Когда можно сдать 6 ндфл. Порядок отражения больничных

С 1 января 2016 года для налоговых агентов введена новая ежеквартальная форма отчетности: Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) (утв. ). Рассмотрим порядок заполнения формы 6-НДФЛ в конкретных ситуациях.

От привычных справок 2-НДФЛ новую форму принципиально отличает то, что заполнять ее надо в целом по всем налогоплательщикам-физлицам, получившим доход от налогового агента ().

К сожалению, порядок заполнения Расчета по форме 6-НДФЛ ( к (далее – Порядок)) не содержит ответов на все вопросы, которые могут возникнуть при ее составлении. И несмотря на то, что некоторые из них ФНС России уже разъяснила в своих письмах ( , от , от , от ), "белые пятна" еще остаются.

Давайте посмотрим, какие особенности необходимо учесть при заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ и на что следует обратить внимание при его составлении в различных ситуациях.

Основание для заполнения 6-НДФЛ

Расчет по форме 6-НДФЛ, как и 2-НДФЛ, заполняется на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета ( ; п. 1.1 Раздела I Порядка).

Можно разработать и специальный регистр (см. образец ниже), не забыв утвердить его форму в качестве приложения к учетной политике. При этом такой регистр должен содержать всю информацию, необходимую для заполнения 6-НДФЛ (о датах начисления, перечисления и удержания НДФЛ см. справочную таблицу).

Когда надо удержать и перечислить НДФЛ с разных видов дохода

Заполнение Раздела 1 формы 6-НДФЛ

Раздел 1 формы 6-НДФЛ "Обобщенные показатели" условно можно разделить на два блока.

Первый из них включает строки с 010 по 050. Этот блок заполняется отдельно для каждой из ставок налога. То есть если в организации трудятся как сотрудники-резиденты, так и нерезиденты, строки с 010 по 050 необходимо заполнить два раза: и по ставке 13 процентов, и по ставке 30 процентов. Указывается соответствующая налоговая ставка (13, 15, 30 или 35%) в строке 010.

По строке 020 отражается общая сумма доходов, облагаемых по налоговой ставке, указанной в строке 010.

В строке 030 указывается общая сумма налоговых вычетов, не только стандартных, но и социальных, имущественных, профессиональных. В этой же строке учитываются суммы доходов, не облагаемые НДФЛ в силу .

По строке 040 отражается сумма исчисленного налога:

Сумма исчисленного НДФЛ = (сумма начисленного дохода (строка 020) – сумма налоговых вычетов (строка 030)) х ставку налога (строка 010)

По строке 050 указывается сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода.

В строках 040 и 045 указывается сумма дивидендов и НДФЛ, исчисленного с этой суммы.

Строки с 060 по 090 представляют второй блок Раздела 1 и независимо от применяемых налоговых ставок заполняются только один раз, на первой его странице (п. 3.2 Порядка).

По строке 060 указывается общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же физического лица количество физических лиц не корректируется (п. 3.3 Порядка). Если один человек получает доходы, облагаемые по разным налоговым ставкам, то в этом случае он учитывается как одно лицо.

ПРИМЕР При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал по строке 060 были заявлены 5 человек. В мае 2 человека уволились, в июне были трудоустроены 3 человека, при этом один из них – из числа ранее уволившихся. Количество физлиц, получивших доход, которое необходимо отразить в форме 6-НДФЛ за полугодие по строке 060, составит 6 человек (5 – (2 – 1) + (3 – 1)). Уволившийся и вернувшийся сотрудник в движении не учитывается.

По строке 070 нужно указать общую сумму удержанного налога.

Сумма НДФЛ, которая была исчислена, но не удержана по каким-то причинам, указывается по строке 080.

По строке 090 необходимо отразить сумму налога, которая была возвращена налогоплательщикам в соответствии со .

Заполнение Раздела 2 формы 6-НДФЛ

В отличие от Раздела 1, который заполняется нарастающим итогом с начала года, в Раздел 2 формы 6-НДФЛ "Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц" включаются только те показатели, которые произведены за последние три месяца отчетного периода ().

Чтобы его правильно заполнить, необходимо учитывать следующие особенности:

• строка 100 заполняется на основании (напомним, что с нового года и для зарплаты, и для командировочных это последний день месяца);
• строка 110 заполняется с учетом положений и (дата, указываемая в этой строке, зависит от вида выплачиваемого дохода и должна соответствовать дню, когда следует удержать исчисленный налог ());
• по строке 120 указывается дата в соответствии с положениями и , не позднее которой должна быть перечислена сумма НДФЛ (). То есть либо день, следующий за днем выплаты налогоплательщику дохода, либо последнее число месяца, в котором производились выплаты больничных и отпускных, а при выплатах по операциям с ценными бумагами – наиболее ранняя из следующих дат:

• дата окончания соответствующего налогового периода;
• дата истечения срока действия последнего по дате начала действия договора, на основании которого налоговый агент осуществляет выплату налогоплательщику дохода, в отношении которого он признается налоговым агентом;
• дата выплаты денежных средств (передачи ценных бумаг).

Общая сумма доходов (без вычитания суммы удержанного НДФЛ) отражается по строке 130, а сумма удержанного с этого дохода налога – по строке 140.

Если в отношении разных видов доходов, имеющих одну дату фактического получения, будут различаться сроки перечисления налога, строки 100-140 должны заполняться по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Заполнение Раздела 2 в случае, когда доход начислен в одном периоде, а выплачен в другом

По общему правилу налоговый агент обязан перечислить сумму налога не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. Исключение сделано только для пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и отпускных. НДФЛ, удержанный с этих выплат, должен быть перечислен не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены ().

Следовательно, если, например, зарплата за март 2016 года будет выплачена в апреле, соответственно, и НДФЛ будет удержан и перечислен в апреле. В связи с этим в Разделе 1 сумма начисленного дохода отразится в форме 6-НДФЛ за I квартал, а в Разделе 2 эта операция будет отражена только при непосредственной выплате заработной платы работникам, то есть в Расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 года ().

Какие даты должны быть указаны в этом случае при заполнении 6-НДФЛ, рассмотрим на примере.

ПРИМЕР 1. Заработная плата за март выплачена работникам 5 апреля, а налог на доходы физических лиц перечислен 6 апреля. Операция отражается в разделе 1 Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал, при этом налоговый агент не отражает операцию в Разделе 2 за I квартал 2016 г. Эта операция будет отражена при непосредственной выплате заработной платы работникам, то есть в Расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. следующим образом: – по строке 100 указывается дата 31.03.2016; – по строке 110 – 05.04.2016; – по строке 120 – 06.04.2016; – по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели. 2. Больничный за март был оплачен 5 апреля. Операция в разделе 2 Расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. будет отражена следующим образом: – по строке 100 указывается 05.04.2016; – по строке 110 – 05.04.2016; – по строке 120 – 30.04.2016; – по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели.

Заполнение 6-НДФЛ в случае получения сотрудниками подарков и материальной помощи

Доходы, не превышающие 4000 рублей, полученные физическими лицами за налоговый период, например в виде подарков, материальной помощи (), НДФЛ не облагаются. У налогового агента в случае выплаты своим сотрудникам таких доходов в сумме, не превышающей установленный норматив, обязанности исчислить и удержать НДФЛ не возникает. Но данное обстоятельство не освобождает его от обязанности отразить указанные суммы не только в налоговом регистре, но и в 6-НДФЛ. Учитывая, что в течение года налоговый агент может неоднократно выплачивать своему работнику доходы, которые частично могут быть освобождены от налогообложения, такой учет позволит избежать ошибок при расчете суммы налога.

ПРИМЕР В феврале 2016 г. работнику была оказана материальная помощь в сумме 2000 руб. В мае 2016 г. этому же сотруднику вновь была оказана материальная помощь в сумме 10 000 руб. При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал выплаченная материальная помощь будет отражена: – по строке 020 – 2000 руб.; – по строке 030 – 2000 руб. При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие указанные выплаты будут отражены: – по строке 020 – 12 000 руб. (2000 + 10 000); – по строке 030 – 4000 руб.

При вручении подарков, стоимость которых превышает 4000 рублей, необходимо учитывать следующее.

При выплате налогоплательщику дохода в натуральной форме (а подарок относится к такого рода доходам) удержание налога производится за счет любых доходов, выплачиваемых налогоплательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме ().

Учитывая подобного рода ограничения, на практике нередко бывает, что у бухгалтера нет возможности сразу в полном объеме удержать НДФЛ со стоимости подарка.

Следовательно, это нужно сделать при ближайшей денежной выплате. Если сумма налога так и не будет удержана в течение налогового периода (например, в случае увольнения работника), то в этом случае налоговый агент в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, обязан письменно сообщить об этом налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета, указав в уведомлении сумму дохода, с которого не удержан налог, и сумму неудержанного налога.

