Главная Заработная плата Годовой отчет компании как выглядит. Примеры отчетов о проделанной работе. Как составить отчет. Бухбаланс: пример заполнения по упрощенной форме

Годовой отчет компании как выглядит. Примеры отчетов о проделанной работе. Как составить отчет. Бухбаланс: пример заполнения по упрощенной форме

На медиаклубе «АСИ- Благосфера» эксперты поделились своими наработками в области подготовки годовых отчетов – как превратить процесс в легкое и приятное занятие и в каком формате представить партнерам и донорам свои усилия и достижения.

Сразу два недавних события в мире НКО мотивируют участников пересмотреть свой подход к годовым отчетам — отнестись к их подготовке более конструктивно и активнее применять их как коммуникационный инструмент.

Первое — конкурс президентских грантов 2017 года (заявки на принимаются до 31 мая). Размещенный на сайте НКО отчет иллюстрирует открытость организации и повышает осведомленность общественности, доноров и других заинтересованных сторон о ее работе. Это обязательное требование для всех соискателей и получателей грантов.

Второе — возобновляемый после трехлетнего перерыва конкурс публичной отчетности НКО «Точка отсчета » Форума Доноров. Отчет будет способствовать развитию навыков по подготовке разноформатных отчетов и изменению отношения к ним с «просто отчета» на инструмент коммуникации для формирования доверия у целевых аудиторий.

Больше динамики в цифрах, кейсов, цитат

Екатерина Пожидаева, эксперт аудиторско-консалтинговой компании EY (ранее Ernst & Young) советует классическую технологию подготовки отчета – когда данные собираются систематически, с опорой на стандартные элементы GRI-отчетности – общие и специализированные.

«При системной работе по сбору данных и наличии статистики их проверка, анализ и написание отчета занимают совсем немного времени, около 3 недель, — сказала Екатерина «Милосердию». — Если же регулярная рутинная работа по сбору информации сотрудниками не велась, написание отчета становится серьезной проблемой — ее решение отнимает гораздо больше времени и сил, а результат снижается».

Екатерина Пожидаева, эксперт аудиторско-консалтинговой компании EY . Фото с сайта asi.org.ru

Плакат, открытка, видео – форма отчета может быть любой

По мнению Эльвиры Алейниченко, руководителя программы «Точка отсчета » Форума Доноров, основная задача отчета – призвать читателя к действию: будьте партнером, сотрудничайте с нами pro bono, жертвуйте, ведите с нами проекты, станьте нашим волонтером. Поэтому очень важно писать отчет, имея в виду ключевые аудитории, цель отчета и тех, с кем вы хотите работать.

«Лучший отчет не обязательно содержит 100 страниц, — подчеркнула эксперт. – Призвать к действию можно и с помощью 6 страниц с инфографикой».

Она подробно остановилась на печатном и электронном видах, которые может принимать отчет, и привела примеры разных форматов. В печатном виде отчет может стать толстой книгой, глянцевым журналом с традиционными рубриками, брошюрой, листовкой, плакатом, открыткой. В электронном исполнении — электронным статичным или интерактивным pdf-файлом, пролистываемой книгой, микросайтом, видеороликом.

Креативные варианты, существующие в мире, — это и выпуск отчета в форме полиэтиленовых пакетов, и в виде афиш, других вариантов. «Когда отчет готов и вы планируете его рассылать, определитесь, что вы хотите – чтобы его запомнили или чтобы на него откликнулись и как?» — подытожила руководитель проекта «Точка отсчета».

Эльвира Алейниченко, руководитель программы «Точка отсчета» Форума Доноров.

Каждый из нас множество раз в своей жизни сталкивается с написанием и оформлением различной документации. К этой документации также относится отчет, который могут потребовать как от студента по учебе, так и от работника на месте его профессиональной деятельности. Поэтому каждому важно знать, как написать отчет правильно и оформить его. Написание отчетов – тема довольно широкая, включает в себя множество нюансов, ведь отчеты бывают разными по форме и содержанию. Мы ограничимся наиболее популярными случаями, расскажем о том, как составить отчет по учебе и по работе, а также выделим основные требования к любого рода отчетам.

Общие правила написания отчетов

Как составить отчет правильно? Любой отчет должен обязательно соответствовать следующим критериям:

Краткость. В отчете необходимо четко и лаконично изложить всю необходимую информацию, прибегая к простому деловому языку.
Отчет должен начинаться с правильно оформленного титульного листа (обязателен для больших отчетов).
Если все же необходимо написать большой отчет, то нужно также оформить оглавление и на одном дополнительном листе указать главные мысли и идеи отчета.
Четкая структура. Отчет должен быть логично построен. В его начале необходимо ввести в курс дела, указав все необходимые данные, в середине – основные мысли отчета, в конце – выводы.
Предложения в отчете должны быть короткими и правильно построенными, не должно быть огромных абзацев. Приветствуется использование заголовков и подзаголовков. Отчет должен быть читабельным.
Для раскрытия темы, если это необходимо, оформляйте приложения к отчету: диаграммы, рисунки, схемы, таблицы.
Отчет лучше всего преподносить в специальной папке.

Отчет по работе

Нередко от работников руководители и директора требуют специальных отчетов по проделанной работе. Как писать отчет в этом случае? Руководствуйтесь той формой написания и оформления отчетов, которая принята в вашей фирме, также Вам подойдут все вышеописанные советы. Кроме того, для рабочего отчета можно выделить и такие рекомендации:

Отчет необязательно оформлять на бланке, если он будет сопровождаться письмом или пояснительной запиской.

