №3210-У малый бизнес может работать как с лимитом, так и без лимита.
К представителям малого бизнеса относятся ИП и малые предприятия с численностью, не превышающей 100 человек и с выручкой не более 400 млн. руб. в год.

Ведение кассовых операций

В соответствии с Указанием №3210-У «юридические лица и ИП могут вести кассовые операции в электронном виде. Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее кассовые документы).

Кассовые документы могут оформлять:

1. Главные бухгалтера, бухгалтера, или др. должностное лицо, с которым заключен договор на ведение бухучета, а также руководители (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).
2. Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии руководителем), а также кассиром.
3. Кассир снабжается печатью (штампом), содержащей реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей уполномоченных лиц.

Поступающие в кассу наличные деньги и выдаваемые из кассы наличные деньги учитываются в кассовой книге 0310004».

Превышение лимита кассы – настоящая проблема для субъектов малого бизнеса. Все российские организации обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций. В соответствии с данным порядком банк, в котором открыт расчетный счет устанавливает для организации лимит остатка кассы на конец дня.

Для этого организация ежегодно сдает расчет по форме № 0408020 (Положение № 14-П) в один из обслуживающих ее (на выбор) банков. Затем сумма рассчитанного лимита сообщается в другие банки, где организация имеет расчетный счет.

Превышение лимита кассы является частым нарушением кассовой дисциплины и грозит организации штрафом 40000 – 50000 рублей, а для должностных лиц 4000 – 5000 рублей. Банк обязан проверять порядок ведения кассовых операций не реже одного раза в два года.

В случае превышения лимита кассы, организация обязана в тот же день сдать излишки выручки . Проблема возникает, когда превышение происходит в выходные дни – выручку сдать невозможно, так как банк не работает.

Способы, позволяющие избежать превышения лимита остатка кассы

1. Первый и самый простой способ – воспользоваться услугами инкассаторов. Это просто, удобно и дорого, но часто не подходит для малого бизнеса.
2. Второй способ – выдать излишек суммы подотчет сотруднику организации, а потом вернуть как неиспользованный аванс.
   Этот способ ухода от превышения лимита кассы хорошо известен проверяющим. Если часто использовать данный метод, то при проверке банком кассовой дисциплины можно получить замечание, но дальше замечаний дело вряд ли пойдет.Только нужно помнить, что подотчетные суммы удерживаются из зарплаты сотрудника, если не были ранее возвращены в кассу. Правда у меня был случай, когда я допустила подобное нарушение, но Сбербанк ограничился замечанием.
3. Этот способ используют в периоды выплаты заработной платы, когда организация имеет право превышать установленный лимит остатка кассы в течение трех дней. Только эти сверхлимитные средства должны быть направлены на выплату заработной платы.

Когда в штате фирмы не предусмотрена должность кассира, многие начинают испытывать проблемы с лимитом кассы (его еще называют лимитом остатка наличных в кассе). Лимит кассы требует пристального внимания от бухгалтерии, ведь при образовании излишка средств нужно незамедлительно отвозить их в банк.

Такое положение дел сохранялось вплоть до 1.07.2014, когда стало возможным не соблюдать лимит кассы для некоторых категорий экономических субъектов. С этой даты все индивидуальные предприниматели и большая часть организаций стали реализовывать свое право на безлимитное хранение в кассе наличных средств.

Тем не менее, налоговая служба отмечает, что пользоваться своим правом на отмену лимита кассы нужно грамотно. Мало просто заявить об отказе от кассового лимита, потому что впоследствии могут возникнуть проблемы при проверках со стороны налоговой.

В этой статье речь пойдет о том, какие категории бизнесменов могут обойтись без лимита кассы, а какие обязаны его соблюдать, и какой предел наличных в кассе возможен.

Для чего устанавливается лимит кассы

Лимит кассы – это максимально возможное количество наличных, хранящихся в кассе организации. Когда лимит денег в кассе набирается больше установленного значения, излишек переводится на банковский счет организации. Превышать фиксированный остаток можно лишь в дни выдачи зарплат, стипендий, пособий и т.п. Также это допустимо делать в выходные и праздничные дни, если в этот период осуществлялись операции.

Лимит кассы организации требуется для снижения количества наличных денег, что ведет к упрощению ведения денежных операций.

Кассовая дисциплина регламентирована действующим законодательством, которое вводит лимит кассы для всех предприятий, за исключением особо оговоренных случаев. Остановимся на этом подробнее.

Под кассой понимаются денежные средства фирмы или какого-либо ее подразделения, осуществлявшего операции с наличными деньгами. Также касса – это помещение в организации, где находятся данные подразделения.