После подачи таких сведений обязанности организации как налогового агента закончатся. Обязанность по уплате налога в этом случае будет переложена на физическое лицо ( , ).

Елена Титова , эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, член Палаты налоговых консультантов

Сроки и порядок представления расчета

Расчет сдают налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Нулевой расчет не подается, если облагаемые НДФЛ доходы не начислялись и не выплачивались ().

Если «нулевка» все же подана, то ИФНС ее примет ().

Расчеты за I квартал, полугодие и 9 месяцев подаются не позднее последнего дня месяца, следующего за указанным периодом. Поэтому квартальные расчеты в 2019 году представляется в следующие сроки (п. 7 ст. 6.1, п. 2 ст. 230 НК РФ):

• за I квартал — не позднее 30 апреля;
• за полугодие — не позднее 31 июля;
• за 9 месяцев — не позднее 31 октября.

Годовой расчет сдается так же, как и справки 2-НДФЛ за 2018 год — не позднее 01.04.2019.

Расчет 6-НДФЛ представляется только в электронной форме по ТКС, если в налоговом (отчетном) периоде доходы выплачены 25 и более физлицам, если 24 и менее, то работодатели сами решают, как подать форму: виртуально или на бумаге (п. 2 ст. 230 НК РФ).

По общему правилу подавать расчет нужно в ИФНС по месту учета организации (регистрации ИП по месту жительства).

При наличии обособленных подразделений (ОП) расчет по форме 6-НДФЛ подается организацией в отношении работников этих ОП в ИФНС по месту учета таких подразделений, а также в отношении физлиц, получивших доходы по гражданско-правовым договорам в ИФНС по месту учета ОП, заключивших такие договоры (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Расчет заполняется отдельно по каждому ОП независимо от того, что они состоят на учете в одной инспекции, но на территориях разных муниципальных образований и у них разные ОКТМО ().

Если ОП находятся в одном муниципальном образовании, но на территориях, подведомственных разным ИФНС, организация вправе встать на учет в одной инспекции и подавать расчеты туда (п. 4 ст. 83 НК РФ).

Работник трудился в разных филиалах . Если в течение налогового периода сотрудник работал в разных филиалах организации и его рабочее место находилось по различным ОКТМО, налоговый агент должен представить по такому сотруднику несколько справок 2-НДФЛ (по числу комбинаций ИНН — КПП — код ОКТМО).

В части справки налоговый агент имеет право представлять множество файлов: до 3 тыс. справок в одном файле.

Также подаются отдельные расчеты по форме 6-НДФЛ, различающиеся хотя бы одним из реквизитов (ИНН, КПП, код ОКТМО).

В части оформления 6-НДФЛ и 2-НДФЛ: в титульной части проставляется ИНН головной организации, КПП филиала, ОКТМО по месту нахождения рабочих мест физлиц. В платежках указывается тот же ОКТМО ().

Если компания сменила адрес , то после постановки на учет в ИФНС по новому месту нахождения компания должна представить в новую инспекцию 2-НДФЛ и 6-НДФЛ:

• за период постановки на учет в ИФНС по прежнему месту нахождения, указывая старое ОКТМО;
• за период после постановки на учет в ИФНС по новому месту нахождения, указывая новое ОКТМО.

При этом в справках 2-НДФЛ и расчете 6-НДФЛ указывается КПП организации (обособленного подразделения), присвоенный налоговым органом по новому месту нахождения ().

Форма расчета 6-НДФЛ

Форма 6-НДФЛ подается в редакции .

В нем надо показать все доходы физлиц, с которых исчисляется НДФЛ. В форму 6-НДФЛ не попадут доходы, с которых налоговый агент не платит налог (например, детские пособия, суммы оплаты по договору купли-продажи имущества, заключенному с физлицом).

Раздел 1 расчета заполняется нарастающим итогом, в нем отражается:

• в стр. 010 - применяемая НДФЛ-ставка;
• в стр. 020 - доходы физлиц с начала года;
• в стр. 030 - вычеты по доходам, показанным в предыдущей строке;
• в стр. 040 — исчисленный с доходов НДФЛ;
• в стр. 025 и 045 - доходы в виде выплаченных дивидендов и налог, исчисленный с них (соответственно);
• в стр. 050 - сумма авансового платежа, уплаченного мигрантом с патентом;
• в стр. 060 - число тех людей, чьи доходы попали в расчет;
• в стр. 070 - сумма налога, удержанная с начала года;
• в стр. 080 - НДФЛ, который налоговый агент не может удержать;
• в стр. 090 - сумма налога, возвращенная физлицу.

При использовании разных НДФЛ-ставок придется заполнять несколько блоков строк 010-050 (отдельный блок на каждую ставку). В строках 060-090 показываются суммированные цифры по всем ставкам.

Раздел 2 включает данные по тем операциям, которые произведены за последние 3 месяца отчетного периода. Таким образом, в раздел 2 расчета за 2018 год попадут выплаты за IV квартал.

Для каждой выплаты определяется дата: получения дохода - в стр. 100, дата удержания налога - в стр. 110, срок уплаты НДФЛ - в стр. 120.

Статья 223 НК РФ определяет даты возникновения различных видов доходов, а ст. 226-226.1 НК РФ указывают на сроки перечисления налога в бюджет. Приведем их в таблице:

Основные виды доходов	Дата получения дохода	Срок перечисления НДФЛ
Зарплата (аванс), премии	Последний день месяца, за который начислили зарплату или премию за месяц, входящую в систему оплаты труда (п. 2 ст. 223 НК РФ, ). Если выплачена годовая, квартальная или единовременная премия, то датой получения дохода будет день выплаты премии	Не позднее дня, следующего за днем выплаты премии или зарплаты при окончательном расчете. Если аванс выплачивается в последний день месяца, то по существу он является оплатой труда за месяц и при его выплате надо исчислить и удержать НДФЛ (п. 2 ст. 223 НК РФ). В этом случае сумма аванса в расчете показывается как самостоятельная выплата по тем же правилам, что и зарплата
Отпускные, больничное пособие	День выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, письма ФНС РФ от 25.01.2017 № БС-4-11/1249@, ).	Не позднее последнего дня месяца, в котором выплачивались отпускные или пособие по временной нетрудоспособности
Выплаты при увольнении (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск)	Последний день работы (пп. 1 п. 1, п. 2 ст. 223 НК РФ, ст. 140 ТК РФ)	Не позднее дня, следующего за днем выплаты
Матпомощь	День выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, )
Дивиденды		Не позднее дня, следующего за днем выплаты (если выплату производит ООО). Не позднее одного месяца с наиболее ранних из следующих дат: окончание соответствующего налогового периода, дата выплаты денежных средств, дата окончания действия договора (если это АО)
Подарки в натуральной форме	День выплаты (передачи) подарка (пп. 1, 2 п. 1 ст. 223 НК РФ, от 28.03.2016 № БС-4-11/5278@)	Не позднее дня, следующего за днем выдачи подарка

Дата удержания налога почти всегда совпадает с датой выплаты дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ), но есть исключения. Так, датой удержания НДФЛ:

• с аванса (зарплаты за первую половину месяца) будет день выплаты зарплаты за его вторую половину ( , );
• со сверхнормативных суточных — ближайший день выплаты зарплаты за месяц, в котором утвержден авансовый отчет (письмо Минфина РФ от 05.06.2017 № 03-04-06/35510);
• с материальной выгоды, подарков дороже 4 тыс. рублей (иного натурального дохода) — ближайший день выплаты зарплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Доходы в строке 130 расчета указываются полностью, без уменьшения на НДФЛ и вычеты.

Доходы, у которых все три даты по строкам 100-120 совпадают, отражаются в одном блоке строк 100-140. Например, вместе с зарплатой можно показать выплаченную премию за месяц, отпускные и больничные показываются всегда отдельно от зарплаты.

Если срок перечисления налога наступает в I квартале следующего года (например, декабрьская зарплата выплачена в январе), показывать доход в разделе 2 расчета за год не надо, даже если он отражен в разделе 1. Такой доход отразится в разделе 2 расчета за I квартал 2019 года ().

Пример заполнения 6-НДФЛ за 2018 год

В строке «Период представления (код)» на титульном листе проставляется код периода, за который подается расчет. За 12 месяцев этот код - «34».

Организация имеет в штате 15 сотрудников.

За 2018 год начислены зарплата, премии, отпускные и пособие по временной нетрудоспособности в общей сумме: 9 285 460,50 руб., предоставлены вычеты - 43 200 руб. НДФЛ со всех выплат составляет 1 201 494 руб. Весь НДФЛ удержан и перечислен в бюджет, кроме НДФЛ в размере 100 100 руб. с зарплаты за декабрь - 770 000,00 руб.

В октябре 2018 г. удержан НДФЛ 92 014 руб. с зарплаты за сентябрь 2018 г. 715 000,00 руб., вычет - 7 200 руб. Всего за год удержан НДФЛ в сумме 1 193 408 руб. (1 201 494 руб. - 100 100 руб. + 92 014 руб.)