Если отчет о работе за определенный период передается начальнику, то сопроводительное письмо в этом случае не требуется.

Командировочный отчет необходимо сдавать вместе со всем пакетом необходимых документов.

Отчет следует писать на стандартных листах (А4) и оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Для большого отчета необходимо оформить титульный лист, для маленького заголовок отчета можно указать в верху на первом листе. Сначала надо указать слово «Отчет», затем – его тему и срок, за который дается отчетность.

Рабочий отчет начинают с введения, в котором описывают проблему, задачи и цели проведенной работы. Если же отчет представляет собой стандартный документ с установленной периодичностью (например, ежеквартальная или ежемесячная периодичность), то вводная часть не нужна.

Как оформить отчет в его основной части? Здесь необходимо перечислить и раскрыть все те виды работ, которые вы выполнили, при этом надо указать сроки выполнения каждой конкретной задачи. Если есть, то следует указать трудности в ходе выполнения работы или причины, по которым работа не была выполнена должным образом, объяснить, почему так произошло.

В конце отчета идет заключение, в котором надо указать выводы и оценить эффективность проделанной работы в соответствии с поставленными задачами.

Рабочий отчет – это не просто бумажка, это важный документ, который может серьезно повлиять на Вашу карьеру, поэтому отнеситесь со всей серьезностью к его написанию и оформлению.

Отчет по учебе

Еще один вид отчетов – это студенческие отчеты, самый популярный среди них – это отчет по практике, поэтому поговорим о том, как его правильно написать.

Отчет по практике – это важный документ, подтверждающий успешное прохождение студентом практики. От этого отчета будет зависеть итоговая оценка за практику, которая пойдет в диплом, поэтому необходимо серьезно отнестись к его написанию и оформлению.

Как писать отчет по практике, с чего его начать? В отчете по практике нужно обязательно правильно оформить титульный лист. Наверняка в Вашем учебном заведении имеются шаблоны оформления титульных листов, Вы можете воспользоваться наиболее подходящим из них и оформить свой титульный лист на его примере. На титульном листе должны быть указаны Ваши фамилия, имя и отчество, предприятие, на котором Вы проходили практику, и период практики (с какого по какое число).

Отчет по практике начинается с описания предприятия, где Вы работали. Укажите основные необходимые данные – как называется предприятие, чем оно занимается, каковы его основные характеристики (как давно существует, насколько большая фирма и т.д.).

Если практика была полностью ознакомительной и Вы не принимали активного участия в работе, то достаточно будет указать основную информацию о предприятии. Иначе дело обстоит с производственной практикой – большая часть отчета должна содержать сведения о Вашей практической деятельности и о ее результатах.

Далее стоит указать цели и задачи (это пойдет Вам на пользу). Цель – это то, чего Вы хотите добиться от практики, опишите цель конкретно и точно, можно указать разные цели. Например, получить новые знания, связанные с профессией, закрепить и научиться применять теоретические знания на практике и т.д. Задачи – это пути достижения целей. Например, систематическое посещение предприятия, на котором студент проходит практику, и внимательное изучение его работы; беседы на профессиональные темы с работниками предприятия; выполнение различных видов работ по заданиям начальника и т.д.

Следующий важный и основной момент, который следует описать развернуто, - это все виды деятельности, которыми Вы занимались на практике. Многие преподаватели советуют своим студентам вписывать в отчет всю свою деятельность, даже если это был совсем короткий звонок клиенту или очень легкое поручение по работе. Одна из наиболее удобных форм написания этой части отчета такова: сначала – полная дата (отмечайте по порядку все дни практики), затем – чем занимался студент в каждый день практики, и после – микровывод (чему научился, какой опыт студент приобрел). Можно не делать вывод из каждой записи, а оформить его в конце, вписав туда всю необходимую информацию. Ваша главная цель в этой части работы – полностью и грамотно рассказать о том, чем Вы занимались на практике, какая у Вас была работа. Также можно отметить трудности, с которыми Вы столкнулись, и указать возможные причины их появления или сделать акцент на том, что больше всего понравилось на практике, объяснить, почему.

Заключительная часть отчета по студенческой практике – это вывод, заключение. Именно по выводам в отчете преподаватели будут судить, насколько хорошо Вы овладели профессией, чему смогли научиться, насколько Вы смогли применить свои знания на практике. Уделите особое внимание оформлению выводов. Четко и по порядку (можно списком) изложить все то новое, что Вы узнали и освоили на практике. В любом случае, пишите честно, не нужно придумывать того, чего нет, искусственность опытный преподаватель заметит. Пусть это будет простой и честный рассказ, но детальный и подробный.

Что касается оформления отчета, то оно должно соответствовать нормам и стандартам. Каким именно, Вы можете поинтересоваться на своем факультете, Вам наверняка расскажут. Ну а в целом, шрифт должен быть простым (Times New Roman), размер – 12 пунктов, междустрочный интервал – 1,5. Приветствуется четкое разделение на части, главы, параграфы и списки, если необходимо. Отчет должен быть читабельным и содержательным.

Теперь Вы знаете, как написать отчет по работе или по учебной практике. Мы изложили все основные требования, предъявляемые к такого рода отчетам, надеемся, что наши советы помогут Вам.