Кроме того, касса это и участок бухгалтерского учета, который служит для отражения информации о перемещениях наличных и денежной документации. Таким образом, под лимитом кассы понимают сумму денежных средств, которая может постоянно находиться в кассе организации.

Размер этой суммы устанавливается ЦБ на определенных условиях, и используется она для каждодневных расходов организации. В случае, когда к концу рабочего дня в кассе находится сумма, превышающая пороговые показатели, то разницу вносят на банковский счет.

К примеру, в фирме установлен лимит кассы в 80 тысяч рублей. К концу рабочего дня все средства, превышающие данный показатель, должны быть отправлены в банк (или банки), который обслуживает данную организацию.

Сумма, превышающая лимит кассы, может быть оставлена на хранение в строго определенные дни.

1. Превышать лимит кассы можно во время начисления заработной платы. На это отводится 3 дня с момента получения необходимых средств в банке.
2. Если кассовые операции проходят в выходной день, то в этот день также допустимо превышать лимит.
3. В нерабочий праздничный день.

Если в другие дни образовался излишек средств свыше установленного лимита, то фирма понесет ответственность, согласно ст.15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Лимит кассы устанавливается для сокращения «налички» в обращении, так как основной способ расчета – безналичный, через банки. Экономический эффект от установления лимита кассы – большая вовлеченность денег в работу, тогда как в кассе они лежат мертвым грузом.

Какими нормативными актами регулируется лимит остатка кассы

1. Письмо ЦБ РФ от 24 сентября 2012 г. № 36-3/1876.
2. Письмо ЦБ РФ от 15 февраля 2012 г. № 36-3/25.
3. Письмо ФНС от 6 марта 2014 г. № ЕД-4-4116.
4. Кодекс об административных правонарушениях РФ.
5. ФЗ 209 «О развитии малого и среднего предпринимательства» от 27 июля 2007 г.
6. Указание ЦБ РФ от 3 февраля 2015 г. № 3210-Ую.

Расчет лимита кассы: 2 способа

Расчет лимита остатка кассы может производиться двумя способами – на основании расхода наличных денег либо на основании объемов ожидаемой выручки.

Кассовый лимит рассчитывается на основании данных за определенный временной отрезок (обычно квартал), который фирма выбирает самостоятельно. Это может быть квартал:

• предыдущим перед расчетным кварталом;
• аналогичный прошлогоднему;
• имеющий максимальную выручку.

Расчетный период не должен быть более 92 дней и должен включать все рабочие дни указанного временного отрезка. Итоговый порог лимита может быть округлен до рублей в любую сторону.

Способ 1. Расчет по объему выручки.

Этот способ применяют, если организация получает выручку наличкой (или планирует получать). Для расчета лимита кассы этим способом нужно использовать формулу:

Л = Об ÷ Трас × Тин , где

• Л – лимит кассы,
• Об – объем выручки наличного расчета, полученный за указанный период,
• Трас – расчетный период в днях,
• Тин – периодичность отправки денег в банк.

Приведем пример, как рассчитывается лимит кассы данным способом. Возьмем следующие вводные данные: в кассу фирмы ежедневно поступает выручка, для расчетного периода используется первый квартал прошлого года, периодичность сдачи выручки – раз в четыре дня, выходных в организации нет. Итак, приступим к расчету.

Нужно узнать количество рабочих дней в квартале. Так как известно, что в организации нет выходных, то расчетный период будет равен 90 дням.

Согласно данным счетов 50, 62 и 90 объем выручки равен 5 млн рублей.

Таким образом, расчет лимита кассы для первого квартала будет выглядеть так Л = 5 000 000 ÷ 90×4 = 222 222 рубля.

На основе полученного результата глава организации выпускает приказ об установлении лимита кассы.

Способ 2. Расчет по расходу наличных средств.

Если в организации не используются расчеты наличными, то лимит кассы можно рассчитать исходя из объема наличных административно-хозяйственных расходов. При этом необходимо понимать, что в расчете не должны использоваться суммы из фонда заработной платы.

Формула расчета будет аналогичной первому способу, но Об – объем средств из кассы, отпущенных на хозяйственные и административные потребности. Остальные компоненты формулы не отличаются.

Приведем пример. Фирма не осуществляет расчетов наличными средствами, наличка снимается раз в три дня, для расчетного периода взят первый квартал прошлого года, сама фирма работает пять дней в неделю, а расход наличных денег составил 2 000 000 рублей за указанный период.