В четвертом квартале выплачены:

• 05.10.2018 - зарплата за сентябрь в размере 715 000 руб., с которой удержан и перечислен НДФЛ - 92 014 руб., вычет - 7 200 руб.;
• 02.11.2018 - зарплата работникам за октябрь 715 238,30 руб., с зарплаты исчислен НДФЛ - 92 981 руб., НДФЛ удержан и перечислен в бюджет полностью;
• 02.11.2018 - премия за октябрь 200 000 руб., НДФЛ с нее - 26 000 руб.;
• 02.11.2018 - отпускные в сумме 8 500,00 руб., исчислен и удержан НДФЛ - 1 105 руб. Отпуск предоставлен с 06.11.2018 по 12.11.2018;
• 19.11.2018 - пособие по временной нетрудоспособности - 6 457,00 руб., НДФЛ с него - 839 руб. Больничный выдан с 12.11.2018 по 15.11.2018;
• 05.12.2018 - зарплата за ноябрь - 705 168,85 руб., НДФЛ с нее - 91 672 руб.

Зарплата за октябрь и премия включены в один блок строк: 100 - 140, поскольку все три даты в строках 100, 110 и 120 у них совпадают. Общая сумма 915 238,30 руб., удержанный с нее налог - 118 981 руб. (92 981 руб. + 26 000 руб.)

Зарплата за декабрь в раздел 2 не включается, поскольку выплачивается уже в январе 2019 г., а, значит, отразится в 6-НДФЛ за первый квартал 2019 года

Расчет организация предоставила 15.03.2019.

Отражаем излишне уплаченный налог

По строке 090 ф. 6-НДФЛ указывается общая сумма налога, которую возвращает налоговый агент налогоплательщикам. Сумма показывается нарастающим итогом с начала года.

Если компания в 2018 году возвращает физлицу НДФЛ, излишне удержанный из доходов прошлого года, то эта сумма отразится по стр. 090 раздела 1 расчета за соответствующий период текущего года.

В раздел 2 формы данная операция не включается. Уточненный расчет 6-НДФЛ за прошлый год сдавать не нужно.

При этом компания должна представить в инспекцию скорректированные сведения по форме 2-НДФЛ.

НДФЛ к уплате необходимо уменьшить на сумму произведенного возврата. Если налоговый агент перечислил налог без учета этой суммы, то возникает излишне уплаченная сумма налога, которую нужно вернуть из бюджета.

Примечание редакции:

ситуация с возвратом налога возникает, в частности, если компания предоставила работнику имущественный вычет ().

Если работнику в октябре 2018 года предоставили имущественный вычет: вернули налог, удержанный с начала года. При этом расчет 6-НДФЛ за 9 месяцев был уже сдан в инспекцию. В данной ситуации не нужно уточнять сданную форму. Операция по возврату НДФЛ отразится в следующей отчетности — за 2018 год по строкам 030 и 090 расчета.

Показатель строки 070 не надо уменьшать на сумму налога, подлежащую возврату на основании уведомления о подтверждении права на имущественный налоговый вычет.

Включаем в расчет доплату к отпуску

Датой получения дохода в виде единовременной доплаты к ежегодному отпуску является день ее фактической выплаты. ФНС РФ предлагает заполнять раздел 2 6-НДФЛ так:

• даты, указанные в строках 100 и 110, совпадают - день фактического получения доплаты;
• по строке 120 указывается день, следующий за днем фактической выплаты дохода.

Форма справки 2-НДФЛ утверждена Доходы физлиц отражаются в форме в соответствии с кодами, которые приведены в перечне, утвержденном . Если какой-либо доход в перечне не поименован, то он включается в 2-НДФЛ под кодом 4800 «Иные доходы».

Так, если компания выплачивает сотруднику единовременную доплату к ежегодному отпуску, то в форме 2-НДФЛ эта сумма отражается с кодом 4800.

Показываем в расчете материальную выгоду

По общим правилам в строке 80 раздела 1 расчета нарастающим итогом отражается сумма налога, неудержанная на отчетную дату с полученных физлицом доходов в натуральной форме в виде матвыгоды при отсутствии денежных выплат.

При получении гражданином такого дохода удержание исчисленной суммы НДФЛ производится налоговым агентом за счет любых денежных доходов. При этом удержать можно не более половины выплачиваемой суммы.

Если в течение года удержать исчисленную сумму налога невозможно, то до 1 марта следующего года необходимо письменно сообщить об этом и о сумме неудержанного НДФЛ физлицу и налоговикам.

Пример. Работник получил доход в натуральной форме 17.10.2018, налог удержан при очередной выплате 31.10.2018.

Данная операция отразилась в форме расчета за 2018 год:

1) в разделе 1:

• по строкам 020, 040, 070 указываются соответствующие значения;
• в строке 080 операция не отражается;

2) в разделе 2:

• по строке 100 указывается 17.10.2018;
• по строке 110 — 31.10.2018;
• по строкам 130, 140 — соответствующие значения.

Оформляем 6-НДФЛ при выплате больничных

При выплате сотруднику пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за 1 больным ребенком) и отпускных налоговые агенты обязаны перечислять суммы НДФЛ не позднее последнего числа месяца, в котором были перечислены деньги.

При этом НК РФ установлено, что если срок уплаты налога приходится на выходной или праздник, он переносится на ближайший следующий за ним рабочий день.

Пример. Работнику оплачен больничный 09.12.2018. При этом срок перечисления налога с указанной выплаты наступает в другом периоде представления, а именно 09.01.2019. В этом случае независимо от даты непосредственного перечисления НДФЛ в бюджет данная операция отражается в строках 020, 040, 070 раздела 1 расчета 6-НДФЛ за 2018 год.

В разделе 2 формы 6-НДФЛ за I квартал 2019 года рассматриваемая операция отражается следующим образом:

• по строке 100 указывается 09.12.2018;
• по строке 110 — 09.12.2018;
• по строке 120 — 09.01.2019 (с учетом положений п. 7 ст. 6.1 Кодекса);
• по строкам 130 и 140 — соответствующие суммовые показатели.

Налоговики объяснили, как отразить пересчет отпускных в 6-НДФЛ

Дата фактического получения отпускных в целях НДФЛ — это день их непосредственной выплаты. Налог с указанных сумм платится в последний день месяца, в котором были выданы деньги. Как это сделать, можно узнать .

В рассмотренной ситуации компания пересчитала отпускные в связи с премированием работников. В отношении некоторых из них выдача отпускных и их перерасчет приходятся на разные отчетные периоды. Как заполнить 6-НДФЛ в этом случае.

Фискалы отметили, что порядок заполнения 6-НДФЛ при пересчете данных выплат зависит от того, уменьшилась или, наоборот, увеличилась сумма.

В первом случае придется подать в ИФНС скорректированный НДФЛ-отчет за период, в котором выплаты были начислены. В разделе 1 данной формы следует прописать итоговые величины с учетом уменьшенной суммы отпускных.

Если же в результате пересчета компания доплатила сотруднику отпускные, «уточненку» представлять не нужно. В этом случае в разделе 1 формы 6-НДФЛ того отчетного периода, в котором выдана доплата, указываются итоговые суммы с учетом доплаты отпускных.

6-НДФЛ: работник переводится между подразделениями с разными ОКТМО

Ситуация	Решение
До 15 января работник трудится в подразделении организации, зарегистрированном на территории, относящейся к ОКТМО1. С 16 января он работает в ОП с ОКТМО2, в конце месяца рассчитывается зарплата за месяц. Должно ли каждое обособленное подразделение отдельно уплачивать НДФЛ и сдавать отчетность?	НДФЛ нужно перечислить в бюджеты как по месту подразделения с ОКТМО1, так и по ОКТМО2 с учетом фактически полученных доходов от соответствующего ОП. Соответственно, компания должна подать два расчета 6-НДФЛ в ИФНС: — по месту нахождения подразделения с ОКТМО1; — по месту нахождения подразделения с ОКТМО2
В январе работник трудится в подразделении с ОКТМО1. В этом же месяце он подает заявление на отпуск с 01.02.2017 по 15.02.2017. Деньги выдает ОП с ОКТМО1 31.01.2017. Затем с 01.02.2017 работник переводится в подразделение с ОКТМО2. При заполнении формы 6-НДФЛ к какому ОКТМО отнести суммы отпускных и НДФЛ?	Поскольку отпускные выплачиваются подразделением с ОКТМО1, то данная операция отражается в форме 6-НДФЛ, представляемой ОП с ОКТМО1
В январе работник находится в штате ОП с ОКТМО1. Затем с 01.02.2017 он переводится в подразделение с ОКТМО2. В феврале доначисляется недополученная зарплата в подразделении с ОКТМО1. Доплату выдает подразделение с ОКТМО1. При заполнении 6-НДФЛ к какому ОКТМО и к какому месяцу отнести сумму доплаты и соответствующую сумму НДФЛ? Как заполнить форму 6-НДФЛ, если изменить условия примера, чтобы указанная доплата выдавалась подразделением с ОКТМО2?	Если подразделение с ОКТМО1 выплачивает работнику зарплату (больничные или отпускные), доначисленную за время работы в нем, то данная операция отражается в форме 6-НДФЛ, которую сдает это подразделение. Если эти деньги выплачивает подразделение с ОКТМО2, то операция отражается в его расчете 6-НДФЛ. При этом суммы оплаты труда, доначисленные работнику, отражаются в том месяце, за который они начислены, а пособие и отпускные — в том месяце, в котором они непосредственно выданы
В январе работник трудится в подразделении с ОКТМО1, с 01.02.2017 — в подразделении с ОКТМО2. В январе сотрудник идет в отпуск. С 01.01.2017 в компании проводится индексация зарплаты. Выплата производится в период работы в ОП с ОКТМО2 через кассу этого же подразделения. Как в отчетности отразить проведение индексации за период работы на территориях, относящихся к ОКТМО1 и ОКТМО2?	Поскольку работнику выплата сумм индексации заработной платы производится обособленным подразделением с ОКТМО2, то данная операция отражается в его НДФЛ-отчетности