Вернуться назад на

Помимо того, что публикация годового отчета обеспечивает исполнение нормативных требований, он играет важнейшую роль в оценке акционерами стоимости произведенных ими вложений. Отчет также может быть охарактеризован как эффективный инструмент для привлечения новых инвесторов. Несмотря на то, что в разных странах регуляторы и инвесторы могут предъявлять различные требования к составу и объему информации, включаемой в годовой отчет, основные цели отчетов остаются, по сути, одинаковыми.

Основные цели годового отчета

Прежде всего, годовой отчет должен помочь акционерам (и другим заинтересованным лицам) понять, каких результатов компания добилась за предыдущий финансовый год. На этом основании действующие и потенциальные инвесторы оценивают перспективы компании и в конечном итоге устанавливают ее стоимость и принимают решение о покупке, продаже или удержании ее акций. Данные исследований показывают, что годовой отчет оказывает значительное влияние на решения, принимаемые большинством инвесторов. Естественно, определенную роль играют и другие используемые инвесторами источники информации, такие как промежуточные отчеты и телеконференции, формы отчетности, представляемые в регулятивные органы, и встречи с руководством компании.

Важно, чтобы письмо было кратким, но при этом не следует ограничиваться только «высокими» предметами. Постарайтесь сделать аргументы в пользу приобретения акций компании более осязаемыми, рассказав, например, о признании определенных ключевых продуктов и услуг участниками рынка и о их высокой конкурентоспособности или о росте показателей эффективности на уровне отдельных подразделений.

Если должности Генерального директора и председателя совета директоров занимают разные люди, последний должен постараться убедить инвесторов в способности совета директоров контролировать деятельность исполнительного руководства и защищать интересы акционеров. Иными словами, он должен рассказать, что именно делает совет директоров надежным распорядителем средств акционеров - перечислить комитеты совета директоров, указать за соблюдением каких показателей они следят и как они это делают. Рассмотрите также возможность описать применяемую советом директоров процедуру оценки.

Анализ

Этот раздел - своего рода «ядро» годового отчета, и именно на него обращают наиболее пристальное внимание большинство инвесторов. Не забывайте о соблюдении применимых к нему нормативных требований. В этом разделе содержится подробное объяснение того, как компания вышла на результаты, полученные ею по итогам года. Помимо объяснения показателей, описывающих результаты деятельности компании, таких как выручка, расходы, денежные потоки, доходы и финансовое положение, в аналитическом разделе освещаются такие темы, как ключевые отраслевые тенденции, рыночные риски, крупные вложения (или отчуждения), валютные операции, поставщики, конкурирующие продукты и услуги, управление рисками, а также все другие вопросы, имеющие непосредственное отношение к деятельности компании.

В последние годы компании стали уделять больше внимания «прогнозной информации», которую они включают в свои годовые отчеты. Между тем, такую информацию следует использовать осторожно: рассказывая о перспективах компании, старайтесь не делать нереалистичных заявлений, которые могут ввести инвесторов в заблуждение и подвергнуть компанию риску судебного преследования либо подорвать доверие к ее высшему руководству. Компании, умело представляющие прогнозную информацию, как правило, сосредоточивают свои усилия на обсуждении своих планов на будущее в контексте возможностей и угроз, которые они видят на своих рынках.

Финансовая отчетность и заключение аудитора

Здесь представляется консолидированная финансовая отчетность компании - отчет о прибылях и убытках, и балансовый отчет. Подумайте о возможности повысить степень доступности цифровых показателей, указав их процентное изменение по сравнению с предыдущим отчетным периодом.

Заключение аудитора - это документ, который, как правило, занимает не больше одной страницы, и подтверждает, что была проведена независимая аудиторская проверка компании, и что, по мнению аудитора, финансовая отчетность во всех существенных отношениях верно отражает финансовое положение компании. (Нормативные требования к этому разделу годового отчета также варьируются от рынка к рынку).

Корпоративное управление

В годовой отчет обычно включается перечень членов совета директоров компании. Помимо указания на то, являются ли они аффилированными лицами компании, здесь можно привести их биографии. Одной из главнейших обязанностей совета директоров является утверждение стратегических решений руководства компании, например, решений о заключении сделок слияния и приобретения или о выходе на новые рынки. Соответственно, инвесторы все чаще хотят знать, обладают ли члены совета директоров достаточными знаниями, умениями и навыками, чтобы эффективно защищать вложения акционеров. Краткое описание состава и задач комитетов совета директоров (например, комитета по аудиту), также может представлять интерес для инвесторов.

Другая полезная информация

Включите в годовой отчет обзор продуктов и услуг компании. Эта информация сделает компанию более осязаемой для инвесторов и станет хорошей иллюстрацией реализованной ею модели ведения хозяйственной деятельности и применяемых ею способов взаимодействия с участниками рынка в интересах обеспечения долгосрочного роста выручки, доходов и денежных потоков.

Главным инструментом поддержания конкурентоспособности для большинства компаний являются инновации. Соответственно, в годовом отчете должна быть представлена информация о вложениях в НИОКР и основных достижениях компании в этой сфере. Если в силу характера деятельности компании применение новейших технологий не влияет на уровень ее , руководство компании может описать или продемонстрировать (см. раздел «Форматы годового отчета») новые подходы к оказанию услуг или производству продуктов. Краткие иллюстративные примеры, описывающие отдельные продукты или клиентов компании, также могут сделать неосязаемые аспекты ее работы более зримыми и ощутимыми.