1. Произведем расчет рабочих дней за указанный промежуток. Рабочих дней в январе было 15, в феврале 19 и в марте – 22, в сумме – 56.
2. По данным бухучета расходы в январе были на уровне 500 тысяч рублей, в феврале – 650 тысяч и в марте – 850 тысяч рублей.
3. Таким образом, лимит кассы на первый квартал рассчитывается так Л = 2 000 000 ÷ 56 × 3 = 107 142 рубля.

Согласно этим расчетам директор фирмы издает приказ, устанавливающий ежедневный лимит кассы в 107 142 руб.

Бывают случаи, когда фирма только платит дивиденды и не ведет наличные расчеты, а также не производит расходы из кассы. В этом случае то, какой лимит кассы должен быть установлен, можно понять по объему выданных денег по той же самой формуле. При этом все дни квартала указывать нет необходимости, так как средства снимаются один раз. Период инкассации для такого случая максимальный – 7 дней.

Документы, необходимые для установления лимита кассы

Любой субъект хозяйственной деятельности, который зарегистрировал свое предприятие, должен установить лимит кассы, если он планирует финансовые операции с наличными деньгами. Также фирма должна иметь соответствующую документацию, которая покажет, что все требования закона выполнены. Такими документами будут:

• приказ об установлении лимита кассы;
• расчет лимита, который должен разработать главбух и утвердить директор.

Стоит учесть, что стандартной формы расчета лимита кассы нет, он производится в свободной форме. Однако этот расчет лучше делать на фирменном бланке компании, в верхней части которого будет название документа. После этих данных идет непосредственно расчет с указанием метода и формул.

Также в этом расчете указываются исходные данные, оформленные в таблицу.

После этого идет запись непосредственного расчета лимита кассы, который может быть округлен до рубля. Документ подписывается главбухом с указанием даты составления.

Такой расчет служит основанием для приказа об утверждении лимита кассы, который тоже должен иметь дату и место составления, а также заголовок. В преамбуле этого документа дается ссылка на нормативный акт, регулирующий вопрос лимита.

Распорядительная часть приказа содержит информацию о количестве лимитированных средств, также отмечается промежуток для сдачи излишка в банк. Кроме того, необходимо указать дату начала действия лимита кассы.

Приказ обязательно фиксируется в книге регистрации приказов.

За контроль соблюдения установленного лимита, а также доведение информации о действующем лимите до кассиров отвечает главбух или другое уполномоченное лицо.

Расчет лимита кассы оформляется приложением к приказу о действии данного лимита.

Срок действия указанного лимита кассы остается на усмотрение фирмы. Обычно приказ, устанавливающий лимит, не имеет даты его окончания, только начала действия. Лимит кассы устанавливается на несколько лет, но может и меняться ежемесячно, если у фирмы есть в этом потребность. ЦБ РФ в своем письме разъясняет, что лимит кассы целесообразно перерасчитывать в случае, если изменяется объем поступления наличных средств за реализованные услуги и товары или изменяется объем выдачи наличных денег.

Когда можно не устанавливать лимит кассы предприятия

Действующее законодательство России дает возможность отказаться некоторым категориям экономических субъектов от лимита кассы:

• юрлица, которые являются субъектами малого предпринимательства;
• ИП (причем вне зависимости от формы налогообложения).

Чтобы не устанавливать лимит кассы, фирма не должна регистрироваться в реестре субъектов малого предпринимательства (если в регионе регистрации фирмы такие списки ведутся) – такую норму Указание ЦБ не содержит. По сути, фирма должна лишь отвечать критериям, которые введены для субъектов малого предпринимательства.

С 1.07.2015 лимит кассы для малых предприятий и ИП не обязателен. Если фирма приобрела статус субъекта малого предпринимательства после указанной даты, то она может не соблюдать лимит кассы с момента получения своего статуса.

Итак, чтобы не использовать лимит кассы на предприятии, нужно:

• отменить ранее изданный приказ об установлении лимита кассы;
• издать новый приказ, который установит дату начала работы без лимита кассы.

Если не издать приказ об отмене лимита кассы, то могут возникнуть проблемы при проверке кассовой дисциплины. В этом случае контролирующая организация может пойти двумя путями: принять за лимит кассы сумму, указанную в приказе до 1.06.2014, либо, что гораздо хуже, счесть, что лимит не установлен. При развитии событий по последнему варианту лимит кассы будет равен нулю, и, соответственно, любая сумма в кассе будет считаться превышением лимита.

Как часто необходимо пересматривать лимит наличных в кассе

Законодательство Российской Федерации не дает каких-либо определенных сроков действия лимита кассы. Также не описаны и случаи, на основе которых данный лимит можно изменить. Из этого следует, что любая фирма самостоятельно определяет срок действия указанного лимита и основания для его перерасчета.