6-НДФЛ: как заполнить при ликвидации компании

Налоговая служба рассказала, что в последнее время приходит много вопросов об оформлении НДФЛ-отчетности при закрытии бизнеса.

Ведомство разъяснило, что в этом случае есть особенности заполнения титульного листа НДФЛ-отчета:

• в поле «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» нужно указать значение «0»;
• поле «ИНН/КПП реорганизованной организации» можно не заполнять, так как эта информация будет внесена в поля «ИНН» и «КПП».

Налоговики привели самые распространенные ошибки в форме 6-НДФЛ

Нормы НК РФ, которые были нарушены	Нарушения	Как правильно заполнить и представить 6-НДФЛ в ИФНС
ст. 226, 226.1, 230	Сумма начисленного дохода по строке 020 раздела 1 расчета 6-НДФЛ меньше суммы строк «Общая сумма дохода» справок по форме 2-НДФЛ.	Сумма начисленного дохода (строка 020) по соответствующей ставке (строка 010) должна соответствовать сумме строк «Общая сумма дохода» по соответствующей ставке налога справок 2-НДФЛ с признаком 1, представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом, и строк 020 по соответствующей ставке налога (строка 010) приложений № 2 к ДНП, представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом (соотношение применяется к форме 6-НДФЛ за год) (
ст. 226, 226.1, 230	Строка 025 раздела 1 формы 6-НДФЛ по соответствующей ставке (строка 010) не соответствует сумме дохода в виде дивидендов (по коду доходов 1010) справок формы 2-НДФЛ с признаком 1, представленных по всем налогоплательщикам	Сумма начисленных дивидендов (строка 025) должна соответствовать сумме дивидендов (по коду доходов 1010) справок 2-НДФЛ с признаком 1, представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом, и дивидендов (по коду доходов 1010) приложений № 2 к ДНП, представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом (соотношение применяется к форме 6-НДФЛ за год) ()
ст. 226, 226.1, 230	Сумма исчисленного налога по строке 040 раздела 1 расчета 6-НДФЛ меньше суммы строк «Сумма налога исчисленная» справок 2-НДФЛ за 2016 год	Сумма исчисленного налога (строка 040) по соответствующей ставке налога (строка 010) должна соответствовать сумме строк «Сумма налога исчисленная» по соответствующей ставке налога справок 2-НДФЛ с признаком 1, представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом, и строк 030 по соответствующей ставке налога (строка 010) приложений № 2 к ДНП, представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом (соотношение применяется к форме 6-НДФЛ за год) ()
п. 3 ст. 24, ст. 225, 226	По строке 050 раздела 1 формы 6-НДФЛ сумма фиксированных авансовых платежей превышает сумму исчисленного налога	Сумма фиксированных авансовых платежей по строке 050 раздела 1 формы 6-НДФЛ не должна превышать сумму исчисленного налога у налогоплательщика (письмо ФНС РФ от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@)
ст. 226, 226.1, 230	Завышение (занижение) количества физлиц (строка 060 раздела 1 формы 6-НДФЛ), получивших доход (несоответствие с количеством справок 2-НДФЛ)	Значение строки 060 (количество физлиц, получивших доход) должно соответствовать общему количеству справок 2-НДФЛ с признаком 1 и приложений № 2 к ДНП, представленных по всем налогоплательщикам этим налоговым агентом (соотношение применяется к форме 6-НДФЛ за год) (письмо ФНС РФ от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@)
п. 2 ст. 230	Раздел 1 формы 6-НДФЛ заполняются не нарастающим итогом	Раздел 1 формы 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год (п. 3.1 раздела III Порядка заполнения и представления 6-НДФЛ, утв. )
п. 2 ст. 230, ст. 217	По строке 020 раздела 1 формы 6-НДФЛ указываются доходы, полностью освобожденные от НДФЛ	В форме 6-НДФЛ не отражаются доходы, не облагаемые НДФЛ ()
ст. 223	По строке 070 раздела 1 формы 6-НДФЛ отражается сумма налога, которая будет удержана только в следующем отчетном периоде (например, зарплата за март, выплаченная в апреле)	По строке 070 раздела 1 формы 6-НДФЛ указывается общая сумма налога, удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала года. Поскольку удержание суммы налога с зарплаты, начисленной за май, но выплаченной в апреле, налоговым агентом должно производиться в апреле непосредственно при выплате денег, то строка 070 раздела 1 формы 6-НДФЛ за I квартал 2017 года не заполняется (письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@
пп. 1 п. 1 ст. 223	Доходы в виде пособия по временной нетрудоспособности отражаются в разделе 1 формы 6-НДФЛ в том периоде, за который начислено пособие	Датой фактического получения пособий по временной нетрудоспособности считается день выплаты дохода (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Сумма пособия отражается в том периоде, в котором выплачен такой доход (письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@
п. 5 ст. 226, п. 14 ст. 226.1	По строке 080 раздела 1 формы 6-НДФЛ указывается сумма налога с зарплаты, которая будет выплачена в следующем отчетном периоде (периоде представления), то есть когда срок для удержания и перечисления НДФЛ не наступил	По строке 080 раздела 1 формы 6-НДФЛ отражается общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом с доходов в натуральной форме и в виде материальной выгоды при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме. При отражении по строке 080 суммы налога, удержанной в следующем отчетном периоде (периоде представления), налоговому агенту нужно сдать «уточненку» по 6-НДФЛ за соответствующий период (письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@
п. 5 ст. 226	Ошибочное заполнение строки 080 раздела 1 формы 6-НДФЛ в виде разницы между исчисленным и удержанным налогом	По строке 080 раздела 1 формы 6-НДФЛ отражается общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом с доходов в натуральной форме и в виде материальной выгоды при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме (письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@)
ст. 126, п. 2 ст. 230	Заполнение раздела 2 формы 6-НДФЛ нарастающим итогом	В разделе 2 формы 6-НДФЛ за отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода (письма ФНС РФ от 25.02.2016 № БС-4-11/3058 и от 21.02.2017 № БС-4-11/14329@)
п. 6 ст. 226	По строкам 100, 110, 120 раздела 2 формы 6-НДФЛ указываются сроки за пределами отчетного периода	В разделе 2 форме 6-НДФЛ отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца отчетного периода. Если налоговый агент производит операцию в одном отчетном периоде, а завершает ее в другом, то операция отражается в периоде завершения. При этом операция считается завершенной в том отчетном периоде, в котором наступает срок перечисления налога в соответствии с п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ (письма ФНС РФ от 25.02.2016 № БС-4-11/3058 и от 21.02.2017 № БС-4-11/14329@)
п. 6 ст. 226	По строке 120 раздела 2 формы 6-НДФЛ неверно отражаются сроки перечисления НДФЛ (например, указывается дата фактического перечисления налога)	Строка 120 раздела 2 формы 6-НДФЛ заполняется с учетом положений п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ (письмо ФНС РФ от 25.02.2016 № БС-4-11/3058)
п. 2 ст. 223	По строке 100 раздела 2 формы 6-НДФЛ при выплате зарплаты указывается дата перечисления денежных средств	Строка 100 раздела 2 формы 6-НДФЛ заполняется с учетом положений ст. 223 НК РФ. Датой фактического получения оплаты труда признается последний день месяца, за который был начислен доход в соответствии с трудовым договором (письмо ФНС РФ от 25.02.2016 № БС-4-11/3058)
п. 2 ст. 223	По строке 100 раздела 2 формы 6-НДФЛ при выплате премии по итогам работы за год указывается последний день месяца, которым датирован приказ о премировании	Строка 100 раздела 2 формы 6-НДФЛ заполняется с учетом положений ст. 223 НК РФ. Дата фактического получения годовой премии определяется как день ее выплаты (письмо ФНС РФ от 06.10.2017 № ГД-4-11/20217@)
ст. 231	По строке 140 раздела 2 формы 6-НДФЛ сумма удержанного налога указывается с учетом суммы НДФЛ, возвращенной налоговым агентом	В строке 140 раздела 2 формы 6-НДФЛ указывается обобщенная сумма удержанного налога в указанную в строке 110 дату. То есть отражается сумма НДФЛ, которая удержана (пп. 4.1, 4.2 Порядка заполнения и представления 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@)
п. 2 ст. 230	Дублирование в разделе 2 формы 6-НДФЛ операций, начатых в одном отчетном периоде, а завершенных в другом	В разделе 2 формы 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода. Если налоговый агент производит операцию в одном отчетном периоде, а завершает ее в другом, то выплата отражается в периоде завершения (письма ФНС РФ от 25.02.2016 № БС-4-11/3058 и от 21.02.2017 № БС-4-11/14329@)
пп. 2 п. 6 ст. 226	Не выделены в отдельную группу межрасчетные выплаты (заработная плата, отпускные, больничные и т.д.)	Блок строк 100-140 раздела 2 формы 6-НДФЛ заполняется по каждому сроку перечисления налога отдельно, если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, сроки перечисления налога различные (Приказ ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, п. 4.2)
п. 2 ст. 230	При смене места нахождения организации (обособленного подразделения) предоставление формы 6-НДФЛ в ИФНС по прежнему месту учета	После постановки на учет в ИФНС по новому адресу организации (ОП) налоговый агент представляет в новую инспекцию: — расчет 6-НДФЛ за период постановки на учет в ИФНС по прежнему месту нахождения, со старым ОКТМО компании (ОП); — расчет 6-НДФЛ за период после постановки на учет в новой ИФНС с ОКТМО по новому месту нахождения организации (ОП). При этом в расчете указывается КПП, присвоенный ИФНС по новому адресу (письмо ФНС РФ от 27.12.2016 № БС-4-11/25114@)
п. 2 ст. 230	Представление налоговыми агентами формы 6-НДФЛ на бумажном носителе при численности работников 25 и более человек
п. 2 ст. 230	Представление налоговыми агентами со среднесписочной численностью более 25 человек формы 6-НДФЛ за обособленные подразделения на бумажном носителе (при численности обособленного подразделения менее 25 человек).	Если численность физлиц, получивших доходы от налогового агента, более 25 человек, нужно представить в ИФНС форму 6-НДФЛ в электронной форме по ТКС
п. 2 ст. 230	Организации, имеющие обособленные подразделения, и осуществляющие деятельность в пределах одного муниципального образования, представляют один расчет 6-НДФЛ	Расчет по 6-НДФЛ заполняется налоговым агентом отдельно по каждому обособленному подразделению (ОП), состоящему на учете, включая те случаи, когда ОП находятся в одном муниципальном образовании. При заполнении ОП по строке «КПП» указывается КПП по месту учета организации по месту нахождения ее обособленного подразделения (п. 2.2 раздела II Порядка заполнения 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@
п. 2 ст. 230	Недостоверные сведения в части исчисленных сумм НДФЛ (завышено/занижено)	При обнаружении после представления в ИФНС ошибки в части занижения (завышения) суммы исчисленного налога в форме 6-НДФЛ следует представить в инспекцию уточненный расчет (письмо ФНС РФ от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@, вопрос № 7)
п. 7 ст. 226	Ошибки при заполнении КПП и ОКТМО. Расхождения кодов ОКТМО в расчетах и уплаты НДФЛ, влекущие появление необоснованной переплаты и недоимки	Если при заполнении формы 6-НДФЛ допущена ошибка при заполнении КПП или ОКТМО, то при ее обнаружении нужно представить в инспекцию два расчета: — уточненный расчет к ранее представленному с указанием соответствующих КПП или ОКТМО и нулевыми показателями всех разделов расчета; — первичный расчет с указанием правильного КПП или ОКТМО. (письмо ФНС РФ от 12.08.2016 № ГД-4-11/14772@)
п. 2 ст. 230	Несвоевременное представление формы 6-НДФЛ	Форма 6-НДФЛ за I квартал, полугодие, 9 месяцев представляется в ИФНС не позднее последнего дня месяца, следующего за кварталом, за год — не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом

Как представить 6-НДФЛ при реорганизации

Учредитель нескольких юрлиц хочет реорганизовать их в разных формах и интересуется, как в таком случае предоставлять расчет 6-НДФЛ и будет ли он различаться в зависимости от формы реорганизации.

В ответ на это обращение налоговая сообщила следующее.

Согласно ст. 84 НК РФ при реорганизации фирму снимают с учета в ИФНС, когда она прекращает работу. Дата внесения записи в ЕГРЮЛ и будет днем снятия фирмы с учета.

Если учредитель ликвидирует или реорганизует свою фирму, последним налоговым периодом для нее считается отрезок времени с начала года до дня, когда прекращение работы компании регистрируется в госорганах. Расчет по форме 6-НДФЛ компания предоставляет за этот же период.

Согласно ст. 230 НК РФ налоговые агенты должны предоставить в свою налоговую расчет 6-НДФЛ. Правопреемник не подает такой расчет за реорганизованную компанию. Однако если фирма, которую реорганизуют, не выполнила свои обязательства, то правопреемники должны предоставить в госорганы все полагающиеся документы. Если «наследников» несколько, то их обязанности распределяются исходя из передаточного акта или разделительного баланса.

Сдаем «уточненку»

Уточнить расчет придется, если в нем забыли указать какие-либо сведения или найдены ошибки (в суммах доходов, вычетов, налога или персональных данных и пр.).

Также «уточненка» сдается при пересчете НДФЛ за истекший год ().

Сроки для сдачи уточненного расчета НК РФ не определяет. Однако его лучше отправить в инспекцию до того, как налоговики найдут неточность. Тогда штрафа в размере 500 рублей можно не опасаться.

В строке «Номер корректировки» указывается«001», если расчет исправляется первый раз, «002» — при подачи второй «уточненки» и так далее. В строках, где обнаружены ошибки, указываются верные данные, в остальных строках - те же данные, что и в первичной отчетности.

В расчете неверно указаны КПП или ОКТМО. В этом случае также надо сдать «уточненку». При этом в инспекцию сдается два расчета ():

• в одном расчете указывается номер корректировки «000», проставляются верные значения КПП или ОКТМО, остальные строки переносят из первичного расчета;
• второй расчет подают с номером корректировки «001», КПП или ОКТМО указывают те же, что и в ошибочном отчете, во всех разделах расчета проставляют нули.

Если расчет с правильными КПП или ОКТМО представлен с опозданием, штраф по п. 1.2 ст. 126 НК РФ (за нарушение срока сдачи отчетности) не применяется.

Для достоверного формирования состояния расчетов с бюджетом, в случае изменения данных КРСБ после сдачи уточненных расчетов, можно подать заявление на уточнение ошибочно заполненных реквизитов расчетных документов.

Примечание редакции:

В связи с передачей администрирования НДФЛ межрегиональными (межрайонными) инспекциями по крупнейшим налогоплательщикам в территориальные налоговые органы ФНС РФ сообщила следующее.

Штрафы за нарушения порядка сдачи расчета и за ошибки в нем

Штраф за непредставление формы — 1 тыс. рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).

Если расчет не подан в течение 10 дней по истечении установленного срока, то могут заблокировать счета в банке (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Штраф за ошибки в расчете составит 500 рублей. При самостоятельном исправлении ошибки штрафа не будет, если подать уточненный расчет до того, как стало известно, что инспекторы обнаружили недостоверные сведения (ст. 126.1 НК РФ).

Штраф за несоблюдение формы представления расчета (бумага вместо электронного вида) — 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

Также помимо налоговой ответственности на организацию предусмотрена административная ответственность на должностное лицо.

Штраф за непредставление в срок расчета для работника организации, ответственного за его представление, — от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Примечание редакции:

Если в организации работает главбух, в должностной инструкции которого обозначена своевременная сдача отчетности, то привлечь должны его (Постановление ВС РФ от 09.03.2017 № 78-АД17-8).

Декларация 6-НДФЛ - относительно новый отчет для налоговых агентов, и его заполнение вызывает множество вопросов. Далеко не все из них рассмотрены и отражены в тех рекомендациях и пояснениях, которые даются налоговой службой в официальных письмах ФНС РФ.

Что такое 6-НДФЛ

6-НДФЛ - отчетная форма на подоходный налог физических лиц, заполнять которую требуется один раз в квартал. В ней составители должны отображать все сведения о доходах своих служащих, а также начисленных и удержанных сумм НДФЛ на отчетный период.