Помимо биографии Генерального директора, в годовой отчет можно включить информацию о других исполнительных должностных лицах, которые играют ключевую роль в компании. Например, руководитель маркетингового отдела розничной торговой компании или руководитель отдела НИОКР фармацевтической компании играет важнейшую роль в ее успешной работе. Рассказ о ведущих руководителях может быть представлен в виде интервью. Если годовой отчет составлен в формате HTML и размещен на веб-сайте компании, такой рассказ может иметь форму презентации с использованием видео и анимации.

В некоторых компаниях важнейшим фактором качества управления является следование принципам корпоративной социальной ответственности (КСО). Вместо того, чтобы готовить отдельный отчет по основным принципам, действиям и мероприятиям в отношении КСО, такие компании часто включают соответствующую информацию в годовой отчет.

Составление и организация содержания отчета

Как правило, работа по подготовке годового отчета ведется под руководством руководителя Отдела по связям с инвесторами, однако в ней принимают участие и другие сотрудники компании. Они часто создают специальный комитет, который проводит свои заседания на регулярной основе, и в состав которого обычно входят специалисты финансового отдела, отдела по связям с общественностью и юридического отдела, а в случае размещения отчета на веб-сайте компании - сотрудники отдела маркетинга, отвечающие за ведение сайта. На различных этапах процесса подготовки отчета к этой работе могут привлекаться другие люди, в том числе генеральный директор, финансовый директор и главный юрисконсульт компании. Каждый из них описывает свое видение состояния компании, результатов ее деятельности и перспектив ее дальнейшего развития - словом, рассказывает о том, что ему хотелось бы сообщить ключевым заинтересованным лицам компании. В этой связи важно внимательно выслушать всех «соавторов» отчета, в частности, руководителей компании, и удостовериться в том, что результаты работы за отчетный год изложены четко и достаточно подробно, и что ключевые послания, предназначенные для инвесторов, «доведены до сведения» адресатов.

Для того чтобы выделить ключевые послания, они размещаются на самых заметных местах уже на первых страницах годового отчета, часто в форме заголовков страниц и разделов. Иногда они повторяются с целью обеспечить их гарантированное восприятие. Чтобы не утомить читателя, нужно стараться варьировать формулировки таких посланий, а также способ и место их размещения в отчете. Самый простой способ решить эту задачу - «внедрить» послания непосредственно в текст отчета. Главная задача заключается в том, чтобы сделать отчет читабельным. В ходе общения мы используем повествование. Читабельное повествование и позволяет удержать отвечающих установленным требованиям акционеров и привлечь новых.

Не будем забывать о том, что годовой отчет должен быть кратким. Поэтому в него должна включаться только та информация, которая наилучшим образом объясняет годовые результаты и иллюстрирует инвестиционную привлекательность компании. Старайтесь пользоваться простым и понятным языком.

Если вы хотите помочь читателю усвоить информацию в полном объеме, организуйте и структурируйте ее так, чтобы наглядно показать динамику роста выручки и доходности на разных направлениях деятельности. Например, данные могут быть сгруппированы по подразделениям деятельности, регионам, технологиям или производственным линиям с указанием их индивидуального вклада (или ожидаемого вклада) в итоговую строку отчета о прибылях и убытках. Кроме того, данные нужно расставлять в порядке их важности и приоритетности. Напишите повествование, сюжетная линия которого будет шаг за шагом раскрывать перед инвестором панораму деятельности компании. Чтобы не допустить возникновения длиннот, «разбавляйте» текст маркированными списками, врезками и различными цветовыми схемами.

Форматы годового отчета

Онлайновые годовые отчеты в последнее время встречаются все чаще. Онлайновые годовые отчеты обладают многочисленными преимуществами. Помимо существенной экономии (до одной десятой общей стоимости) за счет полиграфических издержек, онлайновые версии считаются более «экологически благоприятными», поскольку не требуют использования бумаги для своего изготовления и сжигания топлива для своей доставки.

Однако главным преимуществом является возможность использования различных электронных инструментов, предоставляемая различными Интернет-технологиями, например, технологией flash. Это позволяет лучше довести до читателей мысль о высокой стоимости неосязаемых активов, таких как талант руководителей компании, инновационные решения и ценность торговой марки. Например, годовые отчеты в формате HTML (существенно отличающиеся от статичных версий в формате pdf, которые также часто публикуются в Интернете) позволяют читателям просмотреть видеообращение генерального директора, выбрать кнопкой мыши ту или иную цифру в финансовом отчете и прослушать комментарий финансового директора, посмотреть и послушать рассказ руководителя отдела маркетинга о новой кампании по продвижению фирменного знака компании или ознакомиться с видеопрезентацией нового продукта или новой технологии. Использование мультипликации в отображении схем и графиков позволяет более наглядно продемонстрировать зарождающиеся тенденции и облегчает понимание финансовых и операционных показателей.

Годовые отчеты, составленные в формате HTML, имеют и другие, более простые преимущества. Например, они дают возможность получить требуемую информацию быстрее. Кроме того, этот формат позволяет пользоваться ссылками на формы обязательной отчетности, а также на более подробные сведения по отдельным аспектам деятельности компании и отраслевые данные, публикуемые сторонними провайдерами информации. Сотрудники Отдела по связям с инвесторами в свою очередь могут отследить частоту обращений к различным разделам и затем использовать эту информацию для того, чтобы сделать будущие годовые отчеты и другие публикации более интересными и полезными для инвесторов. Хорошим образцом годового отчета, составленного в формате HTML, может послужить отчет, опубликованный в разделе «Связи с инвесторами» веб-сайта компании Life Technologies.