Практика такова, что перерасчет лимита кассы – прерогатива руководителя компании, который фиксирует изменения в приказе.

Обычно лимит кассы устанавливается на относительно небольшой период – от квартала до года. Когда срок действия первого распоряжения истекает, то либо оно продляется, либо издается новое. Если в приказе не указан срок действия лимита, то это значит, что фирма применяет указанный лимит бессрочно.

Если денежный поток в кассе не изменяется, то пересматривать лимит нет необходимости. Достаточно обновлять действующие приказы, продляя срок установленного лимита кассы без его изменения.

Перерасчет лимита кассы необходим в случае, если:

• увеличился оборот наличных денег в кассе;
• произошла коррекция правил выдачи наличных в кассе.

Лимит может не меняться, если размер выручки снизился или произошел переход с наличных расчетов на безналичные.

Ответственность за превышение лимита кассы

Чтобы избежать проблем с законодательством, нужно не просто установить лимит кассы и соблюдать его, но и произвести верный расчет этого лимита. Для этого необходимо учесть объем наличных денег, поступающий в кассу за конкретный период.

Перечислим события, считающиеся нарушением:

• хранение наличных денег, не отображенных в приходной документации;
• сумма, превышающая лимит;
• нет приказа об установлении лимита кассы;
• деньги, необходимые для выплат зарплаты и пособий, если они хранятся более трех дней, с момента выдачи банком.

За финансовые операции фирмы несет ответственность ее руководитель. Главбух отвечает за правильный расчет лимита кассы. Банк, который обслуживает фирму, должен контролировать ее кассовую дисциплину.

Согласно нормативно-правовым актам банк должен проверять организацию раз в два года. В случае выявления каких-либо нарушений банк уведомляет Налоговую службу, которая, в свою очередь, может привлечь компанию к административной ответственности и оштрафовать.

Если в фирме выявили хранение средств, превышающих установленный лимит, то она может быть оштрафована согласно ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ. В зависимости от лица, понесшего ответственность, штрафы могут быть:

• 4–5 тысяч рублей, если оштрафован ИП или должностное лицо малого предприятия;
• 40–50 тысяч рублей, если штраф наложен на юрлицо.

Могут возникнуть некоторые затруднения, если сдавать сверхлимитные деньги приходится в выходной день. У фирмы есть два пути решения этой проблемы:

1. Воспользоваться инкассаторскими услугами. Этот способ прост и удобен, но стоит денег и не подходит для малых предприятий.
2. Выдать излишек средств сотрудникам под отчет и затем вернуть неиспользованные авансы. Но этот прием известен и проверяющим, поэтому при обнаружении злоупотреблений таким способом можно получить замечание. Стоит принять во внимание, что подотчетная сумма удерживается из зарплаты сотрудника, если он ее ранее не вернул.

Если фирма превышает лимит кассы для выдачи зарплаты и иных платежей, то надо помнить, что срок выдачи таких платежей – 3-5 дней, включая день поступления денег в кассу предприятия.

В расчете лимита не учитывают выплаты сотрудникам: зарплату, стипендии, пособия и т. п. Но дивиденды к таким выплатам не относятся. Поэтому, если наличной выручки у организации нет, лимит рассчитайте на основании объема ранее выплаченных дивидендов. Такой вывод можно сделать исходя из положений пункта 2 приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и статьи 43 Налогового кодекса РФ.

Чтобы лимит был с запасом, необязательно брать все дни выплаты дивидендов. Ведь для расчетного периода установлена только предельная величина - 92 рабочих дня. В расчет включите дни, когда размер выплат был максимальный. Это может быть и один день.

Например, в предыдущем году дивиденды общей суммой 100 000 руб. выплачивали в течение трех дней:

• первый день - 2000 руб.;

• второй - 60 000 руб.;

• третий - 38 000 руб.

При расчете лимита остатка кассы оптимально включить в расчет только второй день, когда величина выплаты была наибольшей.

Деньги в банке компания получает только на выплату дивидендов, поэтому периодичность получения денег в банке для расчета взяли максимальную - 7 дней. В результате лимит составит 420 000 руб. (60 000 руб.: 1 дн. × 7 дн.).

Вновь созданная организация

Если организация создана недавно, то лимит определяйте

Обособленные подразделения

Если организация имеет обособленные подразделения, лимит остатка денежных средств в кассе установите каждому из них. При этом порядок расчета лимита кассового остатка по структурным подразделениям организации (филиалам, представительствам, территориально отдаленным торговым точкам и т. д.) зависит от того, куда они сдают наличность.