Декларация состоит из следующих подразделов:

1. Титульного листа (страница 001).
2. Раздела 1, который носит название «Обобщенные показатели».
3. Раздела 2 - «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

ВАЖНО! В соответствии с НК РФ расчет показателей при заполнении декларации 6-НДФЛ должен производиться нарастающим итогом по каждому кварталу.

Отчет необходимо предоставлять в отделение налоговой службы по месту регистрации индивидуального предпринимателя или юр. адресу ООО. Если часть работников занята в деятельности ЕНВД или патенте, отчет потребуется предоставить по адресу работы.

ВАЖНО! Нулевой формы 6-НДФЛ не существует. Если в отчетном периоде у налогового агента не было выплат физическим лицам, сдавать отчет не требуется.

Сроки сдачи 6-НДФЛ определены на законодательном уровне:

• Декларацию за 1 квартал потребуется сдать до 30 апреля.
• Декларацию за 6 месяцев - до 31 июля.
• Декларацию за 9 месяцев - до 31 октября.
• Декларацию за 12 месяцев - до 1 апреля года, следующего за отчетным.

Общие требования по заполнению:

• Текстовые и числовые поля бланка должны быть заполнены слева направо, исходя из крайней левой ячейки.
• В незаполненных ячейках должны быть проставлены прочерки. В ячейках, предназначенных для показателей сумм, в обязательном порядке указывается ноль в крайней левой ячейке, а все остальное поле перечеркивается.
• Запрещается печать с двух сторон листа, если декларация сдается в бумажной форме.
• Допускается использование чернил только черного, фиолетового или синего цвета.
• Если форма заполняется электронно, должен быть установлен шрифт Courier New высотой 16-18 пунктов, прочерки при этом допускается не проставлять.

Если налоговый агент не предоставляет своевременно в ФНС форму 6-НДФЛ либо предоставил неверные данные, на него накладывается штраф:

• За каждый месяц просрочки - в размере 1 тыс. рублей. Дополнительно при этом блокируется счет в банке, если просрочка составляет более 10 дней.
• Если указаны сведения, не соответствующие действительности, - в размере 500 рублей за каждый из неверных документов.

Что указывать в 6-НДФЛ

В декларацию 6-НДФЛ должны быть внесены все доходы физических лиц, с которых налоговый агент удерживает подоходный налог, в том числе:

• Заработная плата и премии.
• Вознаграждения по договорам ГПХ.
• Дивиденды.
• Займы, в том случае, если они предоставлены на безвозмездной основе.
• Подарки, общая стоимость которых свыше 4 тысяч рублей (за год).
• Некоторые виды материальной помощи (мат. помощь вышедшим на пенсию сотрудникам, выплаты инвалидам от организации инвалидов, мат. помощь при рождении или усыновлении ребенка).

В расчет не включаются:

• Те доходы, которые не облагаются подоходным налогом в соответствии со статьей 217 НК (например, материальная помощь работнику в случае смерти члена его семьи).
• Выплаты работникам, начисленные в качестве компенсации при возникновении ЧС или стихийных бедствий.
• Выплаты жертвам террористических актов и др.

ВАЖНО! Декларацию 6-НДФЛ необходимо сдавать, если гражданин получил выплату от налогового агента хотя бы один раз за отчетный период.

Как заполнять раздел 1

В разделе 1 декларации 6-НДФЛ отображаются сведения о полученных доходах, налоговых вычетах и начисленный по ним подоходный налог общим итогом за 1 квартал, 6, 9 и 12 месяцев (согласно положениям статьи 230 НК РФ).

Если в отчетном периоде предприниматель перечислял своим работникам выплаты, облагаемые по различным ставкам подоходного налога, то в строках 010-050 должна быть указана информация по каждой из ставок. Блок «Итого по статьям» при этом заполняется лишь 1 раз - на первой странице отчета.

Особенности заполнения:

• В строке 020 должны быть указаны сведения об общей сумме доходов работника за весь отчетный период до вычета налога. Учитываются выплаты по заработной плате, отпускным, больничным и другие, с которых должен быть удержан подоходный налог.
• В строке 030 указывается вся сумма удержанных налогов по итогам строки 020, в том числе имущественных и социальных.
• В строке 040 отражается сумма исчисленного подоходного налога с тех доходов, которые были отражены в статье 020.
• Если имели место выплаты дивидендов, данные о них вносятся в строки 025 и 045.
• Строка 050 заполняется в том случае, если работник - иностранный гражданин с патентом.
• В строку 060 вносятся данные о численности работников, данные о которых отражены в декларации 6-НДФЛ.
• В строке 070 следует указать общую сумму подоходного налога, удержанного с начала года, при этом она может быть не равна той, которая указана в строке 040.
• В строке 080 отражаются данные о НДФЛ, который налоговый агент не сможет удержать до окончания отчетного года.
• Строка 090 заполняется в том случае, если за отчетный период налоговый агент возвращал работникам вычет по налогам.

Как заполнять раздел 2

Раздел 2 декларации 6-НДФЛ представляет собой информационную таблицу, в которой указываются все действия по исчислению прибыли работников, которая имела место в отчетном периоде. Данные вносятся в хронологическом порядке, при этом необходимо указывать дату начисления дохода. Также в этом разделе отображается информация о суммах удержанного НДФЛ с указанием дат удержания и даты его перечисления в ФНС.

Особенности раздела:

• Выплаты, имеющие место в отчетном периоде, но не облагаемые НДФЛ не указываются в расчете.
• Отражается сумма доходов об исчисления налога.
• Данные второго раздела декларации не совпадают с информацией первого, так как в разделе 1 отражаются сведения нарастающим итогом по результату всего налогового периода, а раздел 2 посвящен данным исключительно отчетного квартала.
• Если в одну дату имели место выплаты, имеющие разные сроки уплаты подоходного налога в бюджет, они должны быть отражены разными строками.

ВАЖНО! В разделе 2 должны быть указаны только доходы отчетного квартала, отдельным итогом за каждый месяц.

Особенности заполнения:

• В строке 100 указывается дата фактического получения выплаты. При этом для заработной платы проставляется дата последнего дня месяца, за который она была выплачена, а для вознаграждений по договорам ГПХ, больничным и т. д. - день фактической выплаты.
• В строке 110 указываются даты удержания подоходного налога. Как правило, она идентична данным строки 100, но есть исключения: с аванса налог удерживается в день начисления основной зарплаты, с мат. помощи и подарков - в день следующей зарплаты, с доплат (суточных, нормативных и т. д.) - в день выплаты зарплаты за месяц.
• В строке 120 указывается дата уплаты налога, установленная статьей 226 НК РФ.
• В строке 130 прописывается вся сумма полученных доходов до удержания подоходного налога.
• В строке 140 - общая сумма подоходного налога.

ВАЖНО! Декларация 6-НДФЛ сдается на бумажном носителе лишь в том случае, если у налогового агента числится более 25 работников. Если эта цифра меньше, только в электронном виде.

Изменения в форме, которые нужно учесть в 2019-2020 году

В 2018 году произошел ряд существенных изменений, касающихся отчета 6-НДФЛ. В частности изменения коснулись реорганизованных компаний. Если реорганизованная компания не предоставила декларацию 6-НДФЛ в ФНС до окончания процедуры, это обязанность будет возложена на компанию преемника.

В таком случае в отчете нужно будет указать:

• ИНН и КПП компании преемника.
• Проставить код «215», либо «216» для крупнейших налоговых агентов.
• В реквизите «Налоговый агент» необходимо указать название компании, прошедшей процедуру реорганизации.
• В реквизите «Форма реорганизации» проставить требуемое значение (1 - если компания была преобразована, 2 - в случае слияния, 3 - при разделении, 5 - в случае присоединения к другой организации, 6 - в случае разделения с одновременным присоединением или 0, если компания была ликвидирована).
• ИНН и КПП той организации, которая была реорганизована.

Изменения также коснулись следующих пунктов:

• Крупнейшие налогоплательщики теперь обязаны указывать КПП по месту регистрации юридического лица (ранее - по месту учета).
• Организации, которые не являются крупнейшими налогоплательщиками, должны указывать в реквизите «по месту нахождения» код 214 (ранее - 212).
• На титульном листе декларации должны быть отражены полные сведения о доверенности представителя.

С того момента, когда была введена декларация 6-НДФЛ и налоговые агенты получили обязанность ее ежеквартально заполнять прошло более 3 лет. Однако, у множества предпринимателей все еще остаются вопросы в этой процедуре. Форму 6-НДФЛ налоговые агенты обязаны сдавать 4 раза в год, указывая в ней все выплаты НДФЛ за отчетный период. Для того, чтобы избежать ошибок и неточностей в расчетах достаточно грамотно вести бухгалтерию и избегать нарушение сроков выплат.

Вконтакте

Форма 6-НДФЛ является новой отчетностью, составляемой в организациях и индивидуальными предпринимателями. Она нужна для отчета о доходах нанятых работников. Налогоплательщиков, подающих декларацию по этой форме отчетности, интересует: как заполнить 6-НДФЛ правильно?

Форма и срок сдачи отчета 6-НДФЛ

Отчетность по 6-НДФЛ должна сдаваться каждый квартал. Вопрос как заполнить форму 6-НДФЛ касается не только больших предприятий, но предпринимателей малого бизнеса. Для заполнения отчета используется 1С Бухгалтерия. Организации со штатом сотрудников больше 25 человек направляют декларацию в виде электронного документа. Численность сотрудников меньше 25 человек означает, что организация может сдавать отчет 6-НДФЛ в печатном варианте.

Форма 6-НДФЛ должна быть сдана в налоговую инспекцию в срок, то есть последний день приема декларации это последняя дата в месяце, после отчетного квартала. Например, отчет за 1 квартал налоговый агент должен предоставить до 2 мая, за 2 квартал – до 31 июля. Последний день сдачи декларации может быть сдвинут из-за государственных праздников России.

Как правильно заполнить 6-НДФЛ?

Чтобы разобраться с примером заполнения формы 6-НДФЛ, нужна пошаговая инструкция. Структура отчетности представляет собой три части:

• титульный лист;
• 1 раздел (нарастающий итог);
• 2 раздел (сведения об отчетном квартале).

Заполнение следует начать с титульного листа: вписать номера ИНН и КПП в верхней строчке листа. Следующий пункт – номер корректировки. Он отражает количество изменений, сданных в ФНС. Если отчет подается впервые, то номер будет в виде нулей. Далее заполняется поле с номером периода отчетности. Коды периодов можно посмотреть в таблице:

В следующем поле прописывается налоговый период: год предоставления отчетности. Далее вносится код налоговой инспекции, по адресу нахождения налогового агента. Код по адресу нахождения определяет, какая компания сдала отчетность. Все коды указаны в специальном перечне.

Обратите внимание: для организаций и ИП коды разные.

Пункт наименование плательщика налогов заполняется печатными буквами. Допускается указание полного либо краткого названия организации налогового агента. Поле ниже наименования: код ОКТМО означает номер муниципального образования, в котором и существует как фактически, так и юридически эта организация. Все вышеперечисленные сведения прописываются на титульном листе отчетности.

Заполнение 1 раздела

В 1 разделе вносится информация об общих показателях за годовой период. Порядок заполнения состоит из внесения:

• Данных по каждой ставке НДФЛ, ее проценте, размере дохода;
• Общих сведений по всем налоговым ставкам, численности работников получающих доходы, сумму высчитанного налога, размер НДФЛ, которая была возвращена налоговому агенту.

По гражданским соглашениям налоговые ставки представлены в виде 13%, 15%, 30% и 35%.

Заполнение 6-НДФЛ происходит, начиная со строки 010. Там прописывается размер налоговой ставки. В строках 060-090 значения вносятся один раз на первой странице, в последующих листах в этих полях проставляются нули.

Следующая строка 020 предназначена для указания размера начисленного работнику дохода с начала отчетного года. В этот пункт не включены те доходы, которые не облагаются налогом, а также те полученные доходы в размере меньше установленного лимита для налогообложения. Например, доходы по дивидендам.

Важный момент: освобождаются от обложения налогом выплаты в качестве материальной компенсации, денежные средства по факту рождения ребенка. В специальной строке 025 указывается получение дивидендов.

Строка 030 подлежит заполнению в том случае, если налогоплательщик может использовать свое право на получение одного из видов налоговых вычетов:

1. Стандартного;
2. Социального;
3. Имущественного.

Пункт декларации о налоговом вычете должен быть заполнен общей суммой по кодам всех вычетов.

Строка 040 выражает размер налога, который был начислен. Высчитать сумму налога можно умножением налоговой ставки (в строке 010) и значения налоговой базы по выплатам сотрудникам. Определение базы происходит за счет вычитания суммы дохода (строка 020) и размеров вычетов (строка 030).

Графа формы 050 подлежит заполнению только в том случае, когда среди работников есть иностранные граждане, и они работают на основе патента. Это поле выражает авансовые платежи, выданные иностранцам. Если оснований для заполнения этого пункта нет, тогда просто ставится ноль.

В графе 060 нужно внести сведения о физических лицах, которым положена выплата доходов, облагаемых налогом. Следующая строка 070 содержит информацию об удержании налога за текущий отчетный период. В этой строке не могут быть указаны прошлые и последующие выплаты.

Обратите внимание: значение из строки 040 и 070 могут не совпасть, в случае если сумма налога была начислена ранее, а удержание этой суммы с сотрудников было позже.

Пункт отчета 080 отражает те суммы налогового сбора с размера доходов сотрудников, которые не удалось удержать. Причины для этого могут быть разными. А вот строка 090 содержит сведения о размере возвращенных денежных сумм, если они были удержаны по ошибке. Например, если переплатили НДФЛ. При правильном удержании налоговых сумм в графе 090 оставляется ноль.

Заполнение 2 раздела

Инструкция об оформлении 2 раздела отчета 6-НДФЛ включает в себя порядок внесения сведений о последнем квартале. В этом разделе должны быть указаны сроки, когда зарплата выплачена работникам налогового агента и число, когда размер налога с дохода сотрудников был перечислен в ФНС. Кроме того, отмечаются суммы, соответствующие доходу и налоговой выплате. Даты должны быть расположены в четкой хронологической последовательности.

Строка 100 указывает дату передачи дохода физическим лицам. Выплаты сотрудникам в разные числа должны вноситься отдельно в форму отчетности. Если зарплата выплачена раньше конца месяца, то в строке 100 также указывается последний день расчетного месяца работника. Обратная ситуация, когда зарплата выплачивается с задержкой, не влияет на день получения выплаты сотрудниками (в строке 100). Влияние происходит на дату для удержания и перечисления налога.

Важный момент: день получения расчета напрямую зависит от разновидности выплаты. Например, заработная плата является доходом в последний день работы за текущий месяц.

Применяются два вида выплат зарплаты:

1. Выдача в месяц начисления;
2. Получение на следующий месяц.

В первом варианте может возникнуть ситуация, когда налог перечислен раньше, чем выдана зарплата. Причина состоит в том, что дата выплаты зарплаты – последний день месяца, а НДФЛ нужно перечислить не позднее дня выдачи дохода сотрудникам. Второй вариант означает, что зарплата за декабрь выплачена в январе и это отражено в декларации организации за годовой отчетный период.

Иначе обстоит дело с начислением выплат по больничным листам и отпускных: зарплата по ним начислялась, но еще не выплачивалась. Такие выплаты считаются доходами в день получения положенных денежных сумм.

В графе 110 указывается день удержания суммы налога. Удержание выплат по отпуску, больничному, оказанной материальной помощи и других платежей сотруднику происходит в день начисления дохода физическому лицу.

Поле отчета 120 показывает день, когда сумма НДФЛ перечисляется в бюджет. С заработной платы перечисление происходит на день, следующий за датой выплаты, а с отпускных, больничных и прочих выплат налог исчисляется до окончания месяца, в котором они были выплачены. Получается, что с отпуска и больничного листа зарплата выплачена, а НДФЛ не перечислен.

Строка 130 указывает размер денег, полученных сотрудников за определенное число, прописанное в графе 100, до момента удержания налоговой суммы.

В пункте 140 отражен размер НДФЛ, который удержан, но не перечислен из суммы за число, внесенное в поле 110. Уменьшение налоговой базы из-за имеющихся налоговых вычетов сотрудника должно соответствовать значению строчки 140 и сумме налога, уплаченного в бюджет.

Обратите внимание: все поля отчетности по форме 6-НДФЛ должны быть заполнены. Если соответствующих значений для строки нет, то в ней ставится прочерк.

Видео: Заполнение 6-НДФЛ за 1 квартал в 1С Бухгалтерии

Нулевая декларация

В обязанности налогоплательщика, являющимся налоговым агентом и выплачивающего доход в отношении своих сотрудников, входит своевременная сдача отчета по форме 6-НДФЛ. Если же в течение годового отчетного периода начислений доходов не было и соответственно , то предоставление отчета не требуется согласно Письму ФНС от 23.03.2016 № БС-4-11/4901.

Важный момент: если в течение года была хотя бы одна выплата дохода, то необходимо в установленном законом порядке сдать отчет в налоговый орган.

Если раньше организация являлась налоговым агентом, а в отчетном году перестала быть таковым, то декларацию можно не отправлять. Желательно направить в ФНС письмо с объяснением причины непредоставления отчета. Написать письмо можно используя образец о непредоставлении расчета за полугодие.

Оформление 6-НДФЛ при увольнении

В этом случае общий порядок заполнения остается прежним. Изменения будут только в строках 100, 110 и 120. Дата получения дохода при увольнении работника устанавливается последним днем выполнения трудовой функции на место работы, за который был начислен доход. Удержание НДФЛ происходит при получении сотрудником выплаты.

Оформленный отчет 6-НДФЛ перед сдачей в ФНС лучше еще раз проверить на правильность заполнения всех строк.

Декларация 6-НДФЛ считается одной из самых сложных в заполнении. Бизнес.ру составил понятную инструкцию, как избежать ошибок при подготовке документа.

Налоговые агенты сдают декларацию 6-НДФЛ по сотрудникам один раз в квартал. Форма бланка и последовательность заполнения утверждена приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. В 2018 года декларацию изменили и дополнили приказом ФНС России от 17.01.2018 N ММВ7-11/18@.

Отчет сдается в двух форматах и зависит от количества сотрудников:

в электронном формате - при численности 25 и более человек

на бумаге - если сотрудников меньше 25 человек

Декларация заполняется суммарно по всем сотрудникам. Подоходные налог каждого человека учитывается в 2-НДФЛ. Сумма подоходного налога вписывается в рублях, а сумма полученного дохода учитывает рубли и копейки.

Когда сдавать декларацию

Крайний срок сдачи - последний день следующего месяца. Если этот день попадает на выходной или праздничный, то переносится на новый рабочий день. Годовая форма предоставляется, как и 2-НДФЛ, до 01 апреля следующего года. Если боитесь опоздать и упустить сроки сдачи, доверьте заполнение и передачу декларации 6 ндфл профессионалам сервиса Главбух Ассистент Они правильно заполнят документ и вовремя сдадут отчетность в фискальные органы, избавив вас от необходимости платить налоги и штрафы.

Сроки сдачи:

Период	Заполнение раздела 1	Последний день сдачи
	Общий итог за весь год
1 квартал 2019 г.	Расчет за 3 месяца
2 квартал 2019 г.	Общий итог за 6 месяцев
3 квартал 2019 г.	Общий итог за 9 месяцев
4 квартал 2019 г.	Общий итог за 12 мес.

Как рассчитать 6-НДФЛ: пример для заполнения

Сложность заполнения декларации состоит в том, что в одном бланке указывается сразу три показателя налога - исчисленный, перечисленный и удержанный. Данные по налогу берутся из разных регистров: исчисленный налогу - из бухгалтерского учета, цифры по перечисленной и удержанной сумме - из показателей налогового учета.

Рассмотрим заполнение 6-НДФЛ на примере:

У ИП Иванова работают две сотрудницы. Их зарплата составляет 20 000 и 15 000 рублей. Общий ФОТ равен 35.000 рублей. Одна из сотрудниц получает вычет на ребенка.

Образец заполнения 6-НДФЛ для ИП с работниками за 1 квартал 2019 года:

Сотрудники	январь	февраль	март
Смирнова
Итого:	35 000 руб.	35 000 руб	35 000 руб
Налоговый вычет за ребенка
Налогооблагаемая база
НДФЛ - 13%	4 368 руб.	4 368 руб	4 368 руб

Дата выплаты зарплаты - до 15 числа следующего месяца. НДФЛ перечисляется на следующий день после получения дохода. Значит, датой оплаты налога станет 16 число.

Декларация 6-НДФЛ состоит из 3 разделов и умещается на двух листах.

Титульный лист;

Раздел 1. Заполняется увеличивающимся итогом с начала года;

Раздел 2. Указываются данные за текущий квартал.

Титульный лист: В верхних ячейках указываем ИНН предпринимателя. Если это организация, то вписываем КПП.

Номер корректировки: если отчет сдается в первый раз, то ставится 000. Если подается уточненный вариант, то пишите номер 001,002,003. Он соответствует количеству »уточненок».

Период представления. Это номер квартала, за который предоставляется отчет.

Код 21 - первый квартал;

Код 31 - 6 месяцев;

Код 33 - 9 месяцев;

Код 34- годовой отчет;

Налоговый период. Это текущий год, когда сдается отчет. В нашем случае - 2019 год.

Код налоговой службы. В строке вписывается код налоговой инспекции, куда предоставляется расчет. ООО сдают в ФНС по месту регистрации, а ИП в налоговую по месту жительства или по месту работы.

Наименование налогового агента. Заносится название организации или данные на ИП.

Важно! Незаполненных полей быть не должно - если нет информации, то в пустые поля ставится прочерк.

Вводим код ОКТМО и номер контактного телефона.

Ставим количество листов, на которых заполнен документ. Цифру лучше поставить после заполнения отчета. Если организация большая, то сумма листов может увеличиться.

Данные на представителя. Вносим данные на человека, который подписывает отчет: его фамилию, имя, отчество.

Если расчет подписывает сам налоговый агент, выбираем цифру 1.

Если его представитель, то символ - 2. Вписываем документ, подтверждающий полномочия представителя: номер и дату доверенности.

Заполняем раздел 1. Обобщенные сведения.

Данные в разделе формируются нарастающим итогом с начала года, включая разные ставки НДФЛ - 13%,15%,30%,35%. Здесь учитываются показатели:

количество людей, получивших доход;

сумма начисленного, исчисленного и удержанного подоходного налога;

суммы вычетов.

Строка 100 . Ставка подоходного налога. У ИП Иванова ЗП считается по общей ставке - 13%.

Строка 020. Сведения о сумме начисленного дохода. Указываются все полученные доходы с начала года. В строке 020 не считается сумма материальной помощи до 4000 рублей и единовременное пособие до 50.000 рублей при появлении первого ребенка.

Общая сумма зарплаты за январь, февраль, март равна: 35000*3=105000 рублей

Строка 020 = 105.000-00

Строка 030. Сумма налоговых вычетов, уменьшающих сумму зарплаты. Складываются все полученные вычеты - социальные, стандартные, имущественные..

У ИП Иванова сумма вычетов составила 4200 рубля.

Строка 030 = 4200-00

Строки 045 и 025 указывается сумма исчисленного налога на дивиденды.

Строка 040. Сумма исчисленного НДФЛ за квартал. Считается как разница между начисленной ЗП и налоговыми вычетами умноженная на ставку НДФЛ:

(строка 020 - строка 030)*13%

(105000-4200)*13%= 13104 рубля

Строка 060 указываем количество сотрудников, получивших доход. Из таблицы видно, что это два человека.

Строка 070. Сумма удержанного НДФЛ. За 1 квартал 2019 г ИП ИВанов удержал налог за два месяца - январь и февраль.

Строка 070 = 8736-00

Строка 080 Не удержанный налог. Строка заполняется, если работник получил доход в натуральной форме, например, производимой продукцией.

Строка 090 Возвращенный налог. Отражает сумму ошибочно перечисленного налога.

Раздел 2. Дата фактического получения дохода.

В разделе учитываются данные за текущий квартал - суммы полученного дохода и удержанного налога. Учитывать данные с начала года не нужно!

Строка 100. Дата получения дохода. Вносится период, за который были произведены начисления зарплаты. Период расчета ЗП - последний день месяца. В январе - 31 число.

В строке 100 вносим 31.01.2019

Строка 110. Дата удержания налога. Это срок окончательного расчета. Согласно трудового договора расчет сотрудниками у ИП Иванова - 15 числа следующего месяца. Поэтому, в строке 110 пишем - 15.02.2019

Строка 120.Срок перечисления налога. Указывается число, месяц, год перечисления подоходного налога.

Согласно законодательству, НДФЛ перечисляется не позднее следующего дня после выплаты зарплаты. В нашем случае, 16 февраля попадает на выходной день и переносится на понедельник 18 февраля.

Строка 120 выглядите так: 18.02.2019

Важно! В заполнении стр. 120 6-НДФЛ есть исключения(аб.2 п.6 ст. 226). Выплаты по отпускным и больничным листам можно заплатить сотрудникам позже, главное, не позднее месяца, в котором их выдали.

Строка 130. Сумма дохода до выплаты налога. Отражаем сумму фактически полученного дохода. За январь выплачено работникам 35.000 рублей.

Строка 130 = 35.000-00

Строка 140. Сумма удержанного НДФЛ. За январь было списано НДФЛ - 4.368 рублей.

Строка 140 = 4.368-00

Аналогично вносим информацию о выплатах работникам за февраль.

Строка 100 - 28.02.2019. Вносим по последнему дню месяца.

Строка 110 - 15.03.2019. Дата получения зарплаты.

Строка 120 - 18.03.2019 г. Плановая дата перечисления НДФЛ в бюджет. 16 марта выпадает на субботу, поэтому берем первый рабочий день 18 марта.

Строка 130 = 35.000-00. Сумма выплаченного дохода за февраль

Строка 140 = 4.368-00. Удержанный НДФЛ за февраль.

Раздел 2 отражает информацию о выплаченных суммах. Зарплата за март выдается 15 апреля 2019 года. Это начало следующего квартала. Поэтому, в данный отчет не попадает.