В зависимости от нормативных требований страны, в которой обращаются ценные бумаги компании, вместо «бумажного» годового отчета возможна публикация так называемой «обложки». В случае иностранных эмитентов, ценные бумаги которых имеют листинг на американской фондовой бирже, «обложка» - это напечатанный на глянцевой бумаге документ, который служит как бы дополнительной «обложкой» для Формы 20-F и кроме самой 20-F содержит письмо к акционерам и, возможно, одну-две страницы текста с основными операционными и финансовыми показателями. Изготовление «обложки» сопряжено с меньшими издержками, однако ее эффективность может оказаться не слишком высокой, если включенный в нее текст обязательной отчетности написан не на простом и понятном языке, а с использованием малопонятных сложных юридических терминов. Если годовой отчет предназначен не только для инвесторов, сотрудники Отдела по связям с инвесторами могут обратиться с предложением разделить издержки по его изготовлению к другим подразделениям компании, например, к Отделу продаж и Отделу маркетинга.

Внешний вид и общее восприятие годового отчета

В целом оформление годового отчета должно соответствовать корпоративной брендовой архитектуре во всем, что касается его цветовой палитры, используемых шрифтов и других элементов стиля. Помните, что многие инвесторы уже посещали веб-сайт компании и, по всей видимости, знакомы с ее рекламными и маркетинговыми материалами. В этой связи не забудьте привлечь специалистов отдела маркетинга к разработке дизайна отчета, чтобы обеспечить соответствие его стиля остальным информационным материалам компании.

Хорошо подумайте о том, как будет выглядеть обложка годового отчета. Изображения и/или текстовые сведения, размещенные на обложке, должны отражать основные темы и инвестиционные послания и помогать понять суть компании и ее будущее. Если вы решите использовать на обложке графическое изображение, удостоверьтесь в том, что оно четко идентифицирует компанию и указывает на основные виды ее деятельности и стратегическое направление ее развития.

Подготовка годового отчета в установленные сроки в рамках утвержденного бюджета

Компания, естественно, обязана соблюдать сроки представления годового отчета, установленные регулятивными органами. Помимо прочего, соблюдение сроков укрепляет репутацию руководства и сотрудников Отдела по связям с инвесторами. Начинайте процесс составления отчета как можно раньше; компании, у которых финансовый год совпадает с календарным, должны приступать к этой работе уже в сентябре. Составьте график, в котором четко указаны сроки завершения работ по каждому этапу подготовки и публикации отчета, и лица, отвечающие за выполнение этих работ. Помните о том, что некоторые из этих людей - дизайнеры, печатники, фотографы и видеооператоры - не работают в компании.

Кроме того, зарезервируете достаточно времени для проверки отчета специалистами юридического отдела и отдела контроля нормативно-правового соответствия и для его утверждения высшим руководством и советом директоров компании. Если у вас недостаточно опыта, а внутренние маркетинговые ресурсы ограничены, рассмотрите возможность привлечения на подрядной основе сторонней фирмы, специализирующейся на подготовке годовых отчетов. Как и в случае с другими ключевыми мероприятиями программы налаживания и поддержания связей с инвесторами, дата публикации годового отчета должна быть установлена заранее и включена в финансовый календарь компании.

Другие вопросы

Постарайтесь провести как можно больше времени с высшими руководителями, чтобы понять, что, по их мнению, важно сказать инвесторам о работе компании в течение отчетного года. Используйте эту информацию и имеющиеся в вашем распоряжении сведения о взглядах инвесторов на компанию для того, чтобы определить одну или несколько базовых тем годового отчета и разработать, уточнить или усилить набор ключевых инвестиционных посланий. Далее, создайте план содержания отчета - это поможет вам обеспечить логическую организацию и последовательность изложения информации и эффективную подачу ключевых инвестиционных посланий. В этих же целях вставьте в начало годового отчета содержание; это поможет читателям, располагающим ограниченным временем, без труда найти информацию, которая им требуется больше всего.

Составление годового отчета - это сложная работа, которая требует больших временных затрат и участия множества людей, и без того занятых исполнением своих основных должностных обязанностей. В этой связи полезно время от времени напоминать им (и себе), что качество годового отчета напрямую отражает уровень квалификации руководства, членов совета директоров, сотрудников Отдела по связям с инвесторами и самой компании. Для многих компаний годовой отчет - это самый важный из ежегодно публикуемых ими документов.

Основные выводы

Годовой отчет помогает акционерам понять, каких результатов компания добилась за предыдущий финансовый год.
Годовой отчет должен точно отражать условия и результаты работы и финансовое положение компании, а его содержание должно соответствовать содержанию других публикаций компании для инвесторов.
Изучение и понимание того, что инвесторы думают о компании, представляет собой первый шаг к разработке эффективного годового отчета.
В годовой отчет должна включаться только та информация, которая наилучшим образом объясняет годовые результаты и иллюстрирует инвестиционную привлекательность компании.
Письмо к акционерам и анализ результатов деятельности и финансового положения руководством компании считаются важнейшими разделами годового отчета.
Стремление понять стратегическое направление развития компании и умонастроения ее руководства - главная причина, по которой инвесторы читают письмо акционерам.
В этой связи важно внимательно выслушать исполнительных руководителей компании и удостовериться в том, что результаты работы за отчетный год изложены четко и достаточно подробно, и что ключевые послания, предназначенные для инвесторов, «доведены до сведения» адресатов.
Электронные инструменты, которые могут применяться в случае использования годового отчета, составленного в формате HTML, помогают лучше довести до читателей мысль о высокой стоимости неосязаемых активов, таких как талант руководителей компании, инновационные решения и ценность торговой марки.
Начинайте процесс составления годового отчета как можно раньше и проследите за тем, чтобы у вас осталось достаточно времени для его прочтения и утверждения исполнительным руководством, советом директоров и специалистами юридического отдела.

Нет такого руководителя, который хоть раз в год не требует от своих подчиненных отчета о том, что было сделано. И проблема в том, что при рутинной занятости разработать такой документ кажется довольно сложной задачей. А попросить примеры отчетов о проделанной работе у начальства почему-то мы стесняемся. А вдруг решит, что мы не соответствуем занимаемой должности?

Кому это нужно

Этим вопросом задается исполнитель, получивший задание отчитаться. Чаще всего сотрудники фирм чувствуют себя почти оскорбленными от таких требований. Но во всем есть смысл.

Во-первых, отчет о проделанной работе нужен самому исполнителю. Не формальное, а заинтересованное отношение к этому процессу позволит найти узкие и слабые места в своей квалификации. А значит, определены направления, по которым можно (и нужно) развиваться. Ведь все мы учимся на своих ошибках.

Во-вторых, в этом нуждается руководитель. Отчет о проделанной работе позволяет объективно оценить качество и скорость решения поставленных задач. Благодаря этому документу отпадет множество вопросов - от самого примитивного «чем вы все время занимаетесь» до сложного «почему я должен поменять вам компьютер на более современный». Поскольку в отчете будет указано, что для сохранения изменений в документе затрачивается много времени. И от исполнителя это не зависит - устаревшая офисная техника не может работать быстрее. Собственно, поэтому и создается ощущение, что работник все время пьет чай - он просто ждет, пока выполнится операция.

А вопрос: «Зачем нужно писать отчет о проделанной работе за месяц?» сам по себе некорректен. Потому что накопление и заполнение баз данных имеет смысл для стратегов, а не для Им-то как раз проще решить задачу, чем рассказывать о методах ее решения.

Что писать

Примеры отчетов о проделанной работе показывают, что писать нужно очень подробно. Все, что представляется мелочью или незначительным телодвижением, может оказаться ключевым элементом в выполнении конкретных функций. Но понимание этого придет только после изучения нескольких написанных отчетов.

Если же работа носит рутинный характер, например, сверка документов и выявление несоответствий, то имеет смысл разработать табличную форму. При этом, опять-таки, вначале таблица должна быть очень подробной и содержать множество граф; со временем отпадет необходимость в некоторых столбцах, и форма отчета примет нормальный (читай - разумный) вид.

В ряде случаев, составляя отчет о проделанной работе (учителя, например), нельзя формально подходить к вопросу самоанализа. Ведь, помимо запланированной учебно-методической нагрузки и изучения необходимого материала, школа занимается и воспитательной деятельностью. Здесь требуется особый подход к составлению документа: необходимо понять причины отставания ряда учеников, найти способызаинтересовать детей своим предметом. И при этом нельзя забывать об успевающих (а то и одаренных) школьниках.

Цели отчетов

Для правильного составления и минимальных временных затрат необходимо с самого начала определиться, с какой целью и для чего пишется отчет о проделанной работе за год. Назовем самые популярные:

Обоснование реальной пользы от конкретной позиции в организации;

Подтверждение квалификации того или иного сотрудника;

Демонстрация эффективной работы руководству;

Получение финансирования на следующий отчетный период;

Получение согласия на развитие направления (идеи);

Обоснование расходования выделенных ресурсов и финансов и т. п.

Известная формулировка - правильная постановка задачи обеспечивает 50 % решения - работает и в этом случае. Чем лучше мы понимаем, зачем нужен отчет, тем легче нам его написать. Вплоть до того, что документ «для галочки» совершенно не требует от нас творческого подхода. И затрат времени.

Структура документа

Если на предприятии нет разработанной то разрабатывать ее приходится самостоятельно. Зная цели документа, необходимо продумать его структуру. Примеры отчетов о проделанной работе позволяют сделать вывод о том, что необходима четкая и простая схема.

В самом начале следует объяснить назначение и логику подачи информации. Разъяснить последовательность изложения и составить оглавление. Для таблицы необходимо дать краткие пояснения, почему выбрана именно такая форма.

Внутри разделов и подразделов также следует придерживаться единства изложения. Так документ будет более понятен, в результате он легче воспринимается. В отчете за длительный период времени вполне уместны иллюстрации в и графиков, которые облегчат восприятие. Но здесь нужно придерживаться правила «золотой середины»: сплошной текст, равно как и исключительно визуальные материалы, очень быстро утомляют.

Стилистика

Для рядового сотрудника, пожалуй, самым сложным в написании оказывается терминология и формулировка. Пафосный отчет будет выглядеть неестественно и вызовет негативную реакцию руководства. Слишком простые формулировки (отксерено 25 документов, например) также оттолкнут читателя.

Но при этом следует избегать шаблонов. Исключение составляет только тот документ, который никто и никогда не будет читать. С такими задачами мы иногда сталкиваемся, но в этой статье нас интересуют реальные (не для проформы созданные) отчеты.

В любом случае не стоит говорить только о достижениях. Чтобы их подчеркнуть, необходимо рассказать и о трудностях, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы. Помимо прочего, анализ сложностей - это по поводу оптимизации труда для руководящих сотрудников. Примеры отчетов о проделанной работеговорят о том, что не стоит пользоваться обтекаемыми фразами вроде «неудовлетворительное состояние», «возникшие затруднения» и т. п. Лучше все называть своими именами: «сломанный ксерокс», «отсутствие доступа к интернету», «недостаток или несвоевременное поступление информации из сопряженного отдела». Все это позволяет адекватно и объективно оценивать сложившуюся на фирме обстановку.

Оценка результатов

Каждый полученный результат должен быть подтвержден цифрами. Такая конкретизация обеспечивает понимание динамики развития.

Кроме того, необходимо задать и критерии оценки результатов. Будет это предыдущий (если это отчет за квартал, например) или, наоборот, процентное значение выполнения поставленных целей, решать автору документа.

Вообще, косвенные показатели могут много рассказать о процессе решения поставленных задач. Для дальнейшего анализа здесь также есть масса информации. От определения трудозатрат до понимания правильности постановки целей.

От проблемы к решению

Большинство отчетов составляется по принципу описания хода работ. Выигрышнее выглядит документ, в котором четко прослеживается взаимосвязь проблема-решение. Читатель сразу понимает, какими методиками и техникой (при необходимости) воспользовался исполнитель для своевременного и качественного выполнения поставленной задачи.

Еще более подробно составленная цепочка «конкретная проблема - причины ее возникновения - постановка задач - решение» сразу же наводит на мысль о необходимости представить ежедневный отчет в табличной форме. Причем и названия граф уже известны. Представленная таким образом информация легка для прочтения и анализа.

Представление количественных показателей

В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Сплошной поток цифр буквально утомляет читателя уже через несколько минут. Другое дело - разноцветные диаграммы и графики. Они наглядны, понятны, легкочитаемы.

К каждой диаграмме необходимо дать комментарий. Кроме того, необходимо указать, как взаимосвязаны между собой различные графики; разъяснение причинно-следственных связей еще больше облегчит анализ отчета.

Если во время работы были затрачены материальные ресурсы, не стоит просто перечислять их все. Вместо этого следует указать приобретенные блага. Сухая фраза: «Закуплена офисная техника» зазвучит совершенно по-другому, если написать: «Создано 2 рабочих места, что позволило повысить выработку отдела».

Как оформить документ

Несмотря на то что нет единой формы составления, отчет о проделанной работе можно оформлять согласно ГОСТу, определяющему основные критерии научной работы. В нем прописаны требования, предъявляемые к форматированию, типу и кеглю шрифта и т. п.

Что же касается читабельности документа, то здесь есть несколько советов:

Старайтесь, чтобы в одном абзаце было не больше 5 предложений;

Ключевые показатели можно выделять шрифтом или цветом;

Разбивайте текст так, чтобы таблица или график не занимали всю страницу; обязательно оставляйте место для комментариев к ним;

Составьте четкое и лаконичное резюме отчета.

Эти советы помогут облегчить восприятие вашего отчета, а значит, изначально настроят читателя на лояльное отношение к автору документа. Представьте себе, что вы - начальник. И сделайте отчет таким, какой вам было бы полезно и интересно прочесть.

Сегодня речь пойдет о тонкостях формирования годовой бухгалтерской отчетности за 2013 год. Согласно статье 14 ФЗ «О бухгалтерском учете» годовой отчет типовой коммерческой организации состоит из бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах и приложения к ним. В приложении, в свою очредь, содержатся отчеты о движении денежных средств, изменениях капитала и иные пояснения. Об этих пояснениях и поговорим подробнее — разберемся, что туда включать и прокомментируем важные вопросы.

Первое, что нужно знать о пояснениях – они обязательны. С 2013 года пояснительная записка перестала входить в бухгалтерскую отчетность. Фактически ее функцию теперь выполняют текстовые пояснения, которые в составе отчетности обязательно должны присутствовать. Об этом сказано в письме Минфина 03-02-07/2/18285 от 23 мая 2013 года. http://www.rnk.ru/documents/new/document200817.phtml

Второе, что нужно знать – в составлении пояснений у вас есть определенная свобода, но если что-то пойдет не так, кара будет суровой. Из рекомендаций Минфина N 07−02−18/01 от 9 января 2013 года следует, что состав и содержание пояснений бухгалтеры определяют самостоятельно исходя из положений п.п. 24-27 раздела VI ПБУ 4, норм других положений по раскрытию информации, а также приказа Минфина N 66н от 2 июля 2010 года, где приводятся примеры табличных форм пояснений. Эти формы могут быть изменены бухгалтером – дополнены или сокращены. Однако стоит иметь в виду, что штрафы за неполное раскрытие информации в бухгалтерской отчетности могут быть весьма ощутимыми, особенно для акционерных обществ. В качестве примера – решение суда, http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/38043284/ , по которому на АО наложили административный штраф в размере 700 тысяч рублей за ошибки в раскрытии сводной бухгалтерской отчетности.

По мнению Минфина (N 07−02−18/01 от 9 января 2013 года), пояснения должны раскрывать сведения, относящиеся к учетной политике организации, и обеспечивать пользователей отчетности дополнительными данными, которые нецелесообразно включать в бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах, но которые необходимы для реальной оценки финансового положения организации, результатов ее деятельности и движения денежных средств. Как правило, пояснения связаны с числовыми показателями бухгалтерского баланса или отчета о финансовых результатах.

В более раннем письме Минфина 07-02-18/01 от 24 января 2011 года (раздел «Существенность информации, раскрываемой в бухгалтерской отчетности») поясняется, что по Ст. 13 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» пояснительная записка (тогда это были еще пояснительные записки, а не пояснения) к годовой бухгалтерской отчетности должна содержать существенную информацию об организации, ее финансовом положении, сопоставимости данных за отчетный и предшествующий ему годы, методах оценки и существенных статьях бухгалтерской отчетности. Решение организацией вопроса, является ли показатель существенным, зависит от оценки показателя, его характера, конкретных обстоятельств возникновения.

Что раскрывать в пояснениях

1. В пояснениях должно быть указано, что бухгалтерская отчетность сформирована исходя из действующих правил бухучета и отчетности кроме случаев, когда организация допустила отступления от них. Если есть существенные отступления, в пояснениях нужно назвать их, а также указать их причины и результат, который отступления оказали на понимание состояния финансового положения компании. Например, если программное обеспечение не может обеспечить выполнение всех требований отчетности, то согласно п. 37 ПБУ 4, в текстовых пояснениях необходимо об этом написать и привести имеющиеся показатели взамен требуемых. Если есть серьезное изменение значения таких показателей во времени, это также требует разъяснения.

2. Юридический адрес компании, виды деятельности, состав исполнителей (п. 31 ПБУ 4).

3. Информация об основных элементах учетной политики (раздел IV ПБУ 1). «Организация должна раскрывать принятые при формировании учетной политики способы ведения бухгалтерского учета, существенно влияющие на оценку и принятие решений заинтересованными пользователями бухгалтерской отчетности» (п. 17 ПБУ 1). К элементам учетной политики относятся: способы амортизации основных средств, нематериальных и иных активов, оценки производственных запасов, товаров, незавершенного производства и готовой продукции, признания выручки от продажи продукции, товаров, работ, услуг и другие.

Cогласно п. 26, п. 27 ПБУ 4, необходимо также раскрывать в пояснениях информацию:

Акционерные общества обязаны раскрывать в пояснениях информацию о количестве акций, выпущенных и оплаченных полностью/не оплаченных/оплаченных частично, о номинальной стоимости акций, находящихся в собственности АО и афиллированных лиц, а также сведения о прибыли, приходящейся на одну акцию.

В пояснениях также следует раскрывать информацию о ретроспективно исправленных ошибках (п. 15, п. 16 ПБУ 22) — привести сведения о времени и характере каждой ошибки, сумме корректировки (для АО в том числе — в пересчете на одну акцию) либо объяснить, почему определить влияние ошибки невозможно.

Важный момент. Раскрывать информацию о связанных сторонах необходимо полностью, в отдельном разделе текстовых пояснений (ПБУ 11):

привести весь перечень аффилированных лиц (УК, НПФ, лица, с которыми есть договоры о совместной деятельности и другие).
указать основания для признания этих лиц связанными (наличие единого органа управления, участие в уставном капитале и проч.) Если бухгалтерия не владеет этой информацией, затребуйте ее у юридической службы.
указать имеющиеся операции (конкретные виды сделок, объем операций в относительном и абсолютном выражении, особенности расчета, величину дебиторской задолженности, величину вознаграждения управленческого состава).

Насчет вознаграждения управленцев Минфин допускает поименное перечисление всех управленцев с указанием суммарной величины их вознаграждения. Судебная практика показывает, что размер вознаграждения не влияет на необходимость раскрытия информации о его величине — раскрывать нужно в любом случае. Напомним, что организации с госучастием — ФГУП, ООО с преобладающей долей государства и другие, обязаны раскрывать размер заработной платы всех своих сотрудников.

К слову, Минфин требует от аудиторов отражать в заключении факт неполного раскрытия информации о связных сторонах. Есть практика применения санкций. Например, арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленобласти поддержал органы Росфиннадзора, исключающие из СРО аудиторов, не выполняющие данное требование Минфина (решение по делу № А56-47644/2013 от 30 декабря 2013 года).

Напомним, аудиторское заключение не входит в бухгалтерскую отчетность, даже если компания подлежит обязательному аудиту. В состав бухгалтерской отчетности не входит и так называемая информация, сопутствующая бухгалтерской отчетности (раздел VIII ПБУ 4). Компания-налогоплательщик не обязана приводить сведения о динамике своих финансовых показателей, планах развития, предполагаемых инвестициях, деятельности в части НИОКР, охраны окружающей среды, энерго- и водопотреблении и прочее. Однако если такую информацию важно раскрыть для других пользователей бухгалтерской отчетности (кредиторов, акционеров), можно сделать это в отдельном документе «Информация, сопутствующая бухгалтерской отчетности» или в соответственно названном разделе бухгалтерского отчета. Аудиторы будут настаивать на включении фразы, что по этой информации аудит не проводился.

Теги:

Мы в социальных сетях Популярные статьи Наиболее популярные в этой категории Наиболее популярные Сообщения с этим тегом

Извините. Нет данных до сих пор.