Если обособленное подразделение зачисляет выручку на расчетный счет, минуя кассу головной организации, установите для него лимит без учета лимитов других подразделений и лимита головной организации. То есть в данном случае лимит остатка кассы нужно будет установить отдельно для:

• головной организации;

• обособленного подразделения организации. При условии что деньги не сдаются в кассу головной организации.

А как быть, если обособленное подразделение создано недавно и движения денег в его кассе пока нет? Тогда для определения лимита воспользуйтесь исходя из ожидаемой наличной выручки, а при ее отсутствии - выдачи наличных денег. Такой порядок следует из пунктов 1 и 2 приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Пример определения лимита кассы для нового подразделения организации. Наличные деньги сдаются в банк

В январе ООО «Торговая фирма "Гермес"» открыло обособленное подразделение. Выручку подразделение будет зачислять на расчетный счет. Расчет лимита кассового остатка производится исходя из ожидаемого объема поступлений за товары.

В подразделении установлена пятидневная рабочая неделя. Следовательно, расчетный период составляет 57 рабочих дней (17 дн. + 20 дн. + 20 дн.).

По плану объем продаж по месяцам:

• в январе - 600 000 руб.;
• в феврале - 800 000 руб.;
• в марте - 800 000 руб.

Итого допустимый лимит остатка наличных денег в кассе:
- 115 789 руб. (2 200 000 руб. : 57 дн. × 3 дн.).

На основе этих данных руководитель организации установил своим распоряжением лимит кассового остатка для подразделения в сумме 115 789 руб.

Если обособленные подразделения сдают выручку только в головную кассу, то общая сумма лимита остатка в кассе в целом по организации должна включать в себя:

• лимит остатка в кассе головной организации;

• лимиты остатков по всем обособленным подразделениям.

Например, в данном случае можно рассчитать общий лимит в целом по организации с учетом выручки всех обособленных подразделений. А затем распределить его между главной (центральной) кассой и подразделениями исходя из доли выручки каждого подразделения. Распределение оформите приказом руководителя организации, составленным в произвольном виде.

Такой порядок следует из абзаца 5 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Пример определения лимита кассы для нового подразделения организации. Наличные деньги сдаются в центральную кассу

В январе ООО «Торговая фирма "Гермес"» открыло обособленное подразделение. Выручку подразделение будет зачислять в центральную кассу.

ООО «Торговая фирма "Гермес"» составляет расчет лимита кассового остатка на основе данных бухучета исходя из объемов поступлений наличных денег за январь, февраль и март предыдущего года. А затем распределит лимит между головным отделением и подразделением. Выручка сдается в банк каждый пятый день.

«Гермес» работает без выходных с 10 до 22 часов. Следовательно, расчетный период составляет 90 рабочих дней (31 дн. + 28 дн. + 31 дн.).

Оборот по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом счета 90 «Продажи», а также кредитом счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в части полученных в расчетном периоде авансов наличными средствами, которые были зачтены в этом же периоде, составил 2 699 998 руб.:

• в январе - 887 388 руб.;
• в феврале - 802 015 руб.;
• в марте - 1 010 595 руб.

Бухгалтер «Гермеса» рассчитал допустимый лимит остатка наличных денег в кассе с учетом округления:
150 000 руб. (2 699 998 руб. : 90 дн. × 5 дн.).

Объем товаров на складе подразделения равен 1/4 всего объема товаров. Таким образом, по плану выручка подразделения будет составлять четверть объема выручки всей организации.

Бухгалтер распределил лимит следующим образом:

• 37 500 руб. (150 000 руб. × 1/4) - лимит кассы для подразделения;
• 112 500 руб. (150 000 руб. × 3/4) - лимит кассы для головного отделения.

На основе этих данных руководитель организации установил одним распоряжением лимит кассового остатка для организации в сумме 150 000 руб., где отдельно выделены лимиты для головного отделения и подразделения организации.

Как часто пересматривать лимит

Ситуация: может ли организация пересматривать лимит кассового остатка ежемесячно, ежеквартально ?

Да, может.

Руководитель организации самостоятельно устанавливает лимит кассового остатка в целом по организации и отдельно по ее обособленным подразделениям (абз. 2 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Причем указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У не оговаривает, на какой период нужно устанавливать лимит кассы. Следовательно, руководитель может устанавливать и пересматривать лимит остатка кассы на месяц, квартал, год или другой разумный срок. Например, изменение объема поступлений наличных денег за проданные товары (выполненные работы, оказанные услуги) или объема выдачи наличных денег может являться основанием для очередного пересмотра лимита кассового остатка.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Банка России от 15 февраля 2012 г. № 36-3/